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Introduo ao eSocial

O ebook da Fortes Tecnologia que prepara


sua empresa para essa nova realidade
1. Introduo
1 Introduo

O projeto eSocial, desenvolvido pelo governo federal, vem causando arrepios


em empresrios e profissionais de recursos humanos. O projeto tem como
principal objetivo unificar o envio de informaes relacionadas aos seus
colaboradores por parte do empregador. Centralizadas em um nico sistema de
recebimento, as diferentes obrigaes trabalhistas sero, assim, organizadas
de forma padronizada, reduzindo os ndices de erro e aumentando a eficincia
de sua fiscalizao.
Mas como exatamente funciona o sistema eSocial? Como sua empresa pode
se preparar para esta realidade? Este e-book tem como objetivo apresentar
o projeto, identificando os rgos que o compem e as diferentes obrigaes
trabalhistas, fiscais e previdencirias a serem cumpridas pelas empresas a partir
de sua implementao. Confira mais informaes sobre o eSocial e entenda de
que forma o projeto vai alterar os processos internos da sua empresa:
2. O que eSocial?
2 O que eSocial?

O eSocial um projeto do governo federal, que tem como objetivo unificar a


prestao de informaes referentes s obrigaes fiscais, previdencirias
e trabalhistas dentro das empresas, garantindo sua transmisso, validao e
armazenamento de forma padronizada no territrio nacional. No cenrio atual,
qualquer empregador, independentemente da atividade realizada e de seu
porte, obrigado a preencher e transmitir a estes rgos diversas declaraes
que apresentam as mesmas informaes.
O eSocial apresenta como entidades participantes a Caixa Econmica Federal,
representando o Conselho Curador do FGTS, o Instituto Nacional do Seguro
Social (INSS), o Ministrio da Previdncia Social (MPS), a Receita Federal do
Brasil e o Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE). A construo do sistema
de forma colaborativa e compartilhada entre os entes participantes uma
das premissas do eSocial, garantindo, porm, que seja mantida a autonomia
no tratamento e na utilizao das informaes dentro das atribuies e
competncias de cada rgo.
2 O que eSocial?

Alm disso, o eSocial apresenta como premissa importante para o seu


funcionamento o registro nico da informao, no momento de seu nasce-
douro e devidamente validada, garantindo sua racionalizao e credibilidade.
O sistema tem como objetivo oferecer flexibilidade e simplicidade no envio
e na retificao das informaes por parte do contribuinte, bem como a
segurana com relao ao seu armazenamento.

Ele apresenta diversos benefcios relacionados no somente centralizao


e integrao das obrigaes perante as entidades participantes, mas tambm,
e principalmente, no que se refere eficincia da fiscalizao da legislao
trabalhista. A racionalizao dos processos deve contribuir, assim, para uma
maior transparncia nas relaes entre as empresas e seus empregados e a
reduo no nmero de fraudes.
3. O que muda com o eSocial?
3 O que muda com o eSocial?

A partir da implantao do eSocial, todo e qualquer acontecimento dentro da


organizao deve ser reportado para os rgos governamentais: admisso
e demisso de trabalhadores, alteraes de contrato de trabalho, acidentes
de trabalho, afastamentos temporrios, etc. Na prtica, isso significa que os
processos internos das empresas devem sofrer alteraes, de forma a se
enquadrarem nos novos termos exigidos pelo eSocial, demandando uma
reorganizao da atuao das equipes responsveis pelos Recursos Humanos.
Os profissionais de RH sero responsveis pelo envio de informaes para
o sistema do eSocial. Estas so validadas, e um nmero de protocolo de
recebimento emitido. O envio de todas essas informaes no apresenta
um prazo fixo, podendo este variar conforme o assunto. O impacto para
os profissionais da rea se d, portanto, principalmente no entendimento
da legislao envolvida no projeto, de forma a garantir a normalizao e a
qualidade das informaes enviadas. Para isso, importante que todos
estejam cientes das alteraes referentes a cada situao especfica.
3 O que muda com o eSocial?

As mudanas na forma de envio das informaes exigem das empresas


alteraes relacionadas aos mtodos de capacitao de dados de seus
empregados e s formas de prestao de contas de pagamentos realizados,
servios prestados e tomados, segurana do trabalho, etc. Dado que o envio
das informaes para o banco de dados do governo de total responsabilidade
da empresa ou empregador, essencial que estes verifiquem se possuem
estas informaes, onde se encontram armazenados e se so inteiramente
confiveis.

Para as empresas, a adequao ao eSocial significa, assim, a reviso dos


processos internos e o ajuste de seus prazos de acordo com o cronograma
do sistema, a atuao em conformidade com sua legislao, e um maior
envolvimento dos departamentos jurdico e de tecnologia da informao
no processo de prestao de contas das obrigaes trabalhistas, fiscais e
previdencirias.
4. Quem est sujeito ao eSocial?
4 Quem est sujeito ao eSocial?

4.1 Segmentos empresariais

O uso do eSocial para a prestao de obrigaes ser obrigatrio para as


empresas de todos os segmentos e ramos de atuao.

4.2 Cronograma de incio da obrigatoriedade

De acordo com o calendrio de implementao do eSocial, empregadores


que registraram em 2016 um faturamento superior a R$ 78 milhes so
obrigados a utilizar o sistema a partir de janeiro de 2018.
4 Quem est sujeito ao eSocial?

Para os demais empregadores, o uso do eSocial se torna obrigatrio a partir


de julho de 2018 para informaes gerais, e de julho de 2018 para os dados
sobre ambiente de trabalho, acidentes e sade do trabalhador. O programa
contempla, assim, ao longo de sua implementao, todas as empresas do
Brasil, independentemente de seu tamanho.
5. Orgos participantes
5 Orgos participantes

Os cinco rgos participantes do projeto eSocial so:

Caixa Econmica Federal


Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
Ministrio da Previdncia Social (MPS)
Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE)
Receita Federal do Brasil
5 Orgos participantes

O sistema atua como o nico canal de transmisso de informaes das


empresas para os rgos participantes do Consrcio, que recebem e
tratam as informaes em seus ambientes. A prestao de informaes se
d pelos arquivos no formato XML, preparados de acordo com os leiautes
estabelecidos para os diferentes tipos de eventos que compem o sistema.
Este atua como uma base de dados, na qual se concentram as informaes
antes exigidas separadamente pelos cinco rgos que o compe, como
Livros de Registro de Empregados, Folha de Pagamento, FGTS (Fundo
de Garantia do Tempo de Servio), CAGED (Cadastro de Empregados
e Desempregados), RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais), DIRF
(Declarao do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), etc.
6. Principais benefcios do
eSocial
6 Principais benefcios do eSocial

Apesar do desconforto inicial gerado pela necessidade de alteraes na


cultura e nos processos empresariais, o eSocial apresenta diversos benefcios
no somente para o governo, com a centralizao e maior integrao das
informaes, mas tambm para empresrios e trabalhadores, contribuindo
para o cumprimento da legislao trabalhista. Confira os principais benefcios
do eSocial:

6.1 Benefcios do eSocial para as empresas

Simplificao dos processos internos, unificando as informaes referentes


s obrigaes trabalhistas, fiscais e previdencirias.
Qualificao dos profissionais da rea de Recursos Humanos, por meio
de sua capacitao para o entendimento da legislao aplicvel, do
funcionamento do sistema e dos requisitos e prazos relacionados entrega
das informaes.
6 Principais benefcios do eSocial

6.2 Benefcios do eSocial para os colaboradores

Transparncia e segurana das informaes relacionadas s obrigaes


trabalhistas, fiscais e previdencirias.
Maior controle e fiscalizao do cumprimento da legislao trabalhista.
7. Qualificao cadastral no
eSocial
7 Qualificao cadastral no eSocial

A qualificao cadastral o principal passo a ser realizado pelas empresas


para verificar se o trabalhador est apto incluso no sistema eSocial. Esta
depende da compatibilidade entre a base do Cadastro de Pessoa Fsica (CPF)
e a base no Nmero de Identificao Social (NIS), que pode ser: o Nmero
de Inscrio na Previdncia Social (NIT), no Programa de Integrao Social
(PIS), no Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico (PASEP)
ou no Sistema nico de Sade (SUS).
7 Qualificao cadastral no eSocial

A verificao do CPF e do NIS do trabalhador deve ser realizada antes do


cadastramento no eSocial, e pode ser realizada pela pgina inicial do prprio
sistema, no link Consulta Qualificao Cadastral. Para isso, devem ser
informados os seguintes dados: nome do trabalhador, data de nascimento,
e os nmeros do CPF e do NIS. O aplicativo retorna, ento, as informaes
de validao de cada campo informado, indicando os com divergncias, caso
existam, e apresentando orientaes para a correo. importante estar
atento aos prazos, j que as alteraes cadastrais nas bases do CPF e do NIS
podem levar at sete dias para serem reconhecidas pelo eSocial.
8. Responsveis nas empresas
8 Responsveis nas empresas

As alteraes nos processos empresariais para a adaptao ao sistema


eSocial envolvem diversos setores responsveis pelas diferentes aes e
atualizaes requeridas pelo sistema. Dentre estes, destacam-se o jurdico,
responsvel pela verificao e o cumprimento da legislao trabalhista, fiscal
e financeira, e o de recursos humanos, responsvel pela organizao de todas
as informaes relacionadas ao vnculo do colaborador com a empresa. Alm
disso, esto envolvidos nos processos relacionados ao eSocial os setores
financeiro e fiscal, bem como as reas de medicina e segurana do trabalho.
9. Principais aes necessrias para a
implementao do eSocial nas empresas
9 Principais aes necessrias para a
implementao do eSocial nas empresas

Cultura empresarial
A conscientizao com relao s mudanas implantadas pelo projeto o
primeiro passo para sua implementao nas empresas. essencial, portanto,
que os responsveis pelos setores envolvidos se informem com relao
s regras e prazos e entendam as alteraes, de forma que todas as reas
estejam preparadas para o novo sistema.
9 Principais aes necessrias para a
implementao do eSocial nas empresas

Documentao e processos internos


Identificar as rotinas da empresa e a forma como os processos vinham sendo
desenvolvidos at ento importante para determinar as alteraes a serem
realizadas para a adaptao ao eSocial. Assim, fundamental ter clareza
com relao s novas regras e rever as atividades empresariais, de forma
a evitar multas. Devem ser verificados as incidncias de tributaes sobre
verbas trabalhistas, validades dos programas de sade, bem como os cdigos
de CBO.
9 Principais aes necessrias para a
implementao do eSocial nas empresas

Capacitao dos colaboradores


Dada a grande quantidade de informaes e requisitos que compem o
sistema do eSocial, o treinamento dos profissionais e sua capacitao
essencial para garantir seu funcionamento. Existem, atualmente, diversas
empresas de consultoria e cursos voltados para as diversas reas envolvidas:
TI, fiscal, financeira, contbil, judiciria, recursos humanos e medicina e
segurana do trabalho.
10. Eventos que compem
o eSocial
10 Eventos que compem o eSocial

A transmisso dos arquivos do eSocial se d por meio dos eventos, de acordo


com os leiautes de informaes estabelecidos para cada um. Os eventos
so classificados segundo a sua natureza:

10.1 Eventos iniciais

Lista de eventos:

S-1000 Informaes do Empregador/Contribuinte


S-2100 Cadastramento Inicial do Vnculo
10 Eventos que compem o eSocial

O evento Informaes do Empregador/Contribuinte (S-1000) apresenta


as informaes cadastrais, alquotas e outros dados necessrios para o
preenchimento e validao dos demais eventos da eSocial. Este o primeiro
evento a ser transmitido pelo empregador/contribuinte, e pode ser alterado
no decorrer do tempo. J no evento de Cadastramento Inicial do Vnculo
informamos (S-2100) enviamos informaes cadastrais e contratuais dos
trabalhadores ativos do empregador/contribuinte na data de sua adeso
ao eSocial.
10 Eventos que compem o eSocial

10.2 Eventos de tabelas

Lista de eventos:

S-1005 - Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de rgos


Pblicos
S-1010 Tabela de Rubricas
S-1020 Tabela de Lotaes Tributrias
S-1030 Tabela de Cargos/Empregos Pblicos
S-1035 - Tabela de Carreiras Pblicas
S-1040 Tabela de Funes/Cargos em Comisso
S-1050 Tabela de Horrios/ Turnos de Trabalho
S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
S-1080 Tabela de Operadores Porturios
10 Eventos que compem o eSocial

A Tabela de Rubricas (S-1010) define caractersticas de todos os proventos e


descontos utilizados na folha de pagamento do empregador, respeitando as
padronizaes impostas pelo eSocial.

10.3 Eventos no peridicos

Lista de eventos:

S-2190 - Admisso de Trabalhador - Registro Preliminar


S-2200 - Admisso de Trabalhador
S-2205 - Alterao de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 - Alterao de Contrato de Trabalho
S-2210 - Comunicao de Acidente de Trabalho
S-2220 - Monitoramento da Sade do Trabalhador
S-2230 - Afastamento Temporrio
S-2240 - Condies Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco
10 Eventos que compem o eSocial

S-2241 - Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial


S-2250 - Aviso Prvio
S-2298 - Reintegrao
S-2299 - Desligamento
S-2300 - Trabalhador Sem Vnculo de Emprego/Estatutrio - Incio
S-2306 - Trabalhador Sem Vnculo de Emprego/Estatutrio - Alterao
Contratual
S-2399 - Trabalhador Sem Vnculo de Emprego/Estatutrio - Trmino
S-2400 - Cadastro de Benefcios Previdencirios - RPPS
S-3000 - Excluso de eventos
S-4000 - Solicitao de Totalizao de Bases e Contribuies
S-5001 - Informaes das contribuies sociais por trabalhador
S-5002 - Imposto de Renda Retido na Fonte
S-5011 - Informaes das contribuies sociais consolidadas por
contribuinte
S-5012 - Informaes do IRRF consolidadas por contribuinte
10 Eventos que compem o eSocial

O evento de Admisso do Trabalhador - Registro Inicial (S-2190) poder


opcionalmente ser utilizado para sinalizar a criao de vnculo empregatcio
pois fornece as informaes mnimas necessrias, sendo til nos casos em que
o empregador no dispe de todas as informaes cadastrais do trabalhador
na vspera de sua admisso. J o evento de Admisso do Trabalhador
(S-2200) tem como objetivo registrar a entrada do trabalhador na empresa,
apresentando todas as suas informaes cadastrais e contratuais. Este
mesmo evento usado tambm em casos de transferncia para outra empresa
do mesmo grupo, decorrente de uma sucesso, fuso ou incorporao.
O trabalhador pode ter mais de um vnculo com o mesmo empregador
sendo que, para cada um destes, deve ser enviado um evento de admisso
correspondente. Este evento deve ser transmitido em perodo anterior ao
incio da atividade do trabalhador na empresa, podendo ser enviado somente
em data igual ou posterior base definida para o incio da eSocial.
10 Eventos que compem o eSocial

Um outro evento importante o Comunicao de Acidente de Trabalho


(S-2210) que deve ser enviado ao eSocial at o primeiro dia til seguinte ao
da ocorrncia e, em caso de morte, de imediato.

10.4 Eventos peridicos

Lista de eventos:

S-1200 - Remunerao de trabalhador vinculado ao Regime Geral de


Previd. Social
S-1202 - Remunerao de servidor vinculado a Regime Prprio de Previd.
Social
S-1207 - Benefcios previdencirios - RPPS
S-1210 - Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1250 - Aquisio de Produo Rural
S-1260 - Comercializao da Produo Rural Pessoa Fsica
10 Eventos que compem o eSocial

S-1270 - Contratao de Trabalhadores Avulsos No Porturios


S-1280 - Informaes Complementares aos Eventos Peridicos
S-1298 - Reabertura dos Eventos Peridicos
S-1299 - Fechamento dos Eventos Peridicos
S-1300 - Contribuio Sindical Patronal

O evento de Remunerao do Trabalhador (S-1200) um dos mais


importantes do eSocial pois atravs dele repassamos todas as informaes
referentes remunerao de cada trabalhador em um determinado ms
de referncia. Este evento individual para cada trabalhador e, mesmo
nos casos onde possua mais de um vnculo empregatcio com o mesmo
empregador e perodo de apurao, ser enviado um nico evento de
remunerao, identificando separadamente as verbas de folha relacionadas
s matrculas de cada um dos vnculos deste trabalhador.
11. Penalidades do eSocial
11 Penalidades do eSocial

O eSocial, alm de unificar e racionalizar informaes, atuar como um


grande fiscalizador, verificando constante e automaticamente o
cumprimento das legislaes. Dessa forma, pretende-se reduzir a
inadimplncia fiscal e tributria no pas, por meio da validao dos dados
no momento exato de seu recebimento. Para as empresas, obrigatrio
o cumprimento dos requisitos de envio de informaes e documentos
atravs do eSocial, sendo que elas esto sujeitas s penalidades previstas
em legislao no caso de no cumprimento. Confira algumas das obrigaes
a serem cumpridas pelas empresas:
11 Penalidades do eSocial

Obrigaes Trabalhistas
A legislao trabalhista fiscalizada pelo Ministrio do Trabalho e Emprego,
e exige o envio de todos os documentos necessrios comprovao do
cumprimento de suas obrigaes, incluindo, tambm, aquelas relacionadas
ao FGTS. Confira alguns exemplos de situaes onde multas podem ser
aplicadas:

Falta de registro do empregado


O no pagamento das frias dentro do prazo estabelecido
O no pagamento de 13 salrio dentro do prazo estabelecido
Vencimento da validade dos programas de segurana e medicina do
trabalho, como LTCAT e PPRA.
12. Concluso
12 Concluso

Ao longo de sua implementao, o eSocial deve impactar fortemente


os processos empresariais. Para mais informaes sobre o eSocial e as
especificidades do seu funcionamento, acesse a pgina oficial do projeto.
Sobre a Fortes Tecnologia

A Fortes Tecnologia em Sistemas uma empresa do Grupo Fortes de


Servios, h mais de 25 anos atuante na rea de tecnologia de informaes.

A Fortes desenvolve solues de Gesto de Pessoas, visando atender s


demandas dirias das empresas e legislao, como o Fortes Pessoal, o
Fortes RH e o Fortes Ponto.

Conhea nossas solues na rea de Recursos Humanos, e entenda como


elas podem contribuir para a integrao das informaes relacionadas
aos colaboradores da sua empresa e a padronizao destas conforme a
legislao.
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