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Rio de Janeiro
2007
Universidade Federal do Rio de Janeiro
Centro de Filosofia e Ciências Humanas
Escola de Comunicação
Rio de Janeiro
2007
Foco no receptor: ferramentas de comunicação aplicadas à comunicação
informal em projetos.
Banca examinadora:
RESUMO
ABSTRACT
A study about the use of communication skills to optimize procedures and help in the
success of a project. Review about project management, history, development and how it
is done nowadays. Communication theory to project management. Communication
focused on the receiver. Project management and internal communication on the
corporate context. Goals and use of communication in project management. How to use
communication skills into project management.
Dedicatória
Ao meu orientador Eduardo Refkalefsky que me mostrou, através de seus ensinamentos,
o valor de minhas próprias idéias.
Agradecimentos
À minha família por tudo. Absolutamente tudo. Pai, mãe e Vic (GS) – sem
vocês... sem vocês... sem vocês a frase não tem nem continuação.
À minha querida “razão do viver”, vovó Neuzinha. Gostaria que você estivesse
aqui.
Aos avós que me acolheram em sua casa pelo tempo que precisei, Mamy e
Carequinha.
Aos amigos que entenderam minha dedicação e me desencaminharam dos
estudos nos momentos certos. Laiz, Carol, Jompa, Grid, Kittas, Cris, Lu, Ges,
Hermiozinho, Figo, Mingão, Riniti, Aninha, Amandita e tantos e tantos outros
que ocupam meu coração.
À amiga Mariana, pelas longas conversas esclarecedoras, por confiar sempre em
mim e pelo exemplo de profissional.
Aos meus colegas de trabalho pelos ensinamentos: UFE, PR (especialmente Gus
e Bruno que tantas vezes abriram meus olhos para novas formas de pensar),
TIM... mais que empresas, verdadeiras escolas.
À inspiradora Tia Neyza, sempre afoita e ocupada como eu.
Ao querido aliado e “coach” Roberto Boetger – obrigada por cada palavra e por
cada minuto dedicado a mim.
Ao eterno “guru” Edmour Saiani.
Aos professores e amigos da ECO e da COPPEAD por me apresentarem o
maravilhoso mundo do conhecimento: tanto da comunicação, como da gestão de
projetos.
Ao meu orientador, Ref, pelo mesmo motivo que dediquei a monografia a ele.
À professora Regina Célia, por pacientemente lapidar minha monografia e
prepará-la para o mundo acadêmico.
Ao professor Lysio Séllos pelo incentivo e pela atenção.
“Seja você mesmo a mudança que quer ver no mundo”.
Gandhi
ÍNDICE DE TABELAS
1 Introdução....................................................................................................................15
2 Sobre o contexto..........................................................................................................17
2.1 Por que estudar gerenciamento de projetos?............................................17
2.2 O que é um projeto e por que ele é a chave para a flexibilidade?............18
2.3 Por que estudar comunicação no contexto empresarial?..........................20
2.4 Sobre a comunicação interna....................................................................24
3 Sobre o tema...............................................................................................................27
3.1 Como a comunicação é estudada atualmente na gestão de projetos?......27
3.2 Teoria da comunicação aplicada a projetos.............................................31
4 Sobre a comunicação...................................................................................................32
4.1 Qual é a função da comunicação?...........................................................32
4.2 O que é uma boa comunicação?..............................................................36
7 Considerações finais.....................................................................................................74
Referências.......................................................................................................................77
Anexos..............................................................................................................................82
1 Tabela 13 - Dramatização para os interlocutores em reuniões de GP – com
texto original e tradução..................................................................................................83
2 Tabela 14 – Dramatização para o emissor em reuniões de GP – com texto
original e tradução...........................................................................................................85
3 Tabela 15 – Uso de RP no gerenciamento de projetos – com texto original e
tradução............................................................................................................................88
1 Introdução
15
como: a definição do que é projeto, esclarecimentos sobre o que é comunicação
interna e sobre a importância de estudar comunicação no contexto empresarial.
Por fim, o capítulo 6 traz as ferramentas destacadas pela autora afim de auxiliar
os gerentes de projeto e seus colaboradores em seu desafio diário de comunicar de
forma eficaz e efetiva, levando ao capítulo 7 com as considerações finais.
16
2 Sobre o contexto
Por seu caráter multidisciplinar, este trabalho contém uma introdução para
oferecer alguns conceitos sobre o estudo de gerenciamento de projetos, sua
importância e um breve histórico, bem como bases que apontam a relevância da
comunicação empresarial e um de seus principais desdobramentos: a comunicação
interna.
17
das inovações tecnológicas, especialmente com o advento da internet. Rifkin, ao
descrever a ―era do acesso‖, explica como isso impacta nas relações comerciais:
2.2 O que é um projeto e por que ele é a chave para esta flexibilidade?
18
Para este autor, um empreendimento pode ser classificado como projeto
desde que possua as seguintes características:
• seja finito (temporário, programado);
• possua objetivos claramente definidos em função de um problema,
oportunidade ou interesse;
• envolva uma relação cliente-fornecedor ou fornecedor-usuário;
• seja singular;
• resultado esperado incerto e
• necessite gerenciamento específico (COPPEAD, 2007, p.1).
19
com mais cautela. Seus gerentes já possuíam recursos humanos e
materiais específicos, restrições orçamentárias e prazos
determinados. Aplicavam processos já existentes para alcançar um
produto com desempenho específico. Em sua maioria, trataram-se de
projetos técnicos de engenharia, de grande complexidade e com risco
elevado. Esta fase estende-se aproximadamente o início dos anos 90,
quando começa a pressão da globalização;
c) Moderno gerenciamento de projetos, ou MGP (VALERIANO, 2001
apud COPPEAD, 2007) tem início em 1990 com a disseminação do
JIT (método just in time) em todo o mundo. Esta prática gerencial
possibilitava uma série de aplicações e atendeu à demanda do
mercado por um modelo que se flexibilizasse diante do rápido ciclo
de vida dos produtos, da velocidade das inovações tecnológicas e da
competição cada vez mais acirrada com a globalização. O JIT fez
com que o gerenciamento de projetos perdesse o caráter
eminentemente técnico e adquirisse importância nas atividades
empresariais.
20
(RABAÇA; BARBOSA, 2002, p.176). Desta forma, parte-se do pressuposto que ela é
essencial para garantir o desenvolvimento das empresas, pois é através dela que os
gestores exercem as funções de planejamento, organização, liderança e controle das
ações.
21
A análise feita possui uma série de restrições por ser uma avaliação
quantitativa e não qualitativa da comunicação, mas a idéia é apenas dimensionar as
conseqüências de uma comunicação ruim. Desta forma, para efeito de cálculo
simples, foi desconsiderado o tempo de compreensão das frases e são contabilizadas
apenas o número de palavras lidas por minuto.
Considera-se que a média de palavras lidas por minuto por uma pessoa varia
de 150 a 250 (TONELLO, 1999), temos que uma pessoa demora em média mais 15
segundos para ler a coluna A do que para ler a coluna B. Parece pouco, mas ao supor
uma pessoa que recebe em média 100 e-mails por dia (cujo conteúdo é normalmente
até maior do que este apresentado) são 1.500 segundos por dia, ou seja, 25 minutos
por dia, 125 por semana, 500 por mês e 5.500 por ano, já considerando apenas os dias
úteis e tirando um mês do ano de férias. Isto totalizaria 92 horas por ano, para cada
funcionário.
Toma-se uma equipe de 7 pessoas trabalhando durante um ano em um projeto
com os seguintes salários/hora:
No total, esta equipe representa um custo de cerca de R$335,00 reais por hora
É importante ressaltar que estamos desconsidera-se nessa tabela o salário mais alto de
todos que é o do gerente de projeto, além de custos como: locação de espaços,
equipamentos, softwares, entre outros. Ou seja, num cálculo muito simplificado, um
treinamento de comunicação economizaria R$ 30.820,00 a um projeto.
22
Este foi apenas um exemplo quantitativo, com dados já disponíveis, para
ilustrar como pequenas mudanças na comunicação podem gerar uma economia muito
grande através de um ―efeito avalanche‖. Alguns segundos economizados em um e-
mail pode ser a diferença entre um projeto ser um sucesso ou não. Vale lembrar que o
principal fator que diferencia uma boa comunicação de uma comunicação ruim é o
entendimento gerado por aquele texto, e, conseqüentemente as ações, como colocam
FIUZA; KILIMNIK (2004, p.2):
O objetivo da comunicação, conforme Simon (1979) e Robbins (2000),
é promover o entendendimento entre os componentes de um grupo,
permitindo que um determinado pensamento consiga, por meio de
estímulo adequado, ao ser compartilhado, produzir a ação desejada no
receptor, alcançando os resultados desejados.
23
2.4 Sobre a comunicação interna
Por que é importante saber isto? Porque este é um dos principais pontos que
diferenciam a comunicação interna voltada para empresas e a comunicação interna
voltada para projetos. Quando contextualizamos o trabalho do colaborador
(funcionário ou terceiro) dentro de um projeto, não há segurança (do ponto de vista da
estabilidade proposta por Maslow). Isto porque, quando o projeto acaba, normalmente
toda a equipe é desmobilizada.
24
Além disso, projetos – por possuírem uma estrutura bem menor do que a da
empresa – são mais impactados por fatores externos (conjunturais), abalando ainda
mais a segurança dos colaboradores quanto ao que vai acontecer dali para frente.
Assim, este trabalho propõe que a comunicação interna de um projeto não leve
em conta só a comunicação que parte do gerente para os colaboradores – o que
equivaleria à comunicação empresa-funcionário no caso da comunicação interna, mas
também a dos colaboradores entre si. O objetivo do manual de práticas – produto final
deste projeto – é que ele sirva para todos os colaboradores, de forma a: 1) permear
todas as relações e reduzir o tempo de efetividade da comunicação; 2) permitir que a
clareza das informações e a compreensão de tudo que se passa ofereça alguma
segurança para os colaboradores (transparência passa segurança e isso pode auxiliar a
equilibrar um pouco a base ―minguada‖ da pirâmide de Maslow); 3) dividir a
responsabilidade das informações (do gerente com os colaboradores) e 4) criar um
ambiente propício para a geração de novas idéias.
25
Sendo a comunicação um fator de motivação e satisfação dos
colaboradores, sistematizar e construir a comunicação eficiente, usando
os canais e a formatação adequados, capazes de motivar e gerar
iniciativas espontâneas, são os desafios que as empresas modernas têm
na busca de competitividade. (...) A Comunicação precisa deixar de ser
vista como desperdício de dinheiro ou coisa para uma segunda etapa do
negócio(...) (ESPINELLI, 2004, p.54).
26
3 Sobre o tema
1
―Management litarature abounds with cases that show that when senior management fails to stablish
direct communication links with employees, the results may be: 1) low employee morale. 2) High
abseteeism and turnover rates. 3) Hostility towards management. 4) Resistance to change. 5) Low
quality products. 6) Frequent labour disputes‖.
27
Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos deve ser organizado em
áreas de conhecimento (integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos
humanos, comunicações, riscos e aquisições) e cada uma dessas áreas é descrita
através de processos. Descrevendo o gerenciamento das comunicações do projeto da
seguinte forma:
28
Comunicação
29
Quando o autor efetivamente inicia a discussão acerca dos recursos
informacionais, é extremamente breve e não apresenta exemplos. Como pode-se
observar no trecho:
Após a realização de uma pesquisa (informal, realizada por e-mail com alguns
gerentes de projetos), pode-se constatar que a percepção de que a bibliografia
existente sobre o tema era considerada inconsistente também é sensível aos
entrevistados.
30
Como solucionar o problema? Possivelmente entender um pouco mais da teoria da
comunicação traz reflexões importantes para o gerente do projeto e sua equipe, mas
será que isso efetivamente faz diferença nas atividades diárias dos mesmos? De um
modo geral, as pessoas encontram bastante dificuldade de aplicar a teoria na prática,
fazendo-se muitas vezes necessária a existência de uma ―ponte‖, um passo a passo.
31
4 Sobre a comunicação
32
Este trabalho usa como base o modelo clássico com os seis elementos:
Referente, Emissor, Receptor, Canal, Mensagem e Código, para apresentar as seis
funções da linguagem propostas por Jakobson (1963 apud AMADO; GUITTET,
1978), cada uma ligada a um elemento comunicacional.
33
Receptor: ―Aquele a quem se dirige a mensagem; aquele que recebe a informação e a
decodifica‖ (p. 624).
Jakobson (1963 apud AMADO; GUITTET, 1978) propõe seu modelo de tal
forma que:
Função expressiva: É focada no emissor. A mensagem traz emoções, sentimentos e
idéias do emissor. Ela eminentemente deixa transparecer a subjetividade do autor. Ex.
Uma carta de amor.
Função referencial: É centrada no referente e relata fatos concretos. Remete o tempo
todo ao objeto do discurso e descreve suas características. Ex.: Discurso científico.
Função poética: Evidencia o jogo dos signos. A qualidade, forma, organização dos
signos deixa de ser apenas um instrumento de comunicação para tornar-se seu objeto.
Ex.: Poesias.
Função fática: Representa tudo que serve para estabelecer e manter contato.
Expressões que servem para atrair a atenção do interlocutor ou para garantir que ele
não irá se distanciar. Ex.: Um ―alô?‖ em um telefonema.
Função metalingüística: É baseada no código. Ela tem como objetivo dar
explicações sobre o próprio código. Ex.: Dicionário.
Função conativa: É orientada para o destinatário. A mensagem visa agir sobre o
receptor. Pode ser um pedido, uma ordem, entre outros. Ex.: A mensagem
publicitária.
34
comunicações do projeto. O uso destes componentes para se comunicar de forma
eficaz com as partes interessadas no projeto envolve vários desafios‖.
Além disto, cabe acrescentar que ―essas seis funções não se excluem entre si e
estão presentes de um modo mais ou menos privilegiado, em toda a comunicação‖
(AMADO; GUITTET, 1978, p. 15). Ou seja, estas funções se superpõem e se
combinam de acordo com o resultado que se pretende obter da comunicação.
1
Ilustração 2.
35
Opta-se por usar o modelo de Jakobson como base, e não o do PMI, por
considerá-lo mais adequado a este estudo por já possuir uma correlação com as
funções da linguagem apontadas considerando que estes conceitos são necessários
para compreensão posterior neste trabalho.
36
verdadeiro interessado em transmitir a mensagem e é ele que deve empreender
esforços neste sentido. É dele a responsabilidade de se fazer compreendido.
―Isso quer dizer que a relação que une o emissor ao receptor é aqui
fundamental: é a compreensão dessa relação que será um dos fatores
decisivos para o êxito ou fracasso do processo de comunicação. [...] É
pois o emissor que deve esforçar-se para ser ouvido, quando
espontaneamente pediríamos antes ao interlocutor que esteja disponível
e aceite passivamente a comunicação.‖ (AMADO; GUITTET, 1978,
p.60).
Desta forma, pode-se considerar que comunicar bem é ser capaz de colocar-se
no lugar do receptor e pensar na melhor forma de mobilizá-lo. Comunicar com
qualidade é o grande desafio.
37
que a empresa fornece qualidade sempre que seu produto ou serviço atende às
expectativas do cliente ou as excede‖ (KOTLER, 2000, p.79). A situação não é
diferente para a comunicação, e, no caso, o ―cliente‖ é o receptor.
38
5 Sobre a comunicação em gestão de projetos
39
projetos, toda uma estrutura de comunicação deve ser montada, usada e
desmobilizada dentro do período do projeto – desde as instalações de redes e
softwares, até as próprias relações humanas.
1
―Informal relations are important. They pervade every organisation and are so complex that they
could never be completely charted. But it is this hidden communication and operating structure that
gets the work done‖.
40
5.2 O que é uma boa comunicação aplicada a projetos?
41
5.3 Como é o uso da comunicação em Gestão de Projetos?
Por que não é óbvio na comunicação empresarial? Por que isso não fica óbvio
na comunicação durante os projetos? As pessoas escrevem e-mails e fazem reuniões o
tempo todo para mover outras pessoas, também é um jogo de convencimento. Pode-se
levantar a hipótese das conseqüências financeiras, mas existem projetos que envolvem
muito mais dinheiro do que uma campanha publicitária (já considerando o possível
volume de vendas que uma campanha pode gerar).
42
Outra hipótese é que isto é uma questão de cultura. ―A cultura é o principal
determinante do comportamento e dos desejos da pessoa‖ (KOTLER, 2000, p. 183).
No caso das organizações, não é diferente, e a cultura da empresa irá determinar o
comportamento de seus funcionários.
1
As ferramentas podem se desdobrar para as demais práticas, entretanto, para realizar uma abordagem
pragmática , a autora optou por focar na manifestação das ferramentas em práticas específicas.
43
6 Sobre as ferramentas de comunicação
1
Em português a expressão também é conhecida como lide.
44
todos ficam cientes da ―informação básica‖. É o título também o principal gerador de
interesse no conteúdo.
Além dessa vantagem, o ―Lead‖ pode ser usado ainda para contextualizar o
acontecimento dentro de um panorama maior. ―Podemos ainda acrescentar outra
função desempenhada pelo lide: situar a notícia dentro de um contexto mais amplo,
esclarecendo o leitor a respeito de fatos passados ou interligados‖ (RABAÇA;
BARBOSA, 2002, p. 426).
Para ser capaz de gerar uma ação, o texto deve ser bastante sedutor, e, ―nesse
processo de convencimento, a publicidade obtém respaldo na persuasão, relacionada
ao domínio emotivo. Esta, por sua vez, constrói-se em elementos da Retórica‖
(SALINA, 2006).
45
Narração/Exposição – ―Ao narrar, o orador deve mostrar que o
fato existe, ou que é incrível, ou que tem tal importância. [..] É
importante mencionar-se apenas os fatos conhecidos e evitar a
prolixidade, pois a narrativa tem como marca central o bom
tamanho e a clareza, ou seja, deve ser simples em todas suas
etapas, não sendo muito curta, nem muito longa‖ (FREITAS,
2007).
Além disto, nos capítulos ―como fazer grandes campanhas‖ e ―como escrever
anúncios poderosos‖, apesar de não abordar de forma explícita, o autor oferece
processos para melhorar o desempenho do anunciante em todas as etapas do processo
quadrifásico Aristotélico, exceto pela peroração. Reuniu-se em uma tabela os
46
principais conselhos oferecidos por Ogilvy por etapas e que podem ser utilizados no
gerenciamento de projetos1:
1
Todos os textos foram retirados do livro ―Confissões de um publicitário‖, de 1993 e na referência
constará apenas a página da qual o trecho foi retirado.
47
para o seu produto. Não é realista assumir que os
consumidores lerão uma série de anúncios do mesmo
produto. Você deve usar toda a comunicação em cada
um dos seus anúncios, assumindo que aquela será a
única oportunidade para vender o produto para o leitor
– é agora ou nunca‖. (p.126)
4) ―A menos que você tenha uma razão especial para ser
solene e pretensioso, escreva seu texto na linguagem
coloquial que seus consumidores usam na conversação
do dia-a-dia. [...] Aldous Huxley, que certa feita tentou
escrever anúncios concluiu que qualquer traço de
literatice num anúncio é fatal para seu sucesso.
Escritores de publicidade não podem ser líricos, ou
obscuros, ou de qualquer forma esotéricos‖. (p.129)
Provas 1) ―Apresente os fatos. Muitos poucos anúncios contêm
informações suficientes para vender o produto. [...] A
consumidora não é uma idiota, ela é a sua mulher.
Você estará insultando a sua inteligência se assumir
que um mero slogan e alguns adjetivos desenxabidos
conseguirão persuadi-la a comprar seja lá o que for‖.
(p.111)
2) ―Você não pode ‗aborrecer‘ as pessoas a comprar seu
produto; você só pode interessá-las a comprá-lo‖. (p.
12)
3) ―As pessoas não compram de vendedores mal-
educados, e as pesquisas mostram que elas não
compram de anúncios mal-educados. É mais fácil
convencer as pessoas com um aperto de mão amigável
do que batendo com um martelo em sua cabeça. Você
deveria encantar o consumidor para ele comprar seu
produto. Isso não significa que seus anúncios devam
ser bonitinhos ou cômicos. As pessoas não compram de
palhaços. Quando a dona-de-casa enche o carrinho do
surpermercado, ela está num estado de espírito bastante
sério‖. (p.113)
Peroração N/A
48
destinatário da mensagem, que normalmente é obtida através de: linguagem coloquial,
lógica simples na construção textual, apresentação de fatos de forma clara e educação
no tratamento com os demais – conforme exposto por Ogilvy.
Para explicar melhor o que foi colocado acima, pode-se apresentar dois exemplos:
um anunciante que quer que seu cliente compre algo e um colaborador que solicita a
um colega de trabalho uma determinada tarefa.
No caso de uma relação de trabalho, solicitar uma tarefa a um colega não é uma
ofensa, e, portanto, isto pode ficar bastante claro no e-mail, o que auxilia na
transparência da mensagem.
Portanto, o final com o ―call to action‖ pode ser muito mais do que um simples
parágrafo resumindo a idéia geral acompanhado de uma frase vaga de apelo como
―conto com a compreensão e a colaboração de todos‖. Este final pode – e deve – ser
um detalhamento minucioso das ações que aquele e-mail deve gerar.
1
―Linha final (pé), com frase de feito, às vezes um slogan, finalizando um anúncio impresso, um
comercial de rádio ou televisão, um programa, um comentário, um texto jornalístico etc.Em alguns
casosé repetida em várias ocasiões: em todos os anúncios de uma mesma campanha, ao final de todas
as edições diárias de uma coluna de jornal, etc.‖ (RABAÇA; BARBOSA, 2002, p.705)
49
Tabela 6 – Tabela de responsabilidades
O quê? Quem? Prazo
Escrever a monografia Fernanda 23/09
Revisar conteúdo Professor Eduardo 30/09
Revisar formato Professora Regina 30/09
1
―to do list‖ (a tradução seria ―lista de afazeres‖) é um termo freqüentemente utilizado nas corporações
para se referir às tarefas que a pessoa tem de executar e todos os trabalhos que estão em
acompanhamento.
50
no esquecimento por conta de um e-mail com título de
uma tarefa que já foi executada.
3) Seja claro. Não use trocadilhos, alusões ou qualquer
outro tipo de linguagem que não seja direta em seu
título. Não exija que o leitor monte um quebra cabeça
para decifrá-lo.
4) Use afirmações (ou seja, não use negações, como esta).
5) Fale sempre alguma coisa. Não faça um título mudo
que vá demandar que o leitor leia seu texto para
compreendê-lo, a maioria das pessoas não o faz.
6) Responda sempre às perguntas: O quê? Quem?
Quando? Como? Onde? Por quê? (em seu título ou
logo no primeiro parágrafo).
Narração 1) Seja direto e evite construções textuais complexas
2) Evite superlativos e generalizações. Seja específico e
factual.
3) Seja entusiástico, amistoso e educado. Não seja chato.
5) Não assuma que o leitor sabe tudo daquela história.
Apresente a ele a possibilidade de reler históricos em
anexo e faça um breve resumo dos acontecimentos.
Você deve fornecer a informação completa em cada um
dos seus e-mails.
6) Seja coloquial e claro. Não há tempo em GP para
textos líricos ou obscuros.
Provas 1) Apresente os fatos. Seu colega de trabalho é você
mesmo para os demais colaboradores. Você estará
insultando a sua própria inteligência e integridade se
assumir que uma mera ordem ou ameaça ou ainda uma
bajulação inócua fará com que você atinja seus
objetivos.
2) Você não deve aborrecer as pessoas para que elas
executem a tarefa, você deve interessá-las ou no
mínimo conscientizá-las da importância da mesma.
3) Seja educado, e não bonzinho ou palhaço. Apesar de
amizades ou bom humor, aquele é um ambiente de
trabalho e caso algo dê errado todos ficarão em um
estado de espírito muito sério.
Peroração 1) Faça um resumo de todos os principais pontos.
2) Deixe claro suas intenções e as responsabilidades de
cada um.
3) Se necessário, estabeleça prazos.
51
Como? Olhando o título ou o primeiro parágrafo (dependendo de onde será
aplicado o ―Lead‖), o receptor já pode identificar o contexto e, seguindo para o final
do e-mail, ele encontra, já mapeada, qual é a sua responsabilidade dentro daquele
todo. À primeira vista pode parecer algo óbvio, mas, se realmente praticado, este tipo
de abordagem gera uma sistematização de reação aos e-mails, uma vez que permite
saber o que está acontecendo e qual é a participação do receptor em pouquíssimo
tempo.
52
6.3 Ferramenta de linguagem não-verbal A: O uso da imagem (Publicidade)
1
―Different groups have to be communicated with different ways. Some people only absorb the
information they hear. Ome want to see it presented in graphical form. Some want to hear. Some want
to see ir presented in graphical form. Somw want to read it. This is why a close knowledge of the social
structure of the organisation and of the people within the structure, is a pre-requisite for accurate
communication. This kind of knowledge tells you who should receive information and the most
suitable method of communicating it‖.
2
Inteligências: Lingüística, Lógico-matemática, Espacial, Musical, Corporal-cinestésica, Interpessoal,
Intrapessoal.
3
―Some people only respond to written messages, others only to spoken. By using a number of
methods, people you miss the first attempt you hit with the second. Both groups are then alerted for
later messages‖.
53
envolver equipes e sejam rapidamente esquecidas. Em relação ao aprendizado visual,
a reportagem revela:
Aprendizado visual: Como a maior parte dos apresentadores,
sua colega pensa atraiu o sujeito eminentemente visual usando
slides. Mas, a maior parte dos slides é coberta por palavras e o
que as pessoas que aprendem por recursos visuais precisam são
imagens. Ainda, eles aprendem melhor com imagens simples.
Então, conecte seus conceitos principais através de triângulos,
círculos, quadrados e coisas parecidas. Não invente. Não é
necessário e não promove o aprendizado. Além das imagens,
você pode usar gráficos ilustrativos, tabelas, diagramas e
vídeos – mas mantenha em mente que quanto mais simples,
melhor1 (HBSP, jun/2000, p.4).
1
―Visual learning. Like most presenters, your colleague thinks she has appealed to the visual learner
by using slides. But most business slides are covered with words, and what visual learners need is
pictures. What‘s more, they learn best from simple pictures. So connect your key concepts visually to
triangles, circles, squares, and the like. Don‘t get fancy. It‘s simply not necessary, and it doesn‘t
promote learning. In addiction to pictures, you can use graphic ilustrations, tables and charts, and video
for variety – but keep in mind that simpler is usually better‖.
2
Os recursos visuais também podem ser usados por e-mail, mas, da mesma forma que há a diferença
entre assistir um filme no cinema ou em casa, há a diferença em ver uma apresentação em seu
computador ou em uma sala de reunião. O ambiente, a pré-disposição, o foco dado ao assunto, entre
outros, tornam as duas abordagens bem distintas.
54
O cérebro humano atualiza imagens mais rápido do que nós a
enxergamos. Ele acomoda cada movimento de cabeça, cada
movimento, cada cor e cada imagem. Descrevendo a visão, a
Dra. Diane Szaflarski disse, ―a eficiência e perfeição de nossos
olhos e cérebro é algo impossível de ser comparado com
qualquer aparato ou instrumento já inventado‖. O mais
poderoso de nossos cinco sentidos é a visão 1 (LINDSTROM,
2005, p. 82).
1
―The human brain updates images quicker than we see. It accommodates every turn of the head,
every movement, every color, and every image. In describing vision, Dr. Diane Szaflarki says, ―The
efficiency and completeness of your eyes and brain is unparalleled in comparisson with any piece of
aparatus or instrumentation ever invented. Vision is the most powerful of our five senses‖.
55
para administrar a informação a ser passada, a avaliação de manchas gráficas dos
textos e da legibilidade dos mesmos.
56
desenhos representam a fantasia, que é separando fotos interessantes por tema
menos crível‖ (p.135). para ter seu próprio banco de dados
quando precisar realizar uma
apresentação.
―Anúncios são, em média, duas vezes Utilize imagens coloridas. Estude o
mais lembrados quando ilustrados em significado das cores e use-as em sua
cores‖ (p.137). apresentação sem exageros, elas ajudam
a ―transmitir o clima‖ e possibilitam
uma tangibilização ainda mais completa
das suas idéias.
―Mantenha a ilustração tão simples Menos é mais. Não utilize muitos
quanto possível, com o foco de interesse elementos visuais ou muitos efeitos do
numa única pessoa. Cenas de multidão power point. Além de deixar o arquivo
não atraem‖ (p.137). de sua apresentação pesado (e ela
conseqüentemente lenta), eles tenderão
a confundir e irritar o receptor.
―Faça o layout sempre adequado à Se possível, visite a sala de reuniões
publicação em que vai aparecer, e nunca antes e veja o local que sua apresentação
o aprove antes de ter visto como ele fica será projetada: existe algum tipo de
quando grudado na tal da publicação. A interferência na superfície que vá
prática quase universal de aprovar layouts dificultar a visualização de sua
no vácuo, montados em cartões cinza e apresentação? Cheque se realmente
cobertos com celofane, é perigosamente haverá projetor disponível ou se terá que
enganadora. Um layout tem de se apresentar no laptop ou imprimir. Se
associar com o clima gráfico do jornal ou este for o caso, é melhor que você
revista que vai publicá-lo‖ (p.139). adapte sua apresentação aumentando o
tamanho das fontes e das imagens.
―Editores de revistas descobriram que as Nunca utilize um gráfico ou uma
pessoas lêem as legendas explicativas sob imagem sem acompanhá-la de uma
as fotografias mais do que o texto do legenda. As pessoas têm o hábito de ler
artigo; isso também é verdade nos legendas e é uma excelente
anúncios. Quando analisamos a pesquisa oportunidade de comunicar de forma
Starch sobre anúncios publicados na Life, resumida o que você deseja.
descobrimos que, em média, duas vezes
mais pessoas lêem a legenda do lêem o
corpo do texto. Assim, as legendas lhe
oferecem o dobro da audiência eu você
conquista com o texto. Conclui-se que
você jamais deve usar uma fotografia
sem colocar uma legenda embaixo dela‖
(p.139).
―Mantenha o parágrafo incial limitado a Evite grandes blocos de texto. Seja
um máximo de 11 palavras. Um primeiro sintético e procure manter cada
parágrafo longo espanta os leitores. parágrafo o mais curto possível.
Todos os seus parágrafos deveriam ser
tão curtos quanto possível; parágrafos
longos são cansativos‖ (p.140).
―Depois de 5 a 8 centímetros de texto, Use intertítulos instigantes a cada novo
insira seu primeiro intertítulo; e daí por slide ou quebrando a monotonia dentro
diante tempere com alguns intertítulos ao do próprio slide de apresentação. Faça-o
57
longo do texto inteiro. Eles vão de forma que alguém que veja a sua
conduzindo o leitor adiante. Faça alguns apresentação de forma apressada seja
deles sob forma interrogativa, para capaz de identificar o tema e seu
excitar a curiosidade sobre o próximo argumento principal apenas por eles.
bloco de texto. Uma seqüência engenhosa Você pode usar perguntas para atrair o
de intertítulos destacados pode transmitir interlocutor.
a essência de sua proposta de vendas aos
leitores apressados, preguiçosos demais
para palmilhar todo o texto‖ (p.140).
―Insira ilustrações de quando em quando‖ Insira em sua apresentação ilustrações,
(p.141). fotos e gráficos sempre que fizer sentido
para torná-la mais aprazível.
―Auxilie a leitura dos parágrafos usando Auxilie a leitura dos parágrafos usando
setas, pontos, asteriscos e marcas nas setas, pontos ou asteriscos.
margens‖ (p.141).
―Se você tem uma porção de fatos não Se houver vários fatos não relacionados
relacionados entre si para citar, não tente entre si que você deseja citar, não tente
relacioná-los com conectivos enfadonhos; relacioná-los com conectivos
simplesmente numere-os, como estou enfadonhos, simplesmente numere-os.
fazendo aqui‖ (p.141).
―Nunca componha o seu texto em Nunca componha o seu texto em
negativo (letras brancas num fundo preto) negativo (letras brancas num fundo
e nunca componha-o sobre um fundo preto) e nunca componha-o sobre um
cinza ou de cor. Diretores de arte da fundo cinza ou de cor, isso dificulta a
velha escola acreditavam que esses leitura.
artifícios forçavam as pessoas a lerem o
texto; agora, sabemos que eles tornam a
leitura fisicamente impossível‖ (p.141)
―Se você usar entrelinhas entre os Use entrelinhas entre os parágrafos para
parágrafos, aumentará a leitura numa facilitar a leitura.
média de 12%‖ (p.141).
―Quanto mais mudanças de tipografia Use caixa baixa sempre, inclusive nos
você faz no título, menos pessoas irão lê- títulos. LETRAS MAIÚSCULAS SÃO
lo. Em nossa agência, usamos a mesma MAIS DIFÍCEIS DE LER, AFINAL,
família de letras e o mesmo peso de ponta APRENDEMOS A LER EM LETRAS
a ponta nos títulos. Componha o título – e minúsculas.
é claro todo o seu anúncio – em caixa
baixa. LETRAS MAIÚSCULAS SÃO
MAIS DIFÍCEIS DE LER,
PROVAVELMENTE PORQUE
APRENDEMOS A LER em letras
minúsculas. As pessoas lêem todos os
livros, jornais e revistas em letras
minúsculas‖ (p.142).
―Jamais desfigure a sua ilustração Não insira texto em cima das imagens,
imprimindo seu título sobre ela. Diretores isso reduz a atenção à sua mensagem.
de arte superados adoram fazê-lo, mas
isso reduz a atenção ao anúncio numa
média de 19%. Editores de jornais jamais
o fazem. De modo geral, imite os
58
editores. Eles formam os hábitos de
leitura dos nossos consumidores‖ (p.142).
―H. L. Mencken disse, certa feita, que Faça sua apresentação com capricho e
ninguém jamais foi à falência por ter transmitindo algo de interessante.
subestimado o gosto do consumidor Apresentações desleixadas sugerem
americano. Não é verdade. Aprendi a projetos desleixados. Apresentações
acreditar que vale a pena fazer com que chatas sugerem projetos chatos.
todos os layouts transmitam uma
sensação de bom gosto [...]. Um layout
feio sugere um produto feio. [...] Numa
sociedade socialmente ascendente, as
pessoas não querem ser vistas
consumindo produtos que seus amigos
consideram de segunda classe‖ (p.142).
―O Dr. Gallup afirma que, se você diz A não ser que você tenha alguma razão
alguma coisa e não a ilustra, o espectador específica para não fazê-lo (suspense,
imediatamente a esquece. Concluo que, informações sigilosas, entre outros),
se você não mostra algo, não há por que faça com que sua apresentação seja clara
dizê-lo. Experimente projetar seu mesmo para alguém que vá apenas vê-la
comercial com o som desligado; se ele sem ouvir nada do que você tem a dizer.
não vende sem o som, é inútil‖ (p.148). Muitas vezes esse material é repassado a
outros colaboradores que não terão a
oportunidade de ouvi-lo.
1
―Any business conference is, or should be, theatrical in the most positive sense. It should be
entertaining, compelling, professional, memorable, and personal, and its first concern should be for the
audience. Business presentations typically lack most of those attributes‖.
59
Essa prática pode dividir-se em: usar técnicas teatrais para tratar com o seu
público (neste caso tanto a persuasão como o envolvimento são trabalhados) ou fazer
com que o seu público dramatize determinadas idéias (aqui o foco é maior em
aumentar o envolvimento e a fixação das idéias). Para cada uma destas manifestações
existem sugestões de especialistas e estudos específicos, por isso, esse capítulo será
subdividido em:
Todos esses autores tratam de um mesmo assunto, que pode ser resumido por
um antigo provérbio chinês: ―Se ouço, esqueço; se vejo, lembro; se faço, sei‖, ou seja,
certas pessoas absorvem informação e aprendem coisas através da prática. Como
envolvê-las durante uma reunião? O importante é mantê-las em atividade.
Para manter essa interação, uma das sugestões é o uso de ―Role Playing‖, ou
seja, interpretação de papéis. Esta técnica, emprestada do teatro, prega que os
participantes devem atuar situações propostas sob diversas perspectivas. Uma das
principais vantagens deste método é que a situação ganha um caráter vivo, de
experimentação, ao invés de ser apenas mais uma história contada.
1
―Research shows that 30% o 40% of people are visual learners, 20% to 3% are auditory learners and
30% to 50% are kinesthetic, meaning they learn best through physical activity. It is this last group that
is most often neglected in business presentations. So much of the business world appeals to the head,
not the body, and presentations are rarely exceptions to this dismal rule‖.
2
―The key here is to get your listeners doing something. Practicing waht you‘re preaching. Get them
involved early and often through role-playing, games, working with models, even creating charts and
physical representations of waht you want them to learn‖.
60
Entretanto, não é fácil inserir esta técnica no mundo corporativo. Como é
colocado na reportagem da Harvard Management Communcation Letter,
―Interpretação de papéis não é algo fácil. Muitas pessoas sentem-se intimidadas e
acabam sentando passivamente durante o exercício. [...] Isso não é uma surpresa [...],
já que muitas pessoas, especialmente executivos, não gostam de ser o centro das
atenções‖1 (HBSP, mar/2000, p.1).
Por isso, apresenta-se algumas sugestões inspiradas nessa técnica, mas que não
necessariamente gerem tanta rejeição por parte dos mais tímidos, focadas em gerar
participação e interação dos participantes. A seguir, uma tabela com o trecho retirado
das reportagens da Harvard Management Communication Letter e as dicas com
algumas adaptações para a realidade das reuniões em GP e tornando-as mais objetivas
e diretas. Os trechos reproduzidos a seguir são traduções e, uma tabela completa com
as citações em inglês e as páginas referentes, encontra-se em anexo.
1
―Role Playing isn‘t easy. Many people are intimidated by it and end up sitting passevively during the
exercise. [...] That‘s not surprinsing [..], since many people, especially executives, don‘t want to be put
on the spot‖.
2
―Realistically, it may be impossible to get coworkers or team members to participate in such an
exercise‖.
3
Harvard Management Communication Letter
61
[...] Experimentar você mesmo é a recebe aquilo se sente. Por exemplo,
melhor forma de determinar se um coloque a própria pessoa de TI para gerar
processo está funcionando bem. um relatório localizando os dados algo no
sistema que produziu. Será que ele estará
adequado?
Permita o auto aprendizado. Pessoas de Dê atividades úteis, simples e
negócios gostam de ser ativas. Eles relacionadas ao tema a ser tratado para os
também são adultos. Deixe que eles colaboradores executarem antes, durante e
façam a maior parte do trabalho da após a reunião.
apresentação e eles irão interiorizar
mais aquilo em seu coração.
Dê um problema a ser resolvido. Traga um problema para a sala de
Pessoas de negócio são ―resolvedores reuniões. Pessoas de negócios adoram
de problemas‖. Eles são pagos para resolver problemas. Estimule simulações,
serem bons nisso. Se você colocar sua divida grupos e instigue sua platéia a
mensagem de forma que vir um apresentar a melhor resposta.
problema que eles gostariam de
resolver, você irá envolvê-los muito
mais.
O emissor também pode fazer uso de técnicas teatrais para transmitir melhor
sua mensagem. Isto por que, apesar de pouco valorizada na educação formal
tradicional, a linguagem corporal é rica em significados e pode fazer a diferença se
uma informação será compreendida ou não, bem interpretada ou mal interpretada,
entre outras variações.
62
conjunto codificado em determinadas situações sociais (saudações, protocolo,
etiqueta) e, o conhecimento deste código e a obediência a essas regras indica
pertencimento ao grupo. Pelos gestos, pode-se identificar o grau de tensão ou
relaxamento da pessoa, bem como alguns estados emocionais.
Mímica – Os sentimentos primários (alegria, cólera, raiva, surpresa, pena, nojo e
interesse) possuem manifestações similares em qualquer cultura e estão ligadas a
movimentos de certos músculos faciais específicos. Dessa forma, sinais de mímica
expressiva possuem um grande valor informativo.
Olhar – A expressão do olhar é muito variada e difícil de controlar e, por esta razão,
compõe um dos principais elementos de comunicação. Normalmente é aqui que as
intenções mais ocultas se mostram. O olhar oferece a dupla função: indica a quem a
comunicação se dirige e revela a atenção dada.
Voz e sinais paralinguísticos – o ―espírito‖ da comunicação também pode ser
passado através de variáveis como o tom, intensidade, sotaque, timbre, soluços, risos,
respiração, gagueira, repetição de terminados sons (hã), entoação, articulação, ritmo e
até os silêncios.
63
Ilustração 6 – Princípio II de “O corpo fala”
64
Ilustração 8 – Princípio IV de “O corpo fala”
1
―Great actors feel real, honest emotion. We business people must come from the same honest place
wether we are communicating on verbal or nonverbal levels‖.
65
pelas noções convencionais de decoro - ―agindo‖ profissionalmente‖1 (HBSP, 1999,
p.9).
66
dizendo. A maior parte de sua
consultoria se dá ajudando executivos a
encontrar uma abordagem para o
assunto que atice sua paixão.
Ensaie. Raras são as companhias de Ensaie. Domine seu texto. Quando você
teatro que entram em noite de estréia apresentar algo, o material deve estar
sem o diretor treinar o elenco durante interiorizado para que a sua atenção possa
semanas e semanas. Os atores já se voltar para o seu público e não para o
dominaram suas falas, posições e que você tem que falar. Procure decorar
desempenho esperado bem o suficiente suas anotações para não precisar das
para focar sua energia no público e em mesmas.
nuances de atuação que trazem vida à
performance. Similarmente, os oradores
nas empresas podem se beneficiar
tremendamente com o modelo teatral
de ensaio. [...] Aprenda a suas ―falas‖ o
suficiente para manter seus olhos na
platéia e não travado em suas
anotações.
Supere o medo de palco. [....] O método Respire fundo. O instinto humano faz com
mais simples e recomendado é respirar que as pessoas respirem rapidamente
fundo. O instinto humano faz com que quando estão com medo. Respirar fundo
as pessoas respirem tímida e algumas vezes pode acalmar o instinto
rapidamente quando estão com medo. ―lute-ou-fuja‖ e induzir o relaxamento,
Respirar fundo algumas vezes antes de permitindo que sua mente foque
entrar pode acalmar o instinto ―lute-ou- novamente no material e no público.
fuja‖ e induzir o relaxamento,
permitindo que sua mente foque
novamente no material e no público.
67
Em seu livro ―The fall of advertising and the rise of PR‖ (A queda da
publicidade e a ascensão das relações públicas), RIES; RIES (2002) defende que a
publicidade não possui mais credibilidade, e que, em seu lugar, deve-se usar RP
(relações públicas) para construir as marcas. Ele define como Relações Públicas a
área responsável por conseguir divulgação gratuita na mídia (notícias, reportagens,
etc.) da empresa e/ou seus produtos. Parte de suas afirmações partem do pressuposto
que as pessoas acham que é melhor aquilo que outras pessoas acham que é melhor.
1
―Most people determine waht is bst by finding out waht other people think is best. And the two major
sources for making that determination are the media and word of mouth. You can‘t live in a modern
word observing reality with just your own eyes and ears. You hava to depend on the eyes and ears of
third party sources that stand between you and reality. Media outlets are the vital links that add
meaning to most lives‖.
2
A autora deu um foco maior na abordagem para o gerente de projetos nessa ferramenta por entender
que ele será o maior beneficiado, entretanto, qualquer colaborador que deseje influenciar pessoas
positivamente pode utilizar os conselhos contidos aqui.
3
―Sucessful brands get into the mind very slowly. A blurb in a magazine. A mention in a newspaper.
A comment from a frind. A display in a retail store. After a slow publicity buildup, people become
convinced that they know about the brand forever. (When did you first learn about Gatorade? Who can
remember?)‖
68
Para conseguir gerar uma boa reputação, o gerente de projeto deve ser capaz
de ser (ou pelo menos parecer ser) transparente e isto se faz especialmente através da
linguagem – ou melhor, da harmonia entre a linguagem verbal e a linguagem não-
verbal.
Linguagem é o sistema operacional da mente. Nenhuma palavra é
aceita pelo seu próprio mérito. Todos os sons, todas as sílabas,
carregam uma bagagem, que às vezes é positiva, às vezes é
negativa, às vezes é neutra. Se você deseja criar uma impressão
favorável na mente, você deve usar as palavras que reflitam a
percepção que você está tentando criar1 (RIES; RIES, 2002, p.186).
Em seu livro, RIES; RIES orientam que o CEO seja este ―garoto propaganda‖
e levanta o questionamento: ―E se o seu CEO não for bom em lidar com a mídia? A
resposta fundamental é que você precisa de um novo CEO‖2 (RIES; RIES, 2002,
p.164). Novamente, a idéia é totalmente aplicável para o gerenciamento de projetos,
sendo que, para gerar reputação nesse caso (que é feito no boca-a-boca ao invés da
mídia), ele precisa saber lidar com pessoas. E se o gerente de projetos não souber lidar
com pessoas? O projeto necessita de um novo gerente.
1
―Language is the operating system of the mind. No word is ever accepted on its own merit. Every
sound, every syllable, carries its own baggage, which is sometimes positive, sometimes negative,
sometimes neutral. If you want to creat a favorable impression in the mind, you have to use words that
reflect the perception you are trying to creat‖.
2
―What if your CEO is not good at dealing with the media? The fundamental answer is that you need a
new CEO‖.
69
5) O gerente de projetos, como porta voz do projeto, deve saber lidar
com pessoas.
Não é uma regra, mas de um modo geral, a educação formal nessas áreas não
oferece conhecimento e/ou treinamento adequado para um dos principais desafios que
os gerentes encontram: a comunicação e as relações interpessoais – pré-requisitos
básicos para que alguém seja capaz de gerar boa reputação entre seus colaboradores.
70
Tabela 12 – Uso de RP no gerenciamento de projetos
Sugestões HMCL1 Dica objetiva
Interações de sucesso com jornalistas Tenha sempre claro em sua mente a
exigem preparação, uma mensagem mensagem que deseja passar. Caso tenha
clara, uma boa dose de precaução e muita dificuldade em se comunicar,
enquanto nos holofotes, a possibilidade procure adotar como braço direito alguém
de ser acompanhado por um que tenha uma maior habilidade para isso.
profissional de relações públicas.
Novas regras são aplicáveis. Você deve Especialmente se você se tornou gerente
lembrar que qualquer coisa que você de projetos recentemente, vale lembrar
disse pode ser publicado, e de uma que novas regras estão em jogo. Você é o
forma não amigável para você. porta voz do projeto e tudo que disser
―Enquanto parece uma conversa, uma pode ser disseminado de forma distorcida.
entrevista é realmente uma transação
comercial‖, diz Jerry Brown, [...] ―ao
invés de dinheiro e produtos, o meio de
troca é a informação.
Não esconda. [...] Não ache que a falta Não esconda. Não ache que a falta de
de colaboração irá impedir que a mídia informação de sua parte irá fazer um
reporte uma história desagradável. Com problema sumir ou irá evitar que os
raras exceções, o repórter terá colaboradores comentem sobre o assunto.
condições de imprimir ou veicular a No caso de uma falta de posição sua, os
história de qualquer forma, e, com a rumores ganharam mais força, e eles não
ausência de uma informação de necessariamente são favoráveis a você.
primeira mão de você – a fonte
primária – ele irá confiar em fontes que
talvez sejam menos confiáveis e menos
simpáticas à sua causa.
Se o repórter quiser informações que Se você realmente não puder dar as
você realmente não pode fornecer por informações que seus colaboradores
razões legais ou outras razões, Kell e necessitam no momento, diga que seria
outros especialistas aconselham uma inapropriado você falar sobre o assunto e
resposta mais graciosa como: ―seria explique o porquê.
impróprio eu falar sobre esse assunto‖.
Melhor ainda, avance um passo com
uma técnica de entrevista conhecida
como ―ponte‖. Explique porque seria
errado responder e repita seu ponto
principal depois de uma transição
simples como ―O real problema é...‖.
Não fale demais. Enquanto não falar Não fale demais. Seja compreensivo e
nada é um convite para imprensa prestativo, mas imponha limites.
negativa, falar demais também pode
levar a problemas. Seja prestativo, mas
somente até um ponto.
Resista às tentativas de guiar você a Não caia nas perguntas especulativas: elas
especulações potencialmente perigosas. são feitas para que as pessoas falem sobre
1
Harvard Management Communication Letter. O texto original com a marcação das páginas se
encontra na tabela 15 em anexo.
71
―A maior parte do tempo perguntas coisas que não deveriam.
hipotéticas são desenhadas para fazer as
pessoas falarem sobre coisas que não Não caia no truque do silêncio. A maior
deveriam‖, diz Brown. E não caia no parte das pessoas não suporta um silêncio
truque do silêncio. Brown aponta que após sua fala e volta a falar e enrolar – e
freqüentemente, depois que você acaba fugindo do ponto e falando besteira.
completa uma resposta, o repórter
permanece em silêncio. A maior parte
das pessoas não agüentará o silêncio e
começará a enrolar, e é onde as pessoas
estão mais suscetíveis a ―fugir do
assunto‖ e dizer algo que irão se
arrepender depois.
Não engane. Não existe hora ou lugar Não engane e não minta. Se você for
certos para mentir para a imprensa. E, pego, sua credibilidade estará afetada para
enquanto você não tem a obrigação de sempre.
voluntariamente dar informações
prejudiciais, enganar deliberadamente
um jornalista é pouco sábio e incorreto.
―Se você for pego, sua credibilidade
está morta‖, diz Temin, ―é um preço
muito alto a se pagar‖. Você pode
enrolar. Você pode omitir. Mas nunca
minta.
Apesar de os advogados das empresas Admita seus erros quando necessário.
não gostarem disso, definitivamente Quando reconhecer um erro, enfatize as
existe uma hora e lugar certos para ações corretivas e seu comprometimento
admitir uma falha, especialmente no em evitar que aquilo se repita.
meio de uma crise, aponta Temin.
Quando reconhecer um erro, enfatize as
ações corretivas e seu
comprometimento em evitar que aquilo
se repita.
Mantenha o discurso simples, faça-o Mantenha o discurso simples. Se você não
vívido. [...]. Isso desafia o entrevistado o fizer, seus colaboradores o farão
a manter seu ponto claro e simples. ―Se provavelmente de um jeito que você irá
você não o fizer‖, diz Brown, ―o considerar inadequado.
repórter irá simplificá-lo de um jeito
que você não irá gostar‖. Mantenha o discurso vívido. Use
Igual à necessidade de simplicidade dos exemplos, citações e analogias para
repórteres é o seu desejo por exemplos garantir que seu interlocutor entendeu seu
e citações que tragam vida à história. principal argumento e irá guardá-lo na
Para garantir que seu argumento acabe memória.
sendo cortado na sala de edição, ilustre-
o com uma anedota vívida ou uma
analogia colorida.
―Não seja passivo. [...] Nunca deixe que Não deixe que seus colaboradores o façam
o repórter o leve a lugares que você não falar sobre coisas que não gostaria.
deseja ir. Não repita uma acusação:
―Não, nós não estamos esfaqueando Não repita uma acusação: ―não, nós não
72
nossos consumidores‖, não irá pegar estamos com o projeto todo
bem. Não caia em uma pergunta esculhambado‖ não é a melhor resposta.
guiada, Brown enfatiza, como ―você
fez isso por incompetência ou Não caia em perguntas guiadas como:
estupidez?‖. ―você fez isso por incompetência ou
estupidez?‖.
Pratique e prepare-se. [...] Também é Prepare-se: conheça seus colaboradores.
uma atitude esperta fazer o dever de Eles são o seu receptor e, quanto melhor
casa sobre o repórter. Leia alguns você conhecê-los, maior serão as suas
artigos recentes, que podem ser chances de acertar sua comunicação.
facilmente coletados através de
bibliotecas eletrônicas.
Lembre-se: é sempre verdade. Sempre acredite em seus colaboradores.
Independente da veracidade das Investigue e lembre-se de que percepção é
histórias, aceite a validade da percepção mais importante do que realidade nas
do mercado. [...] faça algumas relações interpessoais. Sempre que
mudanças visíveis nas fontes do possível, realize mudanças nas fontes dos
problema percebido e embarque em problemas percebidos.
uma extraordinária construção de
confiança.
Seja ―acreditável‖. [...] ―Percepção e Seja ―acreditável‖. Mantenha sua
credibilidade são altamente visuais‖, linguagem verbal e não verbal em
diz Ogburn. ―Se a pessoa mostra sinais harmonia. Não demonstre incômodo ao
de incômodo com os repórteres, isso falar com as pessoas, isso pode ser
pode ser visto como um incômodo com percebido de forma errada.
o problema.
73
7 Considerações finais
74
1) Há efetivamente uma carência de literatura mais rica e pragmática para a
comunicação dentro da gestão de projetos. O mapeamento de algumas ferramentas
simples de comunicação foi feito, mas acredita-se que há muito mais a se
desenvolver, podendo haver até mesmo a criação de ferramentas específicas para o
GP.
75
comunicação formal em GP também pode ser explorada através de estudos de
viabilidade da aplicação destas e de outras ferramentas.
76
Referências
BRUCE, Anne. Como motivar sua equipe; 24 dicas para criar um ambiente de
trabalho divertido e estimulante. Rio de Janeiro: Sextante, 2006. 72 p.
CARNEGIE, Dale. Como fazer amigos e influenciar pessoas. 51. ed. São Paulo:
Nacional, 2006. 313 p.
CIDADE, Marco Aurélio. Redação publicitária; o que faltava dizer. Rio de Janeiro:
Saraiva, 2006. 113 p.
77
DUFFY, Mary. Gestão de projetos: arregimente os recursos, estabeleça prazos,
monitores o orçamento, gere relatórios: soluções práticas para os desafios do trabalho.
Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. 113 p. (Tradução de Eduardo Lasserre).
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário Aurélio século XXI. Rio
de Janeiro: Nova Fronteira, 2001. 2128 p.
GORZ, André. O imaterial. São Paulo: Annablume, 2005. 106 p. (Tradução de Celso
Azan Jr).
78
HBSP (Harvard Business School Publishing). Harvard Management Comunication
Letter; a newsletter from Harvard Business School Publishing. Broadway meets Wall
Street; theatre training for better business presentations. v. 2, n.12, Dec. 1999. p. 9-11.
KOTLER, Philip. Administração de marketing. São Paulo: Prentice Hall, 2000. 10.
ed.764 p.
MARTINS, Zeca. Redação publicitária na prática. São Paulo: Atlas, 2006. 177 p.
79
Disponível em: http://reposcom.portcom.intercom.org.br/handle/1904/18752 Acesso:
26 de setembro de 2007.
REINEN, Ken; RAPHAELSEN, Joel. Como escrever melhor; O guia da Ogilvy &
Mather para escrever circulares, cartas, relatórios, planos e estratégias mais
eficientemente. São Paulo: Ogilvy & Mather, 21 p. (Distribuição interna).
RIES, Al; RIES, Laura. The fall of advertising & the rise of PR. New York:
Harpercollins USA, 2002. 295 p.
80
RUBIÃO, Maria da Glória Ganem. Projeto comunicação interna. Rio de Janeiro:
ECO/UFRJ, 1994. 35 f. Monografia (Graduação em Comunicação Social, Habilitação
em Jornalismo).
WEIL, Pierre; TOMPAKOW, Roland. O corpo fala. Petrópolis: Vozes, 2007. 62. ed.
288 p.
81
Tabela de salários: http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm Acesso em: 08 de
julho de 2007
Anexos
82
Anexo 1
1
Harvard Management Communication Letter.
83
smoothly‖ (HBSP, bem. coloque a própria
mar/2000, p.2). pessoa de TI para
gerar um relatório
localizando os dados
algo no sistema que
produziu. Será que
ele estará adequado?
―Allow self learning. Permita o auto aprendizado. Dê atividades úteis,
Bussiness people like to be Pessoas de negócios gostam simples e
active. They are also adults. de ser ativas. Eles também relacionadas ao tema
Let them do as much of the são adultos. Deixe que eles a ser tratado para os
work of the presentation as façam a maior parte do colaboradores
possible, and they‘ll take it trabalho da apresentação e executarem antes,
to heart more thoroughly‖ eles irão interiorizar mais durante e após a
(HBSP, jun/2000, p.5). aquilo em seu coração. reunião.
―Give them a problem to Dê um problema a ser Traga um problema
solve. Business people are resolvido. Pessoas de para a sala de
problem-solvers. They are negócio são ―resolvedores de reuniões. Pessoas de
paid to be good at it. If you problemas‖. Eles são pagos negócios adoram
phrase your messages in para serem bons nisso. Se resolver problemas.
terms of problemas that they você colocar sua mensagem Estimule simulações,
would like to solve, you‘ll de forma que vir um divida grupos e
involve them mouch more problema que eles gostariam instigue sua platéia a
strongly‖ (HBSP, jun/2000, de resolver, você irá apresentar a melhor
p.5). envolvê-los muito mais. resposta.
84
Anexo 2
1
Harvard Management Communication Letter.
85
maintain the open manter o canal de geral de sua
communcations channel‖ comunicação aberto. audiência.
(HBSP, 1999, p.10).
―Be passionate. [...] It Seja apaixonado. [...] Isso Estude o material e
means communicating the significa comunicar o procure uma
material with conviction, material com convicção, abordagem que
emotion and a natural level emoção e um nível natural de permita uma
of animation. None of that is animação. Nada disso é comunicação
possible without what Booth possível sem o que Booth apaixonada e
terms a ―relationship with chama de ―relação com o convicta. Você deve
the material‖ – believing material‖ – acreditar no que realmente acreditar
waht you‘re saying. Much está dizendo. A maior parte no que você irá dizer.
of his coaching involves de sua consultoria se dá Se cabível, mostre-se
helping executives find an ajudando executivos a com um nível natural
approach to the subject that encontrar uma abordagem de animação.
stokes their passion‖ para o assunto que atice sua
(HBSP, 1999, p.10). paixão.
―Rehearse. Rare is the Ensaie. Raras são as Ensaie. Domine seu
theatre company that goes companhias de teatro que texto. Quando você
into opening night without entram em noite de estréia apresentar algo, o
the director running the cast sem o diretor treinar o elenco material deve estar
through weeks and weeks of durante semanas e semanas. interiorizado para que
rehearsals. The actors have Os atores já dominaram suas a sua atenção possa
mastered their lines, places falas, posições e desempenho se voltar para o seu
and cues well enough to esperado bem o suficiente público e não para o
focus their energy on the para focar sua energia no que você tem que
audience and more nuanced público e em nuances de falar. Procure decorar
shades of acting that bring atuação que trazem vida à suas anotações para
performance to life. performance. Similarmente, não precisar das
Similarly, business speakers os oradores nas empresas mesmas.
can benefit tremendously podem se beneficiar
from theatre-style tremendamente com o
rehearsing. [...] Learn your modelo teatral de ensaio. [...]
―lines‖ well enough to allow Aprenda a suas ―falas‖ o
you to keep your eyes in suficiente para manter seus
your eith the audience and olhos na platéia e não
not locked on your notes‖. travado em suas anotações.
(HBSP, 1999, p.10).
―Overcome stage fright. [...] Supere o medo de palco. [....] Respire fundo. O
The simplest and most O método mais simples e instinto humano faz
recommended method is to recomendado é respirar com que as pessoas
breath deeply. Human fundo. O instinto humano faz respirem rapidamente
instinct drives people to take com que as pessoas respirem quando estão com
shallow, quick breathes tímida e rapidamente quando medo. Respirar fundo
when they‘re afraid. Taking estão com medo. Respirar algumas vezes pode
several deep breaths just fundo algumas vezes antes acalmar o instinto
before walking to the dais de entrar pode acalmar o ―lute-ou-fuja‖ e
can calm the ―fight-or- instinto ―lute-ou-fuja‖ e induzir o
flight‖ instict, induce induzir o relaxamento, relaxamento,
relaxation, and allow your permitindo que sua mente permitindo que sua
86
mind to refocus on the foque novamente no material mente foque
material and audience‖ e no público. novamente no
(HBSP, 1999, p.11). material e no público.
87
Anexo 3
1
Harvard Management Communication Letter.
88
other reason, Kell and other por razões legais ou outras colaboradores
experts advise a more razões, Kell e outros necessitam no
gracious reply, such as: ―It especialistas aconselham momento, diga que
would be inappropriate for uma resposta mais graciosa seria inapropriado
me to talk about that.‖ como: ―seria impróprio eu você falar sobre o
Better yet, take it a step falar sobre esse assunto‖. assunto e explique o
further with an interviewing Melhor ainda, avance um porquê.
technique know as passo com uma técnica de
―bridging‖. Explain why entrevista conhecida como
answering tha question ―ponte‖. Explique porque
would be wrong and repeat seria errado responder e
your main point after a repita seu ponto principal
simple transition like ―The depois de uma transição
real issue is...‖‖ (HBSP, simples como ―O real
mar/2000, p.7). problema é...‖.
―Don‘t say too much. While Não fale demais. Enquanto Não fale demais. Seja
saying nothing invites bad não falar nada é um convite compreensivo e
press, saying too much can para imprensa negativa, falar prestativo, mas
also Lead to trouble. Be demais também pode levar a imponha limites.
helpful, but only to a point‖ problemas. Seja prestativo,
(HBSP, mar/2000, p.7). mas somente até um ponto.
―Resist attempts to Lead Resista às tentativas de guiar Não caia nas
you into potentially você a especulações perguntas
dangerous speculations. potencialmente perigosas. ―A especulativas: elas
―Most of the time, maior parte do tempo são feitas para que as
hypothetical questions are perguntas hipotéticas são pessoas falem sobre
designed to get people to desenhadas para fazer as coisas que não
talk about things they pessoas falarem sobre coisas deveriam.
shouldn‘t talk about,‖ says que não deveriam‖, diz
Brown. And don‘t fall for Brown. E não caia no truque Não caia no truque do
the silence trick. Brown do silêncio. Brown aponta silêncio. A maior
points out that often, after que freqüentemente, depois parte das pessoas não
you‘ve completed your que você completa uma suporta um silêncio
answer, the reporter will resposta, o repórter após sua fala e volta a
remain silent. Many people permanece em silêncio. A falar e enrolar – e
can‘t stand the silence and maior parte das pessoas não acaba fugindo do
will start to ramble wich is agüentará o silêncio e ponto e falando
when they‘re most likely to começará a enrolar, e é onde besteira.
go ―off point‖ and say as pessoas estão mais
something they‘ll suscetíveis a ―fugir do
regret(HBSP, mar/2000, assunto‖ e dizer algo que
p.7). irão se arrepender depois.
―Don‘t deceive. There is no Não engane. Não existe hora Não engane e não
right time and place for ou lugar certos para mentir minta. Se você for
lying to the media. And para a imprensa. E, enquanto pego, sua
while you have no você não tem a obrigação de credibilidade estará
obligation to volunteer voluntariamente dar afetada para sempre.
damaging or embarrassing informações prejudiciais,
information, to deliberataly enganar deliberadamente um
misLead or deceive a jornalista é pouco sábio e
89
journalist is as unwise as it incorreto. ―Se você for pego,
is wrong. ―If you‘re caught, sua credibilidade está
your credibility is shot,‖ morta‖, diz Temin, ―é um
Temin says. ―that‘s too high preço muito alto a se pagar‖.
a price to pay.‖ You can Você pode enrolar. Você
spin. You can omit. But pode omitir. Mas nunca
never lie‖‖ (HBSP, minta.
mar/2000, p.8).
―While the company Apesar de os advogados das Admita seus erros
lawyers might not like it, empresas não gostarem quando necessário.
there is definitely a time and disso, definitivamente existe Quando reconhecer
a place to admit fault, uma hora e lugar certos para um erro, enfatize as
espeacilly in a crisis, Temin admitir uma falha, ações corretivas e seu
notes. When acknowledging especialmente no meio de comprometimento em
a mistake, be sure to uma crise, aponta Temin. evitar que aquilo se
emphasize the corrective Quando reconhecer um erro, repita.
action and the commitment enfatize as ações corretivas e
to avoiding a repeat seu comprometimento em
incident‖ (HBSP, mar/2000, evitar que aquilo se repita.
p.8).
―Keep it simple – make it Mantenha o discurso Mantenha o discurso
vivid. [...] This challenges simples, faça-o vívido. [...]. simples. Se você não
the interviewee to make her Isso desafia o entrevistado a o fizer, seus
point clearly and simply. ―if manter seu ponto claro e colaboradores o farão
you don‘t,‖ Brown says, simples. ―Se você não o provavelmente de um
―the reporter may simplify it fizer‖, diz Brown, ―o repórter jeito que você irá
in a way you won‘t like.‖ irá simplificá-lo de um jeito considerar
Equal to reporters‘ need for que você não irá gostar‖. inadequado.
simplicity is their desire for Igual à necessidade de
examples and quotations simplicidade dos repórteres é Mantenha o discurso
that breathe life into the o seu desejo por exemplos e vívido. Use
story. To be sure that your citações que tragam vida à exemplos, citações e
point does not end up on the história. Para garantir que analogias para
figurative cutting room seu argumento acabe sendo garantir que seu
floor, illustate it with a vivid cortado na sala de edição, interlocutor entendeu
anedote or a colorful ilustre-o com uma anedota seu principal
analogy‖ (HBSP, mar/2000, vívida ou uma analogia argumento e irá
p.8). colorida. guardá-lo na
memória.
―Don‘t be passive. [...] ―Não seja passivo. [...] Não deixe que seus
Never let the reporter Lead Nunca deixe que o repórter o colaboradores o
you somewhere you don‘t leve a lugares que você não façam falar sobre
want to go. Don‘t repeat an deseja ir. Não repita uma coisas que não
accusation: ―No, we‘re not acusação: ―Não, nós não gostaria.
ripping off the public,‖ will estamos esfaqueando nossos
not play well. Don‘t fall for consumidores‖, não irá pegar Não repita uma
a Leading question. Brown bem. Não caia em uma acusação: ―não, nós
stresses such as ―did you do pergunta guiada, Brown não estamos com o
it because of incompentence enfatiza, como ―você fez isso projeto todo
or stupidity?‖ (HBSP, por incompetência ou esculhambado‖ não é
90
mar/2000, p.9). estupidez?‖. a melhor resposta.
Não caia em
perguntas guiadas
como: ―você fez isso
por incompetência ou
estupidez?‖.
―Practice and prepare. [...] It Pratique e prepare-se. [...] Prepare-se: conheça
is also smart to do Também é uma atitude seus colaboradores.
homework on the reporter. esperta fazer o dever de casa Eles são o seu
Read some of the writer‘s sobre o repórter. Leia alguns receptor e, quanto
recent articles, wich can artigos recentes, que podem melhor você
easily be collected through ser facilmente coletados conhecê-los, maior
one of the several electronic através de bibliotecas serão as suas chances
libraRIES; RIES‖ (HBSP, eletrônicas. de acertar sua
mar/2000, p.10). comunicação.
―Remember: it‘s always Lembre-se: é sempre Sempre acredite em
real. Regardless of the verdade. Independente da seus colaboradores.
veracity of the stoRIES; veracidade das histórias, Investigue e lembre-
RIES, accept the validity of aceite a validade da se de que percepção é
the market‘s perception. [...] percepção do mercado. [...] mais importante do
Make some visible changes faça algumas mudanças que realidade nas
to whatever system is the visíveis nas fontes do relações
source of the perceived problema percebido e interpessoais. Sempre
problem, and then embark embarque em uma que possível, realize
on some extraordinary trust extraordinária construção de mudanças nas fontes
building‖. ‖ (HBSP, confiança. dos problemas
mar/2000, p.8). percebidos.
―Be believable. [...] Seja ―acreditável‖. [...] Seja ―acreditável‖.
―Perception and credibility ―Percepção e credibilidade Mantenha sua
are highly visual,‖ says são altamente visuais‖, diz linguagem verbal e
Ogburn. ―If the person Ogburn. ―Se a pessoa mostra não verbal em
shows signs of annoyance sinais de incômodo com os harmonia. Não
with reporters, this might be repórteres, isso pode ser demonstre incômodo
viewed as an annoyance visto como um incômodo ao falar com as
with the problem‖ ‖ (HBSP, com o problema. pessoas, isso pode ser
mar/2000, p.9). percebido de forma
errada.
91
mandar que o leitor leia seu texto para compreendê-lo, a maioria das
pessoas não o faz.
6) Responda sempre às perguntas: O quê? Quem? Quando? Como?
E-mails Onde? Por quê? (em seu título ou logo no primeiro parágrafo).
Narração
1) Seja direto e evite construções textuais complexas
2) Evite superlativos e generalizações. Seja específico e factual.
3) Seja entusiástico, amistoso e educado. Não seja chato.
Se a idéia é persuadir o leitor, nada melhor do que se inspirar na arte 4) Não assuma que o leitor sabe tudo daquela história. Apresente a
da retórica praticada na Grécia antiga. Inicialmente formulado para susten- ele a possibilidade de reler históricos em anexo e faça um breve resumo
tações orais no Senado ateniense, o processo “quadrifásico” de Aristóteles
dos acontecimentos. Você deve fornecer a informação completa em cada
serve até hoje como base para muitas formas de comunicação.
um dos seus e-mails.
O filósofo grego pregava que, para convencer uma pessoa, é
5) Seja coloquial e claro. Não há tempo em GP para textos líricos ou
necessário comunicar através de quatro etapas: exórdio, narração, pro-
obscuros.
vas e peroração.
O exórdio tem como objetivo conquistar a simpatia do auditório, a
Provas
sua benevolência e interesse pelo tema a ser tratado pelo orador. Já na
1) Apresente os fatos. Seu colega de trabalho é você mesmo para os
narração, o orador deve mostrar a relevância do tema. Aqui é importante
demais colaboradores. Você estará insultando a sua própria inteligência
mencionar fatos conhecidos e evitar a prolixidade, pois esta fase tem
e integridade se assumir que uma mera ordem ou ameaça, ou ainda uma
como característica a clareza, e portanto, deve ser simples e concisa.
bajulação inócua fará com que você atinja seus objetivos.
No caso das provas, é bom que a contestação dos fatos seja pontual,
2) Você não deve aborrecer as pessoas para que elas executem a
e que a demonstração exista apenas sobre o ponto contestado. Para a
tarefa, você deve interessá-las ou no mínimo conscientizá-las da im-
peroração, o que se espera do orador é que, depois de ter demonstrado
portância da mesma.
a verdade de suas afirmações, ele elogie ou censure o auditório convo-
3) Seja educado, e não bonzinho ou palhaço. Apesar de amizades
cando-o para a ação mais correta, ou seja, a proposta por ele.
ou bom humor, aquele é um ambiente de trabalho e caso algo dê errado
Seu e-mail deve possuir estrutura similar, utilizando-se do título do
todos ficarão em um estado de espírito muito sério.
e-mail e do primeiro parágrafo para despertar a atenção do leitor, o meio
para seu envolvimento e o(s) último(s) parágrafo(s) para sua mobilização
Peroração
para a ação. Veja as dicas a seguir:
1) Faça um resumo de todos os principais pontos.
2) Deixe claro suas intenções e as responsabilidades de cada um.
Exórdio 3) Se necessário, estabeleça prazos.
1) Não desperdice o título do seu e-mail, ele é o seu tíquete de en-
trada para o “to do list ” dos demais colaboradores. Ele será lido por todos
Em relação à peroração, o ideal é que você faça uma matriz de re-
e já deve ser usado como forma de comunicar sua mensagem.
sponsabilidades de forma que cada um saiba exatamente o que deve
2) Você já viu um anúncio de produto diferente usar o mesmo título?
fazer e o prazo, como a tabela a seguir, que supõe as atribuições de um
Então por que usar o mesmo título de e-mail para tratar de assuntos difer-
churrasco:
entes? Sempre que for responder a algum e-mail para alguém mudando
o tema do mesmo, MUDE O TÍTULO. Isso tornará mais fácil a localização O quê? Quem? Prazo
de histórico posteriormente, além de deixar claro que assunto está sendo
Comprar gelo Carolina 21/10
tratado naquele e-mail para casos de priorização. Possivelmente o título
do seu e-mail será usado para classificá-lo em prioritário ou não e será Comprar bebidas Rafael 20/10
usado também para alocá-lo em pastas de arquivos. Não deixe que seu
Contratar churrasqueiro Fernanda 16/10
assunto caia no esquecimento por conta de um e-mail com título de uma
tarefa que já foi executada. Comprar carnes Rafael 20/10
3) Seja claro. Não use trocadilhos, alusões ou qualquer outro tipo de
Alugar local Fernanda 16/10
linguagem que não seja direta em seu título. Não exija que o leitor monte
um quebra cabeça para decifrá-lo. Fazer convites Vicente 16/10
4) Use afirmações (ou seja, não use negações, como esta).
Confirmar presenças Laiz 19/10
5) Fale sempre alguma coisa. Não faça um título mudo que vá de-
1
“to do list” (a tradução seria “lista de afazeres”) é um termo freqüentemente utilizado nas corporações para se referir às tarefas que a pessoa tem de executar e
todos os trabalhos que estão em acompanhamento.
LAS SÃO MAIS DIFÍCEIS DE LER, AFINAL, APRENDEMOS A LER EM LE-
TRAS minúsculas.
16) Não insira texto em cima das imagens, isso reduz a atenção à sua
Reuniões mensagem.
17) Faça sua apresentação com capricho e transmitindo algo de interes-
sante. Apresentações desleixadas sugerem projetos desleixados. Apresenta-
ções chatas sugerem projetos chatos.
18) A não ser que você tenha alguma razão específica para não fazê-lo
(suspense, informações sigilosas, entre outros), faça com que sua apresen-
Prepare sempre suas reuniões com antecedência e capricho. Aproveite tação seja clara mesmo para alguém que vá apenas vê-la sem ouvir nada
os programas de computador hoje disponíveis para fazer um melhor uso da do que você tem a dizer. Muitas vezes esse material é repassado a outros
imagem. Lembre-se que existem pessoas que aprendem eminentemente colaboradores que não terão a oportunidade de ouvi-lo.
através de recursos visuais. Seguem algumas dicas: Além disso, não esqueça de usar o corpo – o seu e o de seus interlocu-
1) O mais importante de tudo é ter em mente a idéia que você deseja tores como forma de garantir uma maior apreensão da mensagem. Colocar
passar com a sua apresentação. Ela não precisa ser linda, mas deve ser seus interlocutores em atividade ajuda àqueles com facilidade de aprendi-
clara e transmitir a idéia que você deseja. Antes de selecionar as imagens, zagem cinestésica a captar sua mensagem. Veja a seguir algumas dicas de
organize e estruture e a apresentação de forma coerente. como fazer isso bem:
2) Use imagens poderosas e que gerem curiosidade. Caso você de- 1) Coloque dois ou mais colaboradores para reproduzir alguma situação
seje gerar alguma reflexão sobre a imagem, configure para que o texto desagradável que tenha ocorrido. Dê aos demais participantes o poder de
entre depois da foto, assim você ganha tempo para gerar a curiosidade “congelar” a cena e propor formas melhores de atuação diante daquele pro-
em seus espectadores. blema. Ou ainda, peça que ao final da apresentação, cada um fale de que
3) Dê preferência às fotografias, elas têm um apelo maior. É possível en- outra forma teria tratado o assunto.
contrar imagens gratuitas através de sites de buscas (p.ex.: google.com) ou 2) Apresente problemas reais e divida os participantes em grupos para
de sites de banco de imagens (p.ex.: gettyimages.com). Se quiser, pode abrir defenderem algumas idéias. Coloque-os sempre para defenderem perspec-
uma pasta em seu computador separando fotos interessantes por tema para tivas opostas aos seus interesses reais. Isso fará com que eles sejam obriga-
ter seu próprio banco de dados quando precisar realizar uma apresentação. dos a pensar nos impactos e problemas de suas ações.
4) Utilize imagens coloridas. Estude o significado das cores e use-as em 3) Faça testes de produtos, sistemas e processos durante as reuniões.
sua apresentação sem exageros, elas ajudam a “transmitir o clima” e possibi- Convide todos a pensar de que forma a pessoa que recebe aquilo se sente. Por
litam uma tangibilização ainda mais completa das suas idéias. exemplo, coloque a própria pessoa de TI para gerar um relatório localizando os
5) Menos é mais. Não utilize muitos elementos visuais ou muitos efeitos dados algo no sistema que produziu. Será que ele estará adequado?
do power point. Além de deixar o arquivo de sua apresentação pesado (e ela 4) Dê atividades úteis, simples e relacionadas ao tema a ser tratado para
conseqüentemente lenta), eles tenderão a confundir e irritar o receptor. os colaboradores executarem antes, durante e após a reunião.
6) Se possível, visite a sala de reuniões antes e veja o local que sua 5) Traga um problema para a sala de reuniões. Pessoas de negócios
apresentação será projetada: existe algum tipo de interferência na superfície adoram resolver problemas. Estimule simulações, divida grupos e instigue
que vá dificultar a visualização de sua apresentação? Cheque se realmente sua platéia a apresentar a melhor resposta.
haverá projetor disponível ou se terá que apresentar no laptop ou imprimir. No que diz respeito ao uso do próprio corpo, o grande ganho é o au-
Se este for o caso, é melhor que você adapte sua apresentação aumentando mento de credibilidade e a maior possibilidade de se fazer compreendido
o tamanho das fontes e das imagens. pelos demais. Seguem alguns conselhos que podem ajudar você durante
7) Nunca utilize um gráfico ou uma imagem sem acompanhá-la de uma a reunião:
legenda. As pessoas têm o hábito de ler legendas e é uma excelente oportu- 1) Esteja realmente presente durante a apresentação. Não se distraia
nidade de comunicar de forma resumida o que você deseja. com qualquer coisa que não diga respeito ao momento e à apresentação.
8) Evite grandes blocos de texto. Seja sintético e procure manter cada Relacione-se com a platéia e envolva-a com histórias, perguntas, contato
parágrafo o mais curto possível. visual, entre outros. Procure ser adequado em suas expressões e variações
9) Use intertítulos instigantes a cada novo slide ou quebrando a mono- vocais. Mantenha o foco de quem você é e qual é o objetivo daquela apre-
tonia dentro do próprio slide de apresentação. Faça-o de forma que alguém sentação o tempo todo.
que veja a sua apresentação de forma apressada seja capaz de identificar o 2) Nunca vire de costas para seus ouvintes, isso impossibilita que o canal
tema e seu argumento principal apenas por eles. Você pode usar perguntas de comunicação permaneça aberto. Além disso, dificulta a sua percepção do
para atrair o interlocutor. feedback corporal geral de sua audiência.
10) Insira em sua apresentação ilustrações, fotos e gráficos sempre que 3) Estude o material e procure uma abordagem que permita uma comu-
fizer sentido para torná-la mais aprazível. nicação apaixonada e convicta. Você deve realmente acreditar no que você
11) Auxilie a leitura dos parágrafos usando setas, pontos ou asteriscos. irá dizer. Se cabível, mostre-se com um nível natural de animação.
12) Se houver vários fatos não relacionados entre si que você deseja 4) Ensaie. Domine seu texto. Quando você apresentar algo, o material
citar, não tente relacioná-los com conectivos enfadonhos, simplesmente deve estar interiorizado para que a sua atenção possa se voltar para o seu
numere-os. público e não para o que você tem que falar. Procure decorar suas anotações
13) Nunca componha o seu texto em negativo (letras brancas num para não precisar das mesmas.
fundo preto) e nunca componha-o sobre um fundo cinza ou de cor, isso 5) Respire fundo. O instinto humano faz com que as pessoas respirem
dificulta a leitura. rapidamente quando estão com medo. Respirar fundo algumas vezes pode
14) Use entrelinhas entre os parágrafos para facilitar a leitura. acalmar o instinto “lute-ou-fuja” e induzir o relaxamento, permitindo que sua
15) Use caixa baixa sempre, inclusive nos títulos. LETRAS MAIÚSCU- mente foque novamente no material e no público.
14) Prepare-se: conheça seus colaboradores. Eles são o seu recep-
tor e, quanto melhor você conhecê-los, maior serão as suas chances de
acertar sua comunicação.