ARQUIVOLOGIA

Funções Arquivísticas

SISTEMA DE ENSINO

Livro Eletrônico
 ELVIS MIRANDA

Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia

pela Universidade de Brasília, com pós-gradu-
ação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia,
desempenhando também a função de Gestor
Executivo do Projeto de Modernização de Ar-
quivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para
concursos públicos na área de Arquivologia.

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Funções Arquivísticas
Prof. Elvis Miranda

Funções Arquivísticas...................................................................................4
Criação de Documentos................................................................................4
Aquisição de Documentos.............................................................................4
Classificação de Documentos.........................................................................5
Avaliação de Documentos.............................................................................6
Difusão de Documentos................................................................................6
Descrição de Documentos.............................................................................6
Preservação de Documentos.........................................................................7

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FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
O item “Funções Arquivísticas”, presente em alguns editais, remete a assuntos

estudados em outras aulas. Na verdade, ele se refere a uma obra em que os au-

tores (ROUSSEAU e COUTURE) citam 7 importantes atividades arquivísticas como

sendo estas funções: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação,

descrição e difusão.

Podemos perceber que, na verdade, o assunto nada mais é do que um apa-

nhado geral de atividades arquivísticas, que normalmente você já viu ou verá em

aula específica.

Veja a seguir um breve resumo de cada uma das 7 funções arquivísticas, de

acordo com a bibliografia citada.

Criação de Documentos
Esta função se refere aos procedimentos relacionados à manutenção do maior

rigor possível na produção dos documentos de arquivo. Abrange a definição de

normas, conteúdos, modelos, formato e trâmite. É dever do profissional de Ar-

quivologia a criação de manuais de elaboração de documentos do órgão, o que

exige, por parte amplo conhecimento da instituição a que está vinculado, além

das tecnologias disponíveis e os tipos de documento adequados ao exercício do

negócio da instituição.

Aquisição de Documentos
Esta função se refere à entrada de documentos nos arquivos corrente, inter-

mediário e permanente. Assim, estariam enquadrados nesta função o controle da

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transferência (envio de documentos para o arquivo intermediário) e o recolhimento

(envio de documentos para o arquivo permanente), no que se refere ao estabele-

cimento de regras e procedimentos na execução destas atividades.

Perceba que aqui o termo “aquisição”, na ótica da bibliografia citada, se refere às

operações de transferência e recolhimento, estudados na aula de ciclo vital dos

documentos e tabela de temporalidade, e só será cobrada em prova quando o exa-

minador estiver trabalhando especificamente com esta bibliografia.

Classificação de Documentos
Função relacionada à criação de instrumentos (planos de classificação e quadros

de arranjo) que reflitam as funções, tarefas e ações da instituição acumuladora dos

documentos arquivísticos. É tarefa do profissional de Arquivologia e consiste no

levantamento das atividades desenvolvidas pelo órgão, relacionando-as de forma

hierarquizada, a fim de possibilitar a correta organização dos documentos quando

do seu arquivamento.

Este assunto é trabalhado de forma detalhada na aula de Arquivamento e Orde-

nação de Documentos, onde vemos como o plano de classificação da instituição

é criado. O Quadro de arranjo tem a mesma finalidade do plano de classificação

(subsidiar a organização dos documentos), com a particularidade de ser aplicado

nos arquivos permanentes.

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Avaliação de Documentos
Esta função contempla a definição dos prazos de guarda e destinação dos docu-

mentos de arquivo, a partir da análise de seus valores primário e secundário (admi-

nistrativo e histórico). É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos, que contará com profissional(is) de Arquivologia em sua composição,

e resulta na tabela de temporalidade do órgão.

Este assunto é estudado na aula relativa ao ciclo vital dos documentos e à aplicação

da tabela de temporalidade dos documentos.

Difusão de Documentos
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, entende-se por difusão a

função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e promover a sua

utilização. Observa-se que não se refere apenas à divulgação dos documentos,

mas também das práticas para que isso ocorra adequadamente, como a difusão

dos manuais de gestão, das tabelas de temporalidade, dos planos de classificação

e normas que regulamentam o acesso ao acervo.

Descrição de Documentos
Função arquivística que consiste na elaboração de instrumentos que sirvam

como ponto de acesso para a localização dos documentos (índices, guias, inventá-

rios...). É uma atividade importante em todas as fases do ciclo de vida dos docu-

mentos e permite a recuperação da informação quando do seu arquivamento.

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Preservação de Documentos
Esta função está relacionada à manutenção da integridade física dos documen-

tos ao longo do tempo. Cabe ao profissional de arquivo estudar os diversos mate-

riais (suportes) que compõem o seu acervo, definindo a melhor forma de conser-

vá-los pelo tempo necessário.

Este assunto é abordado com detalhes em aula específica, relativa às atividades de

conservação e preservação de documentos.

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