Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contbeis e Documentos Legais : DOCUMENTOS CONTBEIS

Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data , em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais , separad e arquivados por ms , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa . Os principais documentos contbeis so : - notas de compra/servios - notas de vendas/servios - extratos bancrios - duplicatas pagas - comprovantes de despesas/custos - cpias de cheques - comprovantes de dbitos/crditos bancrios - outros documentos contabilizados DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos : 100 FEDERAL 200 ESTADUAL 300 MUNICIPAL 400 MINISTRIO DO TRABALHO 500 CONTRATOS 600 INSS 700 SINDICAL 800 DIVERSOS

Por sua vez, cada setor dividido em: 100 - FEDERAL 101 Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica 103 Ficha de Alterao do CNPJ

104 Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF 106 Comunicaes de Aumento de Capital 107 Demonstrativos dos Duodcimos 108 CAIF 109 Comunicaes de IPI e IRPJ 110 DIRF 111 Carto do CNPJ 112 Notificaes - Auto de Infraes 113 Baixa do CNPJ 114 Certido Negativa por Encerramento de Atividades 115 Programa de Alimentao ao Trabalhador 116 DNER 117 Defesas 118 Utilidade Pblica 119 Parcelamentos 120 Termo de Opo - Simples 121 Autorizao do DAC 122 IPEM 123 Diviso de Censura de Diverses Pblicas 124 CADE - SDE

200 - ESTADUAL 201 Declarao Cadastral (DECA) 202 -

Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE) 203 Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF) 204 ndice de Participao dos Municpios (DIPAM) 205 Licena da CETESB 206 Demonstrativo das Operaes Interestaduais 207 Certido Negativa do ICM 208 Autorizao para Confeco de Notas Fiscais 209 Auto de infrao 210 Parcelamento do ICM 211 Notificaes 212 FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte 213 Declaraes 214 Alvar de Utilizao - Secr. Sade 215 Modelos de Notas Fiscais 216 Comprovao ZONA FRANCA 217 Conselho Regional de Educao 218 Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) 219 IBDF - IBAMA 220 Defesas 221 Licena da Diviso do Exerccio Profissional 222 Utilidade Pblica 223 Declarao de Microempresa 224 Laudos Tcnicos 225 Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados

226 Vigilncia Sanitria

300 - MUNICIPAL 301 Guia de Inscrio ou Atualizao 302 Ficha de Inscrio no CCM 303 Taxas de Licena 304 Certido Negativa do ISS 305 Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME) 306 Cadastramento de Anncios (CADAN) 307 Pedido de Vistoria 308 Comunicados 309 Imposto Predial 310 Auto de Infrao e Intimao 311 Autorizao para Impresso de Notas Fiscais 312 Habite-se / Auto Vistoria 313 Alvar de Funcionamento 314 Defesas 315 Utilidade Pblica 316 Declarao de Microempresa 317 Parcelamentos 318 Cancelamentos 319 CONTRU/FICAM 320 Regime Especial

400 - MINISTRIO DO TRABALHO 401 Cadastro de Empresas

402 Relao de Empregados Menores 403 RAIS / DCPIS 404 CIPA 405 Certificados de Aprendizagem SENAI 406 Reclamaes Trabalhistas - Defesas 407 Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao 408 Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI 409 Defesas 410 Acordo de Compensao 411 Laudos Tcnicos

500 - CONTRATO 501 Contrato Social - Ata de Constituio 502 Alteraes de Contrato 503 Contrato de Locao 504 Contrato de Uso de Veculos 505 Cadastro da JUCESP 506 Contrato de Assessoria 507 Contrato de Prestao de Servios 508 Reunies 509 Publicaes em Jornais 510 Atas 511 Contratos Diversos 512 Comprovante de Cauo de Locao 513 -

Certido Breve Relato - JUCESP 514 Xerox das Exigncias - JUCESP 515 Declarao de Alienao de Participaes Societrias 516 Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA. 517 Notificaes 518 Defesas 519 Recadastramento - So Paulo Firma 520 Buscas Jucesp/Cartrios

600 - INSS 601 Pedido de Matrcula (Inicial) 602 Certificado de Matrcula 603 Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC) 604 Certificado de Regularidade de Situao 605 Certificado de Quitao 606 Certificado de Taxa de Seguro 607 Demonstrativo dos Salrios de Contribuio 608 C..B. 609 Alteraes: Nome, Endereo, CGC 610 Declaraes de Rendimento do INSS 611 Comprovante Inscrio Contribuio Individual 612 Carns dos Scios 613 Recadastramento 614 Autos de Infrao 615 Defesas

616 SESI 617 Termo Ao Fiscal TAF 618 Parcelamentos

700 - SINDICAL 701 Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador 702 Conselho Regional de Farmcia 703 Dissdios Coletivos 704 Acordos 705 SENAI - CIESP - FIESP 706 FINAME 707 Certides e Registros 708 CRA 709 CORCESP 710 Conselho Regional de Contabilidade 711 CRECI 712 CREA 713 Correspondncia Sindicato Patronal 714 CONAR (Legislao e Processos) 715 SUSEP 716 Certido Negativa de Dbito Salarial 717 Conselho Regional de Medicina 718 EMBRATUR 719 Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS 801 CACEX 803 Certido de Registro de Capital Estrangeiro 804 Procuraes / Declaraes 805 Balanos e Balancetes 806 Documentos dos Scios ( xerox ) 807 Marcas e Patentes 808 Correspondncias 809 Consultas 810 Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS 811 Escrituras 812 Apurao do Ativo Imobilizado - TELESP 813 Ajustes de Balano 814 Laudo de Avaliao 815 Relatrios 816 Inventrio 817 Depsito Inicial 818 Cadastro de Fornecedores e Associaes 819 Convocaes 820 Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica 821 Cadastro de Bancos 822 Mapas de Depreciaes 823 Alvars 824 Seguros 825 -

Carta de Fiana 826 Eletrobras 827 BNDES 828 Consrcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue: PASTA A/1 PASTA B/2 1Guias de Recolhimento do INSS 9Guias de Apurao e Recolhimento do ICM 2Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados do FGTS 10 Guias de Apurao e Recolhimento do IPI 3Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e Contribuio Social 11 4Guias de Recolhimento do ISS 12 5Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 Orientaes e Comunicados 6Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14 Memos Empresa Contbil 7Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de Contribuio Sindical e Assistencial 15 8Folhas e Envelopes de Pagamento 16 -

PASTA C/3

PASTA D/4

17Balanos 25 Fichas Financeiras e Informes de Rendim. 18Balancetes 26 Folhas de Pagamento e Pro-Labore 19Cadastros e Declaraes 27 20IBGE 28 21DCTF 29 2230 2331 2432 Documentos dos Autnomos

PASTA E/5

FUNCIONRIOS

3340 Empregados Desligados 3440.1 3540.2 3640.3 3740.4 3840.5 3940.6 -

40.7 -

40.8 -

40.9 -

40.10 -

Prazos para guarda de documentos

A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.). A

seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.

Prazos obrigatrios de guarda de documentos pelo Amparo Legal (FONTE Leis)

Tipos de Documentos Balancete Cofins Conciliao Bancria Conhecimento de Frete Conta de gua Conta de Luz Conta de Telefone DAE (Documento de Arrecadao Estadual)>> DAMEF (Declarao Anual de Movimento Econmico e Fiscal) DAPI (Demonstrativo de Apurao e Informao do ICMS) Duplicatas Recebidas/Emitidas Extrato Bancrio GAM (Guia de Arrecadao Municipal) ICMS (Imposto de Circulao de Mercadorias) Imposto de Renda

Prazo obrigatrio de guarda pela empresa 5 anos 10 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Amparo legal Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 8.212 Art. 33Lei Orgnica da Seguridade Social Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 8.212 Art. 46Lei Orgnica da

5 anos

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 10 anos aps a

Autnomo

entrega da Declarao na Receita Federal 5 anos aps a entrega da Declarao na Receita Federal 5 anos 5 anos 5 anos 10 anos aps a entrega da Declarao na Receita Federal 5 anos

Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Fsica IPI (Imposto de Produtos Industrializados) IPTU (Imposto Predial Urbano) IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veculos Automotores) IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurdica) ISSQN (Imposto sobre Servios de qualquer natureza) ITBI (Imposto de Transmisso Bens Imveis) ITR (Imposto Territorial Rural) Livro Balano Patrimonial/Geral Livro de Apurao de Lucro Real (Lalur) Livro de Razo Livro de Registro de ICMS Livro de Registro de Inventrio Livro de Registro de Sadas Livro Dirio Livro Registro de Entradas Movimento Contbil ou Movimento de Caixa Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada Nota Fiscal de Venda de Imobilizando

Instruo Normativa n8/93 Art. 4 Secretaria da Receita Federal Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 8.212 Art. 46Lei Orgnica da Seguridade Social Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional A lei no prev descarte

5 anos 5 anos Permanente

10 anos considerando Lei 8.212 Art. 46Lei Orgnica da a data do ltimo Seguridade Social lanamento 5 anos 5 anos considerando data do ltimo lanamento Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional

31 anos considerando Parecer 410Coordenao do sistema a data do ltimo de Tributao (CST/SIPR) lanamento 10 anos considerando Lei 8.212 Art. 46Lei Orgnica da data do ltimo Seguridade Social lanamento Permanente 5 anos Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio considerando a data Nacional do ltimo lanamento 5 anos 5 anos 5 anos aps depreciao do bem 10 anos 5 anos Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 8.212 Art. 46Lei Orgnica da Seguridade Social Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional

Ordem de Servio PIS (Programa de Integrao Social) Recolhimento Recibo de Depsito Bancrio Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens>> RPA (Recibo de Pagamento de Autnomo) Taxa de Fiscalizao para Funcionamento VAF (Verificao de Apurao Fiscal) VAF (Verificao de Apurao Fiscal)

5 anos 10 anos 5 anos 5 anos

Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 2.052/83 Art. 3 e 10PIS-PASEP Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 8.212 Art. 45 1Lei Orgnica da Seguridade Social Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional Lei 5.172 Art. 173Cdigo Tributrio Nacional

30 anos 5 anos

5 anos

Guarda de Livros e Documentos Contbeis (FONTE Sebrae SP)

Prazo obrigatrio de guarda pela empresa 30 anos

Tipos de Documentos

Trabalho e Previdncia
- documentos sujeitos ao FGTS - documentos sujeitos fiscalizao do 10 anos INSS, PIS/PASEP e salrio-educao. Termo de resciso do contrato de trabalho, aviso prvio e pedido de demisso. CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados livros de atas da CIPA, livros de inspeo do trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas de registro de empregados RAIS Demais documentos IPI, IRPJ, ITR, II e ISS ICMS: 2 anos 3 anos

indeterminado 5 anos 5 anos 5 anos Depende da legislao de cada Estado e do Distrito Federal; a regra geral de 5 anos

Documentos Fiscais e Livros Contbeis e Fiscais para fins de Fiscalizao do 10 anos PIS/PASEP, COFINS, CSLL.

Prazos para guardar documentos diversos (FONTE TJ de Mato Grosso):

Documentos Prazo obrigatrio

Imposto de Renda, IPTU, IPVA. 05 anos, contados a partir do primeiro dia til do ano seguinte do pagamento. Contas de gua, luz, telefone e gs. Planos de Sade Pagamento de Condomnio 05 anos 05 anos. Planos de Sade entende-se por aqueles em que o consumidor s pode escolher os mdicos da rede credenciada pelo plano. 05 anos. recomendvel pedir periodicamente (a cada 12 meses) administradora do condomnio uma declarao de que no existem dbitos 05 anos 05 anos. O registro da escritura definitiva em cartrio a prova de plena e irrevogvel quitao do imvel 05 anos, para se prevenir de eventuais lanamentos indevidos e/ou cobranas em duplicidade por parte das administradoras de carto de crdito.

Mensalidades Escolares Financiamento / Prestao da Casa

Faturas de Carto de Crdito

Notas de Servio de profissionais liberais 05 anos (encanador, advogado, mdico particular etc.). Contratos de Aluguel 03 anos 01 ano, a partir do primeiro pagamento de cada mensalidade. Seguro Sade entende-se por aquele Contratos de Seguro (incluindo em que o consumidor tem a opo de escolher Seguro Sade). livremente o seu mdico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. Consrcio At a quitao do dbito total que ocorre com a entrega da carta de liberao da alienao fiduciria Deve ser guardada no somente pelo prazo da garantia, mas pelo prazo de vida til do produto para que o consumidor se resguarde de qualquer vcio oculto de fabricao. At a aposentadoria, a fim de evitar qualquer tipo de dvida quanto ao efetivo tempo de servio e contribuio. S aps comprovar que o dinheiro est mesmo na conta.

Nota Fiscal

INSS autnomo Servios Bancrios comprovantes de depsito

De qualquer forma, caso o fornecedor alegue que uma conta antiga no tenha sido paga pelo consumidor e este no disponha mais de comprovante, apesar de t-la pago, ainda

assim o consumidor poder pedir a inverso do nus da prova, ou seja, o fornecedor ter que provar que a conta no foi paga. O consumidor que paga essas contas automaticamente pelo banco j tem a comprovao de pagamento.