Universidade Federal do Pará

Campus Universitário de Castanhal

Faculdade de Sistemas de Informação

Uma proposta de Processo de Aquisição

de Software para uma Instituição
Federal de Ensino
Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa
(IFPA) (UFPA) (UEPA)
Relato de Experiência

1
 Roteiro
 Contexto
 Problema
 Metodologia
 Estudo de Campo
 Processo Proposto
 Avaliação Atual
 Conclusões e Trabalhos Futuros

2
 Contexto

3
 Contexto

 Uma Instituição Federal de Ensino, com

necessidade de expansão da estrutura
administrativa;

 Não possui um processo de aquisição

formalmente definido, apesar de necessitar
continuamente adquirir sistemas;

4
 Contexto
 Problemas na aquisição de software:
 Insatisfação do adquirente;
 Incerteza sobre o que e como solicitar
requisitos do fornecedor do sistema;
 Sem acompanhamento do cumprimento
financeiro, fiscal e físico do contrato;

5
 Processo de Aquisição
 Atividades Principais
1 Preparação da Cliente
aquisição

Seleção do Fornecedor
2 A B C
Fornecedor

Monitoração do
3
Contrato B

4 Aceitação pelo
Cliente B
6
 Processo de Aquisição
 Segundo o anexo K do (Guia de Aquisição,
2013), o processo de aquisição exige uma
personalização do processo às características
peculiares da organização;

 Alguns fatores a considerar:

 Contexto da organização;
 Normas e Leis;
 Mercado;
 Ferramentas de apoio;
7
 Problema

8
 Exemplo da Organização
 Problemas no Sistema Web de gerenciamento de
Concursos:
 Comunicação com fornecedores problemática;
 Funcionalidades do sistema não estavam de acordo
com a necessidade do usuário;
 Custo do desenvolvimento maior que o previsto;
 Atraso no prazo de entrega do sistema.

9
 Exemplo da Organização
 Adequação dos sistemas às necessidades dos
usuários:
71,4% Falta de funções necessárias para o
sistema

14,3% Situações de exceção não

consideradas
14,3% Outra

10
 Problema
 A necessidade de definição e implantação
de um processo de aquisição de software
adequado ao contexto da IFE;
 Considerando que:
 Não existe solução genérica para este
problema;
 Solução exige estudo do contexto da
organização alvo;

11
 Metodologia

12
 • Entrevistas não estruturadas;
Investigação
preliminar
• Leitura de documentos de aquisições
anteriores; Metodologia
Estudo de • Entrevistas semi-estruturadas;
Campo • Survey;

• Análise dos resultados do estudo de campo;

Proposta de • Identificação de atividades, artefatos e práticas chave no processo;
Modelo de
Processo
• Modelagem do Modelo de Processos Gráfico;
• Criação de Descrição textual das atividades;

Avaliação • Apresentação do Modelo de Processos;

Preliminar com
Gestores • Entrevista para obter opinião;

Em Execução

Projeto • Treinamento dos envolvidos no processo;

Piloto • Aguardando início de demanda para
execução do processo;

13
 Estudo de Campo
 Entrevistas com servidores envolvidos
diretamente nas atividades de aquisição de
software;
 Entrevistados:
 Diretor Administrativo;

 Servidores que atuam na coordenação

responsável pelo procedimento de aquisição;
 Secretária e outros funcionários que atuaram
como usuários dos sistemas adquiridos;

14
 Estudo de Campo
 Questões abordadas:
 Problemas enfrentados na aquisição de sistemas;

 Uso dos sistemas adquiridos;

 Sugestões dos envolvidos no procedimento atual de

aquisição;
Entrar em contato com o responsável pela
14,3%
compra de software dentro do IFPA

57,1% Comunicar ao responsável de

Setor/Coordenação a que você pertence

28,6% Não existe Procedimento definido para tal

situação

15
 Estudo de Campo
 Necessidades Identificadas:
 Participação mais ativa do usuário na fase inicial da
aquisição;
 Documentação dos procedimentos de aquisição para
permitir a definição clara dos papéis e atividades que
devem ser desempenhados no decorrer do processo;
 Permitir o controle e monitoração do processo pela
coordenação da Instituição;

16
 Processo Proposto

17
 Processo Proposto
 Atividades, artefatos e práticas chave:
 Participação da equipe técnica de TI no
processo de aquisição;
 Participação dos usuários finais dos produtos;
 Artefato chamado Projeto Básico já adotado
pelo Gestor no processo de aquisição;

18
 Ferramenta de Modelagem
 WebAPSEE – www.webapsee.com

19
 Ferramenta de Modelagem
 WebAPSEE:
 Nova versão Web 

Versão demo disponível em

www.processodesoftware.com.br

20
 Visão Geral
1

2 3

21
 Modelo de Processos
 Subprocesso Preparação da Aquisição

22
 Modelo de Processos
 Descrição Textual
Atividade 4: Definição da Estratégia de Aquisição

Descrição: Definir a melhor estratégia para adquirir o software (Software de prateleira

ou Desenvolvido por um contratado), considerando a forma mais viável para o contexto
da Instituição. Após a definição, se faz necessário a exposição das especificações do
projeto em um documento, justamente o artefato gerado nesta atividade, de utilização
constante no decorrer do processo.

Artefato: Projeto Básico

Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI

Atividade 5: Critérios para a Seleção do Fornecedor

Descrição: Definir quais fatores são essenciais para a escolha do fornecedor, por
exemplo, tempo de mercado, experiência e desempenho em trabalhos similares.

Artefato: Pedido de Proposta para o fornecedor

Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI

23
 Avaliação Atual

24
 Participantes
Os participantes desta avaliação foram um
Gestor e uma Usuária dos sistemas adquiridos;

Foi elaborada uma apresentação contendo:

Descrição gráfica;
Descrição textual de cada atividade;

Para cada participante foi inicialmente exposto o

modelo de processo, e em seguida aplicado
questionário sobre da formalização do processo
de aquisição;

25
 Avaliação Atual
 Percepção Geral
 Gestor
 “Atende, uma vez que todos os responsáveis envolvidos
nas etapas de aquisição encontram-se discriminados no
modelo.”
 Usuária
 “De acordo com o modelo, ficam claramente
estabelecidas às atribuições de cada envolvido na
aquisição do sistema, e de fato, atende ao interesse da
instituição.”

26
 Avaliação Atual

Se a Equipe de TI é a mais indicada para o papel de

intermediador da comunicação conforme modelo;
 “Sim, pois como exige um conhecimento
técnico, o usuário não teria condições de
acompanhar essa fase.”(Servidora da
Instituição)

27
 Conclusões e Trabalhos
Futuros

28
 Conclusões
 Foi apresentado um estudo para identificar o contexto
de uma IFE em relação ao processos de aquisição;

 Alguns dos problemas relatados podem estar

relacionados também a problemas de governança
muito comuns em instituições públicas no Brasil;

 Um agravante da importância deste estudo é o fato de

alguns problemas decorrentes de erros no processo de
aquisição pode implicar em responsabilização dos
gestores;

29
 Trabalhos Futuros
 Continuar projeto piloto para uso em projeto real na
própria IFE do processo de aquisição;

 Realizar avaliação do modelo proposto no contexto

de outras organizações públicas;

30
 Trabalhos Futuros
 Gerar e publicar Guia Eletrônico de Processos
contendo a descrição processo de aquisição;

31
 Muito Obrigado!

Perguntas?

32
 Contatos para dúvidas, sugestões e
acesso ao trabalho completo:
adailton@ufpa.br
elisiane.soares@ifpa.edu.br

www.labes.ufpa.br
33
 Universidade Federal do Pará
Campus Universitário de Castanhal
Faculdade de Sistemas de Informação

Uma proposta de Processo de Aquisição

de Software para uma Instituição
Federal de Ensino
Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa
(IFPA) (UFPA) (UEPA)
Relato de Experiência

34