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SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DO IPEN

FORMAÇÃO DE
AUDITORES INTERNOS
Módulo 2
Brigitte Pecequilo

A|Z
 segundo período
AUDITORIA INTERNA

• NBR ISO 10.011 Diretrizes para Auditorias de


Sistemas da Qualidade

• PG-IPN-1701-00 AUDITORIA INTERNA

A|Z
PG-IPN-1701

1 Objetivo

• Estabelecer a sistemática de planejamento e


execução de auditorias internas da qualidade, de
meio ambiente e de segurança e radioproteção na
instituição, instalação nuclear ou radiativa, assim
como o método de seleção de auditores e sua
qualificação mínima.

A|Z
TIPOS DE AUDITORIAS

 Auditorias internas (primeira parte)

1 o auditoria de adequação (fase preliminar)

2 o auditoria de conformidade

 Auditorias em fornecedores (segunda parte)

 Auditoria externa

A|Z
Auditoria Interna no ipen - PG-IPN-1701
PARTE TEÓRICA
 Fases de uma Auditoria
 Preparação e Planejamento da Auditoria
 Programa Anual de Auditorias
 Definição do Escopo da Auditoria
 Seleção de Auditores
 Estabelecimento da Agenda da Auditoria
 Estudo de Documentação
 Elaboração de Listas de Verificação

A|Z
O CICLO DE AUDITORIA

A|Z
auditoria

4O 1O PLANEJAMENTO
AÇÃO
AGIR CORRETIVAMENTE PREPARAR E PLANEJAR
E PREVENTIVAMENTE A AUDITORIA

A P

C D

CONDUZIR A AUDITORIA
FAZER ANÁLISE CRÍTICA
E RELATAR
SOBRE O RESULTADO
CONSTATAÇÕES
DA AUDITORIA

3O VERIFICAÇÃO 2O EXECUÇÃO A|Z


ETAPAS DE UMA AUDITORIA
O processo de auditoria pode ser dividido em cinco etapas principais:
MÓD. 3 ESTE MÓDULO

 Planejamento;

 Preparação;

 Execução;

 Relatório;
MÓD. 4

 Acompanhamento.

Nota: As atividades de planejamento e preparação são muitas


vezes sobrepostas.
A|Z
auditoria
Fases do Processo de Auditoria

PREPARAR E PLANEJAR A AUDITORIA


Definir o propósito da auditoria
Definir o escopo da auditoria
Alocar a equipe de auditores
Notificar o auditado sobre a realização da auditoria
Obter informações para entender os processos a serem auditados
Elaborar o Plano de Auditoria
Pré-estudar os assuntos ligados com a auditoria:
• especificações e padrões aplicáveis;
• manuais, procedimentos e instruções;
• relatórios de auditorias anteriores, caso existam;
• arquivos de solicitações de ação corretiva e relatórios de não-
conformidades;
• relatórios de inspeção e ensaios;
• outras fontes de informação, se necessário.
Contactar os auditados
Preparar listas de verificação
A P
C D
A|Z
auditoria
Fases do Processo de Auditoria

A P
C D
CONDUZIR A AUDITORIA E RELATAR CONSTATAÇÕES

Reunião de Pré-auditoria
(reunião de abertura)

Execução
• coleta de evidências objetivas
• observações na auditoria

Reunião de Pós-auditoria
(reunião de encerramento com o auditado)

A|Z
auditoria
Fases do Processo de Auditoria
A P
FAZER ANÁLISE CRÍTICA SOBRE O C D
RESULTADO DA AUDITORIA

Relatório de Auditoria

Solicitação de Ação Corretiva

A|Z
auditoria
Fases do Processo de Auditoria
AGIR CORRETIVAMENTE E PREVENTIVAMENTE

Acompanhamento das Ações Corretivas


• auditorias de acompanhamento ou reauditoria
• evidência objetiva da realização da ação corretiva solicitada
e da sua efetividade, dentro dos prazos acordados

Encerramento do Processo de Auditoria

A P
C D

A|Z
PLANEJAMENTO
A P
C D

A|Z
auditoria
Fases do Processo de Auditoria

PREPARAR E PLANEJAR A AUDITORIA


Definir o propósito da auditoria
Definir o escopo da auditoria
Alocar a equipe de auditores
Notificar o auditado sobre a realização da auditoria
Obter informações para entender os processos a serem auditados
Elaborar o Plano de Auditoria
Pré-estudar os assuntos ligados com a auditoria:
• especificações e padrões aplicáveis;
• manuais, procedimentos e instruções;
• relatórios de auditorias anteriores, caso existam;
• arquivos de solicitações de ação corretiva e relatórios de não-
conformidades;
• relatórios de inspeção e ensaios;
• outras fontes de informação, se necessário.
Contactar os auditados
Preparar listas de verificação
A P
C D
A|Z
PLANEJAMENTO/PREPARAÇÃO DA AUDITORIA

 Preparar o programa da auditoria.

 Nomear o auditor/equipe de auditoria.

 Definir o escopo da auditoria.

 Notificar o auditado, acordar data e duração.

 Revisar/analisar os documentos:

 procedimentos, formulários
 relatórios anteriores
 não conformidade anteriores.

 Preparar/revisar as listas de verificação


A|Z
ETAPAS DE UMA AUDITORIA - Planejamento e Preparação

SGI IPN - PG-IPN-1701 - AUDITORIAS INTERNAS

FORMULÁRIOS A UTILIZAR:

PG-IPN-1701-01 - PLANILHA DE PROGRAMAÇÃO


ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
PG-IPN-1701-02 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS DO SGI-IPEN
PG-IPN-1701-03 - AUDITORIAS INTERNAS
RESPONSABILIDADE E PRAZOS

PG-IPN-1701-05 - LISTA DE VERIFICAÇÃO

A|Z
Exemplo de Registro

Formulário a utilizar
A|Z
PG-IPN-1701-01
Exemplo de Registro

Formulário a utilizar
A|Z
PG-IPN-1701-02
Exemplo de Registro

Formulário a utilizar
A|Z
PG-IPN-1701-03
Exemplo de Registro

Programação de Auditoria Interna

Formulário a utilizar
PG-IPN-1701-04
A|Z
PG-IPN-1701-04
PLANEJAMENTO
Auditorias Internas - Primeira Parte

Nas auditorias internas procura-se desenvolver um programa de auditoria que


analise todos os elementos do Sistema da Qualidade. Os seguintes pontos, no
mínimo, devem, ser considerados:

Frequência A frequência das auditorias depende do grau e estágio de


implementação do Sistema da Qualidade. No início, estas devem
ser frequentes (por exemplo, uma vez por quadrimestre). Uma vez
que o sistema esteja implementado, uma auditoria anual, por
exemplo, pode ser adequada.
Além disso, outros fatores que podem afetar a frequência das
auditorias são a criticidade e a complexidade da área/elemento a
ser auditado, assim como eventuais alterações na organização ou
PG-IPN-1701

em procedimentos. Estas análises resultam em um Programa


Anual de Auditoria

Seleção dos O sucesso de uma auditoria depende sensivelmente da seleção


Auditores e dos auditores. No mínimo deve-se considerar a objetividade,
Responsabilidades imparcialidade e relacionamento interpessoal dos auditores. Estes
auditores podem ser de vários departamentos e não devem ser só
do Departamento da Qualidade. Após seleção, devem ser
treinados em técnicas de auditoria e sempre que necessário, atuar
como auditores.
Além disso, as responsabilidades e autoridades dos auditores e
auditados devem ser estabelecidas pela Administração da
Empresa.
A norma NBR ISO 10011-2 ou NBR ISO 14012 detalha os critérios
de seleção, responsabilidades, treinamento e certificação de
auditores.

Critério Normalmente a auditoria é conduzida com base nos próprios


procedimentos da Organização e na norma de conformidade
aplicável.

Escopo Geralmente cada auditoria é limitada a um procedimento ou grupo


de procedimentos ligados à mesma área/departamento.

Duração Tipicamente 01 ou 02 dias. Em auditorias internas procura-se a


realização da auditoria curta e específica para um determinado
elemento.

A|Z
PLANEJAMENTO

Auditorias em Fornecedores - Segunda Parte

Ao planejar auditorias de segunda parte as seguintes considerações devem ser


realizadas:
PG-IPN-1701

Frequência Depende das necessidades em avaliar o desempenho de um


determinado fornecedor e criticidade do produto fornecido para o
produto final da Organização.

Seleção dos Idêntico à auditoria interna, procurando-se acrescentar à equipe


Auditores auditora um representante de compras.

Critério Normalmente as auditorias em fornecedores seguem um


procedimento de avaliação que visa classificar e, em alguns
casos, pontuar o fornecedor. É cada vez mais usual auditorias
com base na série de normas NBR ISO.

Escopo Geralmente as auditorias em fornecedores cobrem as atividades


que diretamente afetam o produto.

Duração Variam muito em função dos objetivos da avaliação e


complexidade do produto fornecido pelo comprador. Podem variar
de 01 a 05 dias.

A|Z
PREPARAÇÃO
As fases de planejamento e preparação de muitos casos se
sobrepõem. Resumindo, como resultado destas duas fases temos:

 Programa Anual de Auditoria

 Definição do escopo e critério da auditoria

 Definição dos auditores

 Definição da data e duração da auditoria

 Definição de itinerário

 Análise da documentação

 Preparação da Lista de Verificação

É comum e útil preparar-se um Plano de Auditoria que resume todos


os dados acima
A|Z
ETAPAS DE UMA AUDITORIA - Planejamento e Preparação

Recursos a Auditar

PESSOAL  Compreende o sistema/procedimento?


 Possui treinamento/habilidade?
 Motivação/cooperação?
 Problemas com o sistema?

PROCESSO  Definido? Eficiente? Eficaz?


 Sequência?

MATERIAIS,

ITENS  Identificação? Condições? Ambiente?

EQUIPAMENTOS  Proteção? Localização? Capacidade?

DOCUMENTAÇÃO  Condição de revisão? Completo e conciso?


 Condição? Legibilidade? Identificação?
 Aprovado? Disponibilidade?

A|Z
ATENÇÃO PARA O CERCEAMENTO
A P
C D

A|Z
auditoria
Cerceamento das Auditorias

POSTERGAMENTO DE DATAS

RETARDAMENTO DO INÍCIO DA AUDITORIA

LONGO DISCURSO DE BOAS VINDAS

ALEGAÇÕES DE AUSÊNCIA DE PESSOAS ENVOLVIDAS

LONGAS EXPLICAÇÕES

DESVIO DE ATENÇÃO PARA ATIVIDADES, DOCUMENTOS OU PESSOAS QUE NÃO


ATENDAM OS REQUISITOS ESPECIFICADOS

ALMOÇO DE LONGA DURAÇÃO

TRATAMENTO RÍSPIDO COM O INTUITO DE INTIMIDAR OS AUDITORES

COLOCAÇÃO EM DÚVIDA DA COMPETÊNCIA DO AUDITOR

Cabe ao auditor, com tato, porém com firmeza, tomar atitudes para contornar essas
dificuldades.

ESMORECER JAMAIS!!!!
A|Z
LISTA DE VERIFICAÇÃO
A P
C D

A|Z
Listas de Verificação
 As listas de verificação são usadas para
assegurar a continuidade da auditoria.
 A lista de verificação é somente um
guia do auditor e JAMAIS deve
restringir o processo de investigação
quando alguma
constatação/observação requer
questões adicionais que não estão na
lista de verificação.

A|Z
Listas de Verificação

Recomendações para uma lista eficaz

• Lidar com cada questão da auditoria separadamente


• Requerer referência para o requisito específico e citar onde o
requisito é especificado]
• Estabelecer como a questão deve ser respondida
• Dizer com o o requisito será verificado
• Requerer descrição das evidências objetivas
• Requerer uma explicação das observações feitas, permitindo assim a
reconstrução da auditoria numa data posterior, se necessário
• Permitir indicar o status do ítem

Formulário a utilizar: FM-IPN-1701-04


A|Z
LISTAS DE VERIFICAÇÃO

Benefícios Gerais

• Economizam tempo valioso de auditoria uma vez que as questões


são desenvolvidas antes do início da auditoria
• Permitem que o auditor dependa menos da memória pra desenvolver
questões durante a auditoria; portanto, items importantes não serão
provavelmente esquecidos
• Podem ser modificadas e aperfeiçoadas baseado na experiência de
auditorias anteriores
• Permitem análise das questões para determinar se especialistas são
necessários para avaliar as respostas
• Podem ser colocadas em ordem lógica, permitindo que a auditoria
proceda mais suavemente
• Permitem consideração dos métodos de avaliação em áreas tais
como tamanhos de amostra e verificação
A|Z
Exemplo de Registro

Formulário a utilizar
A|Z
PG-IPN-1701-05
FLUXOGRAMA DE PLANEJAMENTO
A P
C D

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ETAPAS DE UMA AUDITORIA - Planejamento e Preparação

Fase Preliminar

Análise do
Manual
Auditoria
de Adequação Discussão de
Não Conformidades Manual
com Auditado Satisfatório?

Elaboração de
Chek-List
e Roteiro

Planejamento/
Preparação Elaboração do
Fluxograma
Auditoria de
Conformidade
Comunicação ao
Auditado
(Previsão Auditoria)

A|Z