UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia

ORGANIZAO E PLANEJAMENTO ESTRATGICO Com nfase em Projetos de TI

UNIP INTERATIVA SO PAULO - 2011

UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia

ORGANIZAO E PLANEJAMENTO ESTRATGICO Com nfase em Projetos de TI

DEDICATRIA

Dedicamos este presente projeto todos profissionais da rea de TI, que batalham por um Brasil mais desenvolvido tecnologicamente, bem infra-estruturado, e que luta dia-a-dia pela valorizao do oficio no Brasil.

RESUMO

O mundo se desenvolve tecnologicamente a cada dia em uma velocidade maior, surge ento a necessidade de adaptao a novos meios de informao. A Tecnologia da Informao nos oferecem recursos tecnolgicos e computacionais para a gerao e uso da informao de maneira adequada e eficaz. A tecnologia utilizada para criar, armazenar, trocar e receber informaes em seus inmeros formato, alm do processamento de dados, sistemas de informaes, conjunto de hardware e software, tambm envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais.

Como todo setor, o de TI tambm apresentas os seus prs e contras, suas finalidades e suas necessidades. Iremos avaliar alguns desses pontos neste projeto e propor uma possvel soluo para algumas necessidades, se no, oferecer um olhar diferente sobre as carncias do oficio e sua importncia no dia-a-dia.

PALAVRAS-CHAVE: RECURSOS, INFORMAO, NECESSIDADES.

ABSTRACT

The world evolves technologically each day at a greater speed, and with it comes the need to adapt to new media. Information technology has to offer us technology and computational resources for the generation and use of information properly. The technology used to create, store, exchange and receive information in its various format, and data processing, information systems, a set of hardware and software, also involves the human, administrative and organizational.

Like any industry, IT also has its pros and cons, their goals and needs. We will evaluate some of these points in this project and propose a possible solution for some needs, if not, offer a unique insight into the needs of the office and its importance in day-to-day.

Keywords: ASSETS, INFORMATION, NEEDS.

SUMRIO

INTRODUO........................................................................................................... 7 1 EVOLUO E IMPORTNCIA DA TI ................................................................ 8 1.2 INFLUNCIA DA TI NA ECONOMIA....................................................... 9 2 - O PROFISSIONAL DE TI.................................................................................... 10 3 - XITOS EM PROJETOS DE TI........................................................................... 12 4 - PLANEJAMENTO ESTRATGICO..................................................................... 14 5 - INVESTIMENTOS NO SETOR............................................................................ 15 6 - TERCEIRIZAES DE SERVIOS................................................................... 19 CONCLUSO........................................................................................................... 21 REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS........................................................................ 22

INTRODUO

As empresas de hoje em dia esto cada vez mais dependentes dos servios da Tecnologia da Informao, com um leque de subsdios para auxiliar no crescimento e desenvolvimento das empresas, algumas dependem totalmente da TI, tornando o setor cada dia mais em evidncia.

Inevitvel essa dependncia, diante

de tanta

informao. Surge a

necessidade de uma velocidade maior na comunicao e devido a exigncia do mercado, o aumento da eficincia operacional com uma maior preciso e segurana. Como todo setor, a TI nos proporciona inmeros subsdios para facilitar e aprimorar o desempenho de sua empresa. Porm, necessrio saber planejar e utilizar de maneira adequada as ferramentas de TI, evitando falhas de todos tipos, dentre elas: Prazo e oramento.

Neste projeto, iremos apresentar fatores que podem levar ao xito de um projeto, fatores que influenciam para um insucesso, e algumas possveis mudanas para um melhor desempenho quando o assunto Tecnologia da Informao.

1. - EVOLUO E IMPORTNCIA DA TI

A tecnologia da Informao revoluciona a maneira como o mercado se desenvolve e se comunica, tornado cada vez mais rpido e fcil o acesso a informao de modo geral. A produtividade das empresas teve um aumento significante da dcada de 80 at meados de 2000, movidas pelas facilidades que a tecnologia nos proporcionou.

A maneira de lidar com a Tecnologia vem mudando, diante da necessidade e da importncia que ela passou a ter nos ltimos anos, consecutivamente, veio com ela a necessidade de maiores investimentos na rea.

Quando nos referimos a importncia da TI no mundo dos negcios, pode-se afirmar que ela mudou a infra-estrutura de muitas empresas, onde, tudo digital, influenciando diretamente em alguns setores de uma empresa, por exemplo, na rea financeira, gerando uma reduo nos custos.

Podemos citar tambm como exemplo a rea jurdica de uma empresa, onde hoje, em alguns estados Brasileiros, os processos so totalmente virtuais, agilizando o tempo do processo e gerando uma economia processual, as partes ficam sabendo de alguma deciso em tempo real, podendo acessar seu processo da sua casa, at recebem intimaes via e-mail; Os escritrios de advocacia se tornaram cada vez mais dependentes destas informaes em tempo hbil, de forma pratica e segura, e com uma vantagem: Economizando custos com impresses e logstica. A importncia da Tecnologia da Informao no esta presente apenas na rea jurdica, mas em todas as relaes, sejam elas profissionais ou pessoais.

De fato, a Tecnologia da Informao evoluiu de uma velocidade tamanha a sua importncia no mundo corporativo que vivemos. Surgiram ento no mercado de trabalho os profissionais de TI, empresas especializadas e um leque maior no mercado. Surgem novos cursos, novas profisses para dar complemento a infraestrutura da Tecnologia da informao.

1.2 INFLUNCIAS DA TI NA ECONOMIA

As empresas viram a evoluo tecnologia surgir a todo vapor, e diante de toda necessidade de agilidade e qualidade na informao, se viram refm da TI contratam profissionais para realizarem projetos de TI de todo tipo, desde a rea de Rede de seu escritrio, seu web-site, seu software de gesto, enfim, servios de todos tipos relacionados a TI.

Entretanto, inmeras pesquisas vm mostrando uma enorme ineficcia em oramentos de projetos em TI, tanto no que diz respeito ao tempo necessrio, quanto ao valor ser investido.

Diante de tanta importncia, houve ento uma necessidade de investimentos na rea. Vale ressaltar que investimento diferente de custo, muitos empresrios que dependem da Tecnologia da Informao enxergam os gastos com TI como custos e no como INVESTIMENTOS. Investir no setor de TI investir no seu prprio patrimnio, na sua informao, em seus dados e etc. Isso deve ser visto como um investimento, e onde muitos empresrios pecam, reduzindo

investimentos em TI e num futuro prximo, acabam tendo que gastar fora do que estava previsto inicialmente.

Ainda existe um certo conservadorismo no que diz respeito a investimentos que daro retorno a longo prazo, diferente to mercado internacional, onde existe um forte planejamento estratgico, visando um lucro a longo prazo. No Brasil, isso feito vistas grossas para esse tipo de investimento, quando o investimento de mdio-longo prazo, o brasileiro mais conservador.

O Brasil esta atravessando uma era de crescimento econmico e tecnolgico, muitas empresas esto se desenvolvendo e aumentando sua produo. Esse crescimento deve ser feito com uma infra-estrutura e desenvolvimento planejado e bem administrado.

10

A TI nos fornece inmeros subsdios para que o projeto de crescimento seja feito de forma bem organizada e estruturada, desde que as mesmas tenham bons profissionais, em quantidade e qualidade suficiente. Para isso, necessrio investimentos no setor em diversos pontos:

Treinamentos Infra-Estrutura Profissionais qualificados Softwares atualizados Manuteno

Com todo esse leque de carncia em investimentos, o empresrio deve se planejar em qual ir ser o custo do investimento X benefcios do projeto. Sem um planejamento eficaz, aumenta a probabilidade de o oramento estourar ao final do projeto. Estudos afirmam que a maior causa das falhas no oramento dada pela falta de gerenciamento nas empresas.

Atrasos so comuns em projetos de TI, tambm por uma falta de planejamento estratgico, de pessoal capacitado.

2.0 O PROFISSIONAL DE TI

Em todas as reas de trabalho, as empresas buscam qualidade em seus funcionrios e servidores. Qualificao nunca foi to importante no mercado de trabalho como hoje. Todos buscando sempre uma qualificao a mais para se obter maiores xitos em sua vida profissional, e consecutivamente, salrios maiores para suas realizaes pessoais. Na rea de TI no diferente.

Um estudo recente mostrou o quanto ganha um profissional de TI no Brasil, de acordo com sua posio acadmica. O estudo mostra que cursar um MBA pode

11

ser uma tima opo para os profissionais de TI que atuam no Brasil. A mdia dos salrios dada proporcionalmente a sua formao acadmica.

Fonte: Catho online, 2011

O quadro acima mostra a faixa mdia salarial por cargo, mostrando que um diretor pode ganhar em mdia at R$ 15.000,00, destacando uma enorme diferena entre o diretor de um projeto para o Gerente, que em mdia ganha R$ 9.000,00.

12

No quadro acima, podemos visualizar que um profissional de TI que possui MBA, tem o dobro do seu salrio quando possua apenas a formao superior. A pesquisa foi feita em todo Brasil, com profissionais dos mais diversos nveis, como estagirios, trainnes, auxiliares, consultores, gerentes e diretores.

Um profissional bem remunerado pode apresentar mais qualidade em seu desempenho durante uma jornada de trabalho, mas no s a remunerao suficiente. O profissional de TI necessita de condies e infra-estrutura de qualidade para desenvolver um projeto com qualidade, dando a ele uma autonomia maior.

necessrio tambm, alm de uma remunerao adequada, dar autonomia pra que ir delegar o projeto, pois muitos profissionais de TI reclamam da falta de autonomia no projeto.

3.0 XITOS EM PROJETOS DE TI

13

O Standish Group realizou um estudo, onde detectaram que j em 2003, mais da metade dos projetos de TI no obtinham xito. Geralmente os principais problemas identificados na pesquisa eram:

Projeto fora do prazo determinado Projeto fora do oramento previsto Projeto sem a qualidade esperada.

O Conceito de xito em um projeto pode variar, pois ao mesmo tempo em que um gerente tcnico pode achar que o projeto foi um sucesso por tais motivos, e ao mesmo tempo o diretor financeiro poder achar que o investimento no gerou um retorno como era esperado.

O sucesso de um projeto se define por um acmulo de diversos fatores, que podem ser considerados essenciais para o bom desenvolvimento de um projeto, segundo estudo feito pelo Standish Group.

14

Os fatores supracitados no quadro nos remetem a uma idia de que os principais fatores de sucesso de um projeto so envolvimento com pessoas. Apesar de toda independncia que os projetos de TI buscam, o sucesso ainda depende de um envolvimento cada vez maior do usurio, que por sua vez o consumidor final do projeto, somando com um suporte executivo e a experincia de um gerente resultam em um sucesso maior no projeto.

Experincia nos profissionais envolvidos em um projeto fundamental para um melhor desempenho, como mostra a pesquisa, pois a presena de algum experiente pode auxiliar no aumento do sucesso do projeto.

De fato, necessrio um maior envolvimento do cliente final do projeto, pois umas ausncias do cliente final na elaborao do projeto podem gerar conflitos de satisfao entre o gerente de TI e o consumidor final. Alguns desses fatores podem levar a um certo fracasso ao projeto. Um maior entrosamento entre os envolvidos desde o Gerente at o cliente final pode resultar em um sucesso maior.

4 PLANEJAMENTO ESTRATGICO

Algumas facilidades e vantagens da tecnologia da informao, como em todos os setores necessitam de um planejamento para ser executada da melhor forma possvel. Investimentos nessa rea tm um custo elevadssimo, mas, como citamos nos captulos anteriores, esse gasto com TI no deve ser visto como uma despesa e sim como um investimento. Tendo em vista seu alto valor, necessrio ter um bom planejamento para se obter melhores resultados.

ideal aos administradores do projeto terem uma viso estratgica de como sero implantados ou alterados, e em que tempo isso ser feito. muito difcil obter uma preciso no tempo necessrio para concluso de um projeto, pois a tecnologia se atualiza muito rapidamente, surgindo assim um alto ndice de erro nas previses feitas antes no projeto. Talvez seja interessante reavaliar as previses, de acordo

15

com as mudanas necessrias ao longo do projeto, seja internamente ou externamente.

Um bom plano estratgico em TI um ponto de partida para um projeto de investimentos na rea. Tentando prever ao mximo as alteraes necessrias durante a aplicao do projeto, revendo os padres e procedimentos, utilizao de recursos humanos necessrias, recursos de informao para se ter todo subsidio necessrio no projeto.

Fazendo parte do plano estratgico em TI, surge tambm o administrador, que antes era visto como uma funo inferior, se tornando uma diviso a parte da empresa, com um prprio CIO (Chief information officer), pois ele ganha um papel extremamente importante na rea de planejamento.

Muitos dos problemas com erros em oramentos e previses de prazo se do tambm ao empresrio. Como em todo investimento, deve-se prever uma margem de erro oramentrio. Alguns especialistas estimam que essa margem gire em torno de 10% a 15% sobre o valor inicial do projeto. Entretanto, poucas empresas fazem essa previso, e acabam sendo pegos de surpresa. Na maioria dos casos, quando se faz necessrio um gasto alm do previsto, muito provavelmente este projeto no cumprir o tempo previsto inicialmente,

5 INVSETIMENTOS NO SETOR

Alm dos investimentos diretos j supracitados, existem tambm os gastos ocultos de TI, que poucos empresrios planejam esse tipo de investimento, que so os gastos com treinamento especializado, preparao e coleta de dados, entre outros.

Porm, empresrios do setor nem sempre iro investir em treinamento pessoal, que, aparentemente lucrativo para empresa, com uma filosofia corporativa, isso muda, por exemplo, um empresrio, que investe em um

16

treinamento sobre algum software especifico, ter de imediato um profissional mais capacitado para fazer uso, aumentando sua eficincia operacional, mas o empresrio no tem a garantia de que esse funcionrio continuar prestando servios a empresa dele para sempre. Essa insegurana que dificulta investimentos em treinamento pessoal no mundo corporativo.

Podemos destacar alguns benefcios com investimentos em TI.

Melhora na qualidade da informao. Agilidade no processo de decises Aumento de produtividade Maior satisfao do cliente Investimento no seu prprio patrimnio Inovao Reduo de custos

Especialistas como Roberto Clementi, diretor tecnolgico da Sofhar Gesto & Tecnologia, afirma que investimentos em TI so extremamente fundamentais para o desenvolvimento empresarial, destinando de 1% a 5% do faturamento em investimentos no setor.

A necessidade de investimentos j nasce junto com a empresa, qualquer negcio precisa de, pro exemplo, um programa de planilha eletrnica, sendo que a demanda tecnologia j se faz necessria desde o inicio, e vai aumentando suas necessidades de investimento conforme o crescimento da empresa.

A seguir, um grfico com resultados de uma pesquisa feita em 2010, pela MBI, onde questionando em empresas de mdio e grande porte, que utilizam-se de TI, o percentual do faturamento que investido em TI.

17

Fonte: Pesquisa sobre prioridades de investimento em TI para 2010. Disponvel em Acesso em 4 abril 2011.

Antes de qualquer investimento em TI, tambm necessrio um planejamento, onde devem ser analisados os objetivos da empresa e saber se o investimento deve alcanar o aumento da produtividade ou uma viso mais ampla, como controle maior sobre as informaes, reduo de custos, melhoria na qualidade, entre outras.

Em uma pesquisa realizada pela MBI em 2010, foram pesquisados inmeras questes referentes a importncia e investimentos na rea de TI. No grfico a seguir retirado da pesquisa, foi pesquisado em grandes e pequenas empresas que se utilizam de TI, de uma nota de 0 a 10, qual a nota referente a importncia de se fazer investimentos no setor.

18

Fonte: Pesquisa sobre prioridades de investimento em TI para 2010. Disponvel em Acesso em 4 abril 2011.

O grfico nos apresenta nmeros onde se destacam que investir em TI representa para a maioria, um ganho de eficincia em trabalhos internos e uma melhoria geral da empresa.

Em tese, investir em TI necessrio, mas esse investimento deve ser feito de maneira planejada de acordo com seus objetivos e metas na empresa, com um

19

planejamento de acordo com as propriedades da empresa, para que seu investimento no seja maior do que o planejado inicialmente.

Obviamente, quando um oramento se extrapola, muito provavelmente o tempo previsto para concluso do projeto no ser o mesmo do planejado no incio do projeto.

6 TERCEIRIZAES DO SERVIO

Atualmente, algumas empresas esto solicitando servios terceirizados de TI, que para algumas empresas, mais vantajoso financeiramente, onde se tem o servio completo de TI, todos os problemas relacionados a TI, para uma empresa especializada com um custo fixo, normalmente sem imprevistos.

A terceirizao de servios de TI ganhou mais importncia nos ltimos tempo, pois empresas reduzem custos sem abrir mo de qualidade e segurana. Terceirizar este servio pode ser muito vantajoso para o empresrio no que se refere a reduo de custos. Existem tambm algumas desvantagens, pois se cria uma dependncia da empresa que ir fazer este servio, alm de expor suas informaes tcnicos terceirizados.

Como j citado nos captulos anteriores, em caso de terceirizao, necessrio um planejamento junto ao gerente de TI e a administrao da empresa, onde deve se focar as reas onde se tem uma maior demanda, e quais servios de informtica necessitam realmente de ferramentas. Fazendo parte do planejamento, devero ser identificadas as necessidades mais urgentes, as de mdio e longo prazo.

Terceirizar um servio de TI nos apresenta uma soluo aparentemente vivel para empresas, mas necessrio um planejamento estrutural antes na execuo,

20

para identificar os servios que sero inclusos na terceirizao, evitando gastos extras, mantendo o foco no negcio da empresa.

21

CONCLUSO

Aps o trmino deste projeto, podemos concluir que a Tecnologia da Informao surgiu para revolucionar os meios e as maneiras como se organiza e se projeta informaes no mundo. Com ferramentas e inmeras possibilidades de organizao, manuteno, criao, proporcionando uma velocidade maior na informao, eficcia em recursos, reduo de custos e gerando um aumento na produtividade com menor custo, que se tornou uma necessidade importante nas empresas nos ltimos anos.

Como todo projeto, necessrio um planejamento bem estudado de acordo com as principais necessidades da empresa, com a poltica e a viso seguida pela empresa. Os projetos de Tecnologia da Informao apresentam custos elevados e a cada dia surgem novas ferramentas e tecnologias. Investimentos neste setor so de um retorno mdio/longo prazo, ento extremamente necessrio um planejamento estrutural no projeto, tanto para o prazo de entrega quanto o oramento do projeto para evitar surpresas durante a execuo do projeto.

At mesmo com uma terceirizao, onde se visa a reduo de custos e aumento na eficincia dos servios, necessrio um recurso estratgico bem planejado para saber onde ser o foco dos investimentos, evitando falhas em oramento e prazos, sem perder o foco e objetivo da empresa

22

REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS

KEEN, P.G.W.: Information technology And the Management Theory; The Fusion Map IBM Systems Journal v.32, n.1, p.17-38, 1993. Artigos especiais: Projetos de TI, Documento disponvel na internet. Disponvel em: Acesso em: 30 maro 2011 Artigo sobre Projetos fora do prazo e oramento. Artigo empresarial. Disponvel em: . Acesso em 30 maro 2011 Matria sobre Tecnologia da Informao. Revista online. Disponvel em: Acesso em 29 maro 2011. Introduo Gesto de Tecnologia da Informao. Manual. Disponvel em: Acesso em 2 abril 2011 Entrevista com Roberto Clemente, Diretor Tecnolgico. Disponvel em :. Acesso em 3 Abril 2011. Artigo terceirizao de servios de TI. Disponvel em: www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/abrirPDF/246 Acesso em 3 Abril 2011