ARQUIVOLOGIA

PROF. GIOVANNA CARRANZA

◼ CONCEITOS FUNDAMENTAIS ARQUIVOLOGIA

1. A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda

as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística,
estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda,
preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos
de documentos funcionais.

Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos.

A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados.

São eles:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no

decorrer de suas funções;

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.);

3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a

responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de
arquivo, etc.).

O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um

suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes,

as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um
suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

◼ MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser

utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem
elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as
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atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são

produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza
do suporte ou formato.

Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um
documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha
sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que
preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA
DE SUAS ATIVIDADES”.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma
revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ
considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar
uma atividade administrativa.

Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será

documento de arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da
empresa, que seria a aquisição de periódico.

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz
de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo
exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro
similar é que fará isso.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas

diferentes; são classificados em dois grupos:

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos
Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

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1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso

técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de

acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos

pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas
informações ali depositadas.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;

c. dispor de instalações e materiais adequados;

d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria

arquivística moderna;

e. contar com normas de funcionamento;

f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a

administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento
da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.

2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados

compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades
políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim
surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas
também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a
legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua
grandeza.

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente

organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua
manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer
se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com
objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades
empresariais ou de quaisquer outras.
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2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.

➢ Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados

em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos
arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário
retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
➢ Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo
sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos
ou fichas.

Órgãos de Documentação

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de

arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único
ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto
ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por
isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto
do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou
proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O
arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes,
e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são
unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da
biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes
e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento

de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma
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eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências

(bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de

informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo
de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de

concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente
diferenciar estes órgãos e não errar questões.

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus

trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante

princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma
pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados
com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de
arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo
deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve
ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados
com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou
entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e
externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o

arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio
enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem
dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido,
pois garante sua organicidade.
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Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo,

independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo
contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e
para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento
igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que
motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do

Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de
arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos
que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele.
Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível
o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma

formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de
documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá
de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação),
o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os
documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas
atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas

fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos,
ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do
documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito
administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se
manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma
região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a
documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou
Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história
da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios
conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor
primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é
temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda
possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros
campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
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histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e
todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos,

decisões e processos adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser
“desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição de
código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como exceção
prática a aplicação desse princípio, ou seja, operações que não podem ser desfeitas,
podemos citar a expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como
recuperá-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsideração) e a eliminação
de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado).

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos,

quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e
reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização
originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao
Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de
acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua
razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas,

mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio

determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra
quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade
administrativa. Também está em desuso.

Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos

deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre
o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram
produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma

que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no
qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou
representações diplomáticas.