Gestão da Comunicação Organizacional

Chussy Karlla Souza Antunes

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 A IMPORTÂNCIA DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
PARA O PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO
No começo era simples...
 Mas o caos começou...

Desejo...
 A PRODUÇÃO DE INFORMAÇÃO

Produzimos mais dados e

informações do que somos
capazes de sintetizar... e
assimilar.
Um dos maiores problemas
que enfrentamos hoje não é a
falta,
falta mas o excesso de
informações e a sua
organização...
 DADOS vs INFORMAÇÃO vs CONHECIMENTO

Processamento

DADOS INFORMAÇÕES

CONHECIMENTO

O valor da informação está na criação do

conhecimento do qual ele faz parte. (ZABOT, 2002. p.67).
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DADOS vs INFORMAÇÃO

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EVOLUÇÃO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO
 A Sociedade do Conhecimento

Inversão no valor dos insumos da produção

capital conhecimento

energia

matéria-prima
 DEFININDO SISTEMAS

“ – conjunto de partes que interagem entre si,

integrando-se para atingir um objetivo ou
resultado;(...)
- em informática, o conjunto de software,
hardware e recursos humanos (peopleware);
- tecnologia da informação e seus recursos
integrados;
- empresa e seus vários subsistemas.
(REZENDE, p. 32-33, 2006.).
 ESQUEMA GENÉRICO DE SISTEMAS

Ambiente
Ambiente

ENTRADAS TRANSFORMAÇÃO SAÍDAS

(inputs) (black box) (outputs)

Avaliação e
Controle

REALIMENTAÇÃO
(feedback)

Fonte: Santos, p.87, 2006.

 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

“Sendo um subsistema da empresa, pode ser definido

como todo e qualquer sistema que possui dados ou
informações de entrada que tenham por fim gerar
informações de saída para suprir determinadas
necessidades.” (BATISTA, p.19, 2005).

“Um conjunto de recursos, procedimentos e pessoas

que coletam transformam e disseminam informação em
uma organização.” (O’Brien, 1990, apud Santos, 2006).

Resumindo: são os sistemas que acessam dados como

recursos de entrada e o transforma em produtos da
informação como saída. (ZABOT, 2002. p.67).
 A Tecnologia da Informação (TI)

Mudança na relação espaço x tempo

decisões em tempo real

eliminação das fronteiras

mais fácil acesso à informação

agregação de valor à informação (TI)

 A “VIRTUALIZAÇÃO” DA ECONOMIA

1.

1. empresas/órgãos virtuais
2. ativos intangíveis
3. capital intelectual
4. produtos mais complexos
mais conhecimento multidisciplinar agregado
5. desmaterialização das empresas
maior participação dos ativos intangíveis
I N T E L I G Ê N C I A C O M P E T I T I VA

Monitoramento sistemático do
ambiente externo da organização,
que visa captar, analisar e agregar
valor às INFORMAÇÕES, com
finalidades estratégicas.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO & GESTÃO DO CONHECIMENTO

“Uma pessoa pode até receber

mais informações graças à
tecnologia, mas se não possuir
as capacidades necessárias
para aproveita-las, não adianta.”

(Peter Senge)
“O CONHECIMENTO DE NOVAS TECNOLOGIAS DE
INFORMAÇÃO BENEFICIA O SECRETARIADO EM TODOS OS
ASPECTOS. COM AS TENDÊNCIAS DE ELIMINAÇÃO DO
MODELO CONVENCIONAL DAS RELAÇÕES DE TRABALHO A
SECRETÁRIA PODE VALER-SE DO CONHECIMENTO
TECNOLÓGICO PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE
CONSULTORIA, DE ORGANIZAÇÃO E DE ASSESSORIA A
PROJETOS VIRTUAIS. O INGRESSO NESTE NOVO NICHO DE
MERCADO TORNA-SE VIÁVEL PARA A SECRETÁRIA, DADA A
FORMAÇÃO VOLTADA PARA A MULTIPLICIDADE DE
TAREFAS.”

SABINO & ROCHA, 2004.

 DOCUMENTO

DOCUMENTO é todo material recebido ou produzido por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento
de prova ou de informação.
Pode ser produzido ou recebido por pessoa física, no decurso de sua existência.

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 CLASSIFICAÇÃO :
1. Gênero - aspecto externo
• escrito ou textual
• cartográfico
• iconográfico
• áudio
2. Conteúdo - assunto tratado
• ostensivo - divulgação não prejudica a organização
• sigiloso - subdivide-se em quatro tipos :
– ultra-secreto - pessoas ligadas ao seu manuseio
– secreto - pessoas funcionalmente autorizadas
– confidencial - pessoas autorizadas evitando embaraços
administrativos
– reservado - não deve ser do conhecimento do público
geral.
3. Natureza - organização e utilização
• Comercial - para fins comerciais.
• Científica - proporciona informações científicas/ didáticas, sem
visar diretamente a lucro.
• Oficial - auxilia e assessora a administração pública.
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 DOCUMENTAÇÃO

DOCUMENTAÇÃO é o conjunto de operações, técnicas ou métodos

necessários para uma apresentação adequada dos conhecimentos
registrados, para esclarecer ou provar informações ou fatos.

FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO

Recolhimento – senso de julgamento na escolha, cultura geral,

discernimento para saber o que é útil e, imparcialidade na
seleção.

Leitura – só poderá tomar a decisão quanto à utilidade e

aplicação do documento após a leitura.

Classificação – Deve seguir uma orientação teórica e

antecipar sua utilidade prática. NORMAS E MÉTODOS
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 ARQUIVO
ARQUIVO é um conjunto ou acervo de documentos
conservados para utilidade futura. É também o lugar
onde se recolhe e guarda a documentação.

FINALIDADE
• servir à administração da instituição
• servir à história como fonte de pesquisa

FUNÇÃO BÁSICA
• guardar e conservar os documentos para atender interesses pessoai
ou oficiais

CARACTERÍSTICAS
• segurança - prevenção contra incêndio, extravio, roubo, localização,
deterioração e sigilo.
• precisão - na consulta
• simplicidade - fácil compreensão
• flexibilidade - acompanhar o crescimento da empresa
• acesso - condições de consulta imediata, pronta localização 80
 CLASSIFICAÇÃO

1. Natureza da entidade

• público municipal, estadual e federal

• institucional ONG, igrejas
• comercial bancos, compainhas
• pessoal fotos, receitas

2. Estágio de evolução

• corrente ou ativo ou 1ª idade arquivo do almoxarifado

• intermediário ou inativo ou 2ª idade histórico pessoal da
empresa
• permanente ou morto ou 3ª idade planos de governo de uma
Secretaria de Estado

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3. Extensão

• setorial financeiro da empresa

• central ou geral arquivo central da universidade

4. Natureza dos documentos

• especial - por ter formas físicas variadas nos documentos

merecem tratamento adequado no registro, acondicionamento,
controle e conservação videoteca, microfilmes bancários,

especializado projetos técnicos estruturais

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 ETAPAS DO PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
DOS ARQUIVOS :

1. Levantamento de dados

• inicia-se pelo exame dos estatutos, regimento, regulamento , normas,

organogramas e demais documento da instituição sobre a documentação

• após a fase inicial verifica a documentação: gênero, modelos, quantidade,

método de arquivamento,os protocolos, média de arquivamento, processo
de conservação, normas de arquivo ou manuais, pessoas encarregadas e
a situação física

2. Análise dos dados coletados

• verifica-se se a estrutura, as atividades e a

documentação da instituição correspondem sua
realidade operacional diagnosticando os falhas ou
pontos de atrito

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3. Planejamento
• elabora-se o plano arquivístico que deve conter :
• situação real
• diagnóstico da situação
• projeto com prescrições e procedimentos
para implantação

Para elaborar o projeto observe:

1. Posição do arquivo - organograma
2. Centralização ou descentralização
3. Escolha do método – o levantamento e a análise são as etapas
mais importantes na escolha
4. Qualificação de pessoal – além dos conhecimentos técnicos,
precisa ser metódico, poder de análise e de síntese, honestidade,
espírito de equipe e discrição.
5. Normas de funcionamento
a)material de consumo
b)material permanente
6. Instalações e equipamentos
7. Recursos financeiros
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 4. Implantação e acompanhamento

• Informa-se nessa fase a toda instituição

• se necessário elabora-se um manual

Equipamentos

pata suspensa pasta AZ pasta suspensa c

divisória

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Ferragens em metal pasta especial para chaves
Box pra arquivo morto armação de ferro a pasta suspensa

Suporte móvel para pasta suspensa armário para pasta suspensa

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