Guia do Trabalho Remoto

Principais desafios e como superá-los

Introdução
O trabalho remoto ou home office é uma prática de
flexibilização que há um bom tempo vem ganhando
espaço dentro das empresas. No entanto, com os últimos
acontecimentos envolvendo a pandemia de Covid-19, essa
forma de trabalhar se tornou a única opção viável para
muitas organizações - principalmente aquelas que
possuem a maior parte dos seu colaboradores atuando
em escritórios físicos.

Contudo, para o trabalho remoto ser verdadeiramente

produtivo, são necessárias algumas ações e medidas
específicas por parte dos líderes e gestores, além de
ferramentas de comunicação e gestão em nuvem, tanto
para a distribuição das atividades quanto para manter a
comunicação organizada e garantir a execução das
atividades.

Assim, para te ajudar nesse momento que requer muita

organização e resiliência, vamos compartilhar dicas e
informações sobre gerenciamento de trabalho e
atividades a distância, listando também algumas das boas
práticas para garantir que a vida pessoal e o bem estar
dos colaboradores não seja prejudicado.

Índice
1. Principais aspectos do trabalho remoto para não
perder de vista
• Gerenciamento de entregas
• ​Ferramentas de comunicação
• Rituais

2. Benefícios e desafios do trabalho remoto

• Visão do todo
• Prioridades
• Comunicação
 • Métricas e KPIs
• Saber cobrar

3. Dica (realistas!) para o home office

1. Principais aspectos do trabalho

remoto para não perder de vista

Manter uma empresa organizada já é difícil em

condições normais. Fazer uma empresa trabalhar
remotamente também é uma algo, no mínimo, desafiador
mesmo em condições normais. Então, ter que fazer as
duas coisas juntas, em um cenário como esse, pode ser
ainda mais difícil. Para garantir que as atividade
continuem a fluir dentro da empresa, elencamos os 3
principais aspectos que devem ser observados mais de
perto.

| Gerenciamento de entregas
É um costume que adquirimos com escritórios físicos avaliar a
quantidade de horas trabalhadas mas, quando passamos para o
trabalho remoto, é importante focar nas entregas, já que elas é que
vão revelar o real valor do trabalho da sua equipe.

Nesse sentido, é importante dar um voto de confiança para o time. A

confiança, aliada à transparência, são as ferramentas fundamentais
para garantir uma boa gestão. É preciso dar espaço para que a equipe
consiga trabalhar, mas sempre contando com a presença do gestor,
que vai estar constantemente avaliando a qualidade das entregas, e
claro, prestando apoio e dando orientações sempre que foi
necessário.

| Ferramentas de comunicação
Para que o trabalho remoto funcione, os
membros da equipe precisam se comunicar e,
além disso, visualizar o trabalho que está sendo
feito por cada um Para isso, é importante contar
com ferramentas, seja de chat ou
videoconferência, e também definir um lugar
para centralizar toda a informação do que está
ocorrendo na empresa, que pode ser um Quadro
kanban no Runrun.it ou até mesmo uma planilha.
O importante é definir a fonte da verdade ou
a central de acompanhamento dos projetos, para
que todos possam ficar na mesma página.

| Rituais
É importante começar e finalizar o dia fazendo um check-in e um
check-out, que nada mais é do que avisar seus colegas de equipe que
você está disponível ou que finalizou o expediente, através da
ferramenta de comunicação escolhida por vocês. Isso evita qualquer
constrangimento que alguém possa sentir ao fazer uma solicitação de
aprovação ou de ajuda, sem saber se a pessoa está ou não
trabalhando.

A maioria dos rituais que colaboram para o andamento do trabalho

remoto são emprestados da metodologia ágil, como as dailys e as
 weeklys.

A daily tem um formato muito simples: é uma reunião diária, de no

máximo 20 minutos, na qual as pessoas tem um tempo limitado para
falar sobre 3 itens simples:

• O que eu fiz ontem

• O que pretendo fazer hoje
• Existe algum bloqueio/impedimento para realização das minhas
tarefas.

Se, na daily, a palavra de ordem é objetividade, na weekly, a conversa

pode ser um pouco mais longa, justamente para colocar em pauta
assuntos que demandam mais reflexão, como definição de
estratégias ou análise de briefing, por exemplo.

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2. Benefícios e desafios do trabalho

remoto

O trabalho remoto pode ser um desafio para as empresas que estão

começando agora (e no susto!) a implantar a prática. Mas nem tudo
precisa ser tão difícil. O home office traz consigo pontos positivos.
Vejamos alguns dados interessantes que uma pesquisa realizada pela
Gallup nos mostra.

Segundo o report, o trabalho remoto ajuda os colaboradores a:

Resolver problemas Colaborar de forma Oferecer melhores

de forma mais mais eficiente serviços de
criativa atendimento ao cliente

Existem ainda outros benefícios que o trabalho Segundo os colaboradores entrevistados:

remoto pode trazer tanto para a empresa quanto
para os colaboradores, além do engajamento,
maior produtividade e incentivo à criatividade.
Como a equipe está distante, os processos
precisam estar bem definidos, o que força as
empresas e as lideranças a priorizar seus
recursos para criar fluxos de trabalho eficientes,
estruturar a comunicação de forma que nada se
perca e manter documentos e registros em um
só lugar. Tudo isso estruturado já é, por si só, um
ótimo benefício a todos. O investimento em
tecnologia e segurança da informação também
se faz necessário para disponibilizar dados para
os profissionais em qualquer lugar e horário.
• 82% acreditam que a prioridade de um líder
remoto deve ser dar um direcionamento
claro sobre o que deve ser feito
• 75% concordam que feedback constante
seja um fator preponderante para uma boa
liderança remota
• 93% acredita que se comunicar com
efetividade e transparência é um dos
atributos essenciais de um líder remoto
​Sem as ferramentas necessárias, nem uma
descrição específica do que precisa ser feito,
qualquer profissional se sente perdido. O que
nos leva a pensar nos desafios que as lideranças
enfrentam na hora de construir e gerenciar um
Entretanto, informações da pesquisa mostram time remoto.
que o papel do gestor é fundamental para criar
um ambiente positivo no contexto do trabalho
remoto.

Segundo Kevin Eikenberry e Wayne Turmel, autores de “The Long-

Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership”, as
maiores dúvidas e angústias do gestor com relação ao trabalho
remoto são:

Tratam-se de desafios que, como já dissemos, têm a ver com

processos e também com saber gerenciar um time - seja ele remoto
ou não. Com o agravante de que um time remoto está muito mais
suscetível a se perder sem uma liderança eficiente.

Entretanto, é preciso lembrar que liderar um time a distância ainda é,

antes de mais nada, apenas "liderar". Os princípios da liderança não
mudaram. O que mudou é que pessoas estão trabalhando em lugares
diferentes e, talvez, em tempos diferentes. Dadas essas diferenças, o
que interessa agora - para os colaboradores que estão trabalhando de
casa, para você como líder e para a organização como um todo - é
como aplicamos o princípios da liderança neste novo contexto.

Abaixo, mostramos como a tecnologia pode ajudar em cada desafio.

O mais importante é automatizar o maior número de tarefas
burocráticas. Isso trará dois benefícios: as pessoas terão mais tempo
livre para terem ideias criativas, ao passo que os gestores terão
informações mais confiáveis para tomarem decisão.

| Visão do todo | Prioridades

Não significa “vigiar”, mas sim ter acesso ao que
as pessoas estão fazendo, entender os gargalos
da equipe e agir. Um ferramenta de gestão de
tarefas e projetos pode te ajudar a distribuir as
demandas e enxergar no que elas estão
trabalhando. Se essa ferramenta for um pouco
mais robusta, como o Runrun.it, também te dará
uma visão da velocidade das entregas do projeto.
Na plataforma, você consegue ter a visão do
todo, obtendo as informações necessárias para
tomar decisões e executar ações. Você pode
realocar pessoas de um time para outro em
função da natureza dos projetos ou até mesmo
oferecer treinamento remoto para alguns
profissionais. Várias são as possibilidades
quando você tem uma ferramenta que te dá uma
visão completa do trabalho da equipe.
| Comunicação
Onde você guarda as discussões e decisões
tomadas sobre uma tarefa ou um projeto?
Ao entender o que as pessoas estão fazendo,
consequentemente você poderá avaliar se elas
estão seguindo as prioridades indicadas por
você. Se isso não acontecer, algumas
ferramentas permitem até você alterar a fila de
tarefas da pessoa para alertá-la do que deve ser
feito primeiro. E, no caso de ninguém saber as
prioridades, revise a forma como você está
passando essa informação. Existe um
documento de fácil acesso com a estratégia da
empresa e os passos para que sua área atinja
aqueles objetivos? As metas estão claras? As
pessoas (e você) sabem que o importante deve
vir antes, para que o urgente demore a aparecer?
Nesse caso, vale reunir a equipe em uma call,
repassar ponto por ponto e, principalmente,
explicar como o trabalho deles faz parte da
empresa.
| Métricas e KPIs
Se você já trabalhava com equipes remotas, deve
Provavelmente uma parte está no e-mail, outra
no Hangouts, outra talvez no Whatsapp ou Slack.
E os documentos de um projeto? No Google
Drive, Dropbox ou outro serviço de
armazenamento na nuvem, além das pastas de
seu computador? Parece que a tecnologia às
vezes vem para tornar a vida mais complicada,
não é mesmo? A gente espera que ela nos ajude,
mas acaba atrapalhando mais ainda nossa
organização. Mas não precisa ser assim.
Principalmente quando se trabalha
remotamente, é primordial unificar as
ferramentas de comunicação para não criar
ruídos nem falhas graves de fluxo de informação.
Se o “disse me disse” é grande quando se
trabalha presencialmente, imagine no trabalho
remoto. Uma mensagem não lida no Hangouts já
pode causar sérios problemas. Procure uma
ferramenta para substituir agora mesmo seu e-
mail como principal recurso para troca de
informações sobre as tarefas, como o Runrun.it.
Na plataforma, você consegue hierarquizar as
informações de forma que elas não se percam e
que se mantenham online para quem precisar
acessar.
ter um histórico no qual se basear para criar
métricas e indicadores de sucesso. Agora, se
você nunca trabalhou dessa forma antes, vai
precisar de ferramentas para te ajudar a criar tais
parâmetros de sucesso.
Aí é preciso avaliar, primeiro, o tipo de sucesso.
São horas trabalhadas x entregas (produtividade)
ou apenas entregas? No primeiro caso, você vai
precisar de uma ferramenta como o Runrun.it,
que possui um time tracking e timesheet
automático, para te ajudar a entender quanto as
pessoas demoram para realizar determinados
tipos de tarefas e, então, criar metas para
melhorar esse número. E por que o timesheet
automático? Porque não se pode confiar no
preenchimento manual de um documento que
servirá para criar indicadores tão importantes
para a performance do time.
Se o sucesso são apenas as entregas,
independente do tempo, a qualidade deve ser o
parâmetro de sucesso. Mas qualidade é relativa,
então liste detalhadamente o que é esperado de
cada trabalho.

| Saber cobrar
Esta é uma habilidade que todo gestor deveria ter: saber cobrar,
sem faltar ao respeito, mas de modo firme. Se a equipe não
precisa ser cobrada para entregar, ótimo - isso significa que você
tem uma equipe que sabe se autogerenciar corretamente. Mas
nem sempre é assim. O cobrar por cobrar pode se tornar irritante
tanto para quem cobra como para quem é cobrado. Então deve-se
cobrar com propósito.

Se você não tem ferramentas para saber o que cada pessoa está
fazendo, então seu trabalho poderá se tornar arbitrário - cobrando
de quem você “acha” que não entrega. Uma ferramenta de gestão
do trabalho vai te dar todas as informações necessárias para
cobrar apenas nas horas que for necessário. Lembre-se:
microgerenciar já é ruim no escritório. No trabalho remoto, ela só
torna tudo mais difícil. Imagine seu colaborador tentando
trabalhar e a janela de mensagens dele apitando toda hora?

Por fim, se você tem as ferramentas necessárias, mas sente que

não está sabendo cobrar, talvez seu time não saiba o que deve
entregar. Aí é o mesmo passo anterior desta lista: reúna todos e
explique novamente seus KPIs, prazos, prioridades etc.

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3. Dica (realistas!) para o home office

Você deve ter visto por aí inúmeras cobranças e incentivos para

que você seja produtivo, organizado e concentrado trabalhando de
casa. Sim, é importante tentar manter o foco e a organização para
conseguir desempenhar suas atividades no trabalho remoto. Mas
é preciso lembrar que o contexto é adverso e, por isso, devemos
ser mais respeitosos e cuidadosos com os outros e com nós
mesmo. Todos foram pegos de surpresa e cada leva um tempo
para se adaptar a uma nova realidade.

Para times que nunca haviam trabalhado de forma remota, pode

ser ainda mais desafiador adquirir os hábitos necessários para
praticar essa nova forma de trabalho. Por isso, separamos
algumas dicas realistas e acessíveis para ajudar você e seu time a
ter uma rotina de trabalho produtiva e saudável.

Reserve um local para trabalhar

Por mais que pareça reconfortante, evite trabalhar
Procure manter sua rotina
em um mesmo espaço que você usa para
Qual era sua rotina antes de chegar ao trabalho?
descanso, como na cama ou no sofá. Se você não
Acordar, tomar banho, tomar café escutando um
possui um escritório, separe um outro espaço da
podcast? Bem, não há motivo para isso ser
casa com mesa e cadeira que vai servir como
diferente agora. Uma forma simples de evitar o
estação de trabalho durante o tempo que você
stress e o excesso de ansiedade com essa
estiver fazendo home office. Sabemos que a
situação completamente nova é manter sua rotina
grande maioria não tem em casa as mesmas
anterior, na medida do possível.
condições de ergonomia e espaço que tinham no
escritório físico. Mas reservar um espaço que
mais se aproxime disso é fundamental para
garantir seu bem estar físico e concentração.

Saiba como se apresentar

Organize seu espaço de trabalho
Da mesma forma que é fundamental separar um
espaço da casa para trabalhar de forma
minimamente confortável, a sua mesa de trabalho
não precisa ser tão diferente do que era no
escritório físico, não é mesmo? Mantenha o que
você precisa próximo a você e procure deixar sua
mesa organizada e limpa.
Ok, já entendemos que não é pra trabalhar de
pijama, certo? Mas também não tem porque vestir
uma calça jeans apertada ou um salto alto se você
não se sente bem assim. Preze pelo seu bem estar
e vista roupas que te deixem confortável e que
não atrapalhem a circulação, mas pense que você
ainda precisa estar apresentável para participar
das calls de alinhamento com seus colegas.

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Dúvidas para adotar o trabalho

remoto?

Para te ajudar a implementar o trabalho remoto na sua empresa,

adotar um gerenciador de tarefas é fundamental. Com o Runrun.it,
você pode fazer o acompanhamento em tempo real do andamento
dos projetos, assim como ver as tarefas que estão sendo
desenvolvidas pela sua equipe e o tempo investido em cada uma
delas.

Dessa forma, mesmo com todos trabalhando de casa, você não perde
seu fluxo de trabalho de vista. Além disso, a ferramenta facilita a
comunicação entre os colaboradores e o acesso às informações, pois
tudo fica centralizado em um só lugar. Crie uma conta grátis:
http://runrun.it

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