Qualquer projeto empresarial precisa de planejamento estratgico,

organizao e avaliao das possibilidades positivas e negativas. As

ideias vagas de uma empresa s comeam a se concretizar depois
que so colocadas no papel e, atravs de um mecanismo organizado,
possvel saber como aquilo ser aplicado, quais os riscos, as
vantagens e os custos.
O 5W2H surgiu como uma ferramenta de gesto que visa facilitar este
processo de elaborao de um projeto. Atravs de um sistema de
checklist de fcil entendimento, a ferramenta explora as principais
questes que envolvem o processo e garante uma viso controlada e
planejada do projeto.
Apesar de parecer complicado para quem no conhece, a expresso
5W2H nada mais do que uma referncia as questes bsicas da
lngua inglesa. Os 5W referem-se ao What (o qu), When
(quando), Who (quem), Where (onde) e Why (por qu), enquanto
2H inclui How (como) e How Much (quanto custa) na expresso.
Essas interrogaes so as perguntas essenciais para a elaborao
do projeto empresarial e, por isso, elas ganham destaque ao utilizar
essa ferramenta de gesto.
Passo a passo
Implementar esta ferramenta no desenvolvimento de um projeto
simples e exige apenas que os gestores responsveis elaborem uma
tabela e discutam as questes principais. O desenvolvimento de cada
questo tem apenas o objetivo de desmembrar a ideia em vrios
segmentos, para que seja mais fcil entender quais as metas a serem
atingidas no projeto, como colocar em prtica e os preparativos
necessrios. Confira as questes uma a uma:
1. O qu?
Essa primeira interrogao a mais bsica e deve ser respondida de
acordo com o objetivo que a empresa quer chegar com a ao
proposta. O foco principal do projeto deve ser inserido aqui, de forma
concisa, clara e sem prolongamentos, apenas para que o objetivo
principal seja definido. Se, por exemplo, a empresa pretender
implantar um plano interno de sustentabilidade, esta primeira pergunta
pode ser respondida com um simples Reduzir os desperdcios
atravs da conscientizao de sustentabilidade dos funcionrios.

2. Quando?
To simples quanto a pergunta , a resposta deve ser clara e indicar a
data exata para que o plano entre em ao, caso esta data esteja
definida. Se a ideia for colocar o projeto em prtica aos poucos, ou
fazer um calendrio de preparativos, cronogramas e pequenas aes,
esse processo pode ser detalhado nesta questo. No caso do projeto
de ao interna sustentvel, esse pergunta poderia ser respondida
facilmente com um amanh ou na prxima segunda-feira.
3. Quem?
Este o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No
entanto, no preciso necessariamente escrever os nomes um por
um e colocar qual a responsabilidade de cada um. Para
sustentabilidade, a resposta poderia ser simplesmente Os
funcionrios, que seriam o foco do projeto. Porm, quanto mais
delimitado o projeto estiver melhor ser para a gesto, pois a
organizao detalhada da ao contribui com uma melhor
compreenso do que ser realizado.
4. Por qu?
Uma ao empresarial sempre surge de diversas causas, que podem
ser problemas corriqueiros ou desejo de crescer mais e buscar
aperfeioamento. A pergunta Por qu? deve conter as motivaes
para a realizao da ao, pois essas motivaes representam o
combustvel que ir mover as foras empresariais para a execuo do
projeto. Por isso, a problemtica da questo e os motivos que levaram
ao planejamento da ao devem ser explicados aqui. No caso da
sustentabilidade poderia ser Altos gastos com gua e energia. Ou
outras motivaes ecolgicas.
5. Onde?
Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, preciso
identificar onde a ao ocorrer. O projeto pode ser desenvolvido nos
pontos de venda, de forma virtual, dentro da prpria empresa ou em
locais especficos, dependendo da natureza da ao. O importante
relatar aqui o ambiente no qual o projeto dever ser executado, de
forma clara, com as informaes necessrias e possveis imprevistos.
6. Como?

Uma das questes mais importantes do 5W2H, o Como refere-se ao

foco do planejamento: de que forma o plano dever ser executado.
Este espao para ideias, desenvolvimento da criatividade, anlises e
pesquisas. Nesta questo, os responsveis podem colocar a forma
como pretendem executar, como a tarefa foi realizada em outras
empresas e reservar um espao para novas formas de execuo que
podem surgir no andamento do projeto. No projeto sustentabilidade,
aqui poderia conter informaes como: Atravs de palestras, cursos e
dinmicas para conscientizao dos funcionrios.
7. Quanto Custar?
Esta questo crucial para o sucesso da ao e nela deve constar o
custo do projeto e possveis alternativas para problemas financeiros.
As vezes no possvel descobrir logo no inicio os valores exatos do
projeto, mas os gestores podem trabalhar com perspectivas de gastos
para ter uma noo se a verba disponvel suficiente para cobrir a
realizao das aes.
Se a concluso for de que o dinheiro necessrio maior do que o
disponvel, o ideal planejar medidas para juntar os valores que sero
utilizados e trabalhar com formas de cortar pequenos gastos
referentes ao projeto. Com planejamento e organizao, qualquer
projeto pode ser realizado, desde que a companhia se focalize na
parte financeira para executar a ao.
As vantagens da ferramenta
A praticidade e o fcil entendimento do uso de um sistema 5W2H so
as principais vantagens. Entre as ferramentas de gesto e marketing,
o 5W2H se destaca pela simplicidade e eficincia de sua metodologia,
pois ajuda a gesto empresarial a ter um controle maior das aes
estratgicas nas quais pretendem realizar.
No s para empresas, essa tcnica pode ser utilizada tambm de
forma individual, com foco profissional e em outras reas. A teoria
bsica do 5W2H que qualquer planejamento precisa ser
fragmentado para uma ampla compreenso e, a partir deste conceito,
possvel estruturar uma simples ideia e transform-la em um plano
analisado e preparado para a sua execuo.

Alm disso, o 5W2H permite tambm que o usurio faa ajustes de

pequenos detalhes que no ficam claro em uma primeira elaborao.
Durante a estruturao do projeto, os prs, contras e as partes que
precisam ser repensadas so reveladas pela dinmica da ferramenta.