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por Processos
Vice-Procuradora-Geral da Repblica
Ela Wiecko Volkmer de Castilho
Corregedor-Geral
Hindemburgo Chateaubriand Pereira Diniz Filho
Ouvidor-Geral do MPF
Antnio Augusto Aras
Secretrio-Geral do MPF
Lauro Pinto Cardoso Neto
BRASLIA
ISBN 978-85-85257-06-4
Secretaria Geral
Lauro Pinto Cardoso Neto
B823m
53p.
ISBN 978-85-85257-06-4
1 Manual. I. Ttulo.
CDD - 658.4038
Glossrio .............................................................................. 70
Atividade
a ao executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da organizao. As ati-
vidades correspondem a o qu feito e como feito durante o processo. O qu feito des-
crito no nome da atividade e como feito na descrio da atividade. A descrio do objeto ativi-
dade deve seguir o padro de iniciar a frase com o verbo no infinitivo, ex.: Atender demandas.
Dono do Processo
o setor responsvel pelo desenho e desempenho final e pela prestao de contas sobre
sua execuo.
Macroprocessos
Grandes conjuntos de processos de trabalho pelos quais o MPF cumpre a sua misso, e cuja
operao tm impactos significativos na forma como a instituio funciona.
Processos
Compreendem um conjunto ordenado de atividades de trabalho, no tempo e espao, com
incio e fim, alm de entradas e sadas bem definidas. Tm como objetivo gerar resultados para a
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Manual de Gesto por Processos
Stakeholders
Os stakerolders so as pessoas, instituies ou organizaes que, de alguma forma, so in-
fluenciadas ou impactadas pelas aes de uma organizao, por exemplo, os scios, que definem
metas e requisitos a serem alcanados.
Subprocessos
Constituem um nvel maior de detalhamento dos processos, que demonstra os fluxos de tra-
balho e atividades sequenciais e interdependentes, necessrias e suficientes para a execuo de
cada processo da organizao.
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Gesto por
2 Processos
Toda organizao desenvolve diversas atividades que le-
vam produo de resultados. Essas atividades em con-
junto podem ser enquadradas como processos, que, de
forma integrada, trabalham para atingir os objetivos princi-
pais do rgo, diretamente relacionados sua misso insti-
tucional.
Manual de Gesto por Processos
A Gesto por Processos ou Business Process Management (BPM) uma abordagem siste-
mtica de gesto que trata de processos de negcios como ativos, que potencializam diretamente
o desempenho da organizao, primando pela excelncia organizacional e agilidade nos negci-
os. Isso envolve a determinao de recursos necessrios, monitoramento de desempenho, manu-
teno e gesto do ciclo de vida do processo. Fatores crticos de sucesso na gesto por processos
esto relacionados a como mudar as atitudes das pessoas e ou perspectivas de processos para
avaliar o desempenho dos processos das organizaes.
O BPM permite a anlise, definio, execuo, monitoramento e administrao, incluindo
o suporte para a interao entre pessoas e aplicaes informatizadas diversas. Acima de tudo,
ele possibilita que as regras de negcio da organizao, travestidas na forma de processos, sejam
criadas e informatizadas pelas prprias reas de gesto, sem interferncia das reas tcnicas.
A meta desses sistemas padronizar processos corporativos e ganhar pontos em produtivi-
dade e eficincia. As solues de BPM so vistas como aplicaes cujo principal propsito me-
dir, analisar e otimizar a gesto do negcio e os processos de anlise financeira da empresa.
Como forma de viabilizar a gesto por processos, visando contribuir para o aumento da per-
formance, suas tarefas so divididas em trs grupos, conforme demonstra a tabela a seguir
(PAIM, 2007 apud Barros, 2009):
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Manual de Gesto por Processos
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Manual de Gesto por Processos
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Manual de Gesto por Processos
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Processo
3 Organizacional
um conjunto de atividades logicamente interligadas, ma-
neiras pelas quais se realiza uma operao, envolvendo
pessoas, equipamentos, procedimentos e informaes e,
quando executadas, transformam entradas em sadas,
agregam valor e produzem resultados.
Manual de Gesto por Processos
Na gesto por processos, um processo visto como fluxo de trabalho - com insumos, produ-
tos e servios claramente definidos e atividades que seguem uma sequncia lgica e dependente
umas das outras, numa sucesso clara denotando que os processos tm incio e fim bem deter-
minados e geram resultados para os clientes internos e/ou externos.
Um processo organizacional se caracteriza por:
Categorias de Processos
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Manual de Gesto por Processos
Hierarquia de Processos
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Manual de Gesto por Processos
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Modelagem de
4 Processo
um conjunto de atividades envolvidas na criao de re-
presentaes de um processo de negcio. Ela prov uma
perspectiva ponta-a-ponta de processos finalsticos, de su-
porte ou meio e de gerenciamento de uma organizao.
Manual de Gesto por Processos
"Modelo" uma representao simplificada, que pode ser matemtica, grfica, fsica ou nar-
rativa. Eles possuem ampla srie de aplicaes, que incluem: Organizao (estruturao), Heu-
rstica (descoberta, aprendizado), Previses (predies), Medio (quantificao), Explanao
(ensino, demostrao), Verificao (experimentao, validao) e Controle (restries, objeti-
vos).
"Processo", nesse contexto, significa um processo de negcio e pode ser expresso em vrios
nveis de detalhe, desde uma viso contextual altamente abstrata mostrando o processo dentro
de seu ambiente, at uma viso operacional interna detalhada que ser simulada para avaliar vri-
as caractersticas de seu desempenho ou comportamento.
Um modelo de processo pode conter um ou mais diagramas, com informaes sobre obje-
tos, sobre relacionamento entre objetos, sobre como objetos representados se comportam ou de-
sempenham.
O BPMN foi desenvolvido pelo BMPI (Business Process Management Iniciative) e comeou
a ser utilizado em 2004, em sua verso 1.0. No ano de 2006, foi adotado pelo OMG (Object Ma-
nagement Group), atual mantenedor da notao. Com um timo trabalho publicou, em janeiro
de 2008, a verso BPMN 1.1. Atualmente, utilizamos a ltima verso, BPMN 2.0, publicada em
janeiro de 2011.
Business Process Modeling Notation (BPMN) uma notao grfica que transmite a lgica
das atividades, as mensagens entre os diferentes participantes e toda a informao necessria
para que um processo seja analisado, simulado e executado. Sendo assim, a notao usa um con-
junto de figuras que permite diagramar modelos de processos ajudando a melhorar a gesto de
processos de negcios, documentam o funcionamento real deles e consegue um desempenho me-
lhor.
Utiliza-se uma linguagem comum para diagramar os processos de forma clara e padroniza-
da, o que proporciona um entendimento geral e facilita a comunicao entre as pessoas.
Elementos da Notao
A seguir esto detalhadas as informaes sobre cada elemento que contm um desenho de
modelagem de processos. Eles podem ser divididos em: eventos, atividades e decises.
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Manual de Gesto por Processos
Eventos:
Acontece durante o curso do processo de negcio. Afetam o fluxo e pode ter uma causa.
Eventos so representados por crculos vazados para permitir sinalizao que identificaro os ga-
tilhos ou resultados. Os tipos de eventos so: Incio, Intermedirio e Final.
Eventos de Incio
Tipo nenhum: Usual para incio de processo, quando no
incorrer em nenhum dos tipos anteriores.
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Manual de Gesto por Processos
Eventos Intermedirios
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Manual de Gesto por Processos
Eventos de Fim
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Manual de Gesto por Processos
Atividades:
um termo genrico para o trabalho que a organizao realiza. Pode conter uma ou mais
tarefas em nveis mais detalhados. Os tipos de atividades que podem fazer parte de um processo
de negcio so: Processos, Subprocessos e Tarefas. Tarefas e Subprocessos so representados
por um retngulo com as quinas arredondadas. Os processos podem ser representados da mes-
ma forma ou inseridos dentro de um Pool.
Atividades
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Manual de Gesto por Processos
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Manual de Gesto por Processos
Subprocessos
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Manual de Gesto por Processos
Decises:
So usadas para definir que rumo o fluxo vai seguir e controlar suas ramificaes. A forma
grfica um losango com as pontas alinhadas horizontal e verticalmente. O interior do losango
indica o tipo de comportamento da deciso. A seguir esto descritos os principais tipos de deci-
ses:
Gateways
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Manual de Gesto por Processos
Objetos de Conexo:
Objetos de Conexo
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Manual de Gesto por Processos
Swimlanes:
Swimlanes
Pool: Representa um participante dentro do processo, podendo atuar como uma lane para
separar um conjunto de atividades de outro Pool.
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Manual de Gesto por Processos
Artefatos:
Artefatos
Objeto de Dados: considerado artefato porque no tem
influncia direta sobre o fluxo de sequncia ou fluxo de mensagem
do processo. Porm, podem fornecer informao para que as
atividades possam ser executadas ou sobre o que elas podem
produzir.
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Ciclo de
5 Gerenciamento
Segundo o Guia BPM CBOK (Corpo Comum de Conheci-
mentos sobre BPM), a prtica de gerenciamento de pro-
cessos e de negcio pode ser caracterizada como um ci-
clo de vida contnuo (processo) de atividades integradas.
Este ciclo pode ser sumarizado por meio do seguinte con-
junto gradual e interativo de atividades: Planejamento; An-
lise; Desenho e Modelagem; Implementao; Monitora-
mento; e Refinamento.
Manual de Gesto por Processos
Planejamento
Anlise
De acordo com o guia CBOK, a anlise tem por objetivo entender os atuais processos orga-
nizacionais no contexto das metas e objetivos desejados. Ela rene informaes oriundas de pla-
nos estratgicos, modelos de processo, medies de desempenho, mudanas no ambiente exter-
no e outros fatores, a fim de compreender os processos no escopo da organizao como um todo.
Durante essa etapa so vistos pontos como: objetivos da modelagem de negcio, ambiente do ne-
gcio que ser modelado, principais stakeholders e escopo da modelagem (processos relaciona-
dos com o objetivo geral).
A anlise de processos incorpora vrias tcnicas e metodologias, de forma a facilitar as ativi-
dades dos envolvidos com a identificao do contexto e diagnstico da situao atual do negcio.
Dentre as possveis tcnicas, temos: Brainstorming, Grupo de Trabalho com foco no processo,
Entrevista, Cenrios, Survey/Questionrio e 5W2H. Parte dessas tcnicas ser empregada pelo
Escritrio de Processos para entender e documentar um processo ou reelaborar sua verso.
A metodologia de Modelagem de Processos apresenta em detalhes tcnicas teis etapa de
anlise de processos, alm de fornecer uma anlise comparativa de cada uma delas, discutindo
pontos fortes e deficincias com base em uma avaliao conceitual e operacional.
Desenho e Modelagem
O guia CBOK define o desenho de processo como "criao de especificaes para processos
de negcio novos ou modificados dentro do contexto dos objetivos de negcio, objetivos de de-
sempenho de processo, fluxo de trabalho, aplicaes de negcio, plataformas tecnolgicas, recur-
sos de dados, controles financeiros e operacionais, e integrao com outros processos internos e
externos".
J a modelagem de processos definida como "um conjunto de atividades envolvidas na cri-
ao de representaes de um processo de negcio existente ou proposto", tendo por objetivo
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Manual de Gesto por Processos
"criar uma representao do processo em uma perspectiva ponta-a-ponta que o descreva de for-
ma necessria e suficiente para a tarefa em questo". Alternativamente, chamada de fase de
"identificao", a modelagem pode ser tambm definida como "fase onde ocorre a representao
do processo presente exatamente como o mesmo se apresenta na realidade, buscando-se ao m-
ximo no recorrer a reduo ou simplificao de qualquer tipo" [de la SOTA SILVA, 2006].
Segundo o guia CBOK, a modelagem de processos pode ser executada tanto para o mapea-
mento dos processos atuais como para o mapeamento de propostas de melhoria.
Por meio da Metodologia de Modelagem de Processos, possvel obter orientaes quanto
ao uso da notao BPMN, bem como boas prticas de modelagem de processos. Associada mo-
delagem, a documentao dos processos tambm contemplada pelo trabalho, que fornece um
guia indicando informaes do processo e das atividades do processo a serem especificadas e o
modo como devem ser descritas - alm de prover um modelo para descrio de processos.
Implementao
definida pelo guia CBOK como a fase que tem por objetivo realizar o desenho aprovado
do processo de negcio na forma de procedimentos e fluxos de trabalho documentados, testados
e operacionais; prevendo tambm a elaborao e execuo de polticas e procedimentos novos
ou revisados.
Durante essa fase assume-se que as fases de anlise, modelagem e desenho criaram e apro-
varam um conjunto completo de especificaes, ento, somente pequenos ajustes devem ocorrer
durante a implementao.
O escopo de atividades compreende:
Monitoramento
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Manual de Gesto por Processos
Refinamento
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Manual de Gesto por Processos
No Ministrio Pblico Federal, optou-se por um modelo mais simples que o apresentado
pelo CBOK, mas seguindo a mesma linha de pensamento. Para a melhoria contnua, foram con-
jugados os ciclos PDCA (planejar, verificar, executar e agir) e DMAIC (definir, medir, analisar,
melhorar e controlar), ambos tratam de fases para a melhoria, desde o seu planejamento inicial,
passando pela anlise e execuo e, chegando ao controle de resultados. Os dois ciclos menciona-
dos tratam no s da gesto por processos, mas principalmente da gesto da qualidade desses
processos, colaborando com a reduo dos desperdcios, com a padronizao e com o aprimora-
mento contnuo.
Abaixo est demonstrada a figura que representa essa convergncia entre os ciclos.
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Manual de Gesto por Processos
Ciclo PDCA
Nasceu no escopo da era da Qualidade Total. Surgiu como uma ferramenta que melhor re-
presenta o gerenciamento de uma atividade. Vincula-se necessidade que toda instituio tem
de planejar e controlar suas atividades.
Marshall Junior et al (2006) salienta que o ciclo PDCA um mtodo gerencial para a pro-
moo da melhoria contnua e reflete, em suas quatro fases, a base da filosofia do melhoramento
contnuo.
Nesse contexto, suas fases podem ser assim representadas: inicia-se com a definio do pro-
blema e das metodologias que sero necessrias para o alcance dos resultados, passa pela anli-
se do processo, estabelece-se um plano de ao, em que o que foi planejado colocado em prti-
ca. Aps a execuo do plano, inicia-se a verificao dos resultados, com uma anlise comparati-
va do que foi executado em relao ao planejado. Por ltimo, agir corretivamente em caso de des-
vios ou preventivamente, identificando novas oportunidades de melhorias. Como resultado des-
sas fases, tem-se a padronizao dos processos de trabalho.
O PDCA tem o propsito de resolver problemas e alcanar metas, para isso imprescind-
vel construir uma viso futura dos processos do rgo. Se os resultados esperados no forem al-
canados, o ciclo dever ser reiniciado.
Na figura a seguir, podem ser verificadas as metas para cada fase do ciclo PDCA, o que se
deve fazer e como chegar a tais questes, considerando a gesto por processos e o resultado a
ser alcanado.
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Manual de Gesto por Processos
Avaliao de desempenho;
Anlise comparativa entre o realizado e o planejado;
Anlise dos desvios;
Tomada de aes corretivas;
Acompanhamento da eficincia das aes implementadas; e
Captao de informaes que auxiliem a tomada de decises.
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Manual de Gesto por Processos
Ciclo DMAIC
J o mtodo DMAIC, que foi construdo com o apoio do PDCA, concentra-se na resoluo
de problemas e pode ser utilizado em vrios seguimentos. Com ele, pretende-se realizar melhori-
as nos processos ou desenvolver um projeto especfico.
Esse mtodo contempla cinco fases. Na primeira, a partir de opinies dos clientes e dos ob-
jetivos do projeto o problema definido. Na segunda fase, sero mensuradas e investigadas as
relaes causa-efeito. Na terceira fase, os dados so analisados e o mapeamento realizado para
identificao das oportunidades de melhorias. A quarta fase inclui a melhoria e otimizao do
processo, de acordo com o mapeamento realizado. E por ltimo, inicia-se a fase de controle, que
ser realizada para assegurar que os desvios sejam corrigidos antes que se tornem defeitos.
Para melhor entendimento das fases descritas, construiu-se a figura abaixo em que se de-
monstra o que feito e quais as metas que devem ser alcanadas em cada fase do ciclo DMAIC.
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Escritrio de
6 Processos
a estrutura necessria para que as aes em gerencia-
mento e automao de processos do Ministrio Pblico Fe-
deral sejam executadas de forma alinhada, aperfeioadas
e com foco nos stakeholders. Entre suas principais atribui-
es esto a modelagem e elaborao de AS IS e propos-
ta de TO BE, implementao de melhorias, gerenciamento
e controle de processos, inovao, criao e manuteno
da biblioteca de processos, acompanhamento de indicado-
res de desempenho de processos.
Manual de Gesto por Processos
Etapas
De acordo com a Consultoria ELO Group, centro de excelncia em BPM, para uma estrutu-
ra efetiva que aumente a produtividade da organizao, algumas etapas-chave devem ser desen-
volvidas. So elas:
1. Preparao e Planejamento
necessria uma proposta de projeto do que se quer realizar. Ela deve conter os recur-
sos, os principais interessados e as principais barreiras.
5. Comunicao
Deve-se demonstrar ao pblico interessado os benefcios alcanados. O comprometi-
mento com a gesto deve ser constantemente incentivado.
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Manual de Gesto por Processos
7. Demonstre a melhoria
A teoria deve ser transformada em prtica. Projetos pilotos devem ser implementa-
dos, mesmo os fracassos trazem importantes lies para futuros projetos.
8. Melhore continuamente
O trabalho realizado deve trazer importantes lies e, com elas, boas prticas para a
atuao do Escritrio de Processos.
Responsabilidades
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Manual de Gesto por Processos
Escopo de Atuao
No papel do Escritrio de Processos fazer toda a melhoria e gesto do dia a dia de todos
os processos da organizao. Para isso, existem os donos do processo, que podem atuar em ativi-
dades especficas, contando com o aconselhamento do Escritrio, que existe para servir o neg-
cio.
Normalmente, oferta os Servios de Melhoria de Processos, que incluem modelagem, an-
lise e redesenho dos processos ou Servios de Gesto do Dia a Dia dos Processos, que abran-
gem os projetos, sejam eles de medio de desempenho ou treinamento em processos.
A literatura salienta que um Escritrio de Processos trabalha melhor se for uma unidade
centralizada fisicamente, ao invs de ser dividida por toda a organizao. Porm, em uma gran-
de organizao geograficamente dispersa, onde existem diversos trabalhos de processos em cur-
so, pode ser til dispor de Escritrios locais reportando-se a um Escritrio de Processos Organi-
zacional.
Em geral, de 5 a 10 profissionais devem trabalhar nos Escritrios de Processos, mesmo em
organizaes de grande porte, no que tange entrega dos servios comuns.
Nveis de Maturidade
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Manual de Gesto por Processos
O Ministrio Pblico Federal iniciou suas atividades voltadas para gesto por processos,
como nova forma de atuao decorrente do Planejamento Estratgico 2011-2020 - uma nova
construo coletiva, buscando maior agilidade e eficincia no cumprimento de sua misso insti-
tucional.
Com a publicao da Portaria PGR/MPF n. 205, de 23 de abril de 2013, formalizou-se a
instituio do Escritrio de Processos Organizacionais no mbito do Ministrio Pblico Federal
- EPO/MPF, com objetivo de coordenar as iniciativas de governana dos processos institucio-
nais, bem como gerenciar o portflio de processos de trabalho considerados estratgicos.
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Manual de Gesto por Processos
Modelo de Governana
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Manual de Gesto por Processos
Etapas
Os servios de melhorias realizados pelo Escritrio de Processos devem ter um escopo mai-
or, por isso, no incio da figura tem-se uma sinergia com a estratgia corporativa. A gesto por
processos est alinhada aos objetivos definidos no planejamento estratgico do rgo.
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Manual de Gesto por Processos
cessos do MPF, desde o nvel macro (sua cadeia de valor) at o nvel mais detalhado (instru-
es tcnicas e operacionais). Com sua atualizao, processos ou macroprocessos podem
ser alterados, substitudos, excludos, agrupados ou includos.
3. Analisar Processos
Aps o registro da situao atual dos processos de trabalho, as oportunidades de melhorias
podem ser identificadas. O mapeamento permite entender a situao atual e identificar pos-
sveis erros, mas faz-se necessria uma anlise do que pode ser melhorado. As melhorias
devem ser descritas de forma clara e detalhada, pois as ideias genricas so de fcil aceita-
o por todos, mas os detalhes que definem o sucesso da implementao do novo proces-
so.
53
Manual de Gesto por Processos
A gesto da mudana deve ser conduzida e efetivada, deve se pensar na eliminao de gar-
galos, no aumento da eficincia e, tambm, deve ser avaliado o impacto das melhorias pro-
postas.
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Manual de Gesto por Processos
4. Aprender sobre a Execuo dos Processos (Educar e Treinar em Gesto por Processos)
Percorridas todas essas etapas, faz-se necessria uma anlise crtica do processo realizado.
As informaes levantadas subsidiaro novas oportunidades de melhorias e aperfeioamen-
to do aprendizado. Aqui, no s a equipe do Escritrio de Processos dispor de novo conhe-
cimento e sim toda equipe envolvida no processo.
4. Prospectar Ideias
Educar a organizao a solicitar demandas ao Escritrio de Processos, alm de utilizar ins-
trumentos como questionrios, entrevistas, palestras e reunies para demonstrar a impor-
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Manual de Gesto por Processos
tncia da gesto por processos no MPF e identificar processos que necessitem aumentar efi-
ccia.
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Cadeia de
7 Valores
O conceito de Cadeia de Valor foi criado por Michael Por-
ter (1985) e consiste em uma cadeia de atividades relacio-
nadas e desenvolvidas por uma instituio que busca satis-
fazer de forma mais completa as necessidades de seus cli-
entes. Ela comporta os macroprocessos da organizao e
estes esto relacionados de forma hierrquica.
Manual de Gesto por Processos
A ideia da cadeia de valor surgiu da anlise de valor, que a percepo de que existem cus-
tos que aumentam a qualidade do produto (aumentam a satisfao do cliente) e outros no.
Consiste numa cadeia de atividades relacionadas e desenvolvidas por uma instituio que
busca satisfazer de forma mais completa as necessidades de seus clientes.
Nesse contexto, cliente o recebedor final de um produto produzido por meio de um pro-
cesso de trabalho, seja ele interno ou externo.
Dessa forma, a cadeia de valor pode ser entendida como a descrio (geralmente grfica)
dos componentes bsicos da operao numa organizao e dos relacionamentos entre eles, de-
monstrando como a organizao concretiza seus objetivos e sua misso, permitindo ter uma vi-
so sistmica do negcio, desde o nvel macro at a descrio detalhada das atividades.
Na cadeia de valor, existem dois tipos de processos:
Um exemplo genrico da cadeia de valor das atividades de BPM pode ser visualizado na fi-
gura abaixo:
59
Manual de Gesto por Processos
Cada um desses macroprocessos englobam outros desdobramentos, que partem desse esco-
po mais genrico at alcanar um nvel detalhado das tarefas da cadeia de valor.
O planejamento de BPM visa definir as atividades que contribuiro para o alcance das
metas estratgicas. Com o desdobramento das atividades de planejamento, pode-se incluir os se-
guintes processos: entender o ambiente interno e externo, estabelecer estratgias e objetivos, co-
ordenar a atualizao de processos, coordenar o Manual de Gesto do BPM, selecionar e priori-
zar processos, gerar mtodos e especificaes, formar equipes de trabalho e planejar e controlar
a implantao do processo.
Na modelagem e otimizao dos processos esto includas as atividades que possam ge-
rar informaes atuais sobre o processo, bem como uma proposta futura. Relacionados s ativi-
dades de modelar e otimizar esto os seguintes processos: modelar situao atual (AS IS), com-
parar com melhores prticas da administrao pblica, definir solues para os problemas atu-
ais, realizar redesenho com proposta futura (TO BE), criar cronograma da implantao e reali-
mentar o planejamento de BPM.
Para apoiar a implantao e a execuo dos processos, so necessrios os seguintes pro-
cessos: realizar testes ou pilotos, coordenar o ajuste de equipamentos e softwares disponveis,
treinar equipes, realizar mudanas, fazer ajustes de curto prazo, implantar novo processo e publi-
car o processo.
Com o processo implantado, h necessidade de realizar o controle geral do processo, por
meio de indicadores, BI (Bussiness Inteligence), grficos e etc. Essas informaes iro fornecer o
feedback s atividades de otimizao e ao planejamento. O controle rene os seguintes proces-
sos: registrar desempenho dos processos, fornecer dados de realimentao, realizar auditorias
do processo e avaliar a conformidade com o planejamento.
Acima de todas essas atividades, est a Gesto do BPM que comporta toda essa gama de
processos e seus desdobramentos.
O correto gerenciamento de uma Cadeia de Valor pode se tornar um diferencial competiti-
vo, na medida em que colabora para a melhoria da rentabilidade da instituio, por meio da
identificao e eliminao de atividades que no adicionam valor ao produto. Assim sendo, tra-
balhar uma estratgia, considerando como parmetro a cadeia de valor, pode se configurar na
diferena entre o sucesso e o fracasso da iniciativa de gesto por processos, uma vez que leva em
considerao todas as etapas do processo de trabalho da organizao.
A anlise da cadeia de valor possibilitar:
60
Manual de Gesto por Processos
4. Apresentar uma viso completa fluxo de informao nas relaes entre os processos;
5. Promover a evoluo do desempenho dos processos na organizao;
6. Detectar necessidade de reposicionamento estratgico e realinhamento dos processos de
negcio.
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Anexo
Manual de Gesto por Processos
CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS
lxiii
Manual de Gesto por Processos
IV - atividade: ao executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da institui-
o. As Atividades correspondem a o qu feito (nome da atividade) e como feito (descri-
o da atividade) durante o processo. A atividade deve ser descrita com o verbo no infinitivo;
V - evento: resultado de alguma atividade ou ao utilizado para representar acontecimen-
tos temporais (por exemplo: no final do exerccio, semestralmente, diariamente), que controla
ou influencia as prximas atividades do processo. O evento deve ser descrito com o verbo no
particpio passado;
VI - gerente de processo: pessoa responsvel pelo gerenciamento das atividades do pro-
cesso de trabalho;
VII - fluxo de trabalho: descreve a sequncia de execuo das diversas atividades que o
compem, indicando a atividade ou as atividades possveis de execuo aps a concluso de
uma atividade precedente;
VIII - fluxograma: notao simples que utiliza smbolos grficos para indicar um passo de
processamento;
IX - mapeamento de processos: descrio grfica do funcionamento de um processo por
meio de fluxos, auxiliando a visualizao do processo, o relacionamento de suas variveis e o
relacionamento com outros participantes, eventos, resultados, dentre outros; e
X - redesenho: aperfeioamento do processo, entendido como melhorias a serem realiza-
das por meio de racionalizao, reviso ou reestruturao de fluxos de trabalho.
CAPTULO II
DAS RESPONSABILIDADES
I - estabelecer as diretrizes para a gesto por processos no mbito do MPF, com apoio do
EPO/MPF;
II - decidir sobre:
lxiv
Manual de Gesto por Processos
lxv
Manual de Gesto por Processos
Pargrafo nico. Caber ao servidor indicado, na forma do inciso V, coletar e informar da-
dos acerca do monitoramento dos resultados do projeto de melhoria de processo ao EPO/MPF.
Pargrafo nico. O GTMP poder contar com a colaborao de outros membros e/ou servi-
dores da equipe da unidade responsvel pelo processo que detenham conhecimento do respec-
tivo processo de trabalho.
lxvi
Manual de Gesto por Processos
CAPTULO III
DO MODELO DE GOVERNANA POR PROCESSOS
Art. 10. O modelo de governana por processos do MPF dever observar, sequencialmen-
te, as seguintes etapas:
I - planejar mudanas;
II - repensar processos;
III - implantar mudanas; e
IV - monitorar processos.
Art. 11. Fica estabelecido que os fluxos de macroprocesso e de processos de trabalho con-
siderados prioritrios e aprovados pelo Secretrio-Geral do MPF sero documentados pelo
EPO/MPF, por meio de manuais de normas e procedimentos, cujas verses devero ser publi-
cadas no portal: http://bpm.mpf.gov.br e sero de observncia obrigatria pelas unidades envol-
vidas.
I - estabelecer, no mbito do MPF, uma linguagem comum no que se refere gesto por
processos;
lxvii
Manual de Gesto por Processos
Art. 13. Todo fluxo de processos de trabalho autorizado e iniciado pelo EPO/MPF dever
ser autuado em processo administrativo especfico para os devidos registros.
CAPTULO IV
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 15. As dvidas suscitadas na aplicao do disposto nesta Portaria e os casos omissos
sero resolvidos pelo Secretrio-Geral do MPF.
lxviii
Glossrio
Manual de Gesto por Processos
Automatizao de processos
Aplicao de um sistema aos processos, objetivando reproduzir as funes automati-
camente, sem interveno humana.
Avaliao do Processo
Avaliao realizada para aferir a inovao na execuo do processo, com intuito de de-
monstrar a eficincia e eficcia do novo modus operandi.
BI
Business Intelligence (BI) so tcnicas utilizadas para extrair informao de massas
de dados, sob a forma de indicadores, grficos, estatsticas e mapas, de entendimento
fcil para executivos.
BpaaS
Business Process as a Service (BpaaS) um processo de negcio completo, fornecido
como um servio, por exemplo, folha de pagamento, publicidade e etc.
BPM
Business Process Management (BPM) um enfoque disciplinado para identificar, de-
senhar, executar, documentar, avaliar, monitorar e controlar processos de negcios
automatizados e no automatizados para atingir resultados consistentes, alinhados
com objetivos estratgicos da organizao.
BPMNS
Business Process Management Sytem/Suite/Software (BPMS) so solues de aplica-
es integradas de software para gerenciamento de processos de negcio.
BPMN
Business Process Model and Notation (BPMN) a especificao para a modelagem vi-
sual de processos com o objetivo de promover uma interface simples na diagramao
dos processos.
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Manual de Gesto por Processos
Brainstorming
A tcnica de brainstorming prope que um grupo de pessoas se renam e utilizem
seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum, a fim
de gerar ideias inovadoras na melhoria dos processos de trabalho. muito utilizada
nas reunies de redesenho dos processos.
Cliente
Refere-se a organizaes ou pessoas que recebem produtos ou servios do processo.
Podem ser internos ou externos.
CMMI
um modelo de maturidade de processos de sistemas, software, aquisies ou servi-
os relacionados de uma organizao de TI, que sugere implementar prticas especfi-
cas e genricas, visando ao aumento da qualidade e aceitao do produto final, alm
de diminuir o retrabalho e refugos.
Desempenho
o resultado da avaliao do processo. Mostra o grau de atingimento das metas, as
oportunidades de melhorias e fatores crticos de sucesso.
Diagnstico consolidado
Relatrio final que compreende todas as avaliaes de processos realizadas pelas uni-
dades de trabalho.
Dono do processo
Setor responsvel pelo desenho e desempenho final do processo e pela prestao de
contas sobre sua execuo.
Eficcia
Refere-se ao grau de atingimento das metas num espao de tempo pr determinado,
sendo irrelevante os recursos utilizados.
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Manual de Gesto por Processos
Eficincia
Refere-se relao entre produtos gerados e o custo dos insumos. fazer um proces-
so de boa qualidade, em curto prazo, com racionalizao dos recursos e com menor
nmero de erros.
Fornecedor
Qualquer pessoa ou instituio que fornece produtos ou servios, pode ser interno ou
externo.
Gesto da mudana
o gerenciamento contnuo das propostas de mudanas nos processos.
Indicadores
Consistem em informaes numricas que quantificam os recursos, insumos, produ-
tos e desempenho dos processos.
Inputs
Insumo ou entrada (input): referem-se a produtos ou servios que iniciam um deter-
minado processo.
Macroprocessos
So grandes conjuntos de processos de trabalho pelos quais o MPF cumpre a sua mis-
so, e cuja operao tm impactos significativos na forma como a instituio funcio-
na.
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Manual de Gesto por Processos
Mapeamento de processos
Consiste em identificar como os processos da organizao so realizados e desenhar
um fluxograma, representando o tempo e as responsabilidades na execuo.
Melhoria contnua
ao contnua que visa alterar os processos para obter um desempenho melhor.
Metas
So os objetivos quantificados, o que se pretende alcanar num determinado perodo
de tempo. composta de indicador, valor e prazo.
Misso
a razo de ser da instituio, quais necessidades ela atende e qual o foco de suas ati-
vidades.
PMI
Project Management Institute (PMI) a principal associao mundial de gerencia-
mento de projetos, tem como meta principal avanar na prtica, na cincia e na profis-
so de gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente e
pr-ativa, para que as organizaes em todos os lugares apoiem, valorizem e utilizem
o gerenciamento de projetos.
Processos
Consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam recursos da or-
ganizao para gerar resultados. So operaes de alta complexidade (subprocessos,
atividades e tarefas distintas e interligadas) visando cumprir um objetivo organizacio-
nal especfico.
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Manual de Gesto por Processos
Processos Finalsticos
Ligado essncia de funcionamento do rgo. Caracteriza a atuao do rgo e rece-
be apoio de outros processos internos, gerando um produto ou servio para o cliente
interno ou cidado. Est diretamente relacionado ao objetivo do MPF.
Processos Gerenciais
So aqueles ligados estratgia da organizao. Esto diretamente relacionados for-
mulao de polticas e diretrizes para se estabelecer e concretizar metas. Tambm re-
ferem-se ao estabelecimento de indicadores de desempenho e s formas de avaliao
dos resultados alcanados interna e externamente organizao.
Processos Meio
Processo essencial para a gesto efetiva da organizao, garantindo o suporte adequa-
do aos processos finalsticos. Est diretamente relacionado gesto dos recursos ne-
cessrios ao desenvolvimento de todos os processos da instituio.
Produto/Servio
o resultado de um processo, ou seja, resultados de vrias atividades interligadas
que transformam entradas (inputs) em sadas (outputs).
Qualidade
Adequao ao uso. Excelncia no atendimento s necessidades dos clientes.
Regras de negcio
So polticas, normas e padres que influenciam ou guiam o comportamento do neg-
cio. A execuo das atividades deve sempre
respeitar as regras que o negcio possui.
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Manual de Gesto por Processos
Reviso do processo
Reviso do processo como ao corretiva em caso de desvios ou preventiva, identifi-
cando novas oportunidades de melhorias.
Satisfao do cliente
Percepo do cliente quanto ao atendimento de suas expectativas.
Software Bizagi
Ferramenta informatizada para criao de fluxos de mapeamento e redesenho dos
processos.
Stakeholders
As pessoas, instituies ou organizaes que, de alguma forma, so influenciadas ou
impactadas pelas aes de uma organizao, por exemplo, os scios, que definem me-
tas e requisitos a serem alcanados.
Subprocessos
So processos que esto includos em outro subprocesso, ou seja, um conjunto de ope-
raes de mdia a alta complexidade (atividades e tarefas distintas e interligadas), rea-
lizando um objetivo especfico em apoio a um processo.
Tarefa
Nvel mais detalhado das atividades, um conjunto de trabalhos a serem executados,
envolvendo rotina e prazo determinado, corresponde a um nvel imediatamente inferi-
or ao de uma atividade.
Validao
Comprovao do alcance dos objetivos por meio de evidncia objetiva.
Viso
Situao que a organizao deseja alcanar no futuro. Indica o direcionamento dos ru-
mos de uma organizao.
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Referncias
Bibliogrficas
Manual de Gesto por Processos
COSTA, LUDMILLA. Por que analisar a cadeia de valor?. Disponvel em: http://admgestaopor
processos.blogspot.com.br/2010/06/por-que-analisar-cadeia-de-valor.html. Acesso em: 24/
04/2013.
GENTILE, ROBERTO: Modelando negcios com BPMN (Business Process Modeling Notation).
Disponvel em: <http://robertogentile.wordpress.com/2012/05/08/modelando-negocios-
com-bpmn-business-process-modeling-notation/>. Acesso em: 15/04/2013.
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Manual de Gesto por Processos
SGANDERLA, KELLY. Um guia para iniciar estudos em BPMN (I): atividades e sequncia. Dis-
ponvel em: <http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em- bpmn-
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______. Um guia para iniciar estudos em BPMN (II): gateways. Disponvel em: <http://blog.
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______. Um guia para iniciar estudos em BPMN (III): eventos de incio e fim. Disponvel em:
<http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iii-eventos-d
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______. Um guia para iniciar estudos em BPMN (IV): eventos intermedirios. Disponvel
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______. Um guia para iniciar estudos em BPMN (V): subprocessos. Disponvel em:
<http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-v-sub proces-
sos/>. Acesso em: 12/04/2013.
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