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Manual do Usuário – GED Share

Point Tereos
COFRE QUALIDADE
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Conteúdo
• O que é o GED?
• Visão Geral
• Acesso ao Sistema - Ambiente GED
• Fluxo de Publicação – Visão Macro
• Elaboração de Documentos
• Aprovação, Reprovação e Correção
• Revisão de Documentos
• Consultas de Documentos
• Solicitação de Chamados
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O que é o GED?
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O que é o GED?
Gerenciador Eletrônico de Documentos
A solução GED Tereos, consiste na implantação de um novo Gerenciador
Eletrônico de Documentos, utilizando a Solução Microsoft Power Plataform, para
gerir arquivos da Gestão da Qualidade e Gestão de Ativos, em substituição do
Atual Meridian.
O Novo Sistema GED visa garantir a disponibilidade e segurança da informação

através de fluxos de aprovações, controle de permissões, controle de revisões e
rastreamento do processo de ponta a ponta da publicação.
COFRES
QUALIDADE
Manuais, Normas de Procedimento,
Formulários, Instruções de Trabalho, etc.
GESTÃO DE ATIVOS
Projetos, Documentos e Desenhos Técnicos, Relatórios,
Procedimentos, Documentos Padrão, etc.
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Acesso ao
Sistema
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Acesso ao Sistema
Acessando pelo Workspace
Acessando pelo Navegador de Internet

https://tereos.sharepoint.com/sites/GED
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Ambiente GED
Pagina Inicial
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Estrutura de Pastas – Qualidade
Os Cofres foram construídos em bibliotecas de documentos e logo no diretório inicial (Pasta
Raiz) encontra-se o ambiente de Publicação
Ao Acessar o Cofre, o usuário é direcionado para o Diretório Inicial
No Diretório inicial” – encontra-se o local onde é feito o upload do documento e inicia -se o
processo de Publicação. Somente o Elaborador consegue “enxergar ” o documento carregado
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Nas pastas “Não Publicados (Em Fluxo)” – encontram-se os documentos que estão em
fluxo, no qual só quem está no fluxo de aprovação “enxerga” seus documentos
Na pasta “Publicados” – Encontram-se os Documentos “Aprovados” ou seja os Documentos
Publicados (Oficiais)
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Resumodo Fluxode Publicação-Qualidade
Documentos Internos Reprovado

Reprovado
ou ou
Em
Em validação Validado Em aprovação Publicado
Elaboração
Elaboração Aprovador
Envio para “Não Seleção de Validador aprova Envio para
Escolha do Envio Aprovação Aprova ou
Publicados” Validador ou Reprova “Publicados”
Aprovador Reprova.
Realizado pelo Processo Processo Realizado pelo Realizado pelo Realizado pelo Processo
Elaborador Automático Automático Validador Elaborador Aprovador Automático
Documentos Externos e Publicações
Publicado
Envio para
Elaboração Publicar
“Publicados”
Realizado pelo Realizado pelo Processo

Elaborador Elaborador Automático
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Elaboração de Documentos
Gestão da Qualidade – Informações
preliminares
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Gestão da Qualidade
Permissões e integração ferramentas Office.
No primeiro uso do sistema, pode

haver a indicação da necessidade de
permissão para uso das ferramentas
do Microsoft Office.
Para avançar nesta etapa o usuário
deve clicar em “entrar” nas
ferramentas indicadas na janela e em
seguida clicar em “permitir”.
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Observações para Extensões de formatos dos arquivos para Elaboração de documentos.
Tipo documento Definição Uso Recomendado GED
Mifrosoft Word A diferença entre . doc e . docx é que este último funciona nas
versões mais novas do editor de textos da Microsoft inclusive o
editor online (Sharepoint), enquanto o . doc é um formato que é
compatível com versões mais antigas e não pode ser editado na .docx
versão online do Microsoft Office.
Microsoft Excel xls e xlsx são versões de arquivo do Microsoft Excel. A versão xlsx
é recomendada para o Microsoft Excel nas versões mais recentes
inclusive o editor online, já a versão xls é compatível com
versões mais antigas antigas e não pode ser editado na versão
.xlsx
online do Microsoft Office.
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Observações para Extensões de formatos dos arquivos para Revisão de documentos.
Tipo documento Recomendações
Mifrosoft Word Caso o arquivo esteja na extensão .docx, o mesmo pode ser alterado em sua versão online
ou no Microsoft Office na área de trabalho.
Caso o arquivo esteja na extensão .doc, o mesmo deve ser aberto para alteração no Microsoft
Office na área de trabalho.
O usuário não deve clicar em ações sugeridas associadas a conversão do formato do
arquivo, pois esta condição pode gerar erros no fluxo ou duplicação de arquivos.
Microsoft Excel Caso o arquivo esteja na extensão .xlsx, o mesmo pode ser alterado em sua versão online ou
no Microsoft Office na área de trabalho.
Caso o arquivo esteja na extensão .xls, o mesmo deve ser aberto para alteração no Microsoft
Office na área de trabalho.
O usuário não deve clicar em ações sugeridas associadas a conversão do formato do
arquivo, pois esta condição pode gerar erros no fluxo ou duplicação de arquivos.
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Para extensões de arquivo que não podem ser editadas online (.doc e .xls), o usuário NUNCA
deve clicar em CONVERTER, mas em ABRIR O APLICATIVO DÁ ÁREA DE TRABALHO
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Limpeza de propriedades de arquivos baixados do GED Sharepoint
Apenas para a utilização de arquivos baixados do GED como modelo, salvos no computador do
usuário e posterior inserção no sistema, o usuário deve realizar o procedimento de limpeza das
propriedades antes de inserir na elaboração.
1. Com o documento aberto no Office, selecione 'Arquivo > Informações > Verificar Problemas
> Inspecionar Documento'.
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2. A caixa de diálogo Inspetor de Documentos será exibida. Desmarque todas as opções,
exceto Propriedades do documento e Informações pessoais.
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3. Clique no botão Inspecionar e a caixa de diálogo a seguir será exibida.
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4. Clique no botão Remover tudo e todas as propriedades serão removidas.
E finalmente 'Feche' o Inspetor de Documentos e salve o arquivo.
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Abrir o cofre na sua página inicial (raiz do cofre).
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Elaborar Novo Documento On-line Carregar Arquivo da Máquina Local
Clique em Novo e Selecione o tipo Clique em “Carregar”, em seguida em
de documento “Arquivos” e na caixa de seleção selecione o
arquivo na pasta da sua maquina
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Após o carregamento do arquivo na pasta Raiz, clique no botão “Publicar” na coluna
“Ações”
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Preencha todos os campos na tela de Informações do documento nos campos obrigatórios.
Clicando no menu “Documentos Associados” o usuário terá acesso à lista de documentos publicados que podem ser
associados ao novo documento. Para associar, basta clicar nos códigos e ao terminar, clicar fora da janela.
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Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, clique em “Publicar”.
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Após clicar no botão ‘Publicar”, o sistema indicará a tela de aprovadores para o documento.
Escolher o aprovador do documento, pesquisando pelo nome e clicando em cima do mesmo.
Apenas 1 aprovador deve ser escolhido
Após o carregamento do fluxo o documento será enviado para a pasta “Não Publicados”
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Na pasta “Não Publicados”, o documento já recebe suas informações e código.
Sequencial
Revisão
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O documento apresentará o Status “Em elaboração“. Somente o Elaborador consegue
visualizar seus documentos carregados disponíveis na pasta “Não Publicados (em
fluxo)”.
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Para edição do documento, o usuário deve realizar a ação de check out e clicar no nome do documento
para sua abertura. Nesta etapa o usuário deve inserir o código atribuído dentro do sistema ao documento
em seu cabeçalho dentro do arquivo.
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Check Out: Ação que bloqueia o documento para somente um usuário edite o documento por
vez.
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Abrir o documento para edição enquanto ele está com check out. Ao finalizar a
edição, realizar o check in do documento.
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Check In: Ação que desbloqueia o documento para que o sistema dê continuidade no
fluxo.
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Clicar no botão Publicar para que o documento seja enviado para a próxima etapa.
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Clicar no botão “Solicitar Validação”.
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Exclusivamente o tipo de documento APR deve realizar o fleg “Liberado APR” na
Etapa Em elaboração antes de Solicitar a Validação do mesmo.
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Documento será enviado para etapa de Validação.
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Gestão da Qualidade – Etapa de Validação
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O usuário validador receberá a notificação de necessidade de ação via e -mail e via Microsoft
Teams.
Em ambas as plataformas é possível indicar se o documento será aprovado ou reprovado e
também realizar a leitura do mesmo através de link disponível.
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Link
documento
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Documento Validado na etapa de Validação. Quando o documento for aprovado na etapa
de Validação o mesmo apresentará um status “Validado”
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Gestão da Qualidade – Etapa de Correção
de documento Reprovado
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Documento Reprovado na etapa de Validação. Deve ser corrigido pelo elaborador ou revisor. Para edição o
usuário deve realizar o check out clicar no nome do documento, editar e em seguida realizar o check in.
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Após a correção, o usuário deve clicar em “Publicar ”
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Na Janela de metadados, clicar em “Corrigido”
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O documento retornará para a etapa de Validação.
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Gestão da Qualidade – Etapa de envio para
Aprovação
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Após a aprovação na Etapa de Validação, o elaborador deve enviar o documento para a
etapa de aprovação clicando no botão “Solicitar Aprovação”
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Indicar no “fleg” a opção Sim ou Não para a necessidade de

treinamento dos colaboradores no documento elaborado ou
revisado. Clicar em “Fluxo de Execução”.
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O sistema indicará a alteração do status do documento para “Em Aprovação”
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Gestão da Qualidade – Etapa de Aprovação
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O usuário aprovador receberá a notificação de necessidade de ação via e -mail e via
Microsoft Teams.
No Microsoft Teams a lista de documentos deverá ser acessada pelo menu de aprovações.
Nota: Caso o documento seja reprovado nesta etapa ele receberá um status “Reprovado” e
deverá ser corrigido pelo elaborador.
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Aprovação
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Após aprovação na Etapa de Aprovação o documento estará disponível na pasta

Publicados em seu respectivo diretório.
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Revisão de Documentos
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Revisão de documentos
O elaborador pode iniciar um processo de revisão de qualquer documento disponível na pasta PUBLICADOS para os
documentos com status “Publicado” ou “ Vencidos”, clicando no botão “Consultar Informações”.
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O elaborador inicia o processo de Revisão do documento através do botão “Iniciar Revisão”
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O D o c u m e n t o p u b l i c a d o s e m a n t é m n a p a s t a p u b l i c a d o , e u m a c ó p i a d o d o c u m e n t o s e rá c r i a d a n a p a s t a “ N ã o P u b l i c a d o s
( E m F l u xo ) ” p a ra q u e o e l a b o ra d o r , a l t e re e rev i s e a s i n f o r m a ç õ e s d o d o c u m e n t o .
P a ra e d i ç ã o d o d o c u m e n t o , o rev i s o r d ev e re a l i z a r o c h e c k o u t .
N o f i n a l d a rev i s ã o , o rev i s o r d ev e re a l i z a r o c h e c k i n e c l i c a r n o b o t ã o “c o n s u l t a r I n f o r m a ç õ e s ” e e m s e g u i d a “ R ev i s a d o” .
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Após clicar no botão “Revisado”, o sistema indicará a nova validade do documento e em
seguida a tela de aprovadores. Escolher o aprovador do documento, pesquisando pelo nome
e clicando em cima do mesmo.
Apenas 1 aprovador deve ser escolhido
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Documento será enviado para etapa de Validação.
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Gestão da Qualidade – Etapa de Validação
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O usuário validador receberá a notificação de necessidade de ação via e -mail e via Microsoft
Teams.
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Link
documento
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Documento Validado na etapa de Validação. Quando o documento for aprovado na etapa
de Validação o mesmo apresentará um status “Validado”
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Gestão da Qualidade – Etapa de Correção
de documento Reprovado
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Documento Reprovado na etapa de Validação. Deve ser corrigido pelo elaborador ou revisor. Para edição o
usuário deve realizar o check out clicar no nome do documento, editar e em seguida realizar o check in.
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Após a correção, o usuário deve clicar em “Publicar ”
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Na Janela de metadados, clicar em “Corrigido”
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O documento retornará para a etapa de Validação.
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Gestão da Qualidade – Etapa de envio para
Aprovação
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Após a aprovação na Etapa de Validação, o elaborador deve enviar o documento para a

etapa de aprovação clicando no botão “Solicitar Aprovação”
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Indicar no “fleg” a opção Sim ou Não para a necessidade de

treinamento dos colaboradores no documento elaborado ou
revisado. Clicar em “Fluxo de Execução”.
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O sistema indicará a alteração do status do documento para “Em Aprovação”
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Gestão da Qualidade – Etapa de Aprovação
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O usuário aprovador receberá a notificação de necessidade de ação via e -mail e via
Microsoft Teams.
No Microsoft Teams a lista de documentos deverá ser acessada pelo menu de aprovações.
Nota: Caso o documento seja reprovado nesta etapa ele receberá um status “Reprovado” e
deverá ser corrigido pelo elaborador.
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Aprovação
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Após a nova Revisão ser aprovada, o documento publicado é substituído pelo novo arquivo, alterando seu nome
com a nova revisão.
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Consulta de Documentos
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Ambiente – Viewers
O SharePoint possui várias maneiras de você localizar um arquivo, seja pelo recursos de Filtro ou
Agrupamento, feitos diretamente nas colunas desejadas ou nas “ Viewer ” (Modo de Exibição) do
GED
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Ambiente – Hierarquia de Pastas
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Ambiente – Viewer “Sem Pasta”
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Ambiente – Filtros Combinados
Painel de filtros
Aplicação de filtros em todas as colunas, combinando metadados.
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Ambiente – Filtros e Agrupamentos
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Ambiente – Histórico de Versão
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Ambiente – Associação de Documentos
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Solicitação de Chamados
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Solicitação de Chamados
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Após aprovação na Etapa de Aprovação o documento estará disponível na pasta

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