ARQUIVOLOGIA

RafaelResumo
Roman

Sntase completa de todos os tpicos solicitados de acordorafaroman@live.com

com o edital para
o concurso

TUDO SOBRE O MNIMO QUE VOC DEVE

CONHECER A RESPEITO DESTA REA

Sumrio
1 Tcnicas de organizao de arquivos..................................................................1
1.1. Teoria das trs idades.................................................................................. 2
1.1.1 Gesto de Documentos Correntes..........................................................3
1.1.2. Gesto de Documentos Intermedirios.................................................3
1.2. Classificaes em arquivos..........................................................................4
1.3. Classificaes dos arquivos.........................................................................8
1.3.1. Classificao quanto natureza do assunto..........................................8
1.3.2. Classificao quanto forma ou tradio documental..........................9
1.3.3. Classificao quanto espcie e tipologia documental......................10
1.3.4. Classificao quanto ao formato.........................................................11
2. Gerenciamento da informao e gesto de documentos................................11
2.1. Diagnsticos.............................................................................................. 12
2.2. Protocolos.................................................................................................. 13
2.3. Avaliao de documentos..........................................................................15
2.4. Arquivos permanentes............................................................................... 16
2.4. Diplomtica............................................................................................... 17
3. Tipologias documentais e suportes fsicos......................................................18
3.1. Microfilmagem........................................................................................... 18
3.2. Automao................................................................................................ 20
3.3. Preservao e conservao de documentos..............................................21
3.3.1. Agentes de deteriorao.....................................................................21
3.3.2. Intervenes inadequadas nos acervos...............................................24
4. Documentos digitais........................................................................................ 24

1 Tcnicas de organizao de arquivos

1

A gesto de documentos um processo arquivstico que, com menor custo

e maior eficincia e eficcia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos,
visando reduzir, seletiva e racionalmente, a massa documental a propores
manipulveis at que a ela tenha destinao final (expurgo ou recolhimento aos
arquivos permanentes). Para isso, adota-se um conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas, visando racionalizao do planejamento, capacitao,
promoo, controle, fluxo, tramitao, uso, avaliao, seleo, organizao,
arquivamento, manuteno, disponibilizao, acesso e conservao dos
documentos nas fases corrente e intermediria, reduzindo-se, assim, as
incertezas que rondam o processo de avaliao que prioriza os aspectos
qualitativos dos documentos.
A gesto de documentos tem suas razes no final do sculo XIX, quando os
documentos de carter arquivstico percorriam um caminho que ia do arquivo
corrente para eliminao ou para o arquivo permanente, o que pode ser
intitulado: Teoria das duas idades. Nesse contexto, os documentos que
perdiam totalmente ou parcialmente o interesse para o qual foram criados, mas
que por qualquer motivo ainda no podiam seguir para qualquer um dos dois
destinos anteriormente mencionados, continuavam a abarrotar os arquivos
correntes.
Com o passar do tempo, os problemas de uso e guarda de grandes massas
documentais acumuladas sem o devido tratamento tcnico e sem submeter-se
s polticas de conservao e preservao, includa a a enorme quantidade de
documentos gerados durante a Segunda Guerra Mundial, chegaram ao pice do
agravamento. Esse cenrio crtico apontava para a necessidade urgente de
eficincia e eficcia, a um menor custo, na gesto dos arquivos, o que ia ao
encontro do preconizado pela Administrao Cientfica.
Os sistemas arquivsticos encontravam-se, e ainda se encontram, diante
de um cenrio de crescimento geomtrico da produo e acumulao da
documentao, da constatao da impossibilidade de se conservar tudo e da
necessidade de interveno dos arquivistas na organizao e gesto dos fundos,
mediante tcnicas de gesto de documentos.
Em reao a tudo isso, surge a teoria das trs idades , materializada nos
programas de gesto de documentos e na consequente implantao de arquivos
intermedirios, que agora se juntam aos correntes e permanentes.
Fundamentada em estratgias de avaliao documental e de interveno
no ciclo vital dos documentos, a maior colaborao da teoria das trs idades
para que os arquivos cumpram sua funo em um ambiente de produo
documental crescente consiste em conduzir determinao do trnsito do
documento, at destinao final, resultando, principalmente, na reduo
controlada e criteriosa da massa documental, conservada e acessvel de forma
eficaz, eficiente e econmica.
Para determinar a movimentao dos documentos em arquivos corrente,
intermedirio e permanente, o processo de avaliao leva em conta diversos
critrios, entre eles o potencial, a frequncia e o valor primrio (administrativo,
legal, jurdico, fiscal, contbil ou financeiro) e/ou secundrio (pesquisa,
informacional ou cultural), balizas confiveis para a aplicao da teoria das trs
idades.

Esse processo avaliativo objetiva determinar o tempo necessrio de

permanncia nos arquivos (corrente e intermedirio) at que seja dada a
destinao final dos documentos: eliminao ou guarda permanente.
A gesto arquivstica baseia-se na ao de classificar, que por definio
um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes.
Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos
cuidados da documentao. Sua classificao se materializa a partir de um plano
que deve ter como caractersticas a simplicidade, a flexibilidade e fcil
assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padro e ter
um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das
atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui
procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade
no gerenciamento e controle das informaes.
Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por
servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a. Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero.
b. Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto
de que trata o documento.
Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificao.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de
acordo com seu contedo.
3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o incide, quando necessrio.
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios.
Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte
maneira:
Por seus mantenedores.
a. Pblicos - federal, estadual e municipal.
b. Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no
lucrativas, sociedades e associaes.
c. Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
d. Famlias ou pessoais.

1.1. Teoria das trs idades

Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a
noo do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de
inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento
daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para
fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente
ao departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.
a) Arquivos de primeira idade ou corrente:
So aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados,
mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser conservados no local onde
3

foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do rgo, que o

criaram.
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio:
So aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse
administrativo, aguardam sua eliminao ou transferncia instituio
arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo
intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo
produtor e da instituio arquivstica.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes:
So aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das
atividades da administrao. Devem ser recolhidos e conservados nas
instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

1.1.1 Gesto de Documentos Correntes

O estabelecimento de normas para o tratamento dos documentos em fase
corrente permite aproveitar o mximo a informao disponvel e necessria
tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes.
Essas formas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao
mais rpida dos documentos e/ou informaes nele contidas e racionalizar sua
guarda e conservao.
O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das
atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos
realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle de tramitao,
expedio e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes
neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza servios de
gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as
unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo,
arquivo e comunicaes administrativas, servios de comunicaes, etc.

1.1.2. Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrando o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns
documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos
na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente
importante destes haver ser conservado por um perodo mais longo em funo
de razes legais ou administrativas. Nesse caso, no se justifica a sua guarda
junto aos organismos que os produziram, pois esses documentos ocupariam um
espao em locais onde o metro quadrado extremamente caro.
Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa
cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos
intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da
informao.
Responsveis pela guarda fsica de documentos de uso pouco freqente,
os arquivos intermedirios:
Atendem as consultas feitas pelos rgos depositantes;
Coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos

Procedem aplicao de tabelas de temporalidade por meio de seleo de

documentos para eliminao ou recolhimento;
Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para arquivo de
terceira idade.
Os documentos s podem ser aceitos para guarda intermediria quando for
conhecido:
o contedo,
o prazo de guarda e a
data da eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo
intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-lo ou
tom-los por emprstimo. Dessa forma, correto afirmar que, segundo as
normas arquivsticas, apenas os setores detentores da posse dos documentos
podero solicit-los aos arquivos liberar sua consulta e outros setores que no
aqueles que o enviaram.
O atendimento as consulta e emprstimos deve ser rpido e preciso. A
consulta por parte de terceiros, como j citados, s permitida com a
autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos.
Geralmente, os depsitos de arquivamento Intermedirio so localizados
fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil
e rpido. A construo e os equipamentos so simples, mas devem permitir a
conservao adequada do acervo documental contra elementos que possam
danific-los como: incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de
umidade e luz solar.

1.2. Classificaes em arquivos

As primeiras instituies arquivsticas tiveram origem na Grcia Antiga.
Alguns autores afirmam que a etimologia do termo arquivo deriva da palavra
grega archeion, que se refere ao
local de guarda e depsito de documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica elaborado pelo Conselho
Nacional de Arquivos CONARQ (2005, p. 25) define que arquivo o Conjunto
de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou
privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte.
O conceito de arquivo constante do artigo 2 do texto da Lei 8.159/1991
mais completo e, tambm, o mais explorado pelas bancas examinadoras:
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
A importncia do arquivo est cada dia mais evidente para as instituies
e pessoas, sejam elas pblicas ou privadas, por motivo do exponencial aumento
na gerao de informaes por parte da sociedade moderna e da necessidade de
definio de metodologias adequadas para os procedimentos de produo,
conservao, guarda e destinao dos documentos.
5

De modo geral, pode se afirmar que a finalidade do arquivo servir

administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria e que tem como funo tornar disponvel as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos servir de apoio
administrao, ou seja, subsidiar as atividades do dia-a-dia e, em um segundo
momento, servir de base para o conhecimento da histria. Dois cenrios esto
em evidncia: um representa a necessidade prtica de incrementar a eficincia
administrativa e outro evidencia o uso do arquivo como importante fonte de
cultura para a sociedade.
Entende-se por classificao: o processo pelo qual se torna possvel dispor
de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a
facilitar a sua posterior identificao, localizao e consulta.
Por outras palavras, um mtodo que permite ordenar os vrios
elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanas e diferenas,
agrupando o que semelhante e separando o que diferente.
Na classificao de documentos em arquivos pode-se distinguir dois
aspectos distintos:

A classificao como ato mental; que pressupe uma diviso intelectual e

sistemtica de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos;

A disposio material e fsica desses grupos; colocando-se os documentos

numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de
classificao concebido para o efeito.

Na classificao, as operaes de descrio de contedo de um

documento consistem na determinao do seu assunto principal e
eventualmente, um ou dois assuntos secundrios que se traduzem pelo termo
mais apropriado figurando num dos tipos classificatrios.
As linguagens classificatrias (decimal, CDU, e outras) so instrumentos
de trabalho muito importantes e que se encontram ligados s necessidades do
funcionamento dos arquivos, bibliotecas, centros e servios de documentao.
Permitem representar de maneira sinttica o assunto de um documento e
reagrupar as obras nas prateleiras por afinidade de contedo.
Sistemas de Classificao
Os principais Sistemas ou Tipos de classificao utilizados em arquivos so:

Classificao Alfabtica

Classificao Numrica

Classificao Alfa-numrica

Classificao Cronolgica

Classificao Geogrfica

Classificao Ideolgica

Classificao Decimal

Classificao Decimal Universal (CDU)

Classificao Automtica

Indexao em Arquivos
A indexao a operao que consiste em descrever e caracterizar um
documento com o auxilio de representaes dos conceitos contidos nesses
documentos, isto , em transcrever para linguagem documental os conceitos
depois de terem sido extrados dos documentos por meio de uma anlise dos
mesmos. A indexao permite uma pesquisa eficaz das informaes contidas no
acervo documental.
A indexao conduz ao registo dos conceitos contidos num documento de
uma forma organizada e facilmente acessvel, mediante a constituio de
instrumentos de pesquisa documental como ndices e catlogos alfabticos de
matrias. A informao contida num documento representada por um conjunto
de conceitos ou combinaes de conceitos.
A indexao processa-se em duas fases:
1. Reconhecimento dos conceitos que contm informao:
a) Apreenso do contedo total do documento;
b) Identificao dos conceitos que representam esse contedo;
c) Seleco dos conceitos necessrios para uma pesquisa posterior.
2. Representao dos conceitos em linguagem documental com o
auxlio dos instrumentos de indexao:
a) Servem ao indexador para indexar o documento;
b) Servem ao utilizador para recuperar a informao;
c) Contribuem para a uniformidade e consistncia da indexao;
Nos arquivos e centros, ou servios de documentao, utilizam-se,
normalmente, a indexao coordenada e a indexao por temas.
Os parmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexao so:
a. Exaustividade

b.

Todos os assuntos (conceitos) de que

representados na indexao;
No
existe
seleco

trata

o
de

documento

esto

termos.

Especificidade
A descrio do contedo traduz, o mais prximo possvel, a informao
que o documento contm;

c.

d.

No se utilizam termos de indexao demasiados genricos ou demasiado

especficos, relativamente aos conceitos expressos no documento.
Uniformidade
um parmetro muito importante ligado a qualidade da indexao;
Procura anular a sinonmia (palavras de significao idntica ou parecida,
mas no tem o mesmo valor e emprego), representando para um mesmo
conceito a escolha de um mesmo termo;
Utiliza, sempre que possvel, termos de estrutura idntica para a
representao de conceitos anlogos.
Coerncia

Aplicao dos mesmos princpios e critrios de escolha para a resoluo

de casos anlogos, implicando uma uniformidade intrnseca ao prprio
sistema.
e. Pertinncia

A indexao deve ser feita sempre em funo do utilizador.

f.

Eficcia

Capacidade de um sistema de informao recuperar a informao

relevante, nele armazenada de uma forma eficaz e com o mnimo de
custo.

A qualidade num processo de indexao influenciada pelos seguintes

parmetros:
a. Caractersticas

dos

instrumentos

de

indexao

utilizados;

b. Caractersticas do indexador:

Pessoais: objetividade, imparcialidade, esprito de anlise, capacidade de

sntese, desenvolvimento intelectual, sociabilidade, cultura geral, cultura
especfica e outras.
Profissionais: conhecimento tcnicos que permitam decises acertadas,
conhecimentos profundos acerca do sistema de indexao em que est
integrado.

Quanto funo, o foco do arquivo centra-se em dar acesso e tornar

disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
Quanto a classificao deles, pode ser observada:
Pela extenso de sua atuao
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da
organizao.

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em

um nico arquivo.
Pela natureza de seus documentos
a) Arquivo especial - Detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de
documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do
conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes, VHS, discos, CD's, recortes
de jornais, disquetes, CD-ROOM,entre outros. Por se tratar de documentos na sua
grande maioria frgeis deve-se ter maior cuidado com a conservao e
preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu
registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - Detm sob sua custdia documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que
seus documentos apresentem.
Pelo Gnero
a) Escritos ou textuais.
b) Cartogrfico (perfis/mapas).
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).
d) Filmogrficos (filmes).
e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
f) Microgrficos (microfilme).
g) Informticos.
Pela Natureza do assunto
a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao
restrita.

1.3. Classificaes dos arquivos

1.3.1. Classificao quanto natureza do assunto
Quanto natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser
classificados de duas formas distintas:

Ostensivo ou ordinrio: documento sem qualquer restrio de acesso e

cuja divulgao no prejudicial administrao ou s partes.

Sigiloso: documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de

acesso. Ou seja, aquele que fica temporariamente submetido restrio
de acesso pblico em razo de sua imprescritibilidade para a segurana
da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas
especiais de salvaguarda para sua custdia, divulgao e acesso.

Pela grande importncia dessa matria para a sociedade em geral, o sigilo

e o acesso informao so tratados em legislao especfica (Lei 12.527/2012
Lei de Acesso Informao), que estabelece que uma informao pblica
9

somente deva ser classificada como sigilosa quando, de forma inequvoca, for
considerada imprescindvel segurana da sociedade ( vida, segurana ou
sade da populao) ou do Estado (soberania nacional, relaes internacionais,
atividades de inteligncia).
De acordo com a Lei 12.527/2012, as informaes sigilosas podem ser
classificadas como Ultrasecretas permanecendo sob carter sigiloso por um
perodo de 25 anos, renovveis uma nica vez. Tambm como arquivos
Secretos, os aquivos que permacero sigilosos por durante 15 anos sendo a
renovao destes ainda no prevista em lei bem como os arquivos
Reservados, que possuem prazo de permanncia em sigilo de apenas 5 anos.
Para facilitar a aplicao da Lei de Acesso Informao, os legisladores
especificaram as autoridades responsveis por classificar as informaes nos
diferentes nveis de sigilo, observando que quanto mais restrito o grau de sigilo,
maior dever ser o nvel hierrquico do agente pblico.
Autoridades que podem decretar ou revogar os sigilos de documentos
pblicos:
Ultrasecreto

Presidente da Repblica;
Vice Presidente da Repblica;
Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e
Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior.

Secreto
Autoridades mencionadas acima; e
Titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de
economia mista.
Reservado
Autoridades supracitadas;
As que exercem funes de direo, comando ou chefia, de hierarquia
equivalente ou superior ao nvel DAS 101.5; e
As que compe o grupo de Direo e Assessoramento Superiores, conforme
regulamentao especfica.
Quanto ao tema que tange as Informaes pessoais, classificadas
como aquelas relacionadas pessoa natural identificada ou identificvel, cujo
tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito intimidade,
vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como s liberdades e garantias
individuais.
As
informaes
pessoais
tero
seu
acesso
restrito,
independentemente de classificao de sigilo, pelo prazo mximo de 100 (cem)
anos a contar da sua data de produo. Elas s podem ser acessadas pelos
prprios indivduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na
Lei.

10

1.3.2. Classificao quanto forma ou tradio documental

Forma representa o estgio de preparao e transmisso dos documentos,
podendo ser dividida em minuta, original e cpia.

Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva,

apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de
validao, j foi devidamente revisado.

Bellotto (2007, p.105) ressalta que h diferena entre minuta e rascunho,

sendo este sujeito a correes e rasuras, supresses, acrscimos e substituies.
A autora considera a minuta em dois sentidos:
o

Como a forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um

escrito preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se pudesse
confeccionar o original, isto , um conjunto de dados essenciais para a
redao definitiva do documento.
Em outro sentido, a minuta o original, portanto, o rascunho j passado a
limpo, porm, sem os sinais de validao (assinaturas, carimbos, tintas,
selos). Na verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no
sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico

Original: representa a verso final de um documento, j na sua forma

apropriada. Para Bellotto (2007, p.106), o original o documento feito por
direta vontade dos autores e conservado em matria e formas genunas
sob as quais foi originalmente emitido.

Deve-se considerar no original:

1. O seu carter de primeiro, de matriz;
2. O seu carter de acabado, perfeito, limpo.
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cpias: as assinaturas
ou subscries, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento
justamente em que ele se torna original.

Cpia: representa um documento formalmente idntico a um original. Ela

pode conviver com seus originais ainda existentes ou pode vir a substitulos.

1.3.3. Classificao quanto espcie e tipologia documental

Espcie documental a configurao que assume um documento de
acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. a espcie
que identifica o modelo que servir como base jurdica ou consensualmente
vlida para que o contedo do documento arquivstico, correto em sua estrutura
semntica, se torne legtimo/fidedigno/credvel.

11

De acordo com a lista das espcies documentais elaborada por Bellotto

(2002, p. 46 90), segue quadro resumo com alguns exemplos de espcies
documentais:

ABAIXOASSINADO

Documento de solicitao coletiva dirigido a uma autoridade pblica para

manifestar apoio a algum, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para
pedir algo que diga respeito ao interesse comum.

ATA

Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assembleia ou sesso, assim

como das decises tomadas por seus membros.

ATESTADO

Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, eclesistica ou notarial,

a partir de uma realidade ou de um fato constatado.

CERTIDO

Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o qual se transcreve

algo j registrado em documento de assentamento, elaborado segundo as
normas notariais ou jurdico-administrativas.

CIRCULAR

Comunicao endereada simultaneamente a vrios destinatrios, com contedo

idntico e redao semelhante carta ou ao aviso.

LAUDO

Parecer de especialista no qual se expem observaes e estudos a respeito de

um objeto sobre o qual se solicitou uma percia.

MEMORANDO

Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros,

entre chefias de unidades de um mesmo rgo.

OFCIO

Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao

escrita entre subalternos e autoridades, entre os rgos pblicos e entre estes e
os particulares, em carter oficial.

ORDEM DE SERVIO

Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e

dirigida aos responsveis por servios, tarefas ou obras, autorizando-os.

PARECER

Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de

deciso.

PETIO
12

Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem se ter a certeza
ou a segurana quanto ao amparo legal do pedido.

PRONTURIO

Reunio cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos

interessados na sua atuao profissional em cursos, estgios, tratamentos
mdicos e psicolgicos, assim como em programas educativos e de lazer.

RECIBO

Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido

dinheiro ou objeto.

RELATRIO

Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de atividades

realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos
autoridade superior.

1.3.4. Classificao quanto ao formato

Formato a configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua
natureza e o modo como foi confeccionado. (Ex: Fichas, Cadernos, Livros)

2. Gerenciamento da informao e gesto de

documentos
Na perspectiva da arquivologia, gesto de documentos um conjunto de
medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao,
classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
Entende-se a classificao como a medida crucial dentro da gesto dos
arquivos. A classificao do documentos determina e determinada pelas
demais atividades que compem a Gesto de Documentos.
Convencionou-se, entre os autores da arquivologia, que a classificao dos
documentos de carter permanente denomina-se Arranjo. Quando se o utiliza o
termo classificao, ele se refere aos arquivos correntes. Seguindo esta
orientao, para melhor delimitar a discusso que se segue, discutir-se- a
gesto de documentos arquivsticos com enfoque na sua classificao.
Segundo o Dicionrio de terminologia arquivstica (1996), classificao a
Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e
atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um
arquivo (p.16).
Schellenberg, em 1956, definiu os trs elementos da classificao dos
documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem;
b) a estrutura do rgo que os produz; e
c) o assunto dos documentos.
13

2.1. Diagnsticos
O diagnstico da situao arquivstica da instituio uma etapa anterior
a qualquer funo, contemplando os fluxos de informao; a identificao das
suas funes, atividades e tarefas; os tipos documentais produzidos e recebidos;
as formas de armazenamento e de acesso s informaes existentes; as pessoas
responsveis pelas atividades, em todos os nveis; o histrico da existncia da
instituio, entre outros aspectos fundamentais.
O diagnstico contempla levantamentos quanto aos mtodos existentes
na instituio no que se refere produo, avaliao, aquisio, conservao,
classificao, descrio e difuso do acervo arquivstico. a operao de
construir a imagem de uma ou mais organizaes.
O diagnstico maximalista representa o levantamento da situao
arquivstica do conjunto de organismos que formam um governo federal,
estadual ou municipal, ou at mesmo da situao arquivstica de pases. As
pesquisas sobre as polticas arquivsticas desenvolvidas por pases, a realidade
de seus sistemas, os seus fracassos e sucessos.
O diagnstico minimalista consiste na observao dos problemas
arquivsticos das organizaes, no estudo de caso e na procura em construir
objetos de pesquisa e propor solues para os problemas detectados (estudo de
problemas especficos, de casos particulares).
O levantamento dos dados sobre as atividades, o fluxo informacional,
estruturas,funes e das questes referentes aos acervos constri a imagem do
concreto.
Dessa forma, o profissional ter a possibilidade de propor solues
cientficas, por se basearem no exame criterioso do problema, realizado de
acordo com metodologias e parmetros aceitos pelas cincias sociais aplicadas.
Um diagnstico realizado corretamente permite a identificao do
problema. As solues sero decorrncia e estaro ao alcance dos profissionais.
O diagnstico proporciona informaes como:

Legislao pertinente:

a) mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e

procedimentos.
b) mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
c) mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.

Organizao:

a) Organograma: grfico que representa a organizao formal da

instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos
que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.
b) Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma
tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.

Documentao:
a) Gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;
14

b) Tipo e espcies documentais: cartas, faturas, relatrios, projetos, atas,

listagem de computador;
c) Volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms;
d) Estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos:
a) Rotinas e formulrios em uso na empresa;
b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar,
classificar a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o
caso, carimbar, data);
c) Arranjo e classificao documental.

Recursos:

a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o

funcionamento da empresa (nvel das pessoas, escolaridade);
b) Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
c)
Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista
estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de
arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas
mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao
de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico
seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas
existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o
funcionamento eficiente do arquivo.

2.2. Protocolos
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou
frequentemente consultados como ponto de partida, ou prosseguimento de
planos, para fins de controle, para tomada de decises das administraes etc.
(Marilena Leite Paes)
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre
respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuio,
movimentao e expedio dos documentos correntes. Por isso, frequentemente
encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos
de Protocolo e Arquivo, Arquivo e comunicao ou outra denominao similar.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata
localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade
que os documentos tramitam bastante.
O Protocolo a unidade responsvel pelo controle do recebimento e
expedio de correspondncia de uma empresa.

15

Rotinas
Recebimento e Classificao:
Receber a correspondncia.
Separar a correspondncia oficial da particular.
Distribuir a correspondncia particular.
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso.
Encaminhar a correspondncia sigilosa aos seus destinatrios.
Abrir a correspondncia ostensiva.
Ler a correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a
existncia de
antecedentes.
Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor
encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os
solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais
documentos, ou processos.
Interpretar a correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo
adotado pela empresa e definido pelo arquivista.
Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do nmero,
escrevemos para onde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo
atribudo a ele, quando foi classificado.
Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.
Encaminhar os papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao.
Registro e Movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de
documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo,
data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e
resumo do assunto, primeira distribuio.
Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas, se for o caso.
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia
e assunto, rearquivando-as em seguida
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino.
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho
de autoridade competente.
Expedio
Diz respeito aos documentos enviados para outra instituio ou pessoa fora da
empresa. Distribuio ou redistribuio: Documentos remetidos a outros setores
da mesma instituio.

16

 Receber a correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias,

nas cores e quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades,
para consulta imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas
cpias so devolvidas ao setor de origem, aps a expedio.
Verificar a falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem
expedidas.
Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cpias.
Separar o original das cpias.
Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em
mos.
Encaminhar as cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem.

2.3. Avaliao de documentos

A avaliao constitui atividade essencial do ciclo de vida dos documentos
arquivsticos, tendo em vista que ela representa a anlise dos documentos da
instituio, com a finalidade precpua de estabelecer os prazos de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediria bem como a destinao final dos
documentos (eliminao ou guarda permanente) a partir do valor primrio e do
valor secundrio.
A avaliao dos documentos permite que a documentao considerada
sem valor secundrio seja eliminada dentro de determinados prazos e que a
massa documental de determinada instituio ou pessoa seja reduzida sem que
ocorra qualquer prejuzo ao conjunto informacional.
Decreto 4703
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser
constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e
seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
Tabela da Temporalidade
A Tabela da Temporalidade o instrumento resultante da etapa de
avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos
nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado
nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para
guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada pela comisso chamada de
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
Documentos e ser aprovada por autoridade competente do rgo para que
possa ser aplicada na instituio.
1) Todo documento ser criado na fase corrente;
17

2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos

prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm
chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podem, de acordo
com a Tabela de Temporalidade da instituio, ser eliminados, transferidos (para
a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente);
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podem, de
acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, ser eliminados ou
recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais
sero eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou
intermediria) e nunca na terceira (permanente).

2.4. Arquivos permanentes

constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo.
Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados
de forma definitiva.
So classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituio da instituio;

que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como histricos para a
instituio.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrio e
publicao; conservao e referncia:
1 - ARRANJO: a reunio e ordenao adequada dos documentos.
O Arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das
sries dentro dos fundos, e, se necessrio, dos itens documentais dentro das
sries.
o
o
o
o

Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.

Srie: Divises de um Fundo Arquivstico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex:
Dossi, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.

Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista no se

interessa apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas tambm dos
documentos de outros rgos que esto sob sua guarda. Dessa forma, o
arquivista deve obedecer ao princpio da Provenincia, segundo o qual devem
ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de
18

uma mesma fonte geradora de arquivo. O princpio da Provenincia corresponde

expresso francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que tambm
muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associao dos
Arquivistas Holandeses:

Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de:

procedncia, data, nmero, assunto e nome.
O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organizao primitiva,
que corresponde organizao da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
possvel, a ordem originria, ou seja, a ordem de arquivamento em que
este conjunto era armazenado na instituio de origem. S de depois de
um levantamento poder-se- julgar se possvel fazer qualquer alterao.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de
estrutura geral do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele
voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 DESCRIO E PUBLICAO: a elaborao de instrumentos de pesquisa para

identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica,
facilitando o acesso aos documentos e a divulgao do acervo.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam
divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Vrios so os
instrumentos de que pode dispor um arquivo.
Aps estudarmos a Teoria das 3 Idades e a Valorao dos Documentos,
voltaremos a falar sobre Instrumentos de Pesquisa. Por enquanto, devemos
saber que a Descrio e Publicao uma atividade do Arquivo Permanente e
que nessa atividade so elaborados Instrumentos de Pesquisa com o intuito de
tornar o arquivo acessvel e divulgar o contedo e as caractersticas dos
documentos.
3 - CONSERVAO: So as medidas de proteo aos documentos e ao local de
seu acondicionamento, visando impedir sua deteriorao.
4 - REFERNCIA: Estabelecer polticas de acesso aos documentos, essa a
funo da atividade de Referncia.
Nessa atividade so realizados procedimentos no sentido de permitir o que
pode ser consultado, e no permitir a consulta de informaes com restries.
Tambm estabelece como devem ser consultados os documentos,
indicando quais usurios tero acesso ao acervo e elaborando o regulamento da
sala de consultas.

2.4. Diplomtica

19

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, Diplomtica

a Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da
autenticidade dos documentos.
A diplomtica nos leva a estudar a estrutura dos documentos. Analisando
elementos como: formato, suporte, espcie, etc. Ela preocupa-se em informar o
que o documento, quais so as suas caractersticas externas (fsicas) e internas
(de informao).
De acordo com a autora Ana Clia Rodrigues (2002), A diplomtica, como
cincia, existe pelo fato de atestar, atravs do seu mtodo de analise, a
autenticidade dos documentos arquivsticos. Autenticidade atribuda a vrios
ambientes e a caractersticas diversas que apresenta o documento.
essa anlise das estruturas que nos permite perceber e garantir a
autenticidade do documento arquivstico.
O documento diplomtico aquele que testemunho escrito de natureza
jurdica, redigido com observncia a certas formas estabelecidas que se
destinam a dar-lhe fora probatria. Desse modo, ele ter sua construo
semntica obrigatria, na qual cabem dados fixos, que ocorrero em todos os
documentos que utilizaram como veculo a mesma espcie documental e os
dados variveis, prprios de cada documento indivduo da mesma espcie
documental.
Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal do documento. O
documento deve conter a mesma construo semntica de discurso para a
mesma problemtica jurdica.
O campo de aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto
estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao
dos documentos com as atividades institucionais/pessoais.
Na identificao diplomtica do documento deve-se estabelecer e/ou
reconhecer, sequencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e
finalidade;
2) a datao (datas tpica e cronolgica);
3) a sua origem/provenincia;
4) a transmisso/tradio documental;
5) a fixao do texto.
Na identificao tipolgica do documento, a sequncia distinta,
devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:
1) a sua origem/provenincia;
2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade acumuladora;
3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4) o contedo;
5) a datao.

3. Tipologias documentais e suportes fsicos

20

3.1. Microfilmagem
A microfilmagem um processo realizado mediante captao da imagem
por meio fotogrfico ou eletrnico, tendo como objetivos principais reduzir o
tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estimase que um
microfilme preservado em condies ambientais adequadas tenha a durabilidade
mdia de 500 anos). A partir da microfilmagem salvo raras excees o
documento
estar
disponvel
para
consulta apenas atravs do
rolo
de microfilme, preservandose, dessa forma, o original.
Para que possua valor legal, a microfilmagem s pode ser realizada
por cartrios
ou
empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministrio da Justia.
Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislao especfica
que deve ser seguida pelas instituies envolvidas em sua produo. Nesse
sentido, a Lei
n 5.433/68, regulamentada pelo
Decreto
n 1799/66 (ver anexo), que disciplina
toda produo de microfilme, estabelece que:
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides,
os traslados
e
as
cpias
fotogrficas
obtidas diretamente
dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo
ou fora dle.
importante destacar que no so todos os documentos de um
arquivo que devem ser
microfilmados. na fase de avaliao de documentos que opta-se pelo
processo de microfilmagem, que de acordo com a poltica de arquivo voltada
para a preservao ou eliminao de documentos, atravs do uso do
microfilme, podemos eliminar quase toda papelada microfilmada, no entanto,
no os documentos considerados de valor histrico.
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer,
fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo
um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em
1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu
um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do
filme os registros das transaes bancrias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao
pblica e particular: Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de
informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos
convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e
simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento
reduzido a uma pequena frao do formato original.
Pelo seu tamanho no legvel a olho nu.
Apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do documento
e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou
aparelho de leitura.

21

So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua

apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da
informao.
Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes
com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes
tipos e tamanhos.
So caractersticas da microfilmagem

Reproduo de documentos, dados e imagens em pelcula flmica,

utilizando graus de reduo.
Pode ser de forma fotogrfica ou eletrnica.
Visa economia com espaos fsicos.
um instrumento de consulta preserva os originais do manuseio.
Segurana. Racionalizao da informao.
Formas: filme, jaqueta, microficha.
Possui validade legal.
LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996.
Possuem imagem de abertura e de encerramento.
Sempre feito filme cpia.

Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode

armazenar 2.000 documentos que igual a 6 caixas padro de documento, ou
seja, em um armrio de parede comum ser armazenado todo o documento de
um arquivo do tamanho de um salo de festas.
Etapas da Microfilmagem:

Preparao: Compreende a classificao dos documentos a serem

microfilmados, sua seleo, ordenao, restaurao e indexao (ordenar
em forma de ndice) dos mesmos. Indicar as folhas que apresentarem
deficincias de informao.
Microfilmagem: Os documentos so microfilmados.
Processamento: Os filmes originais sero submetidos aos processos de
revelao, fixao, lavagem e secagem.
Reviso: Todos os filmes sero conferidos fotograma por fotograma, sendo
fornecido um laudo tcnico.
Controle de Qualidade: Realizao de testes de controle, assegurando
totalmente a qualidade dos filmes gerados.
Armazenamento: Os microfilmes sero acondicionados em caixas prprias
para microfilmes e devidamente indexadas.
Microfilmagen de Substituio: Microfilmagem para documentos de valor
temporrio, eliminados com vistas ao aproveitamento de espao e
equipamento.
Microfilmagen de Preservao: Microfilmagem para documentos com o
objetivo de conservar os originais. Bastante utilizada no arquivo
Permanente.

22

3.2. Automao
Quando falamos em automao de documentos estamos basicamente
fazendo referncia transposio do suporte inicial do documento
(papel, fita magntica etc.)
para um suporte digital
(CD, DVD etc.) por meio de computadores (digitalizao).
No devemos confundir a automao do documento com o processo
de automao de arquivo (Gesto Eletrnica de Documentos GED), pois
este muito
mais
abrangente e envolve toda
automao
do
sistema (protocolo, sistema de busca do documento).
As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento s
o:
1. Atravs da transferncia da informao para um CD ou mesmo para o
meio realizado pelo processo de scanneamento de um documento em papel
2.
Gravando
as informaes de uma fita magntica,
disco de vinil
etc. para um CD ou DVD,
por exemplo.
A digitalizao de documentos uma poltica de arquivo baseada em
quatro fundamentos principais:
1. Diminuio do tamanho do acervo
2. Preservao dos documentos
3.
Possibilidade de acesso ao mesmo documento por vrias pessoas ao
mesmo tempo
4.
Maior agilidade (ao
menos em tese) na busca e
recuperao da informao.
O processo de digitalizao possui algumas vantagens em relao ao de
microfilmagem. Um documento digitalizado em um CD por exemplo, pode ter
sua armazenagem mais flexivel em vista que um microfilme demanda mais
cuidado quanto a sua conservao. Por outro lado, arquivos digitalizados no
possuem valor legal ao contrrio dos documentos microfilmados, que podero
ser at mesmo descartados se registrados em microfilmes pois no perderam
seu valor jurdico.
Os documentos digitalizados so amparados pela lei 12.682, DE 9 DE
JULHO DE 2012. Que dispe sobre a elaborao e o arquivamento de
documentos em meios eletromagnticos:
Art. 1 - A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico ou
equivalente e a reproduo de documentos pblicos e privados sero regulados
pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um
documento para cdigo digital.
Art. 3 - O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a
integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento

23

digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura

de Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
Art. 4 - As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou
indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em
meio eletrnico, ptico ou equivalente devero adotar sistema de indexao que
possibilite a sua precisa localizao, permitindo a posterior conferncia da
regularidade das etapas do processo adotado.

3.3. Preservao e conservao de documentos

Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem
condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso
e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: margens de
rios, reas de inundao, subsolos, reas de trfego intenso dentre outras
situaes.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s
necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais. Os espaos
menores e compactos so mais eficientes quanto manuteno das condies
ambientais, necessrias preservao de documentos.
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrnicos,
fitas de udio e videomagnticas so necessrias condies especiais de
armazenamento, que iro influir nos requisitos arquitetnicos relativos
termoestabilidade, luminosidade e esttica. Ou seja, os documentos especiais
devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas
especificidades, pois demandam parmetros climticos de preservao mais
rigorosos.

3.3.1. Agentes de deteriorao

Agentes de deteriorao dos acervos so aqueles que levam os
documentos a um estado de instabilidade fsica ou qumica, com
comprometimento de sua integridade e existncia. Eles so classificados em:

Fatores ambientais
Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no
ambiente fsico do acervo:
o
o
o
o

Temperatura
Umidade
Radiao da Luz
Qualidade do Ar

Em um levantamento cuidadoso das condies de conservao dos

documentos de um acervo, possvel identificar facilmente as
24

consequncias desses fatores, quando no controlados dentro de uma

margem de valores aceitvel.

Condies Ambientais

A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,

ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos de
temperatura e umidade relativa do ar e pela exposio aos poluentes
atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoo dos parmetros recomendados de temperatura e de umidade
exige, nos locais com climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos
sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos,
manuteno e energia.

Temperatura e umidade relativa

As condies adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar so

elementos vitais para prolongar a sobrevivncia dos registros.
Se os nveis de umidade relativa (UR) so muito baixos, aumenta-se o
risco de quebra das fibras e esfarelamento dos materiais orgnicos fibrosos. Para
pergaminhos e encadernaes em couro
a UR abaixo de 40% perigosa e o papel, tambm, sofre abaixo desses nveis.
J na faixa de UR acima de 65% crescem micro-organismos e ocorrem
reaes qumicas danosas.
Os ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as
variaes bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes
de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as
propores dos danos.
De acordo com o CONARQ, por meio da Recomendao para Construo
de Arquivos, (2000, p. 14), o controle da temperatura e da umidade relativa do
ar deve obedecer aos seguintes parmetros:
Suporte

Temperatura
Umidade Relativa do Ar
Documentos em Suportes tradicionais
Documentos em suporte 20 C com variao de Entre 45% e 55% com
Papel
1C
variao de 5%
Documentos Especiais
Fotografia em preto e 12 C - variao de 1 35 % - Variao de
branco
C
5%
Foto colorida
5 C - variao de 1 35% - Variao de 5%
C
Filmes
18 C - variao de 1 40 % - Variao de
C
5%
Registros Magnticos ou 18 C variao de 1 40 % - Variao de
pticos
C
5%

No caso de no existir a possibilidade de se instalar um sistema de

climatizao, a instalao de umidificadores, desumidificadores, exaustores e
ventiladores pode surtir bons resultados.

25

O sistema de climatizao deve ser independente para as reas de

depsitos, pois devem atender s necessidades de preservao dos documentos
ali armazenados e manter condies estveis, exigindo que os equipamentos
funcionem sem interrupo. Ele deve ficar em funcionamento
durante as 24 horas do dia, tornando os custos iniciais de instalao e os de
manuteno muito altos.
Algumas instituies, por exemplo, s podem arcar com os custos de
manter o sistema operando durante o horrio de expediente, razo suficiente
para contraindicar a sua adoo.
importante destacar que parte dos acervos formada por materiais
higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto,
se expandem e se contraem com as variaes de temperatura e umidade
relativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo
de deteriorao e provocam danos visveis aos documentos, ocasionando o
craquelamento de tintas,
ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas
emulses de fotos, etc.

Radiao da luz

As radiaes luminosas podem causar srios danos pelas reaes fsicoqumicas que desencadeiam nos materiais. A radiao produz um efeito
cumulativo. Isso quer dizer que o dano causado pela radiao se relaciona
intensidade e ao tempo de exposio.
O papel se torna frgil, quebradio, amarelecido, escurecido e as tintas
desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais,
dos iconogrficos e das encadernaes.
O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta
(UV). Ela invisvel e constitui a forma mais energtica e destrutiva da luz,
devendo, no que se refere conservao de documentos, ser evitada ao
mximo.
Entretanto, as radiaes visveis tambm podem causar danos e, portanto,
os nveis de luminosidade devem ser sempre controlados.
A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas
incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de mercrio). Em reas
muito ensolaradas so necessrias persianas ou outros recursos para reduzir a
entrada da luz solar. Recomenda-se, especialmente, o uso de filtros contra a
radiao ultravioleta invisvel.
Para o controle da radiao UV emitida pelas lmpadas fluorescentes,
recomenda-se o uso de filtros ou absorventes de radiao UV. O sistema de
iluminao setorizado e controlado, que desliga a fonte de luz artificial aps um
perodo pr-determinado, reduz o tempo de exposio dos documentos s
radiaes. No permitido o uso de lmpadas de mercrio ou sdio, devido a
sua intensa emisso de radiao ultravioleta.

Qualidade do ar

Os poluentes so classificados como externos e internos.

O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande diversidade de
partculas e gases. As partculas que compem a parte slida dos poluentes so
26

de dimenses microscpicas. Renem especialmente o p, a fuligem e os

esporos dos micro-organismos.
Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os
documentos, contribuindo pesadamente para a deteriorao dos suportes. Os
poluentes externos so, principalmente, o dixido de enxofre (SO2), xidos de
nitrognio (NO e NO2) e o oznio (O3). So gases que provocam reaes
qumicas, com formao de cidos que causam danos srios e irreversveis aos
materiais, pois possuem comprovada ao destrutiva. O papel fica quebradio e
descolorido, o couro perde a pele e deteriora.
As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como
abrasivos e desfiguram os documentos.
Os agentes poluentes, tambm, podem ter origem no prprio ambiente do
acervo, como no caso de aplicao de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc.,
que liberam gases prejudiciais conservao de todos os materiais.

Agentes biolgicos

Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os

insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena
depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas
dependncias onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto
ambiental e alimentao. O conforto ambiental para estes agentes est
basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de
ar, falta de higiene etc.
Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos que atuam em
diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de
arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos
documentos.
Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de
forma muito intensa e rpida dentro de determinadas condies. Como qualquer
outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O
alimento provm dos papis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos, etc..
A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes e para
sua proliferao.
Essa umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e
na prpria colnia de fungos. Alm da umidade e nutrientes, outras condies
contribuem para o crescimento das colnias: temperatura elevada, falta de
circulao de ar e falta de higiene.
Os fungos, alm de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam
manchas de colorao diversas e intensas de difcil remoo. A proliferao se
d atravs dos esporos que, em circunstncias propcias, se reproduzem de
forma abundante e rpida.

3.3.2. Intervenes inadequadas nos acervos

Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de
conservao que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de
27

interromper ou melhorar seu estado de degradao. Muitas vezes, com a boa

inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam
em danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos,
documentos manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte, etc.,
preciso ver que, segundo sua natureza, cada um apresenta suportes, tintas,
pigmentos e estruturas completamente diferentes. Qualquer tratamento que se
queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas individuais dos
documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao.
Todos
os profissionais de arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos
documentos com que lidam, seja para efetivamente execut-la, seja para
escolher os tcnicos capazes de faz-lo, controlando seu trabalho.
Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle
ambiental, controle
de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as
condies do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por
aqueles que tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de
interveno.

4. Documentos digitais
O documento, em seu sentido genrico, pode ser entendido como o
registro de informaes em uma unidade, em qualquer formato ou suporte,
sendo o produto das atividades humanas, podendo servir como repositrio de
conhecimento e provar algo.
Quanto ao documento arquivstico, o renomado historiador e arquivista
americano Theodore R. Schellenberg definiu:
Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras
espcies documentrias, independentemente de sua
apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou
recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no
exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas
atividades e preservados ou depositados para
preservao por aquela entidade ou por seus legtimos
sucessores como prova de suas funes, sua poltica,
decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou
em virtude do valor informativo dos dados neles
contidos.(SCHELLENBERG, 2006, p. 41)
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ 2010) adotou as seguintes
definies para documentos eletrnico e digital : informao registrada,
codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel e interpretvel
por meio de um equipamento eletrnico, e o digital como documento codificado
em dgitos binrios,acessvel por meio de sistema computacional.
Observa-se que nas duas primeiras definies, o documento eletrnico e o
digital no foram contemplados, pois praticamente no existiam. As tecnologias
28

informacionais em meio eletrnico eram incipientes, lembrando que o primeiro

computador, o ENIAC, foi criado em meados da ltima guerra mundial.
Se as caractersticas dos documentos arquivsticos como a autenticidade,
organicidade, unicidade e imparcialidade j estavam consolidadas, a tecnologia
digital, com a desmaterializao do suporte fsico, trouxe inmeros desafios a
serem solucionados. A questo do seu valor legal e da sua aceitao como prova
uma discusso presente que tem como eixo a segurana da informao nesse
novo suporte.
Um marco importante na legislao brasileira foi a Lei n 8.159, de janeiro
de 1991 , que em sua definio de arquivo considera os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos[...] em decorrncia do exerccio de
atividades especficas[...], qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos. Essa Lei criou tambm o Conselho de Nacional de
Arquivos, importante rgo na construo de uma poltica para arquivos,
incluindo a Cmara Tcnica de documentos eletrnicos que elabora
recomendaes e resolues sobre a tecnologia digital.
A legislao brasileira, em linhas gerais, prev a validade do documento
eletrnico e digital. O Cdigo Civil, no artigo 225, determina que [...] quaisquer
[...] reprodues mecnicas ou eletrnicas de fatos ou de coisas fazem prova
plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, no lhes impugnar a
exatido..
Quanto segurana dos documentos digitais, merece destaque a Medida
Provisria n 2.200-2/2001 que criou a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira (ICP-Brasil), para garantir a autenticidade, a integridade e a validade
jurdica de documentos em forma eletrnica [...].
A Lei Federal n 11.419 de 19/12/2006 trata da informatizao do processo
judicial, considerando os documentos produzidos eletronicamente como originais
para todos os efeitos legais. Ainda prev que os autos dos processos eletrnicos
devero ser protegidos por meio de sistemas de segurana de acesso e
armazenados em meio que garanta a preservao e integridade dos dados.
Por definio, documento eletronico todo aquele que possui seu
armazenamento e acesso por meio eletronico,de um computador, por exemplo.
O documento eletrnico processado por meio eletrnico, em formato
digital. Entretanto, h outros documentos que, embora no sendo digitais, so
processados eletronicamente. o caso das fitas de udio e eletromagnticas
analgicas, que tambm podem ser entendidas como documentos eletrnicos.
importante notar que, para a plena eficcia probatria do documento,
preciso que ele possua a capacidade de armazenar informaes de forma que
impea ou permita detectar eliminao ou adulterao de contedo.
Ainda quanto ao valor probatrio dos documentos eletronicos, o artigo 332 do
cdigo de processo civil diz que:
Todos os meios legais, bem como os moralmente legtimos, ainda que no
especificados nesse Cdigo, so hbeis para provar a verdade dos fatos, em que
se funda a ao ou defesa.
Afim de evidenciar a credibilidade de documentos eletronicos, foram
adotados diversos protocolos para atestar a veracidade e assegurar valor jurdico
aos documentos encontrados nesse meio, como a assinatura eletrnica, que
29

basicamente, consiste em um mtodo eletrnico que permita evidenciar a

autoria e integridade do contedo de um documento eletrnico. Assinatura
digital, por sua vez, espcie do gnero assinatura eletrnica, sendo
caracterizada pelo emprego de criptografia com sistema de chaves assimtricas.
A partir da combinao das duas possibilidades de se utilizar a criptografia
assimtrica, pode-se obter concomitantemente a integridade e a autenticidade
no envio de mensagens eletrnicas.
A Certificao digital, por sua vez, a atividade de certificar assinaturas
digitais, identificando e reconhecendo o seu titular e a sua correspondente chave
pblica. Mediante o uso da certificao digital, presume-se a autenticidade e a
integridade do documento eletrnico.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali
existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes
conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e
documento.
o

INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de

dados de tal forma que represente um acrscimo ao conhecimento da
pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informao registrada.

exemplo: pen drive, folha A4.

DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte

material, que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para
consulta.

Por

Arquivo
Suporte
Documento
Informa
o

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