GESTÃO DO TEMPO E

FERRAMENTAS DA PRODUTIVIDADE
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Ficha Catalográfica

IPOG Sede

Instituto de Pós Graduação e Av. T-1 esquina com Av. T-55 N. 2.390 - Setor Bueno -
Graduação Goiânia-GO.

http://www.ipog.edu.br Telefone (0xx62) 3945-5050

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Sumário
» Apresentação » 06
» Ojetivos » 07
» Unidade 01: Tempo e produtividade » 08
» 1.Por que devemos estudar o tempo? » 09
» 1.1. Mas, o que é o tempo? » 10
» 1.2. Organização: uma questão de estética » 15
» 1.3. Zona de conforto x zona de expansão » 26
» Unidade 02: Gestão do tempo » 31
» 2.1 Mindset da produtividade » 32
» 2.2. Tríade do tempo » 35
» 2.3 Matriz do tempo » 39
» 2.4. Concentração » 41
» Unidade 03: Definindo prioridades » 47
» 3.1. Método GTD » 48
» 3.2. Gestão baseada em execução » 53
» Balanced ScoredCard (BSC) » 56
» Metas Crucialmente Importantes (MCI) » 58
» Ferramenta: tela de importância » 60
» Método Scrum » 61
» Gestão por projetos » 64
» 3.3. Estabelecendo prioridades » 65
» Unidade 04: Equilíbrio e stress » 69
» 4.1. Planejando o equilíbrio e reduzindo o stress » 71
» 4.2. Avaliação de aprendizagem » 76
» 4.3. Os ciclos – frustração, sobrevivência e prosperidade » 81
» Ciclo da frustração » 83
» Ciclo da sobrevivência » 84
» Ciclo da prosperidade » 86

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Sumário
» Para finalizar » 87
» Currículo do Professor Conteudista » 88
» Referências Bibliográficas » 89

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Apresentação
Muitas vezes, algumas pessoas que não atingem seus objetivos reclamam que não tiveram tempo
suficiente para realizar todas as atividades por completo. Dessa forma, a princípio, o tempo é visto como
um inimigo de muitos profissionais, pois é acusado de fazer com que estes diminuam a produtividade e a
obtenção de resultados. Mas será que o tempo é realmente um obstáculo?

Sabemos que o mundo vive em ritmo acelerado, o mercado tem exigido cada dia mais e o tempo tem
sido um fator decisivo. Cumprir prazos se tornou um pesadelo dentro das empresas, que exigem mais em
menos tempo e o profissional que consegue administrar os ponteiros do relógio e colocá-los a seu favor pode
ter uma vantagem competitiva.

Pensando nisso, o Modulo Gestão do Tempo e Ferramentas da Produtividade tem por objetivo
realizar um estudo aprofundado que proporcionará o entendimento sobre os conceitos primordiais de tempo
e produtividade, gerenciamento do tempo através de ferramentas e técnicas, definição das prioridades por
métodos eficazes e administração do equilíbrio e do stress.

Então vamos começar?

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Objetivo

O objetivo geral desse módulo é capacitar o participante para que ele possa aplicar a gestão do tempo como
forma de aumentar a produtividade e alcançar os resultados almejados.

Conheça como nosso conteúdo foi organizado!

• Unidade 1: Tempo e produtividade.

• Unidade 2: Gestão do tempo.

• Unidade 3: Definindo prioridades.

• Unidade 4: Equilíbrio e stress.

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Unidade 01: Tempo e produtividade

Ao falarmos de tempo, a primeira coisa que nos vem à cabeça é a imagem de um relógio, pois o
significado mais comum de tempo é a relação de ponteiros marcando horas, minutos e segundos que nunca
param, não voltam atrás, apenas avançam de forma que você tenha sempre que entrar no ritmo.

O Tempo tem sido visto como um “inimigo” para muitas pessoas que não conseguem acompanhá-lo
e o culpa por não realizarem todas as suas atividades no prazo estipulado. Vivemos num ritmo acelerado e
conseguir conciliar tantas coisas ao mesmo tempo se tornou algo quase impossível.

Os profissionais estão, a cada dia mais, aumentando suas jornadas de trabalho afim de alcançar
maiores resultados e saber conciliar trabalho com as demais coisas da vida tem se tornado cada dia mais difícil.
É muito comum ouvir alguém dizer que trabalhar, estudar, ter uma vida social estável, uma boa alimentação
e praticar um esporte é simplesmente impossível e as pessoas tendem a dizer aquela famosa frase: “eu não
tive tempo”.

Com isso, o rendimento

dos profissionais se encontra
em estado crítico, já que eles
associam a sua produtividade
ao tempo que se tem. A série
de problemas acarretados pelo
mau gerenciamento do tempo
reflete diretamente na vida das
pessoas, que se tornam indivíduos
estressados, não produtivos e
sem alcance de objetivos, além de
afetar a respectiva empresa em
que trabalham.

A falta de tempo tem sido

uma das principais “desculpas” dos atuais profissionais, afinal, a realidade permite aceitar essa alegação,
uma vez que as pessoas priorizam apenas uma única coisa e deixam de lado as outras, como família, amigos
e saúde, que são essenciais para a vida.

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Diante de tantos fatores, cabe a nós refletir se estamos utilizando o nosso tempo de forma a realizarmos
todas as atividades de nossas vidas. Saber administrar o tempo não é uma tarefa fácil, é necessário, primeiro,
entender o tempo, saber como ele funciona e como utilizá-lo a nosso favor. Depois que se compreende de
fato o tempo, é possível gerenciá-lo.

Ao final dessa unidade, você deverá ser capaz de:

• Compreender os conceitos de tempo físico e tempo social.

• Entender a importância da organização e estética para sua rotina.

• Definir as diferenças entre zona de conforto e zona de expansão.

1.Por que devemos estudar o tempo?

“Existe um mito que tempo é dinheiro. Na verdade, tempo é muito mais precioso que dinheiro. É um recurso não-
renovável. Uma vez gasto, e se você o gastar mal, ele se vai para sempre. ”

Rafael Seabra

Estudar o tempo proporciona não somente o conhecimento histórico e conceitual, mas permite também
que a visão sobre esse assunto seja ampliada e que haja conhecimento sobre suas dimensões, seus fatores
de influência e sua perspectiva. É possível perceber que o tempo social engloba as mudanças que ocorrem
no comportamento das gerações que atualmente vivemos, pois chegamos a conviver com exatamente cinco
gerações simultaneamente.

A atemporalidade das gerações sofre uma disseminação, uma vez que todos convivem no tempo atual,
no tempo da tecnologia e das diversidades, sejam elas religiosas, étnicas, de expressão e/ou etária, entre
tantas outras. O desafio é entender esse tempo e a relação que ele tem com cada indivíduo já que o tempo
também pode ser visto como uma forma de experiência, mas tudo depende do ponto de vista de cada um.

Pensando sobre isso, podemos refletir se experiente é aquela pessoa que possui idade avançada
e que já vivenciou muitas fases de sua longa jornada e que, agora, repassa toda sua “experiência” para os
mais novos, ou se é aquela que, mesmo com pouca idade, possui uma grande vivência profissional, que tem
conhecimento amplo e um excelente currículo com vários cursos.

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Outra perspectiva que também é possível abordar sobre o tempo é o fato dele ser um influenciador
econômico. Você já ouviu aquela famosa frase: tempo é dinheiro? Atualmente ela frase tem sido muito utilizada
por pessoas e empresas que relacionam o tempo a sua lucratividade.

A influência que o tempo tem sobre a economia está relacionada diretamente ao indivíduo dentro do
contexto produtivo em que se ele não produz, ele não ganha. Se não ganha, consequentemente, sua empresa
não atinge um resultado positivo. Mas, ao contrário do que se imagina, tempo não é sinônimo de dinheiro.

1.1. Mas, o que é o tempo?

“O que é o tempo? Se ninguém perguntar, eu sei, mas se me perguntarem e quiser explicar, já não sei.”

Santo Agostinho, Confissões XI

Dentre tantas palavras já estudadas, uma que tem muitas histórias a serem compreendidas é o tempo.
Muitos acreditam que o conhecem, que o dominam, que o controlam. A palavra “tempo” é tão usual e natural
que sabemos que nem todo mundo tem a curiosidade de entender o seu significado, entretanto esse simples
e habitual termo tem tantos significados que, inclusive, podem causar ambiguidade.

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Mesmo sabendo que há enumeras interpretações do termo, é comum encontrar dificuldades em

definir o tempo, por isso, esse tópico tem por finalidade abordar, de forma mais científica, os conceitos de
tempo trazendo um contexto histórico, filosófico, histórico e social para que você possa entender que esse
termo que vai muito além de paradigmas usuais.

Tempo pode ser, muitas vezes, entendido como lógico, mas Bourdieu e Passeron (1965) tentam, em
sua análise, separar a opinião comum do discurso cientifico que, apesar se aproximarem, torna necessário
evitar uma possível confusão que normalmente acontece.

Antes de aprendermos a administrar o tempo e torná-lo um aliado para o nosso dia a dia, é preciso
conhecer sua história. Ao aprofundarmos no assunto, será possível compreender que existem sete tipos de
tempo, sendo eles: tempo filosófico, tempo físico, tempo biológico, tempo social, tempo de trabalho, tempo
liberado e tempo do ócio. Mas para este estudo, analisaremos apenas dois tipos que serão o “tempo físico”
e o “tempo social”.

1.1.1. Tempo físico

O tempo físico pode ser observado desde seus primórdios, quando o homem se orientava através
dos ritmos naturais do mundo. As alterações do tempo coordenavam as chuvas, o sol, as tempestades e os
ventos, determinando, assim, quando deveria ser feita a colheita. O homem ainda se guiava pelo sol, que
orientava o dia, e pela escuridão, que dava espaço para as várias fases da lua e para os milhares de estrelas,
impondo uma infinidade de perguntas aos “primeiros” que apenas entendiam que tudo estava relativamente
conectado com o tempo (THOMPSON, 1988).

O tempo físico sempre foi um grande desafio para o homem e os primeiros conceitos sobre esse
termo começaram a ser definidos por estudiosos a partir do século XVII.

Isaac Newton criou o conceito de tempo absoluto, verdadeiro, matemático, que flui constante e
uniformemente (1643 – 1727). Kant, por outro lado, supôs que o tempo era um dado subjetivo, pertencente
à natureza humana, sem que o homem pudesse controlá-lo ou modificá-lo (1724-1804).

Já no século XX, Albert Einstein (1879 –1955) elabora a teoria da relatividade, em que o tempo é
relativo porque pode ser “sentido” de maneira diferente por cada um de nós. Para o sociólogo e filósofo
Norbert Elias (1897-1990) o tempo não existe em si, ele se define como um símbolo social que não pode ser
encarado como um objeto.

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Os conceitos sofreram alterações com o passar dos séculos. Atualmente, o termo “tempo” é empregado
de diversas formas e concepções que, no passado, dependiam de fatores climáticos e naturais. Hoje, o homem
dispõe de vários fatores que auxiliam para concretizar o tempo físico.

Sabemos que no começo o homem utilizava

o sol para se guiar, tanto nos dias como nas horas,
entretanto isso mudou. Afinal, hoje em dia, nós não
nos orientamos pelo sol e não somos acordados
pelo cantar do galo. Sabemos que não e é com essa
alegação que podemos determinar o tempo como
uma continuidade evolutiva.

Mas, a evolução não está presente apenas

no tempo. A forma como medi-lo, diferenciá-lo e
ocupá-lo também mudou e a passagem do tempo
consequentemente também. O tempo e as medidas temporais tiveram diversas modificações até chegar aos
modelos atuais. Elias (1989) revela que os dias e os meses que compõem um calendário fazem parte de um
modelo repetitivo, porém não se pode considerar que haja repetição de fatos. As formas de medir o tempo
possibilitaram uma padronização e previsibilidade de atos futuros.

Outro fator que modificou os paradigmas do tempo físico foi o desenvolvimento intenso dos relógios,
que afetou diretamente a sociedade e os seus trabalhadores (THOMPSON, 2005). O filósofo Norbert Elias
contribui com a seguinte perspectiva:
O que chamamos de “tempo” nada mais é do que o elemento comum a essa diversi-
dade de processos específicos que os homens procuram marcar com a ajuda de reló-
gios ou calendários. Mas, como a noção de “tempo” pode servir para determinar, de
acordo com o antes e o depois, processos muito variados, os homens têm facilmente
a impressão de que o “tempo” existe independentemente de qualquer sequência de
referência socialmente padronizada ou de qualquer relação com processos específi-
cos. “Estamos medindo o tempo” dizem eles quando se esforçam por sincronizar, por
datar alguns aspectos apresentados por processos específicos e tangíveis em termos
potenciais ou efetivos (ELIAS, 1998, p.84).

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Elias (1998) afirma que a partir do momento que os relógios passaram a fazer parte da evolução do
homem, foi possível o dimensionamento do tempo, e dessa forma, passou a ter mais controle sobre os dias,
pois o tempo ficou mais tangível se transformando em horas, minutos e segundos. A concepção dos relógios
que marcavam o tempo passara a ser concebidos como invenções na orientação e integração de aspectos
físicos, biológicos e sociais.

1.1.2. Tempo Social

Passando para uma abordagem mais social, percebe-se conceitos empíricos apresentados de forma
temporal do presente, passado e futuro. Norbert Elias acrescenta expressões como “mais cedo” e “mais
tarde” e conceitos temporais descrevendo:
As expressões “passado, presente e futuro”, apesar de também designarem o caráter
anterior ou posterior dos acontecimentos, são simbolizações conceituais relativas a
relações não causais. Aqui, uma certa maneira de viver as sequências de aconteci-
mentos é incluída na síntese conceitual. (...) O que constitui o passado funde-se sem
ruptura com o presente, assim como este se funde com o futuro. Podemos ver isso
com clareza quando o futuro, transformado em presente, transforma-se, por sua vez,
em passado. É somente na experiência humana que se encontram essas grandes
linhas demarcatórias entre “hoje”, “ontem” e “amanhã” (ELIAS, 1984).

O autor ainda traz conceitos de que o tempo deve ser compreendido diretamente no contexto social,
pois a interação dos elementos da vida social exploram profundamente as relações entre o indivíduo e o
tempo. Elias (1989, p. 25) também acrescenta que “estudar o tempo pode talvez contribuir para corrigir a
imagem distorcida de um mundo com compartimentos estanques”. Ou seja, o tempo deve ser estudado,
tendo como base, todos os seus âmbitos, sem divisão.

Diante desse contexto, o tempo passou a ser elemento imprescindível na coordenação e interação
das relações sociais. Com isso, o homem criou uma dependência do tempo e dos instrumentos criados para
medi-lo e, dessa forma, o tempo passou a cumprir a função de orientar o homem em suas jornadas.

Para entender de fato o tempo social, é preciso analisar o progresso epistemológico do tempo e
identificar a concepção dos elementos que o compõem. Esses elementos fazem parte da complexidade
filosófica que o tempo social tem para o homem de modo que possa influenciar na formação de cada indivíduo

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como sociedade (BACHELARD, 1997).

Partindo disso, de acordo com a perspectiva bachelardiana, especificamente do tempo, é possível

identificar os elementos que fazem parte da concepção que são: realista, empirista, racionalista e surrealista,
todos estruturados para o progresso epistemológico do tempo, baseados nos estudos de Martins (2004).

Sobre a concepção realista, Martins (2004) diz que refere-se ao tempo que está centrado no próprio
sujeito, abrindo espaço para a subjetividade e o egocentrismo. Aqui, o tempo aparece heterogêneo, ou seja,
não é aplicado a todos os objetos e movimentos. A passagem desse tempo torna-se variável de acordo com
cada indivíduo, sendo assim, é preciso que haja um indivíduo para que o tempo seja “contado”.

Já a concepção empirista trata-se de uma permissão da construção de um tempo único e comum

para todos os movimento e objetos. De acordo com essa concepção, o tempo é considerado homogêneo,
quantitativo e mensurável, podendo ser determinado por aparelhos de medida.

Na concepção do pensamento empírico, o tempo é reduzido mediante procedimento de sua própria

medição. Nesse contexto, é apresentada uma ideia de repetição, sendo ela uma unidade que elucida o
fenômeno físico periódico. Os maiores exemplos disso são os relógios de pendulo que, em um ciclo de
repetição, concedem um marco de unidade imposta arbitrariamente sobre período contínuo e uniforme. Esse
fenômeno também poderia ser associado aos fenômenos físicos regulares não periódicos como os relógios
de água (MARTIN, 2004).

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Ao abordar sobre o racionalismo tradicional, Martins (2004), sob a perspectiva bachelardiana, declara
que esse fenômeno é um verdadeiro parâmetro matemático abstrato, no qual há participação das equações
mecânicas, que, ainda, permanece de forma inalterada, mesmo ocorrendo mudanças de coordenadas entre
os sistemas inerciais de referência. Em outras palavras, podemos dizer que nesse estágio o relógio já não é
mais o definidor do tempo, passando apenas para marcador do mesmo.

Por último, temos a concepção surrealista que pode ser caracterizada a partir de duas premissas. A
primeira proposição nega o tempo como absoluto, conceito definido pela Teoria da Relatividade (Especial e
Geral), passando para uma visão em que o tempo depende do referencial e da matéria. Mas, em seguida,
dentro da mesma teoria, temos o surgimento do Espaço-tempo que não permite pensar no tempo de forma
isolada. A segunda proposição nos apresenta a termodinâmica e a mecânica estatística, que trazem, à luz
da compreensão, um conceito em que o tempo oferece a irreversibilidade temporal, ou seja, o que antes
era visto como um fenômeno sem explicação, agora, com a concepção surrealista, o tempo é definido como
sendo um resultado (MARTINS, 2004).

1.2. Organização: uma questão de estética

Algumas questões sobre organização nos são colocadas constantemente. Reflita sobre algumas delas
antes de começar a leitura desse tópico: você se considera uma pessoa organizada? Na sua opinião, existe
alguma vantagem em ser uma pessoa organizada? A organização pode diferenciar um profissional?

Um administrador, ao aprender sobre suas principais tarefas, entende que, para cumprir com a sua real
função, ele deve interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação, desenvolvendo,
assim, o planejamento, a organização, a direção e o controle de todos os esforços realizados no âmbito geral
em todos os níveis. O fato de um indivíduo, seja ele administrador ou não, conseguir colocar em prática
algum desses princípios pode propiciar sucesso profissional e pessoal.

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Um dos grandes desafios que percebemos nesse sentido é que nem todos conseguem realizar uma
atividade de forma organizada. A organização requer muito mais do que vontade. É necessário ter disciplina
e torná-la um habito, pois, organização é algo que deve acontecer diariamente.

Chiavenato (2009) apresenta o conceito de organização como um processo no qual as atividades devem
ser arrumadas e alocadas, determinadas por responsáveis e recursos entre os membros da organização, de
modo que eles possam alcançar de forma eficiente e eficaz os objetivos e metas estipuladas.

Sabe aquela pessoa que sempre faz listas de tarefas, que tem o hábito de colocar suas atividades
em ordem, determinando dias e horários
específicos? Essa pessoa pode ser considerada
organizada, já que se orienta por meio do
ordenamento. O fato de ser organizado, vai
além de apenas um conceito de ordem de
processos e tarefas, também se trata de uma
questão de gestão.

A correlação que a organização tem

com uma boa gestão é muito clara, pois
sabemos que o ato de gerenciar requer uma
organização nata. A pessoa que assume uma
posição de gestão lida com enumeras coisas
simultaneamente e, de forma expressa,
com o advento da tecnologia, passa a ter
experiências com a alta conectividade do
mercado, em que as informações são geradas instantaneamente. Ela passa a lidar com colaboradores mais
criteriosos e com processos mais dinâmicos que não esperam e que precisam ser cumpridos para gerar
resultados.

Acompanhar tudo isso de forma imediatista tem sido um privilégio para poucos. Se não houver
disciplina e hábito de organização, é possível que tarefas importantes do dia deixem de ser realizadas.

A organização serve, principalmente, para ordenar tarefas diárias a ponto de fazer as coisas
funcionarem de maneira simples e natural. Podemos observar que pessoas que apresentam atitudes voltadas

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para a desorganização tendem a não conseguir realizar suas atividades no prazo determinado e isso acaba
acarretando em uma série de problemas, tanto para a pessoa “desorganizada” quanto para a empresa.

1.2.1. O que é ser desorganizado?

“Aqueles que fazem o pior uso de seu tempo são os primeiros a reclamar de que o tempo é curto.”

Jean de La Bruysre

Algumas pessoas acreditam que a organização é algo irrelevante e que não é preciso manter uma
ordem para que as coisas fluam com naturalidade. Entretanto, sabemos que essa irrelevância chega ao fim
quando esse indivíduo passa a procurar algo em sua própria mesa e não consegue encontrar. A desorganização
remete à falta de tempo, de gerenciamento e a não prioridade de manter a ordem. Sendo assim, pessoas
“bagunceiras” podem ser vistas como um elo fraco dentro de uma empresa.

É claro que não podemos generalizar. Existe aquilo que se chama de “desordem ortodoxa” ou “bagunça
organizada”. Esse julgamento só depende do ponto de vista, já que cada pessoa tem um jeito único e singular
de ordenar suas próprias coisas. Você pode até achar que a mesa do seu colega de trabalho é uma completa
bagunça, mas pode ser que para ele esteja organizada.

O fato de que a organização depende da perspectiva de cada uma gera uma certa polêmica. Mas
como saber se uma pessoa é realmente organizada?

O gerente de uma agência de viagem passa para um dos agentes da

empresa uma lista de tarefas que ele terá que realizar em 15 dias. Dentre es-
sas atividades, inclui a montagem de um roteiro de viagem para cinco clientes,
uma lista de hotéis, uma lista de restaurantes, um relatório geral e agendar uma
reunião com cada cliente para apresentar as propostas. O agente realiza todas
as tarefas solicitadas, mas no dia da reunião uma das propostas se perdeu em
meio a papelada de sua mesa. Na sua opinião, esse agente é um funcionário
organizado?

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O neurologista Leandro Teles, membro da Academia Brasileira de Neurologia, afirma que uma pessoa
organizada tem maior facilidade no trabalho, pois seu cérebro esta ordenado a realizar suas tarefas diárias e
não perde tempo em ordenar as ideias para fazer algo metódico. Com uma mente organizada é possível que
tenha previsibilidade para executar com exatidão qualquer
atividade.

Você já percebeu que quando você não organiza

suas atividades do dia você tem que parar para pensar
no que deverá fazer? Então, isso acontece porque o seu
cérebro não se programou, sendo assim, você gastará mais
tempo para fazer uma atividade e sua performance será
menor, uma vez que sua mente não está preparada para
aquilo.

Como consequência da desorganização, sua mente

se cansará mais rápido por ter que se esforçar mais,
respectivamente, seu rendimento sofrerá uma queda,
devido ao alto gasto de energia e tarefas simples como “apresentar uma proposta de viagem” se torna mais
difícil.

A atitude de não se organizar gera uma série de problemas para um colaborador como: cansaço,
stress, improdutividade, perda de tempo, desequilíbrio e tantos outros problemas que atinge diretamente a
qualidade de vida desse funcionário. Um funcionário desorganizado afeta diversos aspectos em uma empresa,
começando pela estética do ambiente de trabalho e findando no resultado final de sua produção.

Ao entrar em uma lanchonete para tomar o seu café da manhã você se

dirige para o balcão que se encontra completamente desorganizado, cheio de
copos e pratos, que embora limpos estão posicionados em local inapropriado.
Ao sentar na banqueta, posicionada em frente ao balcão principal, você olha
para o chão e percebe que há sujeiras de todo tipo, restos de comida, papel
sujo, canudos usados e embalagens que deveriam ter ido para lixo no dia ante-
rior. Você percebe que há apenas dois clientes sentadas aguardando seus pedi-
dos, porém o atende ainda demora cerca de 15 minutos para perguntar se você
já decidiu o que irá comer. Mediante a essa situação o que você faria?

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Uma das atitudes mais comuns em relação a esse tipo de situação é que o cliente vá embora. Quando
um cliente entra em um estabelecimento ele observa todos os detalhes, começando pela aparência do local.
Um escritório sujo gera uma má impressão à primeira vista. Mas, a desorganização pode estar presente não
só na estética de um estabelecimento, pode ser encontrada também na forma de atendimento, na prestação
de serviço, na finalização do produto e na entrega desse serviço/produto para o consumidor.

Quando um funcionário permite que isso aconteça, ou até mesmo é o próprio causador dessa situação,
a empresa sofre danos financeiros drásticos, perdendo sua reputação, seus valores, sua missão e afastando
sua visão. Tudo que foi muito bem planejado e pensado perde efeito quando se tem um colaborador que
“bagunça a casa”.

Então, o que pode ser feito para que uma pessoa se tornar organizada? Allen (2005) acredita que,
para organizar um sistema, basta se orientar através de listas e pastas, definindo os limites, ordenando suas
ações de prioridades e determinando prazos, colocando em sua agenda lembretes de ação.

Hoje em dia, o trabalhador não tem apenas a famosa “agenda” para anotar todas as suas tarefas.
Lembretes podem ser adicionados em smartphones¸ agendas eletrônicas e e-mails. Celulares possuem até
funções de agendamento inteligente e com apenas um click a pessoa fala e sua anotação é automaticamente
salva.

A organização também está presente na administração do fluxo de suas atividades mais corriqueiras.
Administrar o tempo de maneira que você consiga checar todas as suas ligações, mensagens e e-mails também
faz parte de uma organização preestabelecida. Imagine se você perde uma boa oportunidade porque não
conseguiu visualizar aquele e-mail na hora certa? Isso nos leva a perceber que a falta de organização gera
prejuízos!

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1.2.2. Organizando a produtividade

Será que podemos afirmar que uma pessoa organizada é uma pessoa produtiva? Estudos mostram
que, para alcançar a produtividade, basta ter um planejamento, mas sabemos que para planejar algo é
necessário realizar uma série de passos que devem ser seguidos, sendo assim, a organização ajudará para
alcançar esse objetivo. Costa et. al (2013) apresenta um roteiro de premissas:

1º Desenvolver objetivos a serem alcançados e definir indicadores que demonstre o alcance desses.

2º Estruturar as tarefas que serão realizadas para alcançar os objetivos.

3º Criar um roteiro de tarefas para ser seguido.

4º Determinar os recursos a serem utilizados para execução de cada tarefa.

5º Estabelecer planos de contingência.

Costa ainda acrescenta que, após realizar esse checklist, é hora de revisar constantemente esse
planejamento, afinal, se alguma coisa sair do plano é preciso tomar as devidas providências (COSTA et. al,
2013). Lembre-se: a prática da organização possibilita o aumento da produtividade.

A produtividade de trabalho de um indivíduo é mensurável e é através de parâmetros que uma empresa

determina se sua equipe de trabalho proporciona bons rendimentos ou não. No Brasil, a produtividade de
trabalho pode ser analisada com base em estudos de comparações. De acordo com dados organizados por
The Conference Board Total Economy Database, a produtividade do trabalho no Brasil alcançou, em 2013,
aproximadamente US$ 20 mil.

Em comparação à produtividade do trabalho dos países desenvolvidos e de diversos países em

desenvolvimento a do Brasil é apresentada como inferior. O crescimento de sua produtividade vem
aumentando de forma lenta desde a década de 2000. Analisando sob uma perspectiva de um período mais
longo, Fonseca (2012) destaca que o Brasil não conseguirá manter a produtividade em ascensão durante os
próximos 40 anos. O gráfico 1 demonstra a produtividade do trabalho de países selecionados correlacionando
ao U$$ Purchasing Power Parites (PPP) de 2013.

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Gráfico 01: Produtividade de trabalho

Fonte: The Conference Board Total Economy Database (2013).

Para entendermos melhor como é calculado a produtividade de um trabalhador, o Gráfico 1 traz uma
análise resumida comparando a produtividade entre um trabalhador brasileiro de trabalhadores de demais
países.

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Figura 01: Produtividade do brasileiro

Fonte: Administradores.com (2016).

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Mas por que a produtividade do brasileiro não é igual a produtividade de um americano? O que
interfere na produtividade? De acordo com Myles (2015), para atingir a produtividade máxima é preciso
entender cinco etapas que são:

• Entender as possibilidades.

• Alinhar as atividades realizadas com os objetivos propostos.

• Gerenciar o tempo.

• Praticar a organização eletrônica e espacial.

A pessoa que compreende que essas funções, que além de estarem interligadas, dependem uma
da outra para atingir os melhores resultados da produtividade, passa a ampliar sua percepção de tempo,
organização e produtividade.

Sabendo que a relação entre esses fatores maximiza o rendimento de um funcionário, a prática da
pirâmide da produtividade máxima resulta em excelentes retornos para a organização.

Figura 02: Pirâmide da Produtividade Máxima.

Fonte: (MYLES, 2015).

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O artigo “Como ser mais produtivo, segundo 10 líderes milionários” do site Administradores.com
(2016) elucida alguns fatores que podem auxiliar no aumento da produtividade de uma equipe. Entre esses
fatores podemos elencar três hábitos que pode influenciar o aumento de produtividade:

• Tenha uma prioridade.

• Gerencie seu tempo.

• Reavalie seu foco constantemente.

Quando falamos em definir prioridades, significa decidir quais são a tarefas que realmente são
importantes para serem realizadas no dia, falando “não” para o que não é importante. “Simplificar muitas
prioridades em apenas uma proporciona uma compreensão mais profunda do que realmente é importante
e aumenta as chances de concluir algo”, explica Ryan Simonetti, cofundador da Convene. O empresário ainda
completa dizendo que “focar em apenas uma visão é um dos temas-chave de companhias bem-sucedidas”.
(SIMONETTI, 2016).

O autor também traz a ideia de que o gerenciamento do tempo é um grande aliado no aumento da
produtividade. Mas, o conceito defendido é que, como não é possível armazenar tempo, é preciso criar um
estoque para utilizar quando necessário. O gerenciamento desse tempo pode ajudar na divisão de tarefas,
ou seja, existe a possibilidade de dividir tarefas determinando o prazo de cumprimento de cada atividade. Se
houver uma gestão de tempo (de tarefas em geral) o aumento da produtividade será gradativo.

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GESTÃO DO TEMPO E
FERRAMENTAS DA PRODUTIVIDADE

1.2.3 Procrastinação

Quantas vezes você já usou a frase: “amanhã eu faço”? É extremamente comum uma pessoa protelar
o tempo, deixando para o outro dia coisas que ele provavelmente poderia fazer naquele exato momento.
Isso pode acabar se tornando um problema, pois a facilidade de adiar tarefas se torna um hábito se não for
corrigido. Mas quando é que isso se torna um problema?

O ato de adiar ações necessárias e consistentes tem nome e se chama procrastinação. Do latim: Pro
– à frente; Crastinus – de amanhã, a atitude de procrastinar é um comportamento visível em quase 80% das
pessoas que sempre arrumam desculpas para justificar a fuga do objetivo proposto. Se analisarmos por outra
perspectiva, podemos associar uma pessoa que sempre procrastina como uma pessoa “preguiçosa”.

Scott (2014) retrata que a pessoa que tem o hábito de procrastinar, normalmente, não consegue
finalizar tarefas, e, quando termina uma, tem mais dez à espera, e, com isso, sempre haverá atrasos, perda
de rendimento e uma improdutividade instaurada sobre a empresa.

Consequentemente, essa pessoa não possui nenhum tipo de organização e os problemas gerados
atinge a todos, pois se alguém depender dessa pessoa, que sempre arruma desculpas para justificar o não
cumprimento de suas atividades, para dar continuidade a um processo, é lógico que ele não será concluído.
Então fica a dica: Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje.

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1.3. Zona de conforto x zona de expansão

Por que devemos sair da zona de conforto? Sabemos que o corpo humano se acostuma com um
estado. De acordo com as leis da física, se um corpo estiver em inércia ele tende a permanecer em inércia,
se um corpo estiver em movimento, ele tende a permanecer em movimento. Sendo assim, podemos concluir
que se você encontra-se em estado de “inércia” a tendência é de que o eu corpo e também sua mente queira
continuar como está, mas se você deseja mudar de estado, você precisará impulsioná-lo.

A zona de conforto é basicamente um estado no qual você permanece estável e equilibrado, até que
você saia dessa zona, ou seja “expulso” dela. Sair da zona de conforto significa ampliar a visão entendendo
que a busca pelo crescimento é um desafio necessário para todo e qualquer indivíduo.

O estado de conforto pode ser entendido por hábitos, rotinas e estabilidades que não permitem que
você olhe para fora da “bolha”. Pensar fora da caixa é algo complexo para quem nunca pensou em olhar para
o futuro. Algumas pessoas simplesmente acostumam com sua posição, essas pessoas preferem não arriscar e
permanecem sem buscar algo maior. Mas acredite, uma hora essa pessoa sairá da sua zona de conforto, quer
ela queira ou não! O mundo mudou e se você continuar praticando os mesmo hábitos o mercado te expulsa.

Sendo assim, Anton (2015) revela alguns passos que você, que ainda não saiu da sua zona de conforto,
possa começar a pensar sobre o assunto.

1º Passo: reconheça onde você está hoje.

2º Passo: faça analogia a estratégias de investimentos, diversifique seu portfólio e suas habilidades
profissionais.

3º Passo: desafie-se nas horas vagas.

4º Passo: descubra e explore paixões pessoais.

5º Passo: Experimente possibilidade de transição e maior aprendizagem.

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Os desafios podem ser um motivador para pensar em sair da zona de conforto e começar uma zona
de expansão. Dentro da zona de expansão o profissional se reinventa, descobre novas possibilidades, novas
oportunidades e novas habilidades.

Situações inesperadas podem acelerar esse processo, resultando em maior resiliência,

autoconhecimento, autoliderança e diversos outros elementos que proporcionam um melhor desenvolvimento
profissional.

É claro que quando você consegue expandir seus pensamentos, grandes impactos acontecem e os
principais são: novos sonhos e o alcance do sucesso. Por isso, pense fora da caixinha!

Preencha o questionário abaixo e veja se você é eficiente e eficaz no seu dia-a-dia (anote suas respostas em uma
folha à parte).

S = SIM e N = NÃO

1. Você tem o hábito de fazer, diariamente, uma lista de atividades que deverá cumprir?

( )S ( )N

2. Se você faz a lista, sempre prioriza as atividades por ordem de importância e começa a executá-las nessa
mesma ordem?

( )S ( )N

3. Você delega todas as rotinas e procedimentos operacionais de suas atividades aos seus subordinados?

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FERRAMENTAS DA PRODUTIVIDADE

( )S ( )N

4. Sempre que você tenta adiar certas decisões, espera que o problema seja resolvido automaticamente ou
por outras pessoas?

( )S ( )N

5. Você frequentemente sente dificuldades em tomar decisões relevantes no trabalho?

( )S ( )N

6. Você é daqueles que só começam a produzir realmente depois do expediente, quando as pessoas já
saíram, e, finalmente, consegue ficar sozinho?

( )S ( )N

7. Para você, todo o trabalho, do mais corriqueiro ao mais importante, deve ser sempre perfeito nos mínimos
detalhes?

( )S ( )N

8. Você sempre aceita todo o tipo de trabalho que lhe entregam, mesmo que você esteja atolado de serviço?

( )S ( )N

9. Você costuma chegar atrasado a compromissos e reuniões?

( )S ( )N

10. No trabalho, você restringe a conversa telefônica ao estritamente necessário?

( )S ( )N

11. Você se deixa ser interrompido por telefonemas a qualquer momento?

( )S ( )N

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12. Durante sua ausência (férias, viagem etc.) você tem quem o substitua em seu trabalho?

( )S ( )N

13. Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo, deixando algumas delas inacabadas frequentemente?

( )S ( )N

14. No seu trabalho, há constantemente coisas urgentes a serem feitas?

( )S ( )N

15. Você tem o hábito de trabalhar depois do expediente ou de levar serviço para casa?

( )S ( )N

16. As reuniões que você convoca costumam ser objetivas e sem desperdício de tempo?

( )S ( )N

17. Em dias úteis, seu almoço, em geral, é sóbrio, sem bebida alcoólica e sem excessos na alimentação?

( )S ( )N

18. Você costuma fazer reuniões com o seu pessoal logo após o almoço ou no final do expediente?

( )S ( )N

19. Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre cheias de documentos e papéis?

( )S ( )N

20. Você acredita que a maioria dos problemas a seu setor (ou empresa) tem causas que podem ser identifica-
das?

( )S ( )N

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Faça sua avaliação

Conte pontos apenas para as seguintes respostas:

-> Marque um ponto para cada resposta SIM dadas às seguintes questões: 1, 2, 3, 10, 12, 16, 17 e 20.

-> Marque um ponto para cada resposta NÃO dadas às seguintes questões: 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14, 15, 18 e
19.

TOTAL DE PONTOS

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

De 18 a 20 pontos - Parabéns. Você sabe como administrar o seu tempo e ser produtivo, tanto individualmente
quanto em equipe.

De 15 a 17 pontos - Você consegue administrar o seu tempo satisfatoriamente, embora haja alguns aspectos que
prejudiquem o seu desempenho.

De 12 a 14 pontos - Você tem diversos pontos que prejudicam um desempenho mais eficiente. Esteja atento para
que eles não se agravem.

Abaixo de 12 pontos - Você tem sérios problemas para administrar o seu tempo, o que o torna, provavelmente,
uma pessoa improdutiva. Não desanime. Veja as questões em que falhou e pratique o inverso do que respondeu.
Dessa forma você certamente terá uma boa melhora em seu desempenho.

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