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COMISSO DE LEGISLAO E NORMAS

Parecer n 325/2014
Processo CEEd n 85/27.00/14.8

Atualiza e complementa as normas que tratam


dos registros escolares na Educao Bsica
pelos estabelecimentos de ensino integrantes do
Sistema Estadual de Ensino.

RELATRIO

O Conselho Estadual de Educao, ao exarar o presente Parecer, reporta-se Resoluo


CEE n 115, de 07 de novembro 1975, e n 116, de 12 de dezembro de 1975, aos Pareceres CEE
n 919/1975 e CEE n 202, de 24 de junho de 1977, atos que mantm sua atualidade no que se
refere aos princpios da administrao escolar e elaborao e expedio de Histrico Escolar,
Certificado e Diploma.
2 A Lei federal n 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que Estabelece as diretrizes e bases
da educao nacional, ao ampliar as competncias e responsabilidades das escolas no que diz
respeito s decises de carter pedaggico e, principalmente, ao permitir alternativas de oferta cuja
discriminao no se ajusta a formulrios padronizados, sugere a necessidade de uma
complementao das orientaes contidas naqueles atos normativos.
3 Neste Parecer, esto elencados os documentos de apoio da administrao da Secretaria
Escolar, necessrios para registrar ocorrncias, com recomendaes para sua elaborao. Estas
destinam-se s instituies de ensino, unidades escolares e aos polos de apoio presencial em
instituies que trabalham na modalidade de Educao a Distncia, para construir uma histria
fidedigna da vida escolar do aluno. Os modelos apresentados no necessitam ser adotados como
formato nico ou obrigatrio, nem os dados que contm, pois constituem o mnimo necessrio para
o correto registro. De igual modo, quando se falar em Livro no significa que a nica alternativa
seja o volume industrializado, podendo se recorrer aos processos da informtica, com posterior
encadernao das folhas geradas, por algum critrio, como periodicidade, quantidade de folhas, ou
outro.

ANLISE DA MATRIA

4 Este Parecer apresenta os documentos e procedimentos mnimos necessrios para o


registro escolar destacando-se: Livros necessrios para registro de Matrcula, de procedimentos
exigidos pela legislao em processos de Transferncias, relacionados a Classificao,
Reclassificao, Aproveitamento de Estudos, Progresso Parcial, assim como registro de Avano,
Atas de Resultados Finais, expedio de Diplomas, Certificados e Histricos Escolares, Atas de
Conselho de Classe, Descarte de Documentos, enfim, toda documentao que passe a integrar o
Arquivo Escolar.
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5 - Livros/documentos necessrios
So imprescindveis, alm dos Livros de Atas destinados a registrar procedimentos,
resultados, fatos, decises, enfim, tudo o que merece ser guardado para referncia futura,
organizados conforme os critrios de arquivamento da escola:
a) Matrculas
b) Diplomas e Certificados
c) Encaminhamentos da Equipe Diretiva
d) Atas de Conselho de Classe
e) Termo de Visitas
f) Descarte de Documentos
Em todos os Livros, manuscritos ou digitados, devero constar os Termos de Abertura e de
Encerramento, conforme modelos:
TERMO DE ABERTURA
O presente livro contm XXX ( extenso ) folhas devidamente numeradas e rubricadas para o registro de ( finalidade )

Lugar e data

Nome Nome
Secretrio Diretor

TERMO DE ENCERRAMENTO
Utilizadas todas as XXX ( extenso ) folhas deste livro devidamente numeradas e rubricadas, declaro encerrado o presente livro de finalidade

Lugar e data .

Nome Nome
Secretrio Diretor

6 Documentos exigidos pela legislao


Documentos de carter pedaggico-curricular exigidos pela legislao, os quais a escola
deve publicizar e arquivar, entre outros:
a) Regimento Escolar
b) Projeto Poltico-Pedaggico
c) Calendrio Escolar
d) Planos de Estudos
e) Plano de Curso Tcnico
f) Plano de Trabalho do Professor.
7 - Matrcula
A Matrcula o ato formal que vincula a famlia, o aluno e a escola. Na escola privada, ela
complementada pela assinatura, legalmente obrigatria, do Contrato de Prestao de Servios que
regula a remunerao dos servios, entre outros aspectos.
7.1 Livro de Matrcula: a instituio de ensino dever abrir um Livro de Matrcula para
registrar o ano letivo, nome do estudante, nvel, modalidade, ano, fase, ciclo ou mdulo da
matrcula. Com os recursos da informtica, podem ser usados modelos automatizados de editores de
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texto, encadernando-se as folhas segundo algum critrio coerente, transparente e fixo. O acesso
escolarizao se d mediante a matrcula na escola, na forma da legislao vigente.
7.2 Nesse processo, utilizam-se trs documentos, cujos modelos so apresentados a ttulo
de sugesto:
7.2.1 Inscrio ou Requerimento de Matrcula:
Requerimento de Matrcula

Nome do(a) Aluno

Nome do(a) Responsvel

Senhor(a) Diretor(a):

O aluno acima nomeado, atravs de seu responsvel, vem requerer a sua matrcula neste estabelecimento de ensino,
para o ano letivo de , para

Educao Infantil, conforme faixa etria

Ensino Fundamental

1 ano 2 ano 3 ano 4 ano 5 ano

6 ano 7 ano 8 ano 9 ano

Ensino Mdio

1 ano 2 ano 3 ano

Educao Profissional, no curso

Declaro que estou de acordo com o Regimento Escolar e tomei cincia de todas as clusulas com as quais concordo.

Nestes termos peo deferimento.

Lugar e data

Assinatura do(a) Responsvel

Indefiro o requerimento. Defiro o requerimento.

Motivo:

Diretor(a) Diretor(a)

7.2.2 Ficha Cadastral ou de Matrcula


A Ficha Cadastral ou de Matrcula o documento no qual a instituio de ensino registra,
principalmente, os nmeros dos documentos individuais do aluno e de seus responsveis, uma vez
que tais documentos no podem ser retidos e, depois de transcritos, devem ser devolvidos. A falta
de documentos no impeditiva para a matrcula, cabendo escola a orientao para a busca dos
mesmos. Tambm importante informaes sobre a sade do aluno, de modo a cumprir a legislao
relativa prtica da Educao Fsica.

Ficha Cadastral (ou de Matrcula)


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Aluno
Nome do(a) aluno(a) Manh Integral
Tarde Noite
Data de nascimento Masculino RG Expedio Data de Exp. Religio
Feminino
Cert. de nascimento Cidade de nascimento UF Nacionalidade Segunda Nacionalidade

CPF Cor/Raa Endereo

Bairro Cidade CEP UF

Telefone Email

Pai do(a) Aluno(a)


Nome do pai do(a) aluno(a)

Data de nascimento Nacionalidade CPF Telefone Tel. Celular Profisso

Endereo

Bairro Cidade CEP UF

Empresa Telefone da Empresa Email

Me do(a) Aluno(a)
Nome da me aluno(a)

Data de nascimento Nacionalidade CPF Telefone Tel. Celular Profisso

Endereo

Bairro Cidade CEP UF

Empresa Telefone da Empresa Email

Estado civil dos pais


Nova unio
Casados Solteiros Divorciados Me viva Pai vivo
Sim No
Nome do(a) novo(a) cnjuge

Data de nascimento Nacionalidade CPF Telefone Tel. Celular Profisso

Empresa Telefone da Empresa Email

Responsvel financeiro (preencher se for outro) Pai Me Aluno Outro


Nome do(a) responsvel

Data de nascimento Nacionalidade CPF Telefone Tel. Celular Profisso

Endereo

Bairro Cidade CEP UF

Empresa Telefone da Empresa Email

Pessoas autorizadas a retirar o(a) aluno(a) da escola


Nome Parentesco Telefone RG

Nome Parentesco Telefone RG

Nome Parentesco Telefone RG


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Ficha mdica
O(A) aluno(a) apresenta alguma alergia? Qual? Usa remdios? Quais?

O(A) aluno(a) faz algum tratamento


Sim No Qual?
mdico?
Nome do(a) mdico(a) Telefone Endereo

O(A) aluno(a) apresenta alguma doena congnita? Qual?

Doenas ou problemas existentes


Hipertenso Hemofilia Asma Epilepsia Bronquite Diabetes Dep de Insulina Defic. visual Defic. Auditiva
Outros (citar)
Doenas da infncia j contradas
Caxumba Sarampo Escarlatina Rubola Catapora Coqueluche Outras (citar)
O(A) aluno(a) beneficirio(a) de algum Plano de Sade? Qual?

Para qual hospital ou clnica o(a) aluno(a) dever ser removido(a) em caso de necessidade? Telefone

A escola no medica seus alunos, a no ser por prescrio mdica e por expressa solicitao dos pais ou responsveis.
Em caso de febre ou dor, que medicamentos a escola est autorizada a ministrar ao aluno?

NENHUM AAS (tipo Melhoral) Ibuprofeno (tipo Advil) Dipirona (tipo Novalgina) Paracetamol (tipo Tylenol) Outros (citar)

Observaes

Assinatura do Responsvel

Documentao a ser apresentada junto com esta ficha (os documentos pessoais sero devolvidos no ato)
Cpia da Certido de Nascimento ou Identidade do aluno.
Comprovante de residncia do responsvel e do aluno, caso seja diferente.
Cpia da Identidade e CPF do responsvel pela assinatura do Contrato
Cpia da Carteira de Vacinao do aluno
Em caso de transferncia, Histrico Escolar

7.2.3 Ficha de Acompanhamento de Matrcula


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A cada ano a matrcula pode ser renovada com atualizao da Ficha Cadastral. Para reunir
em um s lugar um resumo dessa movimentao, recomenda-se a utilizao da Ficha de
Acompanhamento de Matrcula:
Acompanhamento de Matrcula

Nome do(a) aluno(a)


Manh Integral
Noite
Tarde
Data de nascimento Masculino RG Expedio Data de Exp. Religio
Feminino
Certido de nascimento Cidade de nascimento UF Nacionalidade Segunda
Nacionalidade

CPF Cor/Raa Endereo

Bairro Cidade CEP UF

Telefone Email

OBSERVAES:

RENOVAO DE MATRCULA RENOVAO DE MATRCULA

ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____ ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____
ANO/SRIE__________ TURMA _______________ ANO/SRIE__________ TURMA _______________
____________________________ ____________________________
REQUERENTE REQUERENTE
____________________________ ____________________________
SECRETRIO ESCOLAR SECRETRIO ESCOLAR

RENOVAO DE MATRCULA RENOVAO DE MATRCULA

ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____ ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____
ANO/SRIE __________ TURMA _______________ ANO/SRIE__________ TURMA _______________
____________________________ ____________________________
REQUERENTE REQUERENTE
____________________________ ____________________________
SECRETRIO ESCOLAR SECRETRIO ESCOLAR

RENOVAO DE MATRCULA RENOVAO DE MATRCULA

ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____ ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____
ANO/SRIE__________ TURMA _______________ ANO/SRIE__________ TURMA _______________
____________________________ ____________________________
REQUERENTE REQUERENTE
____________________________ ____________________________
SECRETRIO ESCOLAR SECRETRIO ESCOLAR

RENOVAO DE MATRCULA RENOVAO DE MATRCULA


ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____ ANO LETIVO ___________ DATA ___ / ___ / _____
ANO/SRIE__________ TURMA _______________ ANO/SRIE__________ TURMA _______________
____________________________ ____________________________
REQUERENTE REQUERENTE
____________________________ ____________________________
SECRETRIO ESCOLAR SECRETRIO ESCOLAR

8 Transferncia
A transferncia escolar trata da circulao dos alunos entre diferentes escolas nos sistemas
de ensino.
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8.1 A transferncia escolar requer um cuidado especial, de modo que seja assegurada a
continuidade dos estudos do aluno. Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional -
LDBEN, a nfase no se concentra somente na legalidade do processo, mas, principalmente, na
adequao pedaggica dos procedimentos e medidas tomadas.
8.2 A instituio de ensino no pode alterar os registros constantes do Histrico Escolar
do aluno, expedido pela escola de origem, quer para adapt-los aos seus esquemas de avaliao,
quer para faz-los caber em seus formulrios. Se a organizao curricular das duas instituies
envolvidas for compatvel e no houver motivo para uma reclassificao, a vida escolar do aluno na
nova escola inicia na data de sua matrcula e a partir deste momento que o Regimento Escolar
passa a ser atendido. Portanto, no h como misturar a avaliao de duas instituies de ensino.
8.3 O Histrico Escolar no precisa ficar restrito a um s formulrio. Se os registros da
escola de origem no se adaptam aos formulrios da nova instituio de ensino, o Histrico Escolar
pode ser constitudo de cpia do documento da escola de origem, apensado ao da nova escola; alm
disso, resta sempre a possibilidade de elaborar um Histrico Escolar descritivo, em forma de
Certido.
8.4 O Histrico Escolar serve de identificao da instituio que o expede, devendo estar
completos e corretos o nome da escola, o nome da entidade mantenedora e o endereo, assim como,
referir os atos legais do Sistema de Ensino, referentes a credenciamento e autorizao de
funcionamento do curso frequentado/concludo pelo(a) aluno(a).
9 Classificao
O aluno que chega instituio de ensino sem escolarizao anterior, ou sem documentao
que a comprove, deve ser classificado. A seguir, um modelo de Ata de Classificao:

ATA DE CLASSIFICAO

Aos ..... dias do ms de ................... de ........., o aluno(a) .................................. foi


matriculado(a) no..... .......... do Ensino .........., mediante avaliao para classificao,
realizada de acordo com o artigo .... do Regimento Escolar, devido ausncia de
comprovante de escolarizao anterior.
E para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente
Ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos Professores que participaram da
Avaliao.

Lugar e data .

Observaes:
1. preencher todos os dados por extenso;
2. colher assinatura do aluno ou de seu responsvel, para cincia do resultado obtido
e resguardo da instituio de ensino.

O resultado da Avaliao de Classificao deve constar no Histrico Escolar com a seguinte


observao:
O aluno(a).........foi matriculado(a) no ..... ....... do Ensino ....., mediante Avaliao de
Classificao dos componentes curriculares da Base Nacional Comum, nos termos do
Art.24 da Lei federal n 9.394/1996 e do Regimento Escolar.
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10 Reclassificao
Em casos de transferncia de instituio de ensino com outra organizao curricular
inclusive transferncias do exterior cabe a Reclassificao. A Ata pode ter a seguinte redao:

ATA DE RECLASSIFICAO

Aos ..... dias do ms de ................... de ........., o aluno(a) .................................. foi


matriculado(a) no..... ........ do Ensino .........., mediante Reclassificao realizada de
acordo com o artigo .... do Regimento Escolar, por:

transferncia de escola com organizao curricular diversa


transferncia de escola situada no exterior

E, para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente
Ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos Professores que participaram da
Avaliao.

Lugar e data .

Observaes:
1. preencher todos os dados por extenso;
2. colher assinatura do aluno ou de seu responsvel, para cincia do resultado obtido
e resguardo da instituio de ensino.

O resultado da Reclassificao deve constar no Histrico Escolar com a seguinte


observao:

O(A) aluno(a).........foi matriculado(a) no .....ano do Ensino ....., mediante


Reclassificao, nos termos do Art. 23 da Lei federal n 9.394/1996, em razo de
.........................

11 Aproveitamento de Estudos
O Aproveitamento de Estudos consiste no julgamento de que um componente curricular
cursado pelo aluno, mas que no pertena Base Nacional Comum, tem idntico ou semelhante
carter formativo a outro, integrante do currculo da escola de destino, e que no foi cursado pelo
aluno. Os estudos realizados em componentes curriculares da Base Nacional Comum so
naturalmente aproveitados. No que se refere aos Cursos Tcnicos, a instituio de ensino deve
atender ao disposto na Resoluo CNE/CEB n 06, de 20 de setembro de 2012. A Ata poder ter
redao semelhante a deste modelo:
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS

Aos ..... dias do ms de .............. de ......., foi concedido Aproveitamento de Estudos,


Parecer n 325/2014 - fl. 9

de acordo com o que estabelece o Regimento Escolar, ao() aluno(a) .......................


do ..... ano/mdulo do Ensino..... nos seguintes componentes curriculares:

Listar os componentes curriculares.

E, para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente
Ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos Professores:

Listar os professores e os respectivos componentes curriculares.

Assinaturas
Observaes:
1. preencher todos os dados por extenso;
2. o(a) aluno(a), ou seu responsvel, quando menor de idade, dever tomar cincia do
resultado do Aproveitamento de Estudos, mediante assinatura;
3. os professores dos componentes curriculares, nos quais houve Aproveitamento de
Estudos devero assinar a Ata;
4. O Aproveitamento de Estudos inclui a possibilidade da Adaptao Curricular,
prevista em alguns Regimentos Escolares.

12 Avano
O Avano, sempre de carter individual, constitui o reconhecimento de que o(a) aluno(a)
apresenta conhecimentos, competncias e habilidades em nvel superior aos da fase que est
cursando, podendo ser promovido(a), ainda durante o ano letivo. Deve ser observado o que a
legislao vigente permite. A avaliao deve ser registrada em Ata, com as seguintes
caractersticas:

ATA DE AVANO DE ESTUDOS

Aos ..... dias do ms de ........... de ....., o(a) aluno(a) ............, cursando o .... ........ do
Ensino ............. foi promovido(a) ao ...... ........... do Ensino ....., de acordo com o que
estabelecem a legislao em vigor e o Regimento Escolar desta instituio de ensino.
O(A) aluno(a) frequentou o ..... ano at a presente data, num total de .... dias letivos,
sendo submetido avaliao e obtendo os seguintes resultados:
Listar, se for o caso, componentes curriculares.

Para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente Ata
que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos membros do Conselho de Classe.

Lugar e data.
Assinaturas

Observao: preencher todos os dados por extenso.


Assinatura do(a) aluno(a) ou responsvel.

13 Progresso Parcial
A promoo com Progresso Parcial registrada na Ficha Individual do Aluno, em Ata e no
Histrico Escolar. A Ata pode ter redao semelhante a deste modelo:
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ATA DE PROGRESSO PARCIAL

Aos .... dias do ms de ........................ de ...... , concluram-se os estudos dos alunos em


Progresso Parcial, Turma ............. do ................................... (Curso), referentes a
componentes curriculares do ano letivo de ..............(ano anterior), realizados no corrente ano
letivo, nos termos da Lei federal n 9.394/1996 e do Regimento Escolar:

Nome completo dos alunos e os respectivos componentes curriculares nos quais foram
realizados os estudos

E, para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente Ata que
vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos membros do Conselho de Classe.

Local e data
Assinaturas

14 Ata de Resultados Finais


As Atas de Resultados Finais, usualmente encaminhadas ao final do ano letivo s
Coordenadorias Regionais de Educao CRE da Secretaria de Estado da Educao, devem ser
entregues na forma orientada pelas CRE, observando-se os prazos fixados e a legislao vigente. A
seguir, uma proposta de Ata:
Nome da instituio de ensino................................................................ CRE:..............
Endereo:............................................................................ Municpio:.......................................
Curso: ..................... Atos legais da instituio de ensino e do Curso......................................
Ano/Srie::............................................. Turno:............................. Turma:..................
ATA DOS RESULTADOS FINAIS
Aos.......dias do ms de........................... de ..... , concluiu-se a avaliao final do ano letivo de
................. nos termos da Lei federal n 9.394/1996, registrando-se os resultados dos alunos nos
seguintes termos:
Nome dos alunos e componentes curriculares com os respectivos resultados da avaliao e
informao sobre o resultado final.
E, para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino, lavrei a presente Ata que vai
assinada por mim e pelo Diretor.

Local e data
Assinaturas

15 Conselho de Classe

A Ata das reunies dos Conselhos de Classe, realizadas ordinria e extraordinariamente,


conforme Regimento Escolar, caracteriza-se pela descrio exata das ocorrncias e decises
tomadas nas reunies. Deve ser assinada por todos que estiverem presentes. A seguir, uma minuta
que pode servir de modelo:
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ATA DE REUNIO DE CONSELHO DE CLASSE

Aos.....dias do ms de .................... de ..........., s ........ horas e .............minutos, nas


dependncias do(a) ..........................................., no municpio de ............................,
Estado do Rio Grande do Sul, reuniu-se o Conselho de Classe, referente ao ..............
da turma ........ ano/srie ........... do turno ................., do Curso .....................................
constitudo com a finalidade de ..........................................................................., sob a
Coordenao do(a) .................................................., no qual estiveram presentes os
Professores(as), abaixo assinados. Abertos os trabalhos, concedida a palavra, tratou-
se dos seguintes assuntos:.......................................................................................
Nada mais havendo a tratar, o Coordenador e/ou Diretor agradeceu a presena dos
participantes e declarou encerrada a reunio, da qual eu, ...................., Secretrio
Escolar, lavrei a presente Ata, que aps lida e aprovada, ser assinada por mim, pelo
Coordenador ou Presidente de Reunio e pelos presentes.

Ata aprovada na Reunio de ....... de ................... de .......

16 Registro de Diplomas, Certificados de Concluso e Histricos Escolares


Os Diplomas de Curso Tcnico e de Curso Normal em Nvel Mdio, para terem validade
nacional devem ser registrados pelo estabelecimento de ensino. Os Certificados de Concluso de
Curso de Ensino Fundamental, de Ensino Mdio e de Cursos de Qualificao Profissional, bem
como os Histricos Escolares podero ser registrados em Livros, em volumes diferentes para cada
tipo de documento.
16.1 Os Livros destinados ao registro de Diplomas, Certificados e Histricos Escolares
devero conter:
- Termo de Abertura e de Encerramento, datado e assinado pelo Diretor(a) e pelo(a)
Secretrio(a) Escolar da instituio de ensino;
- folhas numeradas e rubricadas pelo(a) Diretor(a) ou Secretrio(a) Escolar da instituio de
ensino;
- nmero de ordem do registro, observada a sequncia da numerao.
16.2 O registro deve conter os seguintes dados:
- identificao do documento: Diploma, Certificado de Concluso ou Histrico Escolar;
- nmero de ordem do registro;
- data de efetivao do registro;
- nome do aluno concluinte ou transferido;
- data de concluso do Curso ou data de emisso da Transferncia, no caso de Histrico
Escolar;
- em Diploma, registrar nome da habilitao profissional: Curso Tcnico ou Curso Normal;
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- assinatura do aluno ou responsvel, ao receber ou retirar o documento;


- data do recebimento ou da retirada do documento;
- visto do Diretor(a) ou do(a) Secretrio(a) Escolar.
16.3 No verso do Diploma haver referncia ao registro, podendo ser usado carimbo, nos
seguintes moldes:
Conforme a Lei federal n 9.394/1996, as Resolues do Conselho Estadual de
Educao e as normas regimentais, e considerando a regularidade dos atos
pedaggicos realizados por esta instituio de ensino, atestamos a autenticidade e a
regularidade do presente documento.

Registro n ______Livro n___ Fls n_____


Local e Data
Assinaturas do Secretrio(a) e do Diretor(a)

16.4 No Diploma, devem constar, obrigatoriamente, no mnimo:


- Identificao/Designao da instituio de ensino;
- Atos legais da instituio de ensino e do Curso;
- Nome do Aluno(a);
- Habilitao. No caso de Curso Tcnico, especificar o respectivo eixo tecnolgico;
- Local e data;
- Assinaturas.
17 Arquivo Escolar
Arquivo Escolar o conjunto ordenado de registros que documentam e comprovam os fatos
referentes vida escolar do aluno e vida funcional do corpo docente e administrativo da
instituio de ensino.
Os documentos constituem arquivo quando so guardados em satisfatrias condies de
segurana. Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir rapidamente a sua
localizao e consulta, observando: facilidade na busca de documentos; simplificao na
manipulao; acesso para qualquer pessoa responsvel; economia de tempo e espao; resistncia ao
manuseio constante; capacidade de extenso; disposio lgica; arranjo que possibilite limpeza e
conservao; segurana; resistncia ao do tempo, que assegure a integridade dos documentos.
17.1 Ao elaborar um documento ou organizar um arquivo, deve-se verificar se os
servidores que vierem em futuro remoto, entendero e sabero perfeitamente o que se escriturou e
qual o seu adequado funcionamento.
17.2 Nenhum documento pode ser retirado do Arquivo Escolar sem autorizao escrita do
Diretor(a) e registro do fato.
18 O Arquivo Escolar se constitui de dois segmentos: ativo e passivo.
18.1 Ao Arquivo Escolar Ativo pertencero todas as pastas de assentamentos individuais e
todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionrios e a professores em
atividade na instituio de ensino.
Parecer n 325/2014 - fl. 13

18.2 Ao Arquivo Escolar Passivo pertencero todas as pastas de assentamentos individuais


e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionrios da instituio de ensino.
18.3 O Arquivo Escolar Ativo composto do conjunto da documentao dos alunos
matriculados:
- Pasta individual do aluno, contendo:
. Requerimento de Matrcula ou de Transferncia;
. Ficha individual registro da situao escolar do aluno quanto a rendimento escolar,
componentes curriculares, carga horria, frequncia, referente a cada ano letivo, srie, etapa, fase,
mdulo ou outras formas de organizao do ensino ou do curso;
. Histrico Escolar, quando se tratar de alunos transferidos de outra instituio de ensino;
. Ficha Individual de aluno recebido por transferncia no decorrer do ano letivo;
. Assentamentos e/ou cpias de documentos de identificao do aluno: Carteira de
Identidade, Certido de Nascimento ou de Casamento e/ou outros.
- Livro1 de Ata dos processos especiais de avaliao: Classificao, Reclassificao e
Aproveitamento de Estudos;
- Livro de Matrcula;
- Livro de Ata do Conselho de Classe;
- Livro dos registros de encaminhamento da Equipe Diretiva aos pais e/ou responsveis ou
aos prprios alunos, quando maiores de 18 anos. Recomenda-se incluir nestes registros, aqueles que
se referem a comunicaes s autoridades competentes de casos de infrequncia, em cumprimento
legislao vigente;
- Dirios de Classe: registro do aproveitamento e da frequncia do aluno, execuo dos
programas, cumprimento da carga horria anual;
- Livro de registro de Histricos Escolares, Certificados e Diplomas;
- Livro de Ata de Descarte de documentos escolares;
- Livro de Termo de Visitas;
- Livro de Atas de Resultados Finais.
18.4 O Arquivo Escolar Passivo composto do conjunto da documentao dos alunos
concluintes, dos transferidos e dos que abandonaram os estudos:
- Ficha individual de registros da situao escolar do aluno: rendimento escolar,
componentes curriculares, carga horria, frequncia, referentes a cada ano letivo, srie, etapa, fase,
mdulo ou outras formas de organizao do ensino ou do curso;
- Histrico Escolar dos alunos transferidos para outra instituio de ensino;
- Cpia do Diploma ou do Certificado, registrado, se for o caso;
- Dossis (conjunto de cpia de documentos) de ex-professores e de ex-funcionrios da
instituio de ensino;
- Dirios de Classe, assinados pelo professor, guardados em pastas aps a concluso do
perodo letivo e organizados por perodo/ano, turno, srie e curso;
- Livros de registros;

1
Ver item 3.
Parecer n 325/2014 - fl. 14

- Atas de Resultados Finais.


19 Descarte
O descarte consiste na eliminao de documentos considerados desnecessrios. A
instituio de ensino pode proceder ao descarte de:
- Documentos referentes verificao da aprendizagem escolar, desde que tenham sido
feitos os devidos registros, expedidas as Atas de Resultados Finais e que a instituio de ensino
tenha o protocolo de entrega destas Atas na respectiva Coordenadoria Regional de Educao,
transcorridos 5 anos;
- Requerimento de Matrcula, cpias de atestados e declaraes, aps 5 anos2;
- A instituio de ensino poder recorrer aos Dirios de Classe, por um perodo de trinta anos
ou mais, para fins de comprovao do efetivo exerccio do magistrio por seus ex-professores ou
ex-funcionrios.
20 A Pasta Individual do aluno, contendo os documentos de identificao Ficha
Individual e Histrico Escolar do aluno bem como Livros de Atas, que fazem parte do Arquivo
Escolar da instituio de ensino, no podem ser descartados, sob nenhuma alegao.
21 O ato de Descarte lavrado em Ata prpria, assinada pelo Diretor, pelo Secretrio
Escolar e, no mnimo, por 2 (duas) testemunhas. Nessa Ata deve constar a relao dos documentos
descartados, no seguinte modelo:

ATA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS

Aos.........dias ......... do ms de ................ do ano de ..... na presena do


Diretor(a), do(a) Secretrio(a) Escolar e de duas testemunhas, realizou-se o descarte
dos seguintes documentos:
Relao dos documentos descartados.

E para constar, eu, Secretrio Escolar desta instituio de ensino , lavrei a


presente Ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor(a) e pelas testemunhas
presentes.
Local e data.
Assinaturas

22 Livro de Termo de Visitas


Os Livros de Termo de Visitas servem para registrar a presena de autoridades, pais ou
responsveis por alunos, pessoas convidadas, artistas, ... Recomenda-se que haja um Livro
exclusivo para repesentantes de rgos de fiscalizao do Sistema Estadual de Ensino.
23 Os registros e manuseio da escriturao escolar so de responsabilidade exclusiva do(a)
Secretrio(a) Escolar da instituio de ensino que, preferencialmente, deve ter formao para o

2
Ver subitem 7.2.1.
Parecer n 325/2014 - fl. 15

exerccio dessa funo. A responsabilidade pela escriturao escolar do(a) Secretrio(a) Escolar e
do(a) Diretor(a) da instituio de ensino.

CONCLUSO

Face ao exposto, a Comisso de Legislao e Normas atualiza e complementa as normas que


tratam dos registros escolares na Educao Bsica pelos estabelecimentos de ensino integrantes do
Sistema Estadual de Ensino.
Em 1 de abril de 2014.

Ruben Werner Goldmeyer relator


Angela Maria Hbner Wortmann
Ceclia Maria Martins Farias
Daniel Vieira Sebastiani
Maria Otlia Kroeff Susin
Marli Helena Kmpel da Silva
Raul Gomes de Oliveira Filho
Sonia Maria Nogueira Balzano
Aprovado, por unanimidade, pelo Plenrio, em sesso de 09 de abril de 2014.

Augusto Deon
Presidente