Processos 1252082544 PDF

Manual Sobre Manuseio de Processos Administrativos
SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO,

GESTO E DESBUROCRATIZAO
MANUAL SOBRE
MANUSEIO DE
PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS
SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 1

COORDENADORIA DO GOVERNO ELETRNICO E GESTO DA INFORMAO - CGEGI
DIVISO TCNICA DE PROCESSOS MUNICIPAIS DPM-G
APRESENTAO
Com o passar dos anos a Administrao Municipal tem cada vez mais a
obrigao de rever conceitos e rotinas visando a agilizao de procedimentos
administrativos, entre eles o processo administrativo.
Prova disso a edio da Lei 14.141 de 27.03.2006, que dispe sobre
processo administrativo na PMSP, e que o conceitua como todo conjunto de
documentos, ainda que no autuados, que exijam deciso. Isto faz com que
outros expedientes como ofcios, memorandos, requerimentos, apartados etc.
sejam classificados e disciplinados como processos.
A Lei inova ainda quanto ao prazo para se atuar em um processo, que
de 5 (cinco) dias teis, visando com isto evitar que processos fiquem parados
indefinidamente nas Unidades.
E temos tambm a possibilidade de utilizao de meios eletrnicos para
formao, instruo e deciso de processos administrativos, que da a
Prefeitura a possibilidade de implantar o Processo Digital, onde no teremos a
figura do papel e os assuntos tero fluxos definidos, impedindo tramitaes
desnecessrias.
Nesse sentido de vital importncia que o trato com documentos
pblicos seja uniforme, devendo ser divulgado a toda PMSP qual a maneira
correta dos mesmos serem manuseados e tramitados.
A falta de uma orientao correta termina por resultar em vcios que se
perpetuam dificultando o aprendizado e travando o fluxo dos processos
administrativos, sejam eles ofcios, memorandos, formulrios padronizados ou
processos autuados.
A inteno deste manual levar este conhecimento de maneira a servir
de apoio as Unidades e funcionrios na obteno de respostas para dvidas
rotineiras e mesmo complexas.
Fizemos este Manual numa linguagem acessvel, que busca atingir a
todos sem distino, de modo que quem consult-lo ter respostas para o trato
com os documentos pblicos da Prefeitura da Cidade de So Paulo
Apesar de todo este trabalho, estamos abertos s crticas e sugestes
por parte de todos, que sero bem vindas para a melhoria de nossos trabalhos
e podero ser direcionadas para o endereo eletrnico
smgsimproc@prefeitura.sp.gov.br
Boa leitura e obrigado.
SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E
DESBUROCRATIZAO - SMG
COORDENADORIA DO GOVERNO ELETRNICO E GESTO DA INFORMAO

NDICE
I Meios de Comunicao Administrativa.......................................................04
II Processo - Definio................................................................................ 04
III Autuao de Processo.............................................................................. 05
IV Movimentao de Processo..................................................................... 07
V Juntada de Folhas e Documentos ............................................................. 07
VI Desentranhamento................................................................................... 13
VII Paginao Irregular.................................................................................. 14
VIII Troca de Capa .......................................................................................... 15
IX Despacho.................................................................................................. 16
X Arquivamento de Processos..................................................................... 17
XI Processo Encerrado.................................................................................. 18
XII Reativao de Processos.......................................................................... 19
XIII Processo Acompanhante......................................................................... 20
XIV Formao de Volumes de Processos........................................................ 21
XV Vistas em Processos................................................................................. 23
XVI Extravio .................................................................................................... 24

I - MEIOS DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
1. Instrumentos Normativos, que ditam as regras para a PMSP deliberar sobre os

diversos assuntos, compostos por:
- Leis
- Decretos
- Portarias
- Circulares
- Comunicao
- Ordem interna
1.1. Processos Administrativos, instrumentos de Deciso, classificados em:
- Processos Autuados
- Pastas Internas (Apartados, Autos de Infrao etc)
- 0ficios
- Memorandos
- Formulrios Padronizados
- E-mails
1.2. Estes documentos so utilizados pela administrao para decidir solicitaes de

muncipes, funcionrios municipais e demandas internas, e so denominados
processos administrativos. A figura do e-mail vem sendo cada vez mais utilizada
para solucionar e decidir demandas rotineiras como solicitao de veculo.
II - PROCESSO - DEFINIO:
2. A Lei 14.141 de 27 de maro de 2006, que estabelece normas comuns aplicveis

aos processos administrativos no mbito da Administrao Municipal, conceitua o
Processo Administrativo como todo conjunto de documentos, ainda que no
autuados, que exijam deciso.
2.1 No se incluem na categoria de processos administrativos autuados, ou seja, que
exijam o cadastramento no Sistema Municipal de Processos SIMPROC, os
documentos formados para atos de administrao interna, para comunicaes ou
correspondncia, bem como aqueles destinados execuo de atos administrativos,
mediante formulrios padronizados, com fluxos pr-determinados.
2.2 O processo administrativo autuado constitudo por:
- Capa emitida pelo SIMPROC
- Requerimento inicial
- Documentao exigida pela legislao do assunto
- Instruo feita pelo agente pblico, para embasamento a deciso.

- Despacho da Autoridade competente

- Arquivamento junto a Diviso de Arquivo Municipal de Processos
III AUTUAO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO
3. - Autuar um processo consiste em receber um requerimento de muncipe, de

funcionrio municipal ou ainda um documento interno que envolva uma deciso
administrativa, autorizao, permisso ou outro tipo de deliberao promovido por
Autoridade competente.
3.1 O Servio de Autuao recebe:
- requerimento do muncipe com cpia do CPF e RG quando pessoa fsica e CNPJ
quando pessoa jurdica
- requerimento de servidores municipais, referente a solicitao da sua vida funcional,
com cpia do CPF/ RG e do holerite.
- papis internos como: oficio, memorando e outros desde que sejam solicitados pela
Chefia da Unidade.
3.2. O requerimento ou papel, ao ser recebido deve:
3.2.1. - indicar o cargo da autoridade a quem dirigido:
3.2.2. - conter os seguintes dados identificadores do interessado.
a) Pessoa Fsica: nome completo, estado civil, CPF, RG, endereo residencial
completo, incluindo o CEP, telefone e endereo eletrnico se houver.
b) Pessoa Jurdica: razo social, endereo completo da sede, inscrio estadual.
nmero do CNPJ, nmero do CCM, telefone e endereo eletrnico se houver.
c) Servidor Municipal: Nome, cargo/funo, referncia, registro funcional, CPF, RG,
telefone e endereo eletrnico se houver.
3.3 - Recebido a documentao, feito o registro das informaes no Sistema
Municipal de Processos - SIMPROC, momento em que emitido o cadastro do
processo com o respectivo nmero e o protocolo de encaminhamento.
3.3.1 de extrema importncia que seja preenchido o campo motivo da autuao,
com texto livre, identificando detalhes do assunto que vai ser tratado no processo.
3.4. - A autuao fsica do processo feita da seguinte maneira:
3.4.1 - Primeiramente os documentos so colocados dentro da capa de cartolina e
presos por colchetes/bailarinas.
3.4.2 - O prximo passo fazer o controle de paginao, que a numerao
seqencial dos documentos recebidos pelo setor de autuao.
3.4.3 - Para fazer este controle deve ser utilizado o carimbo de juno de documentos
(Modelo B), contendo o nmero da folha, o nmero do processo, carimbo e rubrica do
responsvel.
3.4.4 As unidades de Autuao podero, ao seu critrio, utilizar carimbos com
numerador e com os dados do funcionrio, visando racionalizar o trabalho.

MODELO B
Folha n________do processo. Folha n________do processo

n________________________
n 2006-0.254.567-0
Assinatura / Carimbo MARIO RODRIGUES LIMA
AGPP RF.XXX.XXX-X SMG/DPM
3.4.6 - No verso da folha nmero 1, deve ser colocado o carimbo de inicio de

Autuao (Modelo C) preenchendo-o com o nmero de documentos e folha para
informao (quando houver) juntada, indicando o nmero da primeira e da ltima folha
juntada, data, carimbo e rubrica do responsvel.
MODELO C
DIVISO TCNICA DE PROCESSOS MUNICIPAIS

Setor de Autuao - SMG
Segue(m) juntado(s) nesta data _____documento(s) e papel para informao
rubricado(s) sob folha(s) N __________________
Em ____/____/____ ass./Car.________________________
3.4.7 - No verso da ltima folha autuada, deve ser colocado o carimbo de Final de
Autuao (Modelo D) deixando-o sem preencher.
MODELO D
SMG/DPM FIM DE AUTUAO VERSO DA LTIMA

FOLHA AUTUADA
1 tramitao Segue .........juntado.........nesta data documento.......
e folha para informao, rubricado........sob folha N _______________
Em ____/____/____ ass. _________________________
3.4.8 - O carimbo de Fim de Autuao no preenchido pela unidade de autuao,

mas sim pela primeira unidade que vai analisar e instruir o processo, que poder
juntar folhas de informao, ou documentos e folha de informao.
3.4.9 - Em autuao de expediente com uma folha, a unidade de autuao coloca o

carimbo de Juno de Documento, no canto superior da folha, preenchendo-o; e no
verso colocado o carimbo de Fim de Autuao, deixando-o sem preencher.
3.5.0 - No caso da ltima folha autuada no tiver, no seu verso, espao para colocar o
carimbo de Fim de Autuao, o procedimento o seguinte:
3.5.0.1 - NO BATIDO O CARIMBO DE FIM DE AUTUAO.

3.5.0.2 - Deve ser juntada uma folha de informao com o cabealho devidamente
preenchido, e contar a seguinte informao O presente foi autuado com
____folhas(Modelo E).
MODELO E
_______________________________________
O presente foi autuado com ......XX.......... folhas.
3.5.0.3 - Neste caso o carimbo de Incio de Autuao dever abranger tambm a folha
de informao.
3.5.1 - Concludo o servio de autuao, o processo recebe um protetor plstico.
3.5.1.1 - IMPORTANTE: Os processos autuados a partir de 05.05.80 devem
obrigatoriamente, tramitar com protetor plstico que parte integrante do processo
desde a sua autuao at o arquivamento, exceto ,determinados assuntos, que so
devidamente divulgados..
3.5.1.2 - O servidor que RETIRAR, DANIFICAR, GRAMPEAR OU COLAR PAPIS
EM PROCESSOS, transgride as disposies do Estatuto dos Funcionrios do
Municpio de So Paulo, estando sujeito as sanes legais;
3.5.1.3 - O exposto no item anterior, estende-se as capas de cartolina para
processos e aos protetores plsticos.
IV - MOVIMENTAO DO PROCESSO
4. - Concludo o servio de autuao, o processo remetido Unidade que deve
apreciar o assunto em primeiro lugar. Inicia-se, assim, a tramitao do processo pelas
diversas Unidades Administrativas para os trabalhos de instruo.
4.1.- O encaminhamento do processo ser feito sempre atravs do SIMPROC.
4.2- Cabe s Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas tramitaes
dos processos, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo SIMPROC.
4.2.1 - IMPORTANTE: A unidade que envia o processo continua responsvel por ele
at que a Unidade destinatria acuse o recebimento no SIMPROC, quando ento o
processo deixar de estar EM TRANSITO.
4.3. Vale ressaltar que com a Internet o muncipe tem a possibilidade de qualquer
lugar do mundo, acessar a localizao do seu processo, e saber onde o mesmo est,
desde qual data, com qual funcionrio e em qual situao ( desde que alimentado
pela unidade). Basta acessar o site www.prefeitura.sp.gov.br/processos.
V - JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS

5 Este um servio considerado como de maior dificuldade na tramitao de um
processo, as junes, tanto de folhas, como de documentos, nada possuem de

complicado, bastando apenas saber definir claramente o que folha de informao e

o que documento dentro de um processo..
5.1 - Defini-se como FOLHA DE INFORMAO, a folha impressa com papel
timbrado e cabealho, formulrio MO-014, onde so transcritas as informaes
pertinentes ao assunto tratado no processo, ou seja, o lugar onde se escreve no
processo: ( cotas, pareceres, laudos, encaminhamentos, etc.).
5.1.1 - No deve ser utilizado outro tipo de folha para informao principalmente
versos de listagem de computador.
5.1.2 Na folha de informao deve constar como cabealho o braso da prefeitura,
o nome PREFEITURA DO MUNICPIO DE SO PAULO, e as seguintes informaes:
nmero da folha a ser juntada, o nmero do processo, ou do Memorando ou Ofcio se
for o caso, a data e a identificao de quem realizou a juno.
5.1.3 Esta identificao pode ser feita atravs de carimbo com nome, cargo e
registro funcional,
MODELO F
5.1.4 No permitida em folha de informao de processos autuado, a linha

hierrquica da unidade conforme exemplo abaixo, visto o processo, no pertencer
quela unidade, mas sim a PMSP. Tambm no utilizar logomarcas, adesivos e
outros.
5.1.3 Caso a unidade queira utilizar a identificao visual da marca Cidade de So

Paulo, deve obedecer ao modelo abaixo:

Folha de Informao n 05
do processo 2007-0.023.568-9, ................................. em 8.6.09 (a).......
5.2 - A juno de folha de informao, aps a autuao, ser feita mediante o

completo preenchimento, assinatura e identificao do funcionrio responsvel pela
juntada, por carimbo ou datilografado, digitado ou manuscrito, em letra de forma
legvel, nos campos impressos, no cabealho e no rodap do verso da folha anterior.
(Modelo F).
5.2.1 - A folha de informao dever ser utilizada frente e verso, na sua totalidade,
evitando-se espaos em branco, margens grandes ou aposio de carimbos
desnecessrios.
5.2.2 - Ao fazer uma informao no verso da folha, procurar sempre deixar espao
para as unidades fazerem, a juno.
5.2 3 - A data na juno do verso da folha de informao de impressora opcional,
visto que ela constara obrigatoriamente no cabealho da folha juntada.
5.2.4 Unidades que receberem processos que possuem o antigo formulrio de folha
de informao (exemplo abaixo), podem preencher os espaos, na hora de fazer a
juno.
MODELO F
VERSO DA FOLHA N.153
Segue Fls. 154
Marcos Leonardo Junior

AGPP-SMG - RF-XXX.XXX-X

Segue...... juntado........, nesta data, _____ documento ....... e folha de informao,

rubricado ........ sob n. 05
Em dd/mm/aaaa ( a ) ........................................
5.2.5 - IMPORTANTE: Muita ateno ao numerar a folha de informao que voc est
juntando, pois se, por ventura, voc pular um nmero ou repetir o mesmo nmero da
folha anterior, voc estar alterando a seqncia numrica do processos e quando
este erro for percebido, o processo ser devolvido e quem errou ter que fazer a
correo do seu erro e de todos os subseqentes.
5.2.6 - Quando uma mesma cota ultrapassar o limite da frente e verso da folha,
obrigando o funcionrio a juntar outra e mais outra , e mais outra (pareceres jurdicos,
laudos tcnicos, etc.) as junes devem ser feitas folha por folha, tanto na frente,
quanto no verso.
5.2.7 - Para se juntar uma folha de informao, a Unidade deve sentir a necessidade
de faz-lo, isto , s se deve juntar outra folha de informao, quando a que vem
sendo utilizado, se encontrar totalmente preenchida, tanto na frente como no
verso(exceo feita quando se juntar documentos. S assim a folha pode ficar em
branco). Com isso queremos dizer que as pessoas que do informaes mo
(manuscrita) podem perfeitamente utilizar o verso das folhas de informao, (nunca
de documentos)
5.3 Agora vamos entender a juno de documentos:
5.3.1 - Defini-se como DOCUMENTO, tudo que no uma folha de informao, ou
seja, qualquer tipo de papel ou objeto, necessrio a instruo do assunto tratado no
processo. (documentos em papel, fotos, fitas cassete, vdeo, CD, DVD, objetos etc)
5.3.2 - Pode parecer difcil, mas pense que a folha de informao o local onde
se do as instrues sobre o assunto tratado no processo, enquanto que os
documento servem, para esclarecer ou comprovar determinada informao.
5.3.3 - O documento entra no processo em trs situaes a saber:
a) o processo vem at a Unidade solicitando a juno de um determinado documento.
b) dentro da rotina de trabalho, a Unidade sente necessidade de juntar documentos,
para comprovar, ilustrar ou melhorar a informao (documentos em papel,fotos, fitas
cassete, VHS, CD, DVD, objetos etc).
c) a Unidade tem competncia para emitir documentos (certides, alvars etc)
5.3.4 - Na juntada de documentos, a Unidade dever sempre juntar primeiro os
documentos, e depois a folha de informao, onde se deve ser registrado quais os
documentos juntados.

EXEMPLO:
DPM-G (60 15 80 100)

Senhor Diretor
Juntamos sob folhas 380 a 384, relatrio da licitao 03/SMG/2005, conforme

solicitado.
dd/mm/aaaa
Mario Andrade Ferreira

Chefe da Seo de Entrega de Documentao

5.3.5 - Cada documento deve receber o carimbo padronizado de juno, de
preferncia no alto direita, devidamente preenchido (Modelo G).
atualizao - pgina Concursos 03-04-09
Folha de Informao
MODELO G
Folha de Informao

VERSO DA FOLHA N 379
Segue...... juntado........, nesta data, __05_ documento ....... e folha de informao,

rubricado ........ sob n. 380 a 385
Em dd/mm/aaaa ( a ) ........................................
Marcos Leonardo Junior
AGPP-SMG - RF-XXX.XXX-X
5.3.6 - Unidades que receberem processos que possuem o antigo formulrio de folha
de informao (exemplo abaixo) podem preencher os espaos, na hora de fazer a
juno.
5.3.7 - A unidade deve registrar a juno no rodap da folha de informao que
antecede os documentos, indicando a quantidade de documentos e folhas juntadas,
bem como o intervalo das mesmas. Colocar data, carimbar e assinar.
5.3.8 - A folha de informao que antecede a colocao dos documentos deve ter
seus espaos em branco inutilizados.
5.3.9 - Na juntada de documentos e folhas, durante a tramitao, a identificao do
funcionrio e da sua Unidade poder ser alm de carimbado, datilografado ou
manuscrito, desde que legveis.
5.3.9.1 - proibido assinar por outra pessoa ou fazer assinaturas diferentes numa
mesma juno.
5.3.9.2 - Considerar como documentos as quantidades de folhas a serem juntadas.
EXEMPLO:
Juntando uma Certido em 3 vias, considerar como 3 (trs) documentos.
5.4. - vedado qualquer tipo de cota em verso de documentos, ou mesmo na sua

frente. As informaes, despachos, pareceres, etc., so feitos sempre em folha de
informao, que deve ser totalmente aproveitada, frente e verso, para diminuir o
nmero de folhas no processo.
5.4.1 - Quando o documento for to pequeno que no permita fixao, dever ser
colado em folha formato A-4.
5.4.2 - Se no verso do documento houver informao ou carimbo, este dever ser
colado por uma das bordas de modo a permitir sua leitura. (no utilizar grampos)
5.4.3 - O carimbo de juno deve ser aposto de modo a tomar parte do documento e
da folha. No se esquecer de registrar na folha qual documento foi colado (Modelo H).

MODELO H
O DOCUMENTO ACIMA SE REFERE A:

CPIA DO DECRETO 40.801 DE 29/06/2001
VI DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS

6.- Desentranhamento nada mais que a retirada de documentos ou folhas de
informao do processo.
6.1 - Quando o processo estiver em andamento (processo ativo), o desentranhamento
feito na Unidade onde ele se encontrar, mediante requerimento do interessado e
autorizao da Chefia.
6.2 - Quando se tratar de processo encerrado, o desentranhamento somente feito
pela Diviso Tcnica de Processos Municipais DPM - (Rua Lbero Badar, 425 15
andar).
6.3 - No lugar da folha desentranhada deve ser colocada uma cpia reprogrfica, do
documento extrado sem numer-la. Esta prtica dispensvel quando houver no
processo documento idntico.
6.4 - O desentranhamento dever ser registrado no processo por meio de um termo
que colocado na seqncia natural de folhas, e deve conter as seguintes
informaes:
a) - o(s) nmero(s) da(s) folha(s) desentranhada(s);
b)- tipo de documento retirado;
c)- motivo de desentranhamento e
d)- data, carimbo e assinatura do funcionrio responsvel (Modelo I)

MODELO I
MODELO DE CARIMBO DE DESENTRANHAMENTO

PARA PROCESSO ATIVO (60X100 mm)
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Foi desentranhada nesta data, fls:_____________.

Documento:______________________________.
Motivo:__________________________________
.
___/___/________________________________.
DATA/CARIMBO/ASSINATURA
6.5 - IMPORTANTE: Quando o documento for entregue ao interessado deve ser

registrado no processo o recebimento do mesmo, atravs de assinatura, RG, nome e
endereo completo. Isto necessrio, pois em certos casos, os interessados alegam
o no recebimento do documento.
VII - PAGINAO IRREGULAR

7. - de responsabilidade da Chefia atual (ou autoridade de nvel hierrquico igual ou
superior), a regularizao de pginas de processos, cuja assinatura e carimbo sejam
de servidores ausentes (licena mdica, licena, transferncia, aposentadoria, ex-
servidor).
7.1 - Verificado o erro de paginao, o nmero correto deve ser colocado ao lado e,
devidamente assinado pelo funcionrio que efetuar a correo.
7.2 - proibido escrever sobre o nmero anterior, rasurando-o, ou utilizar corretivo.
7.3 - expressamente vedada a assinatura por outra pessoa.
7.4 - Ao receber um processo, a Unidade deve conferir a seqncia numrica da
paginao. Se houver falta de folha ou irregularidade, o processo deve ser devolvido.
7.5 - O processo pode ser recebido com falta de folha, ou paginao irregular,
mediante o registro do ocorrido, por cota, para no retardar a sua tramitao, e ser
devolvido Unidade que cometeu a irregularidade, aps ter seu assunto resolvido.
7.6 Como fazer a correo:

Para se fazer uma correo de erro de juno, que justamente aquele erro que o
funcionrio comete quando faz a juno de folhas e documentos, sem a devida
ateno, o procedimento mais fcil o seguinte:
7.6.1 - Identifica o local do erro;
7.6.2 - Passa um trao no nmero errado;
7.6.3 - Coloca ao lado do nmero errado, o nmero correto;

7.6.4 - Coloca o carimbo e assina;

7.6.5 - No rasura o nmero errado.
7.7 - EXEMPLO:
Folha de informao n.- 15 16

do processo 2007-0.023.568-9 em 8-jun-09 (a).
7.7.1. - mais fcil fazer um trao, do que rasurar ou usar corretivo. Vale ressaltar
que quando se utiliza para a correo a rasura ou corretivo, o processo perde a
seqncia lgica das informaes. Veja, muitas vezes ns fazemos uma informao
que remete a informaes passada. (conforme informao de fls. XX)
7.7.2 - Quando o funcionrio comete um erro de juno, deve corrigir o seu erro e
todos os erros subseqentes, por que os demais erros existiram devidos aquele erro
cometido pelo referido funcionrio.
7.7.3 - No final da correo o funcionrio deve fazer um termo de regularizao,
informando o intervalo de folhas corrigidas.
7.7.4 - Este termo vai seqncia natural do processo.
7.8 - Se o erro for por falta de folha ou de documento, devidamente constatada, no

se deve mexer na numerao, o correto :
7.8.1 - A unidade justifica a falta da folha.
7.8.2 - Informa se a falta da folha vai prejudicar a deciso final do processo.
7.8.3 - Estas informaes devem ser inseridas na seqncia natural do processo.
7.8.4 - Seqncia natural do processo significa a ltima folha do mesmo.
VIII - TROCA DE CAPA
8 - Quando um processo apresentar a sua capa danificada, dificultando o seu

manuseio pela Unidade, esta deve ser trocada.
8.1 - A troca de capa de processo em andamento (Ativo), feita ou pelo ponto de
autuao da Unidade (quando esta tiver condies de absorver o servio) ou pelas
prprias Unidades interessadas (mediante a solicitao do material Autuao).
8.2 - Troca de capa de um processo consiste em:
a) retirar as folhas da capa danificada;
b) colocar as folhas na capa nova;
c) emitir capa, acessando no menu do SIMPROC a opo: protocolo 2 via;
d) escolha a opo 8, - somente capa ( 2 via );
e) colar o cadastro novo na capa nova;
f) registrar o fato na seqncia natural de folhas atravs do Termo de Troca de Capa
(Mod. J).

MODELO J
MODELO DE CARIMBO PARA TROCA DE CAPA

(40x120mm)
TERMO DE TROCA DE CAPA
Foi trocada, nesta data, a capa do presente processo.
data
carimbo / assinatura
8.3 - Se o processo tiver protetor plstico e este estiver danificado, dever ser trocado
por um novo mediante solicitao unidade de autuao pertencente a sua
Secretaria. A unidade de autuao dever enviar o protetor plstico danificado ao
setor de protocolo da Diviso de Arquivo Municipal de Processos - DAMP, para
reposio mediante solicitao por escrito.
8.4 - A Unidade que pertena a uma Secretaria que no possua ponto de autuao,
deve encaminhar o processo para troca de capa na Diviso Tcnica de Processos
Municipais - DPM.
IX - DESPACHO
9 - a deciso administrativa sobre o pedido inicial.

9.1 - Nenhum processo pode ser arquivado sem receber despacho decisrio.
9.2 - Todo despacho deve ser, por lei, claro, preciso e atinente a matria do processo.
9.3 - Todo o processo de muncipe deve ter despacho publicado no DOM.
9.4 - Existe 5 (cinco) tipos de despacho que podem ser proferidos em processo:
9.4.1 - Processo Deferido (091) : tem como despacho decisrio uma determinao
que coincide com o pedido inicial.
Exemplo: o requerente solicita Alvar de Construo. A Prefeitura aprova a
planta.
9.4.2 - Processo indeferido (092) : tem como despacho decisrio uma determinao
que no coincide com o pedido inicial.
Exemplo: o requerente solicita o corte de uma rvore. A Prefeitura no
concorda.

9.4.3 - Processo Parcialmente Deferido (093) : apresenta no requerimento inicial o

questionamento de um mesmo assunto envolvendo situaes que exijam mais de
uma soluo.
Exemplo: o requerente solicita reviso do TPCL no perodo de 1978 a 1980. A
Prefeitura decide reduzir em 10% o TPCL de 1978 e 1979, mantendo o de 1980, o
que significa Deferimento da Inicial, quanto aos exerccios de 1978 e 1979 e
indeferimento quanto ao exerccio de 1980.
9.4.4. - Processo de Pagamento (095): rene documentos comprobatrios de
despesas, que contabilmente devem coincidir com o numerrio gasto.
Exemplo: uma Unidade recebe R$ 1.000,00(Um mil reais) para despesas. No
final do perodo deve apresentar notas fiscais ou recibos correspondentes
importncia gasta. Estes processos contm notas de reserva, empenho e liquidao e
so regidos tambm pelo sistema NovoSEO.
9.4.5 - Processo Documental (096) : contm informaes sobre um determinado
assunto sem exigir despacho decisrio.
Exemplo: Uma Unidade abre sindicncia para apurar algum fato.
9.5. - Em processo de muncipe no se deve usar Despacho DOCUMENTAL. O
muncipe entra sempre com um pedido querendo o sim ou no., Dificilmente ele entra
com um pedido de instruo ou orientao na PMSP. O que ele quer fazer ou pedir
algo. Por isto temos que ficar no sim ou no.
X - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO
10 - Aps o despacho e publicao, o processo encaminhado ao Arquivo Municipal

de Processos - DAMP.
10.1 - O processo s deve ser encaminhado para arquivamento quando atender as
seguintes condies:
10.1.1. - A numerao de folhas estiver na seqncia correta e todas as providncias
ps-despacho estiverem cumpridas (entrega da documentao, cobrana de taxas,
desentranhamento para arquivo em pronturio etc);
10.1.2- Existir um despacho decisrio.
10.2 - Aps as verificaes, a Unidade que encaminhar o processo ao Arquivo far a
ltima informao, colocando a expresso: ARQUIVE-SE, acompanhada da
informao quanto a regularidade do processo em relao as junes feitas e data,
carimbo e assinatura da chefia ou nvel hierrquico igual ou superior. (Modelo K).

MODELO K
DAMP - 10 (SIMPROC 60 99.99.999)

SENHOR CHEFE
ARQUIVE-SE
Processo regularizado contendo XX folhas.
dd/mm/aaaa
Mario Andrade Ferreira

Chefe da Seo de Entrega de Documentao
10.3 - No encaminhar o processo com estas providncias, implicar na sua

devoluo imediata a Unidade responsvel pelo arquivamento.
10.4 - O encaminhamento do processo ao Arquivo Geral dever ser feito pelo

SIMPROC.
XI - PROCESSO ENCERRADO
11 - O processo considerado encerrado a partir do momento em que registrada a

sua entrada no Arquivo Geral (SIMPROC 60 99 99 999), ele tem o seu
encaminhamento conferido, nos moldes do modelo K. e recebe na ltima folha, um
carimbo que o identifica como processo encerrado (MODELO M), aps o que,
proibida a aposio de qualquer cota, carimbo ou encaminhamento, ressalvados os
casos de alterao do despacho decisrio, quando ento o processo dever ser
reativado.

MODELO M
DIVISO DE ARQUIVO MUNICIPAL DE PROCESSOS

PROCESSO ENCERRADO
No apor carimbos, assinaturas, informaes
No juntar documentos ou folhas, Decreto 16.632
de 23-04-80, art 1 tem II pargrafo 4.
11.1 Caso, ao encaminhar o processo para o Arquivo, a unidade constatas alguma

irregularidade, dever devolv-lo Unidade que o encaminhou, mesmo no sendo ela
a Unidade que cometeu o erro.
11.2 - So estas as irregularidades mais freqentes em processos:
11.2.1 - falta de carimbo do responsvel pela juno;
11.2.2 - falta de assinatura do responsvel pela juno;
11.2.3 - duplicidade de nmeros na seqncia lgica de folhas;
11.2.4 - erro configurado inadvertido na numerao de folhas, e
11.2.5 - falta de folhas, sem o respectivo termo de desentranhamento.
11.3 - Cabe a Unidade proceder a regularizao do processo, ou justificar a falta de
folha, informando na folha de informao, quais as folhas corrigidas, quando for erro
de paginao ou se a falta da folha implica na deciso a ser dada sobre o assunto
tratado no processo
11.4 - Se houver necessidade de alguma Unidade consultar um processo encerrado,
o procedimento dever ser o seguinte:
11.4.1 - fazer a solicitao do processo Seo de Atendimento - DAMP-20, atravs
do Sistema Municipal de Processos - SIMPROC, acessar a tela "solicitao de
processos encerrado" e pedir o (s) processo (s).
11.4.2 - confirmar no SIMPROC, aps 48 horas, se o processo est pronto para ser
entregue (ele dever estar constando em DAMP-20 (SIMPROC 60 15-40-420);
11.4.3 - Mandar retirar o processo, levando o original do memorando com cpia.
11.5 - So competentes para solicitar processos para consulta, Chefes de Seo ou

autoridade de nvel hierrquico igual ou superior.
XII - REATIVAO DE PROCESSO
12 - Reativar um processo encerrado significa voltar ao sistema ativo, isto poder

receber informaes novamente. A reativao de um processo s dever ser
requerida, quando houver necessidade de retificar o despacho. As solicitaes para
reativao devero ser feitas atravs de ofcio, para cada processo, dirigida ao Diretor
da Diviso de Sistema Operacional de Processos - DAF-3, esclarecendo
detalhadamente o motivo do pedido, acompanhado do processo.

12.1 - Quando houver necessidade de se juntar um documento relevante a um

processo arquivado, no necessrio fazer a reativao , basta que a Unidade faa
esta solicitao ao Diretor de DAF, que autorizar o Arquivo Geral a efetuar a juno.
XIII - PROCESSO ACOMPANHANTE
13 - Sempre que possvel o processo no ter acompanhantes. Para se evitar

acompanhamento desnecessrio, pode ser extrada cpia da pea do processo
acompanhante, que passar a ter movimentao prpria.
13.1 - Quando o acompanhamento de processos em andamento (Ativos), for
absolutamente necessrio deve-se observar o seguinte procedimento:
13.1.1 - Somente a Unidade que iniciar o acompanhamento que colocar a
respectiva cota de acompanhante, sem especificar o destinatrio, que valer para
todas as Unidades por onde o processo tramitar nestas condies 9 (Modelo N);
13.1.2 - No processo PRINCIPAL , aps cada informao, dever conter referncia,
discriminando o nmero de todos os processos que o acompanham(Modelo O):
MODELO N
Processo Acompanhante
PREFEITURA DO MUNICPIO DE SO PAULO

do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................
Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7
CLEUSA PASSOS DE LIMA

DEPARTAMENTO DE GESTO E FINANAS
DIRETORA

MODELO O
Processo Principal
6
do processo 2005-0.022.158-7 em 14/03/05( a)................
SF-GAB-AJ
Senhora Assessora Chefe
Face o contido no presente, em especial, a informao de fls. 50 a 54, solicitamos

anlise e manifestao.
Acompanha processo 2005-0.023.568-9
CLEUSA PASSOS DE LIMA

DEPARTAMENTO DE GESTO E FINANAS
DIRETORA
13.1.3 - A unidade que der andamento prprio e desvinculado aos processos que
colocar a cota (agora com destinatrio) Deixa de acompanhar o processo 0000-
0.000.000-0, no processo acompanhante e tambm no principal:
13.1.4 - No obrigatrio que a Unidade que efetuou o acompanhamento, seja
responsvel por fazer o processo deixar de acompanhar.
13.2 - Todas as Chefias podero a qualquer tempo promover a separao de
processos acompanhantes.
13.2. 1- IMPORTANTE: Processo encerrado no pode ser principal, e se necessrio
acompanhar, esse fato deve ser registrado apenas no processo principal.
XIV - FORMAO DE VOLUMES DE PROCESSO

14 - Quando necessrio, a Unidade que detm o processo, poder dividi-lo em
volumes objetivando um melhor manuseio do mesmo, no tratamento do assunto.
14.1 - Cada Unidade Municipal ficar responsvel pela formao de volumes de
processos.
14.2 - Para execuo de tal servio devero ser seguidos os seguintes
procedimentos:
a) retira-se todas as folhas da capa do processo que vai ser dividido.
b) divida-as em lotes de uma mdia 300 folhas, desde que o ltimo no fique com
menos de 100 folhas.

EXEMPLO: Um processo com 1.000 folhas ter 3 volumes de 300 folhas e 1

volume de 100 folhas.
c) Caso a folha 300 do volume seja parte de um documento importante, terminar o
volume antes da 300 ou aps. No necessita seguir a risca.
d) Para todos os volumes, exceo do ltimo preencher respectivamente formulrio
idntico ao Modelo P.
MODELO P
Este o 1 Volume do processo 2003-0.175.828-6

contendo de fls. 01 a 310 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha no numerada, por tratar de nota
esclarecedora.
- Todas as providncias sobre cotas, carimbo, etc,
devem ser colocadas no ltimo volume.
8-jun-09
Carimbo e assinatura do responsvel.

Este o 2 Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se

inicia a partir de fls. 311 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha no numerada, por tratar de nota
esclarecedora.
-Os volumes devem tramitar juntos.
- nada acrescente aos demais volumes.Todas as
providncias sobre cotas, carimbo, etc, devem ser
colocadas neste volume.
8-jun-09
Carimbo e assinatura do responsvel.
OBS:
1 volume contm de fls. 01 a 310
2 volume contm de fls. __ a ___
f) Estes formulrios devem ser colocados sobre cada volume respectivamente, e o

conjunto de folhas juntamente com formulrio ser acondicionado dentro das
respectivas capas de cartolina.
** feito isto, a parte de dentro do trabalho est feita, agora o lado de fora.
g) Para todos os volumes, exceo do ltimo, escolha no menu do SIMPROC a opo
Protocolo ( 2 via ) e a opo 8 - somente capa ( 2 via ) e informe o n do volume
correspondente no campo volumes.
h) Se o processo que est sendo dividido foi autuado em 05.05.80 para frente, todos
os seus volumes tero protetor plstico.
i) Se o processo que est sendo dividido foi autuado de 04.05.80 para trs, nenhum
dos seus volumes tero protetor plstico.
XV - VISTAS EM PROCESSOS
15 - Vista em processo significa o muncipe sentir necessidade de olhar processo
referente a um assunto de seu interesse.
15.1. - A vista de processo em andamento (ativo), dar-se- na Unidade que detenha o
processo. Para tanto o requerente dever:
15.1.1 - fazer um requerimento solicitando a vista de processo e encaminh-lo
Chefia da Unidade.
15.2 - Caber Chefia da Unidade dar a autorizao, por escrito, e chamar o
requerente para a vista.
15.3 - Caso o requerente queira cpias do processo, dever pagar os preos pblicos
devidos.

15.4 - Posteriormente a Unidade juntar ao processo, o requerimento e a guia de

arrecadao juntamente com uma declarao do muncipe que deu vistas ao
processo, devidamente assinada e com RG.
15.5 - Aps isto o processo ter andamento normal.
15.6 - Para processo encerrado, a vista se dar Rua Libero Badar, 425 -trreo
15.7 - vedada a vista de processo fora da repartio municipal , por interessado,
procurador ou representante legal.
15.8 - So competentes para autorizar vista em processo ativo, o Chefe da Unidade
em que se encontra o processo, ou autoridade de nvel hierrquico igual ou superior.
15.9 - proibida a autuao de pedido de vista em processos ativos e encerrados.
XVI - EXTRAVIO
O extravio dos processos na Administrao Pblica Municipal vem se
colocando no decorrer dos anos como um grande obstculo, para que tenhamos a
transparncia desejada na anlise de um pedido, seja ele de muncipe seja da prpria
Administrao.
Devido a isso deve ser tratado com a seriedade que o assunto requer, pois
enquanto um erro de juno ou mesmo uma falta de folha, representa uma erro
burocrtico, que pode ser facilmente resolvido, a perda de um processo pode ter
conseqncias gravssimas, como a paralisao da anlise de um assunto por
exemplo.
Uma situao tpica do que estamos narrando ocorre com o assunto
Edificao, que se refere a pedido do muncipe sobre autorizao para construo,
demolio, reforma, certido e outras intervenes em residncias. So milhares de
processos com esse assunto que tramitam diariamente pelas unidades da PMSP,
alguns desde 1980, sem at o momento ter uma soluo e sem nenhuma tramitao
posterior, ou seja entrou na unidade e ficou parado.Veja bem, um processo parado
desde 1980 numa mesma Unidade, significa que ele no tramitou, sequer para a
Unidade ao lado, pois caso contrrio a data seria atualizada. Isto significa duas
coisas: ou a Unidade literalmente no trabalha, afinal, por mais lenta que seja a rotina
de trabalho de uma Unidade, em 20 anos j teria chegado a vez do processo ser
analisado, OU O PROCESSO FOI EXTRAVIADO, QUE O MAIS PROVVEL.
Ns atribumos o extravio de um processo a dois fatores bsicos:
O primeiro o extravio por convenincia, que ocorre quando a pessoa tem
interesse em sumir com o processo, o que chamamos caso de policia, porque no
h Sistema no mundo que possa coibir um ato assim, contudo sempre que
constatado que o processo sumiu por convenincia de algum, para obter vantagem
em algo, o seu desaparecimento devidamente apurado e havendo elementos
instaurado inqurito administrativo junto ao Departamento de Procedimentos
Disciplinares PROCED para que funcionrios envolvidos respondam funcional e
criminalmente sobre o delito, cabendo inclusive pena de demisso.
O segundo, o extravio por negligncia, falta de controle com o processo, e
isto est ligado diretamente ao descaso que existe para com os processos da PMSP .

No todos, porm muitos continuam parados, durante anos, nas diversas Unidades
sem que algum decida o destino do processo.
Voc nota o descaso para com o processo, quando ele jogado sobre uma
mesa, um armrio, um balco e l permanece por 3 meses, 1 ano, 5 anos, 10 anos.
Neste tempo algum coloca revistas sobre ele, jornais, etc. e quando se d conta o
processo desapareceu. Ou ento o processo est dentro da gaveta, coisa muito
comum na administrao, e ao abr-la ele enrosca na tampa da mesa e cai dentro do
caixo da gaveta; Ele vai ficar ali at que a mesa mude de lugar ou algum resolva
limp-la. Agora o responsvel pelo processo sequer lembra que ele existe.
Enquanto isto, o interessado fica esperando.
16.1 - Ao notar que um processo que consta na Unidade, no se encontra l
fisicamente, esta deve iniciar buscas fsicas imediatamente.
16.2 - Estas buscas devem ser feitas nos locais j citados: dentro de gavetas, dentro
do caixo de gavetas, no armrio, em cima do armrio, enfim nos lugares mais
absurdos possveis, pois so neles que a maioria so localizados.
16.3 - No localizado o processo, a Unidade deve comunicar Unidade superior
hierarquicamente at chegar ao nvel de Secretaria.
Ex.: 1- Unidade - Diviso- Departamento - Secretaria
2- Unidade - Superviso - Gab. Administrador - Secretaria
16.4 - Cabe a todas estas Unidades, determinarem buscas fsicas, no mbito das
suas reas de atuao.
16.8 - Cabe Chefia de Gabinete de cada Secretaria, encaminhar a denncia de
extravio Comisso Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E.
16.8.1 - Esta denuncia dever conter elementos sobre o assunto do processo, se foi
resolvido ou no, e que providncias a Unidade tomou a respeito.
16.8.2 - O trabalho da C.P.P.E. consiste em tentar localizar o processo e na sua
impossibilidade, resolver o assunto.
16.8.3 - O prximo passo contatar a Unidade envolvida no desaparecimento do
processo e tentar obter elementos que possibilitam a sua localizao.
16.8.4 - Algumas vezes so convocados funcionrios e Chefias, para explicarem
porque o processo desapareceu, e como a Unidade controla os seus processos.
16.8.5 - Quando o assunto do processo de importncia, a C.P.P.E. pede Unidade
um relatrio sobre o que ficou resolvido naquele caso.
16.8.6 - Se o assunto no foi resolvido, a Unidade dever tomar providncias para
resolv-lo, independentemente de haver processo ou no. Afinal, o processo
desaparece, mas o assunto no. Ele continua a existir e requer uma deciso. Ex.:
Uma construo clandestina. S porque o processo sumiu, no quer dizer que a obra
foi regularizada.
16.9 - Com base nestas informaes a C.P.P.E. ter condies de deliberar sobre a
declarao de extravio e abertura de sindicncia junto PROCED.
16.9.1 - Declarar o extravio de um processo tornar pblico que a PMSP perdeu o
processo. Imagine o muncipe ir at uma unidade municipal, buscar informaes
sobre o processo, e descobrir que a Prefeitura o perdeu sem dar nenhuma soluo

ao assunto. Com certeza ele vai irritar e querer tomar providncias que podem
inclusive acabar em responsabilidade funcional.


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Manual Sobre Manuseio de Processos Administrativos

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO,

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 1

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 2

I Meios de Comunicao Administrativa.......................................................04

III Autuao de Processo.............................................................................. 05

V Juntada de Folhas e Documentos ............................................................. 07

VII Paginao Irregular.................................................................................. 14

VIII Troca de Capa .......................................................................................... 15

XII Reativao de Processos.......................................................................... 19

XIII Processo Acompanhante......................................................................... 20

XIV Formao de Volumes de Processos........................................................ 21

XVI Extravio .................................................................................................... 24

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 3

I - MEIOS DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA

1. Instrumentos Normativos, que ditam as regras para a PMSP deliberar sobre os

1.1. Processos Administrativos, instrumentos de Deciso, classificados em:

1.2. Estes documentos so utilizados pela administrao para decidir solicitaes de

2. A Lei 14.141 de 27 de maro de 2006, que estabelece normas comuns aplicveis

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 4

- Despacho da Autoridade competente

III AUTUAO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO

3. - Autuar um processo consiste em receber um requerimento de muncipe, de

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 5

Folha n________do processo. Folha n________do processo

3.4.6 - No verso da folha nmero 1, deve ser colocado o carimbo de inicio de

DIVISO TCNICA DE PROCESSOS MUNICIPAIS

SMG/DPM FIM DE AUTUAO VERSO DA LTIMA

3.4.8 - O carimbo de Fim de Autuao no preenchido pela unidade de autuao,

3.4.9 - Em autuao de expediente com uma folha, a unidade de autuao coloca o

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 6

V - JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 7

complicado, bastando apenas saber definir claramente o que folha de informao e

5.1.4 No permitida em folha de informao de processos autuado, a linha

5.1.3 Caso a unidade queira utilizar a identificao visual da marca Cidade de So

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 8

5.2 - A juno de folha de informao, aps a autuao, ser feita mediante o

VERSO DA FOLHA N.153

Segue Fls. 154

Marcos Leonardo Junior

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 9

Segue...... juntado........, nesta data, _____ documento ....... e folha de informao,

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 10

DPM-G (60 15 80 100)

Juntamos sob folhas 380 a 384, relatrio da licitao 03/SMG/2005, conforme

Mario Andrade Ferreira

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 11

VERSO DA FOLHA N 379

Segue...... juntado........, nesta data, __05_ documento ....... e folha de informao,

5.4. - vedado qualquer tipo de cota em verso de documentos, ou mesmo na sua

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 12

O DOCUMENTO ACIMA SE REFERE A:

VI DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 13

MODELO DE CARIMBO DE DESENTRANHAMENTO

Foi desentranhada nesta data, fls:_____________.

6.5 - IMPORTANTE: Quando o documento for entregue ao interessado deve ser

VII - PAGINAO IRREGULAR

7.6 Como fazer a correo:

SECRETARIA MUNICIPAL DE MODERNIZAO, GESTO E DESBUROCRATIZAO SMG 14

7.6.4 - Coloca o carimbo e assina;

Folha de informao n.- 15 16

Folha ndo processo. Folha ndo processo