Fundamentos : Gesto de Compras

Rio de Janeiro, Novembro 2011

Prof. Dario De Carvalho prof.dario.carvalho@gmail.com

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Consideraes Iniciais

Embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a aquisio de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

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Aquisio ou Compras ?
A aquisio, da qual compras uma das suas modalidades, uma das atividades praticada desde o surgimento do homem como ser social. Entende-se como aquisio as diferentes modalidades para a obteno de material, das quais as socialmente aceitveis so a compra, permuta e a doao. Podemos incluir outras modalidades como a fabricao, extrao, caa, pesca ou at mesmo o arrendamento mercantil (leasing), sendo que esta ltima modalidade a propriedade do bem arrendado pertencer empresa que est arrendando, at a quitao da parcela remanescente fixada contratualmente.
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Funes de Compras :

Zelar pelos nveis de estoque da empresa ou seja, cuidar do custo de manuteno de estoque. Garantir que as solicitaes sejam entregues : - De acordo com qtde solicitada - Prazo dentro do previsto - Melhor custo possvel

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Documentos Utilizados
Todas as compras inicia-se com a necessidade dispor de material seja para suprir s operaes rotineiras ou para atender s necessidades eventuais, explicitadas formalmente atravs de documento especfico, geralmente denominado de : Requisio para Compras ou Solicitao para Compra Ordem de Compra Requisio de Material ou outras denominaes.

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Atividades da Aquisio
Vale lembrar que a execuo da compra formal inicia-se com o recebimento do documento de solicitao para compras. Portanto, nesta sntese, estaro contidas o conceito e as atividades que so tpicas de aquisio, que so: Cadastramento e desenvolvimento de fornecedores Execuo da compra ou Licitao e contratao Administrao de fornecimento
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Atividades de Cadastramento
1. 2. 3. 4. 5. 6. Habilitao Qualificao Comercial Qualificao Industrial Identificao e Codificao de Fornecedores Reavaliao de Fornecedores Pesquisa e Desenvolvimento de Fornecedores

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Atividades de Cadastramento
1. A Habilitao a atividade de cadastramento de fornecedores que visa estabelecer os documentos e os requisitos para a avaliao dos fornecedores . 2. A Qualificao Comercial a atividade de cadastramento de fornecedores que visa avaliar o fornecedor quanto a personalidade jurdica, idoneidade financeira, comportamento comercial e linha de produtos. Na Administrao Pblica, requisito a apresentao das documentaes relativas a regularidade fiscal, alm dos aspectos j mencionados.

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Atividades de Cadastramento
3. Qualificao Industrial a atividade de cadastramento de fornecedores que visa avaliar o fornecedor quanto a capacidade tcnica (instalada e produtiva). Poder ser realizada atravs dos mtodos qualitativo, quantitativo ou sistema de gesto da qualidade. 4. Identificao e Codificao de Fornecedores a atividade de cadastramento que visa identificar, codificar e manter o acervo das informaes sobre os fornecedores nos registros prprios, inclusive a relao de material e respectivos fornecedores.

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Atividades de Cadastramento
5. Reavaliao de Fornecedores a atividade de cadastramento de fornecedores que visa manter atualizadas as informaes relativas a Qualificao Comercial e da Qualificao Industrial dos fornecedores. 6. Pesquisa e o Desenvolvimento de Fornecedores a atividade de cadastramento de fornecedores que visa a busca de novos fornecedores para itens com carncia dos mesmos, bem como criar mercador fornecedor apto e confivel para viabilizar fornecimento em regime just-intime.

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Exemplo de Qualificao de Fornecedores

CRITRIOS DE AVALIAO

COMPROMISSO EMPRESARIAL

AFINIDADE POTENCIALIDADE

CLASSE 3

PARCEIROS

CONFIANA

ANLISE DE RISCO: DEPENDNCIA

CLASSE 2

PREFERENCIAIS

DESEMPENHO SUPERIOR VALOR AGREGADO ANLISE DE RISCO: DEPENDNCIA QUALIDADE; Certificaes ATENDIMENTO SERVIOS AGREGADOS AVALIAO DE DESEMPENHO KNOW-HOW SADE FINANCEIRA

CLASSE 1

QUALIFICADOS

CLASSE 0

FORN. EM GERAL EXIGNCIAS MNIMAS DE ESPECIFICAO EXIGNCIAS MNIMAS PARA HOMOLOGAO

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Exemplo de Qualificao de Fornecedores

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1. Licitao
1.1 Licitao (Coleta de preos) 1.2 Anlise e julgamento das propostas 1.3 Negociao 1.4 Contratao.

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1.1 Licitao
A coleta de preos pode ser feita atravs de cotaes; A cotao o registro do preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao aos materiais cuja compra foi solicitada; Ideal que no tenha rasuras; Deve conter preo, quantidade e data do recebimento; Estar disponvel para o setor de auditoria da empresa; Algumas condies usuais da coleta de preos: Os preos so lquidos, para entrega na empresa; O comprador no pode reduzir ou suspender o pagamento; O prazo de entrega deve ser expresso em dias teis e a partir do pagamento do sinal ou primeiro pagamento;
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Mapa de Coleta de Preos

MAPA DE COLETA DE PREOS
Ficam aprovadas as compras dos materiais cujo os preos esto assinalados de Vermelho

No. FORN 1

Data: ___/___/___. Fornecedores FORN 2 Preo FORN 3 Preo

PC OC No.

Aprovado por

Data

FORN 4 Preo

FORN 5 Preo

Item

Especificao

Quant

U/M

Preo

Observaes

Condies de Pagamento Prazo de Entrega Conferido por 15

Tipos de Frete (CIF; FOB)

Elaborado por

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1.2 A anlise e julgamento das propostas

a etapa de Execuo de Compras em que as propostas apresentadas pelos fornecedores so analisadas sob as ticas tcnica e comercial. Os elementos das propostas dos fornecedores, quando diversos, normalmente so consolidados em um Mapa Comparativo de Propostas, onde as propostas apresentadas e os resultados da anlise das registradas
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1.3. Negociao

Negociao a etapa de Execuo da Compra em que se busca ajustar os detalhes de interesse da empresa e do fornecedor, quanto ao objeto e s condies de fornecimento.

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1.3.1

A NEGOCIAO

Etapas do processo de negociao: 1. Preparao: Etapa onde se estabelecem os objetivos que devem ser atingidos e os que a realidade permitir atingir. 2. Abertura: Etapa que tem como objetivo reduzir a tenso e propiciar um clima de aceitao. Depois deve se dizer o motivo de estar l. 3. Apresentao: Etapa onde deve haver o relacionamento entre as necessidades s condies de operao. 4. Clarificao: Consiste em ouvir as objees em si. 5. Ao final: Procura de acordo ou deciso.
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1.3.2

A NEGOCIAO

Caracterstica de um bom negociador: 1. Ver a negociao como um processo contnuo. 2. Ter mente aberta. 3. Estar alerta para as suas necessidades pessoais e do seu negcio, da mesma forma que no se descuida das necessidades do seu oponente. 4. Ser flexvel e capaz de rapidamente definir metas e interesses mtuos. 5. No tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele est errado e deve ser mudado. 6. Desenvolver alternativas criativas que vo de encontro das necessidades do seu oponente. 7. Atingir os prprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuies significativas para alcanar as metas da organizao.
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1.3.3 Estilos de Negociadores

PESSOAS: Separe as pessoas do problema. INTERESSES: Concentre-se nos interesses, no nas posies. 3. OPES: Crie uma variedade de possibilidades antes de decidir o que fazer. 4. CRITRIOS: Insista em que o resultado tenha por base algum padro objetivo. 1. 2.

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1.3.4 Estratgias para uma boa negociao:

1. Comece sempre uma negociao fornecendo e solicitando informaes. Deixe para depois tpicos sobre opinies, julgamento e valores. 2. Procure vestir a pele do outro negociador. 3. Lembre se que um bom negcio s realmente bom quando o para ambas as partes. 4. Procure fazer perguntas que demanda respostas alm de um simples sim ou no. 5. Gere confiana. 6. Nunca encurrale ou pressione o outro negociador. 7. Saiba ouvir.
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1.4 Contratao

Contratao a etapa de Execuo de Compra em que formaliza todas as condies que iro reger o fornecimento de material, prestao de servios ou execuo das obras

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Organograma de Compras, exemplo :

COORDENADOR DE COMPRAS
COMPRADOR DE MATERIAIS DIVERSOS
AUXILIAR DE COMPRAS ACOMPANHADOR DE COMPRAS

COMPRADOR TCNICO
AUXILIAR DE COMPRAS ACOMPANHADOR DE COMPRAS

COMPRADOR DE MATRIA - PRIMA

AUXILIAR DE COMPRAS ACOMPANHADOR DE COMPRAS

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Fluxo Bsico de Compras

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A atividade de Follow-up
To follow = seguir , acompanhar Feed-Back = Retorno A realidade do mercado fornecedor brasileiro obriga o setor de compras a se prevenir de eventuais desvios por meio da implantao do Follow-up, atividade esta, que objetiva garantir o cumprimento das clusulas contratuais, com especial ateno para o prazo de entrega acordado, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes em observncia aos interesses da empresa.

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Comrcio eletrnico ou e-commerce

Comrcio eletrnico ou e-commerce, ou ainda comrcio virtual, um tipo de transao comercial feita especialmente atravs de um equipamento eletrnico, como, por exemplo, um computador. Conceitua-se como o uso da comunicao eletrnica e digital, aplicada aos negcios, criando, alterando ou redefinindo valores entre organizaes (B2B) ou entre estas e indivduos (B2C), ou entre indivduos (C2C), permeando a aquisio de bens, produtos ou servios, terminando com a liquidao financeira por intermdio de meios de pagamento eletrnicos. O ato de vender ou comprar pela internet em si um bom exemplo de comrcio eletrnico. O mercado mundial est absorvendo o comrcio eletrnico em grande escala. Muitos ramos da economia agora esto ligadas ao comrcio eletrnico. Seus fundamentos esto baseados em segurana, criptografia, moedas e pagamentos eletrnicos. Ele ainda envolve pesquisa,desenvolvimento, marketing, propaganda, negociao, vendas e suporte.
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Electronic Data Interchange - EDI

EDI pode ser definida como o movimento eletrnico de documentos padro de negcio entre, ou dentro, de empresas. o EDI usa um formato de dados estruturado de recolha automtica que permite que os dados sejam transformados sem serem reintroduzidos. Alm disso, Turban et al consideram que o uso primrio do EDI transferir transaes de negcio repetitivas tais como: encomendas, faturas, aprovaes de crdito e notificaes de envio. Isto significa que o EDI hoje, contrariamente ao que muitos acreditam, no implica comunicao em tempo real.

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Electronic Data Interchange - EDI

O termo "EDI tradicional" usado para denotar o EDI com suporte para alguns dos standards EDI, tais como EDIFACT ou ANSI X12, ou subconjuntos deles. O EDI sem dvida potenciador para a comunicao de negcio efectiva e eficiente e na realidade ningum se ope ideia de comunicao eletrnica entre organizaes.

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Como funciona o EDI ?

Podemos resumir que os dados transmitidos pela empresa solicitante ao seu destino (fornecedores / clientes), so compactados (visando velocidade) e convertidos para o formato padro (ANSI.X12) . Estes dados so acessados somente atravs de uma senha, preservando assim a segurana dos dados.

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tica profissional
A palavra tica originada do grego ethos, (modo de ser, carter). Em Filosofia, tica significa o que bom para o indivduo e para a sociedade, e seu estudo contribui para estabelecer a natureza de deveres no relacionamento indivduo - sociedade.

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tica profissional
A palavra tica originada do grego ethos, (modo de ser, carter). Em Filosofia, tica significa o que bom para o indivduo e para a sociedade, e seu estudo contribui para estabelecer a natureza de deveres no relacionamento indivduo - sociedade. Diferencia-se da moral, pois enquanto esta se fundamenta na obedincia a normas, tabus, costumes ou mandamentos culturais, hierrquicos ou religiosos recebidos, a tica, ao contrrio, busca fundamentar o bom modo de viver pelo pensamento humano
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Moral
Define-se Moral como um conjunto de normas, princpios, preceitos, costumes, valores que norteiam o comportamento do indivduo no seu grupo social. Moral e tica no devem ser confundidos: enquanto a moral normativa, a tica terica, e buscando explicar e justificar os costumes de uma determinada sociedade, bem como fornecer subsdios para a soluo de seus dilemas mais comuns. Deve-se deixar claro que etimologicamente "tica" e "moral" so expresses sinnimas, sendo a primeira de origem grega, enquanto a segunda sua traduo para o latim.
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tica em Compras
Fatores que geram a Falta da tica : Ambio Vnculos de amizade Valores errados Presso por produtividade Falta de Conhecimento (impercia) Impunidade Conseqncias : Favorecimento de fornecedores Aceitao de vantagens pessoais Quebra de sigilo Abertura de propostas Concorrencia desleal Envolvimento pessoal
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tica em Compras
De forma a coibir estas aes, a empresa dever : Elaborar o cdigo de tica Treinamento , atravs de palestras e debates sobre o assunto Divulgar / elaborar uma poltica de compras

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Resumo do palestrante.
FORMAO ACADEMICA : Tecnico Mecnico pelo Centro Federal Tecnolgico CEFET- RJ Graduao Engenharia Mecnica - FTESM Bacharel em Administrao de Empresas com enfase em Marketing - UCL Especializado em Logstica de Materiais - UERJ Esp. Planejamento de Controle de Produo UERJ MBA em Logstica Empresarial Mestrando em Administrao e Desenvolvimento Empresarial . UNESA -RJ Professor universitrio, ministrando 22 disciplinas nos cursos de Administrao, Petrleo e Gs , Logstica e Recursos Humanos Coordenador do curso de Logstica UNESA : West Shopping. Profissional, palestrante e consultor nas areas Gesto e Logstica , com mais de 20 anos de experincia em campo e em cargos de liderana nas reas de Planejamento, Compras, Produo, Movimentao, Armazenagem, Transporte e OffShore, oriundo de multinacionais como, Oxy Chemical, Turbomeca do Brasil, GM, CISPER, Alladin Industries,SOLA Optical, e industrias mdio porte. HONRA AO MRITO TITULOS : Mdia de Avaliao_ UNESA (1 a 5) : 4,7 Mdia de Avaliao_ UNICARIOCA (1 a 10) : 9,73 Professor homenageado Curso de Logistica _ 2007.2 Professor homenageado Curso de Logistica _ 2008.1 Professor homenageado Curso de Logistica _ 2009.1 Professor homenageado Logistica _ 2009.1 Professor Paraninfo Curso de Logistica _ 2010.1 Professor homenageado Curso de Petrleo e Gs _ 2010.1 Reconhecido melhor profissional de 2009 dentre os 20% do efetivo Brasil Reconhecido melhor Coordenador de Curso de 2010.1 do ncleo Zona Oeste Professor Paraninfo Curso de Logistica _ 2010.2;2011.1 Professor homenageado Curso de Petrleo e Gs _ 2010.2 Disciplinas ministradas : I - Curso de Logstica : Gesto da Cadeia de Suprimentos Compras ; Gesto de CD e Terminais Responsabilidade Social e Ambiental Logstica Reversa Projetos Integrados de Materiais /Transporte Transporte Martimo Internacional Tecnologia do Transporte de Carga Distribuio Fsica ;Planej.Cont. Prod/ Estoque Logistica e o Mercado de Trabalho II - Curso Bacharelado em Administrao : Administrao de Produo / Logstica Administrao de Materiais e Patrimnio Introduo a Administrao Teoria Geral da Administrao I e II Organizao de Sistemas e Mtodos Administrao de Sistema de Informao Gesto Logstica ; Cad. de Suprimentos III - Curso Petrleo e Gs : Ambiente Downstream ;Logstica do Petrleo A Industria do Petroleo e Gas Shipping (Transporte Martimo Internacional) IV - Curso RH : Fundamentos das Cincias Sociais Fundamentos da Administrao

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