INTRODUÇÃO À INFORMÁTICA

Componentes de hardware
Monitor: permite visualizar informação na forma de imagem ou vídeo; todo o trabalho desenvolvido
com o computador pode ser visto no monitor
CPU: Unidade Central de Processamento, é o “cérebro” do computador, onde toda a informação é
processada;
Teclado: é através do teclado que vai poder dar isntruções ao computador, digitar texto, introduzir
valores, controlar programas, etc...
Rato: a sua utilização permite interagir com o computador através de imagens gráficas apresentado
no ecrã do monitor;
Colunas: permitem ouvir os sons das aplicações multimédia e de vídeos, músicas de Cd áudio, etc...
Impressora: a função da impressora consiste em imprimir o resultado do nosso trabalho, quer seja um
texto, um gráfico, uma imagem...
Scanner: o scanner ou digitalizador captura para o computador, a imagem, o texto, o gráfico,

Suportes de Informação: têm como função guardar informação, sendo amovíveis permitem
transpotar informação.

Disco rígido: é o suporte de armazenamento de grandes quantidades de informação que se

encontra instalado no interior da CPU.

Cd-Rom: este suporte tem o mesmo formato que os conhecidos CD, apresentando uma grande
capacidade de armazenamento de informação.
DVD: tem o mesmo formato que o Cd-Rom, mas possui uma capacidade de armazenamento ainda
maior

Disquete:são amovíveis e facilmente transportáveis,utilizadas para pequenas quantidades de

informação.

1
 Pen (Caneta de Memória): são amovíveis e facilmente transportáveis, utilizadas para médias –
grandes quantidades de informação

• Software
– São os programas e os programas são instruções que definem como é que o computador
deve reagir a determinados comandos do utilizador.
– Se quiser executar uma determinada actividade com o computador tem de instalar um
programa adequado.

• Sistema Operativo
– É uma componente importante do software pois tem como missão servir de intermediário
entre o hardware e o software

SISTEMA OPERATIVO
FICHEIROS
Recurso de armazenamento de
informação (ex.: fotografia, texto);

DIRECTÓRIO
Recurso de organização de ficheiros;

PROGRAMA
Ficheiro ou conjunto de ficheiros cuja função é manipular
outros ficheiros
(ex.: Editor de texto para alterar um texto)

ATALHO
Acesso mais facilitado a um ficheiro ou programa

AMBIENTE DE TRABALHO:

2
 Ambiente de Trabalho: É o nome dado a toda a informação visível e exposta no ecrã.
No Ambiente de Trabalho estão presentes pequenas figuras denominadas ícones, dispostas
junto à margem esquerda do ecrã.

O Meu Computador é o ícone que está associado a todos os recursos, aplicações e

informação disponíveis no computador; Permite o acesso às unidades de armazenamento de
informação.

FireFox é o programa que permite visualizar informação que está presente na Internet

O “Lixo” (ou “Reciclagem”) é como um “cesto dos papéis” onde ficam os trabalhos e outros
elementos que se eliminam. No caso de engano é possível recuperar esses itens.

AMBIENTE DE TRABALHO
LIGAÇÃO DE AREA
LOCAL
Barra Tarefas

3
 HORA

DATA

AMBIENTE DE TRABALHO

• A Barra de Tarefas é uma componente flexível e dinâmica. A informação nela contida varia não só pelos
trabalhos, mas também segundo o critério e gosto pessoal do utilizador.
• Personalização da Barra de Tarefas:

4
 MANIPULAÇÃO DE JANELAS
O que são janelas?
– Para facilitar a utilização dos vários programas que estão a ser executados em simultâneo,
o Windows cria uma janela para cada programa.
Abrir janelas:
Duplo clique no item pretendido
Ou
Seleccione o item que pretende abrire clique no botão direito do rato, depois seleccione a
opção Abrir
Ou
Seleccione o item que pretende e prima a tecla Enter

Fechar Janelas
 Clique no Botão Fechar que se encontra na Barra de Título
 Ou
 Clique no botão direito do rato sobre o botão que se encontra na Barra de Tarefas
com o nome que identifica a janela que deseja, seleccione a opção Fechar.

Maximizar Janelas: para ampliar a janela de forma que ocupe todo o ecrã.
 Faça duplo Clique na Barra de Título
 Ou
 Clique na Caixa de Controlo e seleccione a opção de Maximizar
 Ou
 Clique no botão Maximizar na Barra de Título

 Minimizar Janelas: permite reduzir o seu tamanho o mais possível, transformando-a

em botão na Barra de Tarefas.
 Clique na Caixa de Controlo, seleccione a opção Minimizar
 Ou
 Clique no botão Minimizar na Barra de Título

5
 INTRODUÇÃO AO WORD
O MicroSoft Word é um processador de texto que coloca à disposição do utilizador um
conjunto bastante completo de potencialidades para a criação de um documento.
 Iniciar o Word
Aceda ao menu Iniciar, grupo Todos os Programas, opção Microsoft Office, sub-opção

Microsoft Office Word

ÁREAA DE
TRABALHO

Menu de Título da Botão de

Controle Janela
BARRA DE Botão de
TÍTULO Minimizar Maximizar

Barra de
Menus Botão de
Fechar

Barra
deMenus Barra de
Ferramentas

Painel De
Tarefas

Barra de
Margens
Deslocamento
da Janela

Componentes do ecrã de abertura do Word

6
 – Barra de título

Botão Botão
Nome do Minimizar Maximizar
Documento

Nome do
Programa

Botão Fechar

Barra de Menus: aqui pode encontrar todos os comandos do programa; estes comandos estão
arrumados em menus; para abrir um menu basta que clique com o botão esquerdo do rato no
nome do menu.

Barras de Ferramentas

As barras de ferramentas que o Word apresenta quando se inicia uma sessão são: Padrão e
Formatação.

•
Área de texto

– É a área onde pode escrever o seu texto e tem o aspecto de uma folha de
papel

7
 Barras de deslocamento
Com as barras de deslocamento consegue mover a folha no ecrã e assim ver todo o conteúdo
do documento

Barra de estado
Fornece várias informações sobre o documento, por exemplo : o número da página
corrente, a posição do cursor e etc…

Réguas
As réguas estão graduadas em centímetros e têm duas zonas. A zona (espaço normal de
texto) e a zona cinza azulado (zona das margens)

Criar um documento
Aceda ao menu Ficheiro, opção Novo

Guardar um Documento
 Aceda ao Menu Ficheiro, opção Guardar
ou Guardar como
Ou
 Clique no botão que se
encontra na barra de
ferramentas.

Selecciona o local onde

quer guardar o ficheiro

Digita o nome do
ficheiro
Operação final: guardar

8
Manuseamento de Documentos
Abrir documentos
 Clique no Menu Ficheiro, opção Abrir
 Ou

 Clique no botão que se encontra na barra de ferramentas

Fechar documentos
 Aceda ao menu
Ficheiro, opção
Fechar
 Ou
 Clique no botão que se encontra na barra de menus
Imprimir documentos
 Para imprimir um documento é necessário que tenha uma impressora ligada e
devidamente configurada

Selecione quantas as
páginas a imprimir

Seleciona quais as
páginas a imprimir

Selecionar quantas
páginas por folha

9
Edição de um documento
Digitar texto
 Para iniciar o seu documento bata começar a digitar o texto, sabendo que este será
inserido onde se encontra o cursor.
Navegar num documento

 Com o teclado
 [Teclas direccionais] (setinhas): movem o cursor no sentido da tecla direccional;
 [Home]: move o cursor para o início da linha
 [End]: move o cursor para o fim da linha
 [Page Up]: move o cursor de ecrã em ecrã, no sentido ascendente
 [Page Down]: move o cursor de ecrã em ecrã, no sentido descendente
Com o rato
 Coloque o ponteiro do rato no local pretendido e dê um clique
Com as barras de deslocamento
 Funcionam para visualizar toda a informação que não está visível e, possibilita
deslocar o cursor de página em página, através de duas setas no final da barra.
Seleccionar texto
 Com o rato
 Com o teclado
Eliminar texto
 Seleccionar o texto + Delete
Mover e copiar texto
 Seleccionar o texto
 Aceda ao Menu Editar

Para Mover texto: selecione

cortar

Para Copiar texto: selecione

copiar

Para colocar o texto no local

Destinado: selecione Colar

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 Formatação de um documento
Menu Formatar

Internet
O Que é?
 É uma rede de computadores constituída por milhares de outras redes, todas interligadas
entre si.
O QUE SE PODE FAZER?
 O objetivo básico da Internet consiste na partilha e divulgação de informação e na
comunicação entre os seus utilizadores;

O QUE SE PODE ENCONTRAR?

 Jornais digitais, músicas, vídeos, procura de emprego,
correio eletrónico (email);
ONDE SE ENCONTRA A INFORMAÇÃO?
 Encontram-se em computadores de grandes capacidades
(servidores) e de fácil acesso;
QUEM CONTROLA ESTES COMPUTADORES
 Empresas especializadas que garantem o seu constante e bom funcionamento;
Como navegar na internet?
 Através da utilização de um navegador, mais conhecido como browser
de internet
 (ex.: Internet Explorer e Firefox);

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 Vamos conhecer melhor um navegador de internet: Internet Explorer
Para começar a navegar na internet faça duplo clique no ícone;

Retroceder Avançar Barra de endereços

Parar
Actualizar página Ir para

Home Page (página Inicial)

Quais as principais formas de navegar na internet?

Através de link directo para a página que pretende visitar: Todas as páginas de Internet têm
um endereço que as identifica. (ex.: inserir www.jn.pt);

Através de um motor de pesquisa:

Um motor de pesquisa é um instrumento que permite encontrar páginas na Internet que
contenham os termos, ou seja, as palavras, que nós escrevemos e sobre as quais pretendemos
obter informação

Um dos motores de pesquisa mais conhecidos e utilizados é o Google.

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Exemplo de um motor de pesquisa - resultados

Ligação para a
página

Correio Electrónico
Oque é?
E-mail ou correio electrónico, é um método que permite compor, enviar e receber mensagens
através de sistemas electrónicos de comunicação.
Como obter um endereço de correio electrónico?
É simples e gratuito;
Obedece a um sistema de registo de dados do utilizador, sem a necessidade validação legal dos
dados;
Alguns serviços gratuitos de email
Hotmail - pode aceder através do endereço http://www.hotmail.com Portugalmail - pode aceder
através do endereço
http://www.portugalmail.pt
Clix - pode aceder através do endereço http://www.clix.pt Sapo – pode aceder através do endereço
http://www.sapo.pt
Escreva o seguinte endereço: www.sapo.pt

Clique no botão “Mail” para aceder ao e-mail do sapo e criar uma nova conta de e-mail;

13
 Em seguida clique em “Criar Conta”;

Escreva o endereço de e-mail que escolheu para sua identificação

– como já alguém pode ter escolhido o mesmo endereço deve usar o botão “E-mail Disponível” para
ter a certeza que pode utilizar esse endereço;
Seguidamente deve escrever a sua Password (palavra-passe) para a sua conta de e-mail;
 Preencha os seus dados pessoais e aceite os Termos de utilização;
 Clique em seguinte;
 Escolha as áreas de interesse das quais quer receber informação no seu e-mail; Clique em
seguinte;
 Em seguida pode associar ou não a sua conta de e-mail à sua conta
 ADSL caso a tenha;
 Clique em confirmar e a sua conta está criada;
 Clique em seguinte;
 Em seguida se desejar pode instalar o sapo messenger, se não clique em Terminar.

Como aceder à sua caixa de correio electrónico:

– Escreva o seu endereço de e-mail na caixa e a sua Password e clique no botão Entrar.

Mensagens recebidas
Assunto

Nome do remetente

Criar nova mensagem (email) 14

Como enviar um email?
 É obrigatório o preenchimento de um campo: endereço de destino (to);
 É conveniente o preenchimento do campo de assunto; E claro, o conteúdo da mensagem;

Como se vê um email recebido?

 A primeira coisa a ver é quem envia, o assunto e quando enviou; Depois é só premir onde
tem o assunto para aceder ao email;

Cuidados a ter:
Evitar abrir emails quando desconhecer a origem;

Ler mensagens

Enviar mensagens (email)

Anexar documentos

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 RECEPCIONISTA / ATENDIMENTO AO PUBLICO

Significado Recepcionista

O recepcionista é o profissional que trabalha na recepção ou portaria de estabelecimentos

privados ou públicos. É o responsável pelo atendimento ao público interno e externo de um
estabelecimento, atendimento telefônico, encaminhamento a órgãos e departamentos
competentes, além de auxílio a outros setores da organização.
A recepção é o local de recepcionar e atender pessoas. Normalmente construído como um balcão
na entrada de um edifício, a recepção é encontrada principalmente em meios de hospedagem,
empresas, hospitais, consultórios médicos e órgãos públicos.
A pessoa empregada de ocupar a recepção é chamada de recepcionista. Cabe ao recepcionista
(entre outros) responder perguntas gerais e/ou direcionar as perguntas para outros profissionais
qualificados.
Área de atuação do recepcionista

O mercado de trabalho para recepcionista é bem extenso pois, qualquer estabelecimento precisa
de um profissional para recebimento de colaboradores, prestadores de serviço, clientes e
visitantes.
O recepcionista poderá trabalhar em empresas privadas ou públicas, hotéis, hospitais, clínicas,
escolas, órgãos públicos, entre outros.

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Requisitos para Profissão de Recepcionista

Para ser um bom profissional, o recepcionista deve ter qualidades e habilidades específicas,
como pontualidade, dinamismo, discrição, atenção, organização, educação, confiança, autonomia
e segurança.
O grau de escolaridade para ser recepcionista depende do estabelecimento. Normalmente, exige
mínimo de nível fundamental mas, algumas empresas podem exigir curso técnico ou graduação
específica.
Dependendo do local, faz se necessidade também a fluência numa segunda língua, como inglês
ou espanhol.

Perfil do Recepcionista

O perfil do recepcionista ideal envolve diversas qualidades, dentre elas:

 Responsabilidade; Dinamismo;
 Discrição; Organização;
 Atenção; Iniciativa;
 Criatividade; Imparcialidade ;
 Flexibilidade; Comunicabilidade ;
 Ponderação; Educação;
 Simpatia; Confiança;
 Sigilo; Autonomia;
 Segurança; Lealdade;
 Postura; Empatia ;
 Ética profissional.

Função do Recepcionista

 Recepcionar, atender e orientar pessoas;

 Utilizar recursos de informática (computadores, impressoras, catracas eletrônicas e
etc);
 Controlar a entrada e saída de pessoas e bens;
 Receber e transmitir mensagens;

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  Receber e fazer ligações telefônicas;
 Receber, organizar, encaminhar e arquivar documentos;
 Fazer o controle patrimonial de bens, referente ao seu setor de trabalho;
 Confeccionar relatórios;
 Prestar informações;
 Organizar o ambiente da recepção.
O que faz o Recepcionista?

 Recepciona colaboradores e visitantes procurando identificá los, averiguando suas

pretensões para prestar-lhes informações e/ou encaminhá-los a pessoas ou setores
procurados;
 Atende e realiza chamadas telefônicas;
 Responde a perguntas gerais sobre a organização, que estejam dentro das suas
atribuições, ou direciona as perguntas para outros funcionários qualificados a
responder;
 Organiza e arquiva documentos;
 Executa trabalhos de digitação e impressão de documentos;
 Utiliza a máquina copiadora e/ou impressoras;
 Controla chaves;
 Registra informações;
 Utiliza intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes e etc;
 Manter atualizado os livros de registros de correspondência;.
 Efetua telefonema, atende telefone e transfere chamadas telefônicas; etc.

Competência do Recepcionista

Competência, sob o ponto de vista funcional, é o exercício do conhecimento de forma adequada

e persistente a um trabalho ou profissão.
Consiste na junção e coordenação de conhecimentos, atitudes e habilidades próprias do
recepcionista para o exercício da sua função.
É de extrema importância a busca da competência profissional em qualquer área de atuação.
O conhecimento da ciência, da tecnologia, das técnicas e práticas profissionais é pré-requisito
para a prestação de serviços de boa qualidade.
Nem sempre é possível acumular todo conhecimento exigido por determinada tarefa, mas é
necessário que se tenha a postura ética de recusar serviços quando não se tem a devida
capacitação para executá-lo.
O recepcionista deve buscar sempre aprimorar suas habilidades e conhecimentos, por meios de
cursos, palestras e leitura de bons livros e artigos, a fim de desempenhar seu trabalho da melhor
forma possível.
O recepcionista é responsável por atender o público.Esteja preparado(a)!Busque seu diferencial
no mercado de trabalho!
Este profissional pode atuar em diversas empresas, dos mais variados tipos e segmentos,
como:

18
  Hotéis
 Hospitais
 Instituições De Ensino
 Bancos
 Aeroportos

O recepcionista é responsável por atender o público, tanto pessoalmente quanto por

telefone ou e-mail. Esse profissional faz agendamentos, dá informações e orienta a
circulação das pessoas e visitantes. Ainda pode gerenciar a compra de materiais de
escritório, cuidar das correspondências, da agenda da diretoria, bem como marcar reuniões,
arquivar documentos e controlar as chaves e acessos e registrar informações.

A recepcionista concentra diversas responsabilidades e, exatamente por isso, precisa ser

extremamente organizada. É ideal que conte com um sistema de arquivamento que permita
um controle maior do que acontece na empresa. Dessa maneira, é fundamental conhecer as
informações e documentações que chefes, colegas e clientes possam precisar. Para facilitar o
trabalho, pode se manter esses dados arquivados em pastas categorizadas, sejam elas físicas
ou digitais. Uma boa recepcionista é capaz, ainda, de compreender, com rapidez, quais são
suas prioridades e tarefas diárias. A autogestão é essencial. Assim, é de suma relevância
manter à mão os contatos dos colegas de trabalho, clientes, fornecedores, contratantes, além
dos números de emergência.

Funções desempenhadas pela recepcionista:

 Atuar com responsabilidade na recepção;
 Atender, filtrar chamadas e anotar recados;
 Receber visitas e esclarecer eventuais dúvidas;
 Realizar o direcionamento de ligações;
 Despachar e controlar correspondências;
 Prestar apoio em ligações e pesquisas para a diretoria ou supervisão;
 Prestar o apoio necessário na organização;
 Gerir a agenda e ligações da diretoria;
 Criar e arquivar documentos da empresa;
 Checar o e-mail da empresa com frequência;
 Controlar as chaves e registrar informações importantes;
 Cuidar do controle e das compras de suprimentos (como materiais de
 escritório, limpeza e copa)
A recepção é o local de recepcionar e tratar pessoas. Normalmente construído como um
balcão na entrada de um edifício, a recepção é encontrada principalmente em meios de
hospedagem, empresas, hospitais, consultórios médicos e autoridades públicas.

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Recepção é a forma de designar o tipo de traje adequado a determinados ambientes sociais,
o chamado dress code. No caso do traje recepção feminino, isso quer dizer vestidos na altura
do joelho, calças, saias e pantalonas, em tecidos leves. Nada que seja exagaradamente curto,
e sem muitos brilhos, bordados ou jóias caras. O traje recepção masculino é paletó e calça
alfaiataria, não necessariamente gravata, mas tudo em sons sóbrios, inclusive os acessórios.
Traje recepção exige mais formalidade do que o traje esporte, mas menos
aprumo do que passeio completo e black tie.

A recepcionista é uma peça-chave no atendimento e satisfação dos consumidores, pois a sua

forma atuação impactará diretamente nas decisões dos clientes. Se a profissional não estiver
preparada para trazer simpatia, harmonia e uma impressão agradável, o negócio poderá
sofrer com redução de vendas, prejuízos à imagem da empresa e menor taxa de fidelização.

O papel da recepção vai além de conquistar os clientes e também traduz a imagem do

negócio aos parceiros, fornecedores, investidores e até fiscais As qualidades da recepcionista
dizem respeito à sua capacidade de atender às necessidades dos visitantes e transmitir a
imagem desejada da empresa

PACIÊNCIA

ORGANIZAÇÃO

BOA COMUNICAÇÃO

PROATIVIDADE E AUTONOMIA

Almeja a excelência em atendimento? Surpreenda e encante seus clientes!

Em todos os setores, sabemos que, essencialmente, fornecer um bom atendimento ao cliente
significa atender às suas expectativas. Atendimento ao cliente é a prestação de serviço aos
clientes antes, durante e depois da compra. A percepção de sucesso de tais interações
depende dos funcionários "que podem ajustar-se à personalidade do consumidor".
O atendimento ao cliente diz respeito à prioridade que uma organização atribui ao
atendimento ao cliente em relação aos componentes, como a inovação de produtos e preço.
Neste sentido, uma organização que valoriza o bom atendimento ao cliente pode gastar mais
dinheiro em treinamento de funcionários que a média das organizações, ou de forma
proativa entrevistar clientes em busca de feedback.
LIDANDO COM O MEDO AO FALAR EM PÚBLICO

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O medo altera o ritmo respiratório, e é importante reverter este quadro para não sofrer
consequências nefastas da falta de ar. ―A respiração fica mais rasa e o cérebro, menos
oxigenado, tem lapsos e entra e transe. Minutos antes da apresentação, o ideal é respirar
fundo e devagar. Mais oxigenado o cérebro tem mais poder de concentração. Durante a
exposição, a respiração deve continuar no ritmo tranquilo. Pequenas pausas no discurso são
indicadas pelos especialistas. De um a dois segundos de parada fazem muita diferença.
―Assim evita-se o uso de palavras vazias, como o ‗né‘, ‗bom‘, ‗então‘, diminui o ritmo
para quem tem o hábito da falar rápido, transmite segurança e coragem.

Orientações:
1. Acredite em você mesmo, no seu imenso potencial. Mentalize-se tendo sucesso e sendo
reconhecido pelo seu esforço de falar, sendo aplaudido pelo público e parabenizado pelo seu
diretor ou superior imediato.
2. Conheça bem sobre o assunto que irá falar, saiba especialmente como iniciar; se
necessário, tenha uma pequena anotação para alguma emergência, caso esqueça.
3. Aprenda a relaxar, fazendo exercícios de respiração, meditação, movimentando a cabeça,
friccionando as mãos, mantendo uma postura firme e decidida.
4. Mesmo que esteja tenso, não demonstre, procure andar com passos firmes, sem exagero,
olhe para as pessoas (nos olhos), posicione-se, cumprimente essas pessoas e comece a falar.
5. Acredite que as pessoas estão torcendo para o seu sucesso, querem ser surpreendidas com
você, com seu conteúdo e desejam que você se saia bem e que tenha êxito.
6. Tenha uma estratégia bem preparada para iniciar. Exemplo é fazer algumas perguntas
para quebrar o gelo, contar um fato que seja relacionado com o tema, apresentar o objetivo
da sua apresentação, usar um pensamento, provérbio ou uma mensagem alusiva ao tema que
irá abordar.
7. Conheça suas virtudes, apoie-se nelas, resgate momentos que teve coragem, firmeza para
enfrentar situações difíceis na sua vida e procure trazer essas lembranças para esse
momento. Talvez você se surpreenda como isso é poderoso.
8. Por último, treine muito; procure dar aulas, fale em reuniões, ouse dar a sua opinião,
mesmo que seja simples, não importa; conte piadas no seu grupo de amigos, defenda seu
ponto de vista, lute por uma causa.
Falar em público é uma tarefa necessária ao longo da carreira de muitas pessoas. Mesmo
assim, alguns profissionais entram em pânico só de pensar em discursar diante de uma
plateia, ainda que pequena.
 Foque no privilégio, não no sofrimento
 Antes de preparar o que vai dizer, pesquise sobre o lugar e a plateia
 Pratique muito e prepare-se
 Cuide da aparência
 Chegue cedo
 Faça uma pausa

21
  Esqueça a perfeição e espere o inesperado

SECFRETARIADO EXECUTIVO.
O que é

Secretariado Executivo é a profissão que reúne as técnicas e os conhecimentos necessários

para a assessoria de executivos e funcionários de alto escalão das mais diversas áreas em
empresas privadas e órgãos governamentais.

É o profissional que participa diretamente do dia a dia e das decisões do executivo. É

exigência do cargo o domínio de pelo menos uma língua estrangeira.

A Profissão

Cuida do cerimonial e da agenda dos executivos, prepara e registra reuniões, arquiva

documentos e administra as informações que chegam por fax, internet e computador.

Este profissional precisa conhecer administração em RH, psicologia aplicada, planejamento

e administração financeira, além de dominar softwares específicos de agendamento de
operações, edição de textos, contabilidade e documentação e arquivo.

22
As funções de uma secretária executiva não se resumem apenas em um apoio e auxílio ao
executivo, mas também tem como objetivo a complementação e o desenvolvimento do
trabalho do mesmo.
A secretária executiva evoluiu de papel e hoje ela vai além de seus requisitos básicos, isto é,
hoje ela é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a
sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do
ambiente corporativo.
É uma das profissões que mais tem crescido ultimamente, Embora essa função – em sua
grande maioria – venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se
observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com
eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.)

ENTRE AS FUNÇÕES DE UMA SECRETÁRIA EXECUTIVA ESTÃO:

1.  O Controle Da Agenda E Dos Compromissos Do Executivo;
2.  Planejamentos De Viagens;
3.  Despacho E Conferência De Documentos;
4. Organização De Arquivos;
5. Atendimento Telefônico Internacional;
6.  Recepção De Clientes;
7. Auxílio Departamental;
8. Planejamento E Organização De Festas E Eventos;
9. Atendimento E Apoio À Clientes Internos E Externos;
10.  Acompanhamento E Preparação De Reuniões;
11.  Realização De Atas;
12. Pagamentos De Contas;
13. Domínio Em Informática (Excel, Powerpoint, Internet, Outlook, Etc);
14. Domínio Fluente De Idiomas Estrangeiros (No Mínimo Inglês);
15.  Obter Uma Boa Comunicação;
16.  Ajudar No Desenvolvimento Da Organização;
17.  Ter Participação Nas Decisões Da Empresa;
18.  Ser O Braço Direito Do Executivo.

De acordo com todas as funções acima apresentadas, ela se torna peça-chave indispensável

na Gestão Organizacional de alta qualidade dentro das empresas.

23
Falando em Gestão, aproveito para relembrá-los das habilidades necessárias voltadas à este
tema, que encontram-se acima das habilidades técnicas, os quais chamamos
de COMPETÊNCIA, que por sua vez, possui três componentes básicos, isto é, o CHA:
 Conhecimento: é o “saber”
 Habilidades: é o “saber fazer”
 Atitudes: é o “querer”
É importante ressaltar também que ser uma secretária bem informada sobre os assuntos e
fatos que possam ser de interesse para a empresa é essencial.
Para se tornar uma Grande Secretária Executiva, é necessário primeiramente se especializar
o máximo que puder nas diversas áreas que englobam a prática de secretariado, pois só com
o conhecimento será possível progredir e galgar para posições mais estratégicas e
importantes no mercado de trabalho em rumo ao sucesso.

O PERFIL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

MOTIVAÇÃO
A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária
Executiva, pois é um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos. A motivação deve
ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.
LIDERANÇA
A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária Executiva precisa conhecê-la
para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia.
COMUNICAÇÃO
A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada
funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem
enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina
diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto
pessoal, quanto profissional.
PODER DE DECISÃO
Outra atividade que está sendo enfatizada é o maior poder de decisão com que essas
profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais.

MERCADO DE TRABALHO

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O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação
da Secretária Executiva, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e
assessora.
A Secretária Executiva do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim
para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades
e a administração, é fundamental.
ATA

O QUE É?
Ata é um documento usado para relatar todas os acontecimentos, discussões, propostas,
votações e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembleia, congresso, evento, etc...

COMO FAZER?
A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem par ágrafos, a fim de impedir a
introdução de modificações e alterações indevidas;Não deve apresentar rasuras nem
emendas; Nos casos de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você
estiver escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida da forma correta;
Ex: ....e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia.... Quando as falhas e erros só forem
percebidas após a redação da ata, você deve utilizar a
expressão em tempo, seguida da correção;
Ex: Em tempo: na décim a sétima linha desta ata, onde lê -se “foram escolhidos os
representantes”, leia -se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”.
É melhor que os números sejam escritos por extenso em parênteses , para que não
ocorram dúvidas ou falsificações;
Ex: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.
 No caso de importância em dinheiro, é necessário escrever assim:
Ex: R$ 13.500,00 (treze mil e quinhentos reais)
 Não devemos usar abreviaturas;
Ex: SSA. para dizer Salvador .
 Quando se tratar de reuniões ou assembléias previstas em estatutos e regulamentos, a
ata
será lavrada (escrita) em livro próprio, com as páginas do livro enumeradas e
autenticadas
pelo responsável;
 Usamos letras maiúsculas para escrever as iniciais das se guintes palavras e
expressões:
Assembléia Geral Ordinária, Assembléia Geral Extraordinária, Reunião da Diretoria,
Reunião do Conselho, Presidente, Mesa, Livro de Presença, Edital;
 Quando o responsável por escrever a ata não encontra -se na reunião ou assemb léia,
os
participantes da sessão escolhem entre os presentes, pessoas que escreverão a ata;

25
 Ex: ...para esta Reunião da Diretoria, não estando presente o encarregado de redigir “ad
hoc” a ata, (“ad doc” expressão do latim que quer dizer “para isto” ou “para esta
reunião”) foi
eleito pelos membros de diretoria presentes, João Silva que substituirá o encarregado,
especialmente nesta reunião.
 A redação da ata obedece a seguinte seqüência:
a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento;
b) Nomeação das pessoas presentes, com suas qualificações e cargos;
c) Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião ou assembléia (se foi
edital,aviso, comunicado, carta);
d) Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente, lê a ata da
reunião
anterior para que sejam feitas as correções ou alterações de acordo com a vontade dos
participantes;
e) Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos),
seguindo a descrição fiel e resumida de todas as ocorrências e das decisões que
tiverem sido discutidas e adotadas pela maioria dos participantes;

f) Fecho, contendo os seguintes dizeres:

Ex: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim,
secretário ad hoc que a redigiu e lavrou, pelo Presidente que dirigiu os trabalhos e pelos
que estiveram presentes na qualidade de participantes da Sessão (reunião, assembléia,
etc).
g) As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não
deixar espaço livre.

OBS¹: além desse modelo tradicio nal de ata em algumas ocasiões de caráter menos
oficial e solene é possível adotar a Ata -Síntese, conforme modelo 02 a seguir.
OBS²: é comum que todos os presentes assinem todas as páginas da Ata.

MODELO 02 - ATA TRADICIONAL:

ATA DA ASSÉMBLEIA GERAL E XTRAORDINÁRIA DA

ASSOCIAÇÃO DE PESCADORES DE AMARALINA

Aos vinte (vinte) dias do mês de Novembro de 2003 (dois mil e três), pelas 22:00
(vinte e duas horas), na sede social localizada na Rua Timbó, número 20 (vinte), no
bairro de Amaralina, desta cidade de Salvador, reuniram -se em Assembléia Geral
Extraordinária, sócios da Associação de Pescadores de Amaralina, CNPJ.
No.8009090/0001, representando a totalidade dos associados com direito a voto,
conforme se verifica pelas assinaturas colocadas no Livro de presença. Assumindo a
presidência dos trabalhos, na forma prevista no Estatuto, o sócio Figueiras, convidou a

26
 mim, sócio Roberto Luis, para secretariar a Assembléia. Formada assim a Mesa, o Sr.
Presidente encerrou o Livro de Presenças e declarou aberta a As sembléia, convocada
pelo Aviso do dia 16 (dezesseis) deste corrente mês, publicado no pátio da Creche
“Filhos de Peixe”, situada neste bairro de Amaralina. Aviso – “Ficam convidados os
senhores sócios para se reunirem em Assembléia Geral Extraordinária, em primeira
convocação, no dia vinte de Novembro corrente, às 22:00, com o quorum declarado no
Estatuto, ou às 22:30 (vinte duas e trinta) minutos, com qualquer número de
participantes, na sede social, Rua Timbó, número 20, desta cidade, a fim de avaliarem
a proposta da Diretoria, com a seguinte pauta: a) reforma e consolidação do Estatuto;
b) o que ocorrer. Salvador, 16 de novembro de 2003. Figueiras – Diretor- Presidente “.
Dando prosseguimento aos trabalhos, o Senhor Presidente determinou que se
procedesse à leitura da proposta (deve -se escrever toda a proposta) da Diretoria,
citada na pauta da convocação. Terminada a leitura do documento de proposta, que foi
feita em voz alta, por mim, na qualidade de Secretário ad hoc, o Senhor Presidente
submeteu à discussão dos presentes a nova redação da proposta para o Estatuto, artigo
por artigo, e, ao final da discussão, como não houve qualquer sugestão ou emenda, foi
a matéria posta em votação pelo Senhor Presidente, resultando unanimemente
aprovada, em conseqüência do que ele declarou que o Estatuto da Associação passava,
então, a vigorar com a redação constante da proposta aprovada. Nada mais havendo a
tratar, foi suspensa a reunião para que fosse lavrada esta ata, no livro próprio, a qual,
depois de lida e achada c onforme, vai assinada por mim que redigi e lavrei, e por
todos os presentes, dando o Senhor Presidente por encerrada a Assembléia. (seguem as
assinaturas, logo após, sem deixar espaços).

MODELO 02 - FORMULÁRIO DE ATA –SÍNTESE

Reunião de: Ata da Reunião:

ASSUNTOS TRATADOS:

Convocados: Assinaturas:
Assinaturas:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Não compareceram:

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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Encaminhamentos:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

_______________________________________________________________
Data: Coordenador:

ATESTADO

O QUE É?
É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma
situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e
situação. É dizer por escrito, afirmando o u negando, que determinada coisa ou algum fato
referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar -se, ao assinar o
documento.

COMO FAZER?
 O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior
ou igual ao da pess oa que está pedindo o atestado;
 O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede;
 O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado;
 A redação de um atestado apresenta a seguinte ordem:
a) Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas;
b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a
assinatura) e o nome e identificação da pessoa que solicitou;
c) Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou
negando;
d) Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta

28
 EMPRESA TUDO SEI INFORMÁTICA
Rua: Câmara, n.84, Bairro: Ingá
Tel:........./ e-mail:.............CNPJ:.........

ATESTADO

Atesto para fins de registro curricular, que o Sr. Falcão Neto, estagiário, trabalhou nesta
empresa, no período de novembro de 1998 à dezembro de 2003, onde ingressou
mediante aprovação em testes de capacitação a que se submeteu, havendo sempre
desempenhado, de forma competente e aplicada, as tarefas que lhe foram confiadas e de
cujo exercício se demitiu por interesse pessoal, nada constando contra este.

Salvador, 25 de dezembro de 2003.

(assinatura)
(Nome completo e cargo que ocupa)

RELATÓRIO

O QUE É?
É um tipo de comunicação escrita que expõe ou descreve atos ou fatos referentes a uma
instituição, empresa ou entidade, em que devem constar análise e apreciação de quem o
produz. Existem relatórios que são produzidos em decorrência de normas legais,
administrativas ou estatutárias e são apresentados dentro de prazos e modelos previamente
estabelecidos.

COMO FAZER?

Utilizaremos, como exemplo um Modelo-Síntese de Relatório Administrativo . Este modelo

de relatório é mais utilizado por empresas e entidades. Vamos conhecer um pouco sobre ele.

Conceito: é o documento elaborado com a finalidade de avaliar o desempenho de um a

empresa,
entidade ou instituição. A sua elaboração é essencial para acompanhar e melhorar o
funcionamento destas organizações. É através do relatório que o dirigente ou gestor toma

29
conhecimento dos dados e informações relativos às diversas áreas da organização e de suas
atuações.
 A redação do relatório administrativo deve utilizar uma linguagem mais técnica
referente à área de atuação da organização, porém, sua lingua gem deve ser clara e
objetiva;
 A apresentação das informações e dos dados é feita de forma descritiva, devendo -se
fazer, também, uma análise dos fatos ocorridos;
 Em sua elaboração é comum a utilização de tabelas e gráficos, que têm o objetivo de
sintetizar os dados e informações, bem como, ilustrar fenômenos ocorridos;
 A estrutura usual de um relatório administrativo é a seguinte:

a) Capa;
b) Folha de rosto;
c) Sumário;
d) Introdução ou apresentação;
e) Conclusão e logo após local,
f) Data e assinatura do relator (logo aba ixo da conclusão);
g) Referências;
h) Anexos

MODELO DE RELATÓRIO ADMINISTRATIVO DE UMA ONG DA ÁREA DE

PROTEÇÃO AMBIENTAL:

a) capa:

ORGANIZAÇÃO AMIGO DOS BICHOS

Rua Tamanduá Bandeira, s/n, Bairro Mico Preto. Salvador -Ba
Tel: 232546-1254 . CNPJ: 215245212/000 1

(Logomarca da Organização)

RELATÓRIO DE ATIVIDADES
(Janeiro à Dezembro de 2003)

30
Relator: João dos Pássaros - Diretor
Requerente: Organização financiadora nome..........................

Salvador-Ba

Folha de rosto:

ORGANIZAÇÃO AMIGO DOS BICHOS

Rua Tamanduá Bandeira, s/n, Bairro Mico Preto. Salvador -Ba
Tel: 232546-1254 . CNPJ: 215245212/0001

RELATÓRIO DE ATIVIDADES
(Janeiro à Dezembro de 2003)

Relatório elab orado pela Assessoria

31
 Técnica – ASTEC, contendo o resultado
do desempenho da organização do
exercício de 2003

Equipe Responsável:
Fulano de Tal;
Beltrano.
Coordenador:
João do Pássaros

Salvador-Ba
Fevereiro de 2004

sumário (em uma página inteira)

SUMÁRIO

1.0) INTRODUÇÃO.....................................................................................p.
1.1) Organização de passeatas.........................................................................p.
1.2) Campanhas de Mobilização contra a utilização de cobaias em laboratórios..p.
1.3) Campanhas de vacinação animal..............................................................p.
1.4) Palestras em universidades e escolas........................................................p.
1.5) Capacitação de guardas florestais.............................................................p.
1.6) Captação de recursos.................................................................................p.
1.7) Aumento do quadro de funcionários evoluntários....................................p.
2.0) CONCLUSÃO ..........................................................................................p.
3.0) REFERÊNCIAS.............................................................................................
4.0) ANEXOS........................................................................................................

d) Desenvolvimento da apresentação ou introdução , dizendo quais os objetivos e

motivos do relatório (em outra página);
e) Desenvolvimento de cada item do sumário, descrevendo as atividades e

32
analisando-as criticamente. Dizer se surtiu o efeito esperado, como, quem participou
e quando ocorreu cada uma delas (em outra página);
f) Desenvolvimento da conclusão, fazendo as devidas considerações finais e
sugestões propostas. (em outra página);
g) Referências: lista de locais ou fontes onde foram encontrados os dados utilizados
(em outra página);
h) Anexos: Contendo tabelas, documentos, fotos, gráficos etc…

33