POLTICAS DE INFORMAO COMO

FUNDAMENTO PARA UMA ARQUITETURA DE

INFORMAO DA CMARA DOS DEPUTADOS:
A ANLISE DO CASO DA POLTICA DE
INDEXAO

Elzuila Maria Crepory Franco de Menezes Bastos

2013

http://bd.camara.leg.br
Dissemina os documentos digitais de interesse da atividade legislativa e da sociedade.
 1

Universidade Federal de Minas Gerais

Escola de Cincia da Informao
Programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao

Elzuila Maria Crepory Franco de Menezes Bastos

POLTICAS DE INFORMAO COMO FUNDAMENTO PARA

UMA ARQUITETURA DE INFORMAO
DA CMARA DOS DEPUTADOS:

A ANLISE DO CASO DA POLTICA DE INDEXAO

Braslia

2013
 2

Elzuila Maria Crepory Franco de Menezes Bastos

POLTICAS DE INFORMAO COMO FUNDAMENTO PARA

UMA ARQUITETURA DE INFORMAO
DA CMARA DOS DEPUTADOS:

A ANLISE DO CASO DA POLTICA DE INDEXAO

Monografia apresentada ao programa de

Especializao do Ncleo de Informao
Tecnolgica e Gerencial NITEG, no curso
Arquitetura e Organizao da Informao da
Escola de Cincia da Informao da Universidade
Federal de Minas Gerais como requisito para
obteno do certificado de especializao em
Arquitetura da Informao

Orientadora: Profa. Dra. Madalena Lopes Naves

Braslia

2013
 3

Universidade Federal de Minas Gerais

Escola de Cincia da Informao

Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao

Trabalho de Concluso de Curso de Especializao do curso de. Arquitetura e Organizao da

Informao, intitulado Polticas de Informao como fundamento para uma arquitetura de
informao da Cmara dos Deputados: anlise do caso da poltica de indexao, de autoria
de Elzuila Maria Crepory Franco de Menezes Bastos aprovada pela banca examinadora
constituda pelos seguintes professores:

__________________________________________________________________________

Profa. Dra. Madalena Lopes Naves (orientadora)

UFMG

__________________________________________________________________________

Prof. Dr. Jorge Tadeu Ramos Neves

UFMG

__________________________________________________________________________

Prof. Dr. Cristian Jos Oliveira dos Santos

Cmara dos Deputados

__________________________________________________________________________

Prof. Dr. Cludio Paixo Anastcio de Paulo

Coordenador do Ncleo de Informao Tecnolgica e Gerencial NITEG ECI/UFMG

Data de aprovao: Braslia, de ...... de 20....

2013
 4

V, antes eu no tinha nenhuma dessas dvidas, mas tudo isso estava

oculto dentro de mim.
Dostoiviski

Casamentos, famlias, trabalhos, projetos podem acabar em decepo:

porque desejamos a perfeio, no conseguimos produzir o razovel.
Lya Luft
 5

Sempre que lia os agradecimentos das monografias, teses e dissertaes, ficava

pensando o que o realmente significaram aquelas pessoas todas para os autores e
para o trabalho. Ento, l vo os meus, com as devidas explicaes.

Primeiro a famlia, meus pais, Estcio e Marli, que sempre confiaram na sua filha
maravilhosa; meus irmos, Marco, Fbio e, em especial, Nora, pelo olhar carinhoso
que sempre me fez bem; e minha tia Uce, exemplo de batalhadora.

Depois os amigos, amigos mesmo, Ilmara, pela fora; Fernando Svio, meu Querido,
pela farra; Walter, que me deu todo apoio real e espiritual; Paulo Cunha, que sem o
olhar clnico, este trabalho no sairia; Toninho, pelas dicas preciosas; e a Luiz que fez
o meu corao bater melhor.

Marcelo, que conseguiu mudar minha vida, mesmo em tempos difceis.

Pessoal da Cmara, Corina, que iniciou todo este processo, Patrcia Milani, que
mentiu, dizendo que seria fcil; Chris Coelho, que sempre acreditou em mim e me deu
todas as oportunidades; Cristian, que topou ser meu representante; e Adolfo, que
mudou a vida do Cedi, e a quem expresso o meu mais profundo agradecimento.

Pessoal do Curso, professores da UFMG e, principalmente, os colegas, pela

convivncia e troca sempre to rica.

Um super agradecimento para Madalena, minha orientadora, que realmente me

orientou.
 6

Para Fernando Bastos, meu eterno amor, mais uma especializao.

 7

RESUMO

Descreve a elaborao da Poltica de Indexao da Cmara dos Deputados como

exemplo de poltica de informao para a estruturao da Arquitetura da Informao.
Tem por objetivo analisar a relevncia institucional das polticas de informao para a
implementao de um modelo de Arquitetura de Informao na Cmara dos
Deputados. Relata que sistemas de informao legislativa e administrativa da Casa
so separados, o que dificulta a criao de diretrizes e regras sobre a informao,
mesmo havendo a necessidade de utilizao compartilhada destes dados, gerando
resistncias s polticas de informao. Exemplifica que processo de indexao, que
fortemente influenciado pela subjetividade do indexador, e que sem normas claras
sobre como proceder, acaba prejudicando a recuperao de um documento em um
sistema de informao, pois alm do conhecimento do assunto tratado no documento,
o indexador deve ter orientao quanto aos procedimentos que deve observar para
garantir a qualidade, a consistncia e a coerncia da indexao. Avalia que para a
elaborao de uma Poltica de Indexao, alm da tcnica, h uma necessidade de
amplos acordos, criao de significados conjuntos e de estruturas de governana,
formalizados em normas com fora impositiva e coercitiva que sero seguidos por toda
a Casa.

Palavras-Chave

Poltica de Informao; Poltica de Indexao; Arquitetura da Informao.

 8

ABSTRACT

It describes the development of the Deputies Chamber's Indexing Policy as an

example of information policy to structure the Architecture of Information. It intends to
analyze the relevance of institutional information polices for the implementation of a
model for Information Architecture in the Deputies Chamber. It reports that the
legislative and administrative information systems of the House are separated, which
slows the development of guidelines and rules about information, even with the need of
sharing data; resulting in hindrance to the information policies. It exemplifies the
indexing process, which is strongly influenced by the subjectivity of the indexer and
how, without clarifying rules on how to proceed, it ends up by damaging the recovery of
documents in an information system, as well as the documents subject; the knowledge
itself. Besides considering the written knowledge of the document, the indexer may be
able to consider the procedures that must be followed to ensure the indexing quality,
consistency and coherence. It evaluates that, for the elaboration of an Indexing Policy,
beyond technique, there is a need for: broad agreements, creation of united meanings
and the creation of governance structures as well, formalized in laws with impositive
and coercive strength which will be followed by the entire House.

Key-words

Information Policy; Indexing Policy; Information Architecture

 9

LISTA DE SIGLAS

Cedi Centro de Documentao e Informao

PGIC Programa de Gesto da Informao e do Conhecimento

ECM Enterprise Content Management

PGCI Poltica de Gesto de Contedos Informacionais

RVBI Rede Virtual de Bibliotecas

 10

Sumrio
1 INTRODUO................................................................................................................................. 11
1.1 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 12
1.1.1 Objetivo geral .................................................................................................................... 12
1.1.2 Objetivos especficos ....................................................................................................... 12
1.2 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................... 12
1.3 IMPORTNCIA DO TEMA ..................................................................................................... 13
1.4 ESTRUTURA DO TEXTO ...................................................................................................... 13
2 REVISO DE LITERATURA ......................................................................................................... 14
2.1 INFORMAO ......................................................................................................................... 14
2.2 ARQUITETURA DA INFORMAO ..................................................................................... 18
2.3 POLTICA .................................................................................................................................. 20
2.3.1 Normas Escritas................................................................................................................ 22
2.3.2 Criao de Significado ..................................................................................................... 23
2.4 POLTICA DE INFORMAO ............................................................................................... 24
2.5 INDEXAO............................................................................................................................. 25
2.6 POLTICA DE INDEXAO ................................................................................................... 27
2.7 INFORMAO LEGISLATIVA .............................................................................................. 30
2.8 SITUAO INFORMACIONAL NA CMARA DOS DEPUTADOS. ................................ 30
3 METODOLOGIA .............................................................................................................................. 33
3.1 ANLISE DE CASO ................................................................................................................ 33
3.2 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS ............................................................................ 34
4 ANLISE DOS RESULTADOS..................................................................................................... 35
4. 1 POLTICAS DE INFORMAO NA CMARA DOS DEPUTADOS ............................... 35
4.2 POLTICA DE INDEXAO ................................................................................................... 39
4.3 DISCUSSO............................................................................................................................. 44
5 CONCLUSO .................................................................................................................................. 46
REFERNCIAS .................................................................................................................................. 48
REFERNCIAS CONSULTADAS ................................................................................................... 53
Anexo A ................................................................................................................................................ 55
Anexo B ................................................................................................................................................ 61
 11

1 INTRODUO

A Arquitetura da Informao uma forma coerente de tornar o acesso informao

mais fcil e gil, para tanto necessrio a utilizao conjunta da tecnologia da
informao com a organizao da informao.

Para a elaborao efetiva de uma Arquitetura da Informao, imprescindvel realizar

um diagnstico e mapeamento dos tipos de informao existentes na organizao, a
identificao de seus fluxos e processos, quais so as informaes necessrias aos
usurios, como armazenar, disponibilizar e descartar essas informaes.

A organizao da informao um aspecto fundamental para uma instituio como a

Cmara dos Deputados, por ser a informao insumo e resultado de seus processos.
Para que ela seja organizada, necessrio um mapeamento dos fluxos de informao
e uma anlise dos processos de trabalho.

Alm deste diagnstico informacional, fundamental criar marcos legais para a

elaborao da Arquitetura da Informao. Entendam-se marcos legais como polticas
estruturantes que do sustentao institucional para a Arquitetura da Informao e
devem ser construdos sob a gide de misso, da viso e da estratgia da
organizao.

O propsito deste trabalho tentar responde se possvel a construo de uma

Arquitetura de Informao sem a institucionalizao das polticas informacionais

A complexidade de informaes necessrias tomada de deciso, aliada disperso

da informao dentro da Cmara dos Deputados, torna difcil a construo de uma
Arquitetura da Informao. Acredita-se que o estabelecimento de marcos legais possa
contribuir para que haja um engajamento mais efetivo da Casa a uma Arquitetura da
Informao.

Pretende-se que o presente estudo, alm de ser um exemplo prtico e efetivo na

construo de uma Arquitetura da Informao na Casa, contribua para o reforo
epistemolgico da rea.
 12

1.1 OBJETIVOS

Foram definidos os objetivos que nortearam este estudo, conforme exposto abaixo.

1.1.1 Objetivo geral

Analisar a relevncia da institucionalizao de polticas relativas informao para a

implementao de um modelo de Arquitetura da Informao na Cmara dos
Deputados.

1.1.2 Objetivos especficos

a) Contribuir para o fortalecimento das polticas que fazem parte do Programa de
Gesto da Informao e do Conhecimento.
b) Fornecer subsdios para as polticas de informao necessrias
implementao da Arquitetura da Informao na Cmara dos Deputados.
c) Reforar a importncia da Poltica de Indexao para a elaborao de uma
Arquitetura da Informao.

1.2 JUSTIFICATIVA
As peculiaridades da Administrao Pblica, tais como a constante escassez de
recursos financeiros e de pessoal; mudanas peridicas de governo e a consequente
volatilizao da estratgia administrativa, entre outros, muitas vezes no so
observadas nos estudos de organizao da informao. A nfase dada na questo
tecnolgica, ignorando-se outras questes intrnsecas ao desenvolvimento e uso dos
sistemas de informao.

A estrutura informacional do Legislativo Federal, como tambm o estadual, pouco

estudada, devido a suas singularidades, bem como as dificuldades de replicao de
seus resultados. Contudo, o estudo de algumas prticas comuns na organizao da
informao de empresas privadas, instituies de ensino e pesquisa, e mesmo
grandes fbricas, pode ser transposto e aplicado na administrao pblica.
 13

Este trabalho visa auxiliar o desenvolvimento de polticas de informao, reforando

sua importncia para a melhoria dos processos e da tomada de deciso nas reas
administrativa e legislativa da Casa.

Alm disso, pode-se incluir uma justificativa pessoal para a elaborao deste trabalho,
pois, com a atuao na gerncia do projeto que elaborou a Poltica de Indexao, a
efetivao deste trabalho refora a importncia do estabelecimento da indexao no
apenas como um projeto isolado, mas como parte efetiva de uma Arquitetura de
Informao para a Casa.

1.3 IMPORTNCIA DO TEMA

So escassos os estudos e publicaes relativas necessidade de institucionalizao
de normas para a estruturao de uma Arquitetura de Informao. Desta forma,
acredita-se ser tema de grande relevncia para os estudos da rea.

1.4 ESTRUTURA DO TEXTO

Assim, para atingir aos objetivos propostos, este trabalho adota como metodologia os
preceitos de pesquisa definidos por Salomon (2008), sendo estruturado em seis
captulos.

No captulo 2 apresentada uma reviso de literatura sobre os aspectos tericos que

embasaram a pesquisa, no captulo seguinte elucida-se o mtodo empregado no
desenvolvimento do trabalho, seguido pela a anlise dos resultados, o captulo 5
apresenta as consideraes finais do trabalho e, finalmente, a lista as referncias
utilizadas na reviso de literatura e as referncias consultadas para o embasamento
terico do trabalho.
 14

2 REVISO DE LITERATURA

A procura da compreenso do estabelecimento de polticas na sociedade no s

uma questo relacionada Teoria Geral do Estado ou Sociologia, haja vista que a
presente pesquisa faz a vinculao da necessidade de regras e normas institucionais
para a organizao da informao.

Primeiramente, apresentada um panorama dos significados atribudos ao termo de

informao, principalmente a informao para a tomada de deciso nas
organizaes, seguindo-se uma abordagem sobre Arquitetura da Informao.
Apresentam-se os conceitos da criao de poltica, e de polticas de informao. Em
sequncia, procura-se abordar a literatura existente com relao indexao e, mais
especificamente, sobre poltica de indexao. Por fim, examina-se o conceito de
informao legislativa e a situao informacional na Cmara dos Deputados.

2.1 INFORMAO
No sentido lato, informao tudo aquilo que contribui para a reduo ou a soluo de
uma dvida ou incerteza. Assim sendo, a informao um recurso precioso no
ambiente corporativo. Nas organizaes privadas, a informao insumo, processo
e finalidade. J nas organizaes pblicas, a informao utilizada, basicamente,
para a tomada de deciso.

Vive-se, atualmente, numa realidade em que se depara com uma imensa

disponibilidade de informaes. Contudo, a informao que realmente necessria
pode se perder ou no ser encontrada, ou ainda, no ser entregue no tempo preciso, o
que acaba gerando atrasos, decises equivocadas e efeitos negativos para as
organizaes e para a sociedade.

A organizao e a disponibilizao de informaes corretas, efetivas e necessrias

parecem ser, no fundo, a finalidade de uma Arquitetura de Informao. Logo, a
efetivao de um processo dessa natureza acabaria por reduzir grande parte dos
 15

problemas acima citados. Mas antes da sua elaborao, premente as organizaes

definirem o que vem a ser informao.

Para o desenvolvimento do tema proposto, o primeiro conceito a ser estudado a

informao como um recurso, ou um bem, ao qual se pode agregar valor, conforme
assevera Farias (2008).

A informao, como um precioso recurso para a organizao, deve ser tratada

de modo a contribuir efetivamente para a melhoria dos resultados
organizacionais. A organizao necessita identificar onde encontrar as
informaes relevantes para o seu processo. Esta informao pode estar
disponvel nas fontes formais e informais de informao, e saber como trat-las
indispensvel (FARIAS, 2008)

Para tanto, imprescindvel que a informao atenda s necessidades da

organizao, como afirma Choo (2011).

O ambiente de trabalho constitudo pelas caractersticas fsicas e sociais da

organizao ou da unidade em que um grupo de pessoas trabalha - atributos
que influenciam as atitudes em relao informao, os tipos e estruturas da
informao requerida e o fluxo e a disponibilidade da informao. O estilo e a
cultura da organizao, inclusive seus objetivos e sistemas de recompensa e
reconhecimento, ajudam a moldar a percepes de seus membros sobre o
papel e a importncia da informao. (CHOO, 2011, p. 93)

Por sua vez, Farias (2006) assevera a importncia de se conceituar informao e

identificar as necessidades informacionais dos usurios.

Torna-se imprescindvel que as fontes e os meios de obteno da informao

sejam identificados a fim de que as necessidades informacionais dos usurios
possam ser atendidas. Observa-se que as organizaes necessitam definir
quais os tipos e de que fontes derivam as informaes essenciais a elas. O
mapeamento das necessidades informacionais e dos contextos interno e
externo apoiam o desenvolvimento de uma poltica de informao eficiente.
Poltica, que estando explcita, ir embasar o desenvolvimento de uma gesto
da informao qualificada, que leva em considerao as caractersticas e
necessidades do ambiente. (FARIAS, 2006)

E Pinheiro (2010) tambm afirma ser prioritria, para a elaborao de polticas de

informao nas organizaes, a definio do que vem a ser informao antes do
desenvolvimento da tecnologia, a entender.
 16

Conceituar com preciso a informao , por conseguinte, fundamental para se

compor um documento poltico sobre ela. O valor excessivo dado aos artefatos
tecnolgicos, sem uma ideia e objetivos claros, faz com que o consenso tenda
inexistncia de uma poltica estruturante no domnio da informao em nvel
nacional. O que existe so polticas de incentivo ao desenvolvimento e s
prticas e usos das TIC ou ao setor de pesquisa de tecnologias ligado s
indstrias. (PINHEIRO, 2010, p.121)

A necessidade de informaes precisas para atender s demandas da organizao

diante ao excesso de informaes explicitado por Farias (2006).

[...] h o estabelecimento de um caos informacional, que se reflete na hora em

que h necessidade de uma informao para tomada de deciso. A tomada de
deciso qualificada deve fazer uso de todas as informaes disponveis e que
provoquem interferncias no processo. o momento em que o maior nmero
de informaes precisa ser disponibilizado sobre o problema, porm, estas
informaes precisam ser pontuais e eficazes do ponto de vista da tomada de
deciso. (FARIAS 2006)

Compreende-se, pois, que fundamental a questo da grande oferta de informaes

gerando, deste modo, uma sobrecarga, conforme se ressaltado por Choo (2011, p.
164), o que, por sua vez, segundo SantAna e Santos (2004), acaba ocasionando a
perda de informaes

Durante o processo de transmisso, existem fatores que provocam perdas no

valor das informaes, seja no processo em que emissor alimenta o repositrio
com informaes, seja no processo em que o repositrio retorna informaes
para o receptor. (SANTANA,SANTOS, 2004, p.63)

Assim, para evitar uma perda significativa de informaes, deve-se disponibiliz-la de

acordo com a demanda, como assevera Choo (2011, p.24), levando em considerao
o estilo e a cultura da organizao.

Segundo Prusak e MacGee (1994, p.24), a informao deve ser discutida no contexto
de usurios e responsveis por decises especficas. Informao representa dados
em uso, e esse uso implica um usurio. Os autores defendem ainda que, aps de
definir o que informao para a organizao, indispensvel armazen-la e
disponibiliz-la.

Para que uma empresa seja bem-sucedida na tarefa de gerenciar a

informao, precisa haver um consenso sobre o que a informao dentro de
uma organizao, quem a possui, sobre que forma conservada, quem o
responsvel pelo seu gerenciamento, e mais importante ainda, como controlar
 17

e utilizar a informao existente em todas as organizaes. (PRUSAK;

MACGEE, 1994, p. 156)

Contextualizada e conceituada o que vem a ser informao, as organizaes

necessitam, para posterior utilizao, trat-la e armazen-la, o que deve ser realizado
em sistemas informacionais.

Macedo (2005) compreende como sistemas de informao, desde bibliotecas e

centros de informao at bases de dados e sistemas automatizados.

O termo sistema de informao surgiu na era da computao, mas o conceito

remete s bibliotecas tradicionais, sendo portanto bem anterior [...] E em um
sistema de informao, por sua vez, seria uma coleo de componentes inter-
relacionados (equipamentos, programas, procedimentos, pessoas, bases de
dados) que trabalham juntos para coletar (ou recuperar), processar, armazenar
e distribuir informaes (MACEDO, 2005, p. 90)

Um paralelo entre a importncia que uma organizao d sua informao e o tipo de

armazenamento da informao feito por Choo (2011), afirmando que quanto maior
o cuidado com o armazenamento, maior a importncia dada informao.

Parte da informao que adquirida ou criada fisicamente organizada e

armazenada em arquivos, banco de dados computadorizados e outros
sistemas de informao, de modo a facilitar sua partilha e sua recuperao. A
maneira como a informao armazenada reflete como a organizao percebe
e representa seu ambiente, inclusive a maneira como denomina suas
entidades, especifica os relacionamentos, acompanha transaes e avalia
desempenhos. (CHOO, 2011, p.400)

Lima e lvares (2012, p.35) ressaltam que, para a recuperao da informao,

necessria, desde a concepo de sistema de informao, uma consistente
organizao e elaborao de padres.

O gerenciamento da informao, a interao usurio, informao e administrao, so

diferentes em cada organizao. Saber como as organizaes gerenciam a
informao extremamente importante para a elaborao de uma Arquitetura de
Informao. Davenport (1998) sintetizou cinco tipos de poltica, ou regimes de
informao nas organizaes. So eles: a) Utpico tecnocrtico com um forte apelo
na tcnica e a tecnologia; b) Anrquico onde no existe um gerenciamento de
 18

informao; c) Feudalista em que cada rea define o seu prprio gerenciamento, no

havendo a livre circulao da informao; d) Monrquico em que h uma
centralizao extrema da organizao da informao e no so abordadas as
diferenas entre as reas; e e) Federalista em que as diferenas entre as reas so
consideradas, mas existe um rgo de gerenciamento central.

extremamente importante o diagnstico do tipo de gerenciamento da informao

existente na organizao, pois s assim o profissional da informao poder agir,
trabalhando para uma democratizao da informao, como coloca Farias (2006)

Os diferentes tipos de polticas informacionais possuem vantagens e

desvantagens, sofrem a influncia do contexto, das caractersticas mais
especficas da organizao e o profissional da informao precisa diagnosticar
qual a poltica predominante para que possa trabalhar os pontos fortes e
fracos dessa poltica, buscando uma democratizao do acesso, disseminao
e uso da informao. (FARIAS, 2006.)

S aps se definir o que informao, para que e para quem ela pode servir,
pensando como a informao precisa ser tratada e disponibilizada, que as
organizaes devem estruturar sua Arquitetura da Informao.

2.2 ARQUITETURA DA INFORMAO

A Arquitetura da Informao o desenho onde a informao necessria ao
organizacional ordenada, tratada e disponibilizada.

O termo Arquitetura da Informao foi criado por Richard Saul Wurman, em 1978,
como Albuquerque (2010) descreveu.

Wurman (1997) definiu Arquitetura da Informao como a cincia e a arte de

criar instrues para espaos organizados. Ele entende os problemas de
reunio, organizao e apresentao da informao como anlogos aos de um
arquiteto ao projetar um edifcio que serviria s necessidades de seus
ocupantes. [...] Em 1976, Wurman organizou o National Conference of the
Ameriacan Institute of Architects (AIA) e escolheu a Arquitetura da Informao
como tema da conferncia. Na ocasio Wurman definiu Arquiteto da
Informao como o indivduo capaz de organizar padres inerentes aos dados,
tormando clara a sua complexidade, e capaz de criar estruturas ou
planejamentos de informao que permitam aos outros encontrarem seus
caminhos pessoais para o conhecimento. (ALBUQUERQUE, 2010, P.17)
 19

Desde ento, surgiram diversas definies sobre Arquitetura da Informao

registradas na literatura, mas, conforme explica Macedo (2005, p.106), todos tm um
ponto comum, que suprir as necessidades de informao dos usurios de forma
rpida e eficaz.

Macedo (2005, p. 137) define Arquitetura da Informao como uma metodologia de

desenho aplicada a qualquer ambiente informacional, que busca a viabilizao do
fluxo efetivo da informao.

Os conceitos de Arquitetura de Informao advm da Biblioteconomia, e suas

atividades no so novas para a Cincia da Informao, uma vez que estas sempre
existiram dentro das bibliotecas e centros de informao, como asseveram Camargo e
Vidotti (2006).

A arquitetura da informao, de um modo geral, unifica os mtodos de

organizao, classificao e recuperao de informao advindos da rea de
Biblioteconomia, com a exibio espacial da rea de arquitetura, utilizando-se
de tecnologias de informao e comunicao, em especial, da Internet .
(CAMARGO, VIDOTTI, 2006, p. 106)

Popadiuk (2006) identifica a necessidade da Arquitetura da Informao com o seu

ferramental, fazendo uma leitura do trabalho de Davenport, de e Prusak e Macgee
como forma de conter a disperso informacional.

A arquitetura da informao se constitui numa srie de ferramentas que

adaptam os recursos s necessidades da informao. Ela conecta os
processos, os comportamentos, os mtodos, a estrutura e o espao fsico,
incluindo mapas, diretrios e padres relacionados com o uso e
armazenamento das informaes. Uma das principais razes que levam
elaborao de uma arquitetura que, geralmente, as informaes esto muito
dispersas pela organizao, com usos variados, vindas de muitas fontes e
armazenadas em diversos meios e formatos, dificultando o acesso aos dados.
(POPADIUK, 2006, p. 155)

Camargo e Vidotti (2011) apresentam sucintamente a evoluo da Arquitetura da

Informao.

A primeira gerao de arquitetura da informao foi publicada e descrita em

1980 para desenvolvimento de aplicaes standalone (sistemas locais, no
disponveis na Web). A segunda gerao utiliza essas ideias no mbito do
empreendimento para mais de uma aplicao. A terceira e atual gerao foca
na informao no lugar da tecnologia (CAMARGO; VIDOTTI, 2011, p. 11).
 20

Observa-se que Prusak e MacGee (1994) estabelecem um rol de aes quando

definem os objetivos da Arquitetura de Informao.

- Definir o espao de informao da organizao em termos de domnios de

interesse de informaes essenciais e vias essenciais de fluxo de informao.
- Definir os limites crticos do espao de informaes da organizao (o que
est dentro e o que est fora dele).
- Identificar as estratgias para a definio das origens, filtragem e reduo.
- Eliminar o rudo das informaes.
- Tornar o comportamento de informaes desejadas mais fcil.
- Tornar o comportamento de informaes indesejadas mais difcil.
- Aperfeioar a adaptabilidade, estabelecendo claramente premissas e polticas
de informao.
- Aperfeioar as comunicaes gerenciais, definindo claramente modelos de
informao compartilhada. (PRUSAK; MACGEE, 1994, p. 138)

Pode-se constatar, pelo levantamento apresentado, que Arquitetura da Informao

um conjunto de atividades e aes destinadas a tratar e disponibilizar a informao de
uma maneira coerente para a organizao e de fcil acesso para o usurio.

Assim, seguindo a linha de raciocnio deste trabalho, necessrio, para a elaborao

de uma Arquitetura de Informao, o estabelecimento de polticas de informao. Mas,
antes, preciso conceituar o que vem a ser poltica.

2.3 POLTICA
O processo de construo de polticas, normas, leis ou regras, inicia-se com uma
demanda de institucionalizao de uma determinada atividade ou problema, e, alm
de um conhecimento tcnico para a resoluo de problemas, primordial a criao de
significado e a concordncia da soluo encontrada entre os atores envolvidos.

Marciano (2006, p. 40) definiu poltica como uma linha de conduta coletiva, resultante
da interao entre atores dentro de um quadro de cooperao-integrao
reciprocamente reconhecido.

Segundo Ferreira, citado por Delaia e Freire (2010, p. 113) poltica o conjunto dos
fenmenos e das prticas relativos ao Estado ou a uma sociedade. A abrangncia de
 21

uma poltica, em qualquer nvel da sociedade, demonstra sua amplitude e interferncia

no modo pelo qual as pessoas convivem e interagem com seus pares.

Na administrao de empresas, segundo Oliveira (2011), poltica o roteiro que auxilia

a tomada de deciso, sendo recomendvel a elaborao de manuais de poltica.
Segundo ele:

Uma poltica ou diretriz pode ser definida como um parmetro para a tomada
de deciso. Portanto, esse manual deve conter a descrio detalhada e
completa das polticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionrios
da empresa, no processo de tomada de decises que levam aos objetivos
estabelecidos. [...] Na prtica, as polticas servem para proporcionar maior
qualidade e, principalmente, agilidade ao processo decisrio, pois o que est
estabelecido pelas polticas, todos os profissionais da empresa esto,
antecipadamente, autorizados a fazer. (OLIVEIRA, 2011, p.372)

E tambm Rezende (2012) identifica o estabelecimento de polticas na administrao

de empresas como uma orientao para a gesto.

As polticas relatam as orientaes ou regras gerais de gesto da organizao.

Tambm podem ser definidas como um conjunto de intenes emanadas da
alta administrao das organizaes. Esto relacionadas com pensamentos e
desejos estratgicos organizacionais, como orientaes preestabelecidas para
decises e aes alinhadas com atividade pblica ou negcio privado da
organizao. (REZENDE, 2012, p.101)

Oliveira (2011, p. 373) enumera vrias finalidades da poltica, das quais se destacam a
padronizao das atividades da empresa; a criao de condio para delegao de
competncias; a facilidade da concentrao de esforos e a criao de condies para
melhor avaliao do plano organizacional.

Outra finalidade da poltica organizacional, segundo Rezende (2012), facilitar a

tomada de deciso.

Do ponto de vista estratgico, as polticas organizacionais podem contribuir

significativamente para a inteligncia da organizao. No que tange ao
cotidiano da organizao, as polticas permitem resolues de forma padro. E
ainda podem uniformizar e facilitar a elaborao de atividades operacionais e
processos de trabalho, reduzir o tempo para a tomada de decises, melhorar a
comunicao interna, mediar presses, harmonizar comportamentos, minimizar
atritos, combater desperdcios, evitar erros e economizar gastos (REZENDE,
2012, p.101).
 22

Como a poltica ajuda a evitar a incerteza no processo decisrio, Choo (2011, p.272)
afirma que deve haver o estabelecimento de normas, citando regras e procedimentos
decisrios que se baseiam em trs princpios gerais: evitar a incerteza, adotando o
feedback de curto prazo para desencadear a ao e impor regras para a tomada de
deciso; manter as regras, conservando procedimentos decisrios pelo mximo de
tempo possvel; e usar regras simples, que so elaboradas com condies e requisitos
de casos ou problemas especficos.

2.3.1 Normas Escritas

De acordo com Santos Filho (2002), h a necessidade de normas escritas para dar
legitimidade s aes administrativas.

O poder legtimo aceito como tal pela maioria, o que leva supresso, ao
menos temporria, das resistncias sem a necessidade do uso de instrumentos
de coero [] Legitimidade racional-legal: baseia-se numa estrutura racional-
legal, tambm denominada burocrtica. Racional porque presume o uso
adequado dos meios apenas para o alcance dos fins desejados. Legal porque
o poder est regulado por normas escritas, o que lhe impe limites, impedindo
a arbitrariedade. (SANTOS FILHO, 2002)

Tambm Choo (2011, p.364) aborda a legitimao das normas escritas como
elementos da ao organizacional, que so importantes para que as experincias
aprendidas possam ser transmitidas.

Para o setor pblico, as normas escritas so obrigatrias, pois a procedimentalizao

e a contratualizao, ou seja, regras de procedimento e contratos, so instrumentos
imprescindveis de governana, e para Miragem (2011, p. 62), a procedimentalizao
remete a institucionalizao da processualidade administrativa, com a adequada
ponderao de interesse, relativos ao processo de tomada de deciso, para que seja
considerado de acordo com o interesse pblico. J a contratualizao significa que a
construo das decises no se manifesta como expresso de poder, mas pela
formao de acordos e consensos em exaustivos processos de negociao.

A formalizao de normas e padres escritos tambm foi observada por Villela (2000,
p.31), que demonstra ser fundamental para a realizao do trabalho nas organizaes.
 23

Para que as normas e padres sejam aceitos por uma comunidade, imprescindvel
que a grande maioria desta comunidade esteja de acordo com o que vai ser
formalizado, ou seja, indispensvel a criao de consenso ou de um significado
comum, conforme assevera Choo (2011, p. 127).

2.3.2 Criao de Significado

Cabe pontuar que o conceito de criao de significado utilizado neste trabalho advm
da teoria da institucionalizao de Berger e Luckmann (2010, p. 66). Para os autores,
a criao de significado pode reduzir a ambiguidade das mensagens sobre o ambiente
e cria, na sociedade, o compartilhamento de aes coletivas entre seus membros.

Ainda para Berger e Luckman, (2010, p.199), nessa teoria, a formalizao de regras e
padres dentro das organizaes vista como eficaz e necessria pelos membros do
grupo social, pois serve como fora causal de padres estveis de comportamento.

Para Choo (2011, p. 393), a criao de significado nas organizaes se d ou por

interpretao, pela qual os membros de uma organizao recortam a experincia,
selecionam significados e retm interpretaes racionais, ou por processos orientados
por crenas, que so aqueles grupos de pessoas que criam redes de significados ao
redor de um conjunto de indcios e predisposies suficientemente claros e plausveis,
conectando, cada vez mais, informaes a estruturas mais amplas de significados.

Contudo, a criao de significado no um processo pacifico e tranquilo, mas, uma

vez acordado, traz a legitimao de um processo posto que:

Como os membros tm crenas, valores e histrias diferentes, criar um

conjunto de significados comuns geralmente requer resolver a tenso entre o
desejo de seguir as prprias crenas e de incluir outros pontos de vista de
modo a construir um consenso. Embora um acordo total sobre o que algo
significa raramente seja possvel, o que os membros desejam construir um
entendimento amplo e comprometer-se com os objetivos e comportamentos
implcitos em suas interpretaes comuns (CHOO, 2011, p. 168)

Desta forma, a poltica, como sistema de regras, nasce da necessidade de se

estabelecer um padro de comportamento. Assim, para se elaborar uma poltica,
primordial a construo de um acordo, ou seja, criar um significado comum, para dar
 24

legitimidade s normas, buscando-se um termo de equilbrio entre os diversos pontos

de vista.

Dentre as vrias polticas que uma organizao precisa para orientar seus processos,
a poltica de informao, em determinados casos, a mais importante e mais difcil de
ser definida, pois trabalha com o intangvel recurso da informao.

2.4 POLTICA DE INFORMAO

As polticas de informao foram definidas por Choo (2011) como procedimentos
operacionais das organizaes.

So regras que especificam o sistema de comunicao que dirige e delimita o

fluxo e o uso da informao. Em particular, essas regras definem as
caractersticas da informao que entra na organizao, distribuio e
condensao da informao recebida, a distribuio e condensao da
informao gerada internamente, e as caractersticas da informao que deve
sair da organizao. (CHOO, 2011, p. 314)

O conceito de poltica de informao veio da rea governamental como poltica de

governo, tendo sido criado aps II Guerra Mundial como um implemento para as reas
de cincia e tecnologia militar. Contudo, pode ser perfeitamente transposto para a
Administrao de Empresas.

Marciano (2006b, p. 44) conceitua poltica de informao como voltada

caracterizao, ao delineamento e definio de aes voltadas utilizao da
informao como elemento transformador da sociedade nas esferas governamentais,
organizacionais e privadas.

O conceito chave de poltica de informao que melhor se aplica a esta monografia foi
o descrito por Burger, citado por Pinheiro (2010).

A Poltica de Informao estabelece os parmetros atravs dos quais a

informao controlada (criada, sistematizada, analisada, recuperada e
usada), por seres humanos. So mecanismos sociais usados para controle da
informao e os efeitos sociais da aplicao desses mecanismos (PINHEIRO,
2010, p.119).
 25

Poltica de informao tambm pode servir como um instrumento de distribuio de

recursos, conforme assevera Unger (2006, p.27) e que estabelecer um conjunto de
princpios, diretrizes e estratgias para orientar o curso de aes de programas e
projetos que se destinam a gerao, desenvolvimento, distribuio, difuso e uso de
recursos, servios e sistemas informacionais.

Malin (2006) identifica a necessidade de poltica de informao para rgos de

governo, pois as vrias etapas do ciclo da informao (coleta, produo, tratamento e
distribuio) esto contidas nas funes primordiais do Estado, como publicizao e
accountability, alm das funes prprias da administrao da mquina estatal.

Tanto o primeiro movimento, aqui identificado como administrao gerencial,

quanto o segundo, aqui identificado como governana, pressupem a
existncia de uma forte base de informaes capaz de suportar as relaes
entre os vrios atores envolvidos na governana, assim como a obteno dos
resultados deles exigidos pelo padro gerencial. Assim, novos requisitos e
competncias so exigidos no campo da informao: no primeiro caso, o
ambiente de informaes pressionado por uma massa explosivamente
crescente e diversificada de informaes; no segundo, pela necessidade de
integrao e articulao entre suas esparramadas cadeias de produtores.
(MALIN, 2006)

Dentro das organizaes, a poltica de informao estabelece regras e padres para o

ciclo da informao (coleta, tratamento, disponibilizao e descarte) que primordial
para a construo de uma Arquitetura da Informao.

No que se refere a regras para processos especficos, neste estudo se d nfase ao

tratamento da informao, considerado um dos elementos mais importantes de uma
Arquitetura da Informao. Acredita-se que, mesmo tendo-se polticas bem
elaboradas, pouco adiantaria se fazer uma seleo correta de documentos, armazen-
los em sistemas com ferramentas de busca perfeitas, se no houver sido feita, de
forma eficaz e consistente, a indexao, tema detalhado a seguir.

2.5 INDEXAO
Indexar significa representar o contedo temtico de um documento, tendo por
finalidade a recuperao da informao, pois, segundo Arajo Jnior (2007, p. 13)
apenas o seu armazenamento em uma base de dados, em um sistema de informao,
no garante a sua recuperao.
 26

A indexao tambm uma forma de organizao da informao, como esclarece

Cardoso Filho e Santos (2012)

Uma maneira de organizar a informao a indexao, tcnica de anlise

documentria na qual a informao significativa de um documento traduzida
com a atribuio de termos selecionados de linguagem natural (utilizada nas
necessidades da vida diria) ou por smbolos, os quais intermediaro a
comunicao entre o usurio e o documento. Trata-se portanto de um tipo de
representao do conhecimento registrado. [...] A indexao agrega valor
informao, organizando-a e tornando-a acessvel (CARDOSO FILHO,
SANTOS, 2012, p.185)

O processo de indexao consiste, primeiramente, numa anlise conceitual do

documento, ou seja, do que trata o documento, e, posteriormente, uma traduo para
uma linguagem documentria.

Rubi e Fujita (2010) conceituam as duas fases da indexao:

Consideramos, portanto, que a indexao diz respeito identificao do

contedo do documento, por meio do processo de anlise de assunto, e sua
representao atravs de conceitos, que por sua vez, sero representados ou
traduzidos em termos advindos de uma linguagem documentria, com vistas
intermediao entre o documento e o usurio no momento da recuperao da
informao, seja em ndices, catlogos ou bases de dados. (RUBI, FUJITA,
2010, p. 132)

A indexao deve ser especfica para cada organizao, de acordo com a

necessidade de seus usurios, como aponta Lancaster (1993).

A indexao de assuntos normalmente feita visando atender s necessidades

de uma determinada clientela - os usurios de um centro de informao ou de
uma publicao especfica. Uma indexao de assuntos eficiente implica que
se tome uma deciso no somente quanto ao que tratado num documento,
mas tambm por que ele se reveste de um provvel interesse para um
determinado grupo de usurios. Em outras palavras, no existe um conjunto
correto de termos de indexao para documento algum. A mesma publicao
pode ser indexada de forma bastante diferente em diferentes centros de
informao, e deve ser indexada de modo diferente, se os grupos de usurios
estiverem interessados nesse documento por diferentes razes. (LANCASTER,
1993, p.8)

Indexar, por si s, no garante que um documento ser recuperado dentro de um

sistema de informao. Lancaster (1993) identifica diversos aspectos que devem ser
observados em uma indexao, dos quais se destaca o que aponta a questo da
criao de uma poltica de indexao, que deve incluir elementos como o tipo de
 27

indexao, regras e instrues quanto a exaustividade e especificidade e,

principalmente, qual o vocabulrio a ser utilizado.

2.6 POLTICA DE INDEXAO

O processo de indexao fortemente influenciado pela subjetividade do indexador,
que, sem normas claras sobre como proceder, acaba prejudicando a recuperao de
um documento em um sistema de informao, pois alm do conhecimento do assunto
tratado no documento, o indexador deve ter orientao quanto aos procedimentos que
deve observar para garantir a qualidade, a consistncia e a coerncia da indexao.

O clssico artigo de Carneiro (1985) estabelece os requisitos de uma poltica, que so

a identificao da organizao ao qual est vinculado o sistema de informao, a
identificao dos usurios e dos recursos.

Contudo, como sublinha Rubi (2004, p. 19), a poltica de indexao no uma lista de
procedimentos, e sim, uma filosofia que reflete os interesses e os objetivos da
organizao, sendo tambm diretriz administrativa, e guia de tomada de decises.

Podemos considerar que a recuperao de um documento eficaz quando sua

indexao proporcionou a identificao de conceitos mais pertinentes ao seu
contedo, produzindo uma correspondncia precisa com o assunto pesquisado
em ndices. Para que essa correspondncia acontea, a adoo de uma
poltica de indexao torna-se imprescindvel, pois ela ser norteadora de
princpios e critrios que serviro de guia na tomada de decises para a
otimizao do servio e da racionalizao dos processos, e principalmente,
influenciar o trabalho do indexador durante o processo de leitura
documentria para a indexao. (RUBI, 2004, P.13)

Rubi e Fujita (2010) asseveram que a elaborao de uma poltica de indexao, com
regras e padres, reduz a subjetividade qual o processo de indexao est imbudo.

Consideramos ser necessrio que as bibliotecas percebam a importncia da

indexao em todo o ciclo documentrio, considerando-a como parte da
administrao, compreendendo que esse processo necessita de parmetros
que guiem os indexadores nos momentos de tomada de decises, minimizando
subjetividade e incertezas durante o processo de catalogao de assunto,
reconhecendo, portanto, a importncia de se implantar uma poltica de
indexao. (RUBI, FUJITA, 2010, p.131)
 28

Por sua vez, Guimares (2004p) mostra a necessidade dos rgos que lidam com
informao elaborarem a sua poltica de indexao para otimizar os servios e
racionalizar processos.

Em meio a to conturbado - e complexo - contexto, a determinao de uma

poltica de indexao encontra-se diretamente afeta a questes como a
otimizao de servios, a racionalizao de processos e a consistncia das
operaes de tratamento e organizao de contedos informacionais e passa a
assumir papel preponderante como modalizador da interao. (GUIMARES,
2004p, p.46),

Ainda no campo das anlises, Rubi e Fujita (2003, p.67) apontam que uma poltica de
indexao que contenha princpios claros, acaba por auxiliar na recuperao das
informaes.

J Schardong (2009, p.14) concebe a poltica de indexao e o estabelecimento de

uma linguagem comum para as organizaes, como garantia de padres, ou seja,
uma estratgia de otimizar o processo de indexao, fazendo com que os documentos
possuam a mesma indexao, mesmo indexado por profissionais diferentes ou pelo
mesmo profissional em momentos diferentes.

Na mesma linha de pensamento, Prusak e MacGee (1994) esclarecem que um

vocabulrio comum possibilita tambm o amplo acesso e a distribuio da informao,
desta forma, reforando a exigncia de uma indexao corporativa.

Vocabulrio comum quer dizer um conjunto acordado de termos, categorias e

elementos de dados que tenham o mesmo significado em toda a organizao.
Embora a convenincia de um discurso comum possa parecer bvia, temos
observado que isso no acontece em muitas empresas de grande porte.
(PRUSAK, MACGEE, 1994, p.165)

Do mesmo modo, Choo (2011, p. 182) afirma que um conhecimento que pode ser
formalizado ou codificado de algum modo dissemina-se mais rpida e amplamente do
que aquele que no pode. Assim, os rgos que lidam com informao devem ter a
preocupao de elaborar documentos de poltica de indexao claros e difundi-los
para toda a organizao. Rubi (2004) identifica esta preocupao tambm.

Reconhecendo a importncia que a poltica de indexao tem ao permear todo

o processo do ciclo documentrio, desde a coleta da informao at sua
recuperao e disseminao, torna-se necessrio que ela esteja descrita de
maneira clara e objetiva e ao alcance de todos aqueles que contribuem para
desenvolvimento desse ciclo dentro do sistema de informao. (RUBI, 2004,
p.21).
 29

Na elaborao de uma poltica de indexao, Carneiro (1985, p. 229) enumera os

elementos que devem ser considerados:

1. Cobertura de assuntos - A indexao deve se ater aos assuntos centrais e

perifricos, ou no, dependendo das reas de interesse dos usurios;
2. Seleo e aquisio dos documentos-fontes - Devem ser includos no sistema
de indexao os documentos de interesse dos usurios;
3. O processo de indexao - Devem ser observadas as seguintes variveis: nvel
de exaustividade, nvel de especificidade, escolha da linguagem, capacidade
de revocao e preciso do sistema;
4. Estratgia de busca - Definio de como a busca ser realizada, delegada a
um especialista da informao ou efetuada pelo usurio;
5. Tempo de resposta do sistema Definio do tempo gasto entre recebimento
de um pedido de informao e seu fornecimento;
6. Forma de sada Formato em que os resultados da busca sero apresentados
aos usurios;
7. Avaliao do sistema Verificao de at que ponto o sistema est atendendo
aos seus objetivos.

A poltica de indexao observada por meio dos manuais de indexao, que trazem,
em ordem lgica, as etapas a serem seguidas na indexao, facilitando, assim, o
trabalho do profissional, como assevera Rubi (2008).

O manual de indexao deve constituir o rol de documentao oficial de uma

biblioteca, estar escrito em ordem lgica de etapas a serem seguidas para a
anlise de assunto, fornecer as regras, diretrizes e procedimentos para o
trabalho do indexador e, principalmente, conter os elementos constituintes da
poltica de indexao adotada por um sistema de informao. Portanto, o
manual de indexao um dos meios pelo qual a poltica de indexao de um
sistema de informao poder ser observada. (RUBI, 2008, p. 42)

Rubi e Fujita (2003, p.67) afirmam que um sistema de informao s deve ser definido
aps o estabelecimento de uma poltica de indexao. Assim, para a construo de
uma Arquitetura de Informao, imprescindvel que haja a aplicao de uma poltica
de indexao antes da estruturao e do alinhamento dos sistemas de informao.
Por exemplo, os sistemas de informao da Cmara dos Deputados, em geral,
possuem informaes legislativas, que contm peculiaridades, as quais no podem
ser desconsideradas para a elaborao de uma Arquitetura da Informao.
 30

2.7 INFORMAO LEGISLATIVA

A conceituao do que vem a ser informao legislativa ainda no est devidamente
clara na literatura, e muitos a confundem com informao jurdica, como afirmam
Dalbosco, Godoy e Viera (2012)

De natureza e linguagem jurdica, a legislao criada pelo poder legislativo

pode ser fcil objeto de anlise por advogados, promotores, juristas e outros
profissionais do Direito, mas apresenta especificidades que comprometem seu
entendimento por parte da totalidade da populao ou at mesmo de
determinada parcela social que ser atingida pela legislao em questo.
(DALBOSCO; GODOY; VIERA, 2012, p. 36)

Alarco (2011) conceitua informao legislativa, no mbito da Cmara dos Deputados,

como aquela proveniente das funes de elaborao legislativa.

Informao legislativa aquela produzida ou recebida pela Cmara dos

Deputados, tratada por regras e polticas corporativas, que serve aos seus
propsitos ou a relativa a seus membros, decorrentes das funes
institucionais estabelecidas formalmente e que estejam disponveis em algum
suporte para uso na execuo dos trabalhos internos e para a sociedade.
(ALARCO, 2011, p. 23)

Muitas vezes, dentro dos vrios sistemas de informao existentes na Casa, esta
conceituao, no muito clara e vaga, torna a situao informacional confusa.

2.8 SITUAO INFORMACIONAL NA CMARA DOS DEPUTADOS.

Pode-se considerar a Cmara dos Deputados como uma organizao do
conhecimento, sendo aquela cujos insumos, processos produtivos e produo so
ideias, informao e conhecimento (GUIMARES, 2004p, p. 130).

Alarco (2011, p.14) fez uma anlise profunda da situao informacional da Cmara
dos Deputados, esclarecendo que a Casa est passando por uma reformulao em
sua organizao, procurando o alinhamento com a sua misso institucional e
implementando a gesto institucional da sua informao. Esse momento de mudana
nos processos da Cmara dos Deputados tambm foi observado por Danna (2010).

A Cmara dos Deputados vem promovendo, desde o incio de 2004, um amplo

processo de discusso, em busca de meios para atuar de maneira ainda mais
alinhada com o seu papel social e institucional, estimulando a construo de
uma cultura de pensar estrategicamente (DANNA, 2010)
 31

A falta de uma gesto efetiva da informao na Casa foi registrada por Alarco (2011,
p. 13), uma vez que os sistemas de informao no so integrados, possuindo dados
redundantes e mal estruturados. A inexistncia de normas e padres acaba por gerar
dados divergentes ou incorretos, dificultando a tomada de deciso.

Esta situao decorrente de uma automao dos processos de trabalho

individualizada, confirmando a anlise de Capuano (2008, p. 27) de que, na
administrao pblica, projetos de modernizao, em geral, do nfase em
investimentos em tecnologia, e no em informao e conhecimento, o que caracteriza
o regime da informao feudal.

Tambm Choo (2011) registra que o regime feudal de informao o mais comum nas
organizaes, e acaba por prejudicar a prpria organizao.

O modelo poltico mais comum era uma espcie de feudalismo, pelo qual os
executivos e seus departamentos controlam a aquisio, a armazenagem, a
distribuio e a anlise da informao. Os executivos agem como senhores
feudais, que no apenas controlam a criao e circulao da informao, mas
tambm determinam os significados e interpretaes que devem ser dados a
ela. Essa fragmentao da integridade da informao destri o esforo da
organizao para consolidar e fertilizar seu capital de conhecimento, para que
a organizao como um todo seja capaz de aprender e se adaptar (CHOO,
2011, p. 237)

Alarco (2011) afirma que os problemas encontrados na gesto da informao so

decorrentes da ausncia de polticas de informao.

No h poltica institucional aplicada. A orientao quanto gesto da

informao, fica sob a responsabilidade de diferentes rgos que compem a
Casa, corroborando as prticas internas executadas, aprofundando as
diferenas e a distncia entre os setores, ou fica sob a tutela do rgo
responsvel pela informatizao que no responde pelas atividades e pelos
processos da rea que informatizam. Os sistemas de informao prescindem
de atender todas as atividades referentes s atividades legislativas de forma
corporativa, h necessidade de integrar processos executados por sistemas
locais, de serem implementadas novas funcionalidades, usarem elementos
corporativos de gesto, de modo que seja transparente para o usurio provedor
e para o usurio final a alimentao e a consulta de dados, respectivamente,
satisfazendo a trade informao hbil, de qualidade e no tempo certo.
(ALARCO, 2011, p. 75)

Nesta reviso de literatura foram estudados os conceitos de informao, as noes

sobre Arquitetura da Informao e a criao de polticas de informao. Como o foco
 32

do trabalho o desenvolvimento da poltica de indexao da Cmara dos Deputados,

tambm foram sintetizados os conceitos de indexao e de poltica de indexao,
alm de uma tentativa de se conceituar informao legislativa e descrever
sumariamente o ambiente informacional da Casa.

E, com base na reviso, descrita e analisada a construo da poltica de indexao

seguindo a metodologia adotada.
 33

3 METODOLOGIA

Na definio de Henrique e Medeiros (2000, p. 26-27), pesquisa a atividade

cientfica por meio da qual se descobre a realidade. Na pesquisa so examinados os
fatos ou a realidade, no se observando, somente, sua face externa, mas tambm a
interna. E a atividade da pesquisa um processo inesgotvel, interminvel, no
conhecendo o definitivo, mas, apenas as aproximaes sucessivas. Alinhado a este
pensamento, segue-se a metodologia deste trabalho.

Quanto finalidade, essa uma pesquisa aplicada, pois, segundo Gil (2009c, p 27)
a pesquisa voltada aquisio de conhecimento, observando-se uma situao
especfica.

Segundo os seus objetivos, uma pesquisa descritiva, uma vez vai procurar
identificar as caractersticas de determinado problema ou questo e descrever o
comportamento dos fatos e fenmenos (BRAGA, 2007, p.25).

Quanto aos meios, uma pesquisa bibliogrfica e documental, pois, as bases

metodolgicas do estudo so a pesquisa bibliogrfica e o uso dos documentos
institucionais e marcos legais da Casa.

3.1 ANLISE DE CASO

Este trabalho no um estudo de caso ipse litteris, pois no possui os elementos
metodolgicos necessrios para tanto. Contudo, a descrio da elaborao da Politica
de Indexao da Cmara dos Deputados serviu como suporte de exemplificao dos
objetivos propostos para o trabalho.

A descrio da elaborao da Poltica de Indexao da Cmara dos Deputados e sua

relao com a teoria apresentada na reviso de literatura, ajustam-se como uma
anlise de caso, uma vez que serve de exemplo para a explicao e compreenso de
 34

um fenmeno, na qual o conjunto de informaes j est disponvel, cabendo ao

pesquisador trat-los analiticamente (GIL, 2009e, p.4).

A proposta investigar um caso concreto, considerando a relao entre as partes e o

todo que compem, sem recorrer a dados estatsticos e comprovaes cientficas
estrito senso, como registrado por Gil (2009 e).

3.2 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

Aps a reviso de literatura, foi realizada a anlise documental, com uma adaptao
do modelo proposto por Cellard (2012) das cinco dimenses.

A primeira dimenso se refere ao contexto onde foram produzidos os documentos, no

caso da Poltica de Indexao, foi elaborado um projeto dentro do mbito da Casa, em
um momento de confluncia de propostas e aes visando a organizao da
informao. A segunda dimenso diz respeito aos autores que os elaboraram, a
equipe que trabalhou no projeto era responsvel, em suas reas, pela indexao e
encontrava-se propensa a elaborar uma poltica de indexao para auxiliar suas
rotinas. A seguir, a terceira dimenso trata a autenticidade dos documentos, tendo
sido elaborado na Cmara dos Deputados, para fins tcnicos, todos os documentos
analisados fazem parte do memorial do projeto ou do arcabouo legal da Casa. Em
sequncia, a quarta dimenso aborda a natureza dos textos, no caso em questo, os
textos legais e administrativos; e, finalmente, como ltima dimenso definida por
Cellard (2012), tem a lgica interna dos documentos que expressam os elementos
constitutivos, segundo a literatura, de uma poltica de indexao.

Buscando se alcanar o objetivo proposto, a anlise realizada contm um vis

fenomenolgico, o qual procura confirmar a teoria a partir de acontecimentos e fatos
empricos.
 35

4 ANLISE DOS RESULTADOS

Na documentao examinada neste estudo foram identificados dados importantes que

explicam a evoluo das iniciativas j implementadas na Casa, que visaram a
elaborao de polticas de informao e o Projeto de Poltica de Indexao de
Contedos Informacionais, o qual gerou o Ato da Mesa 80/2013 (anexo A).

4. 1 POLTICAS DE INFORMAO NA CMARA DOS DEPUTADOS

Na Cmara dos Deputados, j houve iniciativas dispersas com relao ao
estabelecimento de polticas de informao, e , contudo, no foram levadas a termo.

Os sistemas de informao legislativa e administrativa da Casa so separados, o que

dificulta a criao de diretrizes e regras sobre a informao, mesmo havendo a
necessidade de utilizao compartilhada dos dados armazenados, gerando
resistncias a uma poltica mais geral.

Em janeiro de 2010, sob o patrocnio da Diretoria Legislativa da Cmara, foi iniciado o

Programa de Gesto da Informao e do Conhecimento (PGIC), integrado por um
conjunto de 22 projetos gerenciado pelo Centro de Documentao e Informao e pelo
Centro de Informtica, que visavam o estabelecimento de polticas de informao para
a Casa. O programa tinha dois objetivos especficos, assim descritos.

1.- Em relao a aspectos da gesto da informao e do conhecimento:

Reviso e atualizao de polticas e normas, em funo do surgimento de

novos contedos informacionais, especialmente os digitais;

Elaborao de Glossrio de Gesto da Informao e do Conhecimento a ser

observado por todos os projetos vinculados ao Programa;

Elaborao de minuta de norma contendo os objetivos, diretrizes e requisitos

gerais a serem seguidos por todas as unidades administrativas e servidores, no
tocante aos processos de captura, tratamento, armazenamento, avaliao,
preservao, recuperao e disseminao da informao, bem como de sua
governana (competncias organizacionais e instrumentos de gesto);
 36

Elaborao de normas especficas para a gesto de acervos corporativos,

abrangendo a atualizao de polticas de gesto j existentes (documentos
arquivsticos, bibliogrficos etc.) e a identificao de novos acervos passveis
de regulamentao;

Elaborao de minutas de normas para as polticas de preservao de

acervos convencionais e digitais, bem como de segurana e tratamento tcnico
da informao.

2 - Em relao implementao da poltica corporativa de gesto da

informao e do conhecimento:

Identificao de acervos e repositrios corporativos, sua estrutura de

metadados e taxonomias relacionadas;

Definio de modelos de arquitetura de informaes e de aplicativos para a

Cmara dos Deputados;

Reviso de taxonomias corporativas e implementao de seu modelo de

governana;

Definio de requisitos de infra-estrutura, servios, instrumentos e padres

corporativos para a preservao digital, dos acervos convencionais, digitais e
digitalizados. (Brasil. Cmara dos Deputados. Programa de Gesto da
Informao e do Conhecimento Declarao de Escopo, Braslia, 2010).

O PGIC elencou 12 projetos de elaborao ou atualizao de instrumentos normativos

e 3 de implantao de soluo tecnolgica, a saber:

1. Minuta de norma sobre a poltica corporativa de gesto de contedos (Projeto

Poltica de Gesto de Contedos Informacionais);
2. Atualizao da poltica arquivstica da Casa (Projeto Poltica de Gesto
Arquivstica da Cmara dos Deputados);
3. Minuta de norma dispondo sobre a poltica de desenvolvimento de colees
bibliogrficas (Projeto Poltica de Desenvolvimento de Colees Bibliogrficas)
4. Minuta de norma relativa s publicaes oficiais (Projeto Poltica Editorial da
Cmara dos Deputados);
5. Minuta de norma dispondo sobre a indexao de contedos informacionais
(Projeto Indexao de Contedos Informacionais);
6. Minuta de norma de poltica de preservao digital (Poltica de preservao de
acervos digitais);
 37

7. Minuta de norma sobre preservao de acervos no digitais e bens culturais da

Cmara dos Deputados (Projeto Poltica de Preservao de Acervos
Convencionais;)
8. Minuta de norma de poltica de segurana da informao (Projeto Poltica de
Segurana da Informao da Cmara dos Deputados);
9. Atualizao do Plano de Classificao Funcional (Projeto Poltica de Gesto
Arquivstica da Cmara dos Deputados);
10. Implantao do tesauro da Cmara dos Deputados (Projeto Tesauro
Corporativo);
11. Identificao de repositrios e acervos digitais e no digitais da Casa (Projeto
Poltica de Gesto de Contedos Informacionais);
12. Modelo de arquitetura de informaes (Projeto Arquitetura de Informaes);
13. Projeto bsico para ferramenta de gesto de contedos (Projeto Implantao
de ECM);
14. Implantao da ferramenta de ECM (Projeto Implantao de ECM);
15. Implementao do projeto piloto na ferramenta de ECM (Projeto Implantao
de ECM).

A justificativa do programa sublinhava a necessidade de elaborao de normas

eficazes de gesto da informao, criando-se, deste modo, a fundamentao para um
marco legal da informao na Cmara dos Deputados.

O projeto de Poltica de Gesto de Contedos Informacionais, que fez parte do PGIC,

define, em sua justificativa, diretrizes que orientem o planejamento, a criao, a
tramitao, o compartilhamento, o reuso e o armazenamento de contedos
informacionais.

A Poltica de Gesto de Contedos Informacionais (PGCI) foi instituda pelo Ato de

Mesa n 46 de 16/07/2012 (anexo B), que estabelece instrumentos para gesto de
contedos informacionais, tendo como objetivo implementar modelo corporativo de
gesto do patrimnio informacional e aditando, como diretriz, a institucionalizao de
polticas especficas para a gesto de acervos, com base em linguagem comum, e no
que couber na adoo de procedimentos padronizados.
 38

Na PGCI, o termo contedo informacional foi conceituado como toda informao

registrada, produzida, recebida, adquirida, capturada ou colecionada pela Cmara dos
Deputados no desempenho de sua misso institucional. Assim, a Casa definiu o que
informao para fins de polticas de informao.

Foram definidos como requisitos para a PGCI:

I. definio e implantao de modelo de arquitetura de informao, articulado

com a gesto estratgica e com a arquitetura de tecnologias de informao e
comunicao,
II. formalizao dos contedos informacionais, de acordo com os critrios e
modelos previamente estabelecidos para cada processo de trabalho;
III. captura de cada contedo informacional com base em procedimento
padronizado, que assegure sua identificao por meio de um conjunto mnimo
e previamente definido de metadados e, quando for o caso, atribuio de grau
de sigilo;
IV. tratamento dos contedos informacionais, que englobe sua indexao, sua
classificao taxonmica e sua descrio;
V. armazenamento dos contedos informacionais, com garantia dos requisitos de
confidencialidade, integridade e disponibilidade;
VI. implementao de poltica de avaliao e destinao dos contedos
informacionais;
VII. preservao dos contedos informacionais para assegurar sua acessibilidade,
recuperao e a garantia da autenticidade;
VIII. realizao peridica de inventrio do patrimnio informacional, identificando os
responsveis por sua guarda e manuteno, bem como seu estado de
conservao, intervenes necessrias e documentao pertinente;
IX. recuperao tempestiva dos contedos informacionais, com base nos critrios
de relevncia, usabilidade e complexidade adequados s necessidades do
usurio;
X. disseminao do patrimnio informacional nos suportes e formatos adequados
s necessidades dos diversos segmentos de usurios. (Brasil. Cmara dos
Deputados. Projeto de Gesto de Contedos Informacionais. Declarao de
Escopo, Braslia, 2010).

A poltica acima descrita dever ser implementada por meio de um plano plurianual,
em que sero listadas aes necessrias para a sua implantao e consolidao,
alm da elaborao de polticas especficas.
 39

Assim, foram encontrados no PGIC e na PGCI os primeiros passos para a efetiva

aplicao de uma poltica de informao. Ainda necessrio se definir mais
claramente como seria o tratamento dos documentos inseridos nos sistemas de
informao, da mesma maneira que ainda no foi totalmente definido como e onde a
informao dever ser armazenada, preservada, disponibilizada e descartada.

Sem os marcos legais das polticas de informao, uma Arquitetura da Informao no

se sustentaria, uma vez que, apenas acordos de servio, mapeamento do fluxo de
informao ou ainda estabelecimento de metadados nos sistemas de informao, no
estruturariam um ambiente informacional indispensvel para o estabelecimento de
uma Arquitetura da Informao.

4.2 POLTICA DE INDEXAO

Dentre as aes do PGIC e um requisito da PGCI, est a criao de uma
padronizao da indexao realizada na Casa, por meio de uma poltica.

Assim, em maio de 2010, utilizando a metodologia do Project Management Institute1

para o gerenciamento de projetos, foi elaborado um projeto intitulado Definio de
diretrizes para a Poltica de Indexao da Cmara dos Deputados.

Na justificativa, o Projeto demonstrava que a grande quantidade de documentos

gerados pela Casa, em diversos sistemas de informao, sem uma padronizao da
indexao, dificultava o processo de recuperao e confiabilidade das informaes.
Afirmava, tambm, que a padronizao das ferramentas de indexao, em conjunto
com normas gerais de indexao, iria garantir um acesso rpido e eficiente s
informaes.

Inicialmente, foi composta uma equipe com 22 membros de setores que lidam
diretamente com indexao em seus processos de trabalho. O Projeto teve
representantes da Coordenao de Arquivo, Coordenao de Biblioteca, Coordenao
de Estudos Legislativos, Coordenao de Relacionamento, Pesquisa e Informao, do

1
Project Management Institute uma organizao internacional que formula padres para o gerenciamento de projetos
 40

Centro de Documentao e Informao; representantes do Departamento de

Taquigrafia; representantes da Secretaria de Comunicao.

Foram realizadas reunies peridicas durante um ano e meio, e elaboradas oito

verses de um Ato de Mesa, contendo a minuta da Poltica de Indexao.

Iniciou-se o Projeto com um alinhamento do conceito de indexao, uma vez que os

diversos setores utilizavam tcnicas e vocabulrios prprios, procurando criar, como
expresso por Choo (2011), um significado e a convergncia de pensamento.

Aproveitou-se o trabalho realizado pelo Projeto de Tesauro da Cmara dos

Deputados, como o diagnstico da indexao na Casa e um questionrio sobre os
vocabulrios utilizados na Casa.

Visando o melhor conhecimento da situao informacional da Casa, e no apenas o

seu universo particular, a equipe do Projeto realizou entrevistas com os responsveis
pela indexao em alguns sistemas de informao. Como resultado, confirmou-se a
percepo existente na equipe de que no h uma orientao clara da indexao a ser
utilizada e, principalmente, a no utilizao de uma mesma linguagem documentria.

A definio do vocabulrio um dos pontos centrais de uma poltica de indexao. A

obrigatoriedade de toda a Casa de utilizar um vocabulrio nico, que abrangesse
todos os tipos documentais, gerou um momento de intensas e difceis negociaes.

Esta dificuldade estava presente em vrias reas, uma vez que, por fora de acordos
externos, a Coordenao de Biblioteca adotou o padro comum de linguagem de rede
de bibliotecas qual faz parte (Rede RVBI2), que no serve aos demais setores, pois
para o uso exclusivo de documentos bibliogrficos e especfico para bibliotecas. A
Coordenao de Estudos Legislativos utiliza dois vocabulrios diferentes, no havendo
um controle efetivo na adio de novos termos. Por no haver, durante muito tempo,
uma rea responsvel pelo controle vocabular que mediasse a incluso de termos, e

2
Rede Virtual de Bibliotecas Congresso Nacional (RVBI) uma rede cooperativa de bibliotecas, coordenada pela
Biblioteca do Senado Federal, de quatorze bibliotecas da Administrao Pblica Federal e do governo do Distrito
Federal, dos Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio
 41

diante da necessidade da continuidade do trabalho, o Departamento de Taquigrafia

vem usando um verso customizada de um antigo vocabulrio da RVBI, ao passo que
o Servio Fotogrfico utiliza a linguagem natural.

Desta forma, cada rea defendeu seus padres tradicionais de linguagem como
corretos e sugeria a mudana dos demais para o seu padro. A padronizao total das
linguagens utilizadas pelas diversas reas ainda no foi conseguida. Aps a equipe
concordar que a linguagem nica indispensvel e que as peculiaridades das reas
devem ser respeitadas, a soluo encontrada foi a mediao. O artigo 8 da Poltica
de Indexao foi o resultado

Art. 8. O Tesauro da Cmara dos Deputados a linguagem documentria para

representao dos conceitos contidos nos documentos dos acervos da Casa.
Pargrafo nico. A utilizao de outra linguagem para a representao de assunto, por
fora de convnios, acordos ou participao em redes, estar sujeita aprovao e
regulamentao pelo Centro de Documentao e Informao Cedi.

Como soluo terminolgica, a Poltica de Indexao prev que outros campos

possam ser utilizados como auxiliares indexao, como os de resumos, taxonomias
e folksonomias.

Aqui, observa-se ser imprescindvel a negociao e a criao de significado, uma vez

que a literatura especializada na rea expressa a obrigatoriedade de uma linguagem
nica. Nota-se, tambm, que a literatura, quando aborda a poltica de informao ou a
poltica de indexao, contempla o carter restritivo destes instrumentos, em
consonncia com a natureza da instituio qual est inserida, ou com uma
profundidade especfica em apenas alguns assuntos. Pela diversidade e amplitude de
seus interesses e processos, a Cmara dos Deputados necessitaria de uma
linguagem documentria no factvel ou muito difcil de ser gerida.

Foi decidido pela equipe que, no Projeto de Indexao, no seriam elaborados

manuais, pois o rgo de governana seria o responsvel, em conjunto com as reas
administrativas, por elaborar os instrumentos em questo, em acordo com a Poltica.
Define-se apenas a estrutura dos manuais no inciso IV do Art. 5.

Elaborao e implementao dos manuais de indexao especficos para cada

tipo documental, prevendo:
a. rotinas e procedimentos de indexao;
 42

b. definio precisa dos documentos a serem indexados, com base

nas diretrizes expressas no art. 5, inciso VI;
c. documentos ou colees que no sero indexados;
d. descrio dos recursos de pesquisa disponveis nos sistemas de
informao associados;
e. quantidade mxima de descritores utilizados na indexao de cada
tipo documental;
f. disseminao e reviso peridica

Nos manuais sero aplicados os elementos listados por Carneiro (1985), como
cobertura de assunto e seleo dos documentos. A cobertura de assuntos j est
definida no inciso I do artigo 5, que a satisfao das necessidades de informao
dos usurios internos e das demandas da sociedade referentes Casa. E a seleo
dos documentos que devero seguir as orientaes do inciso V do artigo 5, a saber:

Seleo de acervos, colees e documentos a serem indexados, baseada em

sua relevncia em relao:
a) execuo, ao acompanhamento, avaliao e ao controle das
atividades diretamente relacionadas misso da Cmara dos
Deputados;
b) memria institucional;
c) gesto do conhecimento no mbito da Casa;
d) gesto de processos de trabalho na Casa.

Outro ponto a ser definido nos manuais, posteriormente, o nvel de exaustividade, ou

seja, a quantidade de descritores a serem definidos para cada tipo documental, o que
uma deciso administrativa, e que depende dos recursos do sistema de informao,
do tipo de usurio e das especificidades dos temas indexados.

Historicamente, algumas reas da Casa optaram por uma indexao extremamente

detalhada, transpondo para o ambiente automatizado, ou seja, ps-coordenado,
prticas de catlogos manuais, onde era adotado, para a recuperao dos
documentos, um cabealho de assuntos pr-coordenado3. Outras reas no
consideravam necessria a indexao, por entenderem que os sistemas
automatizados de busca, em texto integral, j seriam suficientes para a recuperao
de documentos. O acordo da definio posterior da quantidade de descritores se fez
aps vrias rodadas de negociao e criao de padres comuns e estveis de
comportamento de cada rea, visando o atendimento das necessidades dos usurios.
3
Ps-coordenao correlacionamento de termos de indexao no momento da pesquisa documentria.
Cabealho de assunto utilizao de palavras, termos ou frases escolhidas para expressar um conceito na indexao,
com o uso da ordem de citao.
Pr-coordenao correlacionamento de termos de indexao na entrada do sistema, dessa forma os assuntos so
tratados como uma unidade, isto , so representados por um termo composto. ( CUNHA, CAVALCANTE, 2008,
P.287)
 43

A especificidade, outro elemento abordado por Carneiro (1985), foi definido nos incisos
II e IV do artigo 5 que a indexao por conceitos e no por palavras e a preferncia
pelo termo especfico, ao invs do termo genrico.

As questes de estratgia de busca, tempo de resposta e formato de sada, com

avano da tecnologia, tornaram-se um pouco obsoletos para fazer parte de uma
poltica de indexao. Por outro lado, foi estabelecido na Poltica como poder ser
efetivada a busca, indicando a interface de busca, uma vez que uma deciso
administrativa e no tcnica. Assim, foi aplicado nos incisos I e II do artigo. 6.

Art. 6. A implantao e aperfeioamento da Poltica de Indexao de Contedos

Informacionais na Cmara dos Deputados requer o cumprimento dos seguintes
requisitos:
I. Integrao do Tesauro da Cmara dos Deputados a ferramenta de busca federada,
com pelo menos as seguintes caractersticas e funcionalidades:
a. realizao de busca relacionando automaticamente os argumentos de
pesquisa aos termos constantes no Tesauro da Cmara dos Deputados;
b. mecanismo de controle de ocorrncias de termos nas interfaces de
indexao e busca, inclusive os presentes em taxonomias e folksonomias,
com a finalidade de ensejar avaliaes para futuras atualizaes do
Tesauro da Cmara dos Deputados.
II. Sistemas informatizados com, pelo menos, as seguintes caractersticas e
funcionalidades:
a. metadado ou campo de indexao com previso dos limites para o nmero
de descritores;
b. integrao ao Tesauro da Cmara dos Deputados;
c. termos de indexao visveis ou passveis de visualizao pelo usurio no
resultado de busca;
d. campos para formas complementares de indexao, tais como resumo,
nota, taxonomia e folksonomia, quando couber;
e. interface padronizada de pesquisa de acordo com art. 14. inciso VI;
f. recurso de busca avanada com a possibilidade de combinaes de
campos e termos;
g. tutorial e ajuda de campo na entrada de dados e na interface de pesquisa.

Como diretriz para decises administrativas, a Poltica de Indexao estabeleceu a

governana, delimitando a responsabilidade das partes envolvidas na indexao,
colocando o Centro de Documentao e Informao - Cedi como o rgo responsvel
por coordenar e supervisionar a implantao da Poltica e por desenvolver e gerenciar
o Tesauro da Cmara dos Deputados, em articulao com os outros setores da Casa.

Em 31 de janeiro do corrente ano, o Projeto foi transformado em norma, com a

assinatura do Ato da Mesa 80/2013.
 44

Aps esta breve descrio, ser analisado o aprendizado de gesto que a elaborao
da Poltica de Indexao gerou, luz das teorias estudadas.

4.3 DISCUSSO
Para os objetivos deste trabalho e buscando formalizar o aprendizado gerado na
elaborao de politicas de informao, so desenvolvidas, a seguir, algumas
consideraes sobre a criao de polticas de informao para sustentar uma
Arquitetura da Informao.

Primeiro, o conceito de informao deve ser explicitamente definido em consonncia

com a organizao. O que ocorre na Cmara dos Deputados a falta de clareza
suficiente do que vem a ser informao legislativa, gerando certo desconforto
informacional, com interpretaes diversas e por vezes dspares, apesar da
formalizao no PGCI do termo contedo informacional.

Segundo, a construo de polticas deve ser um processo acordado entre as partes

interessadas, visando criao de significados comuns, e no uma imposio tcnica.
Deve-se tentar preservar as pessoas, respeitando-se a cultura e o ambiente
informacional em que ela est inserida. Mas, ao mesmo tempo, deve-se buscar o
entendimento de que uma padronizao poder solucionar vrios problemas
informacionais e que o fluxo da informao no unidimensional, procurando-se
adotar uma viso sistmica do problema informacional, e gerando significado para o
estabelecimento de uma poltica.

Terceiro, deve-se reforar a importncia de polticas estruturantes de informao, ou

os marcos legais para a Arquitetura da Informao, como j foi discutido neste
trabalho.

A implantao de uma Arquitetura da Informao resulta, tambm, de uma mudana

cultural. Os acordos de servio, mapeamento do fluxo de informao, estabelecimento
de metadados nos sistemas de informao, no estruturariam a Arquitetura, pois h
necessidade da criao de significado.
 45

Sem a formalizao de polticas de informao, a construo da Arquitetura da

Informao ter dificuldades de ser implantada devido diversidade de padres e
conceitos. Assim, os marcos legais estruturantes daro sustentao institucional para
a Arquitetura, e poder levar a uma mudana cultural.

A elaborao de polticas de informao, com o devido cuidado que merece uma

construo poltica, respeitando os valores e culturas, pode vir a contribuir para esta
mudana. E o vis coercitivo que os marcos legais possuem acaba por estabelecer e
manter essa nova cultura organizacional.
 46

5 CONCLUSO

A organizao da informao um aspecto fundamental para a instituio como a

Cmara dos Deputados, por ser a informao insumo para seus processos.

A diversidade e disperso informacional da Cmara dos Deputados descrita por

Alarco (2011), e tambm vivenciada pelo projeto da Politica de Indexao, fazem
com que a elaborao de uma Arquitetura de Informao torne-se mais complexa e
difcil.

Como foi relatado neste estudo, alm da premncia tcnica, h uma necessidade de
amplos acordos, criao de significados conjuntos e de estruturas de governana,
formalizados em normas com fora impositiva e coercitiva que sero seguidos por toda
a Casa.

A Cmara j possui uma estrutura de arcabouo legal das polticas de informao

conforme foi relatado no Programa de Gesto da Informao e do Conhecimento,
contudo, sem o aprofundamento ou, em alguns casos, a elaborao das polticas nele
indicadas, pouco se caminhar para uma Arquitetura da Informao.

O relato da elaborao da Poltica de Indexao expos alguns pontos que devem ser
observados na construo de polticas de informao para a Casa, como a construo
dialtica entre a melhor tcnica e o acordo possvel com as partes envolvidas nos
processos de informao.

A indexao de documentos nos sistemas de informao j era realizada pelas

diversas reas da Casa. Contudo, no havia uma padronizao, uma linguagem
comum, nem mesmo uma nica filosofia empregada para tal.

Foi necessria uma fora coercitiva e legalizada formalmente, concretizada pelo Ato
da Mesa, para que as vises se alinhassem e padronizarem uma indexao e uma
linguagem. Sem esta fora coercitiva, provavelmente, cada sistema continuaria
realizando seus processos sem uma viso sistmica e holstica da realidade da Casa.
 47

Sem a utilizao de uma linguagem comum e compartilhamento de prticas de

indexao, com a amplitude de sistemas informacionais que a Casa possui, seria
como manter apenas bem estruturada os feudos informacionais existentes, sem
integr-los. Assim uma Arquitetura da Informao tambm se efetiva.

Como na administrao pblica existe a necessidade de marcos legais consensuais,

que podem, com o tempo, alterar uma cultura organizacional, na Cmara dos
Deputados, tambm imprescindvel o estabelecimento de marco legal informacional
para dar sustentao Arquitetura da Informao.

Neste trabalho foi analisada a relevncia da institucionalizao das polticas de

informao para a estruturao de uma Arquitetura da Informao na Cmara dos
Deputados. As concluses definidas no trabalho reforam a necessidade da
elaborao das polticas delineadas no PGIC, que devem ser elaboradas segundo o
preceito de criao de significado conjunto para a aplicao em toda a Casa. Por fim,
demonstrou-se ser indispensvel uma poltica comum de indexao para uma
Arquitetura da Informao.

A Poltica de Indexao apenas uma das polticas necessrias para a efetivao da

organizao da informao dentro da Casa, e ainda sero necessrias, alm do que j
foi elencado no PGIC, polticas e normas prticas para dar sustentao uma
Arquitetura da Informao.

Por fim, respondendo a questo inicial deste trabalho, se constatou que sem a
institucionalizao de polticas de informao na Cmara dos Deputados no ser
possvel a construo de uma Arquitetura de Informao.
 48

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 55

Anexo A

Ato da Mesa n 80, de 31/01/2013

Dispe sobre a Poltica de Indexao de Contedos Informacionais, o Tesauro da Cmara dos Deputados
e d outras providncias.
A Mesa da Cmara dos Deputados, no uso de suas atribuies legais,

RESOLVE:

CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS

Art. 1 Fica instituda a Poltica de Indexao de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados,
compreendendo princpios, objetivos, diretrizes, requisitos, competncias e atribuies para a indexao
de contedos informacionais.

Pargrafo nico. Para efeito desta norma, entende-se por indexao o processo de anlise e
representao do contedo informacional dos documentos por meio da aplicao de uma linguagem
documentria, a fim de facilitar a recuperao de informaes.

Art. 2 . O Tesauro da Cmara dos Deputados (Tecad) o instrumento de linguagem documentria

que reflete e controla a terminologia dos domnios temticos relevantes para a Cmara dos Deputados.

Pargrafo nico. O Tesauro da Cmara dos Deputados composto de lista estruturada de termos,
alm de glossrios, siglrios, diretrios e produtos de controle terminolgico.

CAPTULO II
DA POLTICA

Seo I
Dos Princpios e Objetivos

Art. 3 A Poltica de Indexao de Contedos Informacionais rege-se pelos princpios da transparncia,

da efetividade, da eficincia, da qualidade, da imparcialidade e da acessibilidade.

Art. 4 So objetivos da Poltica de Indexao de Contedos Informacionais:

I. Garantir a excelncia da indexao de contedos informacionais, com vista recuperao

tempestiva de informaes relevantes e pertinentes aos processos de trabalho da Cmara dos Deputados
e s demandas dos cidados;

II. Definir e implantar parmetros corporativos de qualidade da indexao;

III. Estabelecer prticas uniformes de indexao para os diferentes tipos documentais.

Seo II
Das Diretrizes

Art. 5. So diretrizes da Poltica de Indexao de Contedos Informacionais:

I. Satisfao das necessidades de informao dos usurios internos e das demandas de informao
da sociedade referentes Cmara dos Deputados;

II. Realizao da indexao com base nos conceitos contidos nos documentos;

III. Participao dos gestores e responsveis por sistemas de informao na implantao e na

execuo da Poltica, especialmente no tocante adaptao de suas diretrizes e requisitos aos tipos
documentais especficos;

IV. Utilizao do Tesauro da Cmara dos Deputados como linguagem documentria de representao
dos conceitos contidos nos documentos;
 56

V. Utilizao preferencial do termo especfico, constituindo-se o termo genrico em exceo;

VI. Seleo de acervos, colees e documentos a serem indexados, baseada em sua relevncia em
relao:

a. execuo, ao acompanhamento, avaliao e ao controle das atividades diretamente

relacionadas misso da Cmara dos Deputados;

b. memria institucional;

c. gesto do conhecimento no mbito da Casa;

d. gesto de processos de trabalho na Casa.

Seo III
Dos Requisitos

Art. 6 A implantao e aperfeioamento da Poltica de Indexao de Contedos Informacionais na

Cmara dos Deputados requer o cumprimento dos seguintes requisitos:

I. Integrao do Tesauro da Cmara dos Deputados a ferramenta de busca federada, com pelo menos
as seguintes caractersticas e funcionalidades:

a. realizao de busca relacionando automaticamente os argumentos de pesquisa aos termos

constantes no Tesauro da Cmara dos Deputados;

b. mecanismo de controle de ocorrncias de termos nas interfaces de indexao e busca, inclusive os

presentes em taxonomias e folksonomias, com a finalidade de ensejar avaliaes para futuras
atualizaes do Tesauro da Cmara dos Deputados.

II. Sistemas informatizados com, pelo menos, as seguintes caractersticas e funcionalidades:

a. metadado ou campo de indexao com previso dos limites para o nmero de descritores;

b. integrao ao Tesauro da Cmara dos Deputados;

c. termos de indexao visveis ou passveis de visualizao pelo usurio no resultado de busca;

d. campos para formas complementares de indexao, tais como resumo, nota, taxonomia e
folksonomia, quando couber;

e. interface padronizada de pesquisa de acordo com art. 14 inciso VI;

f. recurso de busca avanada com a possibilidade de combinaes de campos e termos;

g. tutorial e ajuda de campo na entrada de dados e na interface de pesquisa.

III. Capacitao contnua dos servidores envolvidos no processo de trabalho de indexao;

IV. Elaborao e implementao dos manuais de indexao especficos para cada tipo documental,
prevendo:

a. rotinas e procedimentos de indexao;

b. definio precisa dos documentos a serem indexados, com base nas diretrizes expressas no art. 5,
inciso VI;

c. documentos ou colees que no sero indexados;

d. descrio dos recursos de pesquisa disponveis nos sistemas de informao associados;

e. quantidade mxima de descritores utilizados na indexao de cada tipo documental;

f. disseminao e reviso peridica.

CAPTULO III
 57

DO TESAURO DA CMARA DOS DEPUTADOS

Seo I
Dos Objetivos

Art. 7 So objetivos do Tesauro da Cmara dos Deputados:

I. Reduzir a ambiguidade no processo de indexao;

II. Aumentar a preciso da recuperao da informao nos sistemas e repositrios de informao da

Cmara dos Deputados.

Seo II
Do Desenvolvimento

Art. 8 O Tesauro da Cmara dos Deputados a linguagem documentria para representao dos
conceitos contidos nos documentos dos acervos da Casa.

Pargrafo nico. A utilizao de outra linguagem para a representao de assunto, por fora de
convnios, acordos ou participao em redes, estar sujeita aprovao e regulamentao pelo Centro
de Documentao e Informao - CEDI.

Art. 9 So princpios para a extrao, estudo, definio e homologao dos termos do Tesauro da
Cmara Dos Deputados:

I. Garantia literria obtida por meio do estudo da literatura especializada e autorizada;

II. Garantia de usurio obtida por meio da avaliao semntica dos termos realizada por especialistas;

III. Garantia de uso obtida por meio de testes de busca e recuperao dos termos nos sistemas
informatizados.

Art. 10. O Tesauro da Cmara dos Deputados dever ser gerenciado em sistema especfico
observando as necessidades e peculiaridades da Casa.

Art. 11. Os descritores, no descritores, suas correlaes e a organizao terminolgica sero

definidos de acordo com o art. 14, inciso III.

Art. 12. Os termos no contemplados no Tesauro da Cmara dos Deputados, considerados

imprescindveis para a representao de assunto, devero ser encaminhados unidade gestora do
Tesauro da Cmara dos Deputados como termos candidatos.

CAPTULO IV
DA IMPLANTAO E EXECUO DA POLTICA DE INDEXAO

Art. 13. O Centro de Documentao e Informao - Cedi o rgo responsvel por coordenar e
supervisionar a implantao da Poltica de Indexao de Contedos Informacionais da Cmara dos
Deputados e por desenvolver e gerenciar o Tesauro da Cmara dos Deputados, em articulao com as
demais unidades administrativas.

Art. 14. Compete ao Cedi, no mbito da Poltica de Indexao de Contedos Informacionais:

I. Estabelecer padres a fim de uniformizar e garantir a qualidade da indexao, em conjunto com as

unidades administrativas;

II. Criar e acompanhar indicadores especficos para avaliar a indexao e a recuperao da

informao;

III. Estruturar e manter o Tesauro da Cmara dos Deputados;

IV. Desenvolver e coordenar aes voltadas ao controle vocabular em conjunto com as unidades
administrativas e outros rgos dos Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio;
 58

V. Definir requisitos mnimos para as interfaces de indexao, busca e apresentao de resultados dos
sistemas informatizados, de forma a manter a padronizao;

VI. Validar as ferramentas de busca federada conforme os requisitos definidos para as interfaces de
indexao, busca e apresentao de resultados dos sistemas informatizados;

VII. Elaborar em conjunto com as unidades administrativas, os manuais de indexao;

VIII. Validar os manuais de indexao;

IX. Assessorar as unidades administrativas na elaborao de projetos de indexao dos acervos

legados da Casa;

X. Promover debates e estudos sobre indexao de contedos informacionais;

XI. Promover a comunicao e a integrao entre os indexadores e os setores de atendimento e

pesquisa da Casa;

XII. Propor a capacitao tcnica dos profissionais que realizam indexao;

XIII. Divulgar a Poltica de Indexao de Contedos Informacionais;

XIV. Submeter ao Comit Gestor de Contedos Informacionais as propostas de alteraes na Poltica.

Art. 15. Compete s unidades administrativas responsveis por sistemas de informao:

I. Cumprir a Poltica de Indexao de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados;

II. Propor alteraes na Poltica;

III. Participar da elaborao de padres de indexao em conjunto com o Cedi;

IV. Participar da definio dos requisitos de indexao para os sistemas informatizados em conjunto
com o Cedi;

V. Participar da homologao de ferramentas de busca federada em conjunto com o Cedi;

VI. Elaborar projetos de indexao de acervos legados, com a assessoria do Cedi;

VII. Elaborar, em conjunto com o Cedi, os manuais de indexao;

VIII. Dispor de profissionais capacitados para exercer a atividade de indexao;

IX. Indicar servidores para treinamento e capacitao.

Art. 16. Compete aos servidores que realizam atividades de indexao:

I. Observar as diretrizes desta Poltica;

II. Observar as normas e os procedimentos contidos nos manuais de indexao, visando manter a
coerncia e consistncia da indexao;

III. Indexar de forma imparcial, sem julgamento de valor ou emisso de juzo;

IV. Propor aperfeioamento desta Poltica e dos manuais de indexao;

V. Propor termos candidatos para a unidade gestora do Tesauro da Cmara dos Deputados;

VI. Participar de treinamentos indicados

CAPTULO V
DAS DISPOSIES FINAIS

Art. 17. As unidades administrativas da Cmara dos Deputados devero promover a adequao de
suas prticas de indexao em conformidade com as diretrizes estabelecidas nesta Poltica.
 59

Art. 18. Este ato entrar em vigor na data da sua publicao.

Sala de Reunies, em 31 de janeiro de 2013.

Deputado MARCO MAIA

Presidente

Deputada Rose de Freitas

Primeira-Vice-Presidente

Deputado Eduardo da Fonte

Segundo-Vice-Presidente

Deputado Eduardo Gomes

Primeiro-Secretrio

Deputado Jorge Tadeu Mudalen

Segundo-Secretrio

Deputado Inocncio Oliveira

Terceiro-Secretrio

Deputado Jlio Delgado

Quarto-Secretrio

ANEXO

Acervo legado - acervo pr-existente, no tratado ou no disponvel eletronicamente.

Assunto - qualquer conceito ou combinao de conceitos.

Busca avanada - conjunto de parmetros que possibilitam ao usurio elaborar uma estratgia de busca
mais detalhada.

Busca federada - estratgia de busca aplicada a um grupo de base de dados dispersas, em que os
resultados obtidos so agrupados e apresentados de forma simples e unificada.

Campo - rea de um registro de uma base de dados de informao reservada a um tipo especfico de
dado.

Coerncia da indexao - uso, por diferentes indexadores, ou pelo mesmo indexador, em pocas
diversas, de descritor idntico na indexao de um documento que trata de um mesmo assunto.

Consistncia da indexao - concordncia de termos de indexao atribudos a um documento entre

diversos indexadores

Conceito - ideia expressa em um contedo informacional. Ver Indexao por conceitos.

Contedo informacional - toda informao registrada, produzida, recebida, adquirida ou colecionada pela
Cmara dos Deputados, no desempenho de sua misso institucional, qualquer que seja seu suporte.

Descritor - palavra ou expresso que indica um conceito em uma linguagem documentria.

Documento - conjunto de um ou mais contedos informacionais com estrutura pr-estabelecida.

Extrao de termo - processo pelo qual os termos de indexao so retirados do documento.

Folksonomia - atribuio, pelo usurio, de termos livres para indexar uma informao.

Formas complementares de indexao - formas de representao do contedo informacional de um

documento, que complementam ou apoiam indexao.

Indexao por conceitos - indexao mediante o emprego de termos que traduzem os conceitos contidos
em um documento.

Interface de apresentao de resultados - interface ou mdulo que organiza e apresenta ao usurio o

resultado de uma pesquisa.
 60

Interface de busca - interface ou mdulo pelo qual o usurio interage com o sistema de informao para
efetuar suas pesquisas.

Interface de indexao - interface ou mdulo onde se inserem termos de indexao e outras formas de
representao de contedo.

Linguagem documentria - linguagem artificialmente construda com base em um conjunto de regras e

termos selecionados para identificar assuntos e temas dos contedos informacionais, facilitando a
indexao, o armazenamento e a recuperao dos contedos.

Metadados - dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar contedos informacionais.

No-descritor - termo proibido em uma linguagem documentria.

Necessidade de informao - informao requerida para o desempenho adequado das atividades de um

indivduo ou grupo.

Nota - informao acrescentada parte de uma descrio de um documento.

Recuperao da informao - processo pelo qual determinado contedo informacional localizado em um

sistema de informao e disponibilizado para uso.

Resumo - representao concisa e acurada do contedo de um documento.

Sistema de informao - conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e

programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso aos contedos
informacionais.

Taxonomia - classificao hierrquica de conceitos de um domnio de informao.

Termo candidato - termo proposto para avaliao e incluso eventual em um tesauro.

Termo especfico - termo descritor representativo de conceito subordinado a outro conceito mais amplo,
que o seu termo genrico.

Termo genrico - termo descritor representativo de conceito mais amplo, ao qual se encontram
subordinados conceitos mais especficos.

Tipo documental - designao dos tipos de contedo informacional segundo a natureza, a representao,
o suporte e a forma de disseminao.

Justificao

A indexao proporciona a identificao dos conceitos mais relevantes e pertinentes de um documento,

permitindo sua recuperao a partir de uma necessidade de informao a ele correspondente. Dessa
maneira, a indexao um dos elementos principais de um sistema de recuperao da informao.

A padronizao das ferramentas de indexao, conciliando linguagens documentrias, aliada utilizao

de normas gerais de indexao, o caminho que permitir Cmara dos Deputados avanar em direo
excelncia no tratamento da informao. Isso garantir a homogeneidade da indexao de todos os
tipos de documentos, possibilitando aos usurios o acesso rpido, eficiente e uniforme s informaes.

Essa padronizao ajudar, de forma consistente, na aplicao da Lei de Acesso Informao (Lei n
12.527/2011) a esta Casa Legislativa, bem como no emprego do Ato da Mesa n 45/2012.

A poltica de indexao alinha-se tambm diretriz da Poltica de Gesto de Contedos Informacionais

especificada no Ato da Mesa 46/2012, no seu art. 5, inciso II, que indica a elaborao de polticas
especfica para a gesto de acervos.
 61

Anexo B

Ato da Mesa n 46, de 16/07/2012

Institui a Poltica de Gesto de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados e d outras

providncias.

A MESA DA CMARA DOS DEPUTADOS, usando de suas atribuies legais e

CONSIDERANDO a relevncia do Patrimnio Informacional da Cmara dos Deputados para o

cumprimento de sua misso institucional;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir condies adequadas de preservao e acesso ao

Patrimnio Informacional da Cmara dos Deputados, em conformidade com o disposto no art. 23, incisos
III e IV, da Constituio Federal;

CONSIDERANDO o disposto na Lei de Acesso Informao, Lei n 12.527/2011, de maneira especial

o seu artigo 6, inciso II, que determina aos rgos do poder pblico que assegurem a "proteo da
informao, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade";

CONSIDERANDO a necessidade de implantar a governana da Gesto de Contedos Informacionais;

CONSIDERANDO a necessidade de revisar as competncias das unidades administrativas quanto

gesto de contedos informacionais;

CONSIDERANDO a necessidade de eliminar e prevenir a redundncia no planejada e a

inconsistncia de dados e informaes, assegurando a otimizao constante das condies de acesso e
recuperao da informao e a confiabilidade dos resultados apresentados;

CONSIDERANDO que a gesto dos contedos informacionais condio essencial para a gesto do
conhecimento institucional;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer princpios, objetivos, diretrizes e requisitos gerais que

assegurem a elaborao, implementao e manuteno integrada e coerente de processos e
instrumentos de gesto de contedos informacionais especficos; e

CONSIDERANDO a necessidade de indicar aos servidores seus direitos e deveres em cada fase da
gesto dos contedos informacionais;

RESOLVE:

SEO I
DAS DISPOSIES GERAIS

Art. 1 Fica instituda a Poltica de Gesto de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados,
que compreende princpios, objetivos, diretrizes, requisitos e define atribuies e instrumentos para a
gesto de contedos informacionais e respectivos sistemas de informao.

1 As unidades administrativas promovero a elaborao ou a adequao de seus planos,

programas, projetos e processos de trabalho em conformidade com os princpios, as diretrizes, os
requisitos e as atribuies estabelecidas neste Ato.

2 Esta poltica se aplica aos servidores da Cmara dos Deputados e o seu no cumprimento
implicar nas penalidades previstas na legislao vigente e nas normas internas pertinentes.

Art. 2 Para os fins desta Poltica, define-se:

I - Contedo informacional: toda informao registrada, produzida, recebida, adquirida, capturada ou

colecionada pela Cmara dos Deputados, no desempenho de sua misso institucional, qualquer que seja
seu suporte;
II - Documento: conjunto de um ou mais contedos informacionais com estrutura pr-estabelecida;
III - Ciclo de vida dos contedos informacionais: compreende, no todo ou em parte, as etapas de
criao, formalizao, captura, aquisio, tratamento, armazenamento, preservao, recuperao,
acesso, uso, disseminao, avaliao e destinao de contedo informacional da Cmara dos
Deputados;
 62

IV - Gesto de contedos informacionais: conjunto de processos, prticas e ferramentas que

gerenciam o ciclo de vida dos contedos informacionais;
V - Acervo: conjunto de contedos informacionais que, por compartilharem determinadas
caractersticas ou atributos pr-definidos, formam um todo homogneo, que pode ser sujeito a mtodos e
tcnicas especficas de gesto;
VI - Patrimnio Informacional: conjunto orgnico dos contedos informacionais e sistemas de
informao que permitem sua gesto; e
VII - Unidade administrativa:

a) os rgos definidos no Regimento Interno da Cmara dos Deputados, aprovado pela Resoluo
n. 17, de 1989;
b) as unidades organizacionais especificadas na Resoluo n 20, de 1971, que dispe sobre a sua
organizao administrativa, bem como as criadas aps sua publicao;
c) Gabinetes Parlamentares; e
d) Comits e Conselhos criados por norma interna.

Pargrafo nico. O glossrio de termos constante do Anexo I contm os demais conceitos necessrios
definio do escopo e da aplicao desta Poltica.

SEO II
DOS PRINCPIOS E OBJETIVOS

Art. 3 A Poltica de Gesto de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados rege-se pelos
princpios da transparncia, da efetividade, da eficincia, da acessibilidade, da disseminao e da
preservao.

Art. 4 So objetivos da Poltica de Gesto de Contedos Informacionais, visando o fortalecimento da

imagem institucional, a participao popular, o controle social e a construo da cidadania:

I - implantar modelo corporativo de gesto do patrimnio informacional, levando em conta os aspectos

normativos, ticos, tcnicos, econmicos e cientficos relativos aos acervos identificados;
II - implementar governana para a manuteno e aperfeioamento do modelo corporativo de gesto;
III - assegurar condies para o acesso ao patrimnio informacional, respeitadas as regras de sigilo e
a proteo da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas;
IV - assegurar as condies para que o patrimnio informacional subsidie o processo decisrio e o
aperfeioamento da gesto administrativa;
V - garantir a preservao e a segurana do patrimnio informacional;
VI - garantir a recuperao tempestiva e a divulgao de informaes relevantes, corretas,
consistentes e pertinentes aos processos de trabalho e s demandas da sociedade;
VII - difundir o patrimnio informacional da Cmara dos Deputados;
VIII - assegurar as condies para a efetiva implementao da Poltica de Gesto do Conhecimento na
Cmara dos Deputados.

SEO III
DAS DIRETRIZES

Art. 5 So diretrizes da Poltica de Gesto de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados:

I - obedincia aos princpios de governana corporativa, em especial o alinhamento ao planejamento e

gesto estratgica;
II - cooperao entre as unidades administrativas no planejamento e na gesto de contedos
informacionais e sistemas;
III - instituio de polticas especficas para a gesto de acervos, com base em linguagem comum e,
no que couber, na adoo de procedimentos padronizados;
IV - integrao das infraestruturas tecnolgicas relacionadas gesto de contedos informacionais;
V - observncia de requisitos e padres compatveis com as normas e boas prticas de gesto de
contedos informacionais nacionais e internacionais.

SEO IV
DOS REQUISITOS

Art. 6 A Gesto de Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados atender aos seguintes
requisitos:

I - definio e implantao de modelo de arquitetura de informao, articulado com a gesto

estratgica e com a arquitetura de tecnologias de informao e comunicao, observadas as seguintes
caractersticas:
 63

a) organizao dos acervos em repositrios corporativos, que assegurem identidade nica para
cada um dos seus elementos componentes e controle de autoridade sobre seus atributos individuais;
b) relao orgnica entre os contedos informacionais corporativos, por meio da aplicao de
instrumentos de classificao e taxonomias corporativas;
c) integrao de aplicativos de gesto de contedos informacionais com sistemas de gesto dos
processos de trabalho da Cmara dos Deputados;

II - formalizao dos contedos informacionais, de acordo com os critrios e modelos previamente

estabelecidos para cada processo de trabalho;
III - captura de cada contedo informacional com base em procedimento padronizado, que assegure
sua identificao por meio de um conjunto mnimo e previamente definido de metadados e, quando for o
caso, atribuio de grau de sigilo;
IV - tratamento dos contedos informacionais, que englobe sua indexao, sua classificao
taxonmica e sua descrio;
V - armazenamento dos contedos informacionais, com garantia dos requisitos de confidencialidade,
integridade e disponibilidade;
VI - implementao de poltica de avaliao e destinao dos contedos informacionais;
VII - preservao dos contedos informacionais para assegurar sua acessibilidade, recuperao e a
garantia da autenticidade;
VIII - realizao peridica de inventrio do patrimnio informacional, identificando os responsveis por
sua guarda e manuteno, bem como seu estado de conservao, intervenes necessrias e
documentao pertinente;
IX - recuperao tempestiva dos contedos informacionais, com base nos critrios de relevncia,
usabilidade e complexidade adequados s necessidades do usurio;
X - disseminao do patrimnio informacional nos suportes e formatos adequados s necessidades
dos diversos segmentos de usurios;
XI - contnua capacitao dos servidores na utilizao dos recursos de gesto de contedos
informacionais.

SEO V
DA IMPLANTAO E EXECUO DA POLTICA

Art. 7 A implantao e a execuo da poltica de gesto de contedos informacionais sero

supervisionadas pela Diretoria-Geral com a participao de todas as unidades administrativas da Cmara
dos Deputados.

1 As aes necessrias implantao desta poltica integraro o Plano Plurianual de Gesto de

Contedos Informacionais da Cmara dos Deputados, a ser aprovado pelo Comit de Gesto Estratgica,
criado pela Portaria n 233 de 28/12/2009.

2 O Plano Plurianual de Gesto de Contedos Informacionais conter:

I - o rol das aes necessrias implantao e consolidao da poltica de gesto de contedos

informacionais, das polticas especficas dela decorrentes, considerados os recursos disponveis, por
meio de projetos ou pelo estabelecimento de prioridades na execuo de processos de trabalho j
implantados nas reas de documentao, informao e gesto de tecnologias de informao e
comunicao;
II - as aes necessrias adequao da Cmara dos Deputados s exigncias e requisitos da Lei n.
12.527, de 2011, especialmente no tocante:

a) aos requisitos de acesso e divulgao de contedos informacionais de interesse geral e coletivo,

conforme disposto nos arts. 7 e 8;
b) aos sistemas e aplicativos necessrios ao Servio de Informaes ao Cidado, de que trata o art.
9.
III - o cronograma de execuo e os recursos humanos, oramentrios e materiais associados
implantao de cada ao prevista;
IV - indicadores e metas de execuo.

3 Ato normativo do Diretor Geral regulamentar a governana desta Poltica.

Art. 8 Compete Diretoria-Geral da Cmara dos Deputados, no que diz respeito poltica de gesto
de contedos informacionais:

I - supervisionar sua implantao e execuo;

II - assegurar a adequada alocao de recursos humanos, materiais, oramentrios e financeiros
necessrios sua implantao e execuo;
 64

III - promover o envolvimento de todas as unidades administrativas na consecuo de suas diretrizes,

objetivos e metas.

Art. 9 Compete ao Centro de Documentao e Informao da Cmara dos Deputados - CEDI:

I - coordenar a implantao, revisar e atualizar periodicamente o modelo de arquitetura de informao,

em conjunto o Centro de Informtica - CENIN e a Assessoria de Projetos e Gesto da Diretoria-Geral -
APROGE-DG;
II - elaborar a proposta de Plano Plurianual de Gesto de Contedos Informacionais e de suas
revises anuais, em conjunto com o CENIN;
III - coordenar, acompanhar e avaliar a execuo do Plano Plurianual da Gesto de Contedos
Informacionais da Cmara dos Deputados, em conjunto com o CENIN e a APROGE-DG;
IV - divulgar e manter atualizada a poltica de gesto de contedos informacionais, bem como as
normas dela derivadas;
V - propor e validar os requisitos e funcionalidades de aplicativos e sistemas corporativos relacionados
gesto dos contedos informacionais, em conjunto com o CENIN e em articulao com as unidades
administrativas responsveis pelos processos de trabalho a eles relacionados;
VI - coordenar, acompanhar e avaliar a realizao de inventrios do patrimnio informacional;
VII - receber e avaliar as sugestes de alterao no modelo de arquitetura de informao e do Plano
Plurianual de Gesto de Contedos Informacionais, apresentadas pelas unidades administrativas e por
servidores;
IX - gerir os instrumentos de classificao e demais taxonomias corporativas;
X - prestar assistncia tcnica e metodolgica s unidades administrativas, para a gesto dos
contedos informacionais sob sua responsabilidade;
XI - estabelecer requisitos e padres tecnolgicos para o armazenamento e a preservao dos
acervos no digitais, em articulao com o Departamento Tcnico - DETEC.

Art. 10. Compete ao Centro de Informtica - CENIN:

I - coordenar a implantao, revisar e atualizar periodicamente o modelo de arquitetura de informao,

em conjunto com o CEDI e a APROGE-DG;
II - elaborar, em conjunto com o CEDI, a proposta de Plano Plurianual de Gesto de Contedos
Informacionais e de suas revises anuais;
III - acompanhar e avaliar a execuo do Plano Plurianual da Gesto de Contedos Informacionais da
Cmara dos Deputados, em conjunto com o CENIN e a APROGE-DG;
IV - formular, implantar e gerir o modelo de arquitetura de tecnologias de informao e comunicao,
alinhado ao modelo de arquitetura de informaes da Cmara dos Deputados;
V - estabelecer padres tecnolgicos para a gesto dos contedos informacionais digitais, observados
as diretrizes e os requisitos desta poltica e de sua regulamentao;
VI - planejar e coordenar as aes destinadas segurana fsica e tecnolgica dos contedos
informacionais digitais;
VII - prover e manter aplicativos e sistemas de informao relacionados gesto dos contedos
informacionais, em conformidade com o modelo de arquitetura de informao.

Art. 11. So atribuies das unidades administrativas da Cmara dos Deputados:

I - zelar pela preservao e pela qualidade dos contedos informacionais gerados no mbito dos
processos de trabalho e atividades sob sua responsabilidade;
II - solicitar, previamente, assistncia tcnica ao Centro de Documentao e Informao e ao Centro
de Informtica, quando identificadas necessidades de alteraes em seus processos de trabalho que
acarretem a criao de novos contedos informacionais ou mudanas nas caractersticas e atributos dos
j existentes;
III - participar da definio e validar os requisitos e funcionalidades de aplicativos e sistemas de
informao relacionados gesto dos contedos informacionais vinculados aos seus processos de
trabalho;
IV - participar de inventrio peridico dos acervos sob sua guarda;
V - participar da reviso e do aperfeioamento do Plano de Classificao Funcional, do Tesauro e
outras taxonomias corporativas;
VI - gerenciar, quando couber, taxonomias especficas relacionadas a seus processos de trabalho,
observando diretrizes, princpios, objetivos e requisitos desta poltica e de sua regulamentao;
VII - participar da elaborao e da execuo da poltica de avaliao e destinao dos contedos
informacionais sob sua responsabilidade;
VIII - contribuir, quando necessrio, na reviso do modelo de arquitetura de informaes, bem como na
execuo do Plano Plurianual de Gesto de Contedos Informacionais;
IX - propor a aquisio ou atualizao de contedos informacionais relacionados sua rea de
competncia.
 65

Art. 12. Aos servidores, no mbito de seus processos de trabalho, compete:

I - zelar pela qualidade e preservao dos contedos informacionais por eles produzidos, capturados,
registrados, tratados ou armazenados, observando os requisitos de confidencialidade, integridade e
disponibilidade;
II - observar as normas e padres de formalizao, captura, tratamento, avaliao e destinao de
contedos informacionais;
III - conhecer e utilizar corretamente as ferramentas de descrio, indexao e de recuperao de
contedos informacionais;
IV - observar as normas e procedimentos relacionados conservao de acervos, contribuindo para a
preservao do patrimnio informacional da Cmara dos Deputados;

Pargrafo nico. So direitos dos servidores, em relao Poltica de Gesto de Contedos

Informacionais:

I - receber treinamento adequado ao exerccio de suas competncias na gesto do ciclo de vida dos
contedos informacionais;
II - propor aperfeioamentos desta poltica e de seus instrumentos de gesto.

Art. 13. Este Ato entra em vigor na data de sua publicao.

Sala de Reunies da Mesa, 16 de julho de 2012.

Deputado Marco Maia

Presidente

Deputada Rose Freitas

Primeira-Vice-Presidente

Deputado Eduardo da Fonte

Segundo-Vice-Presidente

Deputado Eduardo Gomes

Primeiro-Secretrio

Deputado Jorge Tadeu Mudalen

Segundo-Secretrio

Deputado Inocncio Oliveira

Terceiro-Secretrio

Deputado Jlio Delgado

Quarto-Secretrio

JUSTIFICAO

A Poltica de Gesto de Contedos Informacionais tem por objetivo criar as bases para a implantao
de um modelo corporativo de gesto do patrimnio informacional da Cmara dos Deputados e assegurar
as condies adequadas para a efetiva gesto do conhecimento institucional. motivada, notadamente,
pelo atual volume de contedos informacionais existentes e a perspectiva da crescente produo de
informaes, principalmente no formato digital. Seu texto estabelece diretrizes que visam assegurar a
captura, tratamento, armazenamento, acesso, sigilo, autenticidade, integridade, preservao, segurana,
recuperao e difuso dos contedos informacionais da Cmara dos Deputados.
Sob outro aspecto a Lei n 12.527/2011, denominada Lei de Acesso Informao, representa uma
mudana de paradigma em matria de transparncia pblica, pois estabelece que o acesso a regra e o
sigilo, a exceo. Assim, o principal desafio para a Cmara dos Deputados dar mxima efetividade ao
esprito da Lei de Acesso Informao e a Poltica de Gesto de Contedos Informacionais apresenta-se
como instrumento para o alcance desse objetivo uma vez que estabelece princpios, diretrizes e requisitos
para a gesto do ciclo de vida das informaes, com vistas a garantir a recuperao tempestiva, o acesso
e a divulgao de informaes relevantes, corretas, consistentes e pertinentes s demandas da
sociedade.

ANEXO I - GLOSSRIO

Acervo: conjunto de contedos informacionais que, por compartilharem determinadas caractersticas,

formam um todo homogneo, que pode ser sujeito a mtodos e tcnicas especficas de gesto;
 66

Acesso: disponibilidade de consulta aos contedos informacionais, dependendo de autorizao e

limites;

Aquisio: processo de identificao, seleo e obteno de contedos informacionais, a partir de

transferncia, recolhimento, compra e/ou doao;

Armazenamento: guarda de contedos informacionais em locais pr-estipulados para garantir sua

recuperao;

Arquitetura de Informao: plano que organiza uma viso global dos repositrios de informaes
(digitais e no digitais), as relaes entre eles e deles com os processos de trabalho estratgicos da
organizao, criando padres que facilitam catalogar, entender, organizar e acessar os contedos
informacionais necessrios para o desenvolvimento dos processos de trabalho e para a gesto
estratgica.

Arquitetura de Tecnologias de Informao e Comunicao: plano que organiza a infraestrutura

tecnolgica de uma instituio;

Atributos: caractersticas, quantitativas ou qualitativas, que identificam determinado contedo

informacional;

Autenticidade: atributos que permitem atestar a provenincia, a veracidade e a fidedignidade de um

contedo informacional;

Autoridade: unidade administrativa ou servidor responsvel pela criao ou alimentao de contedo

informacional e/ou atributos em sistemas de informaes, assegurando sua autenticidade;

Avaliao: processo de anlise e seleo de contedos informacionais que identifica seu valor para a
instituio, estabelece sua destinao final, e, quando couber, o seu tempo de guarda;

Captura: incorporao de um contedo informacional ao sistema informatizado de gesto, a partir da

atribuio de relaes orgnicas com outros contedos informacionais, processos de trabalho e funes
de uma organizao;

Ciclo de Vida dos Contedos Informacionais: compreende, no todo em parte, as etapas de criao,
formalizao, captura, aquisio, tratamento, armazenamento, preservao, recuperao, acesso, uso,
disseminao, avaliao e destinao do contedo informacional da Cmara dos Deputados;

Confidencialidade: qualidade de grau de sigilo, atribudo pela autoridade competente, a dado,

informao ou documento;

Conservao: conjunto de prticas que tm por objetivo minimizar a ao dos agentes deterioradores
dos suportes dos contedos informacionais;

Contedo informacional: toda informao registrada, produzida, recebida, adquirida, capturada ou

colecionada pela Cmara dos Deputados, no desempenho de sua misso institucional, qualquer que seja
seu suporte;

Corporativo: aquilo que aplicvel a todas as unidades administrativas da Cmara dos Deputados;

Criao: materializao de pensamento, ideia ou ao, dentro de um processo de trabalho, adquirindo

forma e caractersticas de contedo informacional;

Dado: conjunto de smbolos que, ao se atribuir significado, gera informao;

Destinao: encaminhamento dos contedos informacionais para guarda ou eliminao;

Disponibilidade: garantia de acesso aos contedos informacionais por usurios autorizados;

Disseminao: difuso de contedos informacionais;

Documento: conjunto de um ou mais contedos informacionais com estrutura pr-estabelecida;

Elemento: contedo informacional com identidade nica, que se distingue, portanto, em funo de um
ou mais de seus atributos, de outros contedos informacionais pertencentes ao mesmo acervo ou
repositrio;
 67

Formalizao: processo pelo qual a informao atende a certos requisitos predeterminados (de
formato, de estilo etc.) que lhe habilitam, eventualmente, a passar pelo processo de captura;

Formato: conjunto de caractersticas fsicas de apresentao e disposio do contedo informacional.

Para contedos digitais, refere-se ao padro no qual os dados do contedo foram gerados e
armazenados;

Gesto de Contedos Informacionais: conjunto de processos, prticas e ferramentas que gerenciam o

ciclo de vida dos contedos informacionais em uma organizao;

Gesto do Conhecimento: conjunto de estratgias e prticas usadas pela organizao para identificar,
criar, representar, compartilhar e permitir a incorporao e uso de conhecimento, quer existente em
pessoas, quer impregnado em processos de trabalho;

Governana: conjunto de processos e regulamentos referentes operacionalizao de uma poltica,

que faz com que as pessoas e as unidades administrativas de uma organizao tenham uma conduta
determinada dentro da sua rea de atuao e que produzam os resultados esperados;

Indexao: representao dos contedos informacionais por meio da aplicao de linguagem

documentria, a fim de facilitar sua recuperao;

Informao: conjunto de dados aos quais se atribuiu significado;

Infraestrutura Tecnolgica: conjunto de itens de tecnologia que apoiam o tratamento digital da

informao em todo o seu ciclo de vida. Compreende todos os elementos de redes, repositrios, sistemas
de informao e outros recursos computacionais, com suas partes e servios constituintes e a respectiva
documentao;

Integridade: qualidade dos contedos informacionais que se encontram completos e que no sofreram
nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada ou no documentada, seja na origem, no trmite
ou na destinao;

Inventrio: levantamento peridico de contedos informacionais, contendo relao e descrio de cada

um dos contedos, de acordo com o conjunto mnimo de metadados previstos para cada tipo de acervo.

Linguagem Comum: termos e conceitos destinados comunicao uniforme dentro da organizao,

junto a profissionais de outras entidades e com parceiros e fornecedores;

Linguagem Documentria: linguagem artificialmente construda com base em um conjunto de regras e

termos selecionados para identificar assuntos e temas dos contedos informacionais, facilitando a
indexao, o armazenamento e a recuperao dos contedos;

Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar contedos informacionais;

Patrimnio Informacional: conjunto orgnico dos contedos informacionais e dos sistemas de

informao que permitem sua gesto;

Preservao: conjunto de aes que visam armazenar, conservar e restaurar contedos

informacionais para garantir o seu acesso;

Qualidade da informao: grau de aderncia da informao aos requisitos de efetividade, eficincia,

confidencialidade, integridade, disponibilidade, confiabilidade e conformidade, definidos pela organizao;

Recuperao: processo pelo qual determinado contedo informacional localizado em um repositrio

e tornado disponvel para uso;

Redundncia: existncia de mltiplas verses de um mesmo contedo informacional. A redundncia

planejada assegura a manuteno da identidade nica de cada contedo informacional e a certeza de
que suas verses so idnticas original. A redundncia no planejada, normalmente decorrente da
existncia de repositrios isolados que utilizam o mesmo tipo de contedo informacional, pode gerar
discrepncias em um ou mais atributos de um mesmo elemento, causando deteriorao da qualidade da
informao;

Repositrio: local em que os contedos informacionais so armazenados e organizados segundo

padres que permitam sua recuperao tempestiva;
 68

Segurana: qualidade da informao que se verifica quando so atendidos os critrios de

confidencialidade, integridade e disponibilidade definidos pela organizao. Em sua forma estendida,
compreende ainda os critrios e recursos destinados garantia de no repdio, continuidade dos
negcios e recuperao de desastres;

Servidor: pessoa legalmente investida em cargo pblico. No caso da Cmara dos Deputados,
compreende servidores efetivos, ocupantes de Cargos de Natureza Especial e o Secretariado
Parlamentar;

Sigilo: propriedade do contedo informacional de acesso restrito e protegido contra revelao no

autorizada;

Sistema de Informao: conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e

programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso aos contedos
informacionais;

Suporte: base sobre a qual os contedos informacionais so registrados;

Taxonomia corporativa: metodologia de organizao, baseada em uma estrutura hierrquica, na qual

os contedos informacionais so classificados de maneira lgica, facilitando a insero e a recuperao
de informaes;

Tratamento: conjunto de procedimentos tcnicos aplicados a um contedo informacional, a partir de

sua captura, com o objetivo de assegurar a correta execuo de seu ciclo de vida;

Unidade administrativa: os rgos definidos no Regimento Interno da Cmara dos Deputados,

aprovado pela Resoluo n. 17, de 1989; as unidades organizacionais especificadas na Resoluo n 20,
de 1971, que dispe sobre a organizao administrativa da Cmara dos Deputados, bem como as criadas
aps sua publicao; os Gabinetes Parlamentares; e os Comits e Conselhos criados por norma interna.

Usabilidade: grau de simplicidade e facilidade com que o usurio interage com um sistema de
informao, a fim de atingir objetivos definidos nos requisitos do sistema.