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Introdução
As 24 horas diárias não parecem ser suficientes para você fazer tudo o
que gostaria no seu negócio? Você se sente insatisfeito com seus próprios
resultados ou com os da sua equipe?
Se a resposta for sim, saiba que você não está sozinho(a). Esta é a realidade da
maioria dos empreendedores brasileiros.
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O dilema do(a) empreendedor(a) moderno(a)
Por mais que não seja algo que paremos para pensar com
frequência, as estatísticas são inegáveis: empreender é algo
extremamente estressante...
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Afinal, existem algumas coisas que só o empreendedorismo permite,
como por exemplo:
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Só que é aí que entra um problema razoavelmente comum a diversos
empreendedores que já tive a chance de acompanhar de perto: o dia a dia
fica tão corrido que o empreendedor não consegue aproveitar os benefícios de ter
seu próprio negócio.
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Por isso, só leia até o final caso se identifique com alguma dessas situações:
• Passo meu dia apagando incêndios ao invés de trabalhar na estratégia
do negócio;
• Por mais que eu oriente as pessoas sobre como um processo deve ser
executado, ainda é bastante comum que ocorram erros operacionais básicos;
• Toda vez que preciso de um indicador, ele demora muito para vir. Quando
vem, não sinto confiança na sua precisão.
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Os 4 Cavaleiros do Apocalipse da Improdutividade
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Por mais que esses motivos muitas vezes sejam válidos e eu
mesmo já tenha falado coisas similares, todos eles possuem
um padrão similar: a culpa no lado de fora, nos outros.
Porém, se tem uma coisa que aprendi nos anos em que tive
a oportunidade de interagir diretamente com Jorge Paulo
Lemann, Beto Sicupira e Marcel Telles (empreendedores
brasileiros, donos de empresas como Ambev, Burger King,
KraftHeinz etc.), foi que: donos assumem a responsabilidade.
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Cavaleiro 1: Objetivo vago
Medo de falhar
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Na prática, nós somos seres humanos e nosso lado emocional fala muito alto.
Quem nunca falou “quero vender mais”, mas nunca chegou a definir se
queria aumentar as vendas em 1 real ou 1 milhão de reais?
Pois é. Se você é humano, provavelmente também sofreu com isso e deixou uma
meta muito ampla por causa do medo de colocar um valor específico e falhar.
Porém, existe algo pior do que falhar em um objetivo: não ter a menor ideia se
está ou não no caminho certo.
Por mais que no curto prazo seja dolorido sair em busca de um objetivo
e não chegar nele, te garanto que no longo prazo vai doer muito mais o
arrependimento de saber que você não deu o seu melhor.
Estou longe de ter criado a solução para esse medo, mas uma coisa eu
te garanto: admitir que ele existe é o primeiro passo para começar a dar
passos maiores.
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Dificuldade na medição do indicador
Para quem trabalha com serviços complexos, em que um projeto pode ser
vendido em um mês, iniciado em outro e finalizado em outro, essa decisão não
é nem um pouco óbvia.
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Distrações
Por mais que a internet tenha facilitado a vida em muitos aspectos, ela
trouxe um efeito colateral: o excesso de maneiras de sermos interrompidos.
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Cavaleiro 2: Definição superficial do plano de ação
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Minha sugestão é dividir as ideias em diferentes níveis de maturidade:
• Prioridade próxima;
• Em planejamento;
• Em execução;
• Em validação;
O foco principal desta categoria é termos um lugar para consultar as ideias, mesmo
que nunca trabalhemos nelas.
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Prioridade próxima
Ao contrário do backlog que serve apenas para guardar ideias, mas que
não dá nenhuma garantia de que elas serão executadas, o “Prioridade
Próxima” já representa certo comprometimento com o projeto.
Em planejamento
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Para evitar esse fenômeno, existe a categoria do “Em Planejamento”, que serve
basicamente para definir as seguintes características da ideia/projeto:
• Critério de sucesso - Qual o objetivo que tenho ao executar essa ideia? Qual
métrica ou critério mostrará que atingi um resultado desejado?
• Estimativa de prazo - No momento em que temos uma visão das partes que
compõem o projeto, fica muito mais fácil ter uma estimativa do todo.
Em execução
Quando uma ideia ou projeto chega nessa fase, o mais importante é acompanhar o
andamento das sub-tarefas e avaliar se o próximo passo está claro e se a projeção
de prazo ainda faz sentido.
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Outro ponto extremamente importante é evitar que uma mesma pessoa
tenha, simultaneamente, múltiplos projetos nessa etapa, o que representa que
provavelmente ela está perdendo foco e se enrolará nas entregas.
Para se aprofundar, leia: Saiba como o work in progress pode matar sua empresa.
Em validação
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Validado / não validado
Nessa hora, vale a pena ressaltar que se sua coluna de “Não Validado” está vazia,
provavelmente é um sinal de que você não está arriscando o suficiente.
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Visão limitada sobre os indicadores
No caso, por exemplo, das vendas, é muito normal que cada área tenha
uma visão específica sobre um pedaço do funil, sendo que ninguém fica
responsável por um acompanhamento integrado, desde a geração de leads
até a retenção dos clientes.
Tratamento de exceções
Além dos diferentes focos de análise, é bastante comum termos algum tipo
de exceção na hora de gerarmos nossos indicadores.
Seja por causa de um cliente que teve um acordo específico, então não deve
ser contabilizado no valor médio de venda ou um funcionário que teve um
acordo especial e não deve ser contabilizado no turnover, é bem comum
vermos exceções que atrapalham a apuração dos resultados.
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Constantes mudanças nas análises
Por último, outro fator que atrapalha muito a cultura de dados das empresas
é que cada mês os relatórios são apresentados de um jeito diferente.
Ou seja, se você não toma decisões com os dados, eles não servem para
muita coisa.
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Esse fenômeno geralmente se manifesta durante reuniões, em que uma
série de decisões são tomadas, mas ninguém se recorda de anotá-las para
garantir que as pessoas sejam lembradas sobre suas promessas.
Na prática, todo mundo tem a confiança de que lembrará de tudo que foi
discutido, mas a realidade mostra que as coisas não são bem assim.
Nesse contexto, por melhor que seja sua memória, a chance de se esquecer
de algo importante é altíssima!
Por isso faço a analogia com a festa de Iemanjá, que acompanhei diversas
vezes no Rio Vermelho, em Salvador.
“Tá bom Millor, mas se você está dizendo que 99,9999% das decisões das reuniões
são esquecidas, como podemos resolver esse problema?”.
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Eis que então sugiro alguns passos, que não necessariamente vão funcionar
pra você, mas que garanto que fizeram uma diferença enorme pra mim e
diversos clientes em que ajudei a aplicar esse método.
Por isso, assumir que é incapaz de lembrar tópicos discutidos em reuniões ataca
diretamente essa imagem de invencível que algumas vezes precisamos passar
para os outros e que também acaba nos enganando de vez em quando.
Porém, sugiro que faça uma rápida reflexão e pense sobre quantas vezes a
correria consumiu sua atenção e você esqueceu de fazer alguma coisa que
impactasse diretamente o crescimento da sua empresa.
Se, por mais que você geralmente atinja excelentes resultados, vez ou outra
sua memória te traia: está na hora de assumir que seu cérebro é falho e que
técnicas e ferramentas podem te ajudar a atingir resultados ainda melhores.
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Sempre prepare um material escrito a ser discutido nas suas reuniões
Agora que você tirou dos ombros o peso de ter um cérebro perfeito e infalível,
está na hora de começar a contar com uma antiga aliada da Humanidade: a
linguagem escrita.
Tendo esse material, na hora H, você tem um guia que te protege das comuns
distrações que sempre surgem em reuniões, como por exemplo:
• Alguém pede 5 minutos para falar sobre um tema e a discussão se alonga por 1h;
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Vale ressaltar que essa recomendação vale mesmo para reuniões “pequenas”,
como atualizações semanais, acompanhamentos diários de progresso de
projetos etc.
Vale reforçar que esse hábito também é um certo ataque ao ego, já que raramente
conseguimos cumprir absolutamente tudo que prometemos e é um tanto quanto
vergonhoso admitirmos que deixamos a desejar em algum objetivo.
“No meio do ciclo o bicho tá pegando! Como você quer que eu fique me
lembrando de consultar ata de reunião?”
É aí que entra uma forte aliada, que nunca esquece e pode te ajudar muito: a
tecnologia. Seguem algumas opções de agendamento de lembretes recorrentes:
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No momento em que você delega a memória para a tecnologia, sua energia
passa a ser direcionada para onde realmente importa: a priorização das ações.
Por outro lado, se você perceber que o objetivo estava “frouxo” e foi atingido
facilmente, essa análise te permite pisar no acelerador e definir novas ações,
sem precisar esperar até a próxima reunião para tomar essa decisão.
1. Definição de metas;
3. Estruturação de relatórios;
4. Implementação de rotina.
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Porém, se você quer começar sozinho(a) a fortalecer seu modelo de gestão, nossa
recomendação é que você comece pela parte dos lembretes.
Por não depender de grandes alinhamentos entre o time, você pode começar hoje
mesmo a lutar contra o Cavaleiro do Esquecimento. Tendo ele sob controle, você fica
muito mais forte para lutar contra os outros 3 Cavaleiros.
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Vale a pena ressaltar que o importante não é o atingimento do objetivo em si, é o
exercício de revisar constantemente a estratégia.
Por isso, para quem tiver a disciplina de mandar os 3 e-mails, te darei uma hora de
consultoria gratuita sobre técnicas de produtividade.
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Sobre o autor
Millor Machado
O que eu faço:
Gosto de olhar para uma empresa como um conjunto de pessoas que trabalham em
prol de um mesmo objetivo e que, se bem orientadas, podem conseguir resultados
muito maiores do que se trabalharem de forma desalinhada.
Agora que você já está preparado para colocar todas as dicas do Millor em prática, que
tal utilizar um sistema que aumenta sua produtividade automatizando sua gestão de
resultados, o acompanhamento de indicadores, a gestão de metas e muito mais?
Com ele, você pode dizer adeus à dificuldade de coletar, consolidar e medir
indicadores, acompanhar planos de ação, estruturar relatórios de resultados
ou ter reuniões realmente efetivas.
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Para se manter sempre em dia com sua estratégia, toda a equipe tem acesso às
informações importantes do seu negócio.
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