Manual Atos Documentos SIADv6 Janeiro2020

Ministério da Economia
Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE
Sistema de
Atos e Documentos
Rio de Janeiro
Janeiro 2020
Sistema de Atos e Documentos
Sumário
Apresentação............................................................................................................................ 4
Caracterís cas gerais dos documentos oficiais …..................................................................... 5
Legalidade ....................................................................................................................... 5
Impessoalidade ..........................................................…................................................... 5
Publicidade ...................................................................................................................... 5
Clareza, Concisão, Formalidade, Obje vidade e Uniformidade ...................................... 6
Atos Administra vos ............................................................................................................... 7
Resolução ........................................................................................................................ 7
Norma de Serviço ............................................................................................................ 8
Ordem de Serviço ............................................................................................................ 8
Portaria ............................................................................................................................ 9
Documentos Administra vos ……………………………………………………………………………………………... 10
Despacho ......................................................................................................................... 10
O3cio ............................................................................................................................... 10
O3cio Circular .................................................................................................................. 11
Acesso ao Sistema ................................................................................................................... 12
Menu de Atos Administra vos .................................................................................................. 14
Pesquisar ......................................................................................................................... 15
Consultar / Alterar ........................................................................................................... 16
Processo .......................................................................................................................... 18
Selecionar Publicação ...................................................................................................... 19
Gerar Arquivo do DOU ..................................................................................................... 19
Confirmar Publicação DOU .............................................................................................. 19
Lembretes de Uso do Sistema .................................................................................................. 20
Cadastrar ................................................................................................................................. 21
Dados do ato ................................................................................................................... 21
Corpo do ato .................................................................................................................... 24
Ato em PDF ...................................................................................................................... 25
Anexo PDF ........................................................................................................................ 25
Histórico ........................................................................................................................... 26
Des natários do O3cio Circular ……………………………………………………………………………………….….. 28
O3cio Circular ………………………………………….……………………………………………………………….. 31
Menu de Bole m de Serviço – Para os Usuários ....................................................................... 35
Bole m de Serviço – BS …................................................................................................. 35
Pesquisar ......................................................................................................................... 35
2
Menu de Bole m de Serviço – Para o Administrador do BS ..............................................…... 37

Selecionar Publicação …................................................................................................... 37
Gerar Bole m de Serviço ................................................................................................. 38
Alterar Bole m de Serviço ............................................................................................... 40
Menu Diário Oficial União ........................................................................................................ 42
Diário Oficia da União – DOU ….......................................................................................... 42
Portal a Imprensa Nacional .............................................................................................. 42
Guia Rápido ..................................................................................................................... 42
Manual do Usuário .......................................................................................................... 42
Menu Administração ................................................................................................................ 43
Assunto ............................................................................................................................ 43
Tipo do ato ...................................................................................................................... 44
Órgão Complementar ...................................................................................................... 45
Órgão e Tipo de ato ......................................................................................................... 45
Menu dos Sistemas ................................................................................................................... 47
Sistema de Documentos Administra vos – SDA .............................................................. 47
Sistema de Atos Delibera vos – An go Sistema de Atos e Documentos …....................... 47
Atos Administra vos – Situação no Sistema ............................................................................. 48
Perguntas Frequentes – FAQ ..................................................................................................... 49
1. Como alterar o conteúdo de um ato administra vo? .................................................. 49
2. Como alterar a situação de um ato administra vo? …................................................. 50
3. Como alterar o assunto de um ato administra vo? ….................................................. 51
4. Como alterar a autoridade de um ato administra vo? ............................................... 52
5. Como tornar vigente um ato administra vo? .............................................................. 53
6.Como revogar, alterar ou tornar sem efeito um ato administra vo? …........................ 54
7. Como excluir um ato administra vo? .......................................................................... 55
8. Como pesquisar um ato administra vo? ..................................................................... 56
Organização do IBGE – para DOU e BS ..................................................................................... 57
Glossário ................................................................................................................................... 62
Referências ................................................................................................................................ 68
3
Apresentação
Este manual tem como objetivo orientar quanto ao uso do Sistema de

Atos e Documentos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE. Este
sistema foi desenvolvido com foco na padronização das normas e procedimentos
para os atos administrativos das autoridades do órgão, como forma de estabelecer
modelos a serem utilizados internamente.
Além da padronização e a uniformização de atos administrativos

internos, o Sistema de Atos e Documentos tem como função a emissão, o
armazenamento, a publicação e a recuperação destes como forma de subsidiar as
decisões das autoridades representando um significativo avanço no modelo de
gestão.
Com esta iniciativa esperamos o aperfeiçoamento da produção

normativa e administrativa do IBGE que, como todo órgão da Administração
Pública, deve observar em suas práticas gerenciais os princípios constitucionais da
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
4
Características gerais dos documentos oficiais
As características gerais e imprescindíveis da redação oficial são as

mesmas que afetam a Administração Pública, conforme o caput do art. 37 da
Constituição Federal de 1988: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade
e eficiência. Além dessas, a Lei Complementar nº 95, de 26 de fevereiro de 1998,
em seu artigo 11, determina que as disposições normativas sejam redigidas com
clareza, precisão e ordem lógica.
Diante disso, é importante que sejam observadas algumas

características quando da redação de atos oficiais, sejam normativos, sejam de
expediente:
Legalidade
A Administração Pública somente poderá fazer o que estiver

expressamente autorizado em lei e nas demais espécies normativas, ou, quando
for o caso, em ato de delegação de competência.
Certifique-se de que possua respaldo legal para a emissão do ato

normativo.
Impessoalidade
O agente público signatário representa a Administração Pública,

devendo, pois, tratar do assunto de forma impessoal. Essa recomendação não tem
relação direta com a pessoa gramatical do verbo relativo ao emissor, que tanto
pode ser empregado na primeira pessoa do singular (Ex.: Comunico..., Solicito...)
quanto na primeira pessoa do plural (Ex.: Comunicamos..., Solicitamos...).
Publicidade
A publicidade é um dos mais importantes princípios da Administração

Pública. Significa tanto que as matérias possam ser lidas, porque foram
publicadas, quanto compreendidas, porque foram escritas com clareza.
Estão ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas nem Lei.
5
Clareza, Concisão, Formalidade, Objetividade e Uniformidade
A clareza é atingida pelo uso de expressões simples, diretas e de fácil

entendimento para o público em geral.
A concisão é a qualidade de apresentar o texto com o mínimo de

palavras, eliminando a adjetivação desnecessária, períodos extensos e
redundantes.
A formalidade se expressa pela utilização do padrão da linguagem culta,

que está “acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos
modismos vocabulares e das particularidades linguísticas.” (BRASIL. Superior...,
2007, p. 15).
A objetividade resulta em evidenciar a ideia central do documento,

evitando tratar de assuntos diversos em um mesmo documento.
A uniformidade, refletida na padronização dos documentos, decorre da

premissa de que o emissor dos documentos, o IBGE, é único, independente de
quem seja o redator.
A uniformização do layout e a correta diagramação dos documentos

oficiais, combinadas com a clareza do texto, são elementos indispensáveis à
adequada transmissão da mensagem.
6
Atos Administrativos
Ato Administrativo é a declaração de vontade do Poder Público

anunciando decisão adotada, como requisito legitimador da sua futura atuação na
aplicação da lei. É “toda manifestação unilateral de vontade da Administração
Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar,
transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos
administrados ou a si própria”.(Hely Lopes Meirelles: Direito administrativo
brasileiro, p. 145.)
Em um ato administrativo podemos ter esta manifestação de vontade da

Administração, logo é importante ressaltar quais são estes atos administrativos,
assim como sua finalidade, uso e autoridade competente para tal, de forma que
tenhamos além da padronização, a legalidade dos atos administrativos.
Deste modo, serão definidos os atos administrativos, assim como sua

finalidade e autoridade competente, sendo indicado as possibilidades de status
neste Manual.
Resolução
É o ato administrativo de conteúdo concreto, de efeitos internos e a
forma que revestem determinadas deliberações da Instituição.
Ato normativo ou de caráter geral da competência do Conselho Diretor,
do Presidente ou baixado pelo Diretor-Executivo, sobre matéria de serviço de suas
competências ou por delegação. (Inc. I, Art. 87, Portaria MPOG 215/2004 -
Regimento Interno)
Somente o Conselho Diretor, o Presidente e o Diretor-Executivo poderão
emitir uma nova Resolução, onde o usuário autorizado por estes, poderá cadastrar
a resolução, gerar o PDF para ser assinado e armazenar os anexos se existirem.
O status pode ser “Minuta” ou “Aguardando Publicação”; o status de
“Vigente” será visível quando de sua publicação em Boletim de Serviço – BS.
As opções “Alterado” ou “Revogado” serão visíveis quando do cadastro
e emissão de novo ato que tenha esta condição quando da sua publicação e
vigência; ou seja, o novo ato cadastrado quando for vigente, altera ou revoga este
ato, sendo que esta operação será realizado no histórico (ver no item Histórico a
seguir) do novo ato.
Enquanto o status estiver como “Minuta” ou “Aguardando Publicação”
o ato não será liberado para visualização de todo o IBGE.
Para ser visualizado, o status deve ser “Vigente”, “Alterado” ou
“Revogado”.
7
Caso tenha cadastrado como “Restrito” somente serão visualizados

pelos usuários autorizados pelo usuário que o cadastrou.
Norma de Serviço
É ato normativo ou de caráter geral baixado pelos Diretores, pelo Chefe
do Gabinete do Presidente, pelo Procurador-Chefe e pelos Coordenadores-Gerais,
sobre matéria de serviço de suas competências ou por delegação. (Inc. II, Art. 87,
Portaria MPOG 215/2004 - Regimento Interno).
Somente os Diretores, o Chefe de Gabinete da Presidência, o
Procurador-Chefe e os Coordenadores-Gerais poderão emitir uma nova norma de
serviço, onde o usuário autorizado por estes, poderá cadastrar a nova Norma de
Serviço, gerar o PDF para ser assinado e armazenar os anexos se existirem.
“Revogado”
Ordem de Serviço
É um ato administrativo interno que contém instrução aos subordinados
sobre a maneira de se realizar determinado serviço. Também é assim chamada a
autorização para o início de determinado serviço.
Formaliza o ato normativo ou de caráter geral baixado pelos
Coordenadores e pelos Chefes das Unidades Estaduais, sobre matéria de serviço
de suas competências ou por delegação. (Inc. III, Art. 87, Portaria MPOG
215/2004 - Regimento Interno).
Somente o Presidente, o Chefe do Gabinete do Presidente, os Diretores,
o Procurador-Chefe, os Coordenadores-Gerais, os Coordenadores e os Chefes das
Unidades Estaduais poderão emitir uma nova ordem de serviço, onde o usuário
autorizado por estes, poderá cadastrar uma nova Ordem de Serviço, gerar o PDF
para ser assinado e armazenar os anexos se existirem.
8
“Revogado”
Portaria
É um ato administrativo interno que contém instruções acerca da
aplicação de leis ou regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de
execução de serviço, nomeações, designações, exonerações, demissões,
punições, ou qualquer outra determinação de sua competência.
Ato que formaliza os fatos individualizados da vida funcional do
servidor; a composição de comissões e grupos de trabalho com representação de
servidores ou pessoas externas ao IBGE, constituídos para assuntos relativos a
programas e ações da Instituição.
É competência do Presidente, do Chefe do Gabinete do Presidente, dos
Diretores, do Procurador-Chefe, dos Coordenadores- Gerais, dos Coordenadores e
dos Chefes das Unidades Estaduais. (Inc. IV, Art. 87, Portaria MPOG 215/2004 -
Regimento Interno).
Somente o Presidente, o Chefe do Gabinete do Presidente, os Diretores,
do Procurador-Chefe, os Coordenadores-Gerais, os Coordenadores e os Chefes das
Unidades Estaduais poderão emitir uma nova Portaria, onde o usuário autorizado
por estes, poderão gerar uma nova Portaria, gerar o PDF para ser assinado e
armazenar os anexos se existirem.
“Revogado”.
9
Documentos
Despacho
São movimentações administrativas para que o processo seja
encaminhado corretamente e atinja seu fim: decidir o problema.
É a manifestação, por escrito, lançada no processo, podendo ter anexos
e submetido a apreciação.
Os despachos estão associados a um processo administrativo, logo é
exigido o número do processo administrativo e a referida folha.
O status pode ser “Minuta”, “Concluído” ou “Aguardando Publicação”.
Enquanto o status estiver como “Minuta” ou “Aguardando Publicação”,
o ato não será liberado para visualização de todo o IBGE, apenas para os usuários
habilitados como cadastradores.
Para ser visualizado o status deve ser “Concluído”, quando tiver sido
dado o procedimento de envio ou com o status de “Vigente”, quando da
publicação.
Ofício
Antes da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da
República, haviam três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela
finalidade do que pela forma: o ofício, a carta e o memorando.
A partir desta edição; em dezembro de 2018, com objetivo de
uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o
que chamamos de padrão ofício.
A distinção básica anterior entre os três era:
a) carta: era expedido para tratar com a pessoa física;
b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e
c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo
ofício nas três hipóteses.
Desta forma; o SDA-Atos e Documentos passa a oferecer, a partir de

janeiro de 2020; apenas o ofício como forma de comunicação oficial; tanto para a
comunicação externa e interna; e tem como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também com público em
geral.
10
Pode-se cadastrar um novo Ofício; gerar o PDF para ser assinado e

armazenar os anexos se existirem.
O status pode ser “Minuta” ou “Concluído”.
Enquanto o status estiver como “Minuta”, o ato não será liberado para
visualização de todo o IBGE, apenas para os usuários com perfil de cadastradores.
Para ser visualizado o status deverá estar como “Concluído”, quando
tiver sido dado o procedimento de envio.
Ofício Circular
É uma das modalidades de comunicação interna ou externa e tem como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública
entre si e, também com público externo.
Sua característica principal é que o texto é único e os destinatários são
vários.
Pode-se cadastrar um novo Ofício Circular; indicar os vários órgãos
destinatários; gerar o PDF para ser assinado e armazenar os anexos se existirem.
O status pode ser “Minuta” ou “Concluído”.
Enquanto o status estiver como “Minuta”, o ato não será liberado para
visualização de todo o IBGE, apenas para os usuários com perfil de cadastradores.
Para ser visualizado o status deverá estar como “Concluído”, quando
tiver sido dado o procedimento de envio.
11
Acesso ao Sistema
O Sistema de Atos e Documentos está disponível através do Sistema
de Dados Administrativos (SDA) no link http://w3.sda.ibge.gov.br/.
Para acessar o sistema é necessário o login e senha, que é o mesmo

utilizado para acesso na Rede IBGE.
O Sistema de Atos e Documentos pode ser acessado pelo menu

“Organização” do SDA, em “Atos e Documentos”, conforme figura abaixo.
Os menus serão disponibilizados de acordo com o perfil de acesso de

cada usuário.
12
Após se logar no Sistema use os ícones abaixo para:
– Use a ícone para voltar a tela inicial. (Tela de menu principal todo aberto).
- Use a ícone para desconectar do sistema. (Canto direito superior).
para imprimir o relatório da consulta realizada.
13
Menu de Atos Administrativos

O responsável pelas informações disponibilizadas sobre os atos
administrativos são os setores do IBGE.
Este atos são disponibilizados de acordo com o

perfil de cada usuário cadastrado na
Diretoria/Coordenação/Gerência e visíveis no
Menu à esquerda no Sistema de Atos e
Documentos, conforme figura ao lado.
Assim, antes de detalhar como realizar o

cadastramento do ato administrativo, é necessário
esclarecer as demais funções do sistema.
14
Pesquisar
Permite a todos os servidores do IBGE consultar os atos já publicados.
Os atos administrativos com status de “Concluído” serão visualizados

apenas pelos usuários habilitados como cadastradores.
Os atos administrativos cadastrados como “Restrito” somente serão

visualizados pelos usuários autorizados pelo usuário que o cadastrou.
Nesta janela, a pesquisa pode ser feita pelos parâmetros: Órgão, Tipo
do Ato, Assunto, Data, Situação, Ementa/Descrição (parte) e Corpo do ato (parte),
como será detalhado a seguir no “Consultar”.
Não é necessário listagem ou lista para realizar uma busca, basta iniciar
a digitação no campo “Órgão”, “Tipo de Ato”, “Assunto” ou “Número do
Processo” e o sistema lhe dará opções de escolha.
Pode ser escolhido um ou mais campos para realizar uma pesquisa;

sendo necessário reduzir a pesquisa, deve-se preencher mais campos restringindo
a pesquisa.
15
Consultar / Alterar
Somente pessoas autorizadas terão esta funcionalidade.
Esta funcionalidade permite consultar todos os atos administrativos e

alterar os atos administrativos cadastrados pelo usuário; ou seja, o usuário no
sistema poderá visualizar os atos administrativos vigentes de outras unidades,
porém somente poderá alterar os atos administrativos da unidade/órgão de sua
lotação.
Ao clicar neste link “Consultar/Alterar” será aberta a janela abaixo:
do Ato, Assunto, Período/Data, Situação, Ementa/Descrição (parte), Corpo do ato
(parte) e Número do Processo.
Todo o sistema está parametrizado com base em números de cadastros

já existentes, logo se pode realizar a consultar por nome, digitando o nome
desejado no respectivo campo ou por número, caso seja de seu conhecimento.

Exemplo: por Órgão:
245 = Centro de Documentação e Disseminação de Informações
1083 = Diretoria-Executiva
16
1171 = Unidade Estadual no Distrito Federal. Ao iniciar a digitação de um

dado em um dos campos disponíveis, o sistema já disponibiliza uma caixa de
combinação com as opções disponíveis mais próximas, facilitando a busca e
preenchimento.
Consultar - Todos podem ver todos os atos administrativos, exceto os

restritos.
Alterar – usuários da mesma unidade/lotação/órgão podem alterar o ato

administrativo.
17
Processo
Nesta janela, a pesquisa tem por objetivo listar todos os atos
administrativos que têm o mesmo processo; ou seja, ao realizar uma busca por
processo, serão listados, em ordem crescente das folhas do processo pesquisado
com todos os atos administrativos que foram cadastrados no Sistema de Atos e
Documentos deste processo.
Com este procedimento, após alguns anos de uso e o cadastramento de

todos os atos administrativos de um processo no Sistema de Atos e Documentos,
o objetivo é finalizar/arquivar o processo no Sistema de Atos e Documentos, de
forma que possam ser consultados os processos finalizados/arquivados.
18
Selecionar Publicação
Nessa funcionalidade será permitido visualizar todos os atos que estão

marcados para publicação no Boletim de Serviço ou no Diário Oficial da União e
ainda não foram publicados.
Assim, há a possibilidade de seleção, escolha da opção de onde deve

ser publicado o ato e gravar/salvar, tendo certeza de que o documento será
publicado no local escolhido, BS ou DOU, na próxima edição.
Gerar Arquivo do DOU

Nessa funcionalidade serão gerados os arquivos que devem ser

enviados para o Diário Oficial.
As informações selecionadas na funcionalidade de “Selecionar

Publicação”, serão gravadas no arquivo.
Confirmar Publicação DOU

Nessa funcionalidade deverão ser informados quais atos do arquivo

enviado foram realmente impressos no Diário Oficial.
As informações selecionadas na funcionalidade irão atualizar todos os

atos administrativos com o status de “Vigente” e vinculará a data de publicação,
seção, página em cada ato.
19
Lembretes de Uso do Sistema

Antes de cadastrar um ato administrativo vale lembrar que estamos em
um sistema e na Rede IBGE, logo o tempo de permanência/logado é pré-
determinado, podendo ser finalizado seu login a qualquer momento.
Lembrete:
Este é um sistema WEB, o Login tem um tempo pré-determinado para
expirar; isto é, será necessário novo login e os documentos não serão perdidos se
estiverem salvos. Por isso, se estiver digitando um ato administrativo no sistema e
este for muito longo e demorado, sugerimos que o ato seja feito num editor de
texto externo/auxiliar e depois copiado para o Sistema com <CTRL+C> e
<CTRL+V> no respectivo campo.
Assim como no antigo BDA, na parte “Dados do Ato” usar a tecla TAB
e na parte “Corpo do Ato” utilize apenas a tecla “ENTER” para os parágrafos ou
utilize a barra de espaço para formatação de seu documento. Nunca use a tecla
“TAB” no corpo do ato.
Na parte “Dados do Ato” usar a tecla TAB.
Na parte “Corpo do Ato” utilize apenas a tecla “ENTER”.
20
Cadastrar
É a inclusão de um novo ato administrativo.
Os procedimentos abaixo descritos devem ser seguidos para cadastrar

todos os atos administrativos pelos usuários.
O usuário deve escolher no Menu o tipo de ato administrativo que

deseja cadastrar.
Lembramos que cada usuário tem o perfil determinado por sua lotação/
competência pré-determinada pela autoridade competente.
Dados do Ato
- Tipo de ato - Indica o tipo de ato que foi escolhido pelo usuário para realizar o
cadastramento. A escolha é realizada no Menu à esquerda, “Cadastrar”.
- Destino - Deve ser escolhido qual é o destinatário do ato; ou seja, interno quando
for destinado a uma unidade da estrutura do IBGE; ou externo quando se tratar de
um destinatário fora do IBGE; podendo ser pessoa física ou jurídica.
- Órgão – Será exibido o Órgão/lotação do usuário que está logado, porém pode
21
ser alterado para outro Órgão e realizar o cadastramento, quando for necessário
cadastrar um ato para Órgão diferente do Órgão de lotação do usuário.
- Sigla Setor – Será exibido a Sigla/lotação do usuário que está logado ou do Órgão
que se deseja realizar o cadastramento do ato; quando for alterado o campo
“Órgão”, conforme acima mencionado.
- Nome do Signatário – Será exibido o Nome da autoridade que assinará o ato de

acordo com o Órgão de lotação do usuário ou alterado/escolhido acima ou seu
substituto legal.
Estas informações são derivadas do Sistema de Pessoal, módulo DAS-FG do SDA,

da Coordenação de Recursos Humanos – CRH do IBGE, não sendo possível alterar
diretamente no SDA-Sistema de Atos e Documentos, visto que esta competência é
da CRH.
Na opção “Cadastrar”, “Despacho”, o usuário cadastrado e logado terá

seu nome e seu cargo de origem/efetivo como uma terceira opção de
escolha para assinatura do despacho.
Na opção “Cadastrar”, “Ofício”, haverá a opção de escolha do titular do

órgão, do substituto automático e dos assistentes e/ou assessores
lotados no órgão, se houverem.
- Siape do Signatário – Será exibido o Siape da autoridade que assinará o ato ou

seu substituto legal ou assistente ou assessor, dependendo da escolha realizada na
opção “Nome do Signatário” do Órgão.
- Cargo do Signatário – Será exibido o Cargo da autoridade que assinará o ato ou

seu substituto legal ou assistente ou assessor, dependendo da escolha realizada na
opção “Nome do Signatário” do Órgão.
- Data da Emissão – Será exibida a data atual que pode ser alterada para uma data
passada porém nunca poderá ser alterada para uma data futura de um ato.
- Data de Vigência – Campo opcional onde deve ser preenchida quando houver
data determinada para a validade do ato, podendo ser passada ou futura. Caso não
seja preenchida, este campo será automaticamente preenchido quando da
publicação do ato em BS ou DOU.
- Número do ato – Este campo é sequencial/automático do Sistema de Atos e

Documentos, sendo separado por ato e órgão/lotação. O usuário que está logado
deve clicar na lupa para buscar o novo número. Caso seja perdido algum número,
se pode retornar sendo esta opção do Administrador do sistema, bastando realizar
a solicitação por e-mail.
Lembramos que este é um sistema WEB e está na Rede IBGE. Quando

clicar na lupa para buscar o número do ato, deve esperar a resposta do
sistema pois realizará a busca no banco de dados e poderá levar um
tempo até que seja fornecido/aparecer o número do ato.
22
Se o usuário clicar mais de uma vez será fornecido mais um número e

assim por diante; ou seja, quantas vezes clicar, quantos novos números
serão gerados e talvez não utilizados, fazendo com que a sequência
numérica se perca para aquela unidade/lotação.
- Situação – Será exibido o status que o usuário que está logado deseja para seu
ato. Estes status estão detalhados neste Manual na parte “status do Sistema”.
- Número do Processo – Informar o número do processo administrativo, quando

houver, no qual o ato será apensado ou se refere.
- Folha – Informar o número da folha do processo administrativo, quando houver,

no qual o ato será apensado ou se refere.
- Assunto – O usuário que está logado deve escolher um assunto para seu ato,
basta iniciar a digitação que o Sistema de Atos e Documentos apresentará uma
caixa de opção.
A tabela de assunto do SDA-Sistema de Atos e Documentos é simplificada

e está sendo construída até que tenhamos a Tabela de Assuntos e
Temporalidade do IBGE, com base no trabalho que está sendo desenvolvido
pela Comissão Permanente de Atos Administrativos – CPAD.
Existem assuntos específicos que quando escolhidos fazem com que a

Ementa/Descrição já seja definida visto a competência associada, porém há
sempre um assunto simplificado, permitindo a digitação do campo “Ementa”
- Ementa/Descrição – Neste campo deve ser descrito o assunto, a descrição do

ato ou o detalhamento simplificado que se deseja publicar no BS ou dar destaque
no ato.
Este campo corresponde ao título da Portaria, por exemplo abaixo; e,
corresponde ao Assunto, no Ofício, conforme figura abaixo.
23
– - Restrito – Por padrão do Sistema de Atos e Documentos todo ato é público,

assim o padrão é assinalado “Não”.
Caso o usuário deseje o sigilo do conteúdo do ato, deve escolher “Sim”

para que seu ato seja sigiloso ou restrito a apenas alguns usuários que serão
escolhidos por ele durante o cadastro do ato.
- Siape do Cadastrador – Exibe o Siape e Nome do usuário que está logado e

realizando o cadastramento.
- Setor Destino – Informar o órgão/unidade de destino do ato, iniciando a

digitação, será exibida uma caixa para escolha do órgão/unidade desejada.
Somente será exibido este campo se o campo Destino estiver assinalado a opção
INTERNO.
Neste caso serão utilizados os endereços das unidade organizacionais disponíveis

no SDA.
- Tipo Pessoa – Escolher se o destinatário deste ato é uma pessoa física ou

jurídica. Somente será exibido este campo se o campo Destino estiver assinalado a
opção EXTERNO.
- Destinatário – Informar o nome do destinatárioo do ato, iniciando a digitação,

será exibida uma caixa para escolha; caso o nome desejado esteja cadastrado em
algum banco de dados do SDA. Somente será exibido este campo se o campo
Destino estiver assinalado a opção EXTERNO.
Será aberta uma tela para o cadastramento das informações do destinatário,

quando este for EXTERNO, conforme abaixo; após clicar em incluir pessoa.
24
25
- Publicar Boletim – O sistema já tem uma série de documentos que por obrigação
legal devem ser publicados em Boletim de Serviço – BS, logo o padrão é a opção
“Sim” estar assinalada; podendo ser alterada para “Não”.
- Publicar Diário Oficial – Selecionar se o ato será publicado ou não no Diário

Oficial da União – DOU. O padrão é a opção “Não” estar assinalada; podendo ser
alterada para “Sim”
- Restrito – Selecionar se o ato será restrito ou sigiloso. Com a opção “Sim”

assinalada, somente o usuário que cadastrou o ato poderá vê-lo.
- Salvar – Após o preenchimento de todo os campos, clicar em “Salvar” para abrir

a aba do “Corpo do Ato”.
26
Corpo do Ato
Após cadastramento dos dados do ato na aba “Dados do Ato” será

aberta a aba “Corpo do Ato” e será exibida uma tela em branco onde o usuário
deve digitar o texto do ato.
Antes de iniciar a digitação do ato administrativo vale lembrar que

estamos em um sistema e na Rede IBGE, logo o tempo de permanência/logado é
pré-determinado, podendo ser finalizado seu login a qualquer momento.
Sugerimos realizar o “Salvar” durante os textos longos, evitando-se

assim, a perda do texto.
Este é um sistema WEB, o Login tem um tempo pré-determinado para

expirar; isto é, será necessário novo login e os documentos não serão perdidos se
estiverem salvos. Por isso, se estiver digitando um ato administrativo no sistema e
este for muito longo e demorado, sugerimos que o ato seja feito num editor de
texto externo/auxiliar e depois copiado para o Sistema com <CTRL+C> e
<CTRL+V> no respectivo campo.
Não usar a tecla TAB para formatação do seu ato; na parte “Corpo do
Ato” utilize apenas a tecla “ENTER” para os parágrafos ou utilize a barra de espaço
para formatação de seu documento. Nunca use a tecla “TAB” no corpo do ato
mesmo no seu editor de texto.
Quando o texto estiver completo e finalizado, clicar em “Salvar”.
Logo em seguida, clicar em “Gerar PDF” e tão logo o PDF de seu ato
estiver pronto, a aba “ato PDF” estará disponível para consulta.
27
Ato em PDF
Será exibida uma tela onde se pode ver o ato cadastrado e o ícone , para ser
clicado e visualizado o arquivo em PDF.
Cada computador tem uma configuração para visualização do PDF,

assim siga os procedimentos que são realizados em seu computador para visualizar
um PDF.
Anexo PDF
Caso o ato tenha Anexo, o usuário poderá anexar este anexo, em
arquivo PDF no Sistema de Atos e Documentos.
Para isso, clicar na aba “Anexo PDF”.
Clicar em “+ Buscar Arquivo”, conforme figura abaixo.
Buscar Arquivo – clicar para que se abra o diretório do usuário que está
logado para a busca do arquivo do anexo que se deseja utilizar.
Clicar logo após a escolha do arquivo que se deseja anexar ao ato e o

sistema fará o dowload do arquivo para o Sistema de Atos e Documentos,
conforme figura abaixo.
28
Logo após o arquivo será carregado ao sistema Sistema de Atos e

Documentos e aparecerá em uma tabela onde poderá ser visualizado ou excluído.
Este procedimento deve ser repetido para todos os documentos que se deseja
anexar ao ato que está sendo cadastrado.
Repetir estas ações para todos os Anexos que desejar para o ato que
está cadastrando. Caso algum arquivo não seja mais desejado, basta clicar no “X”
vermelho na “Ações” que o arquivo respectivo será excluído do ato que o usuário
está cadastrando.
Histórico
Todas as ações do ato estão visíveis nesta aba.
Inclusive nesta parte do sistema é o local onde o usuário deve indicar se

o ato que está cadastrando altera, revoga ou torna sem efeito outro documento.
Ou seja, o documento que está sendo cadastrado, em seu texto, a autoridade
declara que “Revoga”, “Altera” ou “Torna sem efeito” outro ato do passado.
- Ano – indicar o ano, com quatro dígitos, do ato que se deseja alterar, revogar ou
tornar sem efeito.
- Numero do ato – indicar o número do ato que se deseja alterar, revogar ou tornar
sem efeito.
- Situação – escolher a situação desejada: alterar, revogar ou tornar sem efeito.
Após este preenchimento, clicar em “Incluir” para que esta opção seja anexada ao
histórico do Documento que se está cadastrando.
29
Importante ressaltar que esta opção é muito importante para todo o

contexto dos atos administrativos, visto que o Sistema de Atos e Documentos fará
a indicação no outro ato que está sendo alterado, revogado ou tornado sem efeito.
Caso contrário, em consulta pelos demais usuários do Sistema de Atos

e Documentos, o ato que se deseja alterar, revogar ou tornar sem efeito continuará
produzindo todos os efeitos legais a ele atribuído.
Os procedimentos acima indicados devem ser seguidos para cadastro de

todos os atos e todos os documentos administrativos pelos usuários.
30
Destinatários do Ofício Circular
Ofício Circular
Para o Ofício Circular existe uma aba “Para” antes da aba “Corpo do
Ato” e esta aba é utilizada para determinar os vários destinatários destes
documentos.
Nesta aba “Para” devem ser selecionados os destinatários do

documento que está sendo cadastrado.
Para o Ofício Circular os destinatários são pessoas físicas ou pessoas

jurídicas externas ao IBGE ou as unidades organizacionais do IBGE.
Estas pessoas físicas ou pessoas jurídicas podem existir no cadastro em

algum módulo do SDA, principalmente no SDA - Endereços Externos, onde são
agrupados todos os endereços externos que têm relacionamento com o IBGE.
Há a possibilidade de escolher o destinatário por CNPJ, por Razão

Social, por Atividade; por CEP e por evento.
Lembramos que todos estes dados dos destinatários estão cadastrados

no SDA – Endereços Externos; toda e qualquer alteração deve ser realizada neste
módulo do SDA ou no módulo de origem do dado.
Os destinatários podem ser agrupados por “evento” que é o fato

comum que uni e agrupa os destinatários. O “evento” é uma “marca” que é dada
ao destinatário no SDA - Endereços Externos; fazendo com que possamos agrupar
os destinatários por assunto/evento.
31
Assim os destinatários do ofício que acompanha os exemplares do

Anuário Estatístico do Brasil estão agrupados no evento “AEB Informantes 2017”
visto que todos têm a “marca deste evento”
No exemplo acima, com a escolha do evento “AEB Informantes 2017”

temos a seguinte tela; após clicar em “Pesquisar”
32
Serão listados todos os contatos cadastrados no SDA – Endereços

Externos que podem ser selecionados como destinatários do Ofício Circular;
bastando clicar na caixa ao lado da coluna “Contatos” para escolha de todos os
contatos daquela página; ou selecionar um a um individualmente. Após as
escolhas, clicar em “adicionar”; e teremos a seguinte leta.
33
Veja que continua a opção de adicionar outros contatos, das outras

páginas; e temos a opção de deletas/excluir algum contato não desejado.
Se tudo estão correto, basta seguir para a aba “Corpo do Ato” que
funciona como nas demais opções de cadastramento de documentos.
Após preencher a aba “Corpo do Ato”, “salvar” e “Gerar o PDF”,

podemos visualizar o ofício com o endereçamento aos destinatários
escolhidos/selecionados na aba “Para” na aba “Ato PDF”.
Será exibido o ofício circular com uma única numeração e com vários
destinatários, àqueles selecionados na aba “Para”.
Podemos realizar ajustes na formatação na aba “Corpo do Ato”; assim

como os destinatários na aba “Para”. Lembrando que após qualquer ajuste ou
alteração é necessário salvar e gerar novo PDF na aba “Corpo do ato”.
Caso o Ofício Circular tenha Anexos, basta anexar o(s) documento(s)

que serão anexados ao na aba “Anexos”.
34
Menu de Boletim de Serviço - Usuários em Geral

Boletim de Serviço - BS
É o instrumento legal para que sejam validados e publicizados todos os
atos ou regulamentares dos órgãos e autoridades da Fundação Instituto Brasileiro
de Geografia e Estatística. Sua periodicidade é semanal, sendo que são publicados
atos do sábado de uma semana até a sexta da próxima semana; porém esta
periodicidade pode ser quebrada visto a necessidade eminente ou urgente de ter-se
publicado um ato normativo determinante para a administração, sendo que em
média temos 52 boletins durante o ano.
Todos os Boletins de Serviço estão disponíveis para pesquisa com o

propósito de levar a todas as unidades do IBGE a possibilidade de acesso aos atos
administrativos de forma rápida e eficiente, assim como será disponibilizado
semanalmente cada nova edição.
Pesquisar
Permite a todos os Servidores do IBGE pesquisar os Boletins de Serviço
por parte de um texto dentro de qualquer Boletim já digitalizado e ou por um
determinado ano e ou pelo número do boletim.
Estão disponíveis todos os BS do IBGE desde o início de sua publicação

em 1952.
Há possibilidade de busca por campo “Texto” onde se pode escolher

um a palavra, um Siape, um número ou outro dado particular para facilitar a busca.
A busca também pode ser realizada pelo campo “Ano” caso seja de
conhecimento do usuário o ano do BS; e, em seguida há possibilidade de escolha
do BS específico, quando da escolha do ano.
Será aberta uma tabela/lista de todos os BS que têm/contêm o

parâmetro utilizado.
35
Lembramos que BS mais antigos em papel foram escaneados e

transformados em um PDF “pesquisável” onde o Sistema de Atos e Documentos
faz uma “leitura” do parâmetro utilizado e traz o BS onde há o termo buscado mais
próximo, podendo haver erros em determinado resultado, visto os diversos
arquivos, fontes e estado do documento.
Após abrir um dos arquivos do resultado da busca realizada, o usuário

deve realizar a busca no referido documento PDF, clicando em “Editar”, “Localizar”
e digitando o termo desejado; depois clicar em “Anterior” ou em “Próximo” para
localização do termo.
Para que esta pesquisa/funcionalidade seja disponibilizada em outros

sistemas basta acessar ou disponibilizar o link: http://w3.Sistema de Atos e
Documentos.sda.ibge.gov.br/pesquisa.jsf
36
Menu de Boletim de Serviço - Usuário Administrador do BS
O Responsável pelas informações disponibilizadas nessa parte é o CDDI.
Este Menu é utilizado para a geração do Boletim de Serviço do IBGE de

forma que os atos e os documentos administrativos que necessitem de publicidade
e não tenham sido publicados no DOU, sejam publicados após cadastramentos e
liberação pelos usuários.
Selecionar Publicação
Esta função facilita a conferência dos atos administrativos que serão
publicados no próximo Boletim de Serviço por Órgão.
Basta indicar o Órgão no campo e clicar em “Pesquisar”.
Serão apresentados todos os atos do órgão selecionado que ainda

estão na situação “Aguardando Publicação” para verificação e marcação do local
onde deve ser publicado o ato, caso ainda não esteja marcado. Após esta escolha,
clicar em “Salvar”.
37
Gerar Boletim de Serviço

Somente pessoas autorizadas pelo CDDI terão esta funcionalidade.
Esta função atualmente é automática do SDA; ou seja o sistema é

capar de gerar o Boletim de Serviço semanalmente contendo todos os atos
administrativos que estiverem assinados até uma data limite indicada, com o
status “Aguardando Publicação.”
Porém, caso seja necessário, há a possibilidade de gerar um Boletim de

Serviço de forma manual, ao clicar em “Gerar Boletim de Serviço” e será aberta
uma caixa onde deve ser escolhida a data final do Boletim de Serviço que se
deseja publicar.
Está data deve ser a última data desejada visto que o Boletim de
Serviço na forma automática tem periodicidade semanal, sendo que são publicados
atos do sábado até a sexta-feira da próxima semana; porém esta periodicidade
pode ser quebrada visto a necessidade eminente ou urgente de ter-se publicado
um ato normativo determinante para a administração, bastando escolher uma data
determinada pela autoridade demandante desta publicação especial.
Após esta escolha, clicar em “Pesquisar” e será apresentada uma
tabela com todos os atos que estão incluídos e não publicados até esta data
escolhida.
Há a possibilidade de não publicar um ato, bastando desmarcar na
coluna “BS”, como na figura abaixo.
Verificar cada um dos atos se realmente devem ser publicados neste

Boletim de Serviço e clicar em “Gerar” ao final da tabela.
Será gerado um arquivo em PDF do BS com todos os atos selecionados
e este arquivo será disponibilizado/gravado automaticamente no repositório/banco
de dados de pesquisa dos Boletins de Serviço.
38
Alterar Boletim de Serviço

Somente pessoas autorizadas no CDDI terão esta funcionalidade.
Esta função permitirá ao CDDI regravar o arquivo do Boletim de Serviço

gerado dos atos administrativos que estiverem assinados até a data limite do
boletim selecionado.
Caso seja necessário alterar algum ato que tenha sido publicado em um
Boletim de Serviço, basta clicar em “Alterar Boletim de Serviço”, será aberta a tela
abaixo:
Digitar o número do BS que se deseja alterar no campo “Número do

Boletim” e clicar em “Pesquisar”.
Serão apresentados todos os atos que foram publicados no BS,
indicados em uma tabela conforme figura abaixo e todos os documentos que não
foram publicados no BS referido, porém têm a data no período de referência deste
BS.
Por Exemplo: alterar o Boletim de Serviço 2763.
1. Indicar número do BS para alteração.
2. Após clicar em “Pesquisar” será apresentada uma tabela, abaixo apenas

uma parte dela para demonstrar as situações.
Observe na coluna “Número Boletim” está preenchida com o número do BS 2763,

o qual foi digitado para busca, os documentos que estão publicados neste BS; e,
existem documentos e atos que estão com a informação de ”-----” nesta coluna,
significando que este ato não foi publicado neste BS porém têm data/foram
assinados até a data limite do boletim selecionado.
39
3. O usuário e autorizado poderá selecionar quais documentos deseja
- incluir no BS – deixando a coluna “BS” marcada, ou,
- excluir do BS – desmarcando a coluna “BS” marcada.
4. Depois destas seleções, o usuário e autorizado deve clicar em “Gerar” ao

final da página do sistema.
5. Será gerado novo PDF do BS 2763, selecionado na pesquisa para alteração,

sem os atos excluídos e/ou com os atos selecionados para inclusão.
Quando um ato é desmarcado na a coluna “BS” este passará

automaticamente para a situação de “Aguardando Publicação” e assim o usuário
que realizou o cadastramento poderá realizar todas as alterações necessárias no
referido documento.
Após as alterações, o documento poderá ser publicado novamente

neste BS, repetindo-se as operações listadas acima de 1 a 5. Ou, aguardar o
próximo BS para publicação deste ato que foi alterado.
40
Menu Diário Oficial União

Diário Oficial da União - DOU
É um dos veículos de comunicação pelo qual a Imprensa Nacional tem
para tornar público todo e qualquer assunto acerca do âmbito federal.
Portal a Imprensa Nacional

Permite a todos os Servidores do IBGE consultar os atos administrativos
já publicados
Este item de menu acessa o site da Imprensa Nacional, onde são

armazenados todos os Diários Oficiais da União.
É um site externo cuja responsabilidade da informação não é gerenciada

pelo IBGE.
Guia Rápido
Todos os Servidores do IBGE podem consultar.
É um arquivo em PDF ensinando rapidamente como usar o site para

pesquisa
O Diário Oficial da União está subdivido em três partes, a saber:
“Seção 1 – Leis, decretos, resoluções, instruções normativas, portarias
e outros atos normativos de interesse geral.
Seção 2 – Atos de interesse dos servidores da Administração Pública
Federal.
Seção 3 – Contratos, editais, avisos e editoriais.” (IMPRENSA…, 2012)
41
Manual do Usuário
Todos os Servidores do IBGE podem consultar.
É um arquivo em PDF da própria Imprensa Nacional ensinando como

usar o site para pesquisa
42
Menu Administração
O Responsável pelas informações disponibilizadas aqui é o CDDI.
Assunto
É a tabela que possui todos os assuntos para a pesquisa dos

documentos e funciona como uma palavra chave para ajudar nas pesquisas dos
atos administrativos.
43
Tipo do Ato
São todos os tipos de atos que o IBGE e os outros Órgãos podem

deliberar.
Órgão Complementar
São os órgãos que são competentes para realizar os atos que envolvem
o IBGE mas não fazem parte da estrutura organizacional do IBGE.
Órgão e Tipo de Ato

44
É a relação de que Tipo de ato cada Órgão pode deliberar e controla a

numeração dos atos administrativos . Ex.: Presidência.
Nesta opção há possibilidade de alteração da numeração do ato por

órgão, quando este ainda não foi cadastrado e a numeração do ato já está
adiantada.
Basta clicar no ícone do ato desejado e será aberta a janela com o

campo “Numeração” indicando o último número daquele ato que foi cadastrado.
Para alterar basta incluir o número anterior ao número do ato que se deseja incluir
no sistema. Ex.: Presidência.
45
Menu dos Sistemas
Sistema de Documentos Administrativos - SDA

Todos os Servidores do IBGE podem acessar.
Link para acessar/retornar ao Sistema do SDA.
Sistema de Atos Deliberativos – Antigo Sistema de Atos e Documentos

Todos os Servidores do IBGE podem acessar.
Link para acessar o antigo Sistema de Atos e Documentos. Existirá

enquanto não forem migrados para o novo Sistema de Atos e Documentos todos
os documentos antigos que lá estão armazenados.
46
Atos administrativos - Situação no Sistema
O sistema possui as seguintes possibilidade de situação para os atos e

os documentos:
1 – Minuta: quando o ato administrativo já foi cadastrado/impresso, mas

ainda não recebeu aprovação e/ou assinatura da autoridade competente.
2 – Aguardando Publicação: o ato administrativo já foi assinado e está

esperando a publicação no Boletim de Serviço ou no Diário Oficial.
3 – Excluído: este status é para o ato administrativo que não será mais
publicado ou enviado. O ato administrativo terá a situação de excluído mas
permanece no sistema para consulta futura.
4 – Vigente: quando o ato administrativo foi publicado e está em vigor.
5 – Alterada: existe outro ato administrativo que o altera este ato

administrativo.
6 – Revogada: existe outro ato administrativo que o revoga este ato

administrativo.
7 – Sem efeito: existe outro ato administrativo que o torna sem efeito este
ato administrativo.
8 – Enviado: o ato administrativo já foi assinado e enviado ao seu

destinatário.
9 – Retificado: existe outro ato administrativo que o retifica este ato

administrativo.
10 – Ratificada: existe outro ato administrativo que o ratifica este ato

administrativo.
47
Perguntas Frequentes – FAQ
1. Como alterar o conteúdo de um ato administrativo?

Somente o usuário que realizou o cadastro do ato poderá realizar a
alteração.
Somente ato não publicado, na situação “Aguardando publicação” e na

situação “Minuta” poderão ser alterados.
Os atos administrativos nas situações de “Enviados”, “Excluídos”,

“Vigentes”, “Alterados”, “Revogados”, “Sem efeito” ou “Retificados”, que já
foram publicados no BS ou no DOU, não poderão ser alterados.
Ao clicar nesta opção “Consultar/Alterar” será aberta a janela abaixo:
do Ato, Assunto, Data, Situação, Ementa/Descrição (parte) e Corpo do ato (parte).
É obrigatório o preenchimento de ao menos um campo para pesquisa.
Após selecionar todos os parâmetros necessários, o usuário deve clicar

em “Consultar”.
Será aberta uma tabela com todos os atos que correspondem ao

parâmetro utilizado para que o usuário selecione ou identifique qual o ato que
deseja alterar.
Observe que na tabela, em cada linha de cada ato, tem a coluna

“Ações” onde podem ser vistos dois ícones, conforme abaixo:
Lupa = “Detalhar ato Administrativo” para visualização do ato

administrativo.
Aparece para todos os usuários quando da consulta ou pesquisa.
Editar = “Editar ato Administrativo” para edição/alterar o ato
administrativo.
Aparece somente para o usuário que cadastrou o ato e somente ele
poderá alterar o referido ato.
Clicar no ícone “Editar ato Administrativo” no ato desejado e poderá
alterar na aba “Corpo do Ato” os dados do ato.
Após alteração, clicar em “Salvar” e depois “Gerar PDF” para obter o

novo arquivo em PDF com as alterações realizadas.
48
2. Como alterar a situação de um ato administrativo?

alteração.


Ao clicar na opção “Consultar/Alterar” será aberta a janela abaixo:
Após selecionar todos os parâmetro necessários, o usuário deve clicar

em “Consultar”.

deseja alterar.


administrativo.
administrativo.
Clicar no ícone “Editar” no ato desejado, o mesmo será aberto e na
aba “Dados do Ato” clicar na caixa da “Situação” e alterar para a situação
desejada.
Após esta ação, é recomendado clicar no campo “Data” e utilizar a tecla

TAB algumas vezes e clicar em “Salvar”.
Uma caixa de diálogo aparecerá na tela informando que o ato foi salvo
com sucesso. Caso não apareça esta caixa de diálogo, recomenda-se realizar a
operação novamente de alteração, TAB e Salvar.
49
3. Como alterar o assunto de um ato administrativo?

alteração.

situação “Minuta” poderão ser alterado.


em “Consultar”.

deseja alterar.


administrativo.
administrativo.
Clicar no ícone “Editar” no ato desejado, o mesmo será aberto e na aba
“Dados do Ato” clicar na caixa da “Assunto” e alterar para o desejado.

com sucesso. Caso não apareça esta caixa de diálogo, recomenda-se que realizar a
50
4. Como alterar a autoridade de um ato administrativo?

alteração.


A autoridade pode ser alterada apenas do chefe imediato da unidade

para o substituto legal e vice-versa. Não há como alterar para outra autoridade
dentro do órgão visto as nomeações/designações vigentes.
Apenas pessoas nomeadas/designadas podem ser autoridades e assinar

atos administrativos.
51
5. Como tornar vigente um ato administrativo?

alteração.


Um ato passa a ser vigente quando de sua publicação no BS ou no

DOU, caso seja necessária sua publicação.
Antes da publicação no BS ou no DOU o ato estará na situação

“Aguardando publicação”
52
6. Como revogar, alterar ou tornar sem efeito um ato

administrativo?
Um ato pode ser revogado por outro ato administrativo, onde o usuário
ao cadastrar um novo ato administrativo pode revogar, alterar ou tornar sem efeito
outro ato de mesma instância administrativa, tanto na forma quanto na
competência; ou seja, uma portaria somente poderá ser revogada por outra
portaria da mesma autoridade emissora/signatária.
Para realizar esta operação o usuário deve cadastrar o novo ato

seguindo todo o preenchimento necessário das abas “dados do Ato”, salvar,
“Corpo do Ato”, salvar, “Gerar PDF” e em seguida abrir a aba “Histórico” e
preencher os campos abaixo:
- Ano – indicar o ano, com quatro dígitos, do ato que se deseja alterar, revogar ou
torna sem efeito.
- Numero do ato – indicar o numero do ato que se deseja alterar, revogar ou torna
sem efeito.
- Situação – escolher a situação desejada: alterar, revogar ou tornar sem efeito.
Após este preenchimento, clicar em “Incluir” para que esta opção seja anexada ao
histórico do Documento que se está cadastrando.
Importante ressaltar que esta opção é muito importante para todo o

contexto dos atos administrativos, visto que o Sistema de Atos e Documentos fará
a indicação no outro ato que está sendo alterado, revogado ou tornado sem efeito.
Caso contrário, em consulta pelos demais usuários do Sistema de Atos

e Documentos, o ato que se deseja alterar, revogar ou tornar sem efeito;
continuará produzindo todos os efeitos legais a ele atribuído.
53
7. Como excluir um ato administrativo?

alteração.

Os atos administrativos nas situações de “Enviados”, “Excluídos” ou

Vigentes, que já foram publicados no BS ou no DOU, não poderão ser alterados.

em “Consultar”.

deseja alterar.


administrativo.
administrativo.
Clicar no ícone de “Editar” no ato desejado, o mesmo será aberto e na
aba “Dados do Ato” clicar na caixa da “Situação” e alterar para a situação
“Excluído”.

com sucesso. Caso não apareça esta caixa de diálogo, recomenda-se que realizar a
54
8. Como pesquisar um ato administrativo?


Exemplo: por Órgão: 1083 = Diretoria-Executiva
245 = Centro de Documentação e Disseminação de Informações
Ao iniciar a digitação de um dado em um dos campos disponíveis, o

sistema já disponibiliza uma caixa de combinação com as opções disponíveis mais
próximas, facilitando a busca e preenchimento.
Preencher todos os parâmetros e clicar em “consultar”. Será aberta uma

tabela com todos os atos que contêm o parâmetro indicado. Escolher o ato
clicando no ícone “Lupa” e o ato será aberto com todas as abas visíveis porém
sem possibilidade de alteração, exceto para o usuário cadastrador do ato e a
situação for diferente de “Vigente”, “Excluído”, “Concluído”.
55
Organização do IBGE – para DOU e BS.
A ordem de organização interna do IBGE está baseada no Regimento

Interno, estabelecido pela PORTARIA Nº 215 , DE 12 DE AGOSTO DE 2004, do
MPO.
CAPÍTULO II
ORGANIZAÇÃO
Art.3º A Fundação IBGE tem a seguinte estrutura:
I - órgãos colegiados de direção superior:
a) Conselho Técnico;
b) Conselho Curador; e
c) Conselho Diretor.
II - órgão de assistência direta e imediata ao presidente:
a) Gabinete – GPR.
III - órgãos seccionais:
a) Auditoria Interna - AUD;
b) Procuradoria Federal – PF;
1. Coordenação para Assuntos de Contencioso – PF/COACONT:
1.1. Serviço de Precatórios Judiciais – COACONT/SEPREC;
2. Coordenação para Assuntos de Consultoria – PF/COACON;
3. Divisão de Relação com as Unidades Descentralizadas – PF/DIRUD:
3.1. Serviço Jurídico Regional Sul – DIRUD/SEJUR/SUL;
3.2. Serviço Jurídico Regional Sudeste – DIRUD/SEJUR/SE;
3.3. Serviço Jurídico Regional Nordeste – DIRUD/SEJUR/NE; e
3.4. Serviço Jurídico Regional Centro-Oeste – DIRUD/SEJUR/CO.
4. Serviço de Apoio às Coordenações – PF/SEACO.
c) Diretoria-Executiva – DE:
1. Coordenação de Orçamento e Finanças – DE/COF;
2. Coordenação de Planejamento e Supervisão – DE/CPS;
3. Coordenação de Recursos Humanos – DE/CRH; e
4. Coordenação de Recursos Materiais – DE/CRM.
IV - órgãos específicos singulares:
56
a) Diretoria de Pesquisas – DPE:

1. Coordenação de Agropecuária – DPE/COAGRO;
2. Coordenação de Contas Nacionais – DPE/CONAC;
3. Coordenação de Índices de Preços – DPE/COINP;
4. Coordenação de Indústria – DPE/COIND;
5. Coordenação de Métodos e Qualidade – DPE/COMEQ;
6. Coordenação de População e Indicadores Sociais – DPE/COPIS;
7. Coordenação de Serviços e Comércio – DPE/COSEC; e
8. Coordenação de Trabalho e Rendimento – DPE/COREN.
b) Diretoria de Geociências – DGC:
1. Coordenação de Cartografia – DGC/CCAR;
2. Coordenação de Estruturas Territoriais – DGC/CETE;
3. Coordenação de Geodésia – DGC/CGED;
4. Coordenação de Geografia – DGC/CGEO; e
5. Coordenação de Recursos Naturais e Estudos Ambientais – DGC/
CREN.
c) Diretoria de Informática – DI:
1. Coordenação de Atendimento e Desenvolvimento de Sistemas –
DI/COADS;
2. Coordenação de Metodologia e Banco de Dados – DI/COBAD; e
3. Coordenação de Serviços de Informática – DI/COINF.
d) Centro de Documentação e Disseminação de Informações – CDDI:
1. Coordenação de Atendimento Integrado – CDDI/COATI;
2. Coordenação de Marketing - CDDI/COMAR;
3. Coordenação de Produção – CDDI/COPRO; e
4. Coordenação de Projetos Especiais - CDDI/COPES.
e) Escola Nacional de Ciências Estatísticas - ENCE:
1. Coordenação de Graduação – ENCE/CEGRAD; e
2. Coordenação de Treinamento e Aperfeiçoamento – ENCE/CTA.
V- órgãos descentralizados:
a) Unidade Estadual do IBGE no Acre – UE/AC;
b) Unidade Estadual do IBGE em Alagoas – UE/AL;
c) Unidade Estadual do IBGE no Amapá – UE/AP;
57
d) Unidade Estadual do IBGE no Amazonas – UE/AM;

e) Unidade Estadual do IBGE na Bahia – UE/BA;
f) Unidade Estadual do IBGE no Ceará – UE/CE;
g) Unidade Estadual do IBGE no Distrito Federal – UE/DF;
h) Unidade Estadual do IBGE no Espírito Santo – UE/ES;
i) Unidade Estadual do IBGE em Goiás – UE/GO;
j) Unidade Estadual do IBGE no Maranhão – UE/MA;
k) Unidade Estadual do IBGE em Mato Grosso – UE/MT;
l) Unidade Estadual do IBGE em Mato Grosso do Sul – UE/MS;
m) Unidade Estadual do IBGE em Minas Gerais – UE/MG;
n) Unidade Estadual do IBGE no Pará – UE/PA;
o) Unidade Estadual do IBGE na Paraíba - UE/PB;
p) Unidade Estadual do IBGE no Paraná – UE/PR;
q) Unidade Estadual do IBGE em Pernambuco – UE/PE;
r) Unidade Estadual do IBGE no Piauí – UE/PI;
s) Unidade Estadual do IBGE no Rio de Janeiro – UE/RJ;
t) Unidade Estadual do IBGE no Rio Grande do Norte – UE/RN;
u) Unidade Estadual do IBGE no Rio Grande do Sul – UE/RS;
v) Unidade Estadual do IBGE em Rondônia – UE/RO;
w) Unidade Estadual do IBGE em Roraima – UE/RR;
x) Unidade Estadual do IBGE em Santa Catarina – UE/SC;
y) Unidade Estadual do IBGE em São Paulo – UE/SP;
z) Unidade Estadual do IBGE em Sergipe – UE/SE; e
aa) Unidade Estadual do IBGE em Tocantins – UE/TO.
Os documentos do DOU e do BS serão ordenados pela ordem acima

dentro de cada tipo de ato e Documento.
58
Desta forma, na estrutura do sistema, foram cadastrados na ordenação abaixo:
CODIGO ORDENACAO
NOME ORGAO SETOR SIGLA
UORG DOU e BS
800003 1 CONSELHO TECNICO CT
800002 2 CONSELHO CURADOR CC
800001 3 CONSELHO DIRETOR CD
1 4 PRESIDENCIA PR
800009 5 COMISSÃO NACIONAL DE CLASSIFICAÇÕES CONCLA
2 6 GABINETE DO PRESIDENTE GPR
1080 7 COORDENACAO OPERACIONAL DOS CENSOS PR/COC
800008 8 COMISSÃO DE ÉTICA PÚBLICA NO IBGE CEP
1192 9 PROCURADORIA FEDERAL PF
1082 10 AUDITORIA INTERNA AUD
1194 11 COORDENACAO PARA ASSUNTOS DE CONTENCIOSO PF/COACONT
1222 12 SERVICO DE PRECATORIOS JUDICIAIS SEPREC
1195 13 COORDENACAO PARA ASSUNTOS DE CONSULTORIA PF/COACON
1193 14 DIVISAO DE RELACAO UNID. DESCENTRALIZADA PF/DIRUD
1219 15 SERVICO JURIDICO REGIONAL SUL SEJUR/SUL
1218 16 SERVICO JURIDICO REGIONAL SUDESTE SEJUR/SE
1220 17 SERVICO JURIDICO REGIONAL NORDESTE SEJUR/NE
1221 18 SERVICO JURIDICO REGIONAL CENTRO-OESTE SEJUR/CO
1226 19 SERVICO DE APOIO AS COORDENACOES PF/SEACO
1083 20 DIRETORIA EXECUTIVA DE
1091 21 COORDENACAO DE ORCAMENTO E FINANCAS DE/COF
1090 22 COORDENACAO DE PLANEJAMENTO E SUPERVISAO DE/CPS
1097 23 COORDENAÇAO DE RECURSOS HUMANOS DE/CRH
1104 24 COORDENACAO DE RECURSOS MATERIAIS DE/CRM
90 25 DIRETORIA DE PESQUISAS DPE
1196 26 COORDENACAO DE AGROPECUARIA DPE/COAGRO
1197 27 COORDENACAO DE CONTAS NACIONAIS DPE/CONAC
1198 28 COORDENACAO DE INDICES DE PRECOS DPE/COINP
1199 29 COORDENACAO DE INDUSTRIA DPE/COIND
1200 30 COORDENACAO DE METODOS E QUALIDADE DPE/COMEQ
1201 31 COORDENACAO DE POP E INDICADORES SOCIAIS DPE/COPIS
1202 32 COORDENACAO DE SERVICOS E COMERCIO DPE/COSEC
1203 33 COORDENACAO DE TRABALHO E RENDIMENTO DPE/COREN
163 34 DIRETORIA DE GEOCIENCIAS DGC
1207 35 COORDENACAO DE CARTOGRAFIA DGC/CCAR
1208 36 COORDENACAO DE ESTRUTURAS TERRITORIAIS DGC/CETE
1209 37 COORDENACAO DE GEODESIA DGC/CGED
1210 38 COORDENACAO DE GEOGRAFIA DGC/CGEO
1211 39 COORDENACAO DE REC. NAT. EST. AMBIENTAIS DGC/CREN
Continua….
59
CODIGO ORDENACAO
NOME ORGAO SETOR SIGLA
UORG DOU e BS
139 40 DIRETORIA DE INFORMATICA DI
1204 41 COORDENACAO DE ATEND. DESENV. DE SISTEMAS DI/COADS
1205 42 COORDENACAO DE METODOL. E BANCO DE DADOS DI/COBAD
1206 43 COORDENACAO DE SERVICOS DE INFORMATICA DI/COINF
245 44 CENTRO DOC. DISSEMINACAO INFORMACOES CDDI
1212 45 COORDENACAO DE ATENDIMENTO INTEGRADO CDDI/COATI
1213 46 COORDENACAO DE MARKETING CDDI/COMAR
1214 48 COORDENACAO DE PRODUCAO CDDI/COPRO
1215 49 COORDENACAO DE PROJETOS ESPECIAIS CDDI/COPES
27 50 ESCOLA NACIONAL DE CIENCIAS ESTATISTICAS ENCE
1235 51 COORDENACAO TREINAMENTO APERFEICOAMENTO ENCECTA
800007 52 COMITÊ GESTOR DO PLANO DE CARREIRAS E CARGOS CGPCC
1165 53 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO ACRE UE/AC
1166 54 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM ALAGOAS UE/AL
1167 55 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO AMAPA UE/AP
1168 56 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO AMAZONAS UE/AM
1169 57 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NA BAHIA UE/BA
1170 58 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO CEARA UE/CE
1171 59 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE DISTRITO FEDERAL UE/DF
1172 60 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE ESPIRITO SANTO UE/ES
1173 61 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM GOIAS UE/GO
1174 62 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO MARANHAO UE/MA
1175 63 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM MATO GROSSO UE/MT
1176 64 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE MATO GROSSO DO SUL UE/MS
1177 65 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM MINAS GERAIS UE/MG
1178 66 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO PARA UE/PA
1179 67 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NA PARAIBA UE/PB
1180 68 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO PARANA UE/PR
1181 69 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM PERNAMBUCO UE/PE
1182 70 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO PIAUI UE/PI
1183 71 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE RIO DE JANEIRO UE/RJ
1184 72 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE RIO G. DO NORTE UE/RN
1185 73 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE NO RIO G. DO SUL UE/RS
1186 74 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM RONDONIA UE/RO
1187 75 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM RORAIMA UE/RR
1188 76 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE SANTA CATARINA UE/SC
1189 77 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM SAO PAULO UE/SP
1190 78 UNIDADE ESTADUAL DO IBGE EM SERGIPE UE/SE
60
Glossário de termos utilizados no Sistema de Atos e Documentos

(com referências)
Anexo - “Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro
documento ou processo, eventualmente da mesma procedência, por afinidade de
conteúdo.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005.)
Anulação – É a extinção do ato com vício de legalidade. Aquele ato que fere a lei.
(Art. 53, da Lei 9784/99).
Ata - “Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão,
assim como das decisões tomadas por seus membros.” (BELLOTTO, 2002)
Atos Administrativos - São toda manifestação unilateral de vontade da

Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato
adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor
obrigações aos seus administrados ou a si própria. (MEIRELLES, 2007) Os atos
administrativos podem ser: normativos, enunciativos, de assentamento,
comprobatórios, de ajuste e de correspondência. (BELLOTTO, 2002)
Atos comprobatórios - "São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.:

traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica." (MPOG. Portaria
normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Atos de ajuste - "São representados por acordos em que a Administração Pública

Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos
(transação, ajuste etc.)." (MPOG. Portaria normativa nº 05, de 19 de dezembro de
2002.)
Atos de assentamento - "São os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de
infração." (MPOG. Portaria normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Atos de correspondência - "Objetivam a execução dos atos normativos, em

sentido amplo. Ex: aviso, ofício, mensagem, edital, intimação, exposição de
motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular." (MPOG. Portaria
normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Atos deliberativos - Ver Atos normativos.
Atos enunciativos - "São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório."
(MPOG. Portaria normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Atos normativos - "Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de

dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem
de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei." (MPOG. Portaria normativa
nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
61
Aviso - "É uma modalidade de comunicação oficial, expedida exclusivamente por

Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. Tem como finalidade o
tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si."
(Manual de Redação da Presidência da República, 2002)
Boletim - "Publicação, em geral periódica, para divulgação de informações gerais

ou especializadas, editada por uma associação, uma entidade administrativa ou um
organismo." (CUNHA, 2008)
Boletim de Serviço - Publicação semanal para divulgação dos Atos deliberativos ou

regulamentares dos órgãos ou autoridades da Fundação Instituto Brasileiro de
Geografia e Estatística.
Compra - "Toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez

ou parceladamente." (Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.)
Convalidação - É tornar um ato inválido num ato válido. É um procedimento. (Art.

55, Lei 9784/99).
Decreto - é uma ordem emanada de uma autoridade superior ou órgão (civil,

militar, leigo ou eclesiástico) que determina o cumprimento de uma resolução. No
sistema jurídico brasileiro, os decretos são atos administrativos da competência
dos chefes dos poderes executivos (presidente, governadores e prefeitos). "ato
administrativo que pode ser expedido pelos poderes Judiciário, Legislativo ou
Executivo, com força obrigatória, destinado a assegurar ou promover a ordem
política, social, jurídica ou administrativa, podendo ainda ter por objetivo
regulamentar uma lei, fixar normas administrativas, nomear, promover ou demitir
funcionários." (BELLOTTO, 2002)
Decreto-Lei - é um decreto emanado pelo poder executivo e não pelo poder

legislativo que tem força de lei. Os decretos-leis são normalmente uma ferramenta
do chefe do poder executivo para dar imediata efetividade uma necessidade
política da administração. O abuso na promulgação de decretos-leis é normalmente
um indicador de problemas no equilíbrio entre os poderes do Estado.
Decreto em forma de lei que, num período ditatorial ou anormal de governo, é

expedido exclusivamente pelo chefe de Estado, por estar absorvendo,
anormalmente, as funções próprias do Legislativo, eventualmente suspenso. No
Brasil foram expedidos por Presidentes da República em dois períodos: de 1937 a
1946 e de 1965 a 1989. Nossa atual Constituição não prevê essa possibilidade.
Alguns Decretos Leis ainda permanecem em vigor. (BELLOTTO, 2002)/(PORTAL
da Legislação Governo Federal: Decretos-Leis.) [adaptado]
Despacho - é uma movimentação administrativas para que o processo seja

encaminhado corretamente e atinja seu fim: decidir o problema. Manifestação, por
escrito, de autoridade administrativa ou judicial lançada no processo, petição ou
em documento submetido a sua apreciação.
62
"Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à

apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada
pelo administrador, servidor público ou não." (MPOG. Portaria normativa nº 05, de
19 de dezembro de 2002.)
Diário Oficial da União - “É um Diário Oficial da União com matérias que detalham
ou regulamentam leis ou decretos anteriormente publicados. São os casos dos
suplementos atuais da Agência Nacional de Vigilância Sanitária e do Departamento
de Polícia Rodoviária Federal.” (IMPRENSA OFICIAL. A Carta de Serviços ao
Cidadão. 2012)
Documento - "É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar." (MPOG.
Portaria normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Documento Restrito ou Sigiloso - "Documento, avulso ou processo, que recebeu

classificação de sigilo e cujo conhecimento a pessoas não autorizadas possa
acarretar dano da segurança da sociedade ou ferir a honra, a imagem e a
intimidade das pessoas." (Padrão de Dados - Integração de Protocolos do Governo
Federal, 2012)
Documento Ostensivo - "São documentos cujo acesso é irrestrito." (MPOG.

Portaria normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002.)
Edital - ato escrito oficial em que há determinação, aviso, etc., que se afixa em
lugares públicos ou se anuncia na imprensa oficial ou em jornais de grandes
circulação, decisões, documentos e conteúdo de interesse geral, para
conhecimento dos interessados.
"Aviso publicado a mando de autoridade competente em órgão de imprensa ou

afixado em lugar público." (BELLOTTO, 2002)
Lei interna da licitação que vincula aos seus termos os licitantes e a Administração
que o tenha expedido (princípio da vinculação ao instrumento convocatório).
Ementa/Descrição - É o resumo do documento, parte resumida do documento que

deve ser publicado. "Resumo de ato normativo que antecede ou se segue a seu
texto." (BELLOTTO, 2002)
Gestor de Contratos - Representa a Administração Pública, fazendo cumprir as

obrigações contratuais e fazendo entregar o objeto nos prazos e condições
adversas. Cabe também a ele verificar o pagamento do respectivo preço. Indicado
pela Administração Pública para ser o responsável pelo acompanhamento e
fiscalização da sua execução, procedendo ao registro das ocorrências e adotando
as providências necessárias ao seu fiel cumprimento, tendo por parâmetro os
resultados previstos no contrato. (Decreto no 2.271, de 7 de julho de 1997.)
63
Grau de Sigilo - "Graduação de sigilo atribuída a um documento em razão da

natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha
necessidade de conhecê-lo." (ARQUIVO NACIONAL, 2005.)
Informação - "Dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção
e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato."
(Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.)
Informação pessoal - "Aquela relacionada à pessoa natural identificada ou

identificável." (Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.)
Interessado - "Pessoa física ou órgão ou entidade da administração pública ou não

a quem o documento, avulso ou processo, está diretamente relacionado." (Padrão
de Dados - Integração de Protocolos do Governo Federal, 2012)
Licitação - É um procedimento adotado obrigatoriamente pela Administração

Pública (ressalvas algumas hipóteses previstas em lei), destinado a selecionar a
proposta mais vantajosa para celebração de um contrato. (Art.3 da Lei 8666/93)
Processo destinado a contratação de obras, serviços, compras e alienações

(ressalvados os casos especificados na legislação) que assegura igualdade de
condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de
pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual
somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica
indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações. São modalidades de
licitação: concorrência; tomada de preços; convite; concurso; leilão e o pregão.
(Art. 37, Inciso XXI da Constituição Federal,1988.)/(Lei nº 8.666, de 21 de junho
de 1993.) [adaptado]
Minuta - "Redação preparatória de um documento textual. É o pré-original já
concluído, não tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o original."
(BELLOTTO, 2002)
Norma de Serviço - "ato normativo ou de caráter geral baixado pelos Diretores,

pelo Chefe do Gabinete do Presidente, pelo Procurador-Chefe e pelos
Coordenadores-Gerais, sobre matéria de serviço de suas competências ou por
delegação." (MPOG. Portaria nº 215, de 12 de agosto de 2004. Regimento Interno
do IBGE)
Ofício - "É uma modalidade de comunicação oficial têm como finalidade o

tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e,
também com particulares." (Manual de Redação da Presidência da República,
2002)
Ordem de Serviço - Instrução aos subordinados sobre a maneira de se realizar

determinado serviço. Também é assim chamada a autorização para o início de
determinado serviço.
64
"Formalização do ato normativo ou de caráter geral baixado pelos Coordenadores e

pelos Chefes das Unidades Estaduais, sobre matéria de serviço de suas
competências ou por delegação." (MPOG. Portaria nº 215, de 12 de agosto de
2004. Regimento Interno do IBGE)
Portaria - ato administrativo de qualquer autoridade pública, que contém instruções

acerca da aplicação de leis ou regulamentos, recomendações de caráter geral,
normas de execução de serviço, nomeações, demissões, punições, ou qualquer
outra determinação de sua competência.
ato que formaliza os fatos individualizados da vida funcional do servidor, a

composição de comissões e grupos de trabalho com representação de servidores
ou pessoas externas ao IBGE, constituídos para assuntos relativos a programas e
ações da competência do Presidente, do Chefe do Gabinete do Presidente, dos
Diretores, do Procurador-Chefe, dos Coordenadores- Gerais, dos Coordenadores e
dos Chefes das Unidades Estaduais. (Inc. IV, Art. 86, Portaria MPOG 2015/2004 -
Regimento Interno)
Pregão - "Modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns,
mediante propostas e lances para contratos de qualquer valor." (Lei n.º 10.520, de
17 de julho de 2002 )
Pregão Eletrônico - Pregão na forma eletrônica, realizado via internet,

regulamentado pelo Decreto n.º 5.450 de 31 de maio de 2005, dispensando a
presença física dos participantes em local designado.
Processo - "Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados

no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de
arquivamento." (ARQUIVO NACIONAL, 2005.)
É o conjunto de papéis (organizados numa pasta), que envolvem uma série de atos
coordenados, uma seqüência de decisões e/ou providências e que precisam ser
documentadas e comprovadas, devendo para tanto ser autuado e protocolado no
Sistema de Protocolo sob o título de Processo, por determinação de autoridade
competente.
Protocolo - "Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação,

distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos." (ARQUIVO
NACIONAL, 2005.)
Ratificação – ato que confirma, comprova, corrobora, reafirma ou valida algo ou

situação existente ou declarada.
Resolução - "ato normativo ou de caráter geral da competência do Conselho

Diretor, do Presidente ou baixado pelo Diretor-Executivo, sobre matéria de serviço
de suas competências ou por delegação." (MPOG. Portaria nº 215, de 12 de
agosto de 2004. Regimento Interno do IBGE)
Retificação - ato que corrige erro, engano ou omissão.
65
Revogação - É a extinção do ato administrativo legal e perfeito (ato pronto e

válido), porém ele se tornou inconveniente e inoportuno à Administração, visto a
oportunidade e conveniência. (Art. 53, da Lei 9784/99)
Serviço - "Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para
a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem,
operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de
bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais." (Lei nº 8.666, de 21
de junho de 1993.)
66
Referências
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. (Publicações Técnicas, 41) Disponível em:
<www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 29 out 2014
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e Tipológica de
Documentos de Arquivo. São Paulo:Arquivo do Estado,Imprensa Oficial. 2002
______. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV,
2004.
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil.

Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/Constituicao.htm> Acesso
em: 06 nov 2014
______. Controladoria Geral da União. Acesso à informação pública: uma
introdução à Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. Brasília, 2011a. Disponível
em:
<http://www.cgu.gov.br/acessoainformacao/materiaisinteresse/CartilhaAcessoaInf
ormacao.pdf>. Acesso em: 05.nov.2014
______. Decreto no 2.271, de 7 de julho de 1997. Dispõe sobre a contratação de

serviços pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá
outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Disponível
em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d2271.htm>. Acesso em:
05 nov 2014
______. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. Brasília
: Presidência da República, 2002. Disponível em:
<http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-
presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf>Acesso em 06 nov 2014.
______. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria nº 215 , de 12
de agosto de 2004. Aprova o Regimento Interno da Fundação Instituto Brasileiro
de Geografia e Estatística – IBGE. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil.
Disponível em:
<http://www.ibge.gov.br/home/disseminacao/eventos/missao/regimento.pdf>
Acesso em 06 nov 2014.
______. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretária-Adjunta de
Logística e Tecnologia da Informação. Portaria normativa nº 05, de 19 de
dezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos
serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos
e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. Diário Oficial [da]
República Federativa do Brasil. Disponível em:
<http://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/outros_normas/portaria-
normativa-no-5-de-19-de-dezembro-de-2002.pdf>. Acesso em: 29 out 2014
______. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e
Tecnologia da Informação; Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Padrão de
67
dados, integração de protocolos do Governo Federal: versão 1.0. Brasília:

MP/SLTI, 2012. Disponível em:
<http://www.governoeletronico.gov.br/biblioteca/arquivos/padrao-de-dados-
integracao-de-protocolos-do-governo-federal/view> Acesso em 06 nov 2014.
______. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI,
da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da
Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial [da] União, Brasília,
DF, 22 jun. 1993. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm>. Acesso em: 29 out
2014
______. Lei n.º 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União,
Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição
de bens e serviços comuns, e dá outras providências.Diário Oficial [da] República
Federativa do Brasil. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10520.htm>. Acesso em: 05
nov 2014
______. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a
informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e
no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos
da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial
[da] República Federativa do Brasil. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>.
Acesso em: 29 out 2014
CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira.
Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro, 33ª ed.. São Paulo:
Malheiros, 2007.
PORTAL da Legislação Governo Federal: Decretos-Leis. Disponível em:
<http://www4.planalto.gov.br/legislacao/legislacao-1/decretos-leis>. Acesso em
06 nov 2014.
68
Equipe Técnica
Diretoria de Informática
Coordenação de Atendimento e Desenvolvimento de Sistemas

Claudio Mariano Fernandes
Gerência de Sistemas Especiais
Ana Flavia Zamith Garcia de Medeiros
Marilena Sampaio Teixeira
Projeto Editorial
Centro de Documentação e Disseminação de Informações
Coordenação de Produção
Marise Maria Ferreira
Elaboração do texto
Marise Maria Ferreira
Gerência de Biblioteca e Acervos Especiais

Claudia Rodrigues do Prado
Revisão do Texto
Claudia Rodrigues do Prado
Elaboração do Glossário e Referências
Gabriela Corrêa da Silva Alves
Coordenação de Marketing
Elaboração da capa
Eduardo Sidney Cabral Rodrigues de Araújo
Gerência de Gráfica
Acabamento
Maria Alice da Silva Neves Nabuco
Gráfica Digital
Impressão
Ednalva Maia do Monte
69

Manual Atos Documentos SIADv6 Janeiro2020

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Este manual tem como objetivo orientar quanto ao uso do Sistema de

Além da padronização e a uniformização de atos administrativos

Com esta iniciativa esperamos o aperfeiçoamento da produção

Características gerais dos documentos oficiais

As características gerais e imprescindíveis da redação oficial são as

Diante disso, é importante que sejam observadas algumas

A Administração Pública somente poderá fazer o que estiver

Certifique-se de que possua respaldo legal para a emissão do ato

O agente público signatário representa a Administração Pública,

A publicidade é um dos mais importantes princípios da Administração

Estão ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas nem Lei.

Clareza, Concisão, Formalidade, Objetividade e Uniformidade

A clareza é atingida pelo uso de expressões simples, diretas e de fácil

A concisão é a qualidade de apresentar o texto com o mínimo de

A formalidade se expressa pela utilização do padrão da linguagem culta,

A objetividade resulta em evidenciar a ideia central do documento,

A uniformidade, refletida na padronização dos documentos, decorre da

A uniformização do layout e a correta diagramação dos documentos

Ato Administrativo é a declaração de vontade do Poder Público

Em um ato administrativo podemos ter esta manifestação de vontade da

Deste modo, serão definidos os atos administrativos, assim como sua

Caso tenha cadastrado como “Restrito” somente serão visualizados

a) carta: era expedido para tratar com a pessoa física;

b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e

c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

Desta forma; o SDA-Atos e Documentos passa a oferecer, a partir de

Pode-se cadastrar um novo Ofício; gerar o PDF para ser assinado e

Para acessar o sistema é necessário o login e senha, que é o mesmo

O Sistema de Atos e Documentos pode ser acessado pelo menu

Os menus serão disponibilizados de acordo com o perfil de acesso de

Após se logar no Sistema use os ícones abaixo para:

- Use a ícone para desconectar do sistema. (Canto direito superior).

para imprimir o relatório da consulta realizada.

Menu de Atos Administrativos

Este atos são disponibilizados de acordo com o

Assim, antes de detalhar como realizar o

Os atos administrativos com status de “Concluído” serão visualizados

Os atos administrativos cadastrados como “Restrito” somente serão

Pode ser escolhido um ou mais campos para realizar uma pesquisa;

Esta funcionalidade permite consultar todos os atos administrativos e

Ao clicar neste link “Consultar/Alterar” será aberta a janela abaixo:

Todo o sistema está parametrizado com base em números de cadastros

Os atos administrativos cadastrados como “Restrito” somente serão

Exemplo: por Órgão:

245 = Centro de Documentação e Disseminação de Informações

1171 = Unidade Estadual no Distrito Federal. Ao iniciar a digitação de um

Consultar - Todos podem ver todos os atos administrativos, exceto os

Alterar – usuários da mesma unidade/lotação/órgão podem alterar o ato

Com este procedimento, após alguns anos de uso e o cadastramento de

Nessa funcionalidade será permitido visualizar todos os atos que estão

Assim, há a possibilidade de seleção, escolha da opção de onde deve

Gerar Arquivo do DOU

Nessa funcionalidade serão gerados os arquivos que devem ser

As informações selecionadas na funcionalidade de “Selecionar

Confirmar Publicação DOU

Nessa funcionalidade deverão ser informados quais atos do arquivo

As informações selecionadas na funcionalidade irão atualizar todos os

Lembretes de Uso do Sistema

Na parte “Dados do Ato” usar a tecla TAB.

Na parte “Corpo do Ato” utilize apenas a tecla “ENTER”.

Os procedimentos abaixo descritos devem ser seguidos para cadastrar

O usuário deve escolher no Menu o tipo de ato administrativo que