Passo a passo para estabelecer convênio com a UFJF

O texto a seguir tem o intuito de contribuir para que o(a) senhor(a) consiga
estabelecer convênio com nossa Instituição, a Faculdade de Medicina da Universidade
Federal de Juiz de Fora. Ao longo do texto, serão apresentados os passos necessários
para estabelecer nossa parceria. Contudo, caso tenha alguma dúvida, o(a) senhor(a)
pode entrar em contato com a Comissão Orientadora dos Estágio (COE) do curso de
medicina através do e-mail coord.medicina@ufjf.edu.br.
A Universidade Federal de Juiz de Fora utiliza uma plataforma para estabelecer
convênios e tramitar documentos. Esta plataforma é chamada de Sistema Eletrônico de
Informações (SEI). Com isso, a primeira etapa para estabelecer convênios é cadastrar-
se neste sistema. O SEI é um sistema seguro e utilizado há alguns anos pela UFJF,
principalmente por seus servidores. O(a) senhor(a) também pode usar esta plataforma
e, para isso, deve se cadastrar como usuário externo. Qualquer dificuldade com este
sistema também pode ser informado à COE pelo e-mail e nós os ajudaremos.

1ª Etapa – Fazendo o cadastro no SEI como usuário externo

1º passo: Acessar o link: https://www2.ufjf.br/sei/usuario-externo/

2º passo: Após clicar neste link, o(a) senhor(a) vai visualizar a página a seguir:

3º passo: Clicar em “Me cadastrar como usuário externo”

4º passo: Preencher os dados. Esta etapa é simples e poucos dados são solicitados,
como: nome do representante, CPF, RG, telefone, endereço, e-mail e senha. Após
preencher os dados, clique em “enviar”.
Atenção: A pessoa cadastrada deve ser o representante legal da instituição a ser
conveniada.
Como dissemos anteriormente, o SEI é um sistema muito seguro. Para garantir esta
segurança, a UFJF solicita que os usuários externos preencheram um formulário mais
completo e envie cópias de seus documentos. Isto é fundamental porque vamos tramitar
documentos por este sistema e é imprescindível para ambas as partes que os indivíduos
que assinam as documentações sejam as verdadeiras responsáveis tanto da UFJF
quanto da concedente externa.

2º Etapa – Liberação do SEI

5º passo: Após realizar o cadastro no SEI, para a liberação no sistema, o representante

legal da instituição a ser conveniada (concedente de estágio) deverá preencher
o Formulário de Solicitação de Liberação de Usuário Externo.
Este formulário deve ser acessado no seguinte link: https://www2.ufjf.br/cat/wp-
content/uploads/sites/19/2020/10/6-Termos-de-Concord%C3%A2ncia-e-
Veracidade-Usuario-Externo-SEI-UFJF-1.pdf
6º passo: Assim que o(a) senhor(a) acessar este link, irá abrir uma página de um PDF
editável, conforme a imagem abaixo:

7º passo: Faça a edição deste documento, ou seja, insira seu nome, CPF, telefone, e-
mail registrado no cadastro do SEI (relatado na 1ª Etapa) e data.
Atenção: A pessoa cadastrada deve ser o representante legal da instituição a ser
conveniada.
8º passo: Este formulário precisa ser impresso para ser assinado. Assim, após fazer a
edição do formulário no PDF online (mostrado na imagem acima), imprima-o clicando
neste ícone no canto superior direito da tela:

9º passo: Para finalizar a liberação do SEI, o(a) senhor(a) deverá enviar um e-mail para
o endereço: usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br
Neste e-mail, o(a) senhor(a) deve colocar em anexo o formulário preenchido e
assinado conforme explicado nos 7º e 8º passos, o seu documento de identidade e
seu CPF. Para isso, lembre-se de escanear estes documentos, inclusive o formulário
assinado e anexá-los.
10º Passo: O(a) senhor(a) será informado por e-mail se o cadastro foi concluído com
sucesso após a equipe da UFJF analisar seus documentos.
Para retirar dúvidas ou verificar se o cadastro deu certo, o(a) senhor(a), além do e-mail
da COE, pode entrar em contato com a Central de Atendimento através do e-
mail usuarioexterno.cat@ufjf.edu.br ou pelo WhatsApp (32) 2102-3911.

3ª Etapa – Propondo o Convênio

Agora que seu cadastro já foi concluído, o(a) senhor(a) terá acesso ao SEI
e podemos facilitar nossos trâmites e, com isso, realizar a proposta de convênio. Para
concluir esta última etapa e virarmos parceiros, siga os passos abaixo:
11º passo: O representante legal da instituição deve preencher o Formulário para Propor
Convênio de Estágio com a UFJF. Para acessar este formulário, clique no seguinte link:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfyrRA_jGjECwmW0Iav85SSrphFz-
CwyGAZ5S2adxYTju-UOQ/viewform
12º passo: Ao clique neste link, o(a) senhor(a) terá acesso ao formulário eletrônico do
Google Forms.

Os dados que serão solicitados estão relacionados com a Instituição que o

senhor representa e com os estágios da Faculdade de Medicina da UFJF. Talvez, o(a)
senhor(a) tenha algumas dúvidas quanto às informações dos estágios e, para isso,
respondemos a possíveis dúvidas abaixo:
Dúvida nº1: Qual a vigência do convênio?
Com certeza, queremos que nossa parceria seja duradoura. Mas, fique à vontade, o(a)
senhor(a) pode escolher 01 ano de vigência e depois podemos renovar nosso convênio
caso seja do interesse de todos.
Dúvida nº2: Modalidade de estágio
Marque estágio obrigatório. Este convênio será utilizado pela disciplinas obrigatórios
dos alunos da faculdade de medicina da UFJF, por isso, o(a) senhor(a) deve marcar
esta opção. Dessa forma, a equipe da COE terá controle a respeito de todos os alunos
que frequentar a instituição dos senhores.
Dúvida nº 3: Cursos para os quais a conveniada oferecerá estágios.
Marque medicina. Se o(a) senhor(a) quiser marcar outras áreas por ter interesse de
receber outros acadêmicos, fique à vontade, mas não deixe de marcar “medicina”.
13º passo: Após preencher os dados, clique em enviar.
14º passo: Agora é só esperar para receber a minuta do convênio e assiná-la caso o(a)
senhor(a) esteja de acordo para começarmos nossas atividades.
Esperamos que este material tenha lhe ajudado. Estamos à disposição para
quaisquer dúvidas. Esta burocracia é importante para termos convênios seguros, sendo
vantajoso para ambas as partes.
Caso este material não tenha lhe trago todas as informações necessárias,
o(a) senhor(a) também pode consultar o site:
https://www2.ufjf.br/estagio/convenios/propor-convenio/
Agradecemos a atenção de todos.

Arise Garcia de Siqueira Galil e Diego Junqueira Sarkis

Comissão Orientadora dos Estágios – Faculdade de Medicina – Universidade Federal
de Juiz de Fora