[Exercício 14]

0661 – CIRCUITO DOCUMENTAL NA ORGANIZAÇÃO

NOME
FORMADOR

1 – Lei o artigo e relacione com o tema.

Dropbox

O Dropbox também é ótimo, porém, ele só apresenta vantagem para quem precisa
de 1 TB de espaço e prefere pagar anualmente. O dropbox possui maior nível de
multiplataforma podendo ser instalado em blackberrys, kindle fire, e windows
phone.

Outras plataformas que estão no mercado são a Onedrive, da Microsoft, Mega, o

antigo megaupload, e Icloud,da Apple, todas com suas vantagens e propostas
diferentes que ajudam a fazer a gestão de documentos em nuvem.

Outra dica são os softwares para gestão financeira em nuvem, como a nossa
parceira Conta Azul, que ajuda na gestão de documentos que são pertinentes ao
financeiro. Ela auxilia o empresário a manter um controle de notas fiscais,
contratos ativos e outros documentos oficiais dentro de uma mesma plataforma.

Como fazer uma boa gestão dos documentos

Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação de todas

as empresas – pequenas, médias, grandes e de qualquer segmento. O acesso a
informação rápida para a tomada de decisão é imprescindível. Diante disso, é
necessário não só obter tais informações, mas também fazer uma gestão que seja
eficaz e produtiva, a fim de que essas informações sejam protegidas e possam ser
usadas posteriormente.
 [Exercício 14]
O primeiro passo para realizar uma boa gestão de documentos é entender sua
organização. Existem processos bem estabelecidos de destino e guarda da
documentação administrada? São separadas as documentações de acordo com o
uso? Existe um controle de entrada de documentos recebidos? Os colaboradores da
empresa estão incentivados e engajados no processo? É feito backup das
informações da empresa?

Se você controla poucos documentos – como contratos em pdf, planilhas auxiliares,

documentos do word – eu entendo que talvez você não veja valor em um controle
rígido de indexação, e não sinta a necessidade de nenhum tipo de software para
controle, ficando apenas com alguma outra opção para controle de entrada e saída
de recursos.

Caso sua organização exija níveis de controle e compliance, será necessário a

elaboração de critérios de verificação e validação dos arquivos e consequentemente
a implementação do conjunto de procedimentos – sempre que possível com a
utilização das tecnologias em nuvem disponíveis no mercado.

Mantenha todos documentos identificados e ou organizados em subpastas,

centralize toda sua documentação na nuvem, adote uma assinatura digital que
evite novas impressões e escaneamentos de documentos e tenha regras bem
definidas de armazenamento.

Por exemplo:

Empresa da Silva | Departamento pessoal | 2019 | Rescisão de funcionário

Lembrando que quando se trata de ferramentas de busca na nuvem, quanto mais

informações no documento, mais fácil será de localizá-lo no momento de caos.

Afinal, quais são as vantagens da gestão de documentos online?

 [Exercício 14]
Agora vamos ser sinceros. Se você ainda não adotou nenhum método de gestão de
documentos a sua empresa, pode estar perdendo muito em organização, tempo, e,
não queria dizer isso, mas dinheiro também. Abaixo separamos algumas vantagens
na gestão de documentos online:

Economia em espaço físico

Vamos lá, em pleno século 21 é inadmissível ter uma sala inteira lotada de papéis
que não podem ser descartados porque suas informações são muito importantes.
Com a gestão de documentos você recupera o seu espaço físico, visto que os
documentos estão todos na nuvem, protegido por sistemas.