CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS

DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECONOMIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS: arquivos

correntes e intermediários

São Luís
2021 Profa. Dra. Dirlene Santos B
ARQUIVOS CORRENTES

Protocolo
[...] é o serviço encarregado do recebimento, classificação, regis-
tro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.”
(ARQUIVO NACIONAL, p. 23)
 PROTOCOLO
Recebimento
 Receber a correspondência e separar a da particular.
 Distribuir a correspondência particular;
 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso.
 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários;
Abrir a correspondência ostensiva;
 Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado;
 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (canto superior
direito do documento);
 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo;
 Encaminhar os documentos ao setor de registro e movimentação.
 Instrumentos para
Gestão de documentos

CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO

Plano de Tabela de
Classificação Temporalidade
 • É uma atividade humana

observação Comparação Agrupamento

(semelhanças e diferenças)
CLASSIFICAÇÃ
O
• Não descobrimos, mas elaboramos classificação.
 MAS, O QUE É CLASSIFICAÇÃO?

Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de

acordo com um plano de classificação, código de
classificação ou quadro de arranjo. (DICIONÁRIO
BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p.49)
Dois grandes momentos: planejamento das atividades

 Conhecer a produção documental:

- Identificar os documentos produzidos e recebidos pelo
órgão/entidade no exercício de suas atividades-meio -
Identificar o contexto no qual os documentos foram
produzidos (função, subfunção e atividade);
 Servidores:
- Saber reconhecer no Plano, as atividades que
executam cotidianamente
- Se tornar apto a aplicar o Plano aos documentos por
ele produzidos, recebidos e acumulados
Plano de Classificação de
Documentos - O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica
e lógica que reflete as funções e as atividades de
uma organização, assim como os documentos
produzidos nesse âmbito;
- É feito a partir da análise da estrutura
organizacional, atividades e documentos
produzidos pela instituição.
 Consiste no conjunto das atividades que o Estado
FUNÇÃO
exerce para a consecução de seus objetivos.

Trata de um agrupamento de atividades afins, correspondendo

SUBFUNÇÃO cada subfunção a uma vertente da respectiva função.

Órgão Atividade Atividade

Entidade Meio Fim
ATIVIDADES

São as ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma

função.
Meio: documentos considerados de caráter instrumental e
acessório, produzidos, recebidos e acumulados no exercício de
operações e procedimentos administrativos que os órgãos e
entidades da Administração Estadual
 ATIVIDADES

• 11000. 05. 02. 02. 01

Órgão Função Subfunção Atividade documento

produtor
 - ESTUDO: consiste na leitura de cada documento;
As operações e rotinas para
- CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código
classificação
correspondente ao assunto de que trata o documento.
- Receber o documento para classificação;
- Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
- Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de
documentos de arquivo utilizando o índice, quando
necessário;
- Anotar o código na primeira folha do documento;
- Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá
(ão) receber a anotação do(s) código(s)
correspondente(s)
 AVALIAÇÃO

Trabalho multidisciplinar que consiste em

identificar valores para os documentos e
analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda e
destinação (eliminação ou guarda
permanente)
 ARQUIVAMENTO

• Operação que consiste na guarda de documentos

nos seus devidos lugares em que equipamentos
que lhe forem próprios e de acordo com um
sistema de ordenação previamente definidos.
( PAES, 2004,p.52)
ARQUIVAMENTO O método de arquivamento é determinado
pela natureza dos documentos e pela estrutura
da entidade
 Básico:
 Alfabético;
 Geográfico;
 Numérico (cronológico, simples, dígito
terminal);
 Tais métodos integram dois grandes sistemas:
direto e indireto.

Direto
É aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo.

Indireto
É aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um
índice.
 MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO

 Método alfabético
- Elemento a ser considerado é o nome.

- As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas.

Características: busca direta

elemento considerado: NOME
nome: Milton da Cunha
sobrenome: Cunha
prenome: Milton da
notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...
notação composta/fechada: Aa-Ab...
Am-Az...
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o

prenome.
Pedro Paulo Macedo
Macedo, Pedro Paulo
Paulino Andrade
Andrade, Paulino

Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do

prenome.
João Antunes Antunes, Aníbal.
Aníbal Antunes Antunes, João.
Paulo Antunes Antunes, Paulo.
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou

ligados por hífen, não se separam.
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
Carlos Castelo-Branco Castelo-Branco, Carlos

Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras

dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Paulo Santa Cruz
Santa Cruz, Paulo
Maria Santa Rita
Santa Rita, Maria
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na

classificação de nomes iguais.
J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas

As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.
Paula d’Alencar Alencar, Paula d’
Luíza da Câmara Câmara, Luíza da
José de Oliveira Oliveira, José de.
Mário do Couto Couto, Mário do
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome - mas não são considerados na ordenação alfabética.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.

Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).
General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos,
preposições que compõem os nomes.
A Insinuante Banco Real S.A.
Banco Real S.A Bank of Boston (The)
The Library of Congress Insinuante (A)
The Bank of Boston Library of Congress (The)

Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países

estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país.
The Washington Post
Estados Unidos. Washington Post (The)
The Financial Times
Estados Unidos. Financial Times (The)
 REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Nos títulos de Congressos, Conferências, etc, os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)
Quarto Encontro de Ecoturismo
Encontro de Ecoturismo (Quarto)
3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3 o)
 MÉTODO GEORGRÁFICO

É do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas

por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o
nome das pessoas e respectiva localização.

Nome do Estado, Cidade e correspondente.

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
São Paulo Lorena Silva, Paulo
São Paulo Marília Vitório, João (Dr.)
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José (General)
Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)

Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos
Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.
 MÉTODO GEORGRÁFICO
Nome da Cidade, Estado e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem
alfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem
destaque.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
São Paulo São Paulo Correa, Carlos
Santos São Paulo Nava, Pedro
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)

Outros países
Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da
capital e do correspondente.
PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTE
Portugal Lisboa Guimarães, Pedro
Portugal Coimbra Rocha, João
 MÉTODO NUMÉRICO

Caracterizado pelo número como principal;

São indiretos;

A numeração é sequencial.

Os métodos numéricos são:

a) Simples b) Cronológico c) Digito-terminal.

Método Numérico Simples

Consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente,
obedecendo a ordem de entrada do documento
 MÉTODO NUMÉRICO

Método Numérico Cronológico

Ordem numérica, deve-se observar a data.
Adotado em quase todas as repartições públicas.
O documento recebe um número (protocolo) e a data.

Vantagens: maior grau de sigilo; menor possibilidades de erros.

 SEM GESTÃO...
E SE INEXISTIR A GESTÃO DE DOCUMENTOS?

- Gestores perdem em média 1 mês, dos 12 meses do ano, procurando informações

- Gastos de 5% a 15% do tempo dos profissionais lendo informações em documentos, mas que pode
chegar até 50% do tempo;
- Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados;
- No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoleta;
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes;
- Companhias gastam U$20 na atividade de arquivar um documento;
- Grandes companhias perdem um documento a cada 12 segundos.

(Fonte: ABGD, AIIM, PwC e Radicati Group)

 SEM GESTÃO...
E SE INEXISTIR A GESTÃO DE DOCUMENTOS?

Fonte: Revista Exame: https://exame.com/negocios/as-empresas-que-mais-frequentam-a-justica-do-

trabalho/
 SEM GESTÃO...
E SE INEXISTIR A GESTÃO DE DOCUMENTOS?
 OOQUE
QUEOS DADOS
DIZEM MOSTRAM?
OS DADOS?

Fonte: https://www.apsis.com.br/blog/geral/atraso-intangivel-como-isso-compromete-o-futuro-dos-negocios/?lang=enO
 O QUE DIZEM OS
O QUE OS DADOS MOSTRAM?
DADOS

Fonte: https://www.apsis.com.br/blog/geral/atraso-intangivel-como-isso-compromete-o-futuro-dos-negocios/?lang=en
 OOQUE
QUE DIZEM OSMOSTRAM?
OS DADOS DADOS?

Fonte: https://www.apsis.com.br/blog/geral/atraso-intangivel-como-isso-compromete-o-futuro-dos-negocios/?lang=en
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECONOMIA

MUITO OBRIGADA

São Luís
2021 Profa. Dra. Dirlene Santos B