Deixe o começo para o final

Esta talvez seja uma das dicas mais importantes para planejar bem uma apresentação
- nada de iniciar o planejamento da fala pela introdução. A maioria comete o erro de
iniciar o plano da exposição elaborando em primeiro lugar o que pretende transmitir no
começo.
É fácil deduzir que você só poderá saber como deverá ser o início depois de estar
consciente do assunto que irá abordar e dos objetivos que pretende atingir.

Talvez pareça estranho para alguns, mas a introdução deverá ser planejada em último
lugar, depois mesmo da conclusão, quando já souber qual o trajeto que a mensagem
seguirá e quais as barreiras e desafios que precisará superar durante a exposição.
A introdução só poderá ser preparada de forma adequada quando você já souber
quem serão os ouvintes, que informações possuem sobre a matéria e se irão ou não
levantar resistências com relação a você ou ao tema da exposição.
Por isso, ao planejar as etapas da apresentação leve em conta inicialmente o tema
que irá abordar e deixe a introdução e a conclusão para o final.

Passo 1 - identifique o assunto

Para que uma apresentação seja bem planejada, sua primeira atitude deve ser a
de identificar qual o assunto que pretende desenvolver. Acredite, muitas pessoas
falam em público sem ter noção clara sobre o assunto que irão expor.
Por exemplo, poderão estar certas de que falarão sobre rentabilidade das operações,
quando na verdade esse era apenas um dos aspectos de um assunto mais
abrangente – planejamento estratégico.

Depois que você identificar qual é o assunto, elabore a linha de argumentação que
pretende utilizar – estatísticas, pesquisas, estudos técnicos e científicos, teses,
exemplos, comparações, testemunhos.

Dica especial – inicie a organização dos argumentos escolhendo para o início um que
seja bom, e na seqüência vá pela ordem crescente, desde o mais frágil até chegar
àquele que considere irrefutável.
Para descobrir que tipo de resistência poderá encontrar, imagine como você reagiria
se estivesse no lugar dos ouvintes. Na posição deles como se sentiria diante da
proposta que você irá apresentar. Tente deduzir que objeções eles poderiam levantar
contra os argumentos e prepare-se para refutá-las de maneira conveniente.

Identifique os objetivos
Quero alertá-lo para o fato de que você ainda está no assunto central, no primeiro
passo do planejamento.
Após identificar o assunto descubra que objetivo o motivou a se apresentar. Sugerir
solução para um problema? Ou comunicar uma novidade? Descobriu?
Agora você já está pronto para planejar o segundo passo da sua apresentação.

Passo 2 - facilite a compreensão dos ouvintes

Lembre-se, você precisa pensar com a cabeça dos ouvintes. Por isso, procure deduzir
que informações eles ainda não possuem e o que poderia ser feito para ajudá-los a
compreender melhor a mensagem.
O fato de você saber qual é o conteúdo da sua exposição não significa que os
ouvintes também já saibam. De maneira geral não só não sabem como precisam ser
bem orientados, para que possam compreender o assunto que irão ouvir.
Para facilitar a compreensão dos ouvintes revele a eles qual o assunto que irá expor e
esclareça qual o problema que precisa ser solucionado.
Se você pretende discorrer sobre um assunto novo, sobre o qual eles não estejam
devidamente inteirados, faça um retrospecto, um histórico mostrando como os fatos
evoluíram no transcorrer do tempo até chegar ao momento presente.

Note que essas informações só serão possíveis depois de você ter cumprido o
primeiro passo do planejamento, isto é, ter identificado qual é o assunto e quais são os
objetivos da apresentação.

Passo 3 - finalmente a Conclusão e a Introdução

Neste momento você já está em condições de planejar como fará a conclusão,

levando os ouvintes a refletir ou agir de acordo com a sua mensagem ou sua proposta.
E depois de ter organizado todas as etapas da apresentação você finalmente poderá
se decidir pela melhor introdução.
Sabendo agora qual será a seqüência da exposição e as dificuldades que deverá
suplantar, estará em condições de planejar o início da apresentação. Estará
consciente de como deverá agir para afastar desde o princípio as resistências dos
ouvintes e conquistar a atenção e a simpatia de todos.

A partir desse planejamento simples você irá ordenar melhor o seu pensamento e
possibilitará que o ouvinte acompanhe sem esforço toda a seqüência do discurso.
Com tudo planejado, agora é só ir para frente do público e começar a falar pelo
começo.