Fast Track Program

Workshop SAP S/4 Hana: Accounts Payable

Regras de Hoje
Vamos aproveitar nosso tempo juntos!
Por favor, mantenha seu microfone no mudo Preste atenção no relógio

• Quando pedir a palavra, ligue a câmera • Mantenha sua água, suco, café ou chá ao seu lado
• Use fones de ouvido • Respeite os horários combinados de início, pausas
• Em caso de problemas técnicos, use o chat box e finalização
para ajuda • Não deixe de questionar suas dúvidas e registrá-las
• Mantenha outras janelas fechadas na ferramenta de colaboração para que sejam
• Utilize as ferramentas de pulse check e de tratadas
colaboração:
• Clique em: https://jamboard.google.com/d/1wFYUcUXUm9H_9FKjATlHD3L_12SrgWqIZGv8pbAohSE/edit?usp=sharing
Participe!
Agenda do Dia
Assunto:​Contas a Pagar/ Cuentas por Pagar 9:00 – 15:00 (BRT)​
Introdução​ 9:00 – 9:15​
Processos que geram Contas a Pagar / Dctos Pré-Editados 9:15 – 9:45​
Adiantamento​ 9:45 – 10:15​
Processamento de Pagamentos Automáticos 10:15 – 11:00​
Intervalo 11:00-11:10
Baixas Manuais / Cheque 11:10-11:30
Risco Sacado​/ Protestos 11:30 – 11:45​
Gastos Corporativos 11:45 – 12:30​
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas 12:30 – 13:00​
Encerramento do Dia​ 15:00 – 15:30
Papéis e Responsabilidades
• Apresentar a Best • Incentivar a discussão do
Practice tema
• Introduzir o processo • Suportar o consultor,
padronizado proposto traduzindo para o idioma
para o tema do negócio
• Explicar o tema do ponto • Garantir que o tema do
de vista do sistema workshop seja mantido

Fernanda Surita  Consultor Líder da Torre

(Configuration (Bizz Process
Expert) Expert)

Participantes Moderador

• Participar ativamente das • Tomar conta do relógio

discussões • Intermediar discussões
• Responder nosso quizz longas e/ou que desviem
• Deixar perguntas e do tema do workshop
comentários em nossos para que sejam tratadas
painéis num fórum específico
Objetivo dos Workshops Fit-to-Standard
O objetivo dos workshops fit-to-standard é que a ATENTO se torne mais habilitada na adoção dos processos padrão
disponíveis, e que a configuração da solução e os gaps dos requisitos necessários sejam capturados.
Os requisitos de configuração e os gaps da solução, alguns dos resultados esperados dos workshops, serão refinados
pelo nosso time de consultores durante o planejamento e design da solução e posteriormente apresentados nos
workshops de saída .

Set Scope Configure

(Scoping Process) Determine and Realization
Plan Solution (Solution Configuration
Process)
Definition
(Definition Process)

Application Design and Configuration Workstream

Resultados Esperados dos Workshops

 Requisitos de negócio; OUTPUTS

 Requisitos de configuração;
Business Driven Meeting Minutes &
 Identificação e mitigação dos gaps (delta de Configuration Action items (Reviewed &
Questionnaire (Final) Finalized)
requirementos);
 Definição das configurações, de acordo com as
Best Practices; Backlog (Prioritized) Sign off of Key Decisions

 Consciência dos KPIs abordados e impactados;

 Formulários, relatórios e requisites de autorização;
Delta Requirements Updated Process Flows
 Sign-off das decisões-chave.
Ferramentas utilizadas nos Workshops
Modelos Ferramentas
 SAP Best Practices Explorer: para documentação das  Vídeo Conferência e Armazenagem dos Documentos
Best Practices da SAP. Link do Projeto: MS Teams
 Roadmap Viewer: para os roteiros de implementação.  Colaboração: Jamboard (para capturar as principais
Link decisões, pontos de atenção, comentários, ações e/ou
tarefas, parking lot)
 SAP S/4HANA Cloud Trial System: para demonstração
durante os workshops, de modo que os participantes  Captura dos Requisitos de Configuração e dos Gaps:
comecem a conhecer melhor a solução. SAP Backlog template
 Minuta da Reunião: Word
 Pulse Check: Mentimeter

Pergunte, Escute, Entenda, Respeite a opinião e a necessidade do outro. Estaremos

discutindo processos e não perfis isoladamente. As melhores soluções emergem
quando todos os perfis são considerados em conjunto.
Nosso desafio!

Automatização AUDITORIA CONTROLADORIA

Ger. de
FSSC FIT-TO-STANDARD
CAP/Tesouraria
Linha do Tempo

Levantamos Validamos com

dos GAP’s Diretoria
• WS de • Reunião • WS Saída
entrada • Mapeamos com equipe • Fechamos
os fluxos de os fluxos
principais CAP/FSSC
Apresentamos Validamos os
Realize
o processo fluxos
O que foi demandado

Processo SAP Standard SAP Standard + Customização Ajuste de Processo

Automatização de todo processo de pagamentos a a
Workflow de aprovação de pagamentos a a
Estorno automático de pagamento rejeitado pelo banco a a
Adiantamento à fornecedor a a
Transação para criação de pré editada em massa (Jurídico e RH) r a a
Pagamento de TED Judicial (jurídico) r a a
Transação para acompanhamento de status de workflow r a a
Processo de Risco Sacado (Antecipação à fornecedor via Itaú) r a a
Agenda

1. Introdução/Alinhamento: Processos que geram Contas a

Pagar
2. Documentos Pré-Editados
3. Adiantamento
4. Processamento de Pagamentos Automáticos
5. Baixas Manuais
6. Cheque
7. Risco Sacado
8. Protestos
9. Gastos Corporativos
10. Sistema de Relatórios de Administração de Faturas
Processos que geram Contas a
Pagar

12/27/2021 12
 Processos que geram Contas a Pagar

( ! ) Observação:
• Para qualquer pagamento a ser realizado, é necessário ter um documento de suporte. Ex.: Nota Fiscal, recibo, etc.

• MIRO: Será tratado em workshop específico (MM), onde aspectos da solução fiscal serão mencionados;

• Real State: Geração de itens a pagar relativos a Aluguéis – a ser abordado em WS específico;

• COUPA (Reembolso): Gastos Corporativos – integração com SAP gera documentos a pagar;

• Documento Pré-Editado: Casos onde a partida não é originada através do processo de compra comum;
Documentos Pré-Editados

12/27/2021 14
 Documentos Pré-Editados

• Cenários:

• Todos os pagamentos aprovados e que não se originam no processo de compra comum.

 Ex.: Taxas, Pagamentos de processo trabalhistas, RH, etc.;

• Pagamento de Juros e Multa por atraso de fornecedor: quando ocorre, segue o fluxo de aprovação e há a
unificação das partidas (original + pré-editada);

• A criação de um documento pré editado é feita pela transação FV60 (FIORI APP: Pré-Registrar Fatura de Fornecedor);

• Haverá um Workflow de aprovações para este documento, ou seja, uma vez aprovado, o documento será efetivamente
lançado no SAP;
• Em tempo de projeto, as alçadas nesse Workflow deverão ser definidas;

• No momento da criação da partida pré-editada, deve ser inserida a informação do código de barras do boleto,
para posterior uso no momento do seu pagamento;
Documentos Pré-Editados
Transação: FV60
Aplicativo FIORI: Pré-Registrar Fatura de Fornecedor
Documentos Pré-Editados
Transação: FV60
Aplicativo FIORI: Pré-Registrar Fatura de Fornecedor

• No momento da pré-edição, é possível escolher a condição de pagamento, forma de pagamento, e, se a partida

deverá nascer bloqueada:
Documentos Pré-Editados
Transação: FBL1N
Aplicativo FIORI: Exibir Lista de Fornecedores
Documentos Pré-Editados
• Para o processo futuro, haverá um workflow de aprovações, que irá possibilitar o lançamento efetivo do pré-editado;

• Esse workflow acessará a transação FBV0 (transparente no processo automático), e efetivará o lançamento. A visão
do documento lançado na FBL1N:
Documentos Pré-Editados
Documentos Pré-Editados
GAP identificado

• Pré-Editado em Massa

• Há a necessidade de emissão de pré-editados em massa para alguns cenários e Departamentos específicos,

devido ao volume de partidas criado e sua periodicidade;

• Deverá conter a documentação de suporte no lançamento;

• A ferramenta deverá ser capaz de gerar e aprovar em massa as faturas pré-editadas, que devem passar pelo
workflow de aprovação específico antes de ficarem disponíveis para pagamento.

• Acompanhamento de Status de Workflow

• Verificação do step de aprovação do item.

Adiantamento

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Adiantamento para Fornecedores 
• Casos excepcionais de pagamentos urgente a fornecedor – estabelecimento de regra/condições;
• É necessário criação de um workflow para aprovação de adiantamento;

• O registro do adiantamento deve ser feito em razão especial, para que posteriormente, o mesmo seja
liquidado contra a fatura recebida do fornecedor;

• Razão Especial usado: ‘A’;

• Há 2 passos a serem executados:

• Criação da solicitação de adiantamento: Transação F-47;

• Uma vez lançado no contas a pagar, o adiantamento poderá ser baixado durante a execução da F110;

• A fatura, que deverá vir com um valor maior (considerando que o que foi pago no adiantamento foi um %
do valor total da nota), será baixada contra o adintamento criado e o fornecedor pago com o saldo
remanescente (Valor total – Valor do adiantamento = Valor a pagar);
Adiantamento para Fornecedores 
Transação: F-47
Aplicativo Fiori: Administrar solicitação de adiantamento de fornecedores

Solicitação de Adiantamento para Fornecedores

( ! ) Campo: Doc. Compras:

Por definição e segurança do processo, o campo “Doc. Compras”, que se refere ao pedido de compras, será de
preenchimento obrigatório.
Adiantamento para Fornecedores 
Transação: F-47
Aplicativo Fiori: Administrar solicitação de adiantamento de fornecedores

Solicitação de Adiantamento para Fornecedores

Adiantamento para Fornecedores 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

Pagamento | Compensação do adiantamento com fatura, no momento do pagamento.

• Nesse exemplo, vamos considerar os seguintes documentos:

• Documento de Adiantamento criado nos steps anteriores: Valor R$ 5.000,00;

• Nova fatura lançada, no valor de R$ 15.000,00.
Adiantamento para Fornecedores 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

• A F110 foi criada considerando os documentos acima mencionados:

Adiantamento para Fornecedores 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

• O documento de compensação gerado pela F110, comprende:

• A saída de banco no valor remanescente (descontando do valor da fatura, o valor já adiantado);
• Os dois itens usados na proposta: o adiantamento em si e a fatura.
Processamento de Pagamentos Automáticos

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Processamento de Pagamentos Automáticos 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

Processo:

• Pagamento para fornecedores continua estabelecido nos dias 5 e 20 de cada mês;

• Não será permitido execução de transações manuais / aprovações diretamente no site do banco;

• Processo a ser executado: Contas a Pagar/Tesouria;

• Transferências bancárias - Mesma titularidade: será criado documento para inclusão na F110 e execução
de pagamento.
Processamento de Pagamentos Automáticos 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

Requerimentos Específicos:

• Workflow para aprovação de F110:

• É necessário que tenha aprovação de validação do arquivo a ser enviado ao banco;

• Se o pagamento for recusado pelo banco por algum motivo, a partida deverá ser automaticamente
estornada, e ficar disponível na conta do fornecedor para posterior processamento;
Processamento de Pagamentos Automáticos 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

Exemplo de Execução:
Processamento de Pagamentos Automáticos 
Transação: F110
Aplicativos Fiori: Administrar Pagamentos Automáticos, Revisar Proposta de Pagamento

Exemplo de Execução:
Processamento de Pagamentos Automáticos
GAP identificado

Pagamento de TED Judicial

• Maioria dos casos há boleto para pagamento, porém, há outros, onde é necessário fazer pagamento de “TED Judicial”;
• Campo para armazenar ID da TED Judicial;
SIPOC
Baixas Manuais

12/27/2021 36
Baixas Manuais
Transação: F-53
Aplicativos Fiori: Lançar Saída de Pagamento

• Conceito:
• Diferente de Pagamento Manual;

• Cenários:
• Pagamento de Fornecedor estrangeiro com fechamento de câmbio;

• Pagamento de Pensão Alimentícia/INSS Folha - Atualmente, o RH gera a remessa pelo sistema de Folha de
Pagamento, porém, importa na ‘VAN’;

• INSS Fornecedores – Recolhido em atraso (juros e multa): Receita não disponibiliza guia com código de barras; a
solução é gerar a remessa de pagamento em ferramenta específica “OBB Tributos” (Bradesco), que é
direcionada à ‘VAN’ e posteriormente a baixa manual é efetuada no SAP.
SIPOC
Cheques

12/27/2021 39
Cheques
Aplicativos Fiori: Registrar saída de pagamento do cliente

• No passado, esse meio de pagamento já foi utilizado no Brasil para execução de pagamentos manuais;

• Atualmente não é mais permitido o uso do mesmo;

• Para os demais países, o meio de pagamento é válido e deve ser explorado na onda específica de cada país, pois deve
ficar disponível para uso.
Risco Sacado

12/27/2021 41
Risco Sacado

Cenário

• Antecipação de Pagamento a fornecedores - meio de pagamento específico criado para este processo;

• F110 – informando ao banco (somente Itaú) que a partida será liquidada via processo de Risco Sacado;

• O resultado do retorno do banco:

• Deve baixar a fatura original do fornecedor;
• Lançar um item a pagar para o Banco (Itaú) no vencimento.
Risco Sacado
GAP identificado

• Desenvolvimento que trate o arquivo retorno do banco de forma a:

• Baixar o título original do fornecedor;

• Criar um novo título no novo Fornecedor, que seria o Banco para o qual o pagamento deverá ser efetuado;
Protestos

12/27/2021 44
Protestos

Processo:

• Verificar nas ferramentas (Ex.: Serasa, Boa Vista), a existência de protestos contra o CNPJ da empresa;

• Uma vez identificado, iniciar busca interna para entender o motivo do não pagamento (EX.: não lançamento da fatura
a tempo, informação faltante no pedido, etc);

• Uma vez encontrado o problema, trabalhar junto a área responsável para regularização do lançamento da fatura;

• Pagamento do fornecedor e solicitação da carta de anuência;

• Pagamento das custas de cartório, para baixa desse protesto, diretamente no cartório.
SIPOC
Gastos Corporativos

12/27/2021 47
Gastos Corporativos
1. Reembolso
• Através da integração da ferramenta de gestão de gastos corporativos e, após realizadas as aprovações
necessárias, é gerado de forma automática uma partida em aberto que deverá ser paga ao funcionário;

2. Cartão Crédito
• Recebimento de fatura com valor fechado do cartão – pagamento do valor total;
• Reclassificação por despesa/funcionário – lançamento que aguarda prestação de contas;

3. Fundo Fixo – Cartão Débito

• Valor disponibilizado para alguns funcionários para pequenas despesas;
• Pode gerar um contas a pagar caso o funcionário use mais do que o valor liberado para sua utilização;

Para os cenários de Cartão de Crédito e Fundo Fixo:

• Definição de um processo para possibilitar conciliação automática das prestações de conta;
• Acompanhamento da prestação de contas que deve ser feita na ferramenta que faz integração com SAP;
• Acompanhamento diário de funcionários desligados e encaminhamento de valores a descontar em rescisão.
SIPOC
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas

12/27/2021 50
Sistema de Relatórios de Admnistração de Faturas
Lista de Fornecedores
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas
Síntese da Contabilidade de Fornecedores
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas
Análise pagamentos de fornecedor
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas
Exibir Fluxo do Processo
Sistema de Relatórios de Administração de Faturas
Administrar Itens do Fornecedor
Thank you!
 
Gracias!
Obrigado!