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Administração da manutenção

Administração de materiais

É constituída pelas funções de controlar estoques, produção, comprar, armazenar,


receber e expedir materiais, etc.

Sendo assim, é uma atividade fundamental para toda a organização que produz bens e
serviços.

Habitualmente as empresas dividem os materiais em dois tipos: produtivos e


improdutivos.

Materiais produtivos
São materiais que constituirão o produto a ser fabricado, ou seja, a matéria-prima.

Esses materiais oneram os estoques e necessitam de um planejamento que evite o


seu recebimento antecipado ou o estoque zero.

O recebimento antecipado aumenta os custos de manutenção do estoque e o


recebimento atrasado gera a parada da produção.

Materiais improdutivos
São os materiais usados na fábrica de modo geral; os de consumo indireto na
produção e os materiais de manutenção.

Os materiais de manutenção devem ter um almoxarifado exclusivo, pois possuem as


seguintes características:
 Grande quantidade de materiais, podendo chegar até 15.000 itens.
 Pouca quantidade de material, por item;
 Baixa rotatividade;
 Muitos materiais necessitam de cuidados especiais;

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 Custo do estoque da manutenção representa 20 a 25% do custo do estoque geral


da empresa.
Administração de estoques para manutenção

A administração de estoque para manutenção baseia-se no interrelacionamento de


vários métodos usados na produção e em métodos próprios, a saber:
 Classificação ABC;
 Estoque mínimo;
 Estoque médio;
 Estoque máximo;
 Sistema duas gavetas;
 Sobressalente crítico;
 Interferência na produção.

Classificação ABC
Com o objetivo de reduzir os investimentos em estoques, controlá-los seletivamente e
diminuir os riscos de falta de material foi desenvolvida a classificação ABC, também
chamada curva ABC de materiais.

O método consiste na separação em três grupos de todos os produtos em estoque,


segundo seu valor de uso, dando a cada grupo um tratamento diferenciado.

O valor de uso é o produto do custo unitário do material pela sua média de consumo.

Inventariando um estoque de materiais para manutenção encontra-se a distribuição da


tabela abaixo.

Classe Itens de estoque Valor de uso


A 5% 80%
B 10% 12%
C 85% 8%

É possível notar pela tabela que há pequena quantidade de materiais na classe A, o


que torna econômico manter um controle cuidadoso sobre esses materiais e
possibilita, ainda, operar com reduzidos estoques de segurança, devido ao alto custo
de proteção.

Os materiais de baixo valor de uso, classe C, podem operar com altos estoques de
segurança e controles simples.

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Há ainda, a classe B que deve operar com médio estoque de segurança e médio
controle.

Os dados da tabela anterior


se colocados num gráfico
cartesiano apresentarão o
aspecto do gráfico ao lado.

A distribuição mostrada é ideal, ficando na prática dentro de faixas como na tabela


abaixo:

Classes
Eixo
A B C
valor de uso (ordenada) 70 a 80% 10 a 20% 5 a 10%
Número de itens de estoque (abscissas) 5 a 10% 10 a 20% 70 a 85%

Estoque de segurança
É um estoque feito propositadamente em demasia para que possa atuar como
proteção contra previsões inexatas e outras eventualidades. Ele é indispensável
quando se deseja que a manutenção mantenha seu fluxo contínuo e atenda
rapidamente as necessidades da produção.

O estoque de segurança depende da curva de consumo obtida por meio de histórico


ou, na sua falta, de estimativas de consumo. Pode-se calculá-lo pela fórmula:
Es = C. Fa

Onde:
Es = estoque de segurança
C = consumo médio (mensal, anual, etc.)

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Fa = fator arbitrário, expresso na mesma unidade de tempo usada em C.


O fator arbitrário (Fa) depende do tempo que se deseja garantir o estoque.
Os materiais que devem ter estoque de segurança são os materiais da curva ABC cuja
falta interfira diretamente no processo produtivo.

Estoque máximo
Administrar materiais pelo sistema de estoque máximo é ter risco apenas acidental de
atingir o estoque zero.

É colocar o estoque em situação tal que, quando a quantidade de materiais atingir o


estoque de segurança, um novo suprimento aconteça.

Veja a seguir os principais pontos e fórmulas que compõem o gráfico do estoque


máximo.

Limite de renovação (L)


É o ponto que indica o momento de ser processado um novo pedido:
L = C . T + Es

Onde:
C = consumo médio
T = prazo de entrega do fornecedor
Es = estoque de segurança

Quantidade a pedir na renovação (Q1)


É a quantidade a pedir quando o estoque for igual a L.
Q1 = C . T

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Quantidade no primeiro pedido(Qo)


É a quantidade para iniciar o estoque.
Qo = C.T + 2 Es

Exemplo:
Uma empresa deseja manter um estoque máximo durante dois meses de um produto
para atender os serviços de manutenção. O consumo mensal é de 50 peças e o prazo
de entrega do fornecedor é de seis meses.

Calcular: Es, L, Qo e Q1

Solução:
Es = C . Fa
Es = 50 . 2 = 100 peças
L = C . T + Es
L = 50 . 6 + 100 = 400 peças
Qo = C . T + 2Es
Qo = 50 . 6 + 200 = 500 peças
Q1 = C . T
Q1 = 300 peças

O gráfico abaixo mostra como fica a situação do estoque do produto no período de 14


meses quando é mantido o estoque de segurança.

Note que o pedido inicial é maior que todos os outros pedidos pois é preciso um tempo
de adaptação dos setores envolvidos.

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Caso se verifique necessidade administrativa pode-se fazer:


Q1 = C . ( T + t )

Onde:
t = é um tempo necessário para que um novo pedido seja aprovado e chegue até o
fornecedor.
t = pode ser também um prazo que completamente o intervalo entre dois pedidos
feitos pelo lote econômico.

Neste caso também Qo assumirá a forma:


Qo = C . (T + t) + 2Es

Os materiais que devem ser administrados pelo estoque máximo são os da curva ABC
que não possuam substitutos temporários e interfiram diretamente na produção, como
rolamentos especiais, válvulas, etc.

Estoque mínimo
Administrar materiais pelo estoque mínimo é admitir um risco de 15% do estoque
chegar a zero. Este sistema trabalha com a previsão de um novo suprimento ocorrer
quando a última peça for usada.

Assim, as fórmulas ficam reduzidas a:


 L=C.T
 Qo = Q1 = C (T + t)

Os materiais de manutenção que devem ser administrados pelo estoque mínimo são
os materiais classe A e B que não interfiram diretamente na produção e, ainda, possam
ser substituídos temporariamente, como o caso de estopa e lâmpadas comuns.
Estoque médio

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Administrar materiais pelo estoque médio significa admitir um risco de 3% do estoque


chegar a zero.

Este sistema trabalha com a previsão do novo suprimento ocorrer quando o estoque
de segurança atingir 50% do seu número de produtos.

Os principais pontos e fórmulas que compõem o gráfico do estoque médio são:


 Es = C . Fa
Es
 L=C.T+
2
 Qo = C . (T + t) + Es
 Q1 = C (T + t)

Os materiais de manutenção que devem ser administrados pelo sistema de estoque


médio são todos da curva ABC que interfiram parcialmente na produção e possam ser
substituídos temporariamente, como é o caso de fusíveis.

Sistema duas gavetas


É um sistema muito usado nos almoxarifados e nos postos de manutenção. É aplicado
para todos os materiais classe C que não interfiram na produção, como é o caso de
parafusos, porcas, arruelas, rebites, eletrodos comuns, papelão para junta, colas, etc.

Funciona com um lote em uso e outro estocado. Quando esgota-se o primeiro, o


segundo entra em utilização. Novo pedido então é feito pelo almoxarifado central ou
compra direta.

Para estes materiais não são feitos inventários e seu custo é diluído no custo da
manutenção.
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Sobressalente crítico
É um elemento de grande interferência na produção, não tem demanda normal
prevista e, geralmente, depois de encomendado, tem longo prazo de espera para sua
entrega; portanto sua estocagem deve ser prioritária.

Esses materiais devem ser analisados com muito cuidado quando entrarem para
estoque. E, a cada cinco anos, devem sofrer uma nova análise.

Em outras palavras, é o sobressalente que, estando em falta, causa um lucro cessante


comprometedor.

O sobressalente crítico pode ser classificado em dois níveis.

Nível 1/0
Existe um sobressalente em estoque e, quando ele for utilizado, deve-se comprar ou
fabricar outro.

Nível 2/1
Existem dois sobressalentes em estoque e, quando um for utilizado, deve-se comprar
ou fabricar outro.

Como exemplo de sobressalente crítico tem-se o fuso principal de um torno ou de uma


fresadora. Ele é um componente que deve ser encomendado ao fornecedor ou
fabricado dentro da própria empresa.

Como a probabilidade de falha do fuso é pequena a curto prazo, ele está no nível 1/10.
.E[

Interferência na produção XYZ


É um sistema que classifica os materiais da manutenção quanto a sua importância na
aplicação do processo produtivo e sua interferência no processo produtivo.

Interferência X
É classificado nesta categoria o material que não interfere no processo produtivo ou
interfere mas não causa descontinuidade do processo.

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Nesse último caso, existe o reserva imediato (estepe ou “stand by”) ou existe material
equivalente para substituição sem prejuízo da qualidade do processo, exemplos:
parafuso, pino, bomba de refrigeração com “stand by”.

Interferência Y
É classificado nesta categoria o material que se falhar prejudica, em parte, o processo
produtivo, pois reduz a quantidade produzida (em 15% no máximo) porém não impede
a fabricação do produto.

Esse material não possui equivalente para substituição e pode ser mantido pelo
sistema de estoque médio. Exemplo: fusíveis em geral.

Interferência Z
É classificado nesta categoria o material cuja falha ocasiona parada do processo, ou
seja, sua interferência é direta no processo produtivo, por isso não deve faltar.
Exemplos: correntes, acoplamentos, etc.

Lote econômico
A determinação do nível de estoque mais econômico deve-se ao fato de alguns custos
crescerem com o aumento do estoque e outros diminuírem.

Quando se aumenta o tamanho do lote encomendado, tem-se um custo menor por


unidade, porém sobem os custos de estocagem e aumentam os riscos de obsoletismo
e deteriorização.

A determinação do lote econômico deve ser fruto de uma boa análise feita por
compras, almoxarifado e manutenção.

Observação
O quadro abaixo mostra o inter-relacionamento dos vários sistemas expostos na
administração de estoques para manutenção.

Interferência(x) Interferência (y) Interferência(z)

Classe (A) AX  AY  AZ 

Classe (B) BX  BY  BZ 

Classe (C) CX   CY  CZ 

estoque mínimo estoque médio

estoque máximo duas gavetas 

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Análise de sobressalentes

Consiste numa análise feita através do sistema de árvore de possibilidades, com o


objetivo de estabelecer-se:
 O sobressalente deve ser estocado conforme o quadro geral?
 Existe necessidade de estocar?
 Deve ser recuperado, reposto, ou substituído quando ocorrer a falha?
 É sobressalente crítico?

A seguir são apresentados os três passos da análise que levam às respostas e


auxiliam na organização do almoxarifado da manutenção.

Passo 1

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Passo 2

Passo 3

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Cuidados na armazenagem

As condições de armazenagem não devem abreviar a vida útil do material estocado.


As condições de higiene, limpeza e disciplina de armazenagem são indissociáveis.

Os materiais inflamáveis, os nocivos à saúde, os de alto valor unitário, os que


requerem ambiente controlado, todos devem ser armazenados adequadamente, para
que não se tenha a perda antes da utilização.

Estima-se que no sudeste brasileiro, 2,7% dos sobressalentes estragam-se no


almoxarifado.

Um cuidado de extrema importância é quanto à hora do suprimento, pois um estoque


deficiente fatalmente leva à canibalização dos componentes.

Canibalização é a retirada de peças integrantes de conjuntos para atender a outros


que apresentam falhas. Esta atitude, a médio prazo, elevará extremamente o custo da
manutenção.

Indicações para armazenagem


A seguir será apresentada uma pequena lista de procedimentos corretos de estocagem
dos materiais que mais se estragam nos almoxarifados e postos de manutenção.

Diodos e transístores
Devem ser guardados com as pontas curto-circuitadas para que a eventual ionização
do ar em volta não cause estragos internos.

Correias de borracha
Devem permanecer deitadas e com temperatura controlada entre 20 e 24º C.

O procedimento comum de pendurá-las ocasiona microfissuras na camada externa,


reduzindo sua vida útil.

Motores de reserva
Devem ser guardados em temperatura ambiente de 40ºC em ambiente de baixíssima
umidade para evitar a condensação de água em seu interior nas primeiras horas de
funcionamento.

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Outro cuidado importante é o de girar seus eixos (com a mão) a cada 30 ou 45 dias
para evitar danos aos rolamentos.

Rolamentos
Devem permanecer deitados a fim de evitar a corrosão eletrônica, que haverá assim
que se seu peso consiga romper o filme lubrificante entre o corpo rolante e a capa,
caso sejam mantidos em pé.

Especificação e codificação

Especificação
Elaborar a especificação para adquirir sobressalentes e materiais para manutenção é
sempre um trabalho demorado e criterioso. Pode ser necessário desmontar o
equipamento para levantar croquis ou, então, no caso de material crítico é preciso
definir quando fazer a especificação.

As regras gerais para especificação de materiais para manutenção são:


 Detalhar todos os dados necessários à definição técnica e física.
 Usar a denominação normalizada ou, em sua falta, usar a denominação
empregada pela maioria dos fabricantes. O ideal é formar um manual sobre
denominações por especialidade envolvida na manutenção.
 Evitar a colocação da marca ou nome do fabricante sempre que o material for
normalizado e possuir vários fornecedores de mesma qualidade.
 Os itens de materiais normalizados tais como parafuso, arruelas, anéis elásticos,
pinos, etc. não devem ser adquiridos diretamente do fabricante do equipamento
principalmente se isso significar importação.
 Usar nomenclatura de unidade padronizada, ou seja, peça, conjunto, jogo, rolo,
metro, quilo, litro, metro quadrado, etc.
 Identificar a possibilidade de material similar, o ideal é formar um manual de
equivalências.
 Se for possível, listar os nomes dos fornecedores.

Codificação
Um sistema de codificação bem escolhido deve indicar a finalidade do material
(equipamento no qual será usado) e ser o mais simples possível.

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Uma estrutura de codificação usual e bastante eficiente é a seguinte:

AA.BB.CCCCCC - D

AA - classe
BB - subclasse
CCCCCC - número sequêncial
D - dígito de controle

Essa estrutura atende aos três tipos de materiais existentes no almoxarifado, a saber:
 Matéria-prima;
 Material de consumo;
 Sobressalentes de manutenção.

Classe e subclasse
Para os dois primeiros tipos de materiais, a classe será estabelecida conforme sua
natureza. A subclasse será definida pela especificação genérica do material.

Exemplos:
12.20.CCCCCC - D
12.32.CCCCCC - D

Onde:
12 = classe dos materiais ferrosos
20 = subclasse do aço ABNT 1010
32 = subclasse do aço-prata

07.20.CCCCCC - D
07.40.CCCCCC - D

Onde:
07 = classe dos lubrificantes e acessórios para lubrificação
20 = subclasse dos óleos hidráulicos
40 = subclasse dos filtros

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No caso dos sobressalentes, a classe é definida conforme o equipamento no qual será


usado. A primeira classe dos sobressalentes deve ser reservada aos componentes
normalizados que têm uso em mais de um tipo de equipamento.

Exemplos:
50.15.CCCCCC - D
50.10.CCCCCC - D
50.13.CCCCCC - D

Onde:
50 = classe de sobressalentes de uso geral
15 = subclasse dos anéis elásticos
54 = classe dos tornos automáticos
10 = subclasse dos retentores
13 = subclasse dos rolamentos de esferas

Número sequêncial
Esse número pode ir de 000001 a 999999 independentemente da classe e subclasse
e, na prática, passa a ser o número de identificação do material, pois a classe e a
subclasse são muito importantes como dados cadastrais e usos em relatórios e
estudos estatísticos.

Costumeiramente, o número sequêncial é dividido em faixas conforme a área de


utilização.

Exemplos:
De 010.000 a 049.999 -mecânica
De 050.000 a 099.999 -elétrica
De 200.000 a 299.999 -limpeza, segurança e higiene.

Dígito de controle
Usado nos sistemas computadorizados, é fornecido pelo próprio programa de
estocagem do computador, quando se estabelece o código pela primeira vez.

Sua finalidade é tornar confiável a informação enviada ao computador, evitando


eventuais erros de duplicidade de informações.

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Fluxo de informações

Um fluxo de informações rápido e confiável é de extrema importância para a


administração de materiais da manutenção.

O departamento de materiais deve elaborar, diariamente, um relatório de itens


requisitados e não atendidos devido a estar o estoque a zero. A partir desse relatório
devem ser analisadas as possibilidades de atendimento entre manutenção, materiais e
compras e a seguir, tomar as providências.

Deverá haver um recurso de compras por emergências para os casos críticos.


Mensalmente, serão feitas reuniões entre as gerências de manutenção, materiais e
compras com objetivo de avaliar a administração de materiais de manutenção.

Sem um bom entrosamento, problemas com quantidades insuficientes ou excessivas


se acumularão, tornando a administração ineficaz.

Deve existir um setor de aprovisionamento central de manutenção que seja o ponto de


convergências das informações, isto é, um setor que compatibilize a linguagem das
áreas de manutenção com a linguagem de compras e com a linguagem de gestão de
materiais.

O aproveitamento central será, perante as áreas de manutenção, o responsável pela


falta de qualquer material e o encarregado de suprir essa falta.

Sistema de estocagem conforme aplicação

Um sistema de estocagem para manutenção precisa levar em conta as diferenças de


aplicação dos vários itens de materiais, para que o custo da manutenção não seja
mascarado por fatores sem frequência constante, tais como adaptações e instalações.

O modo adequado para estocar materiais é separá-los em cinco faixas: aplicação


direta, temporária, transitória, normal e prioritária.

Aplicação direta
Materiais que, mesmo constando da lista do almoxarifado, não passam por ele.

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São materiais usados em instalações de novos equipamentos, reformas, modificações,


adaptações, etc.; são de compra direta e exclusiva ao fim a que se destinam.

Aplicação temporária
Materiais que, sendo item de estoque ou não, ficam empenhados numa ordem de
serviço por algum tempo. É o caso de materiais usados em reformas, instalações ou
projetos que precisam ficar estocados até que se complete o lote compra ou se tenha a
disponibilidade de mão-de-obra para a execução do serviço.

Aplicação transitória
É o caso de materiais que serão substituídos por outros mais modernos ou eficientes.

Esses materiais terão utilização até esgotar o estoque. E após um período (um ano por
exemplo), os ainda restantes serão postos a venda ou sucatados.

Não deve ser permitido o uso do material substituído antes que as condições de
estoque zero ou prazo sejam satisfeitas.

Aplicação normal
É o caso de materiais de uso comum, com rotatividade normal considerados os
padrões da empresa.

Aplicação prioritária
Trata-se, nesse caso, dos sobressalentes críticos.

Compra de sobressalentes

A compra de sobressalentes precisa ter em conta a qualidade e o custo do material.


Comprar sobressalentes de baixo custo sem considerar a qualidade, aumenta os
estoques, aumenta o volume de compras, diminui a confiabilidade do equipamento e
reduz a qualidade do produto final.

O menor custo de um sobressalente é obtido através do índice do custo de utilização


(l). Esse índice é dado pela fórmula:

CA ES
I
V

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Onde:
C = custo da compra
A = custo administrativo da compra, formado por papéis, hora-comprador, etc.
E = custo administrativo do estoque que, formado por hora-almoxarife, requisições,
etc.
S = custo da substituição
V = tempo de vida útil

Quanto menor o índice do custo de utilização (I), melhor a compra.

Observação
Para calcular o custo de substituição de um sobressalente, considera-se o maior
período de vida útil oferecido pelos fornecedores, ou seja, entre várias alternativas de
vida útil oferecidas pelo mercado, custeia-se a substituição pela maior, custo dos
outros sobressalentes de vida útil menor, será calculado proporcionalmente.

Assim, se um componente com 120 dias de vida útil tem um custo de substituição de
$ 8,00, outro componente com 60 dias de vida útil custará $ 16,00.

Exemplo:
Custo de utilização

Considerando um sobressalente com cinco fornecedores (F1, F2, ...) e as condições


expostas no quadro abaixo, qual seu custo de utilização?

C A E
Fornecedores V(dias)
$

F1 180 800,00 10,00 14,00

F2 120 600,00 10,00 15,00

F3 240 1.000,00 10,00 10,00

F4 150 700,00 10,00 13,00

F5 200 950,00 10,00 12,00

O primeiro passo é calcular o custo de substituição (S). Para isso busca-se esse custo
junto à gerência de manutenção e multiplica-se pelo tempo necessário ao serviço.

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No exemplo, o tempo é de 30 minutos e o custo hora da manutenção é de $ 40,00.


Portanto, S = $ 20,00.

Esse é o valor de S a ser considerado para F3, que é o maior tempo de vida útil
oferecido.

Para os demais fornecedores, o valor é proporcionalmente mais caro, pois são


trocados com maior freqüência.

Assim:
240
S para F1 = . $20,00
180
S = $ 26,66
240
S para F2 = S2 = . $20,00
120
S = $ 40,00
240
S para F4 = S4 = . $20,00
150
S = $ 32,00
240
S para F5 = S5 = . $20,00
200
S = $ 24,00

Com os valores de S pode-se calcular I, usando a fórmula.

I para F1 
 I1 =
800,00  10,00  14,00  26,66
180

I1 = 4,72

Para os demais, o procedimento é o mesmo e os resultados são os seguintes:


I2 = 5,54
I3 = 4,33
I4 = 5,03
I5 = 4,98

Portanto, a melhor compra será feita junto ao fornecedor 3, tendo o menor I e maior
custo.

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Quantidade de sobressalentes

Estabelecer a quantidade inicial de sobressalentes é bastante difícil devido à incerteza


do consumo.

Para minimizar o problema e dar uma orientação segura, existe uma tabela, construída
com dados práticos e tendo por referência a quantidade de peças instaladas.

Esse tipo de tabela deve ser usada até que o histórico do consumo exija atualização.

Quantidade inicial de sobressalentes


Peças instaladas Estoque de emergência Estoque mínimo Estoque máximo

2 1 1 2

3 1 2 3

4 2 4 6

5 2 5 9

8 3 7 12

10 3 7 13

15 3 8 15

20 4 8 18

25 4 8 18

30 4 10 20

35 5 10 20

40 5 10 22

45 6 12 22

50 6 12 23

70 7 14 27

100 9 16 32

200 10 20 39

300 11 22 43

500 14 25 50

800 16 35 70

1.000 20 40 80

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Questionário - resumo

1. Quais as características dos materiais de manutenção?

2. Em que consiste a classificação ABC de estoques?

3. Por que os itens de materiais classificados como C devem merecer menor


controle?

4. Como se calcula o estoque de segurança?

5. O que é limite de renovação?

6. Onde deve ser empregado o sistema duas gavetas?

7. O que é sobressalente crítico? Cite um exemplo.

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8. Cite um exemplo de material com interferência Z.

9. Cite três regras gerais para uma especificação bem feita.

10. Quem é o responsável pela falta de materiais perante o setor de manutenção?

11. Quais tipos de sobressalentes devem ser estocados em sistema de aplicação


prioritária?

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