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RedesdeInovacao D9 Final STC PDF
RedesdeInovacao D9 Final STC PDF
Manual Estruturao de
atividades de IDI de acordo
com os requisitos da norma NP
4457:2007 Propostas e
Recomendaes para PME
Sumrio Executivo
Sendo claramente considerada como um dos principais motivadores de evolues econmicas e sociais dos
pases que apostam no desenvolvimento, a inovao ocupa, cada vez mais, um lugar de grande destaque na
construo de vantagens competitivas das empresas e na implementao de estruturas de mercado
vantajosas para o desenvolvimento da economia nacional. Em Portugal, assinalvel o esforo realizado no
apoio s atividades de Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) nos ltimos anos. Contudo, embora a
realidade seja prometedora, existem ainda regies onde a aposta das empresas na IDI deve ser reforada.
Neste contexto, a AIP-CCI viu aprovadas duas candidaturas apresentadas ao Sistema de Incentivos s Aes
Coletivas (SIAC), designadas REIDI Rede de valorizao das capacidades de IDI nas PME (Candidatura SIAC
23186) e Mercados, Financiamento e Inovao (Candidatura SIAC 23157). A primeira candidatura integra um
conjunto de atividades que visam a conceo e implementao de um programa de valorizao da capacidade
inovadora local nas regies do Centro (com enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque
nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central), que se constitua como um veculo relevante na fixao do
conhecimento e na promoo da coeso territorial. Por outro lado, a segunda candidatura pretende contribuir
para o desenvolvimento de uma estratgia que permita aproveitar as competncias das unidades de
investigao regionais, fomentar a incorporao da inovao nas empresas e melhorar a articulao entre
estas e os centros de I&D. Tendo em conta a complementaridade dos objetivos estratgicos previstos em
ambas as candidaturas, a AIP est a implementa-las de forma integrada, atravs do presente projeto,
denominado Redes de Inovao.
Tendo em considerao os objetivos acima definidos, a AIP contratou os servios da Sociedade Portuguesa de
Inovao (SPI) para o desenvolvimento de atividades chave deste projeto. A SPI combina um aprofundado
conhecimento das realidades regionais com as competncias e experincia adquiridas a nvel nacional e
internacional, permitindo empresa apresentar solues inovadoras, com um elevado grau de exequibilidade.
O presente documento do projeto Redes de Inovao constitui-se como um documento que pretende
contribuir para a melhoraria do desempenho das PME no que respeita gesto da IDI. Neste sentido, este
trabalho pretende apresentar um conjunto de propostas e recomendaes aplicveis a um universo alargado
de PME, no sentido de promover uma reestruturao das atividades de IDI desenvolvidas de acordo com os
requisitos da norma NP 4457:2007.
O documento est estruturado em quatro captulos distintos, apresentando-se em seguida um breve resumo
de cada captulo.
ii
01.
02.
03.
04.
Por forma a apoiar as PME a garantir a correta sistematizao e formalizao das atividades de
IDI, apresentado no Captulo 4 (A Estruturao de Atividades de IDI), para cada requisito da NP
4457:2007, uma interpretao da norma, identificando, para isso, o objetivo, a responsabilidade
e um conjunto de atividades que devem ser implementadas pelas PME. So ainda apresentadas
diversas propostas e recomendaes que devero permitir uma correta restruturao das
atividades de IDI nas PME.
iii
ndice
1.
2.
3.
4.
2.1.
2.2.
A NP 4457:2007 ..................................................................................................................................... 8
3.2.
Generalidades ..................................................................................................................................... 18
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.3.
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.4.
4.4.1.
4.4.2.
4.4.3.
Comunicao .................................................................................................................................. 39
4.4.4.
Documentao ................................................................................................................................ 40
4.4.5.
4.5.
4.5.1.
4.5.2.
4.5.3.
Melhoria ......................................................................................................................................... 45
Bibliografia .................................................................................................................................................... 47
ANEXO 1 Software de Gesto IDI ................................................................................................................ 48
ANEXO 2 Ferramenta de Autodiagnstico de Inovao ............................................................................... 50
iv
ndice de Figuras
Figura 1. Metodologia do projeto Redes de Inovao ............................................................................................ 3
Figura 2. Modelo de referncia, NP 4457:2007 .................................................................................................... 10
Figura 3. Sees da norma NP 4457:2007 ............................................................................................................ 10
Figura 4. As etapas da certificao ....................................................................................................................... 14
Figura 5. Exemplo de recolha e disseminao da informao resultante da Vigilncia Tecnolgica ................... 27
Figura 6. Matriz de ferramentas de Gesto de Conhecimento ............................................................................ 33
Figura 7. Processo de anlise das ideais ............................................................................................................... 35
Lista de siglas
AIP-CCI: Associao Industrial Portuguesa Cmara de Comrcio e Indstria
CCDRC: Comisso de Coordenao e Desenvolvimento Regional do Centro
CEN: European Comitee for Standadization
Cevalor: Centro Tecnolgico da Pedra Natural de Portugal
I&D: Investigao e Desenvolvimento
IDI: Investigao, Desenvolvimento e Inovao
InovCluster: Associao do Cluster Agro-Industrial do Centro
IPAC: Instituto Portugus de Acreditao, I.P.
NUTS: Nomenclaturas de Unidades Territoriais - para fins Estatsticos
PME: Pequena e Mdia Empresa
SCTN: Sistema Cientfico e Tecnolgico Nacional
SGI: Sistema de Gesto Integrado
SGIDI: Sistema de Gesto da Investigao, Desenvolvimento e Inovao
SIAC: Sistema de Apoio a Aes Coletivas
SPI: Sociedade Portuguesa de Inovao
vi
1.
Enquadramento
e Objetivos
1. Enquadramento e Objetivos
A Associao Industrial Portuguesa Cmara de Comrcio e Indstria (AIP-CCI) uma entidade de utilidade
pblica sem fins lucrativos que tem como objetivo contribuir para o progresso das empresas e das associaes
nela filiadas, nos domnios econmico, organizativo, comercial, tcnico, tecnolgico, associativo, cultural e
social, dando natural prioridade s pequenas e mdias empresas (PME).
A AIP-CCI viu aprovadas duas candidaturas apresentadas ao Sistema de Incentivos s Aes Coletivas (SIAC),
designadas REIDI Rede de valorizao das capacidades de IDI nas PME (Candidatura SIAC 23186) e
Mercados, Financiamento e Inovao (Candidatura SIAC 23157). A primeira candidatura integra um conjunto
de atividades que visam a conceo e implementao de um programa de valorizao da capacidade
inovadora local nas regies do Centro (com enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque
nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central), que se constitua como um veculo relevante na fixao do
conhecimento e na promoo da coeso territorial. Por outro lado, a segunda candidatura pretende contribuir
para o desenvolvimento de uma estratgia que permita aproveitar as competncias das unidades de
investigao regionais, fomentar a incorporao da inovao nas empresas e melhorar a articulao entre
estas e os centros de I&D (Investigao e Desenvolvimento). Tendo em conta a complementaridade dos
objetivos estratgicos previstos em ambas as candidaturas, a AIP est a implementa-las de forma integrada,
atravs do presente projeto, denominado Redes de Inovao.
A rea geogrfica de implementao do projeto Redes de Inovao foi definida de acordo com a reorganizao
administrativa territorial autrquica - Lei n. 22/2012 de 30 de maio e com a proposta final de reconfigurao
das NUTS III do Centro de Portugal, apresentada pela Comisso de Coordenao e Desenvolvimento Regional
do Centro (CCDRC) ao Governo em fevereiro de 2013.
Desta forma, sero alvo de anlise as seguintes NUTS III com a respetiva constituio:
Alto Alentejo
Alter do Cho, Arronches, Avis, Campo Maior, Castelo de Vide, Crato, Elvas,
Fronteira, Gavio, Marvo, Monforte, Nisa, Ponte de Sor, Portalegre e Sousel.
Alandroal, Arraiolos, Borba, Estremoz, vora, Montemor-o-Novo, Mora, Mouro,
Alentejo Central
Relativamente primeira NUTS III, segundo o mapa proposto que foi apresentado pela CCDRC (CCDRC, 2012),
a designao dever tambm ser alterada (possivelmente para Beira Baixa). No entanto, optou-se neste
relatrio por manter a designao que se encontra em vigor data de realizao do mesmo, ou seja, Beira
Interior Sul.
O projeto Redes de Inovao tem como objetivo geral promover a competitividade das regies Centro (com
enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central),
atravs da conceo e implementao de um programa integrado de promoo da inovao, que contribua
para:
Atrair e desenvolver nas regies Centro e Alentejo iniciativas econmicas e atividades inovadoras;
Neste contexto, e por forma a atingir os objetivos definidos, foi delineada uma metodologia de trabalho que
compreende 7 Fases distintas (Figura 1).
Fase 1.
Fase 2.
Fase 3.
Criao e dinamizao de uma plataforma que facilite a ligao oferta procura local de IDI:
Bolsa de Inovao
Fase 4.
Fase 5.
Fase 6.
Fase 7.
Tal como j foi referido no Sumrio Executivo, o presente documento Manual para a Estruturao de
atividades de IDI de acordo com os requisitos da norma NP 4457:2007:2007 Propostas e Recomendaes
para PME, enquadrado na Fase 6 da metodologia do projeto Redes de Inovao, constitui-se como um
documento que pretende contribuir para a melhoraria do desempenho das PME no que respeita gesto da
IDI. Neste sentido, este trabalho pretende apresentar um conjunto de propostas e recomendaes aplicveis a
um universo alargado de PME, nomeadamente as PME localizadas nas regies alvo, no sentido de promover
uma reestruturao das atividades de IDI desenvolvidas, de acordo com os requisitos da norma NP 4457:2007
Do ponto de vista metodolgico, h a salientar o recurso extensa experincia da SPI relativamente ao apoio
na implementao da norma NP 4457:2007 em mais de 30 empresas, sobretudo PME. Esta experincia foi
cruzada com a realidade das regies em anlise, avaliada a partir dos resultados do documento Repositrio de
atividades de IDI das empresas de referncia das Regies Centro (Beira Interior Sul) e Alentejo (Alto Alentejo
e Alentejo Central), do projeto Redes de Inovao, de forma a apresentar um conjunto de propostas e
recomendaes relevantes para as PME que aqui se localizam.
2.
As Normas
Portuguesas de
IDI
2.1.
Atualmente, a competio no mercado global exige que as PME sejam inovadoras e diferenciadoras de forma
sistemtica. Sendo o conhecimento a base da gerao da riqueza nas sociedades avanadas e a Investigao e
Desenvolvimento (I&D) um dos pilares da criao desse conhecimento, na inovao que se encontra o meio
de transformar o conhecimento em desenvolvimento econmico. , por isso, fundamental desenvolver
metodologias e ferramentas que potenciem as atividades de IDI nas PME.
Desta forma, o desenvolvimento de referenciais normativos de gesto da IDI, baseados em metodologias e
prticas reconhecidas, pretende apoiar as empresas a definir metodologias e ferramentas que identifiquem e
promovam as atividades de IDI, estimulando a adoo de uma abordagem sistematizada gesto da inovao.
Assim, com base nestes pressupostos e com o objetivo de encontrar na inovao o meio de transformar o
conhecimento em desenvolvimento econmico, foi criada uma Comisso Tcnica (CT 169) para criar as normas
portuguesas para a Gesto da IDI. Esta Comisso Tcnica teve como promotores a COTEC Portugal
Associao Empresarial para a Inovao e o IPQ Instituto Portugus da Qualidade, contando ainda com todas
as partes interessadas, nomeadamente as entidades certificadoras, peritos, reguladores, representantes
estatais, representantes da sociedade civil e empresarial.
Neste contexto, em 2007 foi apresentado um conjunto de Normas Portuguesas sobre Gesto da IDI, que inclui:
Estabelece conceitos gerais de inovao, tipos de inovao, atividades de IDI, entre outros conceitos
relacionados com a gesto da inovao.
Pode ser aplicada por qualquer organizao na gesto dos seus processos de inovao,
independentemente do sector onde est inserida, da sua dimenso, complexidade ou estrutura
funcional, dado que a inovao entendida na sua aceo mais abrangente, incluindo novos produtos
(bens ou servios), processos, novos mtodos de marketing ou organizacionais.
Define os requisitos de competncia necessrios aos auditores do SGIDI e de projetos de IDI, bem
como os requisitos para manuteno e melhoria de competncias e sua avaliao.
As Normas Portuguesas de Gesto da IDI esto alinhadas com as normas ISO, uma vez que se baseiam numa
metodologia Plan-Do-Check-Act (Planear-Fazer-Verificar-Agir), que ajuda as organizaes a criar, implementar,
monitorizar e medir os seus prprios processos de forma a obterem resultados que se enquadrem no mbito
das exigncias da organizao e melhorem continuamente a performance, adotando a respetiva ao mais
adequada.
Importa igualmente referir que necessrio que a PME assegure que o SGIDI abrange as atividades de IDI tal
como constam da NP 4456:2007, de acordo com as seguintes definies de Investigao, Desenvolvimento e
Inovao:
Investigao: Indagao original e planificada que pretende descobrir novos conhecimentos e uma maior
compreenso no mbito cientfico e tecnolgico;
2.2.
A NP 4457:2007
A norma NP 4457:2007 especifica os requisitos de um SGIDI, por forma a permitir que uma organizao
desenvolva e implemente uma poltica de IDI, tendo por fim aumentar a eficcia do seu desempenho inovador.
A NP 4457:2007 aplicvel a qualquer organizao que pretenda:
Estabelecer um SGIDI;
Demonstrar conformidade com a NP 4457:2007 atravs da certificao do seu SGIDI por uma terceira
parte independente.
Reconhecendo que todas as organizaes so diferentes, influenciadas por diferentes necessidades, por
objetivos particulares e por culturas organizacionais especficas, a norma NP 4457:2007 no pretende
promover a uniformidade na estrutura dos SGIDI, tendo por propsito dinamizar a definio de Polticas de IDI
e a melhoria do desempenho em IDI. Alm disso, deve ainda ser referido que a norma NP 4457:2007 pode ser
implementada de forma independente ou alinhada com outras normas compatveis, tais como a ISO
9001:2000 Sistemas de gesto da qualidade Requisitos, a ISO 14001:2004 Sistemas de gesto ambiental
Requisitos e linhas de orientao para a sua utilizao, entre outras normas internacionais e nacionais, pela
adoo do conceito de compatibilidade desenvolvido em conjunto pelos Comits Tcnicos ISO/TC 176 Quality
management and quality assurance e ISO/TC 207 Environmental management.
Nas regies em anlise do projeto, isto , Beira Interior Sul, Alto Alentejo e Alentejo Central, apenas existe,
atualmente, uma empresa certificada segundo a NP 4457:2007 Procifisc - Engenharia e Consultadoria, Lda..
Esta empresa de Castelo Branco, que est orientada para o desenvolvimento de servios de engenharia e
arquitetura, tem a NP 4457:2007, bem como a ISO 9001:2008 e a ISO 14001:2004, implementada na
organizao desde Abril de 2013.
O modelo de referncia da norma NP 4457:2007 designado por Modelo de Interaes em Cadeia (Figura 2),
que consiste num modelo de inovao para a economia do conhecimento (COTEC, 2006; OECD/Eurostat, 2005;
NP 4457:2007, 2007). Este modelo suportado por interfaces e interaes entre o conhecimento cientfico e
tecnolgico, o conhecimento sobre os mercados e a sociedade e o conhecimento organizacional. As interfaces
so essenciais para uma gesto eficaz da inovao, dado que permitem estruturar, desenvolver e dinamizar as
capacidades e as competncias empresariais necessrias ao desenvolvimento de projetos de inovao,
potenciando as interaes com as macroenvolventes e microenvolventes. Este modelo constitudo por trs
interfaces, que definem uma fronteira de competncias onde circula e se transfere o conhecimento
economicamente produtivo entre a atividade inovadora e o seu ambiente.
As trs interfaces apresentadas na Figura 2, isto , a Interface Tecnolgica, a Interface de Mercado e a
Interface Organizacional, representam a capacidade de comunicar para dentro e para fora as competncias
nucleares para inovar e aprender com vista a um novo ciclo de inovao. Nesta norma as organizaes, no
mbito do processo de inovao, devem estabelecer um processo para gerir cada uma das trs interfaces. Este
constitui um dos requisitos normativos da NP 4457:2007, designado por Gesto das interfaces e da produo
do conhecimento.
Tal como foi referido anteriormente, todos os requisitos da norma NP 4457:2007 so aplicveis a PME com
atividades de IDI. Esses requisitos esto segmentados em quatro sees distintas, tal como apresentado na
Figura 3. Assim, as PME devero desenvolver processos e procedimentos que visam dar uma resposta eficaz
aos requisitos do referencial NP 4457:2007.
Responsabilidade da Gesto
Implementao e Operao
Poltica de IDI;
Responsabilidade e autoridades
Gesto de topo;
Representante da gesto;
Reviso pela gesto.
Planeamento da IDI
Avaliao de resultados;
Auditorias internas;
Melhoria.
10
3.
O Processo de
Certificao
11
3. O Processo de Certificao
Este captulo apresenta as principais vantagens do processo de implementao e certificao em IDI, que se
possam traduzir em claros benefcios para as PME que estejam interessadas em sistematizar e formalizar as
suas atividades de IDI de acordo com a NP 4457:2007.
So ainda identificadas as principais etapas do processo de certificao segundo a NP 4457:2007, com o
objetivo de apresentar a forma como as PME devem garantir, com o apoio de um organismo certificador, a
realizao de um processo de certificao.
3.1.
Potenciar uma maior abertura ao exterior, como forma de transferir conhecimento economicamente
produtivo para o interior da PME;
Desenvolver produtos e servios inovadores, com projetos de IDI de elevada qualidade tcnica;
Aumentar a eficincia organizacional e operacional, com a implementao de aes nas atividades de IDI;
Criar valor para a PME e para os clientes dos seus produtos e/ou servios, atravs de um processo de
inovao planeado, sistemtico e formalmente reconhecido;
12
Adotar uma gesto por objetivos que contribuam para o controlo de recursos.
Adicionalmente, de referir ainda que para os casos de PME j certificadas segundo outros referenciais
normativos (por exemplo, a ISO 9001:2008) possvel integrar a NP 4457:2007 com outras normas, obtendose um Sistema de Gesto Integrado (SGI), mais fcil de gerir e de manter ajustado PME.
3.2.
As etapas da certificao
13
Assim, o processo de certificao (Figura 4) decorre de acordo com as prticas institudas a nvel internacional
para a certificao acreditada e as disposies definidas pelo Instituto Portugus de Acreditao, I.P. (IPAC)
relativamente certificao de Sistemas de Gesto de IDI, de acordo com a NP 4457:2007.
Fase 1: Informao e
A PME contacta os organismos certificadores para obter informaes sobre o processo de certificao.
Proposta
Para a proposta, o organismo certificador recolhe informao sobre a PME e o seu SGIDI.
Fase 2: Candidatura
Certificao
Fase 3: Anlise da
realizada uma anlise candidatura pelo organismo certificador, verificando se esto reunidas as
Candidatura
reduzida, informando a PME sobre o atual estado do seu SGIDI. Os resultados desta auditoria no so
considerados no processo de certificao.
Fase 5: Auditoria de
Concesso
Fase 6: Plano de
Caso seja pretendido, pode ser realizada uma pr-avaliao, que consiste numa auditoria de durao
Aps o envio de um Plano de Auditoria PME, so realizadas 2 fases de Auditoria de Concesso, com o
objetivo de auditar, analisar toda a documentao e o estado da PME e avaliar a conformidade do SGIDI
quanto aos requisitos da norma.
A PME elabora um Plano de Aes Corretivas e envia-o ao organismo certificador, identificando para
Aes Corretivas da
cada No-Conformidade a anlise de causas e correo proposta, juntamente com prazos definidos e
Organizao
Fase 7: Anlise de
Relatrio, Resposta e
avaliados pelo organismo certificador, com vista a tomar uma deciso quanto certificao da PME. No
Deciso de
Certificao
Fase 8: Emisso do
Conformidade pelo organismo certificador, com validade de trs anos, conferindo PME o direito ao uso
Certificado
da marca de Certificao.
Fase 9: Auditorias de
Acompanhamento
Com o objetivo de confirmar que a PME certificada mantm o seu SGIDI, cumprindo os requisitos
estabelecidos pela NP 4457:2007, so realizadas Auditorias de Acompanhamento pelo menos uma vez
por ano, de durao inferior Auditoria de Concesso.
Com o objetivo de confirmar a eficcia do SGIDI como um todo, so realizadas Auditorias de Renovao
de trs em trs anos, semelhantes Auditoria de Concesso, dando origem a novas emisses do
Certificado de Conformidade, aps deciso positiva.
Figura 4. As etapas da certificao
14
LUSAENOR www.lusaenor.com
15
4.
A Gesto de
Atividades de IDI
16
Responsvel da rea funcional da empresa: garante a execuo das atividades associadas rea funcional;
Responsvel do processo associado ao SGIDI: garante a execuo das atividades associadas ao processo;
Responsvel por atividades de IDI: implementa as atividades de IDI que sejam da sua responsabilidade;
Gestor/Tcnico de projeto de IDI: desenvolve e implementa um projeto de IDI, garantindo a sua correta
implementao;
Equipa auditora: prepara adequadamente a auditoria, elabora o respetivo plano, e realiza a auditoria.
Adicionalmente, e com o objetivo de promover uma reestruturao das atividades de IDI nas PME,
apresentado um conjunto de propostas e recomendaes, aplicveis s principais reas de especializao
territorial nas regies em anlise (isto , agricultura, cortia, economia da criatividade, econiomia social,
energia, pedra natural, txtil, TICE, transporte e mobilidade e turismo), para cada requisito da norma NP
4457:2007. Pretende-se, desta forma, que a implementao das propostas e recomendaes apresentadas
possa garantir que a implementao de um SGIDI torne mais eficiente e eficaz a estrutura organizativa da PME,
a planificao das atividades de IDI, a definio e atribuio de responsabilidades, a documentao, as
prticas, os procedimentos e os processos necessrios para o desenvolvimento, implementao, reviso e
atualizao da poltica de IDI das PME.
De referir ainda que no Anexo 2 apresentada uma ferramenta de autodiagnstico que dever permitir aferir
o grau de formalizao das atividades de IDI da PME, apoiando, assim, a PME na reestruturao das suas
atividades de IDI.
17
4.1. Generalidades
Objetivo
Estabelecer, documentar, implementar e manter um SGIDI e melhorar continuamente a sua eficcia.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, responsveis das reas funcionais da PME e responsveis dos
processos associados ao SGIDI.
Atividades a implementar
Propostas e recomendaes
No intuito de implementar o SGIDI de raiz na PME, devero ser definidas as atividades e projetos de IDI, que
iro consubstanciar a futura interveno da PME, podendo a estratgia de inovao estar integrada e definida
no Manual do SGIDI, ou num documento prprio (por exemplo, num Plano de Negcios/Estratgico), e
respetivos processos/procedimentos e documentao para dar cumprimento NP 4457:2007.
O processo de implementao da NP 4457:2007 deve iniciar-se pela definio do mbito das atividades de IDI.
O mbito (ou alcance das atividades de IDI) deve ser definido tendo em conta a especificidade das atividades
dos projetos de IDI desenvolvidas que devero ser identificadas (deve ser compilada uma lista inicial de
projetos) e integradas no SGIDI. O mbito deve refletir a preocupao em cobrir os domnios chave no seu
sector de atividade da PME. O mbito de uma PME que, por exemplo, atue na rea dos Sistemas de
Informao Geogrfica, pode ser:
Investigao, desenvolvimento e inovao em solues na rea dos Sistemas de Informao Geogrfica
As empresas que j tenham implementados outros Sistemas de Gesto devero, preferencialmente, passar a
ter um SGI, devendo para isso atualizar o mbito relativo sua documentao.
18
O controlo das atividades subcontratadas e aquisies de servios no exterior devem ser explicitadas dentro
do SGIDI, nomeadamente o modo como so controladas as intervenes e validados os resultados. Deve
tambm ser tida em conta a necessidade de evidenciar claramente o registo das competncias das entidades
subcontratadas, isto , num projeto de IDI se existirem atividades subcontratadas, deve existir evidncia da
necessidade de subcontratao e da forma como so verificados, validados e aprovados os servios prestados.
documentada e implementada;
revista, para se manter atual e consistente com as alteraes do ambiente em que a PME
opera;
Propostas e recomendaes
Para dar cumprimento a este requisito da NP 4457:2007, a PME deve indicar e ter presente qual a direo que
pretende seguir, de forma a poder alocar os seus recursos de forma mais eficiente. O texto da Poltica deve
refletir as questes estratgicas relativas ao posicionamento da PME no domnio de IDI. Adicionalmente, a
19
Poltica dever permitir uma avaliao/constatao dos objetivos de IDI devendo posteriormente ser
comunicada a todos os stakeholders. Em seguida, apresenta-se um conjunto de sugestes que podero
contribuir para melhorar a abrangncia da Poltica de IDI:
Acompanhar as interfaces obtendo feedback sobre novas oportunidades de negcio, a nvel de produto e
de processos, em parceria com clientes, fornecedores e outras entidades;
Gerir o conhecimento permitindo que seja endgeno organizao e esteja facilmente disponvel para
todos os colaboradores;
Fomentar uma cultura de experimentao e inovao com vista gerao de novas ideias que
contribuam para reforar a competitividade da empresa;
Ser um key player no seu sector de atuao, investigando e desenvolvendo novas metodologias e
produtos que antecipem as necessidades atuais e futuras e expectativas dos clientes;
Sustentar o conhecimento gerado, resultado das suas atividades e relao com parceiros, para que
potencie novas oportunidades de inovao;
Assumir-se como uma empresa inovadora, que desenvolve produtos e servios diferenciados na sua rea
de atuao.
ainda de salientar a importncia de fazer uma referncia explcita ao cumprimento dos requisitos
normativos, e que vai assim ao encontro do que est definido na NP 4457:2007.
Em relao aos objetivos de IDI, estes devero estar em concordncia com os objetivos de gesto SMART Specific (especficos), Measurable (quantificveis), Achievable (alcanveis), Realistic (realistas) e Time-Bound
(limitados no tempo). Apresentam-se de seguida alguns exemplos de objetivos de IDI:
20
Os objetivos de IDI devem ser mencionados em documento prprio, ou no Manual do SGIDI, podendo ser
criados interna e externamente meios de divulgao prprios da IDI.
Propostas e recomendaes
Dever ser definido o grau de envolvimento e identificadas as responsabilidades da Gesto de Topo e do
Representante da Gesto, bem como outros elementos de apoio, nomeadamente os colaboradores que
asseguram a realizao das atividades de IDI e dos processos do SGIDI que esto associados a essas atividades.
Nesse sentido, dever ser criado um Manual de Funes para o efeito ou, alternativamente/adicionalmente,
poder incluir-se, no Manual do SGIDI, um ponto sobre as Funes e Responsabilidades.
Assim, devero ser elaboradas fichas de funes para a Gesto de Topo e Representante da Gesto, definindo
as seguintes responsabilidades e autoridades:
Gesto de Topo:
o
Criar condies para a promoo de uma cultura de inovao, para a criatividade interna e para a
gesto de conhecimento;
21
Representante da Gesto:
o
Adicionalmente, poder ser necessrio constituir uma Comisso da IDI, e definir o responsvel pela
implementao da norma NP 4457:2007. A Comisso da IDI dever garantir um correto desenvolvimento e
acompanhamento das seguintes atividades de Gesto da IDI, referidas no requisito 4.4.1 da NP 4457:2007.
Gesto do conhecimento;
Criatividade;
Esta Comisso da IDI pode tambm ter como funo a preparao de informao de forma a ser apresentada
Gesto de Topo nas reunies de Reviso pela Gesto, e outras que devero estar devidamente identificadas no
Manual do SGIDI. por isso muito importante definir o responsvel e os elementos que constituem esta
Comisso, nomeadamente o Representante da Gesto e a Gesto de Topo.
22
Definir a periodicidade com que se pretende efetuar as reunies de reviso pela gesto;
Propostas e recomendaes
A PME dever assegurar atravs de uma reunio, pelo menos uma vez por ano, que existem registos da anlise
da eficcia global do SGIDI, com o objetivo de melhorar, de forma contnua, o desempenho do sistema de
gesto.
Assim, a informao relativa s entradas para a reunio de Reviso pela Gesto dever ser feita sob a forma de
um relatrio de avaliao das atividades de IDI. De forma a dar cumprimento a este requisito, sugere-se que o
relatrio siga a seguinte estrutura:
Resultados das auditorias internas e das aes de seguimento (aes corretivas e seu estado);
Informao sobre o estado das aes resultantes de anteriores revises pela gesto;
Alteraes de circunstncia ou outras informaes relevantes que possam afetar a Poltica de IDI e o
SGIDI;
Propostas de melhoria;
23
Adicionalmente, os resultados das Revises pela Gesto devem ser adequados s entradas, e devem incluir
uma reflexo das necessidades de alterao do SGIDI face s modificaes dos contextos em que o mesmo
atua (tecnolgico, de mercado e organizacional).
Devem ser registadas nas atas (ou relatrios) das reunies de Reviso pela Gesto todas as decises e aes
relativamente a:
Por fim, salienta-se a necessidade de realizar uma reunio de Reviso pela Gesto antes da auditoria de
concesso.
Identificar os atores da envolvente externa com quem a PME interage para a produo do conhecimento e
a deteo de oportunidades e ameaas, tais como:
o
24
Determinar quais os elementos da PME que asseguram ou podem assegurar os fluxos de comunicao e
troca de informao com os atores identificados;
Propostas e recomendaes
Em seguida, so apresentadas propostas e recomendaes para cada uma das Interfaces identificadas na
norma NP 4457:2007, isto , a Interface Tecnolgica, a Interface de Mercado e a Interface Organizacional.
a) Interface Tecnolgica
Na Interface Tecnolgica existem trs atividades distintas, a saber: Vigilncia Tecnolgica, Cooperao
Tecnolgica e Previso Tecnolgica. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e
recomendaes para cada uma destas atividades da Interface Tecnolgica.
Vigilncia Tecnolgica
A Vigilncia Tecnolgica centra-se no acompanhamento da evoluo do conhecimento cientfico e tecnolgico
e tem como objetivos:
Apresentam-se os seguintes exemplos de atividades que podero ser classificados como Vigilncia
Tecnolgica:
25
Acompanhamento de tendncias;
Receo de newsletters;
Anlise da concorrncia;
Entre outros.
A realizao destas atividades poder contribuir para a identificao de oportunidades (de IDI tambm) para a
PME, satisfazendo as necessidades especficas dos clientes, num curto espao de tempo. Dependendo da
realidade da PME, poder ser justificvel criar uma rea funcional interna que faa a gesto da inovao e d
resposta a todas as questes relacionadas com o seu planeamento.
Recomenda-se que a Vigilncia Tecnolgica seja formalizada num procedimento a elaborar para o efeito,
seguindo os seguintes passos:
Compilar uma lista de fontes de informao relevantes, e organizar por rea de interesse/negcio;
Identificar os responsveis pela consulta das fontes de informao e definir uma periodicidade para
consulta das mesmas (facultativo);
Para o cumprimento dos pontos em cima pode ser utilizada uma tabela simples (Figura 5) que contenha a
informao que relevante recolher e disseminar. Deve referir-se a existncia de vrias solues de software
desenvolvidas especificamente a pensar na gesto de atividades de IDI (ver exemplos no Anexo 1).
26
27
Cooperao Tecnolgica
Dever ser definido, no Manual do SGIDI ou num processo de Gesto das Interfaces, a forma como so
estabelecidas as atividades de Cooperao Tecnolgica e como integrado e disseminado o conhecimento
dentro da PME.
A Cooperao Tecnolgica resulta do estabelecimento de relaes com outras empresas, organizaes
empresariais, Universidades e centros de investigao, laboratrios, fornecedores e outras entidades
relevantes. Tipicamente, ocorre quando se realizam atividades de partilha de ideias e tecnologias e partilha de
competncias, recursos, informao, experincia e conhecimentos tcnicos e cientficos.
Neste sentido, e tendo em conta as regies em anlise no presente projeto, as atividades de Cooperao
Tecnolgica da PME podem, por exemplo, resultar atravs do estabelecimento de protocolos/acordos com os
Institutos Politcnicos de Castelo Branco e Portalegre, a Universidade de vora, o InovCluster, o Cevalor, entre
outros.
As atividades de Cooperao podero estar estruturadas atravs do estabelecimento de protocolos de
colaborao, para o estabelecimento de relaes especficas e associadas a projetos, ou atravs de relaes
informais e espordicas, fruto de necessidades pontuais.
Tendo isto em conta, mesmo sabendo que as atividades de Cooperao Tecnolgica so contextuais e muitas
vezes no planeadas, sugere-se que seja acrescentado, no Manual do SGIDI ou no processo de Gesto das
Interfaces uma explicao do modus operandi das atividades de Cooperao Tecnolgica.
Previso Tecnolgica
Pretende-se com a realizao de atividades de Previso Tecnolgica que a PME realize um esforo no sentido
de antecipar as potenciais inovaes que podero ocorrer no mdio prazo em todas as tecnologias que lhe
podero dizer respeito.
Este trabalho dever ser efetuado pelos colaboradores afetos Interface Tecnolgica e, num nvel mais lato,
pela prpria Gesto de Topo nas reunies internas da PME em que a estratgia seja o tpico principal. Com a
sistematizao deste procedimento, pretende-se que a PME demonstre a sua preocupao no
acompanhamento das evolues tecnolgicas e antecipe as tendncias do seu sector de atividade, de forma a
responder evoluo e segmentao da procura.
28
Assim, as atividades de Previso Tecnolgica devero ser descritas e formalizadas, no processo de Gesto das
Interfaces, e identificada a forma como integrado e disseminado o conhecimento decorrente destas
atividades.
Depois de devidamente identificadas (podendo para o efeito ser utilizada, se julgado necessrio, a tabela j
sugerida para as atividades de Vigilncia Tecnolgica, na Figura 5), estas atividades devem ser sistematizadas
para assegurar que as mesmas so planeadas, implementadas, mantidas e atualizadas.
b) Interface de Mercado
Na Interface de Mercado existem trs atividades distintas, a saber: Anlise Interna e Externa, Propriedade
Intelectual e Anlise de Novos Clientes. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e
recomendaes para cada uma destas atividades da Interface de Mercado.
Anlise Interna e Externa
Segundo a NP 4456:2007, a Anlise Interna e Externa a anlise do contexto interior e exterior da empresa
inovadora e do seu posicionamento tendo em conta as oportunidades e ameaas relativas na envolvente.
Neste contexto, a anlise interna deve permitir avaliar a estrutura atual da PME e os recursos de que dispe e
como os gere, para definir quais so as mudanas necessrias, para que a Gesto da IDI seja mais eficaz. A
anlise externa dever englobar a anlise da concorrncia, dos clientes e do mercado. Dever, por isso, ser
definido e documentado um procedimento que permita o registo dos resultados obtidos para posterior anlise
e identificao de oportunidades. Tipicamente, as atividades de anlise externa consistem numa abordagem
ao mercado atravs de iniciativas como a elaborao de planos estratgicos/de negcio e estudos de mercado,
que permitam analisar o contexto exterior da PME e do seu posicionamento, tendo em conta oportunidades e
ameaas relativas na envolvente. Sugere-se ainda a realizao de um exerccio de anlise SWOT que permita,
por exemplo, identificar os pontos fortes e fracos relativamente concorrncia e ao mercado, bem como
assegurar a recolha e troca de informao/produo de conhecimento sobre o mercado (devem existir
evidncias do binmio recolha e troca de informao/produo do conhecimento).
Alm de se analisarem as competncias internas de inovao e os resultados decorridos dos projetos de IDI,
entende-se que se devem analisar outros pontos, tais como:
Anlise das necessidades de recursos (humanos e materiais) que esto envolvidos em atividades de IDI e
respetivas competncias;
29
Anlise da estrutura de atividade da PME, nomeadamente da rea de IDI, atravs da Avaliao dos
Resultados e das atividades de Gesto de IDI;
Neste sentido, a PME dever definir o momento e o modus operandi, em que, internamente, realiza a anlise
interna e externa da sua organizao. Assim, sugere-se que a PME defina um procedimento para a realizao
das atividades de Anlise Interna e Externa, detalhando: os objetivos, as atividades realizadas, os
intervenientes e os resultados esperados.
Propriedade Intelectual
As atividades relacionadas com a Propriedade Intelectual permitem garantir a correta gesto dos ativos de
conhecimento e resultados de inovao, estabelecendo mecanismos de avaliao de resultados e definindo
metodologias e prticas, ao longo do ciclo de vida dos projetos, que induzam as oportunidades de valorizao
e a criao de barreiras competitivas.
As atividades de gesto da Propriedade Intelectual, dentro de um Sistema de Gesto, pretendem garantir a
correta proteo dos resultados e conhecimento gerado ao longo do ciclo de desenvolvimento dos projetos,
devendo ser essa tambm a preocupao principal neste domnio. Alguns exemplos de atividades neste
domnio, a implementar pelas PME, so:
Neste sentido, dever ser definido e documentado um procedimento que detalhe quais as atividades de
gesto da Propriedade Intelectual realizadas pela PME e a forma como as realiza, realando: objetivos,
atividades realizadas, intervenientes e resultados esperados.
Anlise de novos clientes
Segundo a NP 4456:2007 a anlise de novos clientes : observao e anlise de potenciais clientes e de novo
mercado de utilizadores.
30
Sugere-se que as PME definam critrios para a anlise de viabilidade dos negcios, permitindo tomar a melhor
deciso para o avano ou no de uma contratualizao de servios. Sugere-se ainda que sempre que estes
contactos originem novas ideias, as mesmas entrem no processo de gerao de ideias (ver captulo 4.3.2) e
sejam registadas com a identificao de anlise de novos clientes como fonte/origem.
Assim, ser necessrio definir um procedimento que detalhe o modo como realizada a Anlise de Novos
Clientes, nomeadamente:
c) Interface Organizacional
Na Interface Organizacional existem duas atividades distintas, a saber: Criatividade Interna e Gesto do
Conhecimento. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e recomendaes para cada uma
destas atividades da Interface Organizacional.
Criatividade Interna
A inovao organizacional fundamenta-se na existncia de condies e recursos que a PME disponibiliza para a
prossecuo de projetos e atividades de IDI. Assumem, assim, um importante papel as prticas que possam ser
empreendidas em prol do desenvolvimento de uma cultura de inovao e estmulo criatividade interna.
So exemplos de mecanismos desta natureza, os seguintes:
Lanamento de desafios;
Reunies de brainstorming;
Laboratrios de tendncias;
Salas de inovao;
Entre outras.
Por outro lado, para promover a inovao, existem iniciativas, de ndole diversa, que podem ser
implementadas, como por exemplo dar feedback a todas as ideias sugeridas e/ou prmios para as ideias que
se revelem mais inovadoras e/ou rentveis, ou ser um ponto de anlise no processo de avaliao anual.
31
Assim, devero ento ser evidenciadas, num procedimento a desenvolver para o efeito, os mecanismos
internos/ferramentas usados para promover a criatividade interna. Sugere-se assim, que a PME implemente a
seguinte metodologia de trabalho para dar cumprimento a este ponto:
Identificar todos os mecanismos internos para promover a participao dos colaboradores da PME fora da
rotina de trabalho;
Gesto do Conhecimento
A Gesto do Conhecimento pode ser definida como a abordagem facilitadora e sistemtica para aumentar o
valor e a acessibilidade ao capital do conhecimento da PME, tendo em vista assegurar o desenvolvimento
das PME atravs da qualificao dos colaboradores e da induo e disseminao da inovao como fator
estratgico. O conhecimento est naturalmente enraizado na experincia humana e nos contextos sociais.
Geri-lo bem significa gerir um conjunto de interfaces, onde se incluem a organizao, o ambiente de mercado
e o ambiente de contexto, bem como prestar ateno s culturas, s estruturas organizacionais e tecnologia
enquanto ferramenta facilitadora de partilha e uso do conhecimento.
A gesto do conhecimento envolve um conjunto de atividades relacionadas com a poltica, estratgia e
liderana, e com a captao, gesto, anlise, armazenamento, disseminao e utilizao do conhecimento.
Deve ser considerado conhecimento, toda a informao recolhida no mbito da Gesto das Interfaces
(Tecnolgica, Mercado e Organizacional) e, consequentemente, da gesto dos projetos de IDI.
Por forma a facilitar a identificao de atividades de Gesto do Conhecimento, apresentada na Figura 6 uma
matriz que identifica algumas das ferramentas (meios) que podero ser utilizadas pelas PME para a converso
do conhecimento nas suas variadas vertentes.
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rvores de deciso;
Fluxogramas/Diagramas;
Mapas cognitivos;
Taxonomias;
Relatrios sntese, resumos de documentos;
Artigos, newsletters.
Assim, para garantir a correta Gesto do Conhecimento, sugere-se que a PME implemente a seguinte
metodologia de trabalho:
33
Evidenciar a correta gesto e, acima de tudo, a utilizao e transmisso desse mesmo conhecimento para
todos os colaboradores;
Propostas e recomendaes
No caminho para a melhoria do desempenho inovador das PME, a atividade de Gesto das Ideias visa
selecionar as ideias que permitiro solucionar problemas existentes e investir em projetos de inovao, sejam
de produto, processo, marketing ou organizacional, que tragam retorno PME. No mbito desta atividade,
importa observar, sem descurar a importncia atribuda qualidade do processo de deciso, o ciclo que inclui
a gerao, recolha, avaliao, seleo, partilha e valorizao das ideias, que surgem internamente ou em
resultado da ligao ao exterior (atravs das interfaces).
Recomenda-se, portanto, o desenvolvimento de uma metodologia para recolha e avaliao de ideias, a
detalhar num processo de Gesto das Ideias. As ideias devem ser registadas em formulrio prprio,
identificando sempre a fonte (e.g. vigilncia tecnolgica, cooperao tecnolgica, anlise interna, anlise
externa, contacto com clientes, entre outros). Num primeiro momento, e com uma periodicidade a definir,
deve ser feita uma triagem das ideias recebidas (para tal devem ser definidos critrios), sendo que nesta
primeira instncia as ideias que obtiverem um parecer positivo devero merecer uma anlise mais cuidada do
responsvel do processo associado Gesto das Ideias.
34
O processo de seleo de ideias requer a definio de critrios, apresentando-se de seguida alguns exemplos:
Grau de inovao;
As ideias inicialmente recebidas devem seguir um processo de anlise, tal como apresentado na Figura 7.
35
Comercializao ou implementao.
Responsabilidade
Comisso da IDI, responsvel do processo associado Gesto de Projetos de IDI, gestores/tcnicos de projetos
de IDI.
Atividades a implementar
Propostas e recomendaes
Um dos aspetos mais relevantes de um SGIDI prende-se com a organizao e formalizao das atividades de
IDI em projetos de IDI e a classificao de todas as atividades realizadas no mbito destes projetos como
atividades de Inovao. Um projeto de IDI pode ou no ter atividades de Investigao e Desenvolvimento.
Devem, assim, definir-se como projetos de IDI todos os projetos desenvolvidos intra ou extramuros.
Neste sentido, dever ser criado pelas PME um processo que adeque a planificao de projetos de IDI,
devendo ser garantido que existir, para cada projeto, atravs da criao de um plano de projeto, a seguinte
informao:
36
Documentao das disposies relativas proteo da propriedade intelectual (de acordo com as regras a
definir pela PME).
Sugere-se que no final de cada projeto de IDI seja realizada uma anlise formal do mesmo (uma avaliao
Lessons Learned), aferindo-se os conhecimentos adquiridos e a concretizao dos objetivos inicialmente
estipulados.
Salienta-se ainda que sempre que existam atrasos na planificao dos projetos de IDI, os mesmos tm de ser
registados e justificados, por exemplo atravs da incluso de um campo de registo de ocorrncias no plano
de projeto. Sempre que haja alteraes ao planeamento ou equipa de projeto estas devem ser identificadas e
deve haver documentos de suporte s mesmas.
igualmente importante realar a necessidade de evidenciar o modo como so controladas as atividades
realizadas por entidades externas nos projetos de IDI.
Definir critrios e procedimentos que assegurem a correta realizao, documentao e registo das
atividades de IDI.
37
Propostas e recomendaes
Para uma correta implementao deste requisito, a PME dever garantir a elaborao de um plano anual de
atividades, identificando, nomeadamente, as reunies de coordenao e outras que sejam efetuadas para o
efeito.
Das atividades abrangidas por este requisito, salienta-se a gesto e coordenao de portflio de projetos de
IDI, no referida em nenhum outro requisito normativo. Esta atividade pode ser efetuada em reunies de
coordenao de projetos, sendo no entanto necessrio detalhar a forma como so realizadas as tarefas
regulares de acompanhamento de projetos. Devem ser definidos critrios para a seleo dos projetos
contemplados no portflio de IDI e evidenciar a forma como realizado esse acompanhamento e introduzidas
as medidas corretivas apropriadas.
Elaborar um Plano de Formao anual que preveja a aquisio de competncias para os colaboradores
envolvidos em atividades de IDI;
38
Propostas e recomendaes
Este requisito prev que a PME assegure registos apropriados de escolaridade, formao, avaliao e
experincia, de todos os colaboradores. Igualmente, dever ser assegurado que so definidas, periodicamente,
as competncias necessrias para os colaboradores que realizam as atividades de IDI.
Assim, necessrio garantir que esto definidas todas as funes associadas realizao de atividades de IDI.
As responsabilidades associadas s atividades de gesto das interfaces podero estar dispersas pelas diversas
funes existentes. Deve-se identificar, pelo menos, as seguintes funes:
Gesto de Topo;
Representante da Gesto;
Tal como foi referido anteriormente, dever ser criado um Manual de Funes para o efeito ou,
alternativamente/adicionalmente, poder incluir-se, no Manual do SGIDI, um ponto sobre as Funes e
Responsabilidades.
Deve ser providenciada formao, ou outras aes, para responder s necessidades formativas, e manter
registos associados. Nesse sentido, dever ser desenvolvido um Plano de Formao anual que abranja a
aquisio de competncias de gesto de IDI (nomeadamente para os colaboradores afetos inovao e
tecnologia e, eventualmente, os gestores de projetos de IDI).
4.4.3. Comunicao
Objetivo
Assegurar o estabelecimento de processos de comunicao apropriados para a comunicao interna e externa.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Comisso da IDI e colaboradores associados s atividades relacionadas com a gesto das
interfaces.
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Atividades a implementar
Identificar e sistematizar todos os veculos de comunicao utilizados pela PME, de forma a garantir o
fluxo de comunicao pretendido interna e externamente (incluindo a divulgao da poltica de IDI);
Identificar os responsveis pela comunicao com o exterior (para as atividades relevantes de gesto da
IDI, nomeadamente a gesto das interfaces);
Propostas e recomendaes
As atividades de gesto da inovao devero ser comunicadas de forma abrangente s partes interessadas,
para que todos os agentes que esto interessados no desenvolvimento e alcance de um bom desempenho da
PME acompanhem as mais recentes atividades de IDI existentes.
A PME deve, assim, determinar se existem fluxos suficientes de comunicao estabelecidos e controlados
ascendentes, descendentes e transversais internos, tais como atas de reunies, emails, website, redes sociais,
newsletters, caixas de sugestes, placards ou intranet. Adicionalmente, deve determinar quais as evidncias a
produzir do funcionamento dos canais de comunicao com exterior identificados e planeados anteriormente.
A PME deve ainda definir nveis de confidencialidade que garantam a proteo e explorao dos resultados e
identificar os responsveis pela comunicao com o exterior (para as atividades de gesto da IDI relevantes,
nomeadamente a gesto das interfaces).
4.4.4. Documentao
Objetivo
Definir a documentao do sistema de gesto.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto e Comisso de IDI.
Atividades a implementar
40
Documentos, incluindo registos, requeridos pela NP 4457:2007, definidos como necessrios pela
PME para assegurar o planeamento, a operao e o controlo eficazes dos processos e atividades
de IDI.
Propostas e recomendaes
Tal como foi apresentado ao longo do presente Manual, dever ser desenvolvida (ou atualizada, conforme
necessrio), aprovada, divulgada e implementada a seguinte documentao:
mbito;
Poltica;
Objetivos de IDI;
Manual do SGIDI;
Manual de Funes;
Plano de Formao;
Dever ser referido no Manual do SGIDI as disposies relativas ao modo operatrio e acessibilidade e
manuseamento da informao neste tipo de suporte. Os documentos supramencionados devem encontrar-se
disponveis para consulta, impresso e cpia.
41
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, Comisso da IDI.
Atividades a implementar
Assegurar que os documentos e registos requeridos pelo SGIDI e pela NP 4457:2007 so controlados.
Propostas e recomendaes
As PME devem definir um procedimento que apresente o modo como realizado o controlo de documentos e
registos, nomeadamente:
Identificar os documentos associados aos projetos de IDI, e os responsveis pela elaborao, aprovao e
alterao dos mesmos;
Definir o modo como se controlam as verses e alteraes aos documentos e tambm os documentos
obsoletos;
Definir medidas para controlar a distribuio e acesso aos documentos, bem como o controlo de
documentos de origem externa e controlo dos registos do SGIDI e dos projetos de IDI.
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Desenvolvimento
Realizar uma avaliao anual dos objetivos de IDI que possa ser includa e analisada na Reviso do
Sistema.
Propostas e recomendaes
Para implementar este requisito de forma eficaz, recomenda-se que esta vertente deva englobar a avaliao
das atividades associadas ao requisito 4.3, nomeadamente:
Gesto das Interfaces acompanhamento de indicadores, avaliao e reviso das ferramentas e fontes
associadas;
Gesto das Ideias atravs de indicadores, podendo fazer ligao sua origem, seleo e avaliao da
utilizao de ferramentas que possam promover a criatividade;
Assim, sugere-se que seja realizada, por projeto, uma ficha de Lessons Learned que dever englobar:
A identificao de lies aprendidas (Lessons Learned) que possam ser aplicadas na gesto de projetos.
Estas fichas devero ser analisadas de forma global com vista identificao de oportunidades de melhoria
nos diversos processos, bem como para avaliar as vantagens competitivas obtidas e os benefcios alcanados.
Quando apropriado, para anlise e avaliao do desenvolvimento de novos produtos, devem ser avaliados os
impactos ps-comercializao, nomeadamente atravs do acompanhamento das reclamaes existentes, da
avaliao das partes interessadas e da avaliao do impacto nas vendas.
A avaliao global do impacto dos resultados de IDI deve ser efetuada na Reviso do Sistema. A avaliao das
atividades de IDI que esteja includa no Relatrio poder ter a seguinte estrutura indicativa:
Resultados das auditorias internas e das aes de seguimento (aes corretivas e seu estado);
Informao sobre o estado das aes resultantes de anteriores revises pela gesto;
Alteraes de circunstncia ou outras informaes relevantes que possam afetar a Poltica e o SGIDI;
Propostas de melhoria;
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Selecionar os auditores;
Assegurar a objetividade e imparcialidade ao processo de auditoria (os auditores no devem auditar o seu
prprio trabalho).
Propostas e recomendaes
Durante da realizao de uma auditoria interna ao SGIDI da PME deve-se assegurar, nos prazos estabelecidos,
que so empreendidas as aes para eliminar as no conformidades detetadas e as suas causas (aes
corretivas). As atividades de seguimento devem incluir a verificao das aes corretivas e reportar os
resultados de verificao. Devem igualmente ser mantidos registos apropriados das atividades de
planeamento, realizao de auditorias e respetivas aes de seguimento.
A PME dever definir a equipa auditora e os responsveis pela elaborao dos relatrios de auditoria interna e
pelo plano de aes corretivas. Devem tambm ser enunciadas as competncias que os auditores internos
devero possuir. A ttulo exemplificativo, estas competncias podero ser:
44
4.5.3. Melhoria
Objetivo
Assegurar a melhoria contnua da eficcia do SGIDI.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto e Comisso da IDI.
Desenvolvimento
Propostas e recomendaes
Por forma a promover a melhoria contnua dos seus processos, as PME devero efetuar referncias a
atividades de melhoria, ao longo do Manual do SGIDI, e sempre que necessrio, gesto da IDI,
nomeadamente:
45
Bibliografia
46
Bibliografia
OECD/Eurostat, Oslo Manual: Guidelines for collecting and Interpreting Innovation Data, 2005.
47
O Oobian uma ferramenta direcionada para gesto do conhecimento que permite uma pesquisa e
navegao eficazes atravs de contedos dispersos, dentro e fora da organizao. O OOBIAN interpreta e
relaciona informao com base na anlise contextual/semntica, recorrendo a ontologias. Mais
informaes em http://www.oobian.com e http://www.youtube.com/watch?v=Dqu-fMTTycm.
O Teepin uma ferramenta online que potencia a recolha de ideias de todos os elementos duma
organizao. Contando com todos os seus funcionrios como parte integrante da resoluo de problemas
e na descoberta de novas solues, o Teepin cimenta o esprito de equipa ao permitir o reconhecimento
individual. Esta plataforma, desenvolvida pela muchBeta, tem um custo mensal muito reduzido
(1/utilizador at 100 utilizadores; 25 mnimo). Mais informaes em www.teepin.com;
O IdeaScale um website que permite s organizaes criarem comunidades para realizar a gesto das
ideias e, assim, reduzir o tempo dedicado s atividades de investigao e desenvolvimento dos projetos,
diminuir os custos e criar uma relao direta com os clientes. Tudo comea com a apresentao de uma
ideia por um usurio e posterior votao (a favor ou contra) dos outros usurios. Mais informaes em
www.ideascale.com;
O LagoonIdeas permite fazer todo o processo de gesto de ideias e interfaces previsto na norma NP
4457:2007. Adicionalmente, esta plataforma permite desenvolver a capacidade de colaborao entre os
colaboradores da empresa e parceiros, gerindo todo o processo, desde a receo de ideias, a sua anlise e
avaliao, at entrega para implementao. Mais informaes em http://www.xlm.pt/produtos.php.
Gesto da IDI
48
A Brightidea possui um website com diversas aplicaes disponveis para serem utilizadas atravs do
conceito cloud computing, desde a gerao de ideias, passando pela definio de propostas at
construo de projetos de inovao. Mais informaes em www.brightidea.com;
O Idinet um software desenvolvido para apoiar as organizaes na gesto de Sistemas de Gesto de IDI
e Qualidade. O Idinet permite gerir projetos de uma forma simples, gerir as interfaces, gerir as ideias e
vigiar todo o Sistema de Gesto e cada um dos Projetos em tempo real, facilitando a tomada de decises.
Mais informaes em www.idinet.es;
O Uebeq uma plataforma que permite fazer toda a gesto das interfaces, a gesto do conhecimento
(atravs de ferramentas de partilha e divulgao documental), a gesto das ideias e o planeamento de
projetos de IDI. Mais informaes em www.uebeq.com;
O InnovWay RD&I - Research uma ferramenta para a gesto da qualidade e IDI, proporcionando a
gesto de dados relevantes, como a gesto de indicadores da qualidade e gesto da IDI, gesto das ideias
e projetos, gesto do conhecimento, gesto documental, etc. Mais informaes em www.ambidata.pt.
49
No se verifica
Verifica-se
parcialmente
Verifica-se,
mas no se
encontra
formalizado
Verifica-se e
est
formalizado
50
Gesto?
Existe um documento com as funes (atribuies),
responsabilidades e autoridade para colaboradores / reas da
PME que assegurem a gesto das atividades de IDI?
Aes a implementar:
Requisito 4.2.3 Reviso pela gesto
Esto definidos intervalos planeados para assegurar que o
SGIDI continua adequado, suficiente e eficaz?
Esto documentadas as informaes necessrias reviso pela
Gesto?
Esto documentadas as decises e aes tomadas a partir da
reviso?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.1 Gesto das interfaces e da produo do conhecimento
Esto identificados as fontes de informao de entre os atores
relevantes da envolvente externa?
Foram definidos os elementos da PME que asseguram os fluxos
de comunicao com os atores identificados?
Encontra-se definida a forma como a informao analisada,
tratada, valorizada, selecionada e difundida?
Existe um processo para gerir a interface tecnolgica, com
atividades de vigilncia, cooperao e previso tecnolgica?
Existe um processo para gerir a interface de mercado, com
atividades de anlise de envolvente externa e interna, de novos
clientes e de propriedade intelectual?
Existe um processo para gerir a interface organizacional, com
atividades de criatividade interna e gesto de conhecimento?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.2 Gesto das ideias e avaliao de oportunidades
A PME estabeleceu procedimentos para a captao, anlise,
avaliao e pr-seleo de ideias?
Existem evidncias dos critrios utilizados, dos resultados
obtidos e das decises tomadas?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.3 Planeamento de projetos de IDI
A PME documentou, para cada projeto de IDI, planos, que
referem: descrio do projeto; identificao da equipa;
recursos necessrios e prazos estimados para a realizao do
projeto; mtodo de controlo das alteraes ao projeto;
identificao dos resultados esperados; atividades de
verificao e validao?
51
Aes a implementar:
Requisito 4.4.1 Atividades de gesto da IDI
Esto identificadas as atividades de gesto necessrias (gesto
e coordenao de portflio de projetos; gesto da propriedade
intelectual; gesto do conhecimento; identificao e anlise de
problemas e oportunidades; criatividade; gesto das ideias;
anlise, avaliao, seleo e gesto de projetos; outras)?
Esto definidos critrios e procedimentos para a correta
realizao de cada atividade de gesto?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.2 Competncia, formao e sensibilizao
Existem perfis de competncia para as funes associadas
IDI?
So avaliadas as competncias necessrias, caso a I&D seja
subcontratada?
Foi feita a identificao das necessidades de formao?
Foi efetuado o planeamento e a realizao (Plano de Formao
anual)?
Existem registos de formao?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.3 Comunicao
Existem evidncias do bom funcionamento dos canais de
comunicao interna e externa?
Esto identificadas e controladas as restries comunicao
pelos regimes de proteo e explorao dos resultados (nveis
de confidencialidade, sigilo profissional e/ou propriedade
intelectual)?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.4 Documentao
Encontram-se documentados a poltica e objetivos de IDI,
descrio do mbito das atividades de IDI, descrio dos
principais elementos do SGIDI e suas interaes e referncias a
documentos relacionados?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.5 Controlo dos documentos e registos
Esto definidos procedimentos para aprovar, rever, atualizar,
distribuir, proteger, arquivar e eliminar os documentos e
registos do SGIDI?
Aes a implementar:
52
53