Manual da ferramenta de

organização administrativa
“Tarefas”
Manual da ferramenta de organização
administrativa “Tarefas”
Última atualização: 01/12/2020
 1. O que é?

Esta ferramenta fora inicialmente pensada para gerir apenas o controle de correspondências,
entretanto, a sua base também possibilitou a geração de documentos, bem como uma gestão dos
documentos administrativos de cada Setor/Codam.
A elaboração dos documentos segue o Manual de Redação do Estado (inclusive com a
atualização de 2021), com pequenas adaptações para atender o Decreto 39/2019 do governo sem
papel. A numeração é por Setor/Codam, exceto nos Ofícios em que é sequencialmente unificada
nos setores que não são CODAMs.

1.2 Histórico

O início do desenvolvimento deu-se pelo aumento considerável de correspondências com AR

dos autos de infração e licenciamento na Codam de São Miguel do Oeste. Com a eminência do
cumulo do trabalho, o servidor encarregado pelo administrativo, Anderson Ricardo Staub, pensou
em uma solução Web simples e passou a desenvolver nos finais de semana livres. Em
setembro/2018 passou-se a utilizar em um computador de rede e em novembro a solução estreou no
endereço web do IMA, com uso em testes. Em janeiro de 2020, após a consolidação e evolução do
sistema, passou a ser divulgado e utilizado por todos os setores do IMA. Hoje o sistema gera em
torno de 2.000 (dois mil) documentos por mês.

1.3 Objetivo

Organizar os documentos da parte administrativa do trabalho do IMA.

1.4 Conceito

Está organizado em quatro pilares: Destinatário, Tarefas, Documentos e ARs. As tabelas de

Setor, Usuário, Tipo de documento e Imagens são para operacionalizar os demais, não necessitam
da inteiração do usuário.
Setor
Usuário

Destinatário
AR Documento
Imagens
Tarefa Tipo

O destinatário pode ser cadastrado apenas para registro (funcionando como uma lista de
contato), mas servirá como como base obrigatória para elaboração de um AR, e base não
obrigatória vinculada à uma Tarefa e Documento.
 O documento pode ser apenas o registro da sua numeração, mas também elaborado por
completo que irá solicitar o destinatário. Podendo ter Imagens, ARs ou Tarefa vinculada.
A Tarefa é uma função coringa, que pode ser independe ou uma forma de vincular eventos de
uma determinada ação.

1.5 Quem pode utilizar?

Todo colaborador do IMA, utilizando seu usuário e senha do computador/Sispe.

1.6 Avisos

Este sistema não substitui o SGPe, GAIA ou SinFat. Os documentos aqui gerados devem ser
anexados no processo de origem.
Recomenta-se a utilização do Google Chrome.

2.0 Como acessar?

Abra o navegador de sua preferência e digite: [Link] e a seguinte página

será exibida:

2.1 Área inicial

Após o PRIMEIRO login, aparecerá a seguinte tela:

 Esta tela é para completar seu cadastro, que teve dados importados da base de dados. Caso
receba adicional de risco à vida, poderá preencher aqui. Estando tudo certo, basta clicar em
“Início”.
Estas informações podem ser atualizadas em qualquer tempo, no ícone do campo superior
direito -> “Meus dados”.

Nos demais acessos, será a seguinte tela:

 2.1.1 Menu
No canto esquerdo está o menu de opções.

- A clicar na logo volta para o “Início”. Clicando em , recolhe o menu.

- Em ‘Meus documentos’, estarão os documentos e anotações/padrões elaborados pelo usuário.
- Em ‘Minhas tarefas, estarão as tarefas e agendas elaborados pelo usuário.
- Em ‘kanban’, estará o módulo de kanban do setor.
- Em ‘Documentos’, estarão todos os documentos do setor, e a opção de gerar novos.
- Em ‘ARs e Endereços’, estarão as opções de correspondência e endereços.
- Em “Listas”, você poderá imprimir a listagem de ARs, gerar a lista de malote. Bem como a
lista completa dos colegas que usam o sistema e a lista dos endereços
- Relatórios estará os quantitativos de cada item elaborado neste sistema, bem como possibilita
buscar o relatório de risco de outro mês.

2.1.2 Menu expandido

Documentos:
Ao clicar em documentos, abrirá a seguinte lista de opções:
- ‘Gerenciar’ para marcar os documentos do setor como Enviado/Recebido.
- ‘Todos do setor’ para ver todos os documentos elaborados pelo setor.
- ‘Novo’, para elaborar um novo documento neste sistema.
- ‘Tarefas: Nova’, para cadastrar um novo lembrete, memória ou decisão.
 ARs e Endereços:

- “Gerenciar ARs” irá para as 3 listas das fases do AR (Impressão, Postagem, Aguardando
recebimento).
- “Todos”, ARs em qualquer fase.
- “Novo AR”, para um novo.
- “Endereços: Novo e Listar” para as opções de endereços.
- “Listar emails”: Lista os emails dos contatos do setor, por classe do cadastro.

Listas:

- “Funcionais: ARs p/coleta”: Lista os ARs que estão com status de pendente para coleta.
- “Funcionais: Malote”: Lista os documentos que foram marcados para envio por Malote, esta
função também está disponível ao obter número para malote elaborando neste sistema.
- “Dados: Endereços”: Lista endereços cadastrados no sistema.
- “Dados: emails”: Lista emails cadastrados no sistema por categoria.
- “Dados: colegas”: Lista colegas que acessaram o sistema.

2.1.3 Início rápido

Na tela inicial estão uma série de links rápidos:

 Logo após o Nome de Setor, há um botão disponível apenas para quem participa de mais de um
Setor (ex.: CCLA, CTCA, PGRS, etc.), onde possível navegar entre eles. Para solicitar esta
vinculação deve ser enviado um e-mail no constante no rodapé do Tarefas.

Em “Meus Links úteis” é possível cadastrar links úteis próprios.

Veja que você pode utilizar como um Criador de Links curtos “[Link]” , e
redirecionar para reunião, por exemplo.

2.2 Obtendo apenas o número

Ao clicar no botão “Novo documento/número!!”, abrirá uma nova janela onde deverá ser
escolhido o tipo de documento e o assunto, conforme a tela seguinte:
*Observe que o campo “Elaborar neste sistema” ficou desmarcado.

Após salvar:
 Ele é construído da seguinte maneira:
[tipo do documento] /[sigla do setor] nº [numeral]/[ano corrente]
Assunto: [Texto informado no campo anterior de assunto]

É sugerido que o assunto remeta ao procedimento de origem, para que os demais colegas
saibam para quem direcionar a resposta.
*Também pode ser marcada a opção de “Elaborar neste sistema”, o qual redirecionará para
outra página, que veremos mais adiante.
**Para incluir um tipo novo de documento ou incluir a numeração corretiva:
tarefas@[Link].
 2.3 Elaborando um documento

Na tela anterior, marcando a opção de “Elaborar”, irá para a seguinte tela:

Onde:
Lista de decisões:

São botões que contêm texto pré-definido, o primeiro é a sugestão do sistema, e os demais são
de criação do próprio usuário (que poderá editá-los em meus documentos). Ao clicar nos mesmos,
o texto será inserido no “Conteúdo” do documento em elaboração. Dica: pode ser um modelo
completo do documento, ou apenas um texto pronto; sendo que mostra os últimos 30 cadastrados.

Cabeçalho:

São gerados automaticamente, sendo que os dados da primeira linha são estáticos e da segunda
ainda podem ser alterados.

Conteúdo:
 É possível visualizar o texto no documento, o ícone de imagens veremos a seguir. O Campo
conteúdo é salvo automaticamente a cada letra digitada.
*Este texto fora incluído das “Lista de decisões”, sendo que o texto pode ser editado.

Adicionando imagens:

Ao clicar no ícone “ ”, abrirá

a seguinte tela sobreposta (lembre-se
de autorizar a abertura de popup):
Nesta será possível adicionar a
imagem acompanhada de sua
legenda.
Logo abaixo, estará a relação das
imagens adicionadas para este
documento. Observe que é possível
“desativar/ativar” a imagem do
Anexo do documento. É possível
incorporar a imagem – ainda que
desativada – entre meio ao texto. As
imagens desativadas possuem
contorno cinza, e as ativas, verde.
O ícone no editor (com círculo
amarelo), são para editar a imagem
do corpo do texto.
No documento aparecerá como
anexo as imagens ativas, com
limitação de altura para que cada
página possua duas imagens.
 Sendo esta a disposição das imagens no documento.

Destinatário e Preposto:

A lista dos destinatários é formada pelos endereços cadastrados, sendo que no Ofício Interno e
Malote são os setores internos e os demais os setores externos, o sistema já organiza conforme cada
caso. O preposto pode ser usado nos casos em que é enviado para o endereço do
procurador/consultoria; nos Ofícios Internos, deve ser informado o setor do destino, - mas adiante
veremos. É obrigatório informar um endereço das listas nos Ofícios Internos e Malote, sendo
facultativo para os demais. O destinatário ainda não foi cadastrado? Basta clicar em cadastrar que
será redirecionado para cadastrar o endereço e após retornar para o documento.

Destinatário dos Ofícios com Cargo:

Para um ofício onde se deseje que conste o Cargo, é necessário que este cargo seja informado
no Cadastro do Destinatário (secretaria), e o nome da autoridade no campo de preposto. Da
seguinte forma:
 (veja que normalmente os itens 1º e 2º são facultativos)

O resultado será:

Opções:

Ao final, temos as opções.

Envio: Email; AR; Pessoal; Malote (aparece na lista de Malote); e Outro.
Status: Salvar Rascunho (o colega do setor pode editar); Salvo Definitivo; Enviado; Não
recebido; Recebido; Restrito (conteúdo visível apenas para o criador do documento) e Desativado
(elimina das listagens, mas a numeração não é perdida). Após 45 dias não será possível editar o
documento.
Memorizar como modelo: o conteúdo é salvo como modelo.
Gerar um AR: para gera um AR automaticamente a partir de um ofício, selecione o envio
como “AR” e mantenha como marcado como “Rascunho”, após em “Gerenciar”, “Valide” o ofício
(disponível apenas para ofício.).
Validar: Para facilitar a organização no Setor, os documentos são salvos por padrão como
Rascunho, e o “Validar” pode ser utilizado como o significado de o Documento ter sido assinado
no SGPe.
 2.3.1 Ver o documento criado

Após salvar o documento, aparecerá a página dos seus últimos documentos:

Entre as opções estão o download em PDF; apenas ver; e edição do Documento.

Os documentos estão do padrão de documentos constantes na Intranet e manual de redação do

Estado.

Mais abaixo, em “Meus documentos” é possível editar os modelos de documentos.

2.4 Gestão e controle do envio

Para gerir o envio destes documentos, basta expandir o menu de Documentos e ir em

“Gerenciar” e alterar o status. Quando marcada a opção “Envio: AR” e for um Ofício, ao clicar em
“Validar” será gerado um AR automaticamente, e a gestão do status do documento será automática,
conforme status do AR.
 Para gerir o envio destes documentos, basta expandir o menu de Documentos e ir em
“Gerenciar” e alterar o status.

2.4.1 Documentos no Malote

É possível criar uma guia de Malote, sendo incluído automaticamente o “Ofício interno” e a
“Guia SGPe”.

Após, obter número, selecionando documento como Malote.

Ao clicar em “Modelo de Malote”, o malote será preenchido automaticamente, podendo ainda

ser alterado. Os dados serão montados com base nas informações do Sistema. Para remover o item,
basta altear o Status do documento, conforme item 2.4.
 *Informações apenas para os lotados no protocolo:

Para montar um malote para determinado setor, basta selecionar o setor de destino. Para equipe
do protocolo aparecerá todos os documentos feitos no Tarefas e marcados como envio por malote.

2.5 Cadastrar endereço

A tela de cadastro é a seguinte:

*Atente-se para os campos obrigatórios. O preposto do cadastro aparecerá no Ofício como

cargo, do nome informado no campo de mesmo nome informado no Ofício - do preposto.
**Marcando “elaborar AR” você será redirecionado para elaboração do AR.
***Cuidado, para envio de correspondência é fundamental inserir um número de endereço
válido, caso contrário, não será entregue pelos correios. (** Linha ou S/N, não será entregue
pelos correios)

2.4.1 Atualizar endereço

 Ao buscar o endereço é possível editar, elaborar um documento ou AR da busca.

**Veja que ao editar o endereço, você tem acesso ao histórico de documentos, ARs e Tarefas
para este cadastro.

2.6 Cadastrar AR

É possível gerar um AR sem ter o documento neste sistema. Após cadastrar o endereço (ver
item anterior), pode ser buscado (canto superior direito do sistema) ou na lista de endereços (menu
da esquerda, item Cartas).
Na tela abaixo, é o ícone “ ”:
 *O ícone “ ” para um novo documento para este destinatário. Por sua vez, “ ” é para editar
o endereço do destinatário.

Que irá para a tela:

Onde:
Data de Envio: é a data de postagem nos Correios.
Status do AR:
Endereço do AR: apenas para conferência.
Preposto: segundo nome para o AR.
Assunto: este campo é a descrição do Conteúdo da Carta.
Servidor responsável: Nome do servidor que necessita do retorno do AR.
Conteúdo: opcional.
 Função Extra: é possível editar o AR e informar o código de Rastreio dos Correios. Com isso
aparecerá um botão para conferir o status do envio na página dos Correios (Para conseguir o
número do rastreio, é possível conseguir na Agência as etiquetas de AR previamente.).

2.6.1 Conferir o AR

Após o cadastro, ainda é possível editar, ver (é possível copiar para o Word) ou imprimir uma
carta completa dos ARs.
Lista dos ARs do setor:

O AR (nº24) gerado:

Veja que o destinatário é o que consta no cadastro do endereço; o endereço do setor é

automático; o conteúdo venho do documento de origem; e o número do AR está no campo de
entrega.
 2.6.2 Gerindo os ARs

A tela seguinte permite mudar o status dos ARs. Acessível no menu esquerdo, em “Cartas”,
gerenciar ARs.
O botão amarelo “Imprimir ARs pendente” possibilita imprimir todos os ARs de uma vês.
Tabela aguardando impressão: Ao clicar no botão verde o AR irá para a próxima tabela.
Tabela pendentes de coleta: Ao clicar no botão verde o AR irá para a próxima tabela.
Tabela pendentes de entrega: Ao preencher e clicar no botão verde o AR deixara esta tela.
*Quando o AR foi gerado a partir de um documento, a entrega do AR irá mudar o status do
documento igualmente para “entregue”.
 3 Módulo de Tarefas

Este módulo permite o registro de eventos e possibilita a visualização em forma de planilha, esta
gestão neste sistema é facultativa. Em anexo, gera o relatório de Risco à Vida.
Você pode classificar as tarefas como “Licenciamento”, Fiscalização, MP e TJ, e outros. Após

concluídos ainda é possível visualizar e editá-los .

Ainda, ao montar a planilha, há os links de concluir , encaminhar ao colega do setor , ver

histórico , gerar um documento vinculado e adicionar um evento relacionado .

3.1 Cadastro

Para cadastro, basta clicar em nova “Tarefa”. Sendo seu conteúdo a ser preenchido da forma que
melhor atender suas necessidades.
 Para que monte o relatório de risco à vida automaticamente, é necessário observar os seguintes
quesitos: 1- no seu cadastro, seve ser informado a data de início de recebimento do risco. 2- O Status
deve estar “Concluído”, a Fase como “Vistoriado”, e o Texto C deve informar a “Cidade”.
 Após o ser salva, ainda é possível ajustar das datas – que são definidas automaticamente – em
“Minhas Tarefas”, clicando em Concluídas. Para excluir basta marcar o Status como “Desativado”.
Mais abaixo:

É possível rebaixar/incluir dentro de outra tarefa; bem como consultar o histórico vinculado. O
item “Desmembrar/tornar principal” apenas aparecerá em uma “subtarefa”.
 3.1.1 Ativando bloco de notas

Ao cadastrar uma memória do tipo “Nota”, ela aparecerá na tela inicial do sistema. Aparecerá
apenas uma e a mais recente. Servido como um “post-it” ou “notas autoadesivas”.

*Lembre-se de salvar após a digitação.

3.2 Gerindo eventos da tarefa

Ao clicar em , você terá o painel de gerenciamento. O objetivo aqui é substitui

as planilhas de controle no Excel.
 O envio ao colega do setor é possível, não havendo necessidade de cada servidor criar tarefas
do mesmo item.

A tarefa pode gerar “sub eventos” automáticos e vinculados, proporcionando o acompanhamento

da evolução do procedimento.
 4 Kanban

O que é kanban? É um termo japonês que significa “cartão”. Este modelo de gestão surgiu nos anos
60, na Toyota, como uma solução representativa do estoque.
Ele nada mais é do que um sistema ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas.
- É ágil por permitir que as tarefas sejam gerenciadas com rapidez.
- Ser visual significa funcionar através de um esquema de colunas e cartões, facilitando a
visualização do que precisa ser feito por todos os membros do setor.

Para melhor utilização, recomendamos reuniões entre os atores envolvidos nos projetos; e um breve
estudo sobre o Kanban ou método de Scrum.

Para o uso no IMA, tem-se como objetivo a organização de projetos e afazeres do Setor como um
todo, veja o exemplo abaixo:
 Na primeira linha temos a identificação do setor, o vídeo demonstrativo e ação de adicionar um
cartão. Em seguida temos a exibição dos Cartões em andamento de todo setor.
Os botões foram pensados para serem intuitivos, com opção de Editar, Avançar e Voltar, e o “ ”
para concluir.
Para cadastrar, basta clicar em “Nova”, informar um título, descrição e definir a prioridade sobre as
demais (não coloque tudo na mesma prioridade, pois perde o sentido.).

Dentro de uma Tarefa principal, é possível incluir “Sub Tarefas”, com a opção de atribuir ela à
outra pessoa:

Veja que (primeiro cartão, de criar e-mail) quando a tarefa estiver atribuída para outra pessoa,
aparecerá a inicial do e-mail.
Quando conclusa a subtarefa, ela ficará riscada.
 Também é possível editar o Cartão para mudar sua descrição, alterar a prioridade e mudar de
responsável; bem como deletar, e adicionar o “Sub evento”. Ao final, fica a listagem dos eventos com
data/hora de cada ação vinculada.

Após avançar até a conclusão, atingido o objetivo, deve-se arquivar para aparecer no relatório
pessoal de Tarefas concluídas.

5 Relatório de Risco à Vida

Primeiramente, certifique-se que seus dados cadastrais estão atualizados no ícone superior direito; e
inclua a data de início de recebimento (vide item 2.1).
Para adicionar as vistorias, clique em “Adicionar!”,

Abrirá a seguinte tela de preenchimento, para cada vistoria:

 Apenas os campos com asterisco são obrigatórios. Entretanto é possível vincular a vistoria à um
endereço cadastrado (ex.: MP). Informando corretamente a Data e Hora, você saberá quantificar o
tempo despendido em vistorias, na aba “Relatórios”.
Antes do botão “Adicionar!”, é possível imprimir o relatório do mês anterior ou atual.

Para meses anteriores, basta ir em “Relatórios”, ao final e determinar o mês que deseje consultar.

Ao consultar, você visualizará o relatório completo, podendo salvar em PDF para anexar no SGPe.
Para outro mês no item “Relatórios” ou alterar o mês na barra de endereço.
 6 Relatório geral

É possível imprimir um relatório de suas atividades feitas no Tarefas, na tela inicial em:

Escolhendo do presente mês, ou do anterior. Para outros meses, no menu da esquerda, em

“Relatórios” e informe o período em “- Relatório de Tarefas”.
Gerará um documento para impressão, sugerimos salvar como “PDF”:

Dúvidas, inclusões corretivas de numerações:

tarefas@[Link]
Anderson Ricardo Staub, Tel. 48-3665-4153, WhatsApp 9.9136-7434.