28/10/2019

"A VIDA JÁ É CURTA E NÓS A

ENCURTAMOS AINDA MAIS
DESPERDIÇANDO O TEMPO."
(Victor Hugo)

UFCD 0404
Organização Pessoal
e Gestão do Tempo

Formadora: Ana Cunha

Ação VA-Q+ - Proteção Florestal - Prevenção
de Incêndios e Primeiros Socorros

Carga Horária: 25 horas

Avaliação: Teste de avaliação no final de cada aula

Objetivos: Aplicar as técnicas de organização pessoal e gestão do

tempo com vista a otimizar o planeamento das atividades e o
cumprimento dos objetivos

Conteúdos programáticos
Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas
Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua
priorização
Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades
Regras básicas de organização pessoal
Regras fundamentais da gestão do tempo
Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho
utilizando as regras básicas de gestão do tempo e de organização
pessoal

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Jogo de Apresentação dos Formandos

Objectivo: Promover o conhecimento interpessoal;

Facilitar a auto-revelação;
Quebrar um gelo inicial

 Nome
 Algo que gostem de fazer
 O que fariam se fossem o presidente da república
 Um livro ou filme de que tenham gostado
 Sitio onde gostariam de viajar
 O que mudavam no mundo

Aula 1 28 de outubro 2019, 13h00-17h00

Sumário
 Importância do tempo
 Como gerir o tempo
 Dificuldades na organização e planeamento de tarefas
 Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas

Horário: 13h00-17h00
Intervalo: 15h00-15h30

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O que é o tempo?

Sente que não tem tempo para nada?

Que o tempo não lhe chega para tudo?

Vamos aprender algumas estratégias para que consiga rentabilizar o

mais possível o seu tempo.

O que é o tempo?

•Invisível,
•Insubstituível,
•Inesgotável,
•Não passível de não ser utilizado,
•Consumido logo que se recebe,
•Não passível de compra, aluguer, fabricação,
reciclagem,
•Apenas pode ser gerido, não pode ser comprado.

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Quanto vale 86.400? O Valor do Tempo Reflexão

O que é Gestão do Tempo?

O que é Gestão do Tempo?

Gerir o tempo significa . . .

 Saber quais os nossos objetivos e prioridades
 Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para
o alcançar
 Pensar a longo prazo
 Auto-conhecimento
 Definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas
 Saber usá-lo para realizar as atividades que consideramos
prioritárias, profissional ou pessoalmente
 Aumentar a sua produtividade

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TAREFA:
Questionário
como vai
a gestão
do seu tempo?

Correção e interpretação dos resultados

• Contar quantas vezes assinalou: Frequentemente; Às vezes; Raramente

• Multiplique por 4 o somatório das respostas que assinalou com a opção
“Frequentemente” e por 2 as que foram assinaladas com a opção “Às vezes”.
Não atribua pontos às respostas “Raramente”.
(Frequentementex4) (Às vezesx2)
(9x4) e (6x2) isto dária 36+12= 48 pontos
• Pontuação final entre:
49-60 Administra bem o seu tempo.
37-48 Administra bem parte do seu tempo. No entanto, precisa ser mais consistente
nas estratégias para poupar tempo. Deve utilizar novas técnicas!
25-36 É com muita frequência uma vítima do tempo.
13-24 Está perto de perder o controlo. Provavelmente, é muito desorganizado para
aproveitar os bons momentos. Um plano de administração do tempo voltado para
prioridades
necessário já!
0-12 Está sobrecarregado, disperso, frustrado e provavelmente sob muito stresse.

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Quais são dificuldades na gestão de

tempo??

Má gestão do tempo . . .

· Projetos inacabados;
· Queda da produtividade
· Problemas de Saúde
· Incapacidade de definir as prioridades
· Problemas de relacionamento
· Reuniões improdutivas;
· Queda na qualidade de vida
· Demissão
· Stresse irritabilidade
· Falência.
· Desentendimentos
· Frustração
· Faltar ou se atrasar aos compromissos importantes

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Técnicas para inventariação das atividades

desenvolvidas

o Os novos desafios que as organizações enfrentam atualmente

obrigam a um planeamento rigoroso do trabalho, à sistematização
de rotinas e à eliminação de tarefas inúteis ou perdas de tempo.

o A inventariação das atividades desenvolvidas surge, como a

primeira estratégia a adotar no sentido de gerir da melhor
forma o tempo disponível.

o Precisamos de técnicas e ferramentas que nos possibilitem

organizar o tempo, estabelecer prioridades, ter foco e
comprometimento com nossos resultados, com aquilo que
desejamos, tanto no âmbito pessoal como no profissional

1. Estabelecer objetivos e prioridades

Como fazer?
2. Planear atividades e tarefas
3. Organizar os horários e dias

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Assinalar com um X todos os que acham que são

objetivos a cumprir

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Hierarquizar os objetivos . . .

EXERCÍCIO PRÁTICO 10 minutos

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Ordenar por hierarquia

Prioridade
Grau de urgência
Grau de complexidade

Para estabelecer prioridades e eliminar tarefas inúteis, ou que

possam ser delegadas, é igualmente importante questionar:
Será esta tarefa imprescindível neste momento?
Poderá acumular-se com outra?
Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?
Poderá ser feita de forma mais simples e eficaz?

1. Prioritárias 2. Prioritárias
e urgentes

3. Urgentes, 4. Nem
mas não urgentes, nem
prioritário prioritárias

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Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido

que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras
médias, uma porção de areia e água de modo a que
tudo caiba lá dentro.
Por que ordem deve introduzir cada um destes
elementos, de forma a atingir o objetivo proposto?

Primeiro
Segundo
Terceiro
Quarto

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10 minutos
Gerir as suas tarefas . . .

Imagine, agora, que o frasco com água representa a quantidade

total de tempo que tem disponível que as pedras grandes
representam as tarefas mais importantes ou difíceis, que as
pedras médias representam as tarefas rotineiras, que os grãos de
areia representam as tarefas triviais, sem importância e que a
água representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.

Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano

semanal ou diário?
Tarefas importantes ou difíceis:
Tarefas rotineiras:
Tarefas triviais, sem importância:
Imprevistos:

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Quais as vantagens de se fazer um plano?!

 Obriga a pensar no futuro
 Ajuda a evitar problemas
 Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho
 Fornece mais tempo útil
 Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
 Ajuda a gerir o tempo dos outros
 Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
 Ajuda a dizer “não” mais vezes
 Ajuda a trabalhar com mais calma
 Ajuda a fazer mais coisas

Como fazer um Plano semanal?

• Defina objetivos
• Estabeleça prioridades para todas as atividades
• Seja realista quanto ao tempo
• Divida os trabalhos quando complexos
• Desenhe o seu plano em função do tempo
• Escolha a melhor sequência de atividades
• Defina os locais para realizar as tarefas
• Deixe um tempo para os imprevistos
• Transforme o ato de planear num hábito

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