FERRAMENTAS QUE TODO

PROFISSIONAL PRECISA SABER

Templates para você aplicar no seu dia-a-dia de
trabalho e aumentar a sua produtividade.

ESTE CONTEÚDO É PARTE INTEGRANTE DO TREINAMENTO ACELERADOR DE CARREIRA COM POWER BI E É

PROPRIEDADE DA EMPOWERDATA. É PROIBIDA A COMERCIALIZAÇÃO E REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL.
 FERRAMENTAS QUE TODO PROFISSIONAL PRECISA SABER
Templates para você aplicar no seu dia-a-dia de trabalho e aumentar a sua produtividade.

Ferramenta SIPOC Template para utilizar a ferramenta SIPOC

O que é a ferramenta? Processo
Suppliers (Fornecedores)
SIPOC é uma ferramenta valiosa para mapear e S es e e r
Font
pess s
(
d
ui s
p r pr ess
nt ada a a o oc
eri is u i
o

oa , máq na , mat a o nfo maçõr es

Supplier
(Fornecedores)
Inputs

(Entradas)
Process

(Processo)
Outputs

(Saídas)
Customers

(Clientes)
compreender processos de forma simples e ue li e
q a m ntam opr ess
oc o).

estruturada.

In puts (Entradas)
Este diagrama ajuda a identificar os principais
I o
e urs s e i r
R c
oc
o nfo maçõ
pr ess u i e
es e ess ri s p r
n c á o
o f nc on , como maté a -
s re uisi s e re urs s
dado , q to c o .
a aq
ri s pri
ma ,
ue
s

elementos de um processo, destacando quem

são os fornecedores e clientes, quais são as P ocr ess (Processo)
entradas e saídas essenciais, e qual é o processo P Representa as etapas sequenciais do próprio
processo, onde as entradas são transformadas
em saídas.
central em si.

O t u puts (Saídas)
É uma ferramenta fundamental para aumentar a O Resultados do processo. Isso pode incluir
produtos, serviços, informações ou qualquer
eficiência e a qualidade dos processos coisa que seja gerada pelo processo.

organizacionais.

C ustomers (Clientes)
A sigla SIPOC representa:
C r es i eress s ue re e e u se
Pa t
e ei i
nt
b n f c am da
ada q
ss
c b mo
s pr ess s lie es
aída do oc
p e ser i er s u e er s r i
od m nt no o
o. O c nt
xt no à o gan zação.

Ex emplo prático: SIPOC para o Processo de Fazer Café em uma Cafeteria

Supplier Inputs
Process
Outputs
Customers
(Fornecedores) (Entradas) (Processo) (Saídas) (Clientes)

Funcionário
Café em grão Café em grão Xícara de café Cliente da
seleciona os grãos pront cafeteria
Água potáve Águ
de café
Funcionário mede
Pó de café úmido
Eletricidade para Energia elétric a quantidade no filtro
necessária de
a cafeteir grãos
Utensílios de café
Água é adicionada
Funcionários (xícara, filtro de
café)
ao reservatório da
cafeteira
A cafeteira é
ligada
A água é aquecida
até a temperatura
correta
A água quente
passa através do
filtro de café com
os grãos moídos
O café resultante é
coletado na xícara.

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Ferramenta Metas SMART Template para criar metas SMART

O que é a ferramenta? Responsável
Espec ficas
S
Specific ( í )
Specific
Measurable Achievable Relevant
Time-bound

As metas SMART são um método popular

As metas devem ser claras e específicas. Precisam

responder a perguntas como: "O quê?", "Por quê?" e

( Espec ficas
í ) ( Mensuráveis) ( Alcançáveis) ( Relevantes) (C om Pra o Definido)
z

para estabelecer e alcançar objetivos de "Quem está envolvido?".

maneira eficaz e mensurável.

Measurable (Mensuráveis)
M Metas precisam ser quantificáveis, permitindo que o
j Elas respondem à pergunta
Essa abordagem fornece critérios claros que
progresso se a avaliado.

"Como vamos medir o progresso ou o sucesso?".

ajudam a definir metas de forma mais hievable (Alcançáveis)

precisa e a garantir que elas sejam A
Ac
Devem ser realistas e alcançáveis, considerando os

alcançáveis.

recursos disponíveis. Devem responder: "É possível

atingir essa meta com os recursos disponíveis?".

Incorporar as Metas SMART em sua Relevant (Relevantes)

abordagem de definição de metas pode R Devem ser relevantes e alinhadas com os objetivos
maiores: "Por que essa meta é importante e como ela

aumentar significativamente as chances contribui para nossos objetivos gerais?".

de sucesso em projetos. Time-bound (Com Prazo Definido)

T z
As metas devem ter um pra o claro e específico

ão. Elas respondem à pergunta

para sua conclus

"Quando essa meta será alcançada?".

Exemplo prático de uma meta SMART

Objetivo: Melhorar a satisfação do cliente em relação ao tempo de resposta do suporte ao cliente.
O e e ata e te vo dese a a a ar e re a o ao te o de res osta do s orte ao
S
qu x m n cê j lc nç m l çã mp p up

cl ie te Di a os e vo
n ? eira red ir o te o dio de res osta de
g m qu cê qu oras ara uz mp mé p 48 h p 24

h oras .

Neste aso a e s ra o direta o te o de res osta do s orte ao ie te e oras

M Vo
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ode edir a di ere a e tre o te

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Co sidere os re rsos e as restri es dis o veis o re isa de essoa e siste as ara

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s ortar essa red o de te o de res osta Certi i e se de e se a

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Certi i e se de e a eta se a re eva te ara os o etivos erais da e resa U a

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De i a ra o ara a eta o dese a rea i ar essa red o o te o de res osta e

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n mp

p óx m
p

m .
m

"Redu ir o tempo m dio de resposta do suporte ao cliente de

z é 48 horas
para horas nos pr imos seis meses.
24 óx "

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Ferramenta Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Causa e Efeito)

O que é a ferramenta?
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual amplamente utilizada para identificar e analisar as
possíveis causas de um problema específico.

O Diagrama de Ishikawa baseia-se na representação gráfica de uma espinha de peixe, onde a "espinha"
representa o problema central e as "espinhas" menores que se ramificam a partir dela representam as
diferentes categorias de causas que podem contribuir para o problema.

As categorias de causas geralmente incluem pessoas, processos, materiais, máquinas, medições e

ambiente (ou 6M).

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta eficaz por várias razões:

Ajuda a equipe a explorar e identificar as causas subjacentes de um problema, em vez de tratar apenas
os sintomas
A representação gráfica torna mais fácil para todos na equipe compreenderem as várias causas
potenciais e como elas estão relacionadas
Ajuda na tomada de decisões baseadas em dados, permitindo que as equipes priorizem as causas
mais críticas para abordar
Promove uma cultura de melhoria contínua, à medida que as equipes podem usar os resultados da
análise para implementar melhorias nos processos.

Exemplo prático: Diagrama de Ishikawa - Atrasos na Entrega de Produtos

Categorias de causas

Mão de obra Processos Materiais

Falta de pessoal qualificado Processos de Falta de estoque de peças

Treinamento inadequado roteamento ineficientes de reposição
Falta de motivação dos Falta de planejamento Qualidade inadequada
funcionários. de rotas dos veículos de entrega
Falta de automação de Falta de manutenção
processos. preventiva. Atrasos na
entrega de
produtos aos
clientes
Veículos de entrega Falta de métricas de Condições climáticas
desatualizados desempenho claras adversas
Falha frequente dos Não rastreamento Congestionamento
sistemas de rastreamento adequado dos tempos de tráfego
Falta de tecnologia de de entrega Problemas de
comunicação eficaz. Relatórios de infraestrutura.
desempenho
imprecisos.
Problema
Máquinas Medições Meio ambiente

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Ferramenta Matriz de Eisenhower Urgente Não urgente

O que é a ferramenta?
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como a Matriz de Urgência e Importância, é uma ferramenta
de gerenciamento de tempo e priorização que ajuda as pessoas a determinar quais tarefas e atividades
devem ser tratadas com mais prioridade com base em sua urgência e importância.

A matriz classifica as tarefas em quatro categorias:

Importantes e Urgentes: Tarefas nesta categoria são críticas e precisam ser tratadas imediatamente.
Elas geralmente estão relacionadas a crises, problemas urgentes ou prazos iminentes.

Importante
Importantes, mas Não Urgentes: Tarefas aqui são importantes, mas não requerem ação imediata. Elas
são mais estratégicas e podem incluir planejamento, desenvolvimento de habilidades e projetos de longo
prazo.

Urgentes, mas Não Importantes: Tarefas nesta categoria são urgentes, mas não contribuem
significativamente para os objetivos de longo prazo. Elas podem ser delegadas ou automatizadas sempre
que possível.

Não Importantes e Não Urgentes: Tarefas nesta categoria são aquelas que podem ser adiadas ou
eliminadas. Elas incluem distrações, atividades sem valor agregado e desperdício de tempo.

Exemplo prático: Imagine que você é um gerente de projeto com várias tarefas em suas mãos.
Vamos usar a Matriz de Eisenhower para priorizar essas tarefas:

Urgente Não urgente

Você tem um prazo iminente para Você também precisa alocar tempo
uma apresentação crucial ao cliente para revisar e atualizar o plano de
Importante

que pode impactar diretamente o projeto, o que não é urgente, mas é

sucesso do projeto.

fundamental para o sucesso futuro.

Não importante
Esta tarefa é importante e urgente, então
você a coloca nesta categoria.

Você recebe uma série de e-mails Você percebe que está gastando
solicitando atualizações de status
Não importante

diárias. Embora eles sejam urgentes, muito tempo em reuniões não

não são necessariamente essenciais e pesquisando
importantes, pois não afetam informações irrelevantes online.

diretamente o progresso do projeto.

Essas atividades não são importantes e não

urgentes, então você deve tentar reduzi-las
Você pode delegar essa tarefa ou ou eliminá-las de sua rotina diária.
automatizá-la para economizar tempo.

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Ferramenta SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) Forças Fraquezas

O que é a ferramenta?
A Matriz SWOT é uma ferramenta amplamente usada no planejamento estratégico para avaliar a
situação atual de uma empresa ou projeto. Ela envolve uma análise interna das forças e fraquezas da
organização e uma análise externa das oportunidades e ameaças do ambiente em que opera.
Forças (Strengths): São os recursos internos e as capacidades que a organização possui e que a
destacam positivamente. Exemplos incluem uma equipe altamente qualificada, uma marca forte ou

Interna (organização)
eficiência operacional
Fraquezas (Weaknesses): São as limitações e deficiências internas da organização que a colocam em
desvantagem. Isso pode envolver falta de recursos, processos ineficazes ou falta de experiência em
uma área crítica
Oportunidades (Opportunities): São condições ou tendências externas que podem beneficiar a
organização. Isso pode incluir uma nova demanda de mercado, mudanças regulatórias favoráveis ou
avanços tecnológicos
Ameaças (Threats): São fatores externos que podem prejudicar a organização. Isso pode envolver a
concorrência acirrada, flutuações econômicas, mudanças na legislação ou desastres naturais.

Exemplo prático: Imagine que você é o gerente de marketing de uma startup que vende
produtos de beleza naturais e orgânicos. Aqui está uma análise da Matriz SWOT:

Forças Fraquezas
Produtos naturais e orgânicos de alta Capital limitado para expansão
Interna (organização)

qualidade
Equipe de pesquisa e desenvolvimento Falta de reconhecimento da marca no
talentosa mercado

Externa (ambiente)
Estratégia de marketing eficaz nas mídias
sociais Logística de entrega ineficiente.
Alta satisfação do cliente e fidelização.

Crescente demanda por produtos naturais e Concorrência acirrada de grandes empresas

Externa (ambiente)

orgânicos
Expansão de mercados internacionais
Colaborações com influenciadores da
indústria
Possibilidade de parcerias com lojas de varejo
de produtos orgânicos.
de beleza
Flutuações nos preços das matérias-primas
Mudanças regulatórias na indústria de
cosméticos
Impactos imprevisíveis de eventos climáticos
nas colheitas de ingredientes naturais.

Oportunidaes Ameaças Oportunidaes Ameaças

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