CURSO A DISTÂNCIA

Gestão Documental no TCU

Módulo 1 – Introdução à Gestão Documental
Aula 1 – Conceitos

Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:

1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Conceitos importantes
4. Síntese da aula
5. Referências bibliográficas

© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU

© Copyright 2020, Tribunal de Contas de União

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Responsabilidade pelo Conteúdo:

Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo

Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes

Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação

Responsabilidade Editorial:
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa

Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020.
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.

Brasil. Tribunal de Contas da União.

Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de

Contas da União, Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

12 p. : il., color.

Conteúdo: Módulo 1. Introdução à gestão documental. Aula 1. Conceitos.

1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento

eletrônico. 5.Processo. 6. Processo eletrônico. 7. Preservação documental. 8.
Preservação digital. 9. Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo. I. Título.

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

1. Introdução

Caro(a) participante,

Seja bem-vindo(a)!

Este curso foi elaborado pelo Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo (SGBA), do Instituto Serzedello
Corrêa (Isc), com o intuito de esclarecê-los sobre a importância da gestão documental e de ajudá-los
nas tarefas de gerenciamento de documentos e processos. O material didático baseia-se em legislação,
normativos internos, rotinas de trabalho, perguntas frequentes, filmes, tutoriais e bibliografia especializada.

A gestão documental visa à simplificação e racionalização dos procedimentos, como também à preservação
do patrimônio documental do Tribunal de Contas da União.

O volume de documentos produzidos em nossa instituição decorre da importância estratégica de sua

atuação para a sociedade e gera enormes acervos documentais, que, sem a devida gestão, podem dificultar
a tomada de decisão ou a comprovação de direitos ou deveres de um cidadão.

Com as novas tecnologias disponíveis no mercado surgiram os documentos arquivísticos eletrônicos. No

TCU e em diversos órgãos, documentos e processos eletrônicos já são uma realidade. Uma política de gestão
documental com embasamento técnico e jurídico traz para o órgão a devida racionalização na produção e
preservação da documentação tradicional e digital.

A gestão documental tem evoluído rapidamente nos últimos anos e se tornado ponto de partida nos projetos
de implementação de processo eletrônico e elaboração de planos de preservação digital. Por isso, conhecê-la
é essencial em tempos de constante evolução tecnológica.

Esperamos que o curso seja útil e que contribua para o aperfeiçoamento das atividades diárias.

Bom trabalho a todos.

Equipe do SGBA/Cedoc/ISC

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ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU

2. Objetivos da aula

Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de:

• Conhecer os conceitos e a fundamentação legal da gestão documental;

• Perceber a importância da aplicação da gestão documental nos órgãos públicos.

Pronto para começar? Então, vamos!

3. Conceitos importantes

3.1. O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?

Todos nós temos documentos pessoais e, quando não os organizamos, corremos o risco não só de perdê-los
ou estragá-los, mas também de não os encontrar quando mais precisamos deles. Certamente você tem em
seu arquivo pessoal documentos que guarda com muito cuidado, como escritura, certidão de casamento,
certidão de nascimento, certidão de óbito, apólice do seguro do carro, certificado de reservista, passaporte,
comprovante de pagamento, nota fiscal e documentos legais de todos os tipos.

Esses documentos, se estiverem em papel, podem ser guardados em uma caixa ou pasta rotulada como
“documentos importantes”, ou mesmo em um arquivo de pastas suspensas ou em um cofre. Caso sejam
documentos eletrônicos, você provavelmente os organizou em seu computador em pastas por assunto e
fez uma cópia em outra mídia, talvez um pen-drive ou nas “nuvens”1, para garantir que não vai perdê-los.
O importante é que eles estejam guardados, e seguros, de forma a você sempre saber com absoluta certeza
onde estão.

Fonte: Getty Images

1 “O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem.” (Wikipedia)

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

Antes de arquivá-los, é provável que você tenha levado algum tempo pensando o que é necessário guardar
e como guardar. Pode ser que você tenha consultado leis ou outras referências para saber por quanto
tempo deve manter este ou aquele documento e que tenha feito algum tipo de classificação por assunto
para facilitar a sua localização. Quando você faz isso, está fazendo gestão documental.

Fonte: Getty Images

O conceito de gestão documental surgiu na década de 40, quando Estados Unidos e Canadá começaram
a sentir a necessidade de lidar com grandes massas de documentos da administração pública e, visando
a racionalidade, passaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação de
documentos.

No Brasil, a gestão de documentos foi institucionalizada com a aprovação da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A mencionada lei, em seu
artigo 3º, define gestão documental como sendo

“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente (Brasil, 1991).”

A Resolução TCU nº 233/2010, que dispõe sobre o funcionamento do processo eletrônico e demais serviços
eletrônicos, traz uma definição mais atual de gestão documental:

“conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, a manutenção e a preservação, ao longo

do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da
forma ou do suporte em que a informação resida.”

A Gestão Documental engloba o tratamento de documentos

de arquivo2 em qualquer suporte (papel ou digital).

2 Documento de arquivo: documento produzido ou recebido por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações
legais ou na condução das suas atividades.

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Na prática, a gestão de documentos deve ser feita para todo documento produzido ou recebido nos órgãos
públicos e compreende o desenvolvimento das seguintes tarefas:

1. Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e qualidade da informação;

2. Normalização de documentos para simplificação de etapas administrativas, inclusive as repetitivas, e

de formulários para remessa e estatísticas (investigação, empréstimos);

3. Controle da tramitação documental;

4. Coordenação e colaboração entre organismos produtores (setores que produzem documentos dentro
de um órgão) e arquivo central (o Arquivo Central do Executivo é o Arquivo Nacional. No Legislativo
e no Judiciário cada órgão tem o seu arquivo central);

5. Estudo do organograma, atividades desenvolvidas, normas e legislação que regem as atividades,

documentos produzidos e assuntos tratados neles, materializada na adoção de um Código de
Classificação e de uma Tabela de Temporalidade Documental;

6. Escolha da ordenação mais adequada para a recuperação rápida da informação;

7. Estudo dos descartes e suas listas, com o consequente estabelecimento de acordos para evitar a
remessa de séries descartáveis aos arquivos centrais;

8. Incorporação de novos documentos e manutenção da informação atualizada;

9. Levantamento de informações mediante solicitação para o estudo de qualquer tema ou a preparação

de projeto;

10. Elaboração de índices, inventários e tesauros;

11. Planejamento para informatização.

3.2. OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL

Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental.

Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação na hora e local exatos, atendendo às

necessidades dos órgãos e cidadãos.

Objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente,
após a prescrição do valor administrativo, fiscal e legal.

Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o

uso adequado das tecnologias de reprodução de documentos, do processamento automatizado de dados e de
outras técnicas avançadas na área de gestão da informação.

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

3.3. FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

a. Produção

Um programa de gestão documental deve incentivar a utilização dos documentos que são necessários
e evitar a produção daqueles que não são essenciais, diminuindo o volume dos documentos que serão
manuseados, controlados e armazenados.

b. Utilização e tramitação
Nessa fase é monitorado o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessação do trâmite. Envolve métodos de controle que estão
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração
de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e
intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

c. Destinação

Aqui são desenvolvidas as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou
seja, implica decidir quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Vamos esclarecer a seguir mais alguns conceitos importantes para entendermos melhor a gestão de
documentos.

3.4. DOCUMENTO, PROCESSO E ARQUIVO

Documento é toda informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco ótico etc.) utilizada
para consulta, estudo, prova, pesquisa, e que comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do
homem em uma determinada época.

Documento digital, segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de

Arquivos – Conarq, é a “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional.”

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Documento arquivístico é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por

instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora.

Documento arquivístico digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido,

tramitado e armazenado por sistema computacional.

Processo, no TCU, é o “conjunto de documentos, reunidos em capa especial, organicamente acumulados no curso
de uma ação administrativa ou de controle externo.”

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Processo eletrônico é definido no TCU, como o “conjunto de documentos eletrônicos e atos processuais
organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa ou de controle externo do TCU.”

3.5 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

a. Gênero

Textuais: manuscritos, datilográficos, impressos, etc.;

Cartográficos: mapas, plantas, roteiros, croquis etc.;

Iconográficos: gravuras, quadros, desenhos, cartazes, etc.;

Filmográficos/cinematográficos ou audiovisuais (imagem e movimento): vídeos, filmes super 8, filme

35mm, DVD, BD etc.;

Fotográficos: negativos fotográficos, ampliações fotográficas, etc.;

Sonoros: fitas cassetes, discos, CD, etc.;

Micrográficos: rolos, microfichas, etc.;

Informáticos ou eletrônicos: disco ótico (cd rom), disco magnético (disquete, disco rígido), fita magnética,
pen drive, banco de dados e outros.

b. Natureza
Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração;

Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

A Lei de Acesso à Informação prevê os seguintes prazos máximos de restrição de acesso à informação para
documentos sigilosos:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e

III - reservada: 5 (cinco) anos.

c. Espécie

A espécie documental é objeto de estudo da diplomática e conceito predominante no meio arquivístico.

Entendemos como espécie documental a configuração dos documentos de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

Espécies documentais comuns no TCU

1. Acórdão 2. Apostila 3. Ata 4. Atestado

5. Ato 6. Aviso 7. Carta 8. Certidão

9. Certificado 10. Contrato 11. Convênio 12. Decisão

13. Decreto 14. Despacho 15. Edital 16. Exposição de Motivos

17. Fatura 18. Formulário 19. Instrução 20. Intimação

21. Inventário 22. Lei 23. Listagem 24. Mandado

25. Memorando 26. Mensagem 27. Nota Fiscal 28. Ofício

29. Ordem de Serviço 30. Parecer 31. Portaria 32. Processo

33. Procuração 34. Proposta 35. Regulamento 36. Relatório

37. Representação 38. Requerimento 39. Resolução 40. Súmula

41. Telegrama 42. Nota de Empenho 43. Autorização 44. Declaração

45. Escala 46. Recibo 47. Convite 48. Periódico

d. Tipo ou tipologia

As diferenças entre as organizações implicam variação das espécies somadas às funções informacionais
dos documentos, o que chamamos de tipologias documentais. Entende-se como tipologia o resultado do
somatório entre a espécie e a função dos documentos.

Espécie + Função > Tipo

Veja a seguir uma lista genérica das espécies e tipologias documentais em organizações públicas e privadas
e nos arquivos pessoais:

1. Contrato = espécie

1.1. Contrato de Prestação de Serviços = tipologia documental

1.2. 1.2 Contrato de Locação = tipologia documental

2. Certidão = espécie

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2.1. Certidão de Nascimento = tipologia documental

2.2. Certidão negativa de contas = tipologia documental

3. Atestado = espécie

3.1. Atestado Médico = tipologia documental

3.2. Atestado de Óbito = tipologia documental

4. Processo = espécie

4.1. Processo de prestação de contas = tipologia documental

4.2. Processo de acompanhamento = tipologia documental

3.6. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)

Os documentos arquivísticos passam por sucessivas fases desde sua produção até sua eliminação ou guarda
permanente, de acordo com os seus valores.

Os documentos podem ter os seguintes valores:

Administrativo - Valor que um documento possui para a instituição que o recebeu ou produziu, na medida
em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

Fiscal - Valor atribuído a documentos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor
probatório.

Legal ou jurídico - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito.

Histórico - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento
pela instituição. Também referido como valor permanente.

Enumeramos a seguir as três fases desde a criação até a destinação final do documento: corrente,
intermediária e permanente.

1. Fase corrente

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina. São documentos
frequentemente consultados e seu arquivamento tem o objetivo de facilitar o acesso à informação.

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

Possuem valor administrativo, fiscal, probatório ou legal. No TCU os arquivos correntes estão localizados
nas Unidades.

2. Fase intermediária

São documentos que possuem prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final,
sendo a guarda permanente ou a eliminação. Estes documentos possuem uma frequência de consulta
menor do que os correntes.

Expirado o prazo da fase corrente, esses documentos devem ser preparados para transferência ao arquivo
central.

3. Fase permanente

Estes documentos perderam o valor administrativo, mas são providos de valor histórico-cultural. Os
documentos nessa fase são preservados definitivamente. Como exemplo de documento permanente no
TCU podemos citar processos de apreciação das Contas do Governo da República, original de Ata de Sessão,
ou registro visual ou sonoro que reflita fato relevante da vida do TCU.

A passagem da fase corrente para a intermediária é chamada de transferência. A

passagem da fase intermediária para a permanente é chamada de recolhimento.

4. Síntese da aula
Vimos nessa primeira aula o que é gestão documental, e os conceitos importantes relacionados a ela.

Em nossa segunda aula, saberemos por que se deve fazer gestão documental, qual a sua importância e as
principais vantagens. Conheceremos também a legislação pertinente.

Após a realização das atividades desta primeira aula, esperamos que você seja capaz de:

• Conhecer os conceitos importantes e a legislação relacionados à gestão documental.

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5. Referências bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:

Arquivo Nacional, 2005. 230p.

CASTRO, Astréia de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes e; GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro.
Arquivística - técnica, arquivologia - ciência. Brasília: ABDF, 1985- 2v.

Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital,

2005. Disponível em: <http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Carta_preservacao.pdf> Acesso em:
14 jul. 2020.

Legislação federal

Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder
à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.

Constituição da República Federativa do Brasil de 1998.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do
art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro
de 1991; e dá outras providências.

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em
meios eletromagnéticos.

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