PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO

ARQUIVO - Significado

•Raiz ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio

do governo;
•Verbo ARCHEION => local de guarda, depósito;
•Substantivo ARCHIVES => documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)
 ORIGEM

•Antigüidade  Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;

Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos"

•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos

documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)

•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos

cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
 Gestão documental

O que é ?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).
 PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca

VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA

Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, Impressos manuscritos, audiovisuais,
exemplar único múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela Coleção; documentos unidos pelo
origem conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; Culturais; científicos; técnicos;
legais artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos Passagem natural [ou compra] de fonte Compra, doação, permuta de fontes
documentos geradora única múltiplas

Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, Tombamento; classificação;

catálogos, etc. catalogação: fichários [ou
computador]

Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

 PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO

1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA

Observa a origem da documentação
2º TERRITORIALIDADE

Observa a localização geográfica da documentação

3º TEORIA DAS 3 IDADES
Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos Correntes: consulta freqüente
•Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanente
•Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivo
 C L A S S IF IC A Ç Ã O D O S
A R Q U IV O S
(PAES, 2002)
• QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
 Públicos: Federal / Estadual / Municipal
 Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
Ongs
 Comerciais (Privados): Empresas / Corporações /
Companhias
 Familiais ou Pessoais
 C L A S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IV O S

2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO

 Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acesso
 Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitória
 Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter definitivo
 C L A S S IF IC A Ç Ã O D O S
A R Q U IV O S
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
 Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
 Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)
 Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)
 C L A S S IF IC A Ç Ã O D O S
A R Q U IV O S
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
 Especial: guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suporte
 Especializado: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização

É descentralizado: encontra-se próximo

a estação de trabalho com
moderado indice de utilização

Os documentos ficam armazenados em

pastas ou caixas
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• Q U A N T O À S A T IV ID A D E S
SETORIAL
• R e c e b e r , r e g is t r a r e
c o n t r o la r a t r a m it a ç ã o e a
e x p e d iç ã o d o s d o c u m e n t o s d e
a c o rd o c o m a s n o rm a s e
p r o c e d im e n t o s e s t a b e le c id o s
p / o g e r e n c ia m e n t o c o r p o r a t iv o
d o s d o c u m e n to s .
• O r g a n iz a r e m a n te r o s
d o c u m e n to s n o s p a d rõ e s
e s t a b e le c id o s
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL

- A d m in is t r a r e a t u a liz a r a T T D
- M a n t e r a p a d r o n iz a ç ã o
e s t a b e le c id a
- Re c e b e r a d o c u m e n ta ç ã o
p r o v e n ie n t e d o s A r q u iv o s
o p e r a c io n a is e s e t o r ia is
- P r e s e r v a r a m e m ó r ia d a
e m p re s a
- P r e p a r a r o s d o c u m e n t o s p /:
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL

- Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
 C A R A C T E R ÍS T IC A S D O S
A R Q U IV O S
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL

- Providenciar requisitos técnicos para a preservação

dos documentos na área de armazenamento, no que
se refere a sua localização, iluminação, climatização
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo
 P A R T E III –
P R O C E S S AM E N TO D A
IN F O R M A Ç Ã O
O
A R Q U IV IS T IC A
q u e t o d a O r g a n iz a ç ã o p r o d u z
in d e p e n d e n t e d e s e u t a m a n h o
o u t ip o d e n e g ó c io ?

Documentos

Informações

Conhecimento
 D O C U M E N TO S TÊ M
S U A H IS T Ó R IA

Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos

em pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos

... é uma questão de memória
 Etapas da geração de informações e documentos
01 02 03 04 05

DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
Gavetão
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

06
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
07
DDDDDDDHFAA

08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

DESCARTE

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades
 S IT U A Ç Ã O E N C O N T R A D A N A S
EM P R ES AS
P E L A A U S Ê N C IA D E O R G A N IZ A Ç Ã O
D O S D O C U M E N TO S
 GESTÃO DOCUMENTAL

PARA QUÊ?

planejar e desenvolver atividades, considerando o

capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a história.
 GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:

racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
 GESTÃO DOCUMENTAL

Vantagens:

o controle do trâmite de processos desde

sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.
 AR R U M AÇ ÃO X
O R G A N IZ A Ç Ã O
•Arrumação: metodologia individual  não precisa de
Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são
menores

•Organização: metodologia corporativa  necessita de

um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são
programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação
 P A R T E IV – M É T O D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
D O C U M E N TO S
M é t o d o s : a lf a b é t ic o
n u m é r ic o
a lf a - n u m é r ic o
g e o g r á f ic o
a s s u n to
e p o r c o re s

m e t o d o lo g ia q u e r e la c io n a c o r e s
à s a t iv id a d e s d e s e n v o lv id a s n o
S e t o r , p e r m it in d o o g e r e n c ia m e n t o
v is u a l d o s d o c u m e n t o s .
 M É TO D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
• A lf a b é
D O C U M E N T O S
t ic o : utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
• N u m é r ic o : é um método de acesso indireto
que se baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
• A lf a - n u m é r ic o : utiliza a combinação de
números e letras
• G e o g r á f ic o : utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• A s s u n t o : é o método que indexa o documento
por assunto (problema: interpretação)
 M É TO D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
D O C U M E N TO S
Regras de alfabetação
• J o ã o B a rb o s a P e d ro
Á lv a r e s C a b r a l
B a rb o s a , J o ã o C a b r a l,
P e d r o Á lv a r e s
• S o b r e n o m e s ig u a is :
A n ib a l T e ix e ir a M a r ild a
T e ix e ir a
T e ix e ir a , A n ib a l T e ix e ir a ,
M a r ild a
• A r t ig o s e p r e p o s iç õ e s a , o , d ’ , d a , u m
…
 M É TO D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
D O C U M E N TO S
Regras de alfabetação

• S o b re n o m e s c o m g ra u d e p a re n te s c o :
A n t ô n io A lm e id a F ilh o P a u lo
R ib e ir o N e t o
A lm e id a F ilh o , A n t ô n io R ib e ir o
N e t o , P a u lo
• Em p re s a s :
Em b ra te l A C o le g ia l U n iv e r s id a d e
Fe d e ra l d o Ma ra n h ã o
C o le g ia l ( A ) E m b r a t e l U n iv e r s id a d e
Fe d e ra l d o Ma ra n h ã o
 M É TO D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
D O C U M E N TO S
Regras de alfabetação
• D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s – p r in c ip a l
e le m e n t o a s e r c o n s id e r a d o é a
p r o c e d ê n c ia o u o lo c a l :
- N o m e d o e s t a d o , c id a d e e
c o rre s p o n d e n te  a s p a s ta s s ã o
g u a r d a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a p e la
c id a d e .

. C o r r e s p o n d ê n c ia c o m o u t r o s p a ís e s :
- p a ís , c a p it a l e d o n o m e d o
c o r r e s p o n d e n t e  a s d e m a is c id a d e s
s e r ã o a lb f a b e t a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a ,
a p ó s a s r e s p e c t iv a s c a p it a is d o s p a ís e s a
 M É TO D O D E
A R Q U IV A M E N T O D E
D O C U M E N TO S
• D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s
- N o m e d o e s t a d o , c id a d e e
c o rre s p o n d e n te
Estado Cidade Correspondente
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo Corrêa Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

 M É TO D O S D E
A R Q U IV A M E N T O D O S
D O C U M E N TO S
• Correspondência com outros países:
- país, capital e nome do correspondente

País Cidade Correspondente

França Paris (capital) Silva, Aurélio
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

 ATIVIDADE
Nomes Pessoais Nomes de Empresas
Wadenilson Gonçalves Santos Companhia Vale do Rio Doce
Zaira Cardoso Nunes Visão Turismo
José de Maria de Oliveira A Três Irmãos
Laine da Silva The Library of Congress
Márcio Santos Júnior Para Sempre Móveis Ltda.
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
 O R G A N IZ A Ç Ã O D O S
D O C U M E N TO S

ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

1. o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r o rd e n a d o s
um a um
( u t iliz a n d o o m é t o d o a d e q u a d o - A lf a /
N u m / C r o n o lo g . )

2 . p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m : p a s t a s
in t e r c a la d o r a s o u s u s p e n s a s ,
e n v e lo p e s , g u ia s s e p a r a d o r a s o u c a p a -
d u ra

3 . s ã o p r e s o s c o m g r a m p o s p lá s t ic o s .

4 . a id e n t if ic a ç ã o d o a s s u n t o s e r á n o
v is o r d a s p a s t a s s u s p e n s a s
 O R G A N IZ A Ç Ã O D O S
D O C U M E N TO S
ARQUIVO CENTRAL
1. o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r
o rd e n a d o s u m a u m

2 . p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m :
p a s t a s in t e r c a la d o r a s , p a s t a s
s u s p e n s a s , e n v e lo p e s , g u ia s
s e p a ra d o ra s o u c a p a s d u ra s

3 . s ã o p re s o s c o m g ra m p o s
p lá s t ic o s .

4 . p r e e n c h e r o f o r m u lá r io p / o
c a d a s tra m e n to e m s o ft
d e g e r e n c ia m e n t o d e d o c u m e n t o s

5 . a c o n d ic io n a r o s d o c u m e n t o s e m
 ACONDICIONAMENTO
Sis te ma de core s
A r q u iv o s C o r r e n t e s /
In t e r m e d iá r io s
Padrão Pasta Intercaladora Projeção – tira de inserção

Padrão Pasta Suspensa

 ACONDICIONAMENTO

Fichas guias

Silva
AL
A
 ACONDICIONAMENTO
Sis te ma de core s
Arq uivo Ce ntral
Padronização do Arq uivame nto

EMPRESA
0010
 ACONDICIONAMENTO

Etiqueta com o nome e cor

Etiqueta de legenda do setor
ACONDICIONAMENTO
 ACONDICIONAMENTO
Data

Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do

documento
A R Q U IV A M E N T O –
P A D R O N IZ A Ç Ã O
A R Q U IV A M E N T O –
P A D R O N IZ A Ç Ã O
A R Q U IV A M E N T O –
P A D R O N IZ A Ç Ã O
 P AR TE V – C O M O
O R G A N IZ A R A M A S S A
D O C U M E N TA L ?
1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD por Área
por Espécie Documenta
por Temporalidade
por Referência legal
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos

3. Metodologia para Organização dos documentos

4. Informatização
 D IA G N Ó S T IC O
1
I n ic io

Conhecer 2 5 Planejament
Atividade
P e g u n ta N ão A ção

S im
o
Cultura 3
A ção
6
A ção

Gestão
4 7
A ção P e g u n ta N ão

S im

8
I n ic io

Informação G e stão Tecnologia

Documento do
C o n h e c im e n t o
Mídias
 D IA G N Ó S T IC O
O B J E T IV O :
- m a p e a r , a v a lia r e d e s c r e v e r o
c e n á r io
- le v a n t a r e a n a lis a r d a d o s r e f e r e n t e
a o s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d e
d o c u m e n t o s p o s s ib ilit a n t o a
e la b o r a ç ã o d o P la n o d e A ç ã o  o
q u e , c o m o , o n d e , q u a n d o , q u a n to
te m p o , q u e m e q u a n to c u s ta .

R E L A T Ó R IO :
 Visa retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisando
 D IA G N Ó S T IC
O
PARA QUE SERVE?
- t o m a r m e d id a s c o r r e t iv a s d e u m a
s it u a ç ã o c r it ic a
- c o n h e c e r o s p r o b le m a s e a s
p o s s iv e is m e d id a s p / r e s o lv ê - lo s
- s o lu c io n a r p r o b le m a s q u e s e
t r a d u z e m e m d e s p e r d ic io s
- c o n h e c e r fa to re s q u e fa v o re c e m e
lim it a m a im p la n t a ç ã o d o
s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d o s
d o c u m e n to s
- m a x im a r o c u s t o - b e n e f ic io d o c a p it a l
 D IC A S P A R A O
D IA G N Ó S T IC O
E LAB O R AÇ ÃO :
 E x ig e : p e r c e p ç ã o , b o m s e n s o ,
e x p e r iê n c ia t é c n ic a , c r ia t iv id a d e ;
d e v e s e r d e s e n v o lv id o p o r m a is
de uma pe s s o a

C o le t a d e d a d o s :
- O b s e rv a ç ã o
- E n t r e v is t a o u q u e s t io n á r io
s o b r e : v o lu m e , f o r m a d e
a r m a z e n a m e n t o , o r g a n iz a ç ã o ,
r e c u p e r a ç ã o / a c e s s ib ilid a d e ,
 Diag nós tico - Mode lo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas

 Volume de documentos gerados ao longo  Ausência da TTD gera insegurança no

dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
 Existência de documentos obsoletos e em
duplicidade
 Ausência de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo  Processo de busca do documento
descarte dos documentos, criando a
sistemática de guarda indevida ou
de expurgos errôneos.
 Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliário
saturado
comprometido.

AÇÃO CORRETIVA:

• Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados

Temporalis
• Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
• Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa
 Diag nós tico - Mode lo
ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas

Metodologia individualizada e Particularização no processo de
despadronizada. arquivamento gerando dificuldade de
 acesso ao documento.
Ausência de automação do processo de
recuperação documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.




AÇÃO CORRETIVA

√ Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.

√ Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.


 PLANO DE AÇÃO - Modelo
PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

1 Organização do Acervo Organização dos grupos CC

do Arquivo Central documentais

1.1 Elaboração da Tabela Determinação dos prazos Dar consistência legal ao Através de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislação
Documental descarte do acervo documentos com
documental anuência do Cliente

Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental CC/
Coamo
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as não documentos obsoletos
4. Triagem da obsoletos conformidades
documentação
 PLANO DE AÇÃO - Modelo
PLANO DE AÇÃO

ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

2 Padronização Padronização e
Organização dos organização dos
documentos documentos para
formação de um sistema
de recuperação e
armazenamento eficientes
3 Informatização do Transcrição da informação
acervo organizada e validada em
mídia eletrônica
4 Cadastramento dos Formação de Base de
dados Dados para cadastramento
da informação
5 Manuais de Descrição dos
procedimentos/Politica Procedimentos referentes
Documental Corporativa aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação com
a Empresa
O fornecimento de Através de CC
informação deverá implementação de
atender ao padrão metodologia
estabelecida
Permite a economia de Através da CC
tempo, espaço, e otimiza estruturação de
as atividades da empresa Aplicativo para
somado ao fator cadastramento de
segurança documentos
Para permitir os itens de Alimentando e CC
validação, indexação, auditando a Base
pesquisa, entre outros implantada
Manutenção do Sistema Descrevendo a CC
estabelecido metodologia utilizada
para a estruturação do
serviço de
documentação
 P O R Q U E IM P L A N T A R U M A
P O L IT IC A D E R A C IO N A L IZ A Ç Ã O
D E D O C U M E N TO S ?
ALA DOS ALA DOS
OBCECADOS GUARDADORES
DESCARTANTES OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar Fazer cópias para não

papel fora perder o controle
 P O R Q U E IM P L A N T A R U M A
P O L IT IC A D E R A C IO N A L IZ A Ç Ã O
D E D O C U M E N TO S ?
- Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
- Melhor organização, permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservação dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.
 PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE É?

É um instrumento que define critérios de seleção

de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.
 TTD – E LA B O R A Ç ÃO

1. Passo: Coleta de Informações

Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade

 Detalhar as informações sobre cada documento

através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental
 TTD – E LAB O R AÇ ÃO

2. Passo: Consolidação das Informações

 O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
 Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
 Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)
 TTD – E LAB O R AÇ ÃO

3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
 Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.
 TTD – E LAB O R AÇ ÃO

4. Passo: Formatação final

 Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
 Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
 Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.
 TTD - E LA B O R A Ç ÃO

5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento

Estabelecer Procedimentos para:
 Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
 Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação
 T T D - A p lic a ç ã o

A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
 TTD - U F M A
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.

O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de

PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas
atribuições estatutárias.
Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela
faz parte integrante.
Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se.
São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIRO
Presidente
 TTD - U F P B
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho

Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à
resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.

•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para

complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.

•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da

UFPB.
 Entendendo o Ciclo de Vida Documental
Arranjo / Recolhimento
Descrição Processo de

o
iment
Classificação
(aplicação da
h P TTD)
Recol

AVAL C

AVAL

Transferência
Controle:
-Entrada;
-Saída; • Fase Corrente / Intermediária 
Gestão de Documentos
-Eliminação
•Fase Permanente  Manutenção e
Guarda de Documentos
 P A R T E V II - P R O G R A M A S
P A R A G E R E N C IA M E N T O D E
D O C U M E N TO S
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
• c a d a s ta r
d o c u m e n to s
a rm a z e n a d o s n o s
A r q u iv o s
• g e r e n c ia r
in f o r m a ç•cõ reias r ,d ee d it a r , d is t r ib u ir
t e x t o e dine f oimr ma ag çe õnes s v ia r e d e ,
d is c o m a g n é t ic o o u C d
•a t u a liz a r e c o m p a r t ilh a r
in f o r m a ç õ e s
•d e s e n v o lv e r p e s q u is a
 P R O G R AM AS P AR A
G E R E N C IA M E N T O D E
D O C U M E N TO S
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas

característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.
 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS – GED

O GED é a s omatória
das te cnolog ias e
produtos q ue ob je tivam
g e re nciar informaçõe s -
e m forma de voz, te xto
ou imag e m de mane ira
e le trônica.
O s is t e m a d e G E D – n ã o é s ó
g e r e n c ia m e n t o d e a r q u iv o s . E le
im p le m e n t a c a t e g o r iz a ç ã o d e
d o c u m e n t o s , t a b e la s d e
t e m p o r a lid a d e , a ç õ e s d e
 GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
- GED
GED não é só escanear, através da
D ig it a liz a ç ã o

Cons is te :
1. Pre paração dos docume ntos
2. Inde xação
3. Dig italização
4. Exportação das imag e ns e índice s
 G ED X G D E

GESTÃO DE DOCUMENTOS GED – Gestão

Eletrônica de
Documentos
Gestão Eletrônica de Arquivos (IDEAL)

Gestão
Tradicional de
Arquivo
Todos os Arquivos Eletrônicos Gestão de
suportes, (somente documentos em Documentos
inclusive papel meio eletrônico) Eletrônicos

MANUAL AUTOMATIZADO
 P A R T E V III - N O R M A S E
L E G IS L A Ç Ã O
A R Q U IV ÍS T IC A
N ORMA
• IS A D ( G ) – NormaS Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• IS A A R ( C P F ) – Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias

Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das

descrições dos isntrumentos de pesquisa
 NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
L E G IS L A Ç Ã O

• LEI 8.159/1991
Âmbito Federal
• DECRETO 4.553/2000

•LEI 8.264/2005 Âmbito Estadual

 Estes documentos regulam as disposições

sobre arquivo nas esferas federal e estadual
 C O N C LU S ÃO
Q u a l o r e s u lt a d o d o u s o d a
Ge s tã o d e D o c u m e n to s ?
 Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
 Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
 Melhorar a imagem das instituição junto aos seus
clientes internos e externos
 Incentivar a participação dos geradores de
informações na busca de melhorias
 Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.