BPM e Workflow - semelhanças e diferenças

Dentre as várias confusões hoje existentes no mercado de gestão de processos,

nenhuma se compara à existente entre as tecnologias de BPM e Workflow. É
comum vermos afirmações errôneas, até mesmo mal-intencionadas, sobre a
comparação entre elas. Para alguns, são apenas nomes diferentes para a mesma
tecnologia. Outros dizem, vagamente, que o BPM é o workflow "moderno", sem no
entanto entender a real diferença que existe entre elas. E alguns, por mais incrível
que possa parecer, afirmam até mesmo que a tecnologia de workflow está
superada.

Em nosso ponto de vista, esta confusão é alimentada pelos seguintes fatores:

1. A própria definição de BPM ainda é nebulosa para a maioria das pessoas.

2. Há diversos fabricantes de ferramentas de workflow que passaram a
denominar-se, subitamente, fabricantes de ferramentas de BPM, ainda que
seus softwares não atendam os requisitos de um BPMS (vide artigo
principal).
3. Os mesmos fabricantes tentam "desprestigiar" a tecnologia de workflow,
negando o seu valor e citando falsas limitações da tecnologia.

Para começar a esclarecer esta questão, vamos começar fazendo uma comparação
do que estas tecnologias podem oferecer para a gestão de processos. A tabela
abaixo mostra os recursos que cada uma delas oferece:

Workflow BPM
Modelagem de Processos Sim Sim
Automação de Processos Sim Sim
Integração com Sistemas Sim Sim
Garantia da Integridade do Sim Sim
Processo
Monitoramento do Processo Sim Sim
Análise do Desempenho do Sim Sim
Processo

Surpresa! Nesta primeira análise, ficam evidentes as grandes semelhanças entre

Workflow e BPM. Afinal, ambos atingem essencialmente os mesmos objetivos:
modelar, automatizar, monitorar e analisar o desempenho de processos,
conectando pessoas e sistemas.

Isso significaria que BPM e Workflow são a mesma coisa? Ou, ainda, que as
diferenças entre ambos são apenas cosméticas?

Eis aí a questão. O ponto-chave na comparação entre Workflow e BPM não é o que

estas tecnologias fazem, mas sim como fazem. Ou seja: os objetivos e as
possibilidades das tecnologias são muito similares. A real diferença reside em como
estes objetivos e possibilidades são alcançados. De forma geral, a tecnologia de
BPM permite um grau maior de flexibilidade e sofisticação nas soluções de gestão
de processos, acelerando o desenvolvimento, reduzindo o esforço de manutenção e
preservando o investimento a mais longo prazo.
A tabela abaixo ilustra as principais diferenças em como as tecnologias de BPM e
Workflow atendem alguns aspectos-chave de uma solução de gestão de processos:

Workflow
Recursos de Modelagem 3Rs (Roles, Routes, Rules)
Técnica de Modelagem Técnicas proprietárias
Integração com Sistemas Através de codificação
Regras de Negócios Codificadas ou
parametrizadas em
aplicação específica
Análise do Desempenho do Através de relatórios e
Processo gráficos sobre o modelo de
dados do Workflow
Plataforma de execução Geralmente vinculado a
(SO, BD, AS) uma plataforma
BPM
3Rs, Simulação,
Documentação extensiva
BPMN, BPEL e/ou BPML
Através de padrões como
SOAP e JCA e de
adaptadores out-of-the-box
Definidas de forma
declarativa em um BRM
(Business Rules
Management)
Através de ferramentas de
BAM (Business Activity
Monitoring)
Geralmente multi-plataforma

Um ponto fundamental: quanto mais complexo for o processo a ser gerenciado,

maior será o benefício em utilizar BPM. Em cenários menos complexos, a diferença
em como as tecnologias atendem estes aspectos-chave pode ser praticamente
irrelevante.

Neste contexto, certamente veremos que, a partir de agora, os processos mais

complexos passarão a ser atendidos pela tecnologia de BPM (pois seus diferenciais
serão valorizados), enquanto os demais processos continuarão a ser atendidos com
tranquilidade pela tecnologia de workflow. Por estas razões, engana-se quem
acredita que o BPM virá substituir o workflow. O que teremos é um longo e feliz
convívio entre estas tecnologias
BPMN: o Modelo E-R dos Processos

Neste artigo, buscaremos apresentar a motivação para o nascimento do BPMN,

suas principais características e seus possíveis impactos na modelagem de sistemas
de TI.

A Torre de Babel dos Processos

Até muito recentemente, qualquer trabalho de modelagem ou redesenho de
processos precisava, logo em seu início, tomar uma difícil decisão – definir qual
técnica de modelagem de processos seria utilizada. Opções não faltavam – técnicas
como Swimlanes, IDEF0, Event-Process Chain, Diagramas de Atividade UML e
Redes de Petri eram apenas algumas delas.

Apesar de muito úteis e poderosas, estas técnicas compartilhavam alguns

problemas: ou eram proprietárias, ou eram incompletas, ou eram incompatíveis
com outros modelos, especialmente modelos de TI. E muitas vezes, elas eram tudo
isso ao mesmo tempo. Mais: nenhuma delas era claramente um padrão para
modelagem de processos, nem padrão de direito nem de mercado.

Além disso, (ou talvez por isso mesmo) a maioria dos processos eram (e ainda são)
modelados usando notações “ad hoc”, inventadas sob demanda para cada projeto
ou para cada empresa, em geral utilizando ferramentas de diagramação como o
Microsoft Visio. Ou seja, modelavam-se processos que praticamente só conseguiam
ser entendidos completamente por quem os havia modelado.

Evidentemente, é absolutamente impossível, em um cenário como esse, tentar

fazer avançar o BPM. Pois, se não há uma uniformidade básica sobre como modelar
processos de negócios, como poderá haver um entendimento claro sobre o
funcionamento deste processo? Como ele poderá ser discutido com outras pessoas,
redesenhado e automatizado, se ele utiliza uma notação que não é padronizada?

Para termos a correta dimensão deste paradoxo, podemos fazer uma simples
analogia com a área, muito bem estabelecida, de banco de dados. Será que esta
disciplina conseguiria ter alcançado o sucesso que tem se não existisse uma
notação universalmente aceita como o Modelo Entidade-Relacionamento? Como
seria o mundo da TI se, cada vez que fôssemos modelar um banco de dados,
tivéssemos que primeiro definir qual técnica de modelagem iríamos usar (ou pior,
se inventássemos nossa própria notação para cada projeto!).

Absurdo? Bem, esse era o ambiente que, até bem pouco tempo atrás, aguardava
quem precisava modelar e automatizar processos de negócio.

BPMN: A Resposta Certa ao Desafio

O BPMN (Business Process Modeling Notation) é um padrão para modelagem de
processos. Criado inicialmente pelo BPMI (Business Process Management Initiative),
foi incorporado pela OMG (Object Management Group) após a fusão entre estas
entidades, ocorrida em 2005.

O enorme sucesso do BPMN em se estabelecer como padrão para o BPM vem de

três razões principais. A primeira é que foi sempre um objetivo fundamental seu
oferecer uma notação de fácil entendimento por todos os envolvidos com
processos. Assim, tanto usuários de negócios quanto profissionais de TI
conseguirão facilmente ler um modelo de processos em BPMN. Desta forma, o
BPMN torna-se, na prática, uma ferramenta que cria uma língua comum entre as
áreas de negócios e TI, reduzindo a distância existente entre elas.

A segunda razão é que o BPMN foi dotado de uma série de recursos que tornam
possível a modelagem de processos extremamente complexos. O uso de tais
recursos é opcional e, assim, o modelo pode ser construído apenas com os
elementos mais simples, para facilitar a leitura. Ao utilizar estes recursos, pode-se
chegar a um nível bastante refinado do comportamento do processo, agregando
várias informações técnicas, e permitindo o mapeamento automático para padrões
de execução de processos, como o BPEL. Assim, se consegue uma transição natural
da modelagem para a execução dos processos.

A terceira razão para o sucesso do BPMN é que ele possui uma sólida
fundamentação matemática. O BPMN foi construído sobre os conceitos do Pi-
Calculus, uma derivação do Cálculo de Processos para a representação de
processos dinâmicos e móveis. Mais uma vez, a analogia com banco de dados é
pertinente, pois uma das grandes razões do sucesso dos bancos de dados
relacionais foi seu embasamento na teoria relacional.

Primeiros Passos em BPMN

O BPMN define um único tipo de diagrama, chamado de Business Process Diagram

(BPD). Neste diagrama, como ilustrado na figura, são dispostos os diversos
elementos que formam o BPMN.

O BPMN possui diversos elementos, sendo que os básicos são apenas 4: atividades,
eventos, gateways (decisões) e sequence flows (rotas). Com apenas estes 4
elementos, é possível construir modelos bastante expressivos de processos,
fazendo com que o BPMN seja efetivamente fácil de aprender e simples de utilizar.

À medida que coletamos mais dados sobre o processo a ser modelado, podemos
utilizar as diversas variações destes elementos, cada uma com uma semântica
precisa (por exemplo, eventos baseados em tempo). Podemos também adicionar
novos elementos que enriquecem a semântica do processo.

Assim, de forma geral, um modelo BPMN nos permite representar os seguintes

conceitos:

• Processos, sub-processos e atividades

• Loops, instanciação múltipla de atividades e transações de compensação
• Eventos de início, de fim e intermediários no processo (ex: um processo
pode iniciar a partir do evento “Email vindo do cliente”)
 • Decisões, paralelismo e sincronização de processos
• Organizações, departamentos e papéis que participam do processo
• Trocas de mensagens entre organizações participantes do processo
(essencial para representar cenários B2B)
• Objetos de dados que tramitam ao longo do processo

Com estes recursos, o BPMN permite a criação de modelos excepcionalmente

sofisticados – com a vantagem adicional de poderem ser facilmente compreendidos.

O Caminho Adiante
Hoje, não há mais nenhuma dúvida que o BPMN é a técnica de modelagem
preferencial para qualquer projeto de BPM. O uso de outras técnicas deveria ser
considerado apenas em casos excepcionais, tais como aqueles em que há um
grande legado de processos modelados em outras técnicas. Caso contrário, não há
boa razão para não usar o BPMN.

Nós, da iProcess, já pudemos experimentar na prática os benefícios da facilidade de

uso do BPMN. Já temos utilizado a técnica para discutir modelos de processos com
usuários de negócio de clientes, com excelentes resultados. Na visão dos usuários,
a notação é clara e intuitiva, sendo compreendida de forma praticamente
instantânea. O que mais podemos querer de uma técnica de modelagem?

Além disso, não podemos deixar de analisar o significado da fusão entre o BPMI
(criador do BPMN) com a OMG (mantenedora de diversos padrões, como UML e
CORBA). A verdadeira questão está no desejo de ambas organizações de incorporar
o BPMN na UML. Como se sabe hoje, a UML não conta com técnicas apropriadas
para a modelagem de processos, e o BPMN virá justamente cobrir esta lacuna.
Assim, muito em breve, teremos o BPMN como parte da mais difundida técnica de
modelagem de sistemas do mundo. Se alguém ainda tinha dúvidas sobre a
importância da modelagem de processos para a concepção de sistemas, este fato
deve eliminá-las.

Por tudo isso, demos a este artigo o título acima. Acreditamos que a relevância do
BPMN para o BPM será a mesma do Modelo Entidade-Relacionamento para banco
de dados. O BPMN será a técnica que permitirá que a modelagem de processos seja
ensinada, divulgada e promovida em massa, no mercado e nas universidades. Em
outras palavras, que deixe de ser uma atividade secundária, quase um nicho, para
se tornar uma ferramenta indispensável para profissionais de negócios e de TI.