NOES DE ARQUIVOLOGIA:

1 Conceitos fundamentais de arquivologia. 2 O gerenciamento da informao e a gesto

de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao
de documentos; arquivos permanentes. 3 Tipologias documentais e suportes fsicos:
microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

1 Conceitos fundamentais de arquivologia.

Arquivo: Conceito

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos
bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Conjunto de documentos = ACERVO

Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so

ACUMULADOS dessa forma.

Produzidos ou Recebidos = Acumulados

Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis

as informaes mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria

Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO

1
Distino entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS
(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade,
preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela
instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus
documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que evidenciam o

funcionamento da instituio ao longo do tempo.

Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.

A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo.

Seus documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta.

Classificao dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o (a):
Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)

1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os
Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex:
arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos, Institucionais, Comerciais,

Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais,
pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica
(suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou
manuseio.
Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de
determinada rea do conhecimento.
Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte
do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme

Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do

conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.
2
2 O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e
intermedirio; protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
Segundo o IBGE (2003), uma importante contribuio das micro e pequenas empresas
no crescimento e desenvolvimento do Pas a de servirem de "colcho" amortecedor do
desemprego. Constituem uma alternativa de ocupao para uma pequena parcela da
populao que tem condio de desenvolver seu prprio negcio, e em uma alternativa
de emprego formal ou informal, para uma grande parcela da fora de trabalho
excedente, em geral com pouca quali_?cao, que no encontra emprego nas empresas
de maior porte.

Obviamente, estes pequenos empreendedores no dispe de capital, viabilizando a

proposta de um sistema de Informao Gerencial nas Micros, Pequenas e Mdias
Empresas utilizando a Internet como plataforma.

SISTEMAS DE INFORMAO GERENCIAL

Stair (2002) diz que a finalidade principal de um SIG (Sistemas de Informao

Gerencial) a de ajudar uma organizao a atingir suas metas, fornecendo aos
administradores uma viso das operaes regulares da empresa, de modo que possam
controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente.

Stoner (1999) informa que medida que as funes dos CPDs (Centros de
processamento de dados) passaram a se expandir para alm do rotineiro processamento
de massas de dados padronizados eles passaram a se chamar de SIGs. E, que os SIGs
vo alm da mera padronizao dos dados, ajudando no processo de planejamento.

Para Laudon (2001) os SIGs, suprem os gerentes com relatrios sobre o desempenho
passado e presente da empresa. Eles auxiliam o papel informativo dos gerentes
ajudando a monitorar o desempenho atual da empresa e a prever o desempenho futuro,
possibilitando assim que os gerentes intervenham, auxiliando o controle da empresa.

Verifica-se que os SIGs se situam no nvel intermedirio alto de uma organizao,

entretanto muito til na administrao da informaes para os nveis inferiores, bem
como teis no fornecimento de analises para o nvel superior.

Stair (2002) relaciona as principais caractersticas de um SIG:

Gerar relatrios de sada com formatos fixos e padronizados;

Necessitar de solicitaes formais do usurio;

Produzir relatrios impressos e em tela de computador;

Produzir relatrios programados, sob solicitao e de exceo;

3
 Ter relatrios desenvolvidos e implementados por sistemas de informaes
pessoais, incluindo analistas de sistema e programadores de computadores;
Usar dados internos armazenados no sistema do computador.

O SIG da suporte a decises estruturadas nos nveis operacional e de controle

gerencial. Porm, eles tambm so teis para planejar propsitos de pessoal da
gerencia snior.
Os SIG geralmente so orientados para relatrios e controle. Eles so projetados
para relatar as operaes existentes e, ento ajudar a cuidar do controle das
operaes dirias.
Os SIG baseiam-se em dados corporativos existentes e fluxos de dados.

Os SIG tm pouca capacidade analtica.

Os SIG geralmente ajudam a tomada de deciso usando dados passados e

presentes.
Os SIG so relativamente inflexveis.

Os SIG tm uma orientaao mais preferencialmente interna do que externa.

Desta forma pode-se concluir que existem SIGs para diversas aplicaes empresariais.
Como exemplo, um SIG de marketing (Kotler, 1998) consiste de pessoas, equipamentos
e procedimentos para coletar, selecionar, analisar, avaliar e distribuir informaes de
marketing que sejam necessrias, oportunas e precisas para os tomadores de decises
em marketing. Entretanto, pode-se extrapolar esta abordagem para os outros SIGs como,
por exemplo, contabilidade, engenharia, etc.

A partir das entradas podemos obter subsistemas para avaliaes, relatrios

intermedirios ou auxiliares. As entradas podem ser internas (atravs dos Sistemas de
Processamento de Transaes SPT e do plano estratgico) ou externas (atravs de
informaes obtidas junto a clientes, concorrentes e fornecedores).

Finalmente, a sada da maioria dos Sistemas de Informao Gerencial tm condies de

emitir os seguintes perfis de relatrios:

Exceo: produzidos automaticamente quando uma situao incomum ou

requer alguma atitude da administrao;
Programados: produzidos periodicamente (dirio, semanal, quinzenal, etc) ou na
ocorrncia de um evento especial;
Solicitados: desenvolvidos para dar certas informaes a pedido de um
administrador.

Integrao de Sistemas de Informao Gerencial

4
Uma coleo integrada de Sistemas de Informao Gerencial so conhecidos por
Sistemas Integrados de Gesto. Segundo Rezende (2003), esses sistemas
objetivam tornar possvel a gesto global da empresa, utilizando para isto a sigla
ERP (Enterprise Resource Planning).

Koch et al (1999) dizem que o objetivo do ERP tentar integrar todos departamentos de
uma empresa e funcionar sobre um sistema de computador nico que possa servir a
todas as suas necessidades especficas.

Finalmente, Koch et al (1999) dizem que o ERP corresponde a construo de um nico

programa de computador que serve as necessidades de computao das reas de
engenharia, finanas, industrial, marketing, recursos humanos, etc. O ERP combinaria
todos os programas de computador de cada uma das reas citadas em um nico e
integrado programa de computador. Este nico programa de computador, a partir de um
banco de dados nico, permite que vrios departamentos compartilhem a informao e
comuniquem-se mutuamente. Desta forma, pode-se classificar o ERP como um Sistema
Integrado de Gesto, uma vez que podem ser baseados em estruturas funcionais e
empresariais, nas quais sua principal funo o foco na informao para que os
gerentes e supervisores tomem decises.

Implementao dos Sistemas de Informaes Gerenciais

A implementao dos Sistemas de Informaes Gerenciais inclui a aquisio de

hardware, a compra ou o desenvolvimento do software, a preparao dos usurios, a
contratao ou o treinamento de pessoal, a preparao do local e dos dados, a instalao,
testes, a partida e, finalmente, a aceitao pelo usurio (Stair, 2002).

A aquisio de hardware requer a compra ou o aluguel dos recursos computacionais

escolhidos junto aos fornecedores. O software pode ser adquirido de um fornecedor
externo ou ser desenvolvido internamente. A preparao dos usurios e o treinamento
envolvem, geralmente, a contratao de fornecedores. Finalmente, a preparao do local
e das instalaes, a partida e a aceitao implicam na validao total da implantao.

Rezende (2003) descreve a implementao de um sistema de informao gerencial

baseado em computador como um processo contnuo que inclu o completo
desenvolvimento do sistema original sugerido atravs do estudo de viabilidade, anlise
de sistema e projeto, programao, treinamento, converso, e instalao do sistema,
alm da respectiva mudana organizacional. Assim, implementao um processo que
ocorre durante todo o ciclo de vida do sistema, e no meramente nas ltimas duas
semanas antes da converso do sistema de computador.

Cooper e Zmud (1986) definem a implementao de um sistema de informao

gerencial como um esforo organizacional para a difuso da Tecnologia da Informao
apropriada dentro da comunidade do usurio. Esta suposio baseada na idia de que a
mudana organizacional nas ltimas dcadas tem sido dirigida pela tecnologia, e este
ligeiro e desenfreado movimento de Tecnologias da Informao dentro dos negcios das
organizaes tem levantado questes relacionadas sua capacidade em administrar sua
introduo. Portanto, a implementao de sistema de informao gerencial tornou-se
uma preocupao administrativa importante, enfocando na efetiva difuso da

5
Tecnologia da Informao dentro das organizaes, unidades de negcios e grupos de
trabalho.

Nutt (1992) descreve a implementao como uma srie de passos tomados por agentes
organizacionais responsveis em planejar o processo de mudana e obter a concordncia
necessria para instal-las. Para Rai e Howard (1993), o desafio para administrar o
Sistema de Informao (SI) est em fazer a melhor escolha dentre as inovaes e fazer
com que trabalhem em ambientes organizacionais reais. O administrador do SI deve
gerenciar o comportamento complexo e os processos de mudana organizacionais
requeridos, transformar a existncia de uma inovao em um conceito atrativo e
interessante para tornar-se uma parte aceita da prtica de projeto.

Assim Bikson e Eveland (1990) definem como uma implementao do processo de SI o

esforo para instalar uma tecnologia disponvel dentro de uma unidade organizacional
em funcionamento. Stair (2002) define implementao de sistemas como tarefas
executadas para que um sistema j projetado, possa ser instalado e deixado pronto para
funcionar, inclusive a preparao do usurio, a contratao e o treinamento de pessoal.
Laudon (2001), por fim, conceitua implementao como sendo as atividades
organizacionais trabalhando adoo, administrao, e padronizao de uma inovao.

Causas de Sucesso ou Falha dos Sistemas de Informao Gerencial

Rezende (2003) afirma que uma classificao exata dos problemas dos SI (Sistemas de
Informao) difcil de ser feita, pois suas falhas so multidimensionais, envolvendo
vrios domnios:

Dados: lida com a natureza e o contedo dos dados processados e comunicados

pelo sistema;
Organizao: captura a natureza e o contedo das regras organizacionais e a
forma como as tarefas e as atividades organizacionais so executadas;
Tcnico: inclui os meios fsicos e o conhecimento tcnico computacional, no
qual as tarefas so executadas, Tecnologia da Informao, mdia de
armazenamento, ferramentas e mtodos para projetar e implementar os sistemas
de computador;
Usurio: identifica a habilidade, competncia, caracterstica de personalidade e
fator motivacional que diretamente ou indiretamente esto envolvidos.

O foco est no comportamento, expectativas, responsabilidades, autoridade, e

performance das tarefas e dos membros de uma organizao. Lyytinen e Hirschheim
(1987) tambm discutem razes para SI estarem falhando dentro daqueles domnios,
dividindo-se ento dentro de quatro grupos caractersticos:

Ambiente de desenvolvimento: cobre o ambiente cultural e social e as suas

respectivas interaes com o SI;
Ambiente: considera os domnios organizacionais, dividindo-os em trs classes:
indivduo, razes ambientais e organizacionais;

6
 Processo de implementao: lida com aspectos reconhecveis do projeto e do
processo de implementao, mtodos, organizao e suas deficincias possveis;
SI: aborda os aspectos que so tipicamente pensados como sendo o prprio SI e
as caractersticas que os levam a falhar.

De acordo com Laudon (2001) um Sistema de Informao falha quando no

desempenha como esperado, ou no est operacional por um tempo especificado, ou
quando no utilizado no caminho para o qual foi pretendido. Dentro desta abordagem
Laudon (2001) relata que os sistemas de informao podem falhar quando apresentam
problemas em quatro reas especficas, a saber:

Custo: acima do oramento e no justificvel pelo valor da informao que

prover;
Dados: impreciso ou inconsistncia da informao, a qual pode ser ambgua ou
errnea;
Operaes: informao no provida em tempo e de maneira eficiente, trabalhos
que abortam freqentemente, sistema on-line operando inadequadamente porque
o tempo de resposta muito longo;
Projeto: falha em capturar os requisitos essenciais do negcio, falha em melhorar
a performance organizacional, apresentao de grupos errados/inadequados de
dados, interface pobre com o usurio e incompatibilidade com a estrutura, a
cultura e os objetivos da organizao.

Medidas de Sucesso em Sistemas de Informao

De acordo com Laudon (2001), vrios critrios tm sido desenvolvidos para se

estabelecer as medidas de sucesso, sendo consideradas importantes as seguintes:

Alcance dos objetivos: extenso na qual o sistema especificado tenha atingido

suas metas, refletida pela melhora da performance organizacional e da tomada
de deciso;
Aprovao: por parte dos usurios e do pessoal de sistemas de informao;

Retorno financeiro: reduzindo os custos ou pelo aumento das vendas ou lucros;

Satisfao do usurio: medida atravs de questionrios ou entrevistas, incluindo

opinies dos usurios sobre a preciso, convenincia e relevncia da informao
na qualidade de servio, e na programao das operaes;
Uso do sistema: medido atravs de avaliaes dos usurios com o emprego de
questionrios ou monitorao de parmetros, tal como o volume de transaes
on-line.

O conceito dos nveis de produo descritos pela teoria de comunicao demonstra a

natureza seqencial da informao. Nesse sentido, o SI cria uma informao que
comunicada ao receptor, o qual pode ou no ser influenciado. Dessa forma, a
informao flui por uma srie de estgios de produo atravs do seu uso ou consumo
7
para sua influncia individual e/ou desempenho organizacional. Sugere-se ento serem
necessrias a separao das medidas de sucesso para cada um dos nveis de informao.

Investigadores deveriam sistematicamente combinar medidas individuais das categorias

de sucesso de SI para criar um instrumento de medida geral. A seleo de medidas de
sucesso tambm deveria considerar as variveis de contingncia, como a existncia de
variveis independentes pesquisadas, a estratgia organizacional, estrutura, tamanho e
ambiente das organizaes a serem estudadas; a tecnologia que empregada e as tarefas
e caractersticas individuais do sistema sob investigao.

Gerenciando a Implantao de Sistemas de Informao Gerencial

Em Laudon (2001) afirma que nem todos os aspectos de um processo de implementao

podem ser controlados e planejados. Vrios procedimentos, estratgias e metodologias
tm sido criadas para a resoluo de problemas especficos. Os implementadores devem
adotar uma abordagem de contingncia para o gerenciamento dos projetos. Assim,
Laudon (2001), descreve trs tcnicas bsicas de gesto do projeto que sero
determinadas pelo grau de risco envolvido:

Ferramentas de integrao externa: aplicadas ao projeto com estrutura pequena,

no qual se deve envolver os usurios em todos os estgios. Os usurios devem
ser mobilizados para suportar uma de muitas opes de projeto para se adotar
um deles.
Ferramentas de integrao interna: aplicado a projetos com alto nvel de
tecnologia. O sucesso de todo o projeto depende do gerenciamento da
tecnologia. Os lderes do projeto devem ter experincia tcnica e administrativa
para gerenciar os problemas.
Planejamento formal e ferramentas de controle: aplicado a projetos com uma
alta estrutura e baixa tecnologia, apresentando baixo risco. O projeto fixo,
estvel e no tem qualquer desafio tcnico. No caso de um grande projeto, sua
gesto pode ser executada pelo planejamento formal e pelas ferramentas de
controle como o PERT (Program Evaluation and Review Technique) ou o
grfico de GANTT. Essas tcnicas podem ajudar os administradores a
identificarem gargalos e avaliarem impactos de mudanas no planejamento do
projeto de implementao.

Como descrito anteriormente uma das grandes causas do insucesso da implantao dos
Sistemas de Informao a resistncia do usurio. De acordo com Laudon (2001) temos
que os pesquisadores explicam a resistncia do usurio com trs teorias:

Teoria da interao: a resistncia causada pela interao entre o sistema e as

pessoas, as quais tm receio de perder o poder ou o status dentro da organizao.
Assim necessrio, resolver os problemas organizacionais antes da
implementao, reestruturar incentivos para usurios e promover a participao
do usurio quando necessrio.
Teoria orientada ao sistema: diz respeito ao projeto do sistema, no qual sua
interface com o usurio no amigvel. O problema pode ser resolvido com a
educao, melhoria da interface do sistema/usurio, participao do usurio (na
8
 aprovao do projeto) e realizao de modificaes para que o sistema se adapte
organizao apropriadamente.
Teoria orientada s pessoas: diz respeito ao prprio usurio, sua falta de
conhecimento do sistema, dificuldade ou recusa no aprendizado. Nestes casos
podemos aplicar os seguintes procedimentos inerentes pessoa do usurio:
educao (treinamento), coero (ordem e poltica), persuaso e participao do
usurio (para obter colaborao).

GESTO DE DOCUMENTOS

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio

e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio;
organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria;
elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de
guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero
ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e
para terceiros.

ARQUIVO CORRENTES

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser

fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade
com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo
permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual
foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos
correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos
arquivos de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe
de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a
um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento
das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com
que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais
eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos,

1
Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
9
depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados
quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem
transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno
enquanto indispensveis s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o
necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para
pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser
alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o
momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da
maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa
determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um
arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos
mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los.
Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens,
organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas
essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os
documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma
poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente
expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente
classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao
uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no
se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram.
As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes,
alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia
permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de
documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa
separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j
se tornou obscura a sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.

Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi- Ativo.

So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao
final.

Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao

DIAGNSTICO

10
 avaliao de dados bsicos sobre as condies dos arquivos, com o objetivo de
implantar sistemas e estabelecer programas quanto a produo, tramitao e
arquivamento dos documentos.

Protocolo

Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a
existncia de antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem
no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se
encontram e os solicitar para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de
assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

Avaliao de documentos

O processo de avaliao de documentos de arquivo feito atravs de pr-requisitos

estabelecidos, com anlise e seleo de documentos, indicando com preciso o prazo de
guarda nas fases corrente, intermediria e permanente, com identificao de seus
valores primrio e secundrio, devendo ser executado por uma equipe tcnica, composta
por profissionais de diversas reas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores,
profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos sero avaliados,
economistas e etc.

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so

escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se
por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu
significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou,
em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da
sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de
11
documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los
disponveis para serem usados.

Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade

pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao
de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso
de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico
nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como
contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).

A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente

as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser
explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos
podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem,
contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da
custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os
documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e

privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e
autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios

adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se
estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais
foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e
de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de

documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer
documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade
responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).

Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente

administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao.

Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de

custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao
arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos
permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

12
 descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e
divulgao;

conservao medidas de proteo aos documentos e,

conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua
destruio;

referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

3 Tipologias documentais e suportes fsicos:

microfilmagem; automao; preservao, conservao e
restaurao de documentos.

MICROFILMAGEM

Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois:

a) reduzir o seu volume;

b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar

documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar
valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto
custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos
na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas
fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas

imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua
utilizao em pesquisas.

Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos

de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.

As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou

microficha;

Automao
Automao (do ingls Automation), um sistema automtico de controle pelo qual os
mecanismos verificam seu prprio funcionamento, efetuando medies e introduzindo
correes, sem a necessidade da interferncia do homem.

Automao a aplicao de tcnicas computadorizadas ou mecnicas para diminuir o

uso de mo-de-obra em qualquer processo, especialmente o uso de robs nas linhas de
produo. A automao diminui os custos e aumenta a velocidade da produo. Fonte:
Lacombe (2004)
13
Tambm pode ser definida como um conjunto de tcnicas que podem ser aplicadas
sobre um processo objetivando torn-lo mais eficiente, ou seja maximizando a produo
com menor consumo de energia, menor emisso de resduos e melhores condies de
segurana, tanto humana e material quanto das informaes inerentes ao processo.

A automao pode ser dividida em alguns ramos principais:

Automao Industrial - Ramo da automao onde as tcnicas so aplicadas ao controle e

otimizao de um determindo processo industrial, como a extrao de minrios,
produo de madeira, produo de celulose, refino de petrleo, etc.

Automao Comercial - Ramo da automao onde ocorre a aplicao de tcnicas

especficas na otimizao de processos comerciais, geralmente utilizndo-se mais
software do que hardware, tais como: sistemas controle de estoques, contas a pagar e
receber, folha de pagamentos, identificao de mercadorias por cdigos de barras ou por
rdio frequncia RFID, etc.

Automao Residencial - Aplicao da tcnicas de automao para melhoria no

conforto e segurana de residncias e conjuntos habitacionais, tais como: Controle de
acesso por biometria, porteiro e portes eletrnicos, circuitos Fechados de Televiso
(CFTV), controle de luminosidade de ambientes, controle de umidade, temperatura e ar
condicionado (HVAC), etc.

Para viabilizar a automao de um determinado processo, existe uma necessidade

preliminar de realizao de um estudo tcnico (tambm chamado de engenharia bsica
ou levantamento de dados) que verificar todas as necessidades para o processo
desejado, servindo como subsdio para a identificao, anlise e determinao da
melhor estratgia de controle e para a escolha dos recuros de hardware e/ou software
necessrios para a aplicao.

Atualmente, a automao est presente em diferentes nveis de atividades do homem,

desde as residncias, no trnsito, atravs de sistemas de controle de trfego e
sinalizao, nos edifcios comerciais, processos de conpra, venda e transporte de bens,
processos industriais primrios e secundrios, e at nas jornadas espaciais.

Preservao, conservao e restaurao de documentos.

A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e,

conseqentemente, ao local de sua guarda.

H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of

Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo:
agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das
condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza
material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes
destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos
agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na
forma original, seja em qualquer outra forma.

14
 A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel
so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela
deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico
(H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao,
temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos
de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O
controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de
instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos
documentos denomina-se climatizao.

As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano

secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos.

A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e

inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do
acervo documental.

A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera

o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve
ser usada com parcimnia.

O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.

A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o

desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.

A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor

constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos
de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se
empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou
estantes para combater a umidade.

A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis.

As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.

Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou

casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste
ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem.

So as seguintes as principais operaes de conservao:

a) desinfestao;

b) limpeza;

c) alisamento;

d) restaurao ou reparo.

15
16