Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Sumrio
Departamento financeiro Conceitos e funes......................................3
Estrutura do departamento financeiro.......................................................6
Principais termos da rea financeira....................................................... 11
Dvidas frequentes.................................................................................14
planejamento financeiro;
aquisio e controle de recursos; e
distribuio de recursos.
Planejamento financeiro: tem como objetivo, de modo geral, fazer com que as metas estabelecidas pela direo de uma empresa sejam alcanadas. Para que isso acontea, preciso definir:
como realizar as aes necessrias;
quando elas precisaro ser executadas;
por quem sero feitas;
quanto vo custar.
Quanto ao ltimo item, cabe ao departamento financeiro analisar as vrias alternativas de investimento, observando qual delas a menos onerosa e estabelecendo o montante de recursos que
ser investido. Em sntese, o planejamento financeiro precisa apresentar a fonte dos recursos,
ou seja, de onde sair o dinheiro necessrio para se realizar o que foi planejado. Algumas possibilidades seriam:
Utilizar uma parte dos lucros da empresa. Neste caso, em vez de distribuir o lucro aos acionistas ou scios, guarda-se esse dinheiro para ser
aplic-lo no investimento.
Efetuar um emprstimo bancrio. Esta, muitas vezes, pode no ser uma
boa opo, em funo das taxas e dos juros cobrados.
Dispor de mais dinheiro, por parte dos scios ou acionistas. Dependendo de sua importncia para o crescimento do negcio, seria possvel que
os scios se interessassem em empregar nele mais dinheiro.
Vender algum bem de seu patrimnio. Neste caso, seria importante analisar se essa venda no iria trazer algum prejuzo realizao das atividades da empresa. No seria interessante, por exemplo, a empresa
vender o automvel com que faz a entrega dos produtos nos domiclios
dos clientes se no tiver outro veculo para realizar o trabalho.
Cabe tambm ao departamento financeiro analisar a viabilidade de um projeto ou de um investimento especfico. Isso porque, s vezes, tem-se a inteno de se realizar uma atividade e,
aps estudos e anlise, verifica-se que impossvel execut-la por muitas razes, dentre elas,
a questo financeira. Um projeto pode ser muito bom, mas, se o montante de recursos necessrios ao seu empreendimento for superior capacidade financeira da empresa, ele dever ser
descartado.
c) Contabilidade
Cabe contabilidade controlar todas as operaes realizadas pela
empresa atravs do registro dos diversos fatos contbeis realizados,
como compras, vendas, consumo de materiais, apurao e recolhimento de impostos, conciliaes contbeis, entre outros.
Por essa razo, para se realizar uma boa administrao financeira,
fundamental conhecer a estrutura do sistema contbil. As informaes
e os dados fornecidos serviro de base para a anlise das futuras decises da administrao financeira.
contabilidade cabe ainda lidar com a conferncia de documentos e com o seu arquivamento,
acompanhar os valores a pagar (guias de pagamentos, faturas, pagamentos a fornecedores, recolhimento de impostos), alm do controlar as contas a receber (relatrios de cobrana, depsitos e
pagamentos de clientes), etc.
Hoje, quase todas as empresas esto informatizadas. Por isso, necessrio conhecer os principais
programas de computao usados por elas e, especificamente, pelo setor contbil. Entretanto,
apesar do avano da tecnologia, os principais documentos contbeis so ainda identificados como
livros. Isso ocorre porque, aps um perodo de registros, necessrio imprimir e encadernar essas
folhas em forma de livro, identificando claramente o nome da empresa, o tipo de registro e o perodo a que se refere.
Tarefas realizadas pelo setor de contabilidade
Se a tesouraria responsvel pelo caixa, a contabilidade responde pelo controle do patrimnio da
empresa, isto , por todos os bens, direitos e obrigaes, que so organizados em ativo (todos os
bens e direitos da empresa) e em passivo (as obrigaes e os deveres). Vamos analisar com mais
detalhes cada um dos componentes do patrimnio:
Bens: so os valores materiais pertencentes empresa e que esto em
seu poder. Ao adquirir mveis, mercadorias e equipamentos, a empresa est
adquirindo bens para o seu patrimnio, os quais so registrados no balano
anual, que feito pela contabilidade.
Direitos: so valores materiais pertencentes a terceiros e que esto em poder de terceiros. Por exemplo, o dinheiro depositado no banco, os valores a
receber por servios prestados ou pela venda de mercadorias ou, ainda, por
contratos de locao de seus bens imveis.
Obrigaes: so valores materiais pertencentes a terceiros, mas que esto
em poder da empresa. Emprstimos por ela contrados e valores que tem a
pagar por compras efetuadas a prazo so alguns exemplos de obrigaes.
Balancete de verificao: demonstrativo que levanta os saldos devedores e credores das contas, devidamente registrados no livro dirio e
no livro-razo.
O controle do movimento dirio de caixa no substitui o balano contbil dos pagamentos e recebimentos. Tesouraria uma coisa, contabilidade outra.
d) Crdito e cobrana
Vamos analisar inicialmente a questo do crdito (contas a receber). Cada empresa tem a sua poltica de crdito. Ou seja,
alm da possibilidade de vender vista, que sempre a melhor
opo para a empresa, costume que permita que a comercializao ocorra de outras formas, com prazos posteriores de pagamento. Isso pode aumentar substancialmente o volume das
vendas, visto que, muitas vezes, o cliente no est disposto a
pagar vista, mas sente-se tentado a realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento para pagar depois em duas, trs ou mais vezes. Em muitos casos, essa
possibilidade funciona como um atrativo para finalizar o negcio.
A concesso do crdito uma atividade muito importante da administrao financeira. Se for
mal estruturada, pode trazer enormes prejuzos empresa. Por outro lado, no conceder crdito
(possibilidade de se comprar a prazo) pode reduzir a entrada de recursos em funo de uma provvel diminuio de vendas. Dessa forma, a controladoria do setor estabelecer as possibilidades de pagamento nas vendas realizadas pela empresa e definir, inclusive, se sero cobrados
juros e que taxa dever ser aplicada.
H tambm a possibilidade de uma venda ser realizada a prazo, com data fixa para o recebimento das parcelas. No planejamento financeiro da empresa, aquele valor ser previsto como
entrada de dinheiro naquela data. Se um cliente no fizer o pagamento dentro do perodo estabelecido, necessrio que se o cobre dele o valor correspondente.
A poltica de cobrana tambm varia de uma empresa para outra. Porm,
o setor de cobrana, ao verificar o no pagamento de uma parcela, geralmente procura entrar em contato com o cliente por telefone ou por carta.
Seja como for, a mensagem a ser repassada a de que no houve recebimento do valor da prestao at a data de emisso da correspondncia.
Caso esse primeiro comunicado no resolva a questo do pagamento,
uma nova correspondncia pode ser emitida, at que, finalmente, opte-se
pela via judicial para tentar receber o valor.
Como se pode observar, o departamento financeiro responde por tudo o
que preciso pagar e receber. Em uma empresa pequena, em geral, uma
s pessoa cuida de tudo, de preferncia com a ajuda de um auxiliar administrativo.
No setor de contas a receber, o trabalho consiste em verificar as datas de vencimento dos ttulos,
conferindo os recebimentos medida que vo acontecendo. Quem informa a entrada do dinheiro
o banco ou a tesouraria da empresa. Quando ocorrem atrasos ou diferenas no pagamento, a,
sim, ser preciso encaminhar o caso ao setor de cobrana, que entrar em contato com o cliente.
J o objetivo do setor de contas a pagar controlar o vencimento das despesas e dos compromissos financeiros da empresa. Em geral, quem processa o pagamento a tesouraria. Classificar as contas pela data de vencimento uma tarefa muito importante e deve ser feita com a
mxima ateno para evitar atrasos e multas.
e) Integrao com os demais setores
A diviso de uma empresa em departamentos tem por finalidade racionalizar o trabalho e facilitar
a organizao das atividades. Por essa razo, todos se inter-relacionam, e o trabalho perfeito de
um depende da realizao eficaz da atividade do outro.
Imagine, por exemplo, a seguinte situao:
Est faltando uma mercadoria no estoque. O departamento
de materiais e de patrimnio solicita a compra do material. O
departamento comercial (compras) faz a anlise dos preos
do produto no cadastro e efetua a compra. O departamento
financeiro dos fornecedores autoriza o pagamento.
O departamento de material e de patrimnio recebe o material e confere as especificaes. Se estiver tudo certo, ele
envia as mercadorias para o estoque e, a nota de compras,
para a contabilidade (departamento financeiro).
As mercadorias, ao chegarem ao estoque, so armazenadas
at que o departamento comercial (vendas) faa a solicitao
do produto para coloc-lo nas prateleiras.
Quando o produto vendido, a nota da venda enviada para a contabilidade, e, se tiver sido efetuada vista, o dinheiro vai para a tesouraria.
Se a venda tiver sido feita a prazo, cabe ao setor de crdito e de cobrana verificar as datas dos futuros pagamentos e, se no forem recebidos
no prazo, cobr-los.
Na contratao de um empregado, essa interao entre os departamentos tambm visvel. Vejamos de que modo:
Um determinado setor necessita de um novo funcionrio. Vamos imaginar,
por exemplo, que o setor de vendas necessite contratar mais vendedores.
10
11
12
guardar esses cheques no banco do que na empresa, por perigo de roubo ou de assalto. Os cheques pr-datados guardados no banco ganham
o nome de cheques de custdia.
Cheque administrativo o cheque emitido pelo prprio banco como
uma garantia de fundos. O cliente pode compr-lo para fazer pagamentos que requeiram maior confiabilidade. Alguns servios de cartrio, por
exemplo, s podem ser pagos com cheque administrativo. Quem o recebe pode descont-lo em qualquer agncia do banco que o emitiu.
Cheque nominal Leva o nome do favorecido, que pode ser uma pessoa fsica ou jurdica. S pode ser retirado por ele.
Cheque ao portador No tem o nome do beneficirio. Pode ser transferido para outra pessoa.
Talo de cheque O cheque funciona como uma ordem de pagamento
vista. Normalmente, a quantia nele registrada s pode ser sacada em
dinheiro na agncia qual pertence a conta. Se for depositado em outra conta-corrente, leva alguns dias at que o valor fique disponvel em
dinheiro. Esse perodo de carncia que varia em funo do local de
origem da conta chama-se compensao. Sempre que receber um
talo de cheques, confira o nome do correntista e a numerao das folhas.
Cobrana a lista dos recebimentos de uma empresa. Por exemplo, uma administradora de imveis pede ao banco que emita boletos
de cobrana para os inquilinos pagarem o aluguel no prazo combinado.
Os pagamentos so feitos, e a quantia total entra em dinheiro na conta
da empresa. Ao fim do perodo, o banco mandar uma relao desses
pagamentos: quem pagou, quanto e quando pagou. Essa relao se
chama cobrana.
Folha de pagamento Relao de funcionrios de uma empresa e de
seus salrios. O banco faz o depsito na conta de cada um e subtrai o
valor total da conta da empresa.
Contas de consumo So as contas emitidas pelas empresas que
fornecem gua, luz, gs, telefone. Podem ser pagas no banco, mas a
maioria das pessoas j faz esse pagamento pela internet.
Tributos So as cobranas pblicas pagas pelas empresas, como os
impostos e as taxas.
A Febraban (Federao Brasileira de Bancos) d os seguintes conselhos aos usurios de cheques:
13
Dvidas frequentes
O que fazer em caso de perda ou de roubo de cheques?
A primeira coisa que se deve fazer em casos como esse comunicar imediatamente o fato ao banco, pedindo que suste (no desconte) o cheque
roubado. Se o roubo ou a perda tiver acontecido fora do horrio do expediente bancrio, o cliente poder comunicar-se com o banco por telefone,
pela internet ou por meio dos terminais de autoatendimento. O cliente deve
tambm procurar uma delegacia e registrar uma ocorrncia, a qual dever
ser apresentada em seguida ao banco.
14
Certificado original
No incio de 2003, os jornais noticiaram a priso de um jovem de
18 anos em Goinia (GO) que passava o seu tempo clonando
home pages de bancos na internet a fim de capturar as senhas
dos clientes e fazer transferncias em dinheiro para benefcio
prprio, o que causou um prejuzo de milhes de reais. De fato,
ainda existe certo risco em se movimentar dinheiro por meio da
rede mundial de computadores.
Esse risco, porm, tende a diminuir com o advento dos certificados digitais.
Trata-se de um programa pessoal e intransfervel colocado no computador do cliente e que serve
como uma carteira de identidade virtual. O certificado gerado pelo prprio banco na primeira
vez que o cliente acessa sua conta via internet. A partir da, funciona vinculado senha. O banco
s obedece s ordens de movimentao da conta se a senha e os demais dados entrarem no
seu sistema acompanhados desse certificado. uma maneira de barrar a ao dos hackers,
especialmente de programas de computador que procuram fraudar home pages e penetrar no
sistema de instituies ao redor do mundo.
15