GESTÃO

de
RH
O guia completo para
otimizar processos
1. Introdução
A rotina de um profissional de RH não é fácil. Nesse de-
partamento, um bom número de funcionários chega ao fim
do dia com diversas tarefas não cumpridas e lidando com
cobranças por uma atuação estratégica dentro do negócio.

Um dos fatores que fazem essa situação se prolongar é

a dificuldade em agilizar os processos. Afinal, esse profis-
sional está envolvido em diversas funções cruciais da em-
presa e acaba tendo seu dia consumido com burocracias.
Como resultado, raramente sobra tempo para se criar no-
vas rotinas e trazer inovações para o ambiente de trabalho.

A solução, na maioria dos casos, inclui a automatização

de processos via tecnologia. Assim, quando a rotina de
trabalho é simplificada, a tendência é que o RH conquiste
liberdade para agir na empresa.

Quer saber como libertar o departamento da bu-

rocracia? Confira nos próximos tópicos deste e-book!
Boa leitura.
2. Processos rotineiros
A melhor forma de saber quais são os gargalos na produtividade
do setor de RH é identificar aquelas tarefas que são feitas com fre-
quência e acabam consumindo muito tempo do profissional. Contan-
do com essa lista, fica fácil pensar em soluções para tais problemas.

Um bom exemplo é a gestão de banco de horas. Todas as empre-

sas com mais de dez funcionários são obrigadas por lei a registrar o
ponto, de forma manual, mecânica ou eletrônica. Então, todo fim de
mês, a fim de calcular o salário mensal, o departamento de RH ver-
ifica quais funcionários fizeram horas extras e quanto devem receber
por elas.

Caso a empresa trabalhe com o banco de horas pago em folgas,

também cabe ao RH medir esse tempo e lembrar ao funcionário de
fazer a compensação antes do fim do período aquisitivo. É impor-
tante ressaltar que, quanto maior a empresa, maior é o grau de difi-
culdade dessa tarefa, que exige atenção e exatidão.

Esse é apenas um exemplo das atividades maçantes que corroem

o tempo do RH, mas não é o único: também poderíamos citar a ad-
ministração de benefícios e bonificações, controle de datas de férias
dos colaboradores, entre outras.
2.1 Aliviando a rotina do setor de RH
A melhor forma de evitar erros nessas tarefas e ainda garantir que elas ocu-
pem bem menos tempo da equipe é sistematizá-las. Não há como negar que
essas funções poderiam ser bem mais simples com algumas mudanças bási-
cas em sua execução.

Por exemplo, o controle de banco de horas pode ser feito de forma eletrôni-
ca. Já existem diversos sistemas que contabilizam automaticamente as horas
extras de cada funcionário e fornecem ferramentas de alerta ao fim de cada
mês. Caso as horas sejam pagas, os softwares também oferecem o controle
de folha de pagamentos.

A gestão de RH feita de forma automatizada também pode auxiliar a or-

ganizar benefícios e bonificações. Uma vez cadastrado no sistema, o cálculo
de valores é feito todos os meses, tirando essa tarefa da lista do profissional.

Coordenar férias de colaboradores de uma empresa também pode ser com-

plicado. Além de separar os que estão em período aquisitivo e concessivo, o
RH também precisa se preocupar em não deixar que as férias de funcionários
de um mesmo setor ocorram na mesma época, já que isso pode prejudicar o
andamento das funções na empresa.

Para evitar esses problemas que afetam o setor, sempre existe a possib-
ilidade de automatizar esse controle. Um bom sistema de RH permite o ca-
dastro da área em que um funcionário atua, a data prevista das férias e ainda
avisa se houver relações entre as datas. Prático, não?
3. Gestão de pessoas
Conforme o profissional de recursos humanos perde menos
tempo com essas rotinas importantes, mas estritamente buro-
cráticas, fica mais fácil encontrar momentos para se dedicar à
parte estratégica da sua atuação: a gestão de pessoas.

Atualmente, a função do RH vai muito além de fazer processos

seletivos. De fato, esse departamento é responsável por medir o
clima do ambiente de trabalho e implementar ferramentas que
colaborem para aumentar a motivação dos funcionários, sendo
capazes ainda de desenvolver suas competências e habilidades
e, principalmente, atrair e reter talentos.

Para isso, é preciso investir na gestão de pessoas. Dentro desse

universo, existem diversas técnicas que podem ser usadas, cada
uma com a sua consequência na produtividade e animação dos
trabalhadores. Confira algumas ferramentas essenciais para as
empresas modernas:
 Cultura organizacional
3.1 de crescimento
Recentemente, a missão, visão e os valores
da empresa foram substituídos pelo conceito
de cultura organizacional. Na essência, porém,
possuem o mesmo significado, funcionando
como uma orientação de hábitos, ética profis-
sional e comportamentos esperados dos tra-
balhadores de uma instituição.

Tendo isso em mente, não é difícil en-

tender por que é tão importante guiar essa
cultura organizacional entre os funcionári-
os. Afinal, ela ajuda a manter os padrões de
qualidade e faz o trabalhador “vestir a cami-
sa” do negócio, criando um espírito de união
muito valioso e procurado no mercado.

O papel do RH, nesse caso, é medir se os

funcionários estão compreendendo e agin-
do de acordo com essa cultura. Além disso,
quando há a necessidade de fazer alterações,
o profissional terá que buscar as ferramentas
adequadas para tal, como palestras, cursos e
até mesmo dinâmicas internas.
3.2 Metas e bonificações

A grande maioria das empresas atua com

metas. Esse sistema se tornou popular por
ser uma excelente maneira de planejar e es-
calonar o crescimento, criando projeções se-
guras para que os funcionários possam au-
mentar tanto a produção como as vendas.

Porém, trabalhar com esse método con-

stantemente desafiador exige que as em-
presas se preparem para recompensar os
colaboradores quando o objetivo for atingido.
Assim, a motivação continua alta, puxando a
produtividade para níveis ainda melhores.

As formas de recompensa podem ser es-

tabelecidas de acordo com o perfil da em-
presa, algo que pode ser levantado com a
ajuda do RH. Bônus em dinheiro, folgas, via-
gens ou celebrações são algumas das opções
disponíveis, cabendo ao departamento de
gestão de pessoas descobrir qual é o mais
indicado para cada situação.
3.3 Ambiente de trabalho animado
Um dos fatores que influenciam talentos a abandonarem uma empresa
é um ambiente de trabalho desgostoso. Isso acontece quando não há afeto
entre os funcionários, chefes não atuam como líderes e todos estão insatis-
feitos com a quantidade de tarefas que precisam executar e, principalmente,
com a remuneração.

Nesses casos, o RH pode intervir com uma pesquisa de clima para identific-
ar quais pontos precisam ser melhorados e qual deles é mais urgente. A partir
disso, é possível implementar uma série de ações para mudar essa realidade,
como por exemplo, a criação de planos de carreira, ajuste de cargos e salários,
treinamento de lideranças e dinâmicas para criar o espírito de equipe.
4.
Recrutamento
e seleção
Nenhuma empresa consegue crescer de forma significativa sem
funcionários. Quanto mais comprometidos forem esses funcionários,
portanto, maior as chances de eles colaborarem para a companhia ter
resultados positivos.

Justamente por essa relação, é tão importante que o departamen-

to de RH dê a devida atenção ao processo seletivo. Assim, cabe a ele
encontrar não só uma pessoa qualificada para preencher a vaga, mas
alguém com um talento genuíno e que consiga se integrar perfeita-
mente ao estilo de atuação do negócio e a cultura da empresa.

Para aumentar a assertividade das seleções e a retenção de talentos

na empresa, o profissional de RH precisa ter cuidados específicos nas
diferentes etapas do processo e buscar práticas de recrutamento que
consigam entregar o candidato perfeito. Confira algumas ideias:
4.1 Conhecer o perfil da função
Em algumas empresas, os responsáveis pelo pro-
cesso de seleção não conseguem conhecer a atuação
de todos os cargos, dependendo de lideranças para
listar as capacidades que uma ocupação exige.

Isso é um problema, pois nem sempre as habili-

dades operacionais são o suficiente para encontrar o
candidato ideal. Adicionalmente, em um cenário ain-
da pior, os próprios líderes não são capazes de identi-
ficar as características que desejam nos funcionários.

Por isso, o primeiro item para ir além em seleções

é tentar entender como aquela pessoa vai atuar na
empresa, elucidando as características que o RH está
buscando em um talento. Há diversas ferramentas,
mas você começar de forma simples e objetiva com
um bom formulário de abertura de vaga.
4.2 Recrutamento online
Na era da internet acessível, todos os can-
didatos já têm o hábito de procurar por tra-
balho de forma online, em bancos virtuais de
talentos. Sendo assim, para encontrar bons
profissionais, é indispensável que a seleção
comece com anúncios feitos via internet,
no site da própria empresa ou redes sociais
como o LinkedIn e o Facebook.

4.3 Softwares de recrutamento

O procedimento para contratação conta com diversas etapas, e cabe ao
responsável seguir todas elas e administrar os dados de cada candidato.
Atualmente, com um alto volume de participantes nos processos seletivos,
essa tarefa pode ser difícil de fazer manualmente, ocasionando a perda de
bons concorrentes pelo caminho.

Os softwares de recrutamento foram criados exatamente para reduzir

essa dificuldade. Assim, eles podem automatizar diversos serviços, como a
própria gestão dos dados, além do fluxograma de contratação, evitando que
obrigações sejam esquecidas e prejudiquem a seleção.
5. O papel da tecnologia
para o setor
A tecnologia veio para ficar, e definitivamente, só tem a colaborar
com o departamento de RH. Como a grande maioria das tarefas desse
setor envolve um cuidado humano, a ideia do uso das inovações é fa-
cilitar as burocracias, possibilitando que o profissional tenha tempo
para se dedicar à outra face de sua atuação.

Além de simplificar tarefas, o uso da tecnologia também traz diver-

sos ganhos qualitativos e quantitativos ao setor, como:

• maior eficiência: a redução da possibilidade de erros com o con-

trole de informações feito via software evita retrabalhos;

• segurança: quando os controles de informações confidenciais

são feitos por meio de planilhas, a possibilidade de vazamento é maior.
Por outro lado, os softwares são protegidos por senha, limitando o
acesso somente aos responsáveis;
 • produtividade e economia: com um número menor de tarefas para re-
alizar, o departamento de RH consegue lidar melhor com suas funções, evitan-
do a necessidade de contratações para esse setor;

• inovação: por estar em contato com o RH de diversas companhias, a em-

presa que administra o software pode trazer novidades para seu processo de
seleção, ajudando a encontrar e contratar os melhores talentos;

• customização: por mais que seja possível customizar planilhas, elas

nunca terão o mesmo nível de adaptabilidade de um software desenvolvido
de acordo com as suas necessidades. Algumas funções, como criar alertas
de férias, são impossíveis de serem realizadas automaticamente com con-
troles manuais;

• escalabilidade: caso sua empresa passe por um crescimento muito rápi-

do, o departamento de RH conseguiria aumentar as contratações em 20% sem
perder a qualidade? Com o software de seleção e recrutamento, isso é possível,
evitando que o setor se torne um problema para a expansão do negócio;

• relatórios: as tecnologias usadas em RH têm um benefício imensurável

para o setor, que é a possibilidade de gerar relatórios de forma instantânea. As-
sim, quando alguém pede alguma informação com caráter urgente, o profissional
de gestão de pessoas não precisa se desesperar tentando decifrar planilhas.
6. Conclusão
A tecnologia veio para ficar, e definitivamente, só tem a co-
laborar com o departamento de RH. Como a grande maioria
das tarefas desse setor envolve um cuidado humano, a ideia
do uso das inovações é facilitar as burocracias, possibilitando
que o profissional tenha tempo para se dedicar à outra face de
sua atuação.

Além de simplificar tarefas, o uso da tecnologia também traz

diversos ganhos qualitativos e quantitativos ao setor, como:

• maior eficiência: a redução da possibilidade de erros com

o controle de informações feito via software evita retrabalhos;

• segurança: quando os controles de informações confi-

denciais são feitos por meio de planilhas, a possibilidade de
vazamento é maior. Por outro lado, os softwares são protegi-
dos por senha, limitando o acesso somente aos responsáveis;
7. Sobre o Compleo
O Compleo é um software pensado para melhorar
a gestão do RH, facilitando uma das principais
funções do departamento: o recrutamento e se-
leção. Entre seus benefícios estão a gestão do pro-
cesso de forma completa, desde a divulgação até a
escolha do candidato.

Para facilitar ainda mais a rotina desse profission-

al, o Compleo oferece diversas inovações, como a
possibilidade de triagem por vídeo, gerenciamento
de indicações e referências, customização do fluxo
de trabalho, para que o software se adeque 100%
às necessidades da sua empresa e diversas visões
gerenciais diferenciadas.

www.compleo.com.br