IMPLANTAÇÃO

Explicação, cronograma e tarefas

contato@pontotel.com.br
pontotel.com.br
(11) 4107.0872 e (11) 3151 6179
OBJETIVO

● Usar o PontoTel em toda a sua empresa

em 14 semanas!
CRONOGRAMA
Implantação - fases Validação Expansão

1ª

2ª

3ª

4ª

5ª

6ª

1º mês

2º mês

Momento de aprendizado do sistema Verificação de funcionamento Adição do restante

e desenvolvimento de processos completo dos postos
IMPLANTAR?

● Existe uma série de aprendizados, configurações e

parametrizações
para serem realizadas até a utilização plena do PontoTel

● Para que esse processo seja o mais

eficaz possível, desenvolvemos um método
de implantação para todos sabermos exatamente o ponto
onde nos encontramos

● Iniciamos com um grupo de aprox. 50 funcionários com

grande variedade
de postos e rotinas

● Concluindo a implantação desses aprox. 50 funcionários,

a empresa pode adicionar o restante dos postos
VALIDAR?

● Depois de implantar o sistema, é importante passar

o pente-fino e garantir que esteja tudo perfeito nos
postos-piloto

● Vamos fechar a folha por dois meses sem problemas

para depois expandir para todos os postos

● Todos os processos deverão estar funcionando bem

● Funcionários do piloto já devem ser avisados

que o PontoTel será o utilizado para o pagamento
EXPANDIR?

● Treinar o restante dos funcionários da empresa

para utilizar o PontoTel

● Divulgar como nova política da empresa

● Adquirir e negociar aparelhos e planos para a empresa

inteira

● Trabalhar a logística de distribuição de equipamentos e

treinamentos

● Avaliar expansão do número de operadores do sistema

MÉTODO DE TRABALHO

● Implantação está dividida em 6 fases (idealmente, uma por semana, mas pode demorar
mais para terminar a fase)

● A empresa executa as atividades de cada fase

● Marca que concluiu as fases na planilha de acompanhamento

● Equipe PontoTel entra em contato e valida que as tarefas foram concluídas com sucesso

● Empresa passa para a próxima fase somente quando concluir a fase atual

● As atividades das fases anteriores continuam sendo executadas nos novas fases

Não devemos “adiantar” fases posteriores antes de terminar a atual

MÉTODO DE TRABALHO

● Na etapa de validação a empresa deverá fechar a folha de um mês realizando todas as

fases da implantação e se reunir para avaliar o processo. Se estiver bom por 2 meses
seguidos, passa-se para a etapa de expansão. Se não, continuamos na verificação.

● Na etapa de expansão o foco da empresa é resolver os gargalos logísticos de

distribuição, manutenção e treinamento de pessoal. Planejar ações para conseguir
atingir a empresa toda. A PontoTel auxilia a empresa estrategicamente nessa etapa.

Trabalhando os problemas de cada etapa separadamente, conseguimos

foco e velocidade para avançar na implantação.
MÉTODO DE TRABALHO

● Dúvidas surgirão!
○ Método preferencial: implantacao@pontotel.com.br
○ Artigos de suporte: https://suporte.pontotel.com.br
○ Equipe sempre disponível
○ Histórico completo da empresa
○ Contato telefônico: (11) 4107.0872

● Evitar mandar e-mails pessoais

CALL ESTRATÉGICO

Objetivo: Como fazer: Etapas a concluir:

• Alinhamento de • Call com todas as pessoas • Adquirir equipamento para

expectativas entre o envolvidas no projeto da piloto (c/ backup)
PontoTel e o cliente parte do cliente, e o
- Celulares/
responsável pela
• Definição dos usuários Computadores
implantação, do PontoTel.
Champions - Plano de dados
- Validar com PontoTel
• Alinhamento do fluxo de
dúvidas • Cotação de cases
DADOS E EQUIPAMENTOS
1ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• Importar os dados do sistema para • Preencher planilha com dados mais

a PontoTel atualizados possível

• Treinar os usuários da empresa nas • Definir internamente pessoas que

funcionalidades básicas utilizarão o PontoTel inicialmente em sua
plenitude
• Definição de papéis: usuário(s)
champion(s)
DADOS E EQUIPAMENTOS
1ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Realizar treinamento de cadastros iniciais com gestores do sistema

- Cadastros de funcionários, locais de trabalho, empregador, jornadas e escalas

• Preencher e enviar planilha com todos os funcionários e rotinas de trabalho

• Pedir layout de importação de apontamentos do sistema de folha da empresa e os

códigos das verbas que serão extraídas

• Definição de papéis iniciais: champion(s)

• Cadastrar logo da empresa (.png ou .jpg) no sistema

EQUIPAMENTOS E TESTE REGISTROS
2ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• Garantir sincronia de informações para • Gestores do sistema iniciam a registrar

postos pilotos (admissões e demissões) pontos

• Configurar equipamento para o registro • Distribuir os equipamentos

de ponto
• Início do ponto nos postos piloto
• Manutenção e gerenciamento de
• Deixar um responsável de TI pelos tablets
feriados no sistema
EQUIPAMENTOS E TESTE REGISTROS
2ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Realizar treinamento de gestão dos equipamentos

- Gerenciamento de dispositivos, admissão e demissão e feriados
• Configurar equipamentos do piloto
• Cadastrar feriados regionais da empresa
• Iniciar registros no DP/RH com gestores/líderes para entender a lógica PontoTel
• Iniciar registros nos postos pilotos
• Criar plano para distribuir equipamentos e realizar treinamento
- Quem e quando distribuirá e treinará os funcionários a baterem ponto?
• Preparar resposta para caso haja resistência dos funcionários: nova política, diretoria, etc.
INÍCIO DOS REGISTROS
3ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• Familiarizar os funcionários com o • Utilizar guia de dúvidas mais frequentes

registro diário através do PontoTel para treinar funcionários

• Assinatura dos termos • Preenchimento do documento de

de consentimento usuários e permissões

• Acompanhamento de registros

• Ponto por exceção

INÍCIO DOS REGISTROS
3ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Realizar treinamento de sincronização e acompanhamento em tempo real

• Acompanhamento de entrada, auto-completar, usuários e permissões

• Imprimir termos de uso do sistema PontoTel para todos os funcionários que participarão do
piloto

• Distribuir termos e tablets antes do uso do sistema

• Treinar funcionários a registrar o ponto (material de dúvidas frequentes)

• Iniciar registros do PontoTel, caso ainda não tenham iniciado

• Preencher planilha de permissões e usuários

ROTINAS E CORREÇÕES
4ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• Disciplinar e reforçar uso do PontoTel • Realizar a correção dos pontos

• Aprender a corrigir erros no registro de • Comunicar diariamente com funcionários

pontos para instruir sobre batidas de ponto
incorretas
• Verificar realidade das escalas reforçando
as correções com tela de verificação

• Alterações rápidas

• Terminar a semana sem escalas e

pontos incorretos
ROTINAS E CORREÇÕES
4ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Realizar treinamento de correção de pontos

- Folhas, alterações rápidas, pendências e verificar folhas

• Corrigir todos os pontos incorretos e adicionar pontos manuais se necessário

• Corrigir eventuais escalas incorretas

• Criar processo de modificação de escalas também no PontoTel

• Alertar todos os funcionários desses pontos sobre esses comportamentos

• Iniciar processo interno da empresa de acompanhamento em tempo-real

APONTAMENTOS E REGRAS DE CÁLCULOS
5ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• “Fechar a folha” dos funcionários • Agendar treinamento/reunião de

• Configurar regras de cálculo
• Processo constante de validação da regra
de cálculo
parametrização das regras de cálculo
através do e-mail
implantacao@pontotel.com.br
APONTAMENTOS E REGRAS DE CÁLCULOS
5ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Realizar treinamento de customização de regras de cálculo

• Preencher documento de parametrização das regras de cálculo

• Verificar que apontamentos gerados estão de acordo com políticas da empresa

• Gerar espelho parcial de todos os funcionários

• Gerar excel com apontamentos de todos os funcionários

RELATÓRIOS E EXPORTAÇÃO
6ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Objetivo: Como fazer:

• Compreender os relatórios existentes e • Gerar relatório de exportação e validar o

os casos de uso formato com o sistema de folha

• Verificar primeira exportação de • Gerar folhas de ponto e validar se todas

apontamentos do PontoTel em software as informações necessárias estão
de folha aparecendo
RELATÓRIOS E EXPORTAÇÃO
6ª FASE DA IMPLANTAÇÃO

Etapas a concluir:

• Mapear necessidades de relatórios da empresa

• Realizar treinamento de relatórios

- Relatórios e banco de horas se a empresa optar por ativá-lo

• Analisar relatórios e tirar conclusões

• Exportar arquivo parcial de apontamentos para software de folha e verificar resultado

EXPANSÃO

Objetivo: Como fazer:

• Adicionar os próximos locais de trabalho • Adicionar manualmente ou preencher

de acordo com a urgência e necessidade novamente a planilha de importação de
da empresa funcionários

• Iniciar os registros de ponto e continuar

com o mesmo processo aprendido nos
treinamentos
EXPANSÃO

Etapas a concluir:

• Adicionar funcionários manualmente ou via planilha de importação

• Realizar call para alinhar a expansão dos próximos postos

• Acompanhar os registros de ponto e realizar as correções dos novos locais

• Cadastrar nova regra de cálculo se necessário

Dúvidas?
implantacao@pontotel.com.br
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