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Manual Empresarial PDF
Manual Empresarial PDF
EMPRESARIAL DA
CONTABILIDADE
1 A CONTABILIDADE
1.1 Objetivo deste Manual
O Objetivo deste manual orientar os empresrios como realizada a contabilidade
em suas empresas, informando-os como so adotados os procedimentos, realizados os
andamentos e feitas as finalizaes.
1.2 Competncias de cada Departamento
Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada
departamento:
- Departamento Pessoal:
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos
trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e
demais assuntos previdencirios e trabalhistas.
- Departamento Fiscal:
Lanamento de Notas Fiscais (Entradas/Sadas/Servios), apurao de tributos
(federais, estaduais e municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes
mensais, trimestrais e anuais do ICMS, IPI e ISS e outros como Gia, DCTF, etc.
- Departamento Contbil:
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo
Monetria/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos
contbeis.
- Legalizaes:
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e
fichas cadastrais.
- Expedio:
Retirada e entrega de documentos aos clientes.
- Recepo:
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral
- Assessoria:
Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a cliente em
geral.
- Consultoria:
Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre
vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e
informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa
empresa.
3 DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em
pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de
obrigaes acessrias, so os seguintes:
3.1 Principais
3.1.1 - Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;
3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assembleias Gerais;
3.1.3 - CADESP (antiga DECA) Inscrio Estadual Secretaria da Fazenda;
3.1.4 - Carto do CNPJ;
3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura;
3.1.6 Matrcula no INSS.
3.2 Acessrios
3.2.1 - Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;
3.2.2 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos, como por exemplo, CREMESP,
CREA, CAU, etc.;
3.2.3 - Ficha de Inscrio no CNPJ;
3.2.4 - Fichas de Alterao no CNPJ;
3.2.5 - Fichas de Alterao da DECA;
3.2.6 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;
3.2.7 - Guias de Alterao na Prefeitura;
3.2.8 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
3.2.9 - Termo de Opo pelo SIMPLES;
3.2.10 - Alvars de Funcionamento.
3.3. De Afixao Obrigatria
3.3.1 Legislao Federal.
1 Tributria:
PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES
Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples nacional, conforme LC
123/2006.
2 Sade Pblica:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros
3 Trabalhista:
a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores - Aprendizes.
b) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao
repouso.
c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) QUADRO DE HORRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que
no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle
de horrio.
e) SEGURANA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais;
materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo
civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras
4 - Defesa do Consumidor
CONDIES DE VENDA A PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando
prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando psfixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%).
Deixar um exemplar do Cdigo de defesa do consumidor vista e disposio do
consumidor.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.
3.3.2 Legislao Estadual
1 Tributria
CARTAZ SONEGAR CRIME
Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal.
2 Defesa do Consumidor
CARTAZ C O M T E L E F O N E S E E N D E R E O S D E R G O S ( POLCIA C I V I L ,
P R O C O N , DISQUEDENNCIA e IPEM)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios.
3 Fiscalizao Sanitria
CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios,
abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade,
diretamente ou por rgo delegado.
Observaes:
1. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter
seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao
consumidor.
2. Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos mencionados cartazes e
documentos que devem ser afixados.
3. Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixao
obrigatria no mbito da legislao municipal.
4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL
4.1 - Cuidados Especiais
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais
requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus
empregados ou pela exiguidade de prazos para a execuo das muitas rotinas
envolvidas, aliada s severas multas quando de sua no observncia.
Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da
legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros
regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva de
trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, no
mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente
variveis de uma para outra categoria de trabalhadores.
Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto.
Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o nosso
departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e prazos mais comuns
dentro dessa rea de atividade:
4.2- Admisso de Funcionrios
A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do
funcionrio. Os documentos devem ser enviados imediatamente Contabilidade.
4.2.1- Documentos Para a Admisso
- CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original);
- Ficha de Admisso;
- Atestado do Exame Mdico Admissional;
- 1 Foto 3X4;
- Cpia do Carto do PIS;
O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso
prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo
dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano
de servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da categoria
profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho, previamente agendados.
4.3.2 Documentos Necessrios
a) Empregados com menos de 1 ano:
- Termo de Resciso de Contrato;
- CTPS - Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
- Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
- Aviso Prvio;
- CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
- Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
. Movimentao do FGTS pela Conectividade Social Chave de Movimentao;
- Atestado Mdico Demissional.
b) Empregados com mais de 1 ano:
- Termo de Resciso de Contrato;
- Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas rescisrias; ou
dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio (preferencialmente);
- CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
- Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
- Comprovante de Aviso Prvio;
- CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
- Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
. Movimentao do FGTS pela Conectividade Social Chave de Movimentao;
- Atestado Mdico Demissional;
- 06 ltimas guias do FGTS GFIP;
- GRFP paga.
- GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado referente
ao exerccio;
- 3 ltimos holerites;
- 3 ltimos cartes de ponto;
- Carta de Preposto.
4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa
Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta dias
que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional
correspondente ao valor de um ms do salrio do empregado.
Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendo
em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situaes especiais
de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade e/ou
tempo de servio, gestantes, etc.).
4.4 Frias
4.4.1 Frias Normais e Coletivas
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias,
sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de
1/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode,
ainda, converter 10 dias de suas frias em abono pecunirio.
4.4.2 Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador.
Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do
primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos
de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder
ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos,
ter direito a frias coincidentes com as frias escolares.
4.4.3 Frias Coletivas
Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um
estabelecimento especfico da empresa.
Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao
Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da
afixao de avisos nos locais de trabalho.
4.4.4 Comunicao e Anotao
As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia
mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do
empregado, antes que este entre em gozo das mesmas.
4.4.5 Perda do Direito
No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer
em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia
Social por mais de 6 meses, ainda que descontnuos.
No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo
do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas
durante o perodo aquisitivo.
4.4.6 Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo
perodo.
Sua aquisio deve ser comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas
autorizadas venda deste.
4.6.6 Outras Vantagens e Benefcios
Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por determinao
de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva forem concedidos benefcios in
natura, os mesmos no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo
que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens
adicionais so:
- Ticket Refeio
- Cesta Bsica
- Assistncia Mdica
4.7 - 13 Salrio
4.7.1 - Normas Gerais
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de
dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido
razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano
correspondente. Para este efeito, so considerados como ms completo as fraes
iguais ou superiores a quinze dias.
4.7.2 - Antecipado por ocasio da concesso de frias
A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da
concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do
ano a que se refere.
4.7.3 Prazo para Pagamento
Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a
mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo,
ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo
ano.
4.8 - Obrigaes Legais em Geral
4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho
A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho que deve
ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para
verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia.
Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados
fiscalizao, sempre que solicitados.
4.9 Penalidades
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre
7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre nossa
organizao contbil.
5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de
terceiros, a saber:
8. ESTOQUES
8.1 Conceito
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao,
produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e
pelas mercadorias nas empresas comerciais.
8.2 Inventrio
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder
de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo
(anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser
relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao,
preo unitrio, valor total e NCM (classificao fiscal).
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio
pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do
exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se
o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm
existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao
praticadas em situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso de
dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para a escriturao
do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga
quando determina que o o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta
de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e
do Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve
coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos
vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser
justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas
(quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o
produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso
departamento contbil para maiores esclarecimentos.
DIA 30 *
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DIA 30 #
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DIA 25 *
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DIA 20 *
DIA 25 *
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DIA 15 *
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DIA 20 *
DIA 20 *
DIA 07 *
DIA 20 *
DIA 20 *
DIA 20 *
DIA 20 *
DIA 20 *
DIA 20 *
Observao:
ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em
feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE.
TRIBUTOS ESTADUAIS CDIGO VENCIMENTO
ICMS
DIA 20 *
Observao:
- A data de vencimento varia de acordo com a atividade da empresa.
- ICMS ST tambm varivel.
- ICMS Diferencial de Alquota depende de normatizao.
- A EC 87/2015 definiu recolhimento a cada emisso de nota fiscal de venda
interestadual a consumidor final.
TRIBUTOS MUNICIPAIS PERODO VENCIMENTO
ISS
ISS
DIA 10 #
DIA 10 #
Observao:
A data de vencimento varia de acordo com o Municpio da empresa.
IMPORTANTE:
QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA CONFERNCIA DAS GUIAS
PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
13. ARQUIVO
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos:
Documentos Contbeis e Documentos Legais.
13.1 Documentos Contbeis
Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data, em
alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais, separados e
arquivados por ms, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de
documentos de cada empresa.
Os principais documentos contbeis so:
- Notas de compra/servios
- Notas de vendas/servios
- Extratos bancrios
- Duplicatas pagas
- Comprovantes de despesas/custos
- Cpias de cheques
- Comprovantes de dbitos/crditos bancrios
- Outros documentos contabilizados
13.2 Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
1 - FEDERAL
2 - ESTADUAL
3 - MUNICIPAL
4 - MINISTRIO DO TRABALHO (empregados)
5 - CONTRATOS
6 - INSS
7 - SINDICAL
8 - DIVERSOS
13.3 Prazos para Guarda de Documentos
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e
livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de
um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos
envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.).
Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em nossa
organizao contbil.