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aumento no volume dos documentos oficiais

programa de redução de documentos, com base na análise

Conceito de ³ciclo vital dos documentos´ - Philip Brooks,

arquivista do ¦
 
    


(NARA).
Conceito de gestão de documentos ± Solon J. Buck, também,
arquivista do NARA.
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×

   

³ Tudo que se pratica em relação aos documentos

para determinar o seu destino final.´

Armazenamento temporário
   Preservação permanente
Substituição de suporte
Destruição imediata
 c

 
 
  
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×

    
 

   2


2
 


2
 
 valores atribuídos aos documentos em
função do interesse que apresentam para o órgão produtor,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.

2
  
 valores atribuídos aos documentos em
função do interesse que possam ter para a entidade produtora
e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.
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2
 


Podem ser analisados sob dois aspectos:

a) a
 que contêm da organização e funcionamento da

entidade que os produziu (documentos essenciais relativos
à origem, desenvolvimento e funcionamento) =  

  

b) a   que contêm sobre pessoas, coisas e

fenômenos com os quais a entidade haja lidado =  
 

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½    

2 
  

Documentos que atestem fatos de importância sobre a

existência da entidade - seu modo se ação, sua política,
seus métodos e seu conjunto de atividades.

· necessários para dar consistência e continuidade às suas

atividades. Evitam a repetição de erros, auxiliando no
processo decisório;
· provam que a entidade correspondeu à responsabilidade que
lhe foi atribuída e permite a devida prestação de contas ao
público a que serve.
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A análise deve ser feita com base no conhecimento completo da

documentação e não em parcela de acervo.

#     

‡ Que unidades têm a responsabilidade de formular a política, os

programas e as normas? Que unidades auxiliam nesta tarefa? Que
funcionários formulam as decisões? Que séries documentais
refletem tais decisões?
‡ Os documentos relacionam-se a funções substantivas? Como estas
funções foram operacionalizadas?
‡ Que atividades de supervisão e chefia estão envolvidas na
administração de cada função? Que documentos resumem as
operações executadas no desempenho de uma função?
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Espécies que devem ser conservadas:

‡ documentos sobre as origens (documentos sobre

planejamento, exposições de motivos, projetos, pareceres,
leis, decretos, regimentos, etc.)
‡ documentos sobre programas substantivos ou fins
(relatórios de realizações, documentos de diretrizes e
normas de forma a refletir a determinação da política e sua
execução).
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`

 


½     

2  

Documentos que contém informação relativa aos assuntos tratados

pela entidade e não sobre ela mesma. O arquivista não leva em
grande consideração a origem dos documentos. O interesse reside
na informação que contém. Podem ser feitos testes relativos a:
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‰   a informação é única e não será encontrada de

forma tão completa e utilizável em outras fontes / duplicação
física (cópias).

‡  - grau de concentração da informação:

informação extensa = poucos fatos sobre muitas pessoas, coisas
ou fenômenos;
informação intensa = muitos fatos sobre algumas pessoas, coisa
ou fenômenos;
informação diversa = muitos fatos sobre matérias diversas.
A forma aplicada aos documentos refere-se à condição física dos
mesmos (suporte e arranjo).
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‡   - relaciona-se a fatores imponderáveis /

preservar informações importantes para a entidade
produtora / considerar linhas de pesquisa.

M 
 
     referentes à informação que

contém sobre as próprias pessoas. Geralmente, tratam de uma
classe específica de pessoas (recenseamentos demográficos,
registros civis, registros ele propriedades, registros de
estrangeiros).
M 
 
     devem ser considerados os valores
que derivam da informação que contem sobre as próprias coisas e
não da informação sobre o que acontece à elas (relativos à terra,
à edificações, à patentes).
M 
 
   referentes ao que ocorre com
pessoas ou coisas. Interessam a historiadores e cientistas sociais
(documentos relativos a movimentos históricos, a assuntos sociais
e econômicos). Geralmente são muito volumosos e faz-se
necessário o emprego de amostragem.
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× $

. Não se pode reduzir a padrões exatos os aspectos a serem

considerados na determinação dos valores dos documentos. Os
padrões são princípios gerais que podem servir de guias de
orientação para o arquivista;
2. Podem ser utilizados diferentes critérios na avaliação de
documentos de diferentes períodos. O que é de valor para urna
época passada pode ser irrelevante para o presente;
3. Desde que os padrões de avaliação não são absolutos devem ser
aplicados com moderação e bom-senso. O arquivista não deve
preservar demais nem de menos;
4. A avaliação não deve basear-se em intuição ou em suposições
arbitrárias de valor. Deve ser baseada na análise total da
documentação da entidade produtora, para entender-lhe o
significado no contexto de suas funções e atividades. A análise é a
essência da avaliação arquivística;
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A. Se sua análise não for suficiente, deve procurar a ajuda de

especialistas;
6. Antes de buscar o especialista, deve realizar todo o trabalho básico
de análise: reunir dados, descrever os conjuntos documentais,
estabelecer relações entre eles;
7. Deve exercer o papel de moderador junto aos especialistas. Deve
mostrar que urna seleção cuidadosa não implicará em prejuízos
para a pesquisa; pelo contrário, facilita o acesso às informações
efetivamente valiosas.