Linx DMS Apollo/BRAVOS

Monitoramento de E-mail
Data: 25/07/2016
Autor: Distribuição Linx DMS
distribuicao.apollo@linx.com.br
Área: P&D DMS Porto Alegre
 Sumário

Data................................................................................................................................................................................ 3

Assunto......................................................................................................................................................................... 3

Abrangência ................................................................................................................................................................ 3

Aplicação ................................................................................................................................................................... 13

Conteúdo do pacote .............................................................................................................................................. 15

Dúvidas ...................................................................................................................................................................... 16

Linx DMS Apollo/BRAVOS

Título do documento linx.com.br (v1.4) 2/17
 Data: 25/07/2016

Assunto
Desenvolvido serviço de monitoramento de e-mail, para integrações diversas com o DMS.

O serviço permite importar e-mails, com as seguintes características:

1. E-mails com informações de prospecção de venda. Ao configurar o site da concessionária, para

gerar um e-mail, toda vez que algum cliente preencher um formulário de intenção de compra, é
possível importar essas informações, gerando automaticamente, um contato de prospecção
(LEAD).

2. E-mails que possuam anexos de nota fiscal eletrônica, realizando a importação automática no
banco de dados. Desta forma, fica dispensada a necessidade de ter o XML em diretório
específico, durante a movimentação no sistema.

Abrangência
Este processo pode ser utilizado por todos os clientes Linx DMS Apollo & BRAVOS.

Para integração dos contatos de prospecção, é necessário ter o módulo CRM Plus contratado.

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 Instalação do Serviço

1. Acesse no servidor (na máquina onde será instalado o serviço) com Admin.;

Observação: No caso do Windows 7 ou Windows 2008 Server, execute o prompt de comando como
administrador.

Nesta máquina deverá ser instalado o “driver Devart” para acesso ao banco.

2. Copie o programa “SvcEmailMonitor.exe” para o diretório desejado.

3. Execute o seguinte comando:

C:\<Diretório_onde_esta_o_Programa>\SvcEmailMonitor.exe /install.

4. Vai aparecer a seguinte janela solicitando a configuração para acesso ao banco de dados em uma
aba, e a configuração das contas de e-mail em outra aba.

5. Informe os parâmetros para conexão ao banco de dados e teste.

Informe o diretório de Log do serviço (verifique se o diretório informado existe).

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 6. Informe os parâmetros de contas de e-mail e teste a conexão com o botão adequado. Marque
"Ativo" nas contas que serão monitoradas.

No campo “Tipo de Monitoramento”, marque os tipos que deseja integrar.

Observação: Sugere-se um tempo de monitoramento de 5 minutos ou mais.

Clique no botão "Salvar", antes de "Fechar".

7. Ao fechar a janela, o serviço estará instalado, mas não em execução.

8. Abra o gerenciador de serviços do Windows, executando "services.msc".

9. Localize o serviço recentemente instalado com o seguinte Nome:

"Linx Serviço de Monitoramento de Email NFe"

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 10. Inicie o serviço e verifique se foi iniciado (pode ser verificado no arquivo de Log:
LogSrvEMonitor.txt que será criado no diretório de Log configurado na instalação)

Após estes procedimentos, a seguinte tela deverá ser observada no monitor de serviços do Windows,
indicando que o serviço instalado e em execução:

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 Monitoramento de Prospecção de Clientes

O serviço permite importar e-mails que possuam, em seu conteúdo, uma estrutura pré-estabelecida,
com dados básicos de intenção de compra.

Esta opção pode ser utilizada, por exemplo, para os contatos gerados a partir do site da concessionária.

Ao programar a página para gerar um e-mail, toda vez que um cliente preencher algum formulário, o
sistema irá importar automaticamente essas informações.

Conteúdo do E-mail

Os dados do contato devem ser formatados em uma string JSON.

A string deve ser gravada como texto puro no e-mail.
Conteúdos em HTML e anexos serão ignorados.

Exemplo de string JSON:

!@#{
"CidadeRevenda":"PORTO ALEGRE",
"Nome": "BRUNO ALBERTO DA SILVA",
"DDD": 51,
"Telefone": 21019999,
"CPF":12345678910,
"Descricao": "TROCAR VEICULO",
"Interesse": "N",
"Modelo": "ABC123"
}!@#

Legenda:

1. !@# - Serve para delimitar o início e fim da notação JSON. Conteúdos antes ou após estes
caracteres serão ignorados.
2. Os campos em amarelo são obrigatórios.
3. CidadeRevenda: Indica em qual loja o contato deve ser criado. Se sua empresa é formada por um
grupo de lojas, em diversas cidades, você pode programar para que, conforme a cidade origem da
prospecção, o contato seja criado na empresa/revenda correspondente.
4. Interesse: N(Novo) ou U(Usado).
Se no site houver algum campo para indicar o tipo de interesse do cliente, você pode usar essa
informação para gravar, automaticamente, o interesse do cliente no sistema.
5. Modelo: Se no site houver uma área onde o cliente busca as famílias de veículos, e a partir disso,
preenche formulário de intenção de compra, é possível alimentar o código do modelo vinculado.
Com isso, o sistema irá gravar automaticamente o interesse do cliente.
6. A cada contato incluído, o serviço irá verificar se o cliente possui cadastro no sistema.
A busca pelo cliente segue a seguinte ordem de verificação:
a. CPF;
b. TELEFONE;
c. NOME.

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 Se a busca não atender nenhum desses critérios, um novo cliente será criado.

Configuração do DMS

1. Acesse “CRM Plus > Cadastros > Formas de Contato”:

Verifique se a forma de contato, utilizada para contatos WEB, está marcada com o tipo “E-mail”. Se não
estiver, realize a marcação.

Ao marcar, caso outra forma já esteja associada a este tipo, a anterior será desmarcada
automaticamente.

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 2. “CRM Plus > Parâmetros > Módulo”:

Configure a origem de tráfego, que será utilizada na criação dos contatos importados.

Preencha também o “Usuário destino do correio”.

Toda vez que um contato for criado, este usuário será notificado através do correio interno do sistema.

3. “Faturamento > Cadastros > Vendedores > Castro Vendedores”:

Todos os contatos criados precisam estar associados a algum usuário.

Por este motivo, inicialmente, todos serão vinculados ao usuário “0” (ADMIN).

O usuário ADMIN, por sua vez, precisa ter um vendedor associado em todas as revendas onde os
contatos serão criados. Por isso, caso ainda não exista um vendedor vinculado, realize o cadastro nas
revendas correspondentes.

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 4. Gestão de Leads:

Nos módulos CAA/FAA/GAS/FO, foi disponibilizada a aba “Acompanhamento”.

Nesta aba, está disponível a guia “Gestão de Leads”, onde é possível acompanhar e encaminhar os
contatos integrados a partir do serviço.

O usuário precisa ter as funções “596 - ACESSAR ABA ACOMPANHAMENTO DO CAA/FAA(GAS)”

(Acompanhamento) e “656 - HABILITAR ABA <GESTÃO DE CONTATOS WEB> NA GUIA
<ACOMPANHAMENTO DE CONTATOS>” (Gestão de Leads) para utilizar esta funcionalidade.

Para buscar os novos contatos criados, selecione as revendas que deseja filtrar e clique em “Pesquisar”.
O programa exibirá apenas os contatos que ainda não foram destinados a algum vendedor.

Selecione os contatos que deseja encaminhar (é possível utilizar “Shift” para seleção múltipla), e clique
em “Distribuir Contatos”.

Selecione os vendedores de destino dos contatos, e confirme a operação.

Caso mais de um vendedor seja selecionado, os contatos serão distribuídos uniformemente.

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 Uma vez distribuídos, os contatos não serão exibidos mais nesta tela de filtro.

Posteriormente, você pode monitorar todos os contatos gerados a partir do filtro pela origem de
tráfego utilizada.

Toda vez que um contato for distribuído será atualizado, nos dados do contato, o usuário que abriu o
contato, com os dados do vendedor que recebeu o encaminhamento.

Uma providência automática será incluída, informando a data e hora que o contato foi encaminhado
para o vendedor, e as informações de quem fez o encaminhamento.

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 Monitoramento de Nota Fiscal Eletrônica

Procedimento de Teste do Serviço:

Uma vez instalado o serviço e em execução:

1. Envie um e-mail para a conta de e-mail monitorada:

Este e-mail deverá ter um anexo com um arquivo XML, conforme esquema enviado pela Receita
Federal;
2. Aguarde o tempo de monitoramento (5 ou mais minutos conforme configurado na instalação do
serviço);
3. Verifique que o serviço leu o e-mail (sem retirá-lo da caixa de entrada), e gravou um registro na
tabela FAT_XMLNFE_RECEBIDO com os dados do XML do e-mail;
4. Verifique que e-mails sem anexos ou com anexos que não correspondem a um XML da Receita
Federal, serão ignorados pelo serviço;
5. Verifique que um e-mail com o mesmo XML, se enviado novamente, também será ignorado, não
sendo importado novamente para a tabela (a menos que o registro tenha sido excluído da tabela).

Aplicação

Descrever o processo do serviço de integração.

Nas telas de importação de XML, foi disponibilizado o botão “Buscar do Banco de Dados”:
1. Clique nesta opção barra para buscar as notas importadas;
2. Preencha algum campo desta tela para realizar a busca;
3. Com a nota selecionada, clique em “Importar Nota Selecionada”;
As demais etapas da importação do XML permanecem inalteradas.

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 Observações sobre o serviço

O serviço mantém uma lista interna de até 200 ID’s de e-mail por conta monitorada, sendo conveniente
que o usuário remova da caixa de entrada (basta mover para outra pasta) os e-mails já importados pelo
serviço, otimizando a tarefa de monitoramento.

Caso existam mais de 200 e-mails na caixa de entrada, o serviço irá "testar" todas as vezes os e-mails
excedentes à sua lista interna, causando sobrecarga na rede uma vez que os dados destes e-mails
serão baixados a cada intervalo de monitoramento.

Com até 200 e-mails na caixa de entrada, apenas os ID’s das mensagens são testados, o que consome
menor trafego de rede.

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 Conteúdo do pacote

# Nome do arquivo Comentário

1 SvcEmailMonitor.exe Executável do programa Svc Email Monitor.

2 Monitoramento de E-mail.pdf Este documento.

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 Dúvidas
Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Linx DMS
Apollo através do telefone +55 (51) 2101-9933, ou com o Suporte BRAVOS através do telefone
+55 (51) 2101-9944, de acordo com o seu sistema DMS, ou através do site help.linx.com.br.

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