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VOC CONDUZ BEM SUAS REUNIES?

Esta avaliao foi elaborada pela Revista Pequenas Empresas Grandes Negcios.
O texto a seguir, com um teste prtico e direto vai ajud-lo a conduzir reunies que
realmente funcionem.
Com objetivos e processos claros, voc transforma suas reunies em momentos
produtivos e agradveis.
Reunies so perda de tempo! Reunies no servem para nada! muito bl-bl-bl e
pouca deciso! Sa da reunio e no entendi nada! Reunies so muito longas! Nunca
comeam na hora! Tem gente demais! Muita conversa paralela! J estava tudo decidido...
Muitas interrupes! Por que estou nesta reunio?
Isso lhe soa familiar? Voc j ouviu isso, ou j falou isso, com certeza!

As reunies so o mais importante frum para a tomada de decises, para informar


pessoas ou coletar opinies. Elas so o local para o exerccio do gerenciamento
participativo, dentro dos novos paradigmas holsticos, que tanto enfatizam o trabalho em
equipe. Mas as reunies, sem uma tecnologia adequada para sua execuo, se tornam
um flagelo na vida das pessoas e das empresas.
As reunies que funcionam so o ponto de equilbrio entre as necessidades individuais e
as grupais. Para funcionarem elas precisam de clareza de objetivos e de processos para
sua conduo. Como lder de uma reunio, voc o responsvel por isto!

A seguir esto itens para ajud-lo a transformar as reunies em momentos produtivos,


descontrados e decisivos. Assinale sua escolha nas alternativas, some e confira os
resultados.

Responda as perguntas abaixo, marcando um "x" para cada resposta.


No leia os resultados no final, antes de responder a todas as perguntas, pois
seno o teste perder a veracidade.
s
Quase Quase
vezes
Itens sempre nunca
(a) (c)
(b)

1. As reunies que conduzo tem objetivos claros


( ) ( ) ( )
2. As pessoas que vem para as reunies que eu
lidero conhecem bem estes objetivos e tem o
( ) ( ) ( )
tempo de se preparar
3. Na abertura da reunio eu coloco o grupo
vontade, com algum "quebra gelo" ( ) ( ) ( )
4. Logo no incio da reunio eu deixo bem claro
se a reunio informativa, de coleta de opinies
( ) ( ) ( )
ou de tomada de decises
5. Na apresentao do assunto os fatos so
apresentados com objetividade, se possvel com
ilustraes e recursos de apoio como impressos ( ) ( ) ( )
ou datashow
6. Quando assuntos adicionais so trazidos e a
reunio foge de seu objetivo, eu trago a discusso
( ) ( ) ( )
de novo ao seu foco
7. Nos momentos de troca de idias eu encorajo a
participao de todos, de forma amistosa,
( ) ( ) ( )
distribuindo a ateno
8. Ao final da reunio ns sempre chegamos a
uma concluso e combinamos as providncias,
( ) ( ) ( )
datas e responsveis
9. As reunies que lidero iniciam e terminam nos
horrios combinados ( ) ( ) ( )
10. Antes do incio da reunio eu me preparo
estruturando o roteiro da reunio: objetivos,
tpicos a serem abordados, tempo para item e ( ) ( ) ( )
eventual intervalo
11. No convite aos participantes tenho especial
cuidado com o tamanho do grupo e diferenas de
( ) ( ) ( )
conhecimento e de hierarquia
12. Principalmente nas reunies de tomada de
deciso eu envio aos participantes com
antecedncia dados e informaes relacionados ( ) ( ) ( )
ao objetivo
13. Eu informo com boa antecedncia o dia, local
e hora de incio e trmino da reunio ( ) ( ) ( )
14. Tenho um especial cuidados prvios com a
instalao e teste de equipamentos necessrios,
com o material da reunio e com a preparao do ( ) ( ) ( )
local (cadeiras/ iluminao/ ventilao/ etc.)
15. Tenho cuidado em adquirir um conhecimento
completo dos assuntos a serem discutidos na
( ) ( ) ( )
reunio
16. Estudo e conheo previamente as
caractersticas do pessoal que vai participar da
( ) ( ) ( )
reunio
17. Procuro predeterminar o modo de manter o
mximo interesse e entusiasmo por parte do
( ) ( ) ( )
grupo
18. Busco antecipar as situaes e as
dificuldades que possam surgir ( ) ( ) ( )
19. Na conduo da reunio procuro ouvir mais
que falar e uso o humor de forma adequada ( ) ( ) ( )

20. Uso trajes adequados ao perfil do grupo


( ) ( ) ( )
SOME O TOTAL DE CADA RESPOSTA
(COLUNA) ( ) ( ) ( )
VOC CONDUZ BEM SUAS REUNIES?

INTERPRETAO DOS RESULTADOS:

Confira a pontuao e verifique se voc conduz bem suas reunies.

Avaliao Nmero de respostas Pontos Multiplique


Quase sempre ( ) 2 ( )
s vezes ( ) 1 ( )
Quase nunca ( ) 0 ( )
Somar o total de
( )
graus obtidos

Interpretao dos resultados

Entre 31 e 40 - Voc um excelente lder de reunies. Suas reunies so produtivas,


agradveis e resultam numa intensa motivao dos participantes.

Entre 16 e 30 - Suas reunies esto "mornas" em termos de objetivos e processo, e


podem ser melhoradas. Em alguns aspectos suas reunies j esto sendo conduzidas
com muito bom nvel, mas em muitos outros pontos suas reunies podem melhorar ainda
muito.

Entre 0 e 15 - Suas reunies so um horror! Alm de no produzirem os resultados


esperados, as pessoas s esto indo s suas reunies por obrigao. Voc tem tudo para
melhorar! Faa isto com prioridade mxima e desfrute de sua transformao.

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