UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

CENTRO DE CIÊNCIAS JURÍDICAS  E ECONÔMICAS

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA

AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
DOCENTE: TIAGO BRAGA DA SILVA
DISCENTES: Fernando Carlos Santos e Marilda Possatti.
VITÓRIA
2023

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Sumário
1 – INTRODUÇÃO..............................................................................................................................3
2 – DESENVOLVIMENTO.................................................................................................................3
2.1 – Tipologia Documental  escolhidas para avaliação..................................................................4
2.2 – Organograma  Funcional  da Empresa  ..................................................................................4
2.3 – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade................................................................6
2.4 – Fluxograma.............................................................................................................................7
3 – CONCLUSÃO..............................................................................................................................11
4 – REFERÊNCIAS...........................................................................................................................12

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1 – INTRODUÇÃO

As organizações, sejam públicas ou privadas, se constituem por meio de pessoas,

recursos materiais, tecnológicos, financeiros e informacionais, com um interesse comum,
de ordem comercial, industrial ou social. Podem ser  definidas por sua estrutura, funções
e atividades que desenvolvem ou pela combinação de   todas elas, por meio de uma
norma de atuação. Na Sociedade Contemporânea, as organizações são entendidas
dentro de um conceito dinâmico de sistemas, como um complexo de interações através
dos quais os produtos, serviços, recursos e fluxos de documentos e informações
transitam de um ponto a outro, dentro e fora da organização, num ambiente
organizacional cada vez mais competitivo e globalizado.
A avaliação de documentos é uma etapa crucial no gerenciamento eficiente e   
responsável da informação dentro de uma organização. Por meio desse processo é
possível determinar o valor e o destino final de cada documento, garantindo o
cumprimento das obrigações legais e regulatórias, bem como a preservação e acesso  da
memória institucional. 
Neste Trabalho será realizada a avaliação de cinco  documentos gerados ou recebidos no
decorrer das  atividades  dessa organização, com o auxílio de ferramentas de gestão de
documentos como plano de classificação e tabela de temporalidade usada para avaliar os
documentos já classificados.

2 – DESENVOLVIMENTO
 
Os  documentos apresentados aqui para essa atividade, pertencem ao grupo Fortaçaras
que reúne 17 marcas regionais por todo o país .Em 2016 adquiriu  o grupo União  com
sede no Espírito Santo que possui  diversas empresas no ramos varejista e atacadista de
peças automotivas. Aqui usaremos os documentos de uma de suas empresas, a filial
União  localizada em Vitória-ES.
A Fortbras tem como razão de existir, tornar a reparação e manutenção veicular algo fácil,
rápido e sustentável para instaladores e consumidores. Seu objetivo é estar cada vez
mais próximo ao cliente oferecendo os principais itens para reposição automotiva de
marcas nacionais e estrangeiras com qualidade agilidade e atendimentos qualificados.

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Tem como valores a preocupação em ter uma equipe altamente técnica, ética e
comprometida em prestar seu serviço com excelência em todas as linhas que a empresa
atua sua missão é  ser uma das melhores e mais presentes empresas de varejo de
autopeças do Brasil, para isso vem investindo em novas filiais, sistema de informação,
logística e na diversificação do portfólio e na formação de uma equipe que execute a
estratégia de crescimento acelerado.

2.1 – Tipologia Documental  escolhidas para avaliação

• Contrato de admissão trabalhista 

• Atestado médico
• Programação anual de férias-
• Nota fiscal de entrada 
• Boleto de cobrança 

Documentos são o outro lado do processo de negócio. Eles são produzidos pelas
necessidades inerentes à organização, principalmente pelo fato de essas necessidades
não poderem ser suficientemente abordadas pela comunicação oral. Esta é a principal
motivação para a criação de documentos. Isto, portanto,parece útil para a compreensão
dos documentos,sejam eles em papel, ou na forma eletrônica “[...]A natureza
administrativa dos documentos refletes as funcionalidades em sistemas de comunicação
altamente complexa.[...]O Resultado do trabalho administrativo não é a produção de
documentos, mas antes,a provisão de soluções para os problemas e o fornecimento de
serviços. Documento É Uma Forma Especial de ferramentas,criadas quando necessárias.
Documentos emergem de uma comunicação organizacional sem terem sido criados
intencionalmente. Documentos é a parte latente dos processos de tomada de decisão são
visíveis  a partir de uma perspectiva  que esteja envolvida na tomada de decisão” (Menne-
Haritz(2004).

2.2 – Organograma  Funcional  da Empresa  

O Plano de Classificação de Documentos deve buscar o critério funcional, ou seja, atrelar

o documento à função/subfunção/atividade, e não ao setor ou departamento que o gerou.
Entretanto, para chegar às atribuições e destas às funções/subfunções/atividades
precisamos partir da estrutura, pois é para cada parte da estrutura que a legislação
descreve as atribuições.   

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1. Diretoria Técnica 
  1.1 Gerência Técnica 
   1.1.1 Coordenadoria de técnica
    1.2 Gerência de Suprimentos 
       1.2.1 Setor de Compras 
       1.2.2 Setor de Transportes 
2. Diretoria Comercial 
    2.1 Gerência Comercial 
       2.1.1 setor de vendas 
   2.2 Gerência de marketing
      2.2.1 setor marketing digital 
   2.3 Gerência de serviços terceirizados
      2.3.1 análise a terceirizados
3. Diretoria Administrativa e Financeira 
     3.1 Arquivo Central
     3.2 Gerência Financeira 
        3.2.1 Faturamento
        3.2.2 Contas a Pagar 
        3.2.3 Contabilidade
      3.3 Gerência Administrativa e de Recursos Humanos
        3.3.1 Departamento Pessoal 
        3.3.2 CIPA
         3.3.3 Serviços Gerais

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2.3 – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação

que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de
acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua
produção ou acumulação.
 O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e
qualquer documento de arquivo (Decreto n.º 48.897/2004, art. 10)

UNIDADE DE
FUNÇÃO SUBFUNÇÃO ATIVIDADE DOCUMENTO
PRODUÇÃO
1.2.1.1
1 1.2 1.2.1 1.2.1.1.1
CONTROLE DE
DIRETORIA GERÊNCIA DE SETOR DE NOTA FISCAL DE
ENTRADA DE
TÉCNICA SUPRIMENTOS COMPRAS COMPRA
MERCADORIA
3.2 3.2.2.1 3.2.2.1.1
3.2.2
GERÊNCIA CONTROLE DE BOLETO DE
CONTAS A PAGAR
FINANCEIRA PAGAMENTOS COBRANÇA
3.3.1.1 3.3.1.1.1
3 CONTRATAR CONTRATO DE
DIRETORIA ADM. E CANDIDATO TRABALHO
FINANCEIRA 3.3
3.3.1 3.3.1.2.1
GERÊNCIA ADM. E 3.3.1.2
DEPTO. PESSOAL ATESTADO MÉDICO
DE R. HUMANOS CONTROLE DE
FREQUÊNCIA DE 3.3.1.2.2
FUNCIONÁRIO PLANEJAMENTO
DE FÉRIAS
 

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A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação,
que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores
administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou
determina a sua guarda permanente. “A Tabela de Temporalidade de Documentos é o
instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente,
que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental” (Decreto n.º
48.897/2004, art.19).

PRAZO DE GUARDA
TIPO ESPECIE ATIVIDADE DESTINAÇÃO
DOCUMENTAL DOCUMENTAL GERADORA FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIÁRIA
ENQUANTO
SELECIONAR/
CONTRATO DE VIGORA O
CONTRATO CONTRATAR DE 5 A 20 ANOS ELIMINAÇÃO
TRABALHO VÍNCULO DO
FUNCIONÁRIO
BENEFICIÁRIO
ATESTADO CONTROLAR A
ATESTADO 1 ANO NÃO ELIMINAÇÃO
MÉDICO FREQUÊNCIA
CONTROLAR
PLANEJAMENTO CONTROLE DE
FÉRIAS E 1 ANO NÃO ELIMINAÇÃO
DE FÉRIAS FÉRIAS
LICENÇAS
EMISSÃO DE
COMPROVANTE
COMPROVANTE ENQUANTO
NOTA FISCAL DE COMPRA E DE 5 A 10 ANOS ELIMINAÇÃO
RELATIVO A VIGORA
VENDA
VENDA
EMISSÃO DE
TITULO DE
BOLETO DE TÍTULO DE
COBRANÇA 1 A 5 ANOS 5 ANOS ELIMINAÇÃO
COBRANÇA COBRANÇA
VALORES
DEVIDOS

2.4 – Fluxograma

O fluxo documental, por sua vez, é entendido como o caminho que o documento percorre
durante sua tramitação, que é autotermorregulador procedimento administrativo. Este
entendimento,no âmbito de desenvolvimento de programas de gestão de
documentos,pode ser compreendido por meio da aplicação da metodologia de
Identificação Arquivística Especificamente a partir da análise da"tramitação"dos
documentos, cujos fluxos formais são decorrentes das atividades desenvolvidas na
organização.

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9
10
3 – CONCLUSÃO

Considerando que na perspectiva da administração e da arquivologia  a Avaliação de

documentos demanda o reconhecimento do contexto de produção dos documentos e
seus valores  jurídico-administrativo e da posição que o documento arquivístico ocupa no
âmbito do procedimento administrativo.
Conclui se que a aplicação de ferramentas de gestão documental como o plano de
classificação com o auxílio do mapeamento do organograma, que resulta   na  tabela de
temporalidade , juntos  subsidiando o planejamento das atividades de gestão de
documentos criam bases para a correta classificação e avaliação dos documentos.
Nesse sentido, entender como ocorre esse processo   é importante para a excelência  na
avaliação documental, possibilitando o controle, uso e  destinação final e o acesso  dos
documentos.  

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4 – REFERÊNCIAS

MAXIMIANO, A. C. A. (2000). Introdução à administração. São Paulo, Brasil: Atlas

MENNE-HARITZ, A. (2004). Business Processes: An Archival Science Approach to
Collaborative Decision Making, Records, and Knowledge Management. Dordrecht,
Netherlands: Kluwer Academic Publish
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/
gestao_documental_aplicada
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/gestao/sistema/plano_tabela

DA JUSTIÇA, M. Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de

documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. Disponível
em:
<https://arquivocentral.unifesspa.edu.br/images/COD_CLASSIF_e_TAB_TEMP_eBOOK_
FEV_2020.pdf>. Acesso em: 18 jun. 2023.

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