XVI Encontro Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao (XVI ENANCIB)

ISSN 2177-3688

GT4- Gesto da Informao e do Conhecimento

Comunicao Oral

TIPOS DOCUMENTAIS E FLUXOS DE INFORMAO COMO

SUBSDIOS PARA O PROCESSO DECISRIO EM AMBIENTES
ORGANIZACIONAIS1

DOCUMENTAL TYPES AND INFORMATION FLOWS SUCH AS

SUBSIDIES FOR DECISION MAKING IN ORGANIZATIONAL
ENVIRONMENTS

Natlia Marinho do Nascimento, UNESP

natalianascimento_@hotmail.com

Marta Lgia Pomim Valentim, UNESP

valentim@valentim.pro.br

Resumo: Os tipos documentais sustentam os fluxos formais existentes nas organizaes, ou

seja, ambos esto estritamente relacionados. Diante disso, o problema desta pesquisa foi
fundamentado no fato de que os espaos organizacionais geram grande quantidade de
informaes orgnicas, cuja importncia para o processo decisrio significativa. No entanto,
para que haja acesso e recuperao eficiente dessas informaes, se faz necessrio identificar
e caracterizar os tipos documentais desde a produo documental. Alm disso, para a
realizao da anlise tipolgica preciso conhecer tambm os fluxos informacionais (formais
e informais), pois por meio deles que as interaes entre os indivduos se materializam
resultando nos tipos documentais. O mapeamento dos fluxos possibilita conhecer a dinmica
informacional de um determinado espao organizacional e as falhas existentes nos processos,
assim, necessrio que os fluxos informacionais sejam identificados antes mesmo de ocorrer
identificao dos tipos documentais. Diante disso, o objetivo geral deste estudo consistiu em
analisar a relao entre tipos documentais e os fluxos de informao como subsdio para o
processo decisrio em ambientes empresariais. A pesquisa qualitativa, descritivo-

1
O contedo textual deste artigo, os nomes e e-mails foram extrados dos metadados informados e so
de total responsabilidade dos autores do trabalho.
exploratria, cujo mtodo o Estudo de Caso, buscando analisar minuciosamente a relao
existente entre os tipos documentais e os fluxos informacionais da empresa Dori Alimentos
Ltda., localizada na Cidade de Marlia, Estado de So Paulo, enfocando a relao, influncia e
importncia de ambos para o processo decisrio organizacional. Como resultado desta
pesquisa apresenta-se um modelo, estabelecendo a relao entre os tipos documentais e os
fluxos de informao para subsidiar o processo decisrio da empresa. Como resultado,
demonstrou-se para o universo de pesquisa a importncia do gerenciamento dos tipos
documentais, como uma maneira de maximizar o uso/aplicao da informao orgnica para a
tomada de deciso.

Palavras-Chave: Tipos Documentais. Fluxos de Informao. Gesto Documental. Processo

Decisrio. Ambientes Empresariais.

Abstract: The documental types support the existing formal flows in organizations, that is,
both are closely related. Thus, the research problem was based on the fact that organizational
spaces generate large quantity of organic information, whose importance for the decision-
making process is meaningful. However, there is access to and efficient retrieval of such
information is necessary to identify and characterize the documental types since the
production. In addition to accomplishment, the typological analysis is also necessary to know
the information flows (formal and informal) because it is through them that the interactions
between individuals materialize resulting in documental types. The mapping of flows makes
possible to know the informational dynamics of a particular organizational space, and the
remaining gaps in processes, so must the information flows are identified before they even
occur to identifying the document types. Before that, the general objective of this study was to
analyze the relationship between documental types and information flows as subsidy for
decision making in business environments. The research is qualitative, descriptive and
exploratory, which method is the 'Case Study', trying thoroughly analyze the relationship
between the documental types and information flows of the Dori Alimentos Ltda. company,
located in Marilia City, Sao Paulo State, focusing on the relationship, influence and
importance both for organizational decision making process. As a result of this research, have
presented a model, establishing the relationship between the documental types and
information flows to subsidize the decision making process of the company. As a result, it
was demonstrated to the universe research the importance of documental type management, as
a way to maximize the use/application of organic information for decision-making.

Keywords: Documental Types. Information Flows. Records Management. Decision Making.

Business Environments.

1 INTRODUO

H algum tempo as organizaes esto sobrepondo seus interesses econmicos aos

interesses polticos e passaram a ter um papel influenciador e determinante junto a diferentes
esferas governamentais, influenciando vrios segmentos da sociedade.
Vrios trabalhos investigativos tm tratado dessa temtica devido a importncia que
essas organizaes possuem para o desenvolvimento do pas. Nessa perspectiva, compreende-
se a informao como insumo para o aperfeioamento estratgico desses ambientes, assim
como a essencialidade do profissional da informao, porquanto um elemento-chave para
contribuir de distintas maneiras, visto que na esfera de suas competncias est apto para
gerenciar a informao da melhor maneira possvel, propiciando seu uso e reuso como uma
estratgia para desenvolver diferenciais competitivos.
No entanto, mesmo havendo trabalhos que abordem o tratamento, a organizao, o
gerenciamento e a disseminao de informaes, ainda h necessidade de um aprofundamento
terico no que tange a sua aplicao, de modo que realmente possam contribuir para os
estudos de fluxos de informao e de tipos documentais em ambientes organizacionais,
porquanto as implicaes e os efeitos que ambos apresentam surgem desde a materializao
dos fluxos de trabalho nos documentos at a visualizao de falhas nos processos
organizacionais.
A problemtica de pesquisa foi fundamentada no fato de que os espaos
organizacionais geram grande quantidade de informaes orgnicas [informaes produzidas
no mbito da organizao, as quais tambm figuram como insumo para seus usurios], cuja
importncia para o processo decisrio significativa. No entanto, para que haja acesso e
recuperao eficiente das informaes, necessrio identificar e caracterizar os tipos
documentais desde a produo documental, visto que essa atividade arquivstica permitir que
os demais procedimentos que compem a gesto documental ocorram com eficincia e
eficcia. Entretanto, conforme observado em pesquisas anteriores, as organizaes
desconhecem esta necessidade por distintos fatores, e acabam no obtendo os resultados
desejados advindos da tomada de deciso.
O objetivo da pesquisa consistiu em analisar a relao entre tipos documentais e os
fluxos de informao como subsdio para o processo decisrio em ambientes empresariais.
Nessa perspectiva, a Arquivologia pode contribuir por meio de mtodos e tcnicas aplicados
gesto documental, sobretudo no que tange informao orgnica gerada internamente nos
ambientes organizacionais, pois so mtodos e tcnicas que possuem atributos importantes e
abrangem os contedos informacionais como, por exemplo, a consistncia, a pertinncia, a
confidencialidade, entre outros. A informao orgnica recorrentemente utilizada para a
tomada de deciso, portanto, contribui de maneira efetiva para o processo decisrio
organizacional.
O processo decisrio ocorre em diferentes nveis organizacionais e est alinhado ao
cumprimento da misso, viso, objetivos e metas estabelecidos pela organizao. Destaca-se
que os procedimentos arquivsticos voltados para a gesto da informao arquivstica podem
resultar em vantagem competitiva frente aos concorrentes, uma vez que no so todas as
organizaes que possuem a percepo em relao eficcia da informao orgnica para o
processo decisrio.
Dessa maneira, a elaborao de instrumentos arquivsticos como, por exemplo, o
Plano de Classificao (PC) e a Tabela de Temporalidade (TT) so decorrentes do estudo
inicial enfocando as tipologias documentais existentes, seus produtores, bem como suas
finalidades, alm dos fluxos que resultam das mesmas por meio da materializao de funes.
A partir da anlise tipolgica possvel identificar e mapear a produo e tramitao
dos documentos gerados em todas as fases do ciclo: seleo, tramitao, eliminao ou guarda
permanente, bem como o efetivo acesso e recuperao de documentos/informaes
necessrios tomada de deciso.
Diante disso, as reflexes, anlises e inferncias trazidas neste trabalho se constituem
dos resultados obtidos e que visaram construo de conhecimento a respeito dos tipos
documentais existentes nesses ambientes organizacionais voltados ao processo decisrio,
enfocando os fluxos de informao, uma vez que so essenciais para a realizao de uma
efetiva anlise tipolgica, porquanto os estudos dos tipos documentais devem ser realizados a
partir do momento da produo documental e, posteriormente, perpassando todas as fases
seguintes do ciclo documental.

2 TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Alguns autores denominam a Tipologia Documental de Diplomtica Contempornea.

Nessa perspectiva, por meio dos estudos realizados nas Escolas Europeias observa-se que a
Diplomtica era vinculada a Paleografia e entendida como uma Cincia auxiliar da Histria,
entretanto, nos Anos 70 e 80, do Sculo XX, ocorre desvinculao da Diplomtica da
Histria e a apropriao da Diplomtica pela Arquivologia. Assim, novos aspectos da
Diplomtica passam a ser observados no que tange ao estudo do documento, influindo
consideravelmente no surgimento do que se conhece por Tipologia Documental, cuja
diferena reside no fato de que enquanto a primeira estuda o documento isoladamente, a
segunda o estuda enquanto conjunto orgnico. Esse fato tambm possibilitou que o termo
Tipologia Documental fosse tambm conhecido como Diplomtica Contempornea
conforme explica Bellotto (2002, p.20).
O elemento-chave na utilizao da Tipologia Documental se d no encontro desejado
entre o documento [suporte, meio, contextualizao] e sua funo [aquilo que se pretende ao
emitir um documento], assim, nessa interao e concretizao chega-se a sua finalidade
dispositiva, probatria ou informativa (BELLOTTO, 2002, p.93).
Para Camargo e Bellotto (1996, p.74) a Tipologia Documental pode ser entendida
como o "estudo dos tipos documentais", cuja preocupao est centrada na produo de
documentos enfocando a atividade que o gerou. O arquivista deve considerar essa ao
essencial para o desenvolvimento de seu trabalho, visto que no reconhecimento dos tipos
documentais que se inicia a elaborao dos instrumentos arquivsticos, estes, por sua vez,
sero decisivos para a efetividade em seus servios. Na Tipologia Documental se estuda tanto
os elementos internos quanto externos dos documentos e, tambm, leva sempre em conta a
lgica orgnica dos conjuntos documentais (BELLOTTO, 2002, p.20).
De acordo com Pazin (2005, p.9) [...] antes de analisar a estrutura interna dos
documentos, importante conhecer e compreender a instituio que os produziu e estabelecer
a diviso entre atividades-meio2 e atividades-fim3.
A identificao dos tipos documentais desde a produo de documentos essencial,
uma vez que por meio dela que possvel conhecer mais sobre a organizao, sua funo,
processos, atividades e tarefas que so materializados nos documentos produzidos
internamente. importante identificar os produtores, as caractersticas dos documentos, a
datao (poca), entre outras caractersticas documentais. O reconhecimento dos tipos
documentais propicia a obteno de diferentes informaes que sero determinantes para a
organizao, porquanto os documentos so uma espcie de espelho da organizao e, isso
significa que, se a documentao est sendo gerenciada eficientemente, ou seja, tratada,
organizada, gerenciada, disseminada e acessada de maneira eficaz, a organizao est
caminhando bem; entretanto, se a organizao no valoriza os documentos produzidos e no
reconhece a importncia destes para que possa atingir seus objetivos e metas, bem como para
auxiliar os sujeitos organizacionais na tomada de deciso, de maneira que estes possam
avaliar entre as alternativas menos consistentes e mais precisas, a organizao no est no
caminho certo.
Para Rodrigues (2008, p.202) os tipos documentais auxiliam as organizaes

2
Atividades-meio: conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter
instrumental e acessrio (PAZIN, 2005, p.9).
3
Atividades-fim: conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas
atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu
funcionamento (PAZIN, 2005, p.9).
 [...] no aprimoramento das tarefas realizadas pelos administradores
envolvidos com os procedimentos de gesto documental, melhorando a
tramitao, a produo e o controle do arquivamento de documentos junto
aos rgos produtores. Na medida em que fornecesse informaes precisas
sobre as caractersticas da ao administrativa e de seu produtor, registrados
nos tipos documentais, as informaes produzidas sobre as sries
documentais se tornam a base para a realizao das tarefas desenvolvidas
pelo arquivista. A identificao condio sine qua non para o
desenvolvimento das funes arquivsticas da avaliao, classificao,
descrio e tambm da produo documental (RODRIGUES, 2008, p.202).
Isso ocorre porque o reconhecimento dos tipos documentais realizado desde o
momento da produo de documentos, mais especificamente na etapa inicial da gesto
documental. Dessa maneira, as etapas seguintes ocorrero com maior efetividade e qualidade,
bem como proporcionaro as informaes necessrias a respeito da documentao gerada no
referido contexto.
Os tipos documentais nada mais so do que a materializao de uma determinada
funo existente na organizao, refletindo no s os elementos internos, mas tambm os
externos, evidenciando a organicidade dos conjuntos documentais. Diante disso, a Tipologia
Documental que consiste no estudo dos tipos documentais (BELLOTTO; CAMARGO, 1996,
p.74) diz respeito relao entre o documento e a organizao, bem como dos sujeitos
organizacionais.
4
Nessa perspectiva, os tipos documentais formam as sries documentais e,
5 6
consequentemente, formam os grupos e os fundos que, por sua vez, formam o acervo
documental, propiciando a elaborao dos instrumentos arquivsticos como, por exemplo, o
Plano de Classificao, a Tabela de Temporalidade, inventrios, catlogos, entre outros.
Se no houver a identificao e o reconhecimento no incio do processo da gesto
documental, provavelmente haver falhas no que tange a tramitao, acesso e uso dos
documentos, isto significa que no realizando a anlise da produo documental no incio do
processo, as aes arquivsticas realizadas posteriormente sero consideravelmente afetadas.
Para que efetivamente ocorra o diagnstico dos setores e sujeitos organizacionais, no
que tange a produo de documentos, deve ser realizado um levantamento por meio da
aplicao de questionrios, entrevistas e observaes junto s distintas reas que compem a
organizao, que se constituem em produtores de informao orgnica, bem como por meio

4
Sequncia de unidades de um mesmo tipo documental (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.69).
5
Diviso de um fundo, definida de acordo com o mtodo estrutural ou funcional (CAMARGO;
BELLOTTO, 1996, p.41).
6
Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo
permanente, passa a conviver com arquivos de outras (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.34).
do mapeamento dos depsitos (armazenagens) de documentos (PAZIN, 2005, p.10). Destaca-
se que durante a anlise da produo documental importante associar os documentos s suas
respectivas funes (PAZIN, 2005, p.11), e isso somente poder ser desenvolvido por um
profissional que possua competncias e habilidades para tal.
Cada organizao possui os seus objetivos e metas prprios que variam de acordo com
o negcio, a misso e a viso, ou seja, as organizaes so diferentes entre si, portanto, os
tipos documentais so especficos a cada realidade organizacional. Assim, quando as
organizaes apresentam caractersticas semelhantes pode-se utilizar o levantamento de tipos
documentais dessas organizaes como parmetro, entretanto, adequando o que for
necessrio.
Conforme explica Thomassem (2006, p.9) [...] qualquer um que v realizar uma
tarefa quer ter acesso rpido s informaes, de modo a desempenhar tal tarefa com eficcia e
eficincia, isto , havendo a percepo da importncia da identificao dos distintos tipos
documentais, consequentemente haver o acesso aos documentos de modo rpido e
qualitativo pelos sujeitos organizacionais.
Partindo deste pressuposto, os tipos documentais so subsdio para o processo
decisrio, uma vez que as informaes orgnicas precisam chegar at a destinao final com
qualidade e com todas as informaes inerentes quele documento. Alm disso, a
identificao e o reconhecimento dos tipos documentais que permitem a implantao de um
programa de gesto documental eficaz resultando em um arquivo de qualidade para as
organizaes.

3 FLUXOS DE INFORMAES

Nas organizaes existem recursos tangveis, por exemplo, materiais, mquinas,

capital, bem como, existem os recursos intangveis, por exemplo, informao e conhecimento.
Nesse contexto, uma organizao se torna mais competitiva na medida em que aproveita tanto
os recursos tangveis quanto os intangveis. Assim, os fluxos informacionais podem auxiliar
[uma vez identificados e gerenciados], no que tange ao mapeamento do caminho que as
informaes percorrem, bem como na anlise de falhas ou erros durante o percurso, enfim, na
articulao entre o que intangvel transformando-o em recursos tangveis, ou seja,
auxiliando a recuperao da informao de maneira eficiente e eficaz. Os fluxos de
informao so relevantes [...] para analisar como a informao se move dentro da
organizao e para a compreenso das verdadeiras necessidades dos clientes" afirmam
Hilbberd e Evatt (2004, p.58, traduo nossa).
As organizaes so constitudas de informaes, portanto, so consideradas
ambientes informacionais, diante disso, no h organizao sem fluxos de informaes, para
Valentim (2010, p.13),

Os fluxos de informao ou fluxos informacionais se constituem em

elemento fundamental dos ambientes informacionais, de tal forma que no
h ambiente informacional sem haver fluxos de informao e vice-versa. Os
fluxos informacionais so reflexos naturais dos ambientes ao qual
pertencem, tanto em relao ao contedo quanto em relao forma.

Villardefrancos lvarez (2002) destaca que so poucas as organizaes que

reconhecem a importncia e a necessidade de meios para identificar e gerir os fluxos de
informao antes de qualquer ao como, por exemplo, a gesto da informao. Esta autora
prope que haja "[] fundamentalmente a utilizao da identificao dos fluxos de
informao como primeiro passo em um processo de gesto da informao"
(VILLARDEFRANCOS LVAREZ, 2002, p.10, traduo nossa), ou seja, antes mesmo de
haver a gesto da informao necessrio conhecer os fluxos informacionais existentes na
organizao.
Dessa maneira, para realizar um estudo de fluxos informacionais em qualquer
organizao necessrio segundo Villardefrancos lvarez (2002, p.12) subdividir o sistema
em subsistemas e estudar cada um separadamente de maneira a conhecer como a informao
flui dentro de cada um deles e entre cada subsistema e, posteriormente, o sistema geral com o
ambiente. Assim, preciso considerar trs aspectos dos fluxos informacionais: 1) como flui a
informao dentro de cada rea; 2) como flui a informao entre os diferentes subsistemas da
rea; e 3) como flui a informao entre a rea e o ambiente.
Observa-se que a literatura do campo da Cincia da Informao (CI) sofreu fortes
influncias da Teoria da Comunicao, Semitica e Teoria da Informao que impactaram na
compreenso dos fluxos informacionais. Na CI os fluxos informacionais [...] permitem o
estabelecimento das etapas de obteno, tratamento, armazenamento, distribuio,
disseminao e uso da informao [...] (VITAL; FLORIANI; VARVAKIS, 2010, p.85), e
uma vez empregados nas organizaes, a partir da aplicao da gesto da informao, gesto
de documentos e gesto do conhecimento propiciaro benefcios significativos. Dessa
maneira, [...] a gesto da informao requer o estabelecimento de processos, etapas ou fluxos
sistematizados e estruturados, associado s pessoas responsveis por sua conduo, para que
se obtenham os resultados almejados [...], afirmam Vital, Floriani e Varvakis (2010, p.85).
Assim como os fluxos informacionais perpassam a gesto da informao, tambm perpassam
a gesto documental, visto que esta ltima parte da gesto da informao.
Tal fato ocorre porque por meio dos fluxos informacionais que h a
representao/recuperao da informao, ocorrendo consequentemente um processo de
significao para o usurio. Segundo Valentim (2010, p.17) [...] os fluxos informacionais
trafegam com dados e informao, de modo a subsidiar a construo de conhecimento nos
indivduos [...], desse modo, subentende-se que o usurio poder encontrar o que est
buscando e que poder apropriar-se desses contedos ocorrendo nesse caso um processo de
significao. De acordo com Barreto (1998, p.122), a explicao para isso consiste no

[...] fluxo de informao, que, mediante processos de comunicao, realiza a

intencionalidade do fenmeno da informao, no almeja somente uma
passagem. Ao atingir o pblico a que se destina deve promover uma
alterao; aqueles que recebem e podem elaborar a informao esto
expostos a um processo de desenvolvimento, que permite acessar um estgio
qualitativamente superior nas diversas e diferentes gradaes da condio
humana. E esse desenvolvimento repassado ao seu mundo de convivncia.

Nessa perspectiva, se no houver apropriao por parte do sujeito, a partir desse

processo, se o receptor no entender a mensagem, compreende-se que no houve eficcia no
que tange dinmica do fluxo informacional. Diante disso, quando o receptor "[...] agrega um
diferencial naquela informao, o fluxo opera em um sistema de criao da informao
gerando o conhecimento" (SAVI; SILVA, 2009, p.181).
Para Valentim (2010, p.17), os fluxos informacionais so produzidos pelas prprias
pessoas e setores atuantes das organizaes, as informaes so elaboradas com jargo
prprio, ou seja, uma linguagem especializada relacionada atividade e tarefa que um sujeito
organizacional desenvolve, em um determinado setor da organizao, bem como est
relacionada aos objetivos micros e macros da empresa.

No decorrer do fluxo, a mesma informao pode ser usada/aplicada para

outros objetivos e, neste caso, ajusta-se o jargo e agrega-se ou no outros
valores que inicialmente a informao no possua, ou seja, a informao
mutvel e no esttica como em outros tipos de ambientes informacionais.
Essa caracterstica torna os ambientes informacionais extremamente
complexos quanto gerao, compartilhamento, acesso e uso de dados e
informaes (VALENTIM, 2010, p.17).

Nessa perspectiva, o impacto dos fluxos informacionais maior ou menor dependendo

do nvel hierrquico que o fluxo foi criado, por exemplo, no nvel estratgico o impacto
direto, pois [...] os contedos informacionais ali produzidos so diretamente proporcionais a
essas atividades ressalta Valentim (2010, p.18). No nvel operacional [...] provavelmente
influram nas atividades de produo e manuteno de mquinas e equipamentos, uma vez
que os contedos informacionais ali produzidos so diretamente proporcionais a essas
atividades (VALENTIM, 2010, p.18).
Existe uma diviso acerca dos fluxos informacionais que so os fluxos formais
(estruturados) ou informais (no estruturados) que, segundo Valentim (2010, p.18), podem ser
compreendidos como:

Os fluxos informacionais estruturados se caracterizam por sua visibilidade,

se constituem no resultado das atividades e tarefas desenvolvidas de forma
repetitiva [...]. Os fluxos informacionais no-estruturados se caracterizam,
quase sempre, por sua invisibilidade, porquanto se constituem no resultado
de vivncias e experincias individuais e grupais dos sujeitos [...]
(VALENTIM, 2010, p.18-19).

Os fluxos estruturados consistem de informaes que de alguma maneira esto

registradas em um suporte, por outro lado os fluxos no estruturados se constituem em
informaes no registradas, mas que nem por isso deixam de ser informao.
Tendo em vista que as organizaes so formadas por trs ambientes, Valentim (2002,
p.3) explica que o

[...] primeiro est ligado ao prprio organograma, isto , as inter-relaes

entre as diferentes unidades de trabalho como diretorias, gerncias, divises,
departamentos, setores, sees etc.; o segundo est relacionado a estrutura de
recursos humanos, isto , as relaes entre pessoas das diferentes unidades
de trabalho e, o terceiro e ltimo, composto pela estrutura informacional,
ou seja, gerao de dados, informao e conhecimento pelos dois ambientes
anteriores.

Assim, a partir do reconhecimento desses trs ambientes torna-se possvel o

mapeamento dos fluxos formais e informais, podendo observ-los em cada nvel e de que
maneira cada um deles atua (Figura 1).
 Figura 1 - Ambientes organizacionais.

Fonte: Valentim 2006 p.14.

Desse modo, os fluxos formais e informais subsidiam tanto a gesto da informao

quanto a gesto do conhecimento. Ressalta-se que eles podem ocorrer de forma horizontal,
transversal e vertical. Para Valentim (2005)

Os fluxos informacionais horizontais so constitudos por diferentes

unidades organizacionais do mesmo nvel hierrquico, os fluxos
informacionais transversais ocorrem por meio de diferentes unidades
organizacionais de diferentes nveis hierrquicos e os fluxos
informacionais verticais so construdos por meio de diferentes nveis
hierrquicos de uma mesma rea organizacional.

Nessa perspectiva, no mbito do fluxo formal ou estruturado que ocorre a relao

direta com os tipos documentais. Os tipos documentais se constituem em resultados das
funes organizacionais materializadas em documentos, e quando reconhecidos desde a
produo documental podem auxiliar de modo efetivo a recuperao de uma informao
potencial 7, pois objetiva auxiliar s decises e subsidiar os processos, atividades e tarefas
organizacionais. Mapear os fluxos informais ou no estruturados uma atividade de grande
dificuldade, uma vez que as informaes no so consolidadas em suportes/mdias, ou seja, h

7
Por ser intangvel, a informao precisa do documento para ser veiculada e apropriada. A
informao tambm disforme, moldando-se ao acervo de conhecimentos de quem a procura. Assim,
o documento permite a comunicao da informao. Por sua vez, a decodificao desse documento, o
decifrar de sua linguagem, enfim, a leitura que possibilitar sua apropriao. Denomino o processo
que vai da comunicao, via documento, at a transformao do conhecimento de uma pessoa, de
mediao da informao. Assim pensando, as reas da Cincia da Informao e da Biblioteconomia
no armazenam, organizam ou processam a informao, mas uma possvel informao, uma
informao latente, uma informao potencial ou, como passei a denominar, uma proto-
informao (ALMEIDA JNIOR, 2007, p.44, grifo nosso).
maior dificuldade em perceb-la e, assim, realizar as demais atividades que possam
transform-la em informao estruturada, visando sua disseminao.
Os fluxos informacionais no se resumem apenas a um processo constitudo da
interao entre o indivduo e uma determinada estrutura, mas sim como um fator primordial
para a prpria produo de conhecimento, e isso evidencia que a construo de conhecimento
em estruturas organizacionais dependente dos fluxos informacionais.

4 AMBIENTES EMPRESARIAIS

O arquivista pode atuar em diversos nichos tanto no mbito pblico quanto na

iniciativa privada, contudo, [...] tem atuado em mercados arquivsticos mais tradicionais
como, por exemplo, arquivos municipais, arquivos universitrios, arquivos cartorrios,
arquivos contbeis e arquivos pessoais afirma Valentim (2012, p.11). Nessa perspectiva, o
arquivista necessita compreender claramente quais seriam as competncias e habilidades
necessrias para atuar em ambientes empresariais.

O arquivista pode atuar em espaos de trabalho existentes, mas ainda pouco

ocupados, como sistemas de qualidade, propriedade industrial, arquivos
jurdicos, arquivos hospitalares, arquivos sindicais, arquivos de
engenharia/arquitetura, entre outros. Alm disso, h um mercado de trabalho
em expanso no qual o arquivista pode e deve atuar, dentre eles pode-se
citar: gesto documental (GD) (atuando desde a produo at a guarda ou
eliminao), inteligncia competitiva, gesto do conhecimento (GC),
memria organizacional, governana corporativa e, tambm, como
empreendedor (consultoria e assessoria) (VALENTIM, 2012, p.11-12).

O campo da Arquivologia contribui significativamente para os ambientes

empresariais, uma vez que dispe de mtodos e de tcnicas que colaboram para gerir a
informao produzida no interior das organizaes que auxiliam os sujeitos organizacionais a
atingirem os objetivos da organizao, bem como a tomarem decises.
Nessa perspectiva, as organizaes empresariais alm de se constiturem em ambientes
de constantes mudanas e, portanto, dinmicos, as pessoas que nele atuam tambm necessitam
ajustar-se complexidade do referido ambiente. Segundo Drucker (1981, p.12), uma empresa
deve [...] ser capaz de produzir mais ou produzir melhor que os recursos que a compem.
Deve constituir uma entidade genuna: maior ou no mnimo diferente que a soma das suas
partes, cuja produo maior que a soma de todos os insumos. Alm disso, as organizaes
no podem ser apenas uma reunio de recursos, preciso que haja administrao, em que os
[...] nicos recursos passveis de ampliao so os recursos humanos. Todos os outros esto
submissos s leis da mecnica (DRUCKER, 1981, p.12), assim, investir em pessoas
capacitadas para atuar nesses contextos certamente se constituir em um diferencial
competitivo.
Nessa perspectiva, no possvel pensar em uma organizao sem pessoas, isso
significa que ela muito mais do que apenas instalaes e equipamentos, uma organizao
consiste no resultado das relaes interpessoais entre sujeitos da prpria organizao e/ou de
interlocutores externos. A construo social denominada organizao [...] produzido[a]
pelas pessoas e o padro de relaes que elas estabelecem, caracterizado por valores, crenas,
motivaes, expectativas e outros aspectos inerentes natureza humana. Assim, para
compreend-lo[a], precisamos entender um pouco da natureza humana afirmam Pagliuso,
Cardoso e Spiege (2010, p.27).
Evidencia-se que alm de buscar lucro, uma organizao com fins lucrativos necessita
aplicar seus recursos em atividades teis. Assim, uma empresa deve estar,

[...] organizada de maneira tal que capaz de enfrentar a concorrncia,

manter sua capacidade de trabalho e realizar lucro suficiente para manter sua
capacidade de trabalho e realizar lucro suficiente para manter-se como
unidade independente, rejeitando condies indesejveis; quando em outras
palavras, pode encarar o futuro confiantemente (NORCROSS, 1969, p.12).

As organizaes so complexas e paradoxais, ou seja, so difceis de gerir e criam para

os administradores milhares de desafios que necessitam ser superados. Mesmo diante da
evoluo que, tem sido constante na sociedade contempornea, evidencia-se que os ambientes
empresariais apresentam aspectos importantes, cujos elementos influem significativamente
nos indivduos, na cultura local etc.
Para se estruturar uma organizao preciso ter [...] o domnio sobre o conjunto de
fluxos (pessoas, informaes, produtos etc.) e, da mesma forma, sobre o direcionamento do
conjunto ou sistema desses fluxos, adicionalmente, o gestor deve ser capaz de visualizar e
estabelecer inter-relaes entre as diferentes partes da organizao, afirma Lima (2011,
p.27).
Simon (1972, p.13) desenvolveu vrios estudos relacionados ao comportamento
administrativo, e apresentou evidncias de que as decises so essenciais, isto , segundo este
autor a tomada de deciso pode ser entendida como sinnimo de administrao.
As organizaes so compreendidas como um "[...] complexo sistema de decises [...]
todas as pessoas na organizao, em todas as reas de atividades e nveis hierrquicos e em
todas as situaes esto continuamente tomando decises relacionadas ou no com o seu
trabalho" corrobora Chiavenato (2003, p.347).
 Deduzimos que no mundo atual (real), particularmente no ambiente
empresarial, em um mercado globalizado cada vez mais competitivo,
buscamos tomar decises mais rpidas, corretas e abrangentes. As decises,
normalmente, buscaro minimizar perdas, maximizar ganhos e criar uma
situao em que comparativamente o decisor julgue que houve elevao
(houve ganho) entre o estado da natureza em que se encontrava e o estado
em que ir encontrar-se (ir advir) aps implementar a deciso (GOMES;
GOMES; ALMEIDA, 2006, p.4).

A tomada de deciso consiste no cerne de uma organizao, nesse ambiente que as

decises acontecem a todo o momento, caracterizando-se por enfrentar mais ou menos riscos
ou apresentar maior ou menor importncia. Nessa perspectiva, o processo decisrio
composto por decises que, por sua vez, se utiliza de informaes que iro diminuir a
irracionalidade, aumentar a efetividade das decises e, consequentemente, se constituiro no
alicerce das aes e processos organizacionais.

4 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

A pesquisa do tipo descritiva-exploratria, cuja natureza qualitativa, e como

mtodo optou-se pelo Estudo de Caso. No que tange a reviso bibliogrfica contemplou-se
os peridicos da rea de Cincia da Informao e Arquivologia que compem o Qualis da
Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior (CAPES), enfocando o
perodo entre 2000 a 2012, portanto, doze anos de produo cientfica.
Alm dos peridicos cientficos constantes do Qualis CAPES, foram levantadas as
teses e dissertaes defendidas em programas de ps-graduao da rea de Cincia da
Informao. Os materiais foram selecionados atravs das seguintes palavras-chave: Tipos
Documentais; Fluxos de Informao; Tipologia Documental; Informao Arquivstica;
Informao Orgnica; Gesto Documental; Gesto da Informao; Inteligncia Competitiva;
Ambientes Organizacionais; Competitividade Organizacional.
Como procedimentos de coleta de dados cada peridico e banco de dados de teses e
dissertaes foram pesquisados de maneira aprofundada, utilizando os seguintes campos:
ttulo, resumo e palavras-chave. Aps a seleo dos materiais foram realizadas as leituras,
anlise e fichamento do material. Posteriormente, foram sistematizados conceitos, definies,
fundamentos e mtodos que subsidiaram a construo do texto.
Em relao aos procedimentos de coleta e anlise da realidade pesquisada, aplicou-se
o mtodo Estudo de Caso, conforme mencionado anteriormente. No que tange s tcnicas
de coleta de dados, aplicou-se o questionrio estruturado com perguntas abertas e fechadas e a
entrevista padronizada ou estruturada, bem como a observao.
 O universo da pesquisa foi constitudo pela empresa Dori Alimentos Ltda., situada na
Cidade de Marlia, Estado de So Paulo. Os sujeitos da pesquisa foram os gerentes e
supervisores dos departamentos que atuam diretamente com o processo decisrio.
No que tange a anlise dos dados e informaes obtidas, foi possvel o
estabelecimento de definies e conceitos no contexto das temticas envolvidas, bem como a
proposio de um modelo conceitual contendo os tipos documentais relacionados aos fluxos
de informaes voltados ao processo decisrio da referida organizao.

5 RESULTADOS FINAIS

Destaca-se que os ambientes empresariais se configuram em uma das reas de atuao

para os profissionais da informao, mais especificamente o arquivista, isso significa que h a
possibilidade deste profissional atuar nesse nicho de mercado, especialmente em uma das
reas mais importantes e que se configura, para muitos autores, no elemento-chave de
qualquer organizao, qual seja, o processo decisrio. Os arquivistas possuem competncias e
habilidades que proporcionam a valorao da informao, de modo a disponibiliz-la com
fidedignidade e eficincia por meio de sua gesto, envolvendo a identificao, seleo,
tratamento, organizao e disseminao, cujo intuito possibilitar que os sujeitos
organizacionais decidam com segurana e agilidade.
A identificao dos tipos documentais desde a produo de documentos possibilita que
todas as outras aes que o arquivista deve desenvolver ocorram eficientemente, pois
justamente no reconhecimento dos tipos documentais que todas as aes arquivsticas se
iniciam, por exemplo, para realizar a gesto documental/informacional, elaborar instrumentos
como o Plano de Classificao, a Tabela de Temporalidade, as listagens, os inventrios, entre
outros. Nessa perspectiva, os tipos documentais devem ser reconhecidos desde a sua
produo, para isso ressalta-se a importncia de as organizaes contarem com profissionais,
cujas competncias e habilidades possam de fato proporcionar os resultados desejados.
Os fluxos informacionais resultam na materializao das funes que os indivduos
possuem, em determinados suportes/mdias: no caso dos fluxos formais [que ocorre no mbito
da GI] ou no caso dos fluxos informais [que ocorrem no mbito da GC]. Os fluxos formais
ocorrem no momento em que h o compartilhamento e a disseminao de informaes entre
pessoas e/ou setores, aes, que existem em qualquer ambiente informacional. por meio do
mapeamento e reconhecimento dos fluxos, ou seja, compreender cada detalhe: onde inicia,
por onde passa, quais so os atores que interagem, como interagem durante os processos
organizacionais, como ocorre interpretao das informaes, o que feito aps o uso de
uma informao, e o que resultam que, a organizao poder identificar, tanto os acertos
quanto se h falhas durante o processo, e se existirem falhas o mapeamento possibilita
identificar onde est ocorrendo e, isso por sua vez, propiciar que se crie condies de
melhorias para garantir a efetividade na busca e uso de informaes e conhecimentos por
parte dos sujeitos organizacionais.
Os tipos documentais que so as informaes orgnicas reconhecidas, constituem os
fluxos informacionais formais dos ambientes empresariais, ou seja, o reconhecimento dos
tipos documentais est estritamente relacionado com a identificao dos fluxos formais. Nessa
perspectiva, acredita-se que necessrio reconhecer os tipos documentais, uma vez que eles
se constituem na matria prima dos fluxos formais, pois a identificao desses elementos
que possibilitar s organizaes usarem informaes de maneira estratgica, desenvolver
inteligncia organizacional, cujos objetivos gerar inovao e diferenciais competitivos frente
aos concorrentes.
Desse modo, faz-se necessrio que as organizaes reconheam os tipos documentais
e identifiquem os fluxos informacionais, porquanto ambos devem ocorrer juntos, uma vez que
um auxilia o outro. Os tipos documentais se constituem nos fluxos informacionais formais e
estes proporcionam um mapeamento completo de como ocorre o compartilhamento e a
disseminao de informaes em ambientes empresariais, ou seja, um no ocorre sem o outro.
As organizaes s conseguiro efetividade nas decises e desfrutaro de seus
benefcios se atriburem valor as informaes orgnicas, enfocando desde a identificao dos
tipos documentais at o mapeamento dos fluxos informacionais, visando o acesso por parte
dos sujeitos organizacionais que, por sua vez, subsidiam tomada de deciso.
Diante disso, desenvolveu-se um modelo conceitual (Figura 2) apresentando os
elementos importantes identificados no estudo realizado, evidenciando o processo decisrio
no contexto da organizao, os fluxos de informaes e os tipos documentais.
Destaca-se que a inteno deste modelo conceitual nortear e incentivar as
organizaes a compreenderem como ocorre a relao entre os tipos documentais e os fluxos
de informao para apoiar o processo decisrio, porquanto proporciona a gerao de inovao
e de diferenciais competitivos que agreguem valor aos objetivos e metas organizacionais.
 Figura 1: Modelo conceitual de interao entre fluxos de informaes e tipos
documentais em ambientes empresariais.

Fonte: Elaborao Prpria.

O modelo conceitual busca apresentar a dinmica de uma organizao empresarial, em

que distintos tipos documentais so gerados nos diversos nveis e reas da organizao, cujas
informaes orgnicas e no orgnicas se constituem na base para compor a tipologia
documental de uma organizao.
A interao informacional entre setores e pessoas, geram os fluxos de informao que
proporcionam a dinmica organizacional envolvendo os processos de trabalho e as tomadas
de deciso. O processo decisrio pode ser pensado como sinnimo da prpria organizao,
como anteriormente abordado e, portanto, representado no modelo conceitual atravs do
crculo vermelho demonstrando um movimento, uma vez que as organizaes consistem a
partir de uma dinmica prpria. Fora do crculo vermelho, representa-se as informaes no
orgnicas geradas externamente s organizaes, mas que podem ser acessadas e utilizadas
pelos gestores organizacionais, a fim de contribuir para o alcance dos objetivos e metas
organizacionais. Vale lembrar que no momento em que as informaes no orgnicas se
relacionam com a organizao e adentram o espao da organizao, passam tambm a ser
cerne da gesto da informao e da gesto documental.
Dentro do crculo vermelho tem-se um primeiro crculo tracejado representado pela
cor azul, que evidencia a existncia de um fluxo informacional, seja ele informal ou formal.
Alm disso, h a informao orgnica que neste ambiente se constitui a partir das informaes
geradas internamente organizao. As informaes orgnicas so disponibilizadas no
interior deste crculo para todas as reas e sujeitos organizacionais.
A linha tracejada na cor preta representa o fluxo de informao formal ou estruturado,
resultante dos processos, atividades e tarefas organizacionais sistematizados em documentos,
isto , espao em que sero identificados e reconhecidos os tipos documentais. Nesse sentido,
apresenta-se as atividades que podem ser aplicadas s informaes orgnicas e aos tipos
documentais: produo de documentos; tratamento e organizao; disseminao;
armazenamento; eliminao. Ressalta-se que no foi includo um quadro de avaliao de
documentos pelo fato de que no momento do tratamento e da organizao que este j deve
ser pensado, pois quando os documentos cumprem suas atividades administrativas j h um
instrumento prevendo a sua destinao final, resultando efetivamente na qualidade da gesto
de documentos. A estrutura organizacional representa os distintos setores que compem a
organizao.

6 CONSIDERAES FINAIS

Destaca-se que a empresa pesquisada j possui um Arquivo Central estruturado e com

os tipos documentais reconhecidos, fator determinante e que facilitou o estudo de caso. Alm
disso, possui um profissional capacitado para gerenciar a documentao produzida, e que
percebe a informao como elemento estratgico essencial para o sucesso da organizao. No
entanto, no que tange ao mapeamento e reconhecimento dos fluxos informacionais por parte
dos gestores, ainda, h certa confuso, uma vez que algumas informaes obtidas na pesquisa
de campo indicam que no h total compreenso sobre o que os fluxos informacionais
representam para o processo decisrio. Percebe-se certo desconhecimento de alguns sujeitos
organizacionais, quanto a informar suas percepes sobre os fluxos informacionais e sobre
alguma problemtica em relao a eles.
Os sujeitos organizacionais pesquisados foram receptivos, bem como perceberam a
importncia do desenvolvimento de pesquisas cientficas para contribuir com o desempenho
das atividades organizacionais. Observa-se tambm que h uma clara preocupao com as
decises, e um exemplo disso a existncia de sistemas de apoio a deciso e a preocupao
de se obter resultados satisfatrios com as decises.
Buscou-se contribuir com reflexes acerca dos tipos documentais e dos fluxos de
informao evidenciando que existe uma relao direta entre ambos, portanto, identificar e
reconhecer os tipos documentais so atividades fundamentais para haver fluxos de
informao. Compreender os fluxos informacionais e identificar como ocorrem, proporciona
aos sujeitos organizacionais conhecer as falhas e as lacunas que impedem a eficincia no
processo decisrio. Nessa perspectiva, elaborar modelos, mtodos e instrumentos que possam
ser aplicados nesse tipo de organizao, realmente pode trazer resultados satisfatrios para as
organizaes.

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