Manual de Utilização OneDrive/SharePoint

Conteúdo

1 Introdução ao OneDrive/SharePoint ............................................................ 2

1.1 Usando o OneDrive/SharePoint ................................................................ 2
1.2 Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados .............................................. 3
1.3 Restauras arquivos ou pastas excluídas no OneDrive .............................. 4
2 Compartilhando arquivos e pastas .............................................................. 6
2.1 Compartilhamento através de um link ....................................................... 6
2.2 Compartilhamento através do e-mail ........................................................ 7
2.3 Exibir arquivos compartilhados ................................................................. 8
2.4 Gerenciar o acesso ou controlar um compartilhamento ............................ 8

Sebrae/PB
1 Introdução ao OneDrive/SharePoint

O OneDrive/SharePoint é o serviço do Microsoft 365 que permite aos usuários

acessar, compartilhar e colaborar em arquivos de qualquer lugar. O OneDrive/
SharePoint permite aos usuários exibir arquivos em um navegador, compartilhar
e encontrar conteúdo e sincronizar esse conteúdo para que possam acessá-lo
off-line, de qualquer lugar, em seu computador, tablet ou celular.

O OneDrive/SharePoint está incluído nos planos do Office 365 e fornece 5 TB

de espaço de armazenamento por usuário, permitindo armazenar tranquilamente
seus mais variados arquivos.
O OneDrive fornece aos usuários:

 Acesso aos arquivos de qualquer lugar. Os usuários podem facilmente

armazenar, acessar e descobrir arquivos de trabalho individuais e
compartilhados no Microsoft 365, incluindo o Microsoft Teams, em todos
os seus dispositivos. As edições offline serão sincronizadas
automaticamente da próxima vez que se conectarem.
 Colaboração perfeita com arquivos. Os usuários podem trabalhar mais
rápido e de forma mais inteligente com pessoas dentro ou fora da sua
organização. Eles podem compartilhar arquivos com segurança na Web,
em dispositivos móveis e na área de trabalho.
 Mobilidade sem amarras. Os usuários podem criar, exibir, editar e
compartilhar arquivos em qualquer lugar com o aplicativo móvel do
OneDrive do computador, tablet ou celular.
 Segurança e proteção para arquivos. Faça backup e proteja os arquivos
com o OneDrive. Recupere facilmente arquivos de exclusões acidentais
ou ataques mal-intencionados. Os administradores podem gerenciar
políticas de segurança para ajudar a manter as informações em
segurança.
A funcionalidade principal do OneDrive inclui:

 Aplicativo para Windows e Mac

 Aplicativos móveis para Android e iOS
 Experiência na Web
 Integração com aplicativos do Microsoft 365 e uma experiência comum de
compartilhamento de arquivos
 Controles de segurança e conformidade

1.1 Usando o OneDrive/SharePoint

No OneDrive, seus usuários podem exibir seus próprios arquivos ("Meus

arquivos"), arquivos que foram compartilhados com eles e arquivos que estão
em sites do SharePoint ("Bibliotecas compartilhadas"). Ele também pode
descobrir arquivos relevantes nos quais seus colegas estão trabalhando.

Para acessar o OneDrive do Office.com, o

usuário pode acessá-lo no inicializador de
aplicativos.

No aplicativo OneDrive para dispositivos

móveis, os usuários podem adicionar uma
conta do trabalho ou da escola e alternar
facilmente entre contas pessoais e
profissionais.

1.2 Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados

Os usuários podem fazer upload de arquivos de até 250 GB para o seu

OneDrive. Arquivos e pastas podem ser carregados diretamente no navegador
quando conectado ao OneDrive:

Novos arquivos e pastas podem ser criados diretamente na barra de

ferramentas:
Você também pode salvar e abrir arquivos nos aplicativos do Office direto do
OneDrive:

1.3 Restaurar arquivos ou pastas excluídas no OneDrive

Se o usuário exclui acidentalmente um arquivo ou pasta no OneDrive, eles

podem conseguir recuperá-lo da lixeira do OneDrive.
Os itens são mantidos por 93 dias, a contar da hora que usuários os exclui, a
menos que a Lixeira esteja cheia ou se forem excluídos manualmente da Lixeira
do conjunto de sites.
2 Compartilhando arquivos e pastas

Os arquivos e as pastas armazenados no OneDrive são particulares até o

proprietário decidir compartilhá-los. Existe duas possibilidades de
compartilhamento, sedo elas:
2.1 Compartilhamento através de um link

A opção de compartilhamento por link permite que todos com o endereço

possam baixar os arquivos que você deseja compartilhar. Habilitar a opção é
bem simples:

1. Clique com o botão direito do mouse

sobre o arquivo de deseja
compartilhar;
2. Clique em “Compartilhar”;

3. Na janela que será aberta, clique em

“Aplicar” para obter um link. Copie o
link exibido, e compartilhe-o da
maneira que achar melhor;
4. [Opcional] Marque as caixas “Permitir
a edição”, “Definir data de validade”,
ou “Definir senha”, se quiser que
outras pessoas possam editar o
arquivo, se pretende compartilha-lo
por um determinado tempo (que
pode ser definido), ou se deseja
proteger o arquivo com uma senha.
Envie esse link para contatos
confiáveis.

Os usuários podem compartilhar arquivos no OneDrive compartilhando links. Os

links são criados automaticamente sempre que um usuário compartilha um
arquivo ou pasta. O tipo de link que o usuário escolhe determina para quem o
link funcionará. O compartilhamento também gerencia a permissão direta dos
arquivos.

Compartilhar um arquivo ou pasta permite que os usuários selecionem as

pessoas com quem desejam compartilhar e quais permissões elas terão. Essas
opções variam com base na sua configuração. As opções consistem em:

 Qualquer pessoa: concede acesso a todas as pessoas que recebem o

link, seja recebido diretamente do proprietário do arquivo ou pasta ou
encaminhado por outra pessoa, incluindo pessoas de fora da sua
organização. Este link não é detectável e deve ser enviado aos usuários
 para obter acesso. Este tipo de link fornece acesso anônimo. (OBS.: essa
opção está desativada nos e-mails corporativos por questões de
segurança, caso queira compartilhar com pessoas de fora da
organização utilizar opção “Pessoas específicas”)

 Pessoas em sua organização: concede acesso ao link do arquivo a todas

as pessoas da organização, seja recebido diretamente do proprietário ou
encaminhado por outra pessoa. Este tipo de link não é detectável por meio
de pesquisa. Ele permite compartilhamento interno irrestrito.

 Pessoas com acesso existente: pode ser usado por pessoas que já têm
acesso ao documento ou pasta. Use esta opção para enviar um link para
alguém que já tem acesso.

 Pessoas específicas: dá acesso somente às pessoas que o proprietário

especificar. Quando alguém encaminha o link, somente as pessoas que
têm acesso/permissão ao item podem usar o link. Os destinatários podem
ser pessoas de fora da sua organização se você tiver permitido o
compartilhamento de convidados.

Quando o usuário determinar com quem deseja compartilhar, ele pode

selecionar diferentes opções para controlar o compartilhamento com base em
com quem ele deseja compartilhar, incluindo:

 Permitir edição. Especifica se o destinatário pode editar o arquivo. Você

pode definir a configuração padrão para este controle no centro de
administração do SharePoint. Os usuários podem alterar a configuração
antes de enviar o link.

 Definir data de expiração. O link só funcionará até a data que você definiu.
Depois disso, será necessário criar um novo link para os usuários que
precisam de acesso ao arquivo ou pasta.

 Definir senha. Os usuários serão instruídos a digitar uma senha para poder
acessar o arquivo. Será necessário fornecer essa senha separadamente
para os usuários. Isso só está disponível para links para Qualquer Pessoa.

 Bloquear download. Os usuários podem abrir o arquivo, mas não podem

salvar uma cópia local.

2.2 Compartilhamento através do e-mail

Usando a opção de compartilhamento por e-mail, você pode controlar quem tem
acesso a seus arquivos, e se deseja que eles possam ou não edita-los. Veja
como fazer.
1. Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo de deseja
compartilhar;
 2. Clique em “Compartilhar”;
3. Na janela que será aberta, clique em “E-mail”;

4. Insira os endereços de e-mail dos contatos que você deseja que recebam
acesso aos arquivos;

5. Escolha as permissões “Pode exibir” ou “Pode editar”; para definir se os

contatos podem fazer com o arquivo;
6. Clique em “Compartilhar”.
Lembre-se sempre: tanto no compartilhamento via link ou por e-mail, ao deixar
a opção de edição ligada, todos com acesso aos arquivos poderão edita-los,
inclusive se o e-mail for encaminhado para outros contatos ou o link for passado
para frente (a terceiros).

2.3 Exibir arquivos compartilhados

O OneDrive fornece uma maneira de localizar arquivos que os usuários

compartilharam e que foram compartilhados com eles. Esta exibição não é um
arquivo e os usuários não podem tirar ou colocar itens nessa exibição. No painel
de navegação à esquerda, selecione Compartilhados.

Se o proprietário do arquivo original revogar o acesso ou excluir o arquivo

original, ele desaparecerá da exibição compartilhada de qualquer pessoa com
quem ele o compartilhou.

2.4 Gerenciar o acesso ou controlar um compartilhamento

O proprietário do arquivo pode interromper ou alterar as permissões de

compartilhamento a qualquer momento.
Quando ele selecionar um arquivo ou pasta que deseja alterar as configurações
de compartilhamento, ele clica no painel detalhes e seleciona Gerenciar o
acesso:

O painel gerenciar acesso abre e eles têm

um conjunto de opções para Links Dando
Acesso ou Acesso Direto.

Links Dando Acesso mostra os links que

têm permissões para o arquivo ou pasta.
Clique nas reticências (...) para ver os
usuários com quem o link foi compartilhado.

A seção Acesso Direto mostra pessoas e

grupos que receberam acesso direto ao
arquivo ou pasta. (Isso inclui grupos que
têm acesso ao site onde o arquivo ou pasta
reside.)

Os proprietários podem alterar as permissões entre exibir e editar, como

também podem parar de compartilhar arquivos e pastas a qualquer
momento.