REFLEXÃO

O Japonês sempre foi visto como sendo o Povo mais Inteligente do Planeta; Será ?

Uma coisa eu posso afirmar: Na base milenar da Cultura Japonesa, são passadas de
Pai para Filho princípios educacionais que os acompanham desde a infância até fase adulta, tendo
como carro-chefe, a DISCIPLINA !

“Não basta ser bom, tem que ser o MELHOR”, pois, não existem alternativas.
Agora imaginem:
O povo Latino é reconhecido pelo seu jogo de cintura, improviso e Criatividade;
se conseguirmos unir a isso a Disciplina no modo de Pensar, Falar e Agir, indubitavelmente,
seremos a MAIOR POTÊNCIA DO PLANETA!

Eu tenho um “Problema”,
como consigo ter Disciplina ? 2G - Coaching & Consulting
A disciplina é um dos ingredientes mais importantes do sucesso. As características de uma
pessoa que tem disciplina são:

• Ser perseverante.

• Capacidade de não desistir, apesar das falhas e dos contratempos.

• Ter autocontrole.

• Capacidade de resistir a distrações ou tentações.

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• Tentar várias vezes até conseguir realizar o que você se propôs a fazer.
Problema, o que é?

Problema é uma circunstância cuja resolução é muito difícil de se realizar; É uma dificuldade na
obtenção de um determinado objetivo; uma anomalia, um desvio; Problema é um resultado
indesejável de um processo.

Na Visão Oriental e da Qualidade Total: Problema, é a grande Oportunidade de Melhoria; Um

problema possui uma ou mais Causas Fundamentais, e muitos Efeitos que mascaram a Causa
Fundamental

Mas o que é CAUSA e EFEITO?

Podemos definir CAUSA, como o ingrediente fundamental que deu origem ao PROBLEMA, ou, a
razão ou motivo que explica ou justifica um ato, acontecimento ou ação;

Sua identificação se dá pela EXTRATIFICAÇÃO, que consiste em separar os dados levantados em

grupos distintos, permitindo analisar os dados separadamente para descobrir onde realmente está
a verdadeira causa de um problema, ou, mais problemas existentes.
Para sedimentar o conhecimento de como executar a Extratificação, para identificarmos a
Causa Fundamental de um Problema, usaremos o seguinte exemplo da empresa de Refeição
“MARMITÃO” 2G - Coaching & Consulting
A empresa “MARMITÃO” é uma empresa que fornece refeições industriais. Nos últimos três meses,
observou-se que as sobras nos pratos dos usuários atendidos em um refeitório de uma fábrica
aumentaram consideravelmente, conforme apresenta o quadro abaixo.

A quantidade de restos vem aumentando mês a mês. Mas por que isto está acontecendo?
Na busca por maiores informações, pode-se estratificar estes dados. Não existe uma regra para o
tipo de estratificação a ser realizado. A empresa MARMITÃO realizou uma primeira estratificação
por turno de trabalho, para verificar se o aumento das sobras ocorria em todos os turnos de forma
homogênea, conforme mostrado no quadro abaixo.

Esta estratificação mostrou que o problema é mais relevante com o pessoal do turno da noite.
Desta forma, a empresa MARMITÃO tem agora o problema melhor definido, tornando-se mais
fácil determinar e tratar sua causa. A empresa pode estratificar novamente, na busca de
compreender melhor o problema.

A empresa MARMITÃO tomou o desperdício de alimentos ocorrido no mês de março, apenas

para o pessoal do turno da noite e o estratificou por dia da semana, conforme tabela abaixo.
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Esta segunda estratificação mostra que o maior volume de desperdício ocorre no jantar das
sextas-feiras.

Assim, fica mais fácil verificar a causa do problema: alguma coisa está acontecendo nas sextas-
feiras à noite.

A estratificação permitiu isolar o problema, tornando mais fácil a sua solução.

A estratificação deve ser vista pelas empresas como uma importante ferramenta da qualidade
que age diretamente na causa, auxiliando desta forma na solução do problema.
Podemos definir EFEITO, como a parte percebida do problema, que por vezes, esconde a
CAUSA FUNDAMENTAL; ou, a consequência de uma ação; ou resultado percebido de algo.

Reflexão:

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Mas não devemos só ser caçadores de Problemas!

Devemos nos empenhar para utilizar Ferramentas de Controle que identifiquem um possível
Problema e sermos capazes de criar contra medidas para neutralizar ou eliminar essas ocorrências
indesejáveis.

E como podemos fazer isso?

Praticando os 5 PORQUÊS !

O que é isso?

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A metodologia 5 porquês, também conhecida como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à
gestão da qualidade total e à melhoria contínua nas empresas.

Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para
auxiliar na resolução de problemas internos.

Seu criador, Taiichi Ohno, foi arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950 e
descreveu o método em seu livro como sendo a base da abordagem científica da empresa.

Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na
organização e, com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à raiz do problema com clareza.

A razão é que geralmente quando indagados sobre o que causa um problema, o ser humano
tende a culpar alguma coisa ao invés de raciocinar e realmente procurar a causa.

Geralmente se diz que:

No 1º porquê, temos um sintoma

No 2º porquê, temos uma desculpa
No 3º porquê, temos um culpado
No 4º porquê, temos uma causa 2G - Coaching & Consulting
No 5º porquê, temos a causa raíz
Reflexão:

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Até este momento, conseguimos definir pontos importantes para podermos avançar o Universo do
Programa 5S’s. e por toda a QUALIDADE TOTAL:

- Definimos Disciplina, e como promover nossa mudança interior;

- Conhecemos o que representa um Problema;

- Aprendemos o que é e como fazer uma Extratificação;

- Entendemos a diferença entre CAUSA / EFEITO;

- Aprendemos a usar os 5 PORQUÊS.

Passaremos agora, a estudar o PROGRAMA 5 S’s.

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A ORIGEM DO 5S

O programa 5S consolidou-se no Japão. Uma ideologia calcada em uma tradição passada de pais
para filhos como princípios educacionais que os acompanham até a fase adulta.
É também entendida como uma filosofia de vida, um valor cultural.

O Japão foi o grande disseminador da qualidade para o mundo, depois de ocidentalizada essa prática,
também ficou conhecida como house keeping, termo que quer dizer “arrumar a casa” e que pode ser
praticada em qualquer ambiente.

Originário do Japão e proposto pela equipe do professor Kaoru Ishikawa, na década de 1950, os 5S
ressurgiram logo após a 2ª Guerra Mundial, momento em que o país passava pela necessidade de
eliminar a sujeira e a desorganização estrutural das fábricas e a destruição das cidades deixada pela
guerra, sendo os conceitos do programa 5S, adotados pelo povo japonês, foi e continua sendo, a base da
qualidade total que transformou em menos de 20 anos, uma nação destruída pela guerra e sem recursos
materiais, numa “ potência industrial e econômica ”.

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Por ser teoricamente muito simples, as pessoas costumam não compreender toda a sua abrangência e
magnitude, restringindo seu alcance ao mundo físico.

Perde-se a grande oportunidade que o 5S oferece: que é a mudança de conduta das pessoas, quanto
aos hábitos e atitudes e deve acontecer em três dimensões distintas: física, intelectual e
comportamental.

É importante que as três dimensões citadas sejam bem compreendidas, para que todas sejam
trabalhadas.

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A física ou mecânica está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos cercam.

A intelectual, ou dos processos, diz respeito à metodologia utilizada para a execução

de uma tarefa, à tecnologia aplicada.

A comportamental está ligada às nossas atitudes, à maneira que reagimos quando

expostos a diferentes situações no nosso dia a dia.

É importante que essas três dimensões caminhem juntas, interligadas entre si.
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O 5S recebe esse nome por se tratar de um programa com cinco conceitos diferentes, derivados
de palavras japonesas, que exprimem princípios básicos da organização, mas que juntos buscam
fazer diferença na Gestão de Qualidade Total (Total Quality Management – TQM).

Os processos de gestão da qualidade, implementados pelos japoneses começaram pelo Programa

5S, e que não se trata de um programa da qualidade e sim de um instrumento a mais para se
atingir o nível de qualidade, dentro de um esforço de instrução das pessoas, na busca por um
ambiente saudável e de educação continuada.

Por ser teoricamente muito simples, as pessoas costumam não compreender toda a sua
abrangência e magnitude, restringindo seu alcance ao mundo físico.

Perde-se a grande oportunidade que o 5S oferece: que é a mudança de conduta das pessoas,
quanto aos hábitos e atitudes e deve acontecer em três dimensões distintas: física, intelectual e
comportamental.
SEIRI – 1º Senso – UTILIZAÇÃO E DESCARTE

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for
realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade
adequada e controlada para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço
necessário e atrapalha o trabalho.

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Para implementar o senso de utilização deve-se realizar algumas ações, das quais estão:

 Analisar tudo que está no local de trabalho;

 Separar o que é necessário do que não é;

 Verificar a utilidade de cada coisa e manter o estritamente necessário;

 Adequar os estoques às necessidades do ambiente;

 Criar o hábito de compartilhar os materiais de trabalho com os demais;

 Promover o “Dia da Limpeza ou Descarte”, quando todos devem selecionar os itens

desnecessários a execução de suas tarefas e dar um destino adequado a eles.

“Organizar e selecionar é separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino
para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente”.
Numa outra dimensão, ter Senso de Utilização é preservar consigo apenas os sentimentos como amor, amizade,
sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos como a mágoa, criando
atitudes positivas para fortalecer e expandir a convivência, apenas com sentimentos valiosos. 2G - Coaching & Consulting
O Senso de Utilização e descarte significa manter no ambiente apenas os recursos necessários e
sua aplicação pode ser demonstrada como no fluxograma :

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Aplique Seiri em sua casa e em escritório. Nos armários, nas gavetas, nas
escrivaninhas.
Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase:
“Acho que um dia vou precisar disto…”, descarte o objeto em questão, pois
você não o utilizará.

Pode ser uma roupa que você ganhou de presente ou comprou por impulso e
nunca a vestiu, por não lhe agradar o suficiente, mas que acalentará o frio de
uma pessoa carente.
Podem ser livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a
educação de uma criança ou um jovem universitário. Seja seletivo.
Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo
revistas e jornais que você acredita estar colecionando.
Organize sua geladeira e sua despensa – você ficará
impressionado com o número de itens com prazo de 2G - Coaching & Consulting

validade expirado.
SEIRI executado, vamos para o próximo
S2

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SEITON – 2º Senso - ORDENAÇÃO

CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR
FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,

Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o
que precisa e a visualização seja facilitada.

Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta
voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.
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Vantagens:

• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.
• Menor necessidade de controles de estoque e produção.
• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar
a execução do trabalho no prazo.
• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a
materiais ou produtos armazenados.
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos
• Facilitação da limpeza do local de trabalho.

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma

nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques,
etc e com a indicação correta do local de estocagem.
As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem
seguir as regras.

A idéia principal nesta fase é:

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

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SEIRI – 1º Senso - Utilização
- OK
SEITON – 2º - Ordenação -
OK
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Vamos para o próximo S !

SEISO – 3º Senso - LIMPEZA

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E

APRENDENDO A NÃO SUJAR”

Também pode ser definido como Senso de Zelo.

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de
ambiente com a máxima limpeza possível.

O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.

• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

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Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o
limpo.

• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.

• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.

• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.

• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo usuário.

• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos
e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira .

• Não jogar lixo ou papel no chão .

• Dar destino adequado ao lixo, quando houver .

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações
atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom
relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem 2G - Coaching & Consulting

(interna e externa) da empresa.

SEIRI – 1º Senso - UTILIZAÇÃO -
OK
SEITON – 2º Senso – ORDENAÇÃO
- OK
SEISO – 3º Senso – LIMPEZA - OK 2G - Coaching & Consulting
SEIKETSU – 4º Senso - SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE".

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza, e ordem.

Quem exige qualidade cuida também da aparência.

Em um ambiente limpo, a segurança é maior.

Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de

Qualidade. 2G - Coaching & Consulting

As vantagens são:

• melhor segurança e desempenho do pessoal.

• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.

• Melhor imagem da empresa internamente e externamente.

• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho .

Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a
todos do setor.

É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando
cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

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SEIRI – 1º Senso - UTILIZAÇÃO - OK
SEITON – 2º Senso – ORDENAÇÃO - OK
SEISO – 3º Senso – LIMPEZA - OK
SEIKETSU – 4º Senso - SAÚDE E
HIGIENE - OK
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Vamos para o próximo S !

SHITSUKE – 5º Senso - AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.

• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.

• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .

• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição,

sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e um constante
aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho.

A consciência da qualidade é essencial. 2G - Coaching & Consulting

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:

• Reduz a necessidade constante de controle.

• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.

• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.

• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de

controles, pressões, etc.

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Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:

1ª etapa: equipe de implantação

Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta

administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar,
esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2ª etapa: Planejamento

Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação, determinar

as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades
devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Fotos e registros

É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente

onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e
discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É
importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na
empresa. 2G - Coaching & Consulting
4ª etapa: Reunião

A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e
mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método.
Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da
importância do programa 5S para a melhoria do trabalho.
A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa
e os benefícios.

5ª Etapa: Implantação

Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o programa

começa a ser efetivamente implantado.
As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os
mapas de acompanhamento do trabalho.
Em casa, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas,
citar exemplos, etc.

A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas
a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

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6ª Etapa: Acompanhamento

A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de implantação
com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas
visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados,
conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem
ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações. O ideal é que a
equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os
resultados , as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e
diretores aos técnicos de apoio.

Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua
aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se
consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se

habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado.

A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar reuniões

periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase
do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre
manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa 2G - Coaching & Consulting
sempre implantado.
Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, deve ser periódico e o
acompanhamento deve ser constante.

Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as

melhoras e o que ainda pode ser feito.

Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonização

da equipe.

Custo de Implantação do Método 5S:

O custo para a implantação do programa não é alto e os benefícios compensam.

Idéias principais do Método 5S:

‘Se você sabe e não faz, é como se você não

soubesse.” 2G - Coaching & Consulting
Muito Obrigado
a Todos!
Fim 36