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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 1

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SUMÁRIO

O que são hacks e qual a importância deles em PME’s

1. Hacks de Gestão de Pessoas/RH

2. Hacks de Gestão Financeira

3. Hacks de Produtividade

4. Hacks de Treinamento

5. Cases de PME’s que usaram esses hacks e cresceram significativamente

6. Dicas rápidas de hacks gerais

Conclusão sobre o tema

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O QUE SÃO HACKS E QUAL A

IMPORTÂNCIA DELES EM PME’S
Você já deve ter ouvido falar em Hacks por aí, certo? Life hacks? Entendeu o espirito
mas se precisasse explicar talvez se enrolaria? Pois hacks são como “gambiarras”, ou
seja, formas criativas de solucionar problemas. E é aqui que encontramos a chave
do sucesso, na parte do “criativo”.

Independentemente do cenário de um país, aumentar os lucros e melhorar a

performance da empresa é sempre um objetivo. Agora, em um cenário de crise, seguir
este norte, deve ser feita de forma bem mais criativa e segura. Não é o momento para
tomar riscos e muito menos usar altas somas para chegar onde se deseja.

Por isso, a ERPFlex se uniu a Convenia, Saia do Lugar e a T.I Educacional para trazer
hacks que serão fundamentais para sua empresa melhorar a performance e aumentar
os lucros. Depois desse guia, a sua PME nunca mais será a mesma!

Boa leitura!

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
1. HACKS DE GESTÃO
DE PESSOAS/RH
Poucos gestores sequer imaginam que hacks em Gestão de Pessoas e RH
podem impulsionar o crescimento e as receitas de uma empresa. Mesmo os aliadas de PME’s que desejam crescer rapidamente.
mais esclarecidos.
A ideia soa ingênua, mas é verdadeira: um RH moderno é um RH que ajuda
PME’s a lucrarem mais. Duvida? A gente explica pra você.
Pense em uma empresa de 30 funcionários (número que deve ser próximo
ao da organização onde você trabalha, caso seja um pequeno ou médio
negócio). Sabia que cerca de 70% dos gastos totais dela são custos de
pessoal? Pois é, o Departamento Pessoal -- normalmente subordinado ao
departamento de Recursos Humanos -- lida com o maior centro de custos
das empresas, independentemente do porte.
Isso significa que erros nas atividades de Departamento Pessoal causam
grandes estragos, os quais costumam ser silenciosos aos ouvidos dos
gestores. É por isso que colocamos aqui 4 hacks em RH e Gestão de
Pessoas para você começar a aplicar hoje na sua empresa.
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Confira:
1. Não use planilhas para executar as atividades de
Departamento Pessoal
Não, as planilhas não são inimigas do RH. Só que elas também não são
O que acontece na imensa maioria das empresas brasileiras é que os
profissionais que cuidam das atividades de Departamento Pessoal -
cálculo de folha de pagamento, controle de férias, gestão de benefícios
corporativos, tratamento do relógio de ponto, etc. -- estão sujeito a vários
problemas por usarem planilhas.
Seguem alguns:
Planilhas não evitam erros de cálculo
As planilhas de Excel não são à prova de erro. Se o usuário errar alguma
fórmula, conta ou célula, o resultado de seus cálculo sairá errado. De
acordo com a EuSpRIG, uma associação europeia dedicada aos riscos de
gerir processos por meio de planilhas, 90%
das planilhas contém graves erros de cálculo.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
Planilhas não foram feitas para
resolver o seu problema específico
Planilhas de Excel são personalizáveis, mas
não personalizadas. Isso significa que elas não
apresentam recursos customizados e eficientes
para as atividades típicas de um departamento
-- de modo que qualquer função precise ser
adaptada. No caso do Departamento Pessoal,
as planilhas não conseguem, por exemplo,
gerar alertas de férias a vencer ou separar
automaticamente os funcionários que estão
dentro do período aquisitivo de férias daqueles
que estão no período concessivo.
Planilhas não são seguras
Os arquivos ficam salvos no computador de um
ou mais funcionários que manuseiam a planilha.
Problemas técnicos em suas máquinas ou erros no
momento de salvar os arquivos são o suficiente
para que o documento suma do computador.
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Planilhas não geram
relatórios instantâneos
O mais importante das planilhas não são os dados
computados, mas a informação gerencial a ser
extraída desses dados. O grande problema é que
gerar relatórios a partir de planilhas de Excel é uma
atividade demorada, impossível de ser realizada
em tempo real. Só que os gestores, na maioria dos
casos, necessitam de informação em tempo real.
Em suma, as planilhas de Excel são um quebra-galho
que a imensa maioria dos RH’s usam até que a situação
se torne insustentável. Mas o ideal é não chegar a esse
ponto, e adotar tecnologia o quanto antes.
Imagine o quão mais eficiente seria o RH da sua
empresa se sua empresa adotasse um software
específico para RH que acabasse com os quatro
problemas das planilhas que elencamos acima.
Com certeza, o Departamento Pessoal da sua
PME executaria as atividades diárias de maneira
mais segura, rápida e inteligente.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
2. Aproxime o RH do
departamento Financeiro
A área de Recursos Humanos costuma não
ser prestigiada pelos profissionais de outros
departamentos. Isso vale desde a multinacional
até a startup.
Grande parte desse desprestígio vem da
dificuldade que o RH possui em demonstrar
de forma concreta os resultados que a área
traz à empresa. Mas não precisaria ser assim.
O RH pode se tornar mais valorizado quanto
mais ele se provar estratégico. E para ser
mais estratégico, ele precisa se aproximar
do departamento Financeiro, medindo o
impacto econômico de suas ações (você
pode aprender mais sobre a aproximação
entre RH e Finanças lendo esse artigo aqui).
O resumo da ópera é: o RH precisa ter KPI’s (key
performance indicators), ou seja, métricas que
ilustrem se a área está ajudando a organização a
atingir seus objetivos. Quais KPI’s serão escolhidos
depende das metas que a empresa tem. Mas
vamos colocar abaixo alguns que são importantes:
• Custo por contratação
• Tempo médio de contratação
• Turnover
• Custo de turnover
• Receita por funcionário
• Custo de benefícios
Quando você confronta KPI’s de RH como
os acima com as métricas financeiras, o
departamento de Recursos Humanos fica com
uma ideia muito mais clara de metas que devem
ser estipuladas ao próximo período e ações que
devem ser executadas para alcançá-las.
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Mesmo indicadores que não são econômicos
devem trazer algum demonstrativo numérico para
servir de referência ao RH. Por exemplo: uma das
principais atribuições da área é fomentar um clima
organizacional agradável e produtivo na empresa -- e
um dos principais instrumentos dos quais o RH pode
lançar mão para cumprir essa tarefa é realizar uma
pesquisa de clima, na qual verifica a opinião que os
funcionários da empresa possuem sobre o clima.
Estamos falando de uma variável qualitativa
que não é econômica, mas que pode ser
transformada em quantitativa dependendo da
abordagem. No caso da pesquisa mencionada
no capítulo anterior, você pode pedir para que
o funcionário atribua uma nota de 0 a 10 para
a qualidade que ele considera que o clima
organizacional da empresa tem, com o intuito
de extrair uma média total.
O mesmo raciocínio se aplica a pesquisas
sobre quais benefícios corporativos oferecer
aos colaboradores.

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3. Não dependa de aumento salarial
para reter talentos na empresa
Um dos erros mais perigosos (e comuns)
cometidos em PME’s é tentar manter os talentos
na empresa por meio de aumento salarial. O
equívoco é justificável: PME’s lutam com unhas
e dentes por seus talentos contra as sedutoras
multinacionais, que possuem orçamentos maiores
e, portanto, conseguem oferecer salários maiores
Tornar sua capacidade de retenção refém de
aumentos salariais é uma armadilha. Primeiro
porque, ao contrário do que pensamos, o
salário não é um aspecto com importância tão
grande na decisão de ficar ou não na empresa.
Algumas pesquisas -- como a que mostramos a
seguir -- já mostraram que fatores como bom
relacionamento com colegas de trabalho e
equilíbrio entre vida pessoa e profissional pesam
mais na balança de decisão do colaborador:
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Então, prezar por um bom relacionamento dos
colaboradores no ambiente de trabalho deve ser
prioridade para os que querem reter talentos,
e tudo isso começa com a construção de uma
cultura organizacional forte (se quiser se informar
melhor sobre como desenvolver uma boa cultura
organizacional em uma PME, leia esse artigo aqui).
Também é essencial fomentar o equilíbrio entre
vida pessoal e profissional dos seus funcionários.
Algumas ações a serem consideradas são oferecer
flexibilidade de agenda ou proporcionar uma
sexta-feira de folga por mês aos colaboradores.
Pesquisa feita pela
CareerBuilder com mais
de 3.000 profissionais
norte-americanos
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4. Use dados para tomar decisões no RH

Ser data-driven, ou seja, tomar decisões usando um histórico de dados inteligente como base
é mote de quase todas as áreas de uma empresa moderna. Com o RH de PME’s deve ser igual.

Se você quer que sua empresa cresça, não dá para permitir que as decisões de Recursos
Humanos sejam tomadas apenas por achismo ou tradição. Os números contam histórias.

Decisões importantes de gestão de pessoas relativas a, por exemplo, turnover, treinamento

de funcionários, canais de recrutamento e absenteísmo precisam ser apoiadas em números
e devem ser registradas em relatórios gerenciais.
O objetivo não é ser “chique”, mas impulsionar resultados para a empresa: um estudo
realizado pela empresa de pesquisa americana Bersin em parceria com a Delloite agregou
dados sobre 480 grandes empresas e verificou que aquelas cujos departamentos de Recursos
Humanos eram mais data-driven apresentavam:

• Retorno por ação em média 30% maior do que as outras;

• Duas vezes mais chance de ter resultado positivo em suas políticas de recrutamento;

• Quatro vezes mais chances de serem respeitados pelas outras áreas.

A ideia não é eliminar o julgamento humano da equação, mas aliá-lo a dados

numéricos para embasar futuras decisões -- caso contrário, a tomada de decisão
se torna robótica, e pouco eficaz.

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2. HACKS DE GESTÃO
FINANCEIRA
Neste capítulo, vamos te dar todos os insights de
Gestão Financeira para fazer a sua PME decolar!
Um departamento financeiro moderno pode não só
otimizar custos mas gerar um aumento espantoso na
assertividade da tomada de decisão e até no aumento
dos lucros. Ficou interessado? Então vamos avançar:
1. Nunca deixe de estudar sobre finanças
Não é porque você não é o diretor daquela área
que deve relegar todo o conhecimento da área para
terceiros. Sendo você o dono da empresa ou não, quanto estratégico e traça o que o setor financeiro precisa
mais você entender sobre gestão financeira, melhor
compreenderá relatórios, tirará seus próprios insights e
pode até mesmo evitar que fraudes sejam realizadas!
No nosso blog você encontra vários artigos e
materiais para fortalecer o seu conhecimento nessa
área. Destacamos, o E-Book Guia Prático de Gestão
Financeira para PMEs e o artigo O que é gestão
financeira? 40 termos essenciais!
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2. Tenha um bom Planejamento Estratégico
e um bom Plano Tático (orçamento)
Existe uma série de processos dentro de uma empresa
que por vezes parece mais perda de tempo do que
de fato um recurso interessante. Se eu pudesse te
convencer de adotar apenas dois desses modelos de
planejamento seria o estratégico e o tático.
O Planejamento Estratégico é onde a empresa
define a direção a ser tomada, que projetos e ações
desempenhar, responsáveis, prazos e resultados
esperados. Se a empresa quer chegar a algum lugar,
ele deve ter uma estratégia clara para alcançar esse
objetivo. Já o Plano Tático pega as diretrizes do plano
fazer para isso. Este plano deve conter uma série de
variáveis, como projeções de receitas e despesas, um
plano de metas, estratégias de preço e muito mais!
O software certo pode fazer sua empresa avançar anos
luz no balanço patrimonial e acompanhamento de metas
e KPI’s. Documentos de acompanhamento impressos
são um perigo e planilhas podem ser adulteradas ou não
preenchidas corretamente, fuja desse risco!

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3. Não descuide do Fluxo de Caixa
Pode parecer estranho, mas muitas empresas
não sabem ao certo o quanto ganham nem o
quanto gastam. Assim fica difícil, não é mesmo?
O Fluxo de Caixa é uma ferramenta excelente
para controlar o que entra e o que sai dos cofres
da empresa. Com ele (atualizado corretamente,
claro), você vai conseguir determinar gargalos de
produção e até mesmo custos altos e que podem
ser contornados de forma criativa. O importante
é não deixar de analisar os resultados nunca!
4. Não use as contas da
empresas como se fossem suas
Infelizmente ainda é muito comum o pensamento
de que uma vez que você é o dono ou um dos
sócios pode dispor dos recursos da empresa como
bem entender, fazendo retiradas desnecessárias
ou abusando do cartão corporativo. Isso é ainda
mais comum em empresas familiares, o que
envolve até os herdeiros mesmo não estando nem
cargos de diretoria.
Defina desde o começo que as contas da empresas
são para a saúde financeira desta. Esta saúde
financeira é o que manterá não somente os sócios,
mas também os funcionários da empresa. Outra
dica é manter o pró-labore (valor recebido pelos
sócios que possuem cargos e funções na empresa)
dentro da realidade do mercado e da empresa.
5. Não descuide da documentação
Tenha bastante atenção ao registro dos
acontecimentos financeiros da sua empresa e aos
documentos gerados disso. Se, ao pedir acesso à
um contrato ou a uma nota fiscal, o seu setor leva
horas para encontrar e te trazer o documento,
é sinal mais que evidente que há algo errado. E
quem demora horas para localizar um documento
pode não o encontrar, não é mesmo?
Então o hack aqui é invista em um sistema
automatizado de gestão que vai, a um clique,
localizar informações cruciais para negociar up-
sellings (vendas incrementais do seu produto) ou
mesmo a tranquilidade para seus acionistas de
que a contabilidade da empresa está como deveria
ser. Uma solução que traz módulos de controle
financeiro bastante completos são os ERP.
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6. Atenção à Folha de Pagamento
Quando uma empresa tem problemas, uma das
primeiras medidas é demitir aqueles profissionais
que não estavam performando bem ou que
havia mais de um profissional para aquela
função no quadro de funcionários. Pois antes de
chegar nisso, parta do princípio de ter somente
os funcionários que são imprescindíveis para o
crescimento e gestão da empresa.
A folha de pagamento (incluindo pró-labore) não
deve estar entre 30 a 40% do faturamento da
empresa. Avalie suas contas e veja se vocês estão
nesta margem. Pense bem, além do salário e
benefícios, a empresa também deve ter em caixa
fundos que custeiem possíveis demissões, férias,
13º salários entre outras coisas.
Os motivos de excesso de pessoal são muitos,
má avaliação da produção, excesso de
secretárias/assistentes pessoais por sócios ou
diretores e até mesmo favores pessoais ao
empregar um parente ou amigo.

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3. HACKS DE 1. Seja organizado
PRODUTIVIDADE Um dos problemas para a
produtividade é a desorganização.
A produtividade é um conceito simples de explicar, mas difícil Ela pode ser relativa tanto ao
de aplicar no dia a dia. Profissionais de qualquer setor têm cumprimento de tarefas quanto à
momentos mais e menos produtivos e a procrastinação é uma desorganização do ambiente. Por
constante. É para resolver esse problema que existem os hacks isso, o primeiro passo é se organizar.
de produtividade. Assim, verifique quais tarefas
devem ser entregues, o prazo delas,
Essas dicas ajudam qualquer pessoa a melhorar sua seu nível de importância etc. O
produtividade, seja trabalhando em casa, seja em um planejamento deve ser feito todos os a internet e o celular. Para a internet,
escritório no modelo mais tradicional que existe. dias no final do expediente e pode
ser algo bastante simples, como
Por isso, se você quer melhorar a sua produtividade, leia esse uma anotação no papel ou em uma
capítulo e descubra todos os hacks que você pode usar para planilha do Excel.
trabalhar mais em menos tempo. Confira!
2. Siga a regra dos 2 minutos
Sabe aquela tarefa que chega
inesperadamente, te desconcentra
e fica para depois? Se ela puder ser
resolvida rapidamente, aproveite
e solucione-a. Essa é a regra dos 2
minutos: resolva imediatamente
aquilo que pode ser facilmente
solucionado em dois minutos.
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3. Descubra como seu
tempo está sendo gasto
Sabe quando o dia passa e parece
que você não fez nada? Isso se
chama procrastinação, o que
significa que você passou o dia
todo perdendo tempo com tarefas
não-relevantes.
Geralmente, os grandes culpados são
a dica é usar sites para monitorar
sua atividade. Uma opção é o
TimeTracker, plugin do Chrome que
mostra quanto tempo você ficou no
Facebook, por exemplo.
Para o celular, utilize o
TimeLogger, app que também faz
o monitoramento das atividades,
indicando o período que você
passou jogando, acessando as
redes sociais etc.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
4. Encontre tempo para fazer o que precisa
Talvez você trabalhe só em casa ou talvez faça um extra home office. O
fato é que às vezes parece que as 24 horas do dia são poucas para fazer
tantas atividades.
Porém, voltando à dica anterior, você provavelmente descobriu que
gasta muito tempo com atividades pouco úteis, certo? Então, aproveite
essa informação e encontre tempo para fazer o que precisa.
A dica é bloquear qualquer distração e, nesse caso, o StayFocused é uma
extensão que impede que notificações sejam feitas durante determinado
período de tempo. Assim, você não acaba desviando seu foco por
qualquer coisa.
Outra dica é usar algum método de produtividade, como a técnica
Pomodoro. A ideia é cumprir 4 jornadas de trabalho de 25 minutos
seguidos, com pequenos intervalos de 5 minutos entre cada jornada.
Quando chegar ao final dos 4 pomodoros, você pode fazer um intervalo
de 30 minutos. Essa técnica é bastante utilizada e traz bons resultados,
já que o cérebro descansa e a pessoa sabe que, em breve, poderá dar
aquela espiadinha nas redes sociais.
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5. Use a tecnologia a seu favor
Se a tecnologia traz dificuldades para a concentração nas tarefas
necessárias, ela também pode ser uma grande aliada. No entanto, é
necessário seguir alguns pontos fundamentais:
• Não se distraia com as redes sociais – não deixe as redes sociais
abertas enquanto trabalha. Mantenha somente o que é necessário
e foque-se no que está fazendo;
• Não abra o e-mail a qualquer momento – se você contabilizar,
verá que perde horas todos os dias apenas lendo e respondendo
e-mails. Por isso, crie táticas. Por exemplo, leia e-mails somente de
manhã e no final da tarde. Outra opção é filtrar as mensagens para
aqueles e-mails que precisam ser respondidos brevemente. Assim,
as mensagens secundárias podem ser vistas posteriormente;
• Não mexa o tempo todo no smartphone – aproveite o celular para
aumentar sua produtividade. Por isso, utilize apps de produtividade e de
agenda (para organizar as atividades conforme os prazos e os horários).

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6. Revise suas atividades semanalmente
Já falamos que você deve programar suas atividades no final do dia
anterior. Mas também é importante revisar as tarefas semanalmente. A
ideia é que você analise o que fez durante a semana seguindo 3 etapas:
• Analise seu calendário na semana anterior e na atual. Verifique
as atividades que precisam de atenção e os períodos de reuniões,
resolução de problemas e compromissos;
• Limpe sua caixa de e-mails, mantendo somente aquilo que é
necessário. Assim, sua caixa de entrada transforma-se em um
gerenciador de tarefas;
• Compare o que já realizou com as suas metas anuais. Então, veja
o que pode fazer na próxima semana para chegar mais perto de
alcançar suas metas.
7. Regra das 4 horas diárias
Por mais que o período de trabalho seja de 8 horas por dia, geralmente
a produtividade é válida por somente 4 horas diárias. No restante do
tempo, o profissional checa e-mails, vai a reuniões, faz lanches, acessa
as redes sociais etc.
Por isso, a dica é fazer as 3 tarefas mais importantes do dia logo no
começo da manhã, quando você está mais disposto e menos cansado.
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8. Foque-se em uma atividade por vez
Você até pode ser multitarefa e seguir as recomendações do mercado,
mas o fato é que, para ter alta produtividade, é necessário se focar em
uma atividade por vez.
Por isso, defina quais são suas prioridades e foque-se naquela atividade
até que ela esteja terminada.
9. Programe as atividades com folga
Um grande erro é programar sua agenda e não considerar que
imprevistos podem acontecer e que determinada tarefa pode demorar
mais do que o previsto. Por isso, é fundamental programar suas
atividades com folga.
Além de isso ajudar com os prazos, também diminui o estresse e
aumenta a sensação de produtividade. Outra vantagem é que os
clientes ou o chefe se sentirão mais satisfeitos, porque tudo está sendo
entregue no prazo.

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10. Tire tempo para descansar
Muita gente pensa que ser produtivo é
trabalhar o tempo todo, mas isso não é
verdade. Descansar e dormir é essencial para
aumentar a produtividade. Afinal de contas,
cérebro e o corpo precisam descansar.
Por isso, reserve um tempo do seu dia para ler, sair você não fica estressado e não perde tempo
com os amigos, ir à academia e fazer atividades
que não têm relação direta com o trabalho.
Também tenha em mente que dormir bem
é indispensável. Por isso, assegure que
conseguirá dormir de 6 horas a 8 horas por dia,
conforme o que for necessário para você se
sentir descansado.
11. Automatize as atividades
Qualquer ação que ajude a ter mais tempo,
seja para você, seja para o trabalho, é
importante. Por isso, automatize suas tarefas.
Uma ideia é usar o IFTTT, que permite a criação
de comandos para notificações ou para inserir
ligações como tarefas não realizadas.
12. Analise o passado para melhorar
Revisar o passado é uma boa maneira de
identificar erros cometidos e melhorar a
produtividade. Por exemplo, se você não
pode ficar sem celular, mas isso já aconteceu
e você acabou perdendo tempo, compre um
carregador para deixar no trabalho. Assim,
com situações corriqueiras.
13. Faça intervalos ao longo do dia
Já falamos que o descanso é importante para a
produtividade. Mas também é necessário fazer
intervalos ao longo do dia para render mais.
Tirar um tempinho para você entre uma tarefa
e outra é fundamental. Bastam 5 ou 10 minutos
para descansar e se preparar para começar
uma atividade diferente. Aproveite e coma um
lanchinho, tome água ou se alongue nesse período.
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14. Saiba dizer não
Muitas pessoas têm o problema de não
saberem dizer não. Mas essa atitude é essencial
para fazer somente atividades que sejam
realmente importantes. Portanto, filtre as
oportunidades que aparecem e aceite somente
aquelas que sejam boas para você.
Se você for um empreendedor, isso é ainda
mais importante, porque, assim, consegue se
focar nas atividades que trazem mais sucesso.
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15. Aceite os erros e falhas e continue trabalhando

Erros vão acontecer todos os dias – acostume-se com isso. Saber ver seus
erros, verificar o que os causou e seguir em frente é uma atitude que ajuda
a continuar trabalhando e não perder tempo se torturando com algo que é
extremamente comum.

Lembre-se: o fracasso faz parte da vida e não é possível agradar a gregos

e troianos. Então, reclamações vão surgir. Aproveite esse momento para
entender o que pode melhorar, engolir o fracasso momentâneo e partir para
a próxima vitória.

16. Decida de acordo com seus valores

Toda pessoa possui valores pessoais e profissionais. Saber decidir de acordo

com seus valores ajuda a gerir o tempo e ser mais produtivo. Isso porque
você tem a sensação de que está fazendo o correto.
Na prática, se um dos seus valores é a sua família, programe suas atividades
de acordo com isso. Tire um tempo para ficar com sua família e tenha
compromissos que os envolvam.

O objetivo é equilibrar as situações e não fazer do trabalho toda a sua vida –

apenas uma parte importante.

Gostou dos hacks de produtividade? Então, aplique-os no seu dia a dia e

comece a ser mais produtivo já!

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4. HACKS DE
TREINAMENTO
Você já deve estar louco para colocar tudo o que viu até
em prática, certo? Mas calma, neste capítulo vamos tratar
de Hacks de treinamento. Já vimos como administrar bem
um departamento pessoal e como as despesas vinda com a
folha de pagamento não podem ser muito latas ou podem
comprometer as finanças da empresa (entre 30 e 40% do
faturamento, mais que isso é sinal de preocupação).
Além de contratar bem, ou seja, buscar por um profissional
com as competências corretas para tal função, deve ser
preocupação do gestor não só buscar inovar na gestão e
nos processos de qualquer setor, mas também oferecer os
treinamentos adequados para que os atuais funcionários
acompanhem essas evoluções, correto?
Vamos aos Hacks!
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1. Destaque a importância daquele treinamento
para o funcionário e não para a empresa
Muitos gestores, ao anunciar um treinamento destacam como a empresa
precisa de funcionários com tal conhecimento (como saber utilizar um
software, por exemplo), ou mesmo falam desses treinamentos de forma
coercitiva, por exemplo, “Este é o novo sistema que a empresa está
adotando para a área X, então eu recomendo que vocês prestem bastante
atenção, aprendam a mexer bem nele, pois entre trocar novamente de
solução ou de equipe, imaginem qual decisão será tomada”. Motivador não?
Não mesmo.
Tente uma abordagem mostrando como a empresa está buscando ser
competitiva e como os funcionários vão ganhar com isso, como por
exemplo assim, “A partir do dia X, vamos adotar o sistema Y na nossa
empresa, ele é um dos mais completos que vimos e um dos mais usados
nas empresas do setor. Vamos oferecer treinamento e suporte para dúvidas
posteriores”. A coisa já mudou de figura, percebe?
E se o curso oferecer certificação, melhor ainda! Instigue o funcionário a
acrescentar isso em suas redes, principalmente no LinkedIn. Ganha ele, com
mais uma competência e ganha a empresa que fica conhecida naquele
círculo como quem investe em seus colaboradores.
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2º Opte por pessoas com Mas uma das principais vantagens de Treinamento
experiência em dar treinamentos profissional vem agora:

Quando o setor de finanças vê um pedido de cursos in- 3ª Material de apoio

company é aquele drama. Mas é seguro dizer que hoje em dia,
com a variedade de empresas e profissionais que oferecem esse Quando uma empresa ou profissional se propõe a oferecer
serviço, os preços estão bem mais competitivos. um curso, sempre há apostilas, tutoriais e até mesmo
vídeos do conteúdo. Salve esse conteúdo, dissemine ele
Algumas empresas, tentando difundir competências, dentro da empresa e passe para os novos funcionários à
buscam um colaborador no seu quadro com determinado medida que eles cheguem. Enquanto o material de apoio
conhecimento. Isso pode dar certo, mas muitas vezes, a for atual ele será muito útil.
pessoa que é muito técnica em determinado assunto não
sabe como passar esse conhecimento a diante. Isso, pois Um erro comum de muitas empresas é deixar o conteúdo
ela tem o conhecimento prático e não o conhecimento de apoio apenas com os funcionários que prestaram o
didático. E o pior, a falta de didática deste profissional (que curso. Aí, conforme estes profissionais deixam a empresa, o
foi deslocado de suas atividades para esta tarefa, sejamos conhecimento fica cada vez mais raso ao ponto de ninguém
justos) implica numa falta de paciência com os iniciantes mais na empresa saber e nem ter onde consultar.
e até numa insegurança (“Só eu sei atualizar o sistema X,
porque eu estou tendo que treinar essas pessoas para isso.
Será que eu serei demitido?”).

Quando um treinamento caseiro destes não dá certo, muitos

pensam, “Pelo menos a empresa não gastou com isso”. Errado!
Você deslocou profissionais de seus postos de trabalho seja
para ministrar ou para assistir o curso. O h/h (hora/homem) de
nenhum deles vai voltar e nem ter reposição!
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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 18

5. CASES DE PME’S QUE USARAM ESSES HACKS

E CRESCERAM SIGNIFICATIVAMENTE

BankFacil: Hack de RH

A BankFacil é uma plataforma digital de empréstimos com garantia.

A trajetória exitosa da empresa no mercado culminou com um aporte • Montagem da folha de pagamento: redução de 75% do tempo

financeiro dos fundos Redpoint e-venturers, Quona e QED em 2015. gasto (de dois dias passou a ser feito em metade de um dia)

Quando a empresa começou a crescer de forma acelerada, os processos • Recrutamento e Seleção: mais tempo para se dedicar à atividade

de Departamento Pessoal realizados por planilhas de Excel deixaram de

ser eficientes. • Geração de relatórios: passou a ser instantânea

Foi então que a área de RH decidiu se apoiar em tecnologia e contratou • Quantidade de erros manuais: passou a ser mínima

um software de gestão e controle de Departamento Pessoal para

automatizar as tarefas burocráticas. Com esse hack, os principais ganhos
obtidos pela empresa foram:

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Ponto X: Hack de Gestão Financeira
O ano era 2000 e a Ponto X não era mais que uma pequena loja situada na
região central de Belo Horizonte. Ao ingressar na área atacadista em acessórios
para celular e informática viu o negócio crescer, mas de forma descontrolada.
Muitos problemas surgiram que atrapalharam o avanço do negócio. A busca
por uma solução que organizasse a gestão também não foi fácil, mas ao
adotar a ERPFlex e o E-Commerce Flex a empresa deixou a desorganização
para trás e hoje colhe os frutos de um gerenciamento moderno.
Depois de adotar a ERPFlex como fornecedora de solução, o negócio da Ponto
X pode prosperar de forma lógica, racional e controlada. Uma gestão madura,
condizente com uma empresa com mais de 15 anos de história e cerca de 70
funcionários. Dentre os benefícios que a empresa colhe, eles destacam:
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• Inversão de processo - O cliente compra e paga. Depois a
empresa separa no estoque e despacha. Economia.
• Redução 40% no quadro de funcionários com a inversão de
processo. Corte de erros operacionais do lançamento do pedido
do cliente como informações digitadas erradas. Redução no custo
para estornar produto e possibilidade de dar desconto no boleto.
• Redução do tempo de entrega em até 2000%! O pedido
demorava 10 a 20 dias para ser despachado, hoje esse prazo é de
24 horas. Como o estoque era muito desorganizado, às vezes o
estoquista não achava o produto, mesmo depois de separado, e
dizia que não tinha.
• Custo de telefonia caiu em 90% com o uso do e-commerce
e de chat na ferramenta.
• Se o cliente falava que estava faltando produto, a empresa
simplesmente enviava novamente o produto. Não havia
controle nenhum.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
6. DICAS RÁPIDAS
DE HACKS GERAIS
Neste capítulo vamos dar pequenas (e
supervaliosas) dicas para avançar na gestão da sua contribuem para o oferecimento de um serviço
empresa de forma sustentável, visando reduzir
custos e aumentar as vendas. Para isso, é preciso:
Mude a cultura
O primeiro passo é empreender uma
mudança de cultura da empresa. Somente
ao mudar o que existe de mais profundo em
seu negócio que você conseguirá aumentar os
lucros de maneira estruturada. Isso inclui:
1. Alinhe os valores da empresa
Se os valores ficaram perdidos no plano de
negócios, é preciso colocá-los em prática. É
isso que dá personalidade à empresa e é o que
deve ser utilizado para contratar funcionários e
nortear as ações do seu negócio.
2. Estabeleça padrões
Sua empresa também precisa ter padrões.
Padrões de produção, padrões de venda, padrões
logísticos e assim por diante. Eles otimizam o
tempo, aumentam a qualidade, são escaláveis e
ou produto mais adequado ao cliente.
3. Cultive a excelência
Com os padrões estabelecidos, é muito
importante que a empresa se dedique a
cultivar a excelência. Isso significa não se
conformar com o “bom” ou “regular” e ir
sempre atrás do ótimo.
Cuidados com a qualidade e em obter
certificações internacionais, por exemplo,
revelam esse cuidado no negócio.
4. Ofereça algo a mais
Você também precisa oferecer algo a mais, ir
além do que os concorrentes estão fazendo.
Por isso, é recomendado implantar uma cultura contínuo de capacidades.
de inovação que seja benéfica para o negócio
de modo a criar cada vez mais interesse por
parte dos clientes.
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5. Dê mais importância aos prazos
A sua empresa precisa se destacar não apenas
pelo produto ou serviço que oferece, mas
também por como ela oferece isso. Dessa
forma, seu negócio deve mudar a cultura
de modo a priorizar os prazos de tal modo
que eles se tornem parte vital do sucesso.
Isso diminui os custos e também aumenta a
satisfação, levando ao aumento de lucro.
6. Forme líderes mais capazes
Líderes são peças fundamentais no quebra-
cabeças do sucesso de uma organização.
Por isso, em sua cultura é preciso capacitar
líderes cada vez mais aptos a assumirem as
responsabilidades de uma gestão que leve
diretamente ao aumento de lucro.
Contratar talentos alinhados aos valores da
empresa é o primeiro passo para a formação
de líderes bem sucedidos, assim como
oferecer treinamentos e o desenvolvimento

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
7. Ajuste a cultura continuamente
Embora seja importante, a cultura pode ser
limitante para o crescimento da empresa — mas
isso só acontece se ela ficar parada no tempo.
Por isso, ainda que você tenha uma cultura bem
estabelecida e de resultados, considere fazer
ajustes para a nova realidade do mercado.:
Reduza os custos
A equação é simples: o lucro corresponde
ao quanto você vende menos o quanto você
gasta. Assim, se você diminui o quanto gasta
e mantém o faturamento, o resultado é de
mais lucro. Para que isso seja possível em seu
negócio, é preciso que você:
8. Defina metas de redução
Antes de sair fazendo cortes é importante que
se conheça muito bem aonde se deseja chegar.
Por isso, é necessário estabelecer metas de
redução de custos. Faça um estudo aprofundado, Falando em despesas, os gastos extras estão
encontre um valor igualmente viável, desafiador
e que sirva aos propósitos do negócio.
9. Planeje as despesas adequadamente
Reduzir custos não significa fazer cortes em
todos os lugares. Isso pode comprometer
seriamente a qualidade da empresa e, com
isso, seus resultados em vendas.
Por isso, é necessário fazer uma boa
análise de orçamento, de estrutura e de
planejamento futuro para distribuir os
recursos de maneira adequada.
10. Corte gastos que não
sejam necessários
Durante esse processo é bem possível que
sejam identificados gastos que deveriam ser
diminuídos ou excluídos. Baseando-se nessa
análise, todas as despesas desnecessárias
devem ser cortadas tanto quanto possível para
reduzir os custos.
11. Mantenha as despesas
extras sob controle
entre as maiores fontes de fuga de recursos de
um negócio. Por isso, mesmo o que não puder
ser totalmente previsto — como variações
cambiais, taxas e urgências — devem ser
controladas e mantidas dentro do orçamento.
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12. Envolva toda a equipe
Nenhuma política de redução de custos funciona
se não contar com o apoio de todos os envolvidos.
Por isso, desde o mais alto escalão até a primeira
hierarquia do negócio, todos devem estar cientes
e, principalmente, comprometidos em reduzir os
custos pelo bem comum.
13. Use as ferramentas
financeiras adequadas
Tudo isso exige muita análise, então é importante
usar ferramentas financeiras adequadas. Fluxo
de caixa, relatórios gerenciais e balancetes são
apenas algumas das ferramentas que devem fazer
parte da decisão.
Em geral, é recomendado também ter uma
ferramenta que centralize todas as informações
de todos os setores de modo que a tomada de
decisão seja feita de maneira mais compreensiva
sobre todo o negócio.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
14. Reduza o tempo de decisão
E por falar nisso, um tempo de decisão muito
elevado contribui para o desperdício de recursos.
Quanto menos efetivo o negócio é em agir e reagir,
mais ele gasta para obter os mesmos resultados.
Por isso, invista em uma tomada de decisão que seja
o mais dinâmica possível, como com o uso de dados
em tempo real e ferramentas que colaborem com o
reconhecimento de situação.
15. Otimize processos
Os processos do negócio são responsáveis por boa
parte dos custos, então otimizá-los normalmente
significa obter resultados financeiros melhores.
Para isso, é preciso analisar parâmetros, encontrar
gargalos produtivos e empreender mudanças que
levem a uma melhora nesse tipo de resultado.
Um processo produtivo, por exemplo, pode se
beneficiar de uma troca de máquinas ou de uma
eliminação de etapas, tornando-se mais rápido,
mais eficiente, com mais qualidade e, portanto,
com menos custos.
16. Faça uma análise contínua
da concorrência
Ficar de olho na concorrência também é
importante para baixar seus custos. Ao identificar
um novo fornecedor ou uma nova técnica
implementada pelo concorrente, por exemplo, é
possível fazer adaptações que levem à redução
dos custos do seu próprio negócio.
17. Tome cuidado com as dívidas
Financiamentos, pagamentos de fornecedores e
empréstimos diversos podem comprometer as
finanças do negócio e levar a gastos maiores. O
melhor é quitar todas as dívidas, tanto quanto
possível. As outras devem ser mantidas sob estrito
controle e planejamento.
Tomar cuidados com juros, atrasos e multas também
é fundamental, já que isso corrói o orçamento sem
trazer melhorias efetivas para o negócio.
18. Faça novos acordos com os fornecedores Com um software de gestão, por exemplo, o
Os fornecedores, inclusive, podem ser uma fonte
de economia e redução de custos. Para isso,
basta fazer novas cotações e realizar negociações
com aqueles com os quais você tem mais
relacionamento. Em geral, isso funciona muito bem tecnologia pode ser uma forma eficiente de
e oferece contratos mais baratos ou mais flexíveis.
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19. Faça um planejamento tributário
Grande parte dos empresários brasileiros reclama do
pesado regime tributário. Com um planejamento
tributário, entretanto, é possível pagar menos
impostos de maneira totalmente regular.
Nesse caso, o contador precisa simular cenários,
estudar créditos fiscais e encontrar o melhor regime
de tributação para que a empresa gaste menos.
20. Considere a terceirização
As obrigações trabalhistas também pesam no
bolso e um funcionário pode custar quase o dobro
do seu salário para a gestão. Nesse sentido, é
benéfico realizar a terceirização de setores que
não sejam a atividade-fim do negócio, como
limpeza, segurança e manutenção.
21. Use a tecnologia a seu favor
O uso da tecnologia pode ajudar a sua empresa
a colocar em prática boa parte dessas medidas.
planejamento fica mais fácil, a tomada de decisão
se torna mais rápida, os acordos são fechados
mais facilmente e assim sucessivamente.
Dessa forma, fazer um investimento em
reduzir os custos em médio e longo prazo.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
Aumente as vendas
Se uma das formas de aumentar os lucros
é reduzindo os custos, a outra é aumentar
diretamente as vendas. Ao agir de maneira a
aumentar o faturamento, e com menos custos
envolvidos por venda, maior será o lucro
alcançado no final. Para que isso seja possível,
são necessárias ações como:
22. Precifique da forma certa
O preço que você cobra pelos produtos ou
serviços de seu negócio impactam diretamente a
decisão dos clientes de pagar por eles ou não. Um
preço muito baixo pode indicar baixa qualidade, já com o time de marketing. Com uma boa estratégia,
um muito acima não é competitivo.
Por isso, vale a pena ficar de olho nos preços de
mercado e no que a concorrência direta anda
praticando de modo a conhecer qual é a faixa
ideal para seus produtos.
23. Aumente o valor agregado
dos produtos
Embora o preço do produto seja importante, ele
não é a única coisa que influencia, já que também
é preciso pensar no valor que o produto é capaz de
entregar. O valor está relacionado a quão útil e/ou
diferenciado é um produto.
Ao subir o valor agregado do produto, você
pode aumentar o preço ou torná-lo ainda mais
competitivo. Assim, é preciso conhecer bem sua
audiência para ser capaz de entregar algo que
torne ainda mais imperdível o ato de comprar o
produto ou contratar o serviço.
24. Melhore a comunicação interna
A comunicação interna também é um fator que
conta a favor das vendas e, portanto, dos lucros.
Quanto mais integrados estão os diferentes setores
do negócio, melhores serão os resultados em geral.
O time de vendas, por exemplo, deve se comunicar
o marketing consegue entregar clientes mais perto 27. Invista na fidelização de clientes
da compra, diminuindo os esforços e aumentando
a conversão dos vendedores.
25. Treine os vendedores
E por falar neles, é indispensável que os
vendedores sejam adequadamente treinados
para que possam alcançar mais vendas. Eles
devem não apenas conhecer novas e assertivas
técnicas de venda como também devem ter
muito conhecimento do produto e do cliente.
Além disso, é indispensável que eles estejam
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alinhados aos valores da empresa de modo a
criar uma experiência consistente e de resultados.
26. Tenha uma boa estratégia de marketing
Divulgar a empresa, por sua vez, é o que atrai
os clientes e faz com que o time de vendas
tenha a oportunidade de agir. Por isso, é muito
importante ter uma estratégia de marketing
tanto online quanto offline.
O uso de publicidade do jeito certo, o
posicionamento web e o aproveitamento das
redes sociais são apenas algumas das medidas de
marketing para que seu negócio ganhe exposição
e gere novas oportunidades de negócio.
Clientes fidelizados custam menos para a
empresa: o processo de fidelização custa de 5 a 7
vezes menos do que adquirir novos clientes. Além
disso, um cliente recorrente gasta 67% mais do
que um novo cliente.
Com isso, investir em fidelização é investir em
menos custos e mais receita, o que leva a mais
lucros. Para isso, caprichar no atendimento e criar
um relacionamento com o cliente é fundamental
para o sucesso da investida.
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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 24

CONCLUSÃO
O objetivo deste e-book era acrescentar significativamente da
gestão e produtividade da sua PME e esperamos ter sido bem
sucedidos. Trouxemos Hacks para a sua gestão de pessoal,
treinamento de funcionários, seu setor financeiro, além de dicas
para aumentar sua produtividade e aumentar sua lucratividade.

Além dos Hacks trouxemos cases para mostrar como empresas

parecidas com a sua superaram adversidades com soluções
criativas, ideias que você pode aplicar agora mesmo!

O último hack é exatamente este! Ponha tudo o que viu em prática

e colha os resultados!

E precisando de ajuda em qualquer área, pode ter certeza que

a ERPFlex, a Convenia, a Saia do Lugar e a T.I Educacional ainda
podem contribuir na sua jornada!

Até a próxima!
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O ERPFlex foi idealizado por Ernesto Haberkorn, reconhecido como

o maior especialista em tecnologia aplicada a gestão empresarial no
país. Temos mais de 2000 clientes na indústria, no comércio e em
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O Saia do Lugar tem o objetivo de ser um blog com textos curtos e

práticos para o empreendedor que não tem tempo a perder.

Percebemos que a maioria dos blogs empresariais brasileiros serviam

apenas para dar notícias sobre economia/política ou então tinham textos
muito longos e filosóficos, sem dicas que fazem o leitor pensar “Caramba,
gostei dessa ideia, vou aplicá-la no meu negócio!”.

Com isso em mente, nosso lema é “empreendedorismo sem enrolação”.

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