Relatório Tabela de Atividades

Família Ocupacional: 2523 - Secretárias(os) executivas(os) e afins

Áreas Atividades

A ASSESSORAR Administrar agenda Despachar com o(s) Colher assinatura Priorizar

EXECUTIVO(S) / ÁREA(S) do(s) executivo(s) executivo(s) compromissos e
ligações telefônicas
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Definir horários Marcar Cancelar Administrar

compromissos compromissos pendências
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Dar suporte em Secretariar reuniões Tomar ditados Acompanhar

reuniões executivo(s) em
evento(s) e viagens
9 SE 10 SE 11 SE 12 SE

B ATENDER PESSOAS Recepcionar pessoas Fornecer informações Atender pedidos e Atender ligações
(CLIENTE EXTERNO E solicitações telefônicas
INTERNO)
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Filtrar ligações Fazer ligações Encaminhar ligações Anotar recados

telefônicas telefônicas telefônicas
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Transmitir recados Orientar pessoas Encaminhar pessoas Autorizar

entrada/permanência
de visitantes e
terceiros
9 SE 10 SE 11 SE 12 SE

Prestar atendimento
especial a
autoridades e clientes
diferenciados
13 SE

C GERENCIAR INFORMAÇÕES Ler documentos Pesquisar Consultar Elaborar base de

informações e dados profissionais de dados
outras áreas
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Cobrar ações Cobrar respostas Cobrar relatórios Controlar

cronogramas
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Controlar prazos Direcionar Manter atualizado o Acompanhar

informações banco de dados processos
9 SE 10 SE 11 SE 12 SE

Reproduzir Confeccionar Encaminhar Divulgar informações

documentos clippings documentos
13 SE 14 SE 15 SE 16 SE

D ELABORAR DOCUMENTOS Redigir documentos Elaborar atas Elaborar relatórios Elaborar convites e
convocações
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE
 Formatar documentos Elaborar planilhas e Preparar Anotar informações
gráficos apresentações
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Digitar documentos Datilografar Transcrever textos Assinar

documentos documentação
escolar
9 SE 10 SE 11 SE 13 SE

Elaborar prestação de Elaborar ficha de

contas avaliação
14 SE 15 SE

E CONTROLAR Receber Protocolar Triar correspondência Enviar

CORRESPONDÊNCIA FÍSICA correspondência correspondência correspondência
E ELETRÔNICA
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Registrar Transmitir fax Controlar malote

correspondência
5 SE 6 SE 7 SE

G ORGANIZAR EVENTOS E Providenciar Fazer check-list Pesquisar local Solicitar verbas

VIAGENS documentação legal
do executivo
(passaporte, vistos)
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Reservar sala/local Preparar sala/local Contratar expositores Enviar convite ou

e palestrantes convocação
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Confirmar presença Escolher cardápio Providenciar Providenciar

passagens, equipamentos,
hospedagem e materiais e serviços
transporte local de apoio
9 SE 10 SE 11 SE 12 SE

Dar suporte durante o Elaborar lista de Encaminhar

evento presença certificados
13 SE 14 SE 15 SE

H SUPERVISIONAR EQUIPES Selecionar pessoal Estabelecer Estabelecer Programar as

DE TRABALHO cronograma de atribuições da equipe atividades da equipe
atividades
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Monitorar o trabalho Monitorar horários de Capacitar equipe Avaliar a equipe

da equipe entrada e saída
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Contratar serviços de
terceiros
9 SE

I GERIR SUPRIMENTOS Levantar Cotar preços Formular pedidos de Requisitar material

necessidades de compra
material
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE
 Conferir material Adaptar espaço para Comprar material, Acompanhar
armazenagem equipamento e contratos e garantias
mobiliário
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

J ARQUIVAR DOCUMENTOS Identificar o assunto Identificar a natureza Determinar a forma Classificar

FÍSICOS E ELETRÔNICOS do documento de arquivo (disquete, documentos
microfilmagem)
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Ordenar documentos Cadastrar Arquivar Administrar arquivos

documentos correspondência
5 SE 6 SE 8 SE 9 SE

Atualizar arquivos
10 SE

Z DEMONSTRAR Adaptar-se a Demonstrar Demonstrar senso de Demonstrar espírito

COMPETÊNCIAS PESSOAIS mudanças dinamismo organização de liderança
1 SE 2 SE 3 SE 4 SE

Trabalhar sob Demonstrar Demonstrar Demonstrar iniciativa

pressão pró-atividade capacidade de
retórica
5 SE 6 SE 7 SE 8 SE

Administrar estresse Contornar situações Demonstrar discrição Demonstrar

adversas sensibilidade
9 SE 10 SE 11 SE 12 SE

Trabalhar em equipe Demonstrar Administrar conflitos Demonstrar paciência

capacidade de
comunicação
13 SE 14 SE 15 SE 16 SE

Legenda das ocupações da família

SE - SECRETÁRIA(O) EXECUTIVA(O)