E Book+de+Estudo+ +COMO+DELEGAR+ +RH+Academy

COMO DELEGAR
Remova obstáculos.
Identifique o que delegar.
Tenha mais tempo livre.
Evite a sobrecarga de trabalho.
www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br
1
2
Seja bem-vindo(a) ao COMO

DELEGAR” da RH Academy.
Alguns desses pontos lhe parece familiar?
• Você gostaria de mais tempo no seu dia?
• Você costuma ser um dos primeiros(as) no escritório, mas também o último a sair?
• Você se sente estressado(a) e sobrecarregado(a)?
• Seu dia é cheio de tarefas e compromissos, e não o quanto você trabalha, você nunca parece
conseguir fazer tudo?
• Você se sente como se estivesse paralisado(a) em sua carreira, porque não consegue avançar ou
tirar um tempo para trabalhar em novos projetos e metas?
• Às vezes, você trabalha nos fins de semana e à noite para conseguir entregar o trabalho?
• Você evita tirar uma folga porque tem muito o que fazer?
Se algum dos itens acima se aplicar a você, você provavelmente se beneficiaria delegando parte da sua
carga de trabalho. Não importa o quão bem-sucedidos somos em nossas carreiras, não podemos fazer tudo
e nem devemos.
Há um limite para o que podemos fazer no tempo que temos disponível. No entanto, a realidade é que muitas
pessoas tentam fazer tudo. Isso leva à sobrecarga de trabalho, trabalho prolongado horas e uma sensação
de pressão. E, é claro, nunca conseguimos fazer tudo! Isso significa que somos nós que devemos aprender
a delegar efetivamente quem progride nossas carreiras e sair do escritório a tempo.
A capacidade de delegar bem nos permite focar em atividades de alto valor. Isto é crucial, especialmente à
medida que avançamos em nossas carreiras e começamos a assumir projetos maiores. A delegação também
oferece às pessoas de nossas equipes a chance de aumentar e testar suas habilidades
No entanto, a delegação não é natural para muitos de nós. Podemos ter problemas para "Deixar ir" algumas
atividades, porque pensamos que somos as únicas pessoas que podem fazer o trabalho. Ou pensamos que
levará mais tempo para explicar como fazer algo do que será necessário fazer isso nós mesmos.
Este material mostra como delegar efetivamente. O primeiro módulo analisa como superar as desculpas e
obstáculos que impedem as pessoas de delegar trabalho deles. Em seguida, no módulo 2, identificamos
quais tarefas e projetos você pode delegar - e quais você não pode. No módulo 3, exploramos como escolher
as pessoas certas para delegar, com base em sua capacidade de realizar o trabalho e em suas circunstâncias
atuais.
Finalmente, no quarto módulo, lidamos com o “como fazer” da delegação - entregando trabalho e monitorando
o progresso. Depois de concluir esses módulos, você terá um plano para delegar sua primeira tarefa ou
www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

3
projeto, e você terá o conhecimento e as ferramentas necessárias para sinta-se confortável e confiante
quando entregar trabalhos para outras pessoas.
1.Como usar este livro de atividades?

Este livro de atividades levará algumas horas para ser concluída. Você pode digitar suas respostas
diretamente neste PDF ou imprima-o e trabalhe-o em papel. De qualquer forma, use-o como local para
registrar suas respostas aos exercícios. (Se você digitar suas respostas diretamente na pasta de trabalho,
você poderá salvá-las e vir de volta para eles facilmente no futuro.)
Como todas as oportunidades de aprendizado, o esforço que você fizer determinará quanto você saia do
processo. Tente agendar bastante tempo para trabalhar no material e configure-se em um ambiente em que
os outros não o perturbem.
AÇÃO:
Pense nas experiências que você teve quando delegou alguma tarefa e responda a perguntas abaixo.
Quando você delegou uma tarefa principal pela última vez? Qual foi o resultado? O que você poderia
melhorar do jeito que você fez isso?
Pense em um momento em que alguém lhe delegou uma tarefa efetivamente. Quais fatores contribuíram
para o sucesso disso?
Agora pense em um momento em que alguém lhe delegou uma tarefa e a experiência não foi positiva. Qual
era o problema? Que lições você pode aprender com a experiência?

4
AÇÃO:
Em quais tarefas de alto valor você poderia gastar mais tempo se pudesse delegar
mais da sua carga de trabalho? Liste-os na caixa abaixo.

5
2.Remoção de obstáculos à delegação
“O melhor executivo é aquele que tem senso suficiente para escolher bons homens para fazer o que ele quer
feito e autocontrole o suficiente para não interferir com eles enquanto o fazem.”
- Theodore Roosevelt, presidente americano.
Embora você possa adorar a ideia de ter uma carga de trabalho mais leve, o pensar em passar o controle
para outras pessoas pode ser assustador. Você pode também acho que a delegação é mais complicada do
que vale a pena.
Nesta primeira etapa, destacaremos algumas das desculpas que as pessoas usam para evitar delegar. Além
disso, veremos como superar microgerenciamento e perfeccionismo: dois obstáculos que podem facilmente
impedi-lo de deixar ir.
2.1 - Desculpas comuns para a delegação
Para delegar com eficiência, é importante entender por que você pode evitá-lo no primeiro lugar. Aqui estão
várias desculpas comuns que as pessoas usam para evitar delegação.
1. Desculpa # 1: delegar demora demais
Quando você está sobrecarregado com o trabalho, provavelmente não deseja tirar um tempo da sua
agenda para mostrar a alguém como executar uma tarefa que levaria apenas um pouco tempo para
concluir.
É verdade que a delegação exige um investimento inicial de tempo. Você tem que mostrar a outra
pessoa como concluir uma tarefa que você pode conseguir quase sem pensar. No entanto, seu
investimento inicial será recompensado no futuro. Quando essa mesma tarefa surgir novamente, será
necessário menos tempo e esforço para parte, já que a outra pessoa agora sabe como fazê-lo.
2. Desculpa # 2: A outra pessoa não concluirá o trabalho corretamente

Muitas pessoas evitam delegar porque temem que a pessoa que elas são delegar para não concluir
a tarefa corretamente ou com o mesmo nível de qualidade como eles mesmos. Embora essa
preocupação seja válida, você pode evitar esse problema dando à outra pessoa orientação e apoio
suficientes e comunicando suas expectativas sobre a tarefa. Veremos como fazer isso no módulo 4.

6
3. Desculpa # 3: Eu sou a única pessoa que pode fazer isso

Todo mundo quer se sentir indispensável no trabalho. No entanto, você não deve pensar que você é
a única pessoa que pode concluir todas as suas tarefas com competência. Você pode ser o único a
fazer esses trabalhos, mas isso não significa que você não pode passar adiante seus conhecimentos
e habilidades para os outros.
Lembre-se de que você e as pessoas a quem delegar se beneficiarão disso: você

libere seu tempo para se concentrar em tarefas de alto valor (e, assim, sinta-se mais valioso para
sua organização), enquanto outros aprendem novas habilidades que podem ajudá-los a suas
próprias carreiras.
4. Desculpa # 4: Eu devo fazer esta tarefa porque sou bom nisso

Na maioria das vezes, as tarefas que você deve delegar primeiro são aquelas que você já domina.
Portanto, é tentador querer continuar com essas tarefas, porque você sabe como fazê-las por dentro
e por fora. Você pode até encontrá-los fáceis.
No entanto, essas tarefas rotineiras não aumentam seus conhecimentos e habilidades, portanto,
quanto mais tempo você faz isso, menos progresso fará em sua carreira. Eles podem até parar você
de trabalhar em novos projetos e objetivos que precisa concluir para ajude sua organização a crescer.
Deixe de lado a noção de que você precisa fazer tudo. Você será mais valioso para a sua empresa,
e você criará maiores oportunidades delegando as tarefas que conhecer bem e colocar suas
habilidades para trabalhar de novas maneiras. A delegação também permitirá você evitar ficar "preso
em um barranco" em sua carreira.
AÇÃO:
Responda às perguntas abaixo para analisar mais profundamente seus medos em torno da delegação.
Que desculpas você dá para evitar delegação?
Por que você acha que dá essas desculpas? Do que você tem medo?

7
2.2 - Reconhecendo e superando o microgerenciamento

Muitas pessoas temem perder o controle completo de uma tarefa ou projeto se tiverem responsabilidade por
isso. Isto é especialmente verdade para os micro gerenciadores.
Em gestão de negócios, microgerência é o estilo de gestão em que o gerente observa ou controla de perto o
trabalho de seus subordinados ou funcionários. A microgerência geralmente possui uma conotação negativa
O microgerenciamento pode ser entendido como:

• “gestão com controle ou atenção excessivos nos detalhes".
• "gestão ou controle com excessiva atenção aos menores detalhes"
• "atenção a pequenos detalhes na gestão: controle de uma pessoa ou situação prestando extrema
atenção a pequenos detalhes".
A noção de microgerência pode ser estendida a qualquer contexto social em que uma pessoa adota uma
abordagem agressiva ao nível de controle e influência sobre os membros de grupo. Frequentemente, esta
obsessão com os menores detalhes causa uma falha de gestão direta na habilidade de focar nas questões
maiores.
Os microgerenciadores têm dificuldade em delegar porque simplesmente não confiam nos outros para fazer
um trabalho corretamente, sem supervisão constante. Se isso se aplica a você, você precisa reconhecer que
é um micro-gerente antes de delegar qualquer de suas tarefas. Não faz sentido passar o controle para os
outros e passar o mouse sobre eles para garantir que eles façam um bom trabalho!
AÇÃO:
Para identificar se você tem a tendência de microgerenciar, responda ao seguintes perguntas, marcando
"sim" ou "não".
Nº Pergunta Sim Não

1 Você se sente compelido a permanecer no controle de uma tarefa ou projeto o tempo
todo?
2 Você faz check-in com os membros da equipe frequentemente, quase
compulsivamente, para monitorar progredir e verificar se há erros?
3 Você desencoraja os membros da equipe de tomarem decisões menores até próprio,
sem consultar você primeiro?
4 Você se envolve no trabalho ou nos projetos dos membros da equipe sem contar a
eles?
5 Você tem problemas para tirar uma folga do trabalho?
6 As pessoas dizem que você é um microgerente?
TOTAL DE MARCAÇÕES EM CADA OPÇÃO:

8
Como você fez?

Quanto mais respostas "sim" você deu, maior a probabilidade de você microgerenciar pessoas! Se você é
um microgerente, a boa notícia é que delegar mais do seu trabalho é uma estratégia chave para melhorar
suas habilidades de gerenciamento e reduzir o estresse. Assim, você deu um grande passo ao lidar com essa
característica negativa trabalhando esta pasta de trabalho.
2.3 - Superando o perfeccionismo
Outro obstáculo comum à delegação é o perfeccionismo. Esse pode ser um padrão de pensamento
autodestrutivo que o leva a atingir objetivos irrealisticamente altos e dedique algum tempo a concluir o
trabalho para que seja 100% "perfeito", mesmo quando isso não é necessário. (Claro, "perfeccionismo" é
essencial em algumas situações, mas é prejudicial para os outros.) Se você é um perfeccionista,
provavelmente terá dificuldades com delegação, porque você não confiará em outra pessoa para concluir
uma tarefa ao seu Padrões "perfeitos".
Existem dois tipos de perfeccionismo:

1. Perfeccionismo adaptativo: Com o perfeccionismo adaptável, você continuamente trabalhe no
desenvolvimento das suas habilidades e das pessoas. Seus padrões são sempre subindo, e você
aborda o trabalho com otimismo, prazer e desejo melhorar. Esse é um tipo saudável de
perfeccionismo, desde que você seja concentrando-se no trabalho que realmente importa para a
missão da sua organização.
2. Perfeccionismo desadaptativo: com este tipo de perfeccionismo, você é raramente satisfeito com
o que você e as pessoas que você gerencia produzem. E se algo não está perfeito, você dispensa.
Você pode sentir medo do fracasso, dúvida, infelicidade e outras emoções dolorosas. Este é um tipo
negativo do perfeccionismo, e é particularmente prejudicial quando se concentra no trabalho isso não
faz muita diferença para sua organização.
Aqui estão alguns sinais de perfeccionismo desadaptativo:

• Se você não pode ser a melhor pessoa, pode desistir ou não tentar.
• Você vê qualquer erro como um fracasso, e não como uma chance de aprender e crescer.
• Você se sente chateado ou desconfortável quando você ou os membros de sua equipe não trabalho
"perfeito" completo.
• Você não gosta do processo de aprender novas habilidades e desenvolver seu
• pessoas: você se importa apenas com o resultado.
• Você não gosta de correr riscos, principalmente quando não há garantia de que
• faça uma tarefa perfeitamente. Em vez disso, você se apega a tarefas seguras ou conhecidas que
você já domina.
• Você se importa profundamente com o que os outros pensam de você.
• Você não lida bem com as críticas.

9
• Você espera que outras pessoas atendam aos seus padrões excessivos. e os colegas não atendem
a essas expectativas, você é crítico.
Se você estiver acenando com a cabeça em qualquer um dos sinais acima, é importante que você toma
medidas para superar essa tendência. A delegação será praticamente impossível se você não!
AÇÃO:
Você mostra algum sinal de perfeccionismo desadaptativo? Listar estes comportamentos na caixa abaixo.
AÇÕES:
Se você acha que é um perfeccionista desadaptativo, trabalhe com esses
etapas para desafiar seu comportamento:
1. Liste duas atividades ou tarefas rotineiras que você realiza no trabalho e que acredito que precisa
ser perfeito. Escreva-os nas linhas apropriadas na primeira coluna da tabela na próxima página.
2. Nas próximas colunas, escreva por que você acredita nessas atividades precisa ser perfeito.
3. Finalmente, anote o que aconteceria se você delegasse essas tarefas para as pessoas da sua
equipe. Qual seria o resultado provável se você lhes der orientação e apoio apropriados enquanto
eles fazem a tarefa em seu lugar. (Provavelmente, você não experimentará nenhuma
consequências negativas!)
Nº Tarefa/atividade Crença Provável resultado

10
2.4 - Outras maneiras de lidar com o perfeccionismo desadaptativo
Você também pode usar as seguintes estratégias para lidar com o perfeccionismo:
1. Estabeleça metas realistas para você e sua equipe: Os perfeccionistas costumam estabelecer
objetivos tão altos que há pouca esperança de alcançá-los. Em vez disso, aprenda como definir
metas realistas. Crie várias metas de longo prazo e depois divida-os em metas anuais e mensais
alcançáveis.
Além disso, sempre que você se sentir ansioso, infeliz ou com medo de delegar tarefas a outros,
pergunte a si mesmo se você definiu suas expectativas muito altas. Na reflexão, você pode achar
que está esperando demais.
2. Não tema os erros: Erros fazem parte da vida. Eles podem até fornecer experiências ricas de
aprendizado, se você tenha a coragem de examiná-los. Faça um esforço real para aprender com
cada erro que você e seu pessoal cometem, todos vocês crescerão como resultado.
3. Concentre-se no Todo: Os perfeccionistas geralmente exibem "visão de túnel": eles se concentram

em uma pequena parte da alguma coisa e ignore o resto. Por exemplo, se você delegou uma tarefa
para alguém, você pode estar irritado por ele ter lutado para entender isso, enquanto ignorando o
fato de que ele fez muitos outros bons trabalhos recentemente.
Desafie essa tendência fazendo um esforço para analisar o que correu bem. Não se concentre
exclusivamente no negativo!
AÇÕES:
Pense em um erro recente que você ou um membro da equipe cometeu. Então, na caixa
abaixo, escreva uma coisa positiva que resultou da experiência.
Erro:

11
2.5 - Concluindo este módulo
Neste módulo, examinamos as desculpas que você pode usar para evitar delegar. Também vimos como
reconhecer e superar duas características comportamentais do microgerenciamento e perfeccionismo - que
podem dificultar para você delegar.
O próximo módulo ajuda a decidir quais tarefas você pode delegar e quando deve delegá-los. Também
identificaremos quais atividades você deve continuar faça você mesmo.
AÇÕES:
Pense em um erro recente que você ou um membro da equipe cometeu. Então, na caixa abaixo, escreva
uma coisa positiva que resulta da experiência.
1.
2.
3.

12
3.DECIDINDO O QUE DELEGAR
Agora que você identificou e aprendeu a superar obstáculos que pode ter impedido você de delegar no
passado, é hora de se concentrar em quais tarefas você deve delegar.
Este é um passo importante, porque certamente haverá algumas atividades que você deve desempenhar:
elas exigem conhecimentos, habilidades e julgamento. Você agrega muito valor à sua equipe e organização
quando concentra sua energia nessas áreas.
Por exemplo, você provavelmente não pode delegar tarefas como recrutamento e
gerenciamento de desempenho e você provavelmente não pode pedir aos membros da equipe que
desenvolvam uma nova estratégia para o seu departamento. No entanto, você pode delegar facilmente outras
tarefas, como relatórios de rotina ou a preparação de boletins mensais, para alguém.
Você também precisa ter em mente que há momentos em que não é inteligente delegar: por exemplo, quando
um prazo é iminente ou quando você precisa a experiência de aprendizado você mesmo. Veremos esses
problemas com mais detalhes em este módulo.
3.1 - Identificando tarefas e atividades de rotina
Para determinar o que você pode ou não delegar, primeiro você precisa identificar as tarefas e atividades que
você realiza regularmente.
Isso pode incluir tarefas rotineiras, como verificar e-mail e retornar chamadas, para atividades mais
complexas, como escrever um relatório mensal de orçamento ou organizar reuniões com novos clientes.
Depois de identificar suas tarefas regulares, é mais fácil identificar bons candidatos para delegação.
AÇÕES:
Faça um brainstorming das tarefas e atividades que você realiza regularmente (diariamente, semanalmente,
mensalmente e assim por diante) e escreva-os na coluna "Tarefas" na Delegação Consulte a descrição do
seu trabalho e sua lista de tarefas ou Programa de ação para garantir que você identifique o maior número
possível de tarefas. Em seguida, estime a quantidade de tempo gasto em cada tarefa e escreva isso na
coluna "Tempo gasto". (Ignore as outras colunas por enquanto.).

13
REGISTRO DAS DELEGAÇÕES FEITAS:
Tarefa Tempo Delegada Delegada Não

gasto Totalmente em parte delegada
DICA:
Se você tiver problemas para identificar todas as tarefas nas quais passa algum tempo, mantenha um log de
atividades por uma semana ou duas. Quando você anota tudo que faz durante o dia pode perceber tantas
tarefas que você nem imagina que desempenha.

14
3.2 - Identificando o que você pode delegar
Agora você tem uma lista abrangente de suas tarefas rotineiras. Em seguida, você precisa determinar qual
desses você pode ou não delegar a outra pessoa.
Gerentes eficazes não têm medo de delegar. No entanto, há momentos quando não é uma boa ideia.
Geralmente, é melhor não delegar tarefas com as seguintes características:
• Eles têm objetivos ou prazos pouco claros.
• As apostas são particularmente altas.
• Eles oferecem uma experiência de aprendizado enriquecedora ou uma chance de crescer suas
habilidades.
• Eles confiam em seus pontos fortes, talentos, especialização ou nível de autoridade para um
resultado bem-sucedido.
AÇÕES:
Na caixa abaixo, anote até cinco das contribuições mais importantes você faz para sua organização. Devem
ser atividades de alto valor que conte com seus pontos fortes, talentos, especialização ou nível de autoridade
exclusivo.
1.
2.
3.
4.
5.
O último exercício lhe dará uma ideia dos tipos de tarefas que você não deve delegar. No entanto,
provavelmente haverá várias tarefas que você pode delegar facilmente.
Eles incluem:
• Tarefas administrativas como: elaboração de relatórios, preenchimento de documentos, coleta de
dados e assim por diante.
• Decisões e tarefas padronizadas.
• Tarefas que seguem processos definidos ou regras bem definidas.
• Tarefas que outras pessoas lidam enquanto você está de férias.
• Tarefas que ajudarão o desenvolvimento de outras pessoas.

15
AÇÃO:
Volte para o log de delegação no item 3.1 e marque a caixa apropriada para cada tarefa.
As opções são:
• Tudo: você pode entregar toda a autoridade para concluir a tarefa.
• Alguns: você mantém autoridade para a tarefa, mas outra pessoa pode fazer a maior parte do
trabalho.
• Nenhum: Somente você deve concluir a tarefa.
DICA:
Para descobrir como documentar tarefas que seguem processos bem definidos, consulte nossos artigos
sobre como escrever um procedimento, fluxogramas e diagramas de pista de natação.
Agora você sabe quais tarefas e atividades você pode e não pode delegar. Nas próximas
o passo é escolher as pessoas certas para delegar. É nisso que vamos focar no próximo módulo.
AÇÃO:
Relembre o Registro de Delegação na página 13 e escolha as três tarefas ou atividades que você deve
delegar primeiro. Escreva-os na caixa abaixo.
1.
2.
3.

16
4.ESCOLHENDO AS PESSOAS PARA QUEM DELEGAR TAREFAS
Agora você tem um bom entendimento de quais tarefas você pode ou não delegar, e você sabe como superar
os obstáculos que entram na forma de delegação eficaz. Este módulo analisa como escolher pessoas para
delegar. Todos na sua equipe possuem pontos fortes, conhecimentos e habilidades únicas. Quando você
escolhe as pessoas certas, é mais provável que elas cumpram bem as tarefas e se beneficiem da experiência.
Lembre-se, uma de suas responsabilidades mais importantes como gerente é desenvolver membros da sua
equipe. Delegação é uma ótima maneira de fazer isso; no entanto, escolher a pessoa certa é crítico. Este
módulo também analisa como você pode desenvolver a autoconfiança das pessoas. Depois de tudo, os
membros da sua equipe precisam acreditar que podem fazer um bom trabalho quando você entregar eles um
novo desafio.
4.1 - Escopo da tarefa
Antes de escolher as pessoas a quem delegar, você precisa ter uma compreensão completa das habilidades,
conhecimentos e competências necessárias para a tarefa.
Ação:
Escolha uma das tarefas que você identificou no final do último módulo anterior e escreva-a na tabela na
página seguinte. Em seguida, pense cuidadosamente no conhecimento e nas habilidades necessárias para
concluir a tarefa com sucesso. Liste-os na próxima caixa. Em seguida, pense nas competências pessoais
necessárias para a tarefa. Para, por exemplo, você precisa de alguém que possa trabalhar bem por conta
própria ou alguém que presta muita atenção aos detalhes? Escreva isso também.
Tarefa a ser delegada:

Conhecimentos e habilidades necessários
Competência pessoal requerida:

17
4.2 - ESCOLHENDO A PESSOA CERTA

Agora que você tem uma melhor compreensão da tarefa em mãos, pode escolher uma pessoa a quem
delegar. Para fazer isso, você precisa avaliar possíveis tarefas em cinco critérios:
1. Nível organizacional.
2. Combine com pontos fortes e habilidades.
3. Potencial de desenvolvimento.
4. Carga de trabalho atual.
5. Confiabilidade.
Vamos analisar cada critério com mais detalhes:
1. Nível Organizacional
A pessoa para quem você delegar uma tarefa deve ser a pessoa que tem a capacidade de executar
um bom trabalho, mas tem o nível mais baixo de responsabilidade geral na organização. Geralmente,
isso significa que seu tempo não será melhor gasto fazendo outras coisas.
Por exemplo, Juan é um líder de equipe e Linda não tem subordinados diretos. Ambos podem fazer
a tarefa, mas Linda provavelmente será uma escolha melhor porque isso deixa Juan mais tempo para
lidar com tarefas de maior valor.
2. Combine com os pontos fortes e as habilidades

Ao atribuir trabalho, tente combinar tarefas com os pontos fortes e as habilidades das pessoas. Por
exemplo, se a tarefa envolve escrever relatórios, faz sentido entregá-lo a alguém quem tem boas
habilidades de escrita.
3. Potencial de desenvolvimento
Ao determinar alguém para quem delegar uma tarefa, pense no impacto que
terá na satisfação e desenvolvimento pessoal da pessoa.
Por exemplo, se você sabe que alguém quer progredir para uma determinada função ou tem interesse
em qualquer uma das tarefas que você deseja delegar e tente acomodar esses interesses através
da delegação.
4. Carga de trabalho atual

Claramente, é importante considerar a quantidade de trabalho que a pessoa está
já está fazendo. Um dos objetivos da delegação é melhorar a produtividade e o emprego satisfação,
para não sobrecarregar as pessoas.
5. Confiabilidade
Algumas pessoas são mais confiáveis que outras. Se a tarefa que você deseja delegar exige trabalho
urgente ou tem um alto perfil, então é melhor delegá-lo a alguém que você sabe que fará um bom
trabalho. (Depois de delegar uma tarefa, você ainda terá responsabilidade por isso, por isso,
certifique-se de não se arrepender de delegar.).

18
AÇÃO:
Na tabela Delegar Avaliação de Aptidão na próxima página, liste as pessoas as quais você pode delegar sua
tarefa escolhida. Em seguida, classifique-os de acordo com cada um dos critérios da seguinte maneira:
Nível Organizacional
• 3 = Administrativo / orientado ao processo.
• 2 = Responsabilidades do supervisor.
• 1 = Responsabilidades de gerenciamento.
Combine com forças e habilidades
• 3 = Excelente partida com pontos fortes e habilidades.
• 2 = Partida moderada com pontos fortes e habilidades.
• 1 = Jogo ruim com pontos fortes e habilidades.
Potencial de desenvolvimento
• 3 = Excelente ajuste com objetivos e interesses.
• 2 = Ajuste moderado com objetivos e interesses.
• 1 = Má adaptação às metas e interesses.
Carga de trabalho atual
• 3 = Tem muita capacidade para mais tarefas.
• 2 = Tem alguma capacidade para mais tarefas.
• 1 = Não possui capacidade para mais tarefas.
Confiabilidade
• 3 = Alta confiabilidade.
• 2 = Confiabilidade moderada.
• 1 = Baixa confiabilidade.
Nº Pessoa Nível Org. Forças Potencial Carga de trabalho Confiança

19
Quanto mais alta a pontuação, melhor será a tendência de a pessoa ser adequada para realizar a tarefa
delegada.
Dica 1:
Pode ser útil fornecer às pessoas de sua equipe uma Avaliação das Necessidades de Treinamento antes de
começar a delegar tarefas. Isso permitirá que você identifique lacunas de habilidades para que você possa
tomar medidas agora para resolvê-las. Também irá ajudá-lo identificar quais tarefas você pode delegar para
ajudá-las a desenvolver habilidades relevantes.
Dica 2:
Se você não tem ninguém na sua equipe que seja um bom candidato para uma tarefa que você quiser delegar,
considere contratar um freelancer ou terceirizado. Muitos sites podem conectá-lo a freelancers e terceiros.
Alguns desses sites incluem Elance, Guru e oDesk. Você também pode usar a sua rede social ou LinkedIn
para encontrar assistência. No entanto, como na delegação, nem todas as tarefas são adequadas para
terceirização. Use a matriz de decisão de terceirização para garantir que a tarefa ou trabalho é mesmo aquela
que você deve terceirizar.

20
4.3 - Construindo a confiança das pessoas
Às vezes, as pessoas podem se esquivar de aceitar mais responsabilidades, porque eles não têm a confiança
de que serão capazes de lidar com a tarefa. É por isso que é importante tomar medidas para aumentar a
autoconfiança de sua equipe. Membros da equipe confiantes têm mais chances de ver oportunidades nas
tarefas você delega. Eles também são mais propensos a atingir todo o seu potencial em suas carreiras. Você
pode fazer várias coisas para criar confiança em outras pessoas:
Desenvolver seus conhecimentos e habilidades

Quando você usa suas melhores habilidades para realizar tarefas, naturalmente se sente mais confiante. O
mesmo vale para os membros da sua equipe: quanto mais fortes forem as habilidades, mais confiantes de
que podem realizar tarefas eles serão.
Dê aos membros da sua equipe muitas oportunidades para aprender a crescer e forneça oportunidades de
treinamento sempre que possível. Como já destacamos, você também pode moldar o aprendizado deles em
torno de algumas das tarefas que você planeja delegar o futuro.
Definir metas claras

Muitas pessoas obtêm confiança ao concluir tarefas e projetos com sucesso. Mas isso só acontece se as
pessoas souberem o que devem fazer. É por isso que é tão importante definir metas claras para todos os
membros da sua equipe. Metas definem sucesso e dão às pessoas um objetivo a buscar.
Sem elas, eles trabalham sem rumo e eles não conseguirão obter o sucesso. Portanto, verifique se as
pessoas da sua equipe sabem quais objetivos devem trabalhar. Em seguida, use a delegação para ajudá-los
a atingir esses objetivos.
Então, quando atingirem marcos pequenos, celebre suas conquistas e lembre-os de como eles foram bem.
Isso aumentará sua confiança e incentive-os a assumir projetos maiores e melhores no futuro.
Identificar gatilhos de baixa confiança

Algumas situações instantaneamente fazem nossa confiança vacilar. Por exemplo, alguém pode se sentir
confiante quase o tempo todo, exceto quando ele precisa fazer chamadas telefônicas. Outra pessoa pode
apenas não ter confiança quando precisa pesquisar serviços dos concorrentes.
Trabalhe com os membros da sua equipe para identificar suas "situações-gatilho" únicas. Sente-se com eles
individualmente e divida um pedaço de papel em duas colunas. Em uma coluna, peça a eles que listem as
situações que os fazem se sentir confiantes e faça com que expliquem por que estão confiantes nessa
situação. Que conhecimento e habilidades que eles usam para fazê-los se sentir bem?

21
Na outra coluna, liste as situações que não fazem com que se sintam confiantes. Por quê eles não se sentem
confiantes? Quais conhecimentos ou habilidades lhes dariam maior confiança nessas situações e como você
pode usar a delegação para construir conhecimentos ou habilidades nessas áreas?
Mostre que você acredita neles

Os membros de sua equipe sabem que você deseja que eles realizem um trabalho adicional? Incentivar as
pessoas a assumirem mais responsabilidades por meio da delegação pode ser uma ótima maneira de
aumentar a confiança. Mas, você precisa deixar claro que acredita nas habilidades deles e que você está
confiante de que eles podem lidar com responsabilidades maiores.
Converse com os membros da sua equipe e informe-os de que você confia neles para assumir mais trabalhos.
Isso pode ser tudo o que algumas pessoas precisam para aceitar tarefas adicionais e projetos com confiança.
AÇÃO:
Liste vários membros da sua equipe na tabela abaixo. Então, escreva algumas maneiras de aumentar a
confiança de cada pessoa com a delegação.
Membro da equipe Estratégia de criação de confiança

1.
2.
3.

22
4.4 Concluindo este módulo

Neste módulo, vimos como escolher a melhor pessoa para delegar uma tarefa específica. Lembre-se, o
objetivo é combinar cada tarefa com os interesses de uma pessoa, pontos fortes e talentos, para que eles
superem a nova responsabilidade e para que eles desenvolvem suas habilidades e obtenham a confiança
que precisam para ter sucesso.
O próximo módulo orienta você no "como" da delegação. Vamos examinar um processo que você pode usar
para delegar uma tarefa, e discutiremos como você pode monitorar o trabalho que você atribuir, para manter
a quantidade certa de controle.
AÇÃO:
Veja a tabela de avaliação de aptidão para delegados que você concluiu na página 18 e escolha a melhor
pessoa para a tarefa escolhida na página 16 (final da seção 3.1.).
Então responda as perguntas abaixo.
A tarefa que eu planejo delegar é:
A pessoa para quem eu planejo delegar a tarefa é:
Quais conhecimentos ou habilidades permitirão que ele realize essa tarefa com sucesso?
Ele ou ela tem alguma lacuna de conhecimento ou habilidades?
Se sim, como vou resolver essas lacunas?
Quais estratégias posso usar para aumentar a autoconfiança dessa pessoa ao delegar essa tarefa a ela?

23
5.0 - O "como" da delegação
“Nunca diga às pessoas como fazer as coisas. Diga a eles o que fazer e eles irão surpreendê-lo com sua
ingenuidade.”
- General George S. Patton, Jr
Agora que você entende quais tarefas e atividades você pode delegar e você identificou os membros da
equipe certos para delegar trabalho, é hora de atribuir trabalho a eles. Isso pode ser um desafio, já que agora
você precisa entregar o controle para alguém. No entanto, é muito mais fácil fazer isso se você colocar as
bases primeiro.
5.1 - Desenvolvendo um plano de delegação

Então, agora você sabe quais tarefas você deseja delegar. Mas como você vai comunicar o que as pessoas
precisam fazer e quais são seus objetivos? Como, quanta autoridade e / ou responsabilidade você entregará?
E como você vai verificar o progresso deles?
Estes são os tipos de perguntas que você aborda com seu Plano de Delegação. Com isso,
você explicará o que os outros precisam fazer, por que eles precisam e como devem fazê-lo. Veremos uma
abordagem passo a passo para desenvolver este plano nesta seção do a pasta de trabalho. Você terá todas
as informações necessárias para concluir o Modelo do plano de delegação nas páginas 35 e 36.
Definindo a tarefa
O primeiro passo é definir o resultado desejado quando a pessoa tiver completado a tarefa.
Como parte dessa etapa, é importante identificar o "porquê". Quando as pessoas sabem o porquê elas
precisam fazer algo, é muito mais fácil preencher as lacunas e compensar decisões. Por exemplo, se você
sabe por que deve criar uma apresentação, é muito mais fácil decidir quais pontos incluir. Você também
precisa identificar o prazo para concluir a tarefa.

24
Ação:
Usando a tarefa que você escolheu na seção 3.1. na página 16, identifique quais são as tarefas, seu objetivo
/ contexto e sua data de conclusão.
Tarefa (o que)?
Propósito/Contexto (Por que)?
Prazo a ser entregue:
Dica:
Ao definir uma data de conclusão, verifique se é fácil o suficiente para você mesmo fazer alterações se a
pessoa para quem você estiver delegando não complete o trabalho com o padrão desejado. Dessa forma,
você ainda pode acertar o prazo de forma confiável.
5.2 - Identificando objetivos

O próximo passo é descrever os sub objetivos da tarefa. Isso fornece à pessoa marcos específicos a serem
alcançados e fornece um senso geral de direção. Ao fazer isso, verifique se os sub objetivos são mensuráveis
para que você possa agendar um horário para revisar o trabalho realizado em cada etapa. Além disso, inclua
instruções sobre como obter sub objetivos, se apropriado. Pode ser necessário identificar uma data de
conclusão de cada sub objetivo também.
Ação:
Identifique marcos para a tarefa, preenchendo a tabela na próxima página.
Objetivo Orientações Prazo (se apropriado)

1.
2.

25
3.
4.
5.
6.
Nível de Responsabilidade e Autoridade
Em seguida, você precisa decidir se fornecerá supervisão direta. Se não, quem a pessoa reportará
regularmente? Você também precisa decidir quanta autoridade a pessoa tem para a tarefa - embora essa
pessoa seja sempre responsável por seu trabalho, você tem responsabilidade e você precisará decidir quanta
autoridade ele tem para tomar decisões.
As coisas a considerar incluem o seguinte:
• A pessoa tem um orçamento definido para trabalhar?
• Ele pode autorizar despesas acessórias?
• Ele pode atribuir trabalho a outras pessoas?
Ação:
Para definir níveis de responsabilidade e autoridade para sua tarefa, complete o
tabela na próxima página.
Responsável por:
Extensão da autoridade:

26
5.3 - Relatórios / acompanhamento

Agora você precisa determinar como a pessoa relatará o status do projeto.
Primeiro, pense em quanto você confia na capacidade dessa pessoa. Então, considere as seguintes
questões:
• Com que frequência a pessoa deve atualizá-lo (ou supervisor)?
• O que e quando você deseja que a pessoa reporte? Por exemplo:
• Você tem uma lista de verificação que gostaria que a pessoa preenchesse?
• Você quer saber antes que a pessoa tome alguma ação?
• Deseja um relatório verbal em horários determinados ou quando determinados marcos foram
alcançados?
• Você precisa de um resumo detalhado do que a pessoa fez?
• Você quer apenas saber quando a pessoa completou a tarefa?
• Você quer saber apenas se algo der errado?
• Você precisa de aviso prévio para garantir que um recurso necessário seja usado?
Ação:
Usando os pontos acima como orientação, preencha a tabela abaixo.
Quando consultar novamente:
Relatórios - quando e o quê:
Outros pontos de verificação:

27
Suporte e Recursos
As pessoas terão dificuldade para fazer um bom trabalho se não tiverem o apoio e os recursos que eles
precisam.
Por exemplo, outras pessoas estarão envolvidas no mesmo projeto e será preciso que trabalhem juntas em
algum momento? É necessário treinamento adicional? Se sim, quem irá fornecer isso? A pessoa precisa de
acesso a equipamentos especiais?
Isso também significa que você entregue qualquer trabalho que já tenha feito na tarefa, e você garanta que
você ou outra pessoa esteja disponível para orientação e aconselhamento quando a pessoa precisa de ajuda.
Ação:
Para identificar que suporte e recursos a pessoa precisa para executar a tarefa,
complete a tabela abaixo.
Suporte necessário: Recursos necessários:
Ação:
Agora, preencha o modelo do plano de delegação nas páginas 35 e 36 para a tarefa você decidiu delegar.
Isso coloca você em uma ótima posição para delegar bem o trabalho.

28
5.4 - Entregar a tarefa
Bom trabalho!
Agora você tem um plano de delegação detalhado. A próxima etapa é delegar a tarefa para a pessoa que
você selecionou.
Como você delega uma tarefa é uma parte importante do processo de delegação. Se você simplesmente
descartar instruções e exigir que a outra pessoa faça a tarefa amanhã, ela ficará compreensivelmente
ressentido! No entanto, se você abertamente
expressar suas necessidades e ser claro sobre por que você escolheu essa pessoa, ela provavelmente estará
muito mais interessada em assumir a tarefa delegada. Abaixo, descrevemos um processo que você pode
usar para delegar tarefas a pessoas.
1. Peça ajuda:
Primeiro, peça a assistência da pessoa de uma maneira agradável. Por exemplo, "Olá, Paulo, eu
gostaria de contar com sua ajuda em uma tarefa para a qual acho que você é adequado. Poderíamos
agendar uma hora para falar sobre isso? "
Sim, você provavelmente tem autoridade sobre essa pessoa. Mas não é muito melhor pedir
assistência do que dizer às pessoas que elas devem fazer o que você solicita?
2. Explique por que você precisa da assistência deles:

Quando você se encontrar com essa pessoa, especifique o que você gostaria que ela fizesse e
explique por que você acha que ela é adequada para a tarefa, baseando-se nos motivos que você
identificou quando você decidiu que ela era um bom exemplo disso. (Abordamos isso na seção 3.2.)
Acima de tudo, certifique-se de explicar quais benefícios ele obterá ao assumir esta tarefa.
3. Delegar a tarefa:
Por fim, entregue a tarefa trabalhando em cada seção de sua Delegação Planeje com essa pessoa,
para que ela entenda suas expectativas e prazos. Além disso, peça sugestões sobre como você
poderia realizar melhor a tarefa e altere o planejar, se necessário.

29
Ação:
Para pensar em como você delegará a tarefa à pessoa que escolheu seção 3.4. (página 21), responda às
seguintes perguntas:
Como você abordará essa pessoa para obter assistência? O que você vai dizer?
Como você explicará que ele ou ela é adequado para a tarefa que você planeja delegar? Que razões você
vai dar?
Dica:
Lembre-se de que nem todos terão prazer em realizar trabalhos adicionais. Seja assertivo se você precisar,
mas também esteja preparado para explorar outras opções se as pessoas não podem trabalhar.
5.5 - Monitorando o trabalho e mantendo a qualidade
Embora a outra pessoa seja responsável pela tarefa após a delegação, você ainda precisa monitorar o
trabalho dele e garantir que ele atenda às suas expectativas. Atenha-se aos pontos de verificação que você
concordou em seu Plano de Delegação e cumpra com a pessoa nesses pontos de verificação para revisar
completamente o progresso.
Ao fazer isso, é importante fornecer feedback construtivo sobre o desempenho da pessoa. Esse feedback o
encorajará a manter ou melhorar seu desempenho e também pode aumentar a confiança da pessoa enquanto
ela continua a trabalhar na tarefa. Se possível, aceite apenas boa qualidade e conclua o trabalho. Se você
aceitar o trabalho mesmo insatisfeito com ele, o membro da sua equipe não aprenderá a fazer o trabalho
corretamente e você, realizará um trabalho extra que provavelmente precisará concluir por si mesmo.
Quando a outra pessoa terminar a tarefa, dê créditos onde o crédito é devido. E se

seu chefe ou outros líderes cumprimentá-lo por um trabalho bem-feito, informe-o de que teve assistência.
Também é importante reconhecer e celebrar o sucesso das pessoas quando elas concluem uma tarefa
delegada. Isso não precisa ser uma recompensa monetária: um sentimento sincero "obrigado" e o
reconhecimento simples costuma ser recompensador o suficiente.

30
5.6 - Evitando "delegação ascendente"

A delegação ascendente acontece quando as pessoas passam sutilmente o trabalho que você delegou de
volta para você. O processo que descrevemos fornecerá algumas informações automáticas proteção contra
delegação ascendente. Essas dicas também permitirão evitá-lo.
Se as pessoas abordarem você com um problema, discuta-o, mas não deixe os membros de sua equipe
transferirem o problema para você. Treine-os para lidar com isso, mas não assuma o fardo de lidar com isso
sozinho.
Adquira o hábito de encontrar possíveis soluções aos problemas deles antes que eles se aproximem de você.
Eles podem não ter a solução perfeita, mas se eles chegarem a você com sugestões, você pode ser capaz
de ajudá-los melhor. (As pessoas podem ter o hábito de pedir assistência pois não tentam encontrar suas
próprias soluções.)
Afaste sua própria tendência de procrastinar ao tomar uma decisão. Muitas vezes, quando a melhor solução
para uma situação não é óbvia, pode ser tentador dizer: "Deixe-me pensar sobre isso e eu responderei para
você." com um problema, você suspendeu o projeto e o membro de sua equipe é improvável que tenha sua
iniciativa.
O processo de delegar uma tarefa pode ser desafiador para muitas pessoas. No entanto, é muito mais fácil
quando você usa os Planos de Delegação para pensar em como entregar as tarefas. Monitorar o trabalho
das pessoas e manter a qualidade também é importante - você não deseja gerenciá-los, mas você deve
garantir que eles façam um bom trabalho. Assim, certifique-se de obter o equilíbrio certo!
Ação:
Agende uma breve reunião de entrega com a pessoa que você escolheu delegar a tarefa para. Escreva a
data e a hora na caixa abaixo.
Data:
Tempo:

31
6.INDO EM FRENTE
Muito bem!
Agora você tem uma compreensão completa do porquê delegação é importante, você identificou tarefas e
atividades que você pode delegar e agora que concluiu todas as etapas preliminares trabalhe para sua
primeira tarefa delegada. Tudo o que resta é entregá-lo.
Você está no caminho certo para encontrar o tempo necessário para se concentrar em projetos maiores e
capacitar sua equipe, passando a assumir maiores responsabilidades. Embora agora você deva se sentir
muito mais confortável com a delegação, ainda é importante continuar desenvolvendo essas habilidades
nas próximas semanas e meses. Procure oportunidades para delegar mais tarefas. Em seguida, use os
modelos de tarefas que fornecemos nas páginas 32 a 36 para orientar sua delegação. (Imprima quantas
conforme necessário.)
À medida que você se sentir mais à vontade com a delegação, o processo se tornará intuitivo. No entanto,
é melhor começar preenchendo os formulários. Dessa forma, você terá certeza que você já tem todos os
detalhes e tem a confiança necessária para distribuir as tarefas que você realizou anteriormente.
Esperamos que você goste de usar o que aprendeu aqui e que as habilidades que você desenvolveu
continuarão a atendê-lo bem durante toda sua carreira.
Muitas felicidades e divirta-se delegando!

32
7.Modelo de Registro de delegação:
Tarefa Tempo Delegada Delegada Não

gasto Totalmente em parte delegada

33
8.Modelo de definição de escopo de tarefa:
Tarefa a ser delegada:

Conhecimentos e habilidades necessários
Competência pessoal requerida:
9.Modelo de Avaliação de Aptidão para Realizar Tarefa:
Pessoa Nível Forças Potencial Carga de Confiabilidade

Organizacional. trabalho

34
10.Modelo de plano de delegação
Membro da equipe:________________________________________________
Gestor:__________________________________________________________
Tarefa (O que)?
Propósito/contexto (Por que)?
Prazo para conclusão:

Objetivos Instruções Data limite (se aplicável)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Responsável:

35
Extensão da autoridade:
Quando consultar novamente:
Relatórios – Quando e o que?
Outros pontos a checar:
Suporte necessário:
Recursos necessários:

E Book+de+Estudo+ +COMO+DELEGAR+ +RH+Academy

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

E Book+de+Estudo+ +COMO+DELEGAR+ +RH+Academy

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

COMO DELEGAR

Seja bem-vindo(a) ao COMO

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

1.Como usar este livro de atividades?

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

2.Remoção de obstáculos à delegação

2.1 - Desculpas comuns para a delegação

2. Desculpa # 2: A outra pessoa não concluirá o trabalho corretamente

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

3. Desculpa # 3: Eu sou a única pessoa que pode fazer isso

Lembre-se de que você e as pessoas a quem delegar se beneficiarão disso: você

4. Desculpa # 4: Eu devo fazer esta tarefa porque sou bom nisso

Que desculpas você dá para evitar delegação?

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

2.2 - Reconhecendo e superando o microgerenciamento

O microgerenciamento pode ser entendido como:

Nº Pergunta Sim Não

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

Como você fez?

2.3 - Superando o perfeccionismo

Existem dois tipos de perfeccionismo:

Aqui estão alguns sinais de perfeccionismo desadaptativo:

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

Nº Tarefa/atividade Crença Provável resultado

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

2.4 - Outras maneiras de lidar com o perfeccionismo desadaptativo

3. Concentre-se no Todo: Os perfeccionistas geralmente exibem "visão de túnel": eles se concentram

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

2.5 - Concluindo este módulo

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

3.DECIDINDO O QUE DELEGAR

3.1 - Identificando tarefas e atividades de rotina

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

REGISTRO DAS DELEGAÇÕES FEITAS:

Tarefa Tempo Delegada Delegada Não

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

3.2 - Identificando o que você pode delegar

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

3.3 - Concluindo este módulo

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

4.ESCOLHENDO AS PESSOAS PARA QUEM DELEGAR TAREFAS

4.1 - Escopo da tarefa

Tarefa a ser delegada:

Competência pessoal requerida:

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

4.2 - ESCOLHENDO A PESSOA CERTA

Vamos analisar cada critério com mais detalhes:

2. Combine com os pontos fortes e as habilidades

4. Carga de trabalho atual

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

Nº Pessoa Nível Org. Forças Potencial Carga de trabalho Confiança

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

4.3 - Construindo a confiança das pessoas

Desenvolver seus conhecimentos e habilidades

Definir metas claras

Identificar gatilhos de baixa confiança

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

Mostre que você acredita neles

Membro da equipe Estratégia de criação de confiança

www.rhacademy.com.br | contato@rhacademy.com.br | Todos os direitos reservados

4.4 Concluindo este módulo

Então responda as perguntas abaixo.